Ansvarsområder for skole og studienævn på TEKNAT, Aalborg Universitet

Transkript

1 Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet Niels Jernes Vej Aalborg Kim Jensen Telefon: Dato: Sagsnr.: Ansvarsområder for skole og studienævn på TEKNAT, Aalborg Universitet Opgaverne for henholdsvis skoler og studienævn er beskrevet i Vedtægt for den selvejende institution, Aalborg Universitet af 11. juni 2012 samt uddybet i Skolestrukturen på Aalborg Universitet regler om ansvar, kompetencer og grænseflader af 10. juni Under TEKNAT har der været nedsat en arbejdsgruppe bestående af studieledere og studienævnsformænd med henblik på yderligere at præcisere snitfladerne mellem skoler og studienævn. Arbejdsgruppen har udarbejdet dette notat om ansvarsområder for skoler og studienævn på TEKNAT. Det er hensigten, at de tre dokumenter til sammen skal give et fyldestgørende overblik over kompetencer, ansvarsområder og snitflader mellem studienævn og skoler på TEKNAT. Ansvarsfordelingen blev behandlet på DRU-mødet den 26. november 2013, og der er efterfølgende foretaget mindre præciseringer. Organisation På TEKNAT er der oprettet tre skoler, som hver har en studieleder udpeget i henhold til universitetslovens bestemmelser, som i praksis fungerer som skoleleder. Til hver skole er tilknyttet et studieråd. Under skolen findes et antal beslægtede studienævn, der hver har en valgt studienævnsformand. Der opereres således med: Fakultetet, der har det overordnede ansvar for alle uddannelser, budgettet og den tætte koordination med studielederne. Studielederen, der er leder af skolen og formand for studierådet. Studielederen ansættes af dekanen efter indstilling fra studienævnene. Studierådet, der består af studielederen, studienævnsformændene samt næstformændene for de tilknyttede studienævn. 1

2 Studienævnsformanden, der vælges af studienævnet blandt det videnskabelige personale i studienævnet. Ligeledes vælges en næstformand blandt de studerende i studienævnet. Studienævnet, der består af et lige stort antal repræsentanter for det videnskabelige personale og de studerende. Studienævnet vælges af, og blandt, henholdsvis det videnskabelige personale og de studerende fra studienævnets repræsentationsområder. I det følgende beskrives ansvar og opgaverne for studieleder, studieråd, studienævnsformand samt studienævn. Studielederens ansvar og opgaver: Udvikling og implementering af politikker og strategier for skolen. Koordinering og styring af prækvalificeringsprocesser og akkrediteringsprocesser i forbindelse med nye og eksisterende uddannelser. Overordnet ansvar for koordinering og opfølgning på studienævnsrapporter og selvevalueringsrapporter. Monitorering og opfølgning på frafaldstruede studerende på tværs af skolens uddannelser. Godkendelse af de økonomiske og legalitetsmæssige forhold for studieordninger før videresendelse af dem til fakultetets endelige godkendelse. Ansvarlig for planlægning, afholdelse af samt opfølgning på studierådsmøder. Ansvarlig for udarbejdelse af prognoser for STÅ efter nærmere dessiner fra fakultetet m.v. Sikring af, at tværgående aspekter indtænkes i løsningen af opgaver i skolen og på tværs af skoler, herunder: o Samlæsning af kurser på tværs af uddannelser o Etablering af fælles retningslinjer og regler for rekvirering af undervisning og afvikling af kurser, eksamener, praktikophold m.m. o Udvikling af fælles tværgående administrative systemer og skemaer f.eks. i forhold til kvalitetssikring, meritter og forhåndsgodkendelse af praktik og kurser o Udsendelse og koordinering af undervisnings- og uddannelsesevaluering og koordinering af opfølgning herpå Faglig ledelse af skolesekretariatets (skolesekretærer og kommunikationsmedarbejdere) opgaveløsning og den daglige organisering heraf samt den overordnede koordinerende ledelse af uddannelsesrelaterede opgaver for studienævnssekretærer og studiesekretærer (se desuden notat om Skolestrukturen på Aalborg Universitet af 10. juni 2013, kap. 2.). Ansvarlig for gennemførelse af uddannelses- og undervisningsevalueringer. 2

3 Udvikling og kvalitetssikring af såvel nye som eksisterende uddannelser i samarbejde med studienævnet og fakultetet. I samarbejde med studienævnsformændene at udarbejde rekvisitionerne til institutterne for uddannelserne under skolen og i den forbindelse at forestå koordineringen af fælles kurser på tværs af studienævn, skoler, fakulteter og institutioner. I plagieringssager at vurdere omfanget af plagiering, i grove sager have samtaler med de studerende og lave indberetning til rektor og i mindre grove sager fastlæggelse af sanktioner. Kan evt. uddelegeres til studienævnsformanden. Fastlæggelse af budget for skolen sammen med dekanen. Studielederen er ansvarlig for skolens økonomi. Ansættelse af decentrale studievejledere sammen med studienævnene. Koordinering og udvikling af kommunikation vedrørende skolens uddannelser, herunder rekruttering nationalt og internationalt inkl. den webbaserede kommunikation. Studielederen er ansvarlig for rekruttering til skolens uddannelser. Rekrutteringsarbejdet koordineres på tværs af universitetet. Koordinering af internationale aftaler i skolen herunder sikring af passende balance mellem ind- og udgående gæstestuderende. Godkendelse af specialeopgaveformulering og -afleveringstidspunkt samt i tilknytning hertil en plan for vejledningen af den studerende. Kan evt. uddelegeres til studienævnsformanden. Indkalde aftagerpanelet (for hele skolen) til møder og er mødeleder. Deltage i møder for aftagergruppen (for studienævnet). Sikre afholdelse af dimissionsarrangement(er) I samarbejde med studienævnsformanden at monitorere studieprogressionen. Studierådets ansvar og opgaver: Bidrage til nedsættelse af et eller flere aftagerpaneler under skolen efter indstilling af medlemmer fra de respektive studienævn, således at aftagerpanel(et/erne) bredt repræsenterer alle uddannelser under skolen. Fastlæggelse af skolens strategiske udvikling i samarbejde med studielederen herunder uddannelsesportefølje og internationalisering. Bidrage til eller udarbejde løsninger til tværgående aspekter herunder: o Koordinering af udarbejdelse af kursusbeskrivelser for fælles kurser o Fælles retningslinjer f.eks. for rekvirering af undervisning og afvikling af kurser, eksamener og praktikophold o Administrative systemer og skemaer f.eks. i forhold til kvalitetssikring, meritter, forhåndsgodkendelse af praktik og kurser etc. 3

4 o Fælles regler og procedurer herunder vejledninger til studerende, VIP m.fl. o Overordnede kvalitetssikringsforhold for uddannelserne o Monitorering af studiemiljøet samt udarbejdelse af handlingsplaner desangående i samarbejde med institutterne og fakultetet Bidrage til fastlæggelse af den interne fordeling af ressourcer i skolen herunder af skolens budget for rekvisitioner, censorhonorar, markedsføring og de resterende budgetter, der uddelegeres til skolens studienævn f.eks. i forhold til gæsteforelæsninger, midler til studerende til studieture m.m. Studienævnsformandens ansvar og opgaver: Ansvarlig for planlægning, afholdelse af samt opfølgning på studienævnsmøder. Bidrage til akkrediteringsprocesser. Bidrage til opfølgning på studienævnsrapporter. Opfølgning på frafaldstruede studerende. Bidrage ved diverse informationsarrangementer samt ved diverse høringer og andre eksterne henvendelser. Bidrage ved samarbejdsaftaler med eksterne partnere, f.eks. professionshøjskoler. I samarbejde med studienævnet at forestå den praktiske tilrettelæggelse af undervisning og af prøver samt anden bedømmelse, der indgår i eksamen i samarbejde med studiesekretærer og koordinatorer. Behandling af henvendelser samt opfølgning på evalueringer vedrørende undervisningen i samspil med studielederen og eventuelt med inddragelse af institutlederen. I samarbejde med studielederen at udarbejde rekvisitioner til studiets undervisning hos institutterne. Indstilling til studienævnet om godkendelse af meritansøgninger herunder forhåndsmerit samt dispensationer. Faglige koordinatorer, meritudvalg o.l. kan inddrages ved meritvurdering. Sammen med de faglige koordinatorer og Internationalt Kontor at vurdere indgåelse af nationale og internationale samarbejdsaftaler (udveksling, merit mv.) i samspil med studielederen, herunder sikre en passende balance mellem ind- og udgående studerende i samarbejde med studielederen. Ansvarlig for den eventuelt delegerede økonomi fra skolen. Bidrage til kommunikation vedrørende studienævnets uddannelser herunder rekruttering nationalt og internationalt inkl. den webbaserede kommunikation. Udarbejdelse af individuelle studieordninger/-planer for studerende. I samarbejde med studienævnet at sikre udarbejdelen af studieordninger og ændringer heri. Afholdelse af samtaler med og opfølgning for studerende, f.eks. studerende der har dumpet et kursus flere gange bl.a. i forbindelse med dispensationsansøgninger. 4

5 Faglig koordinering af uddannelsesrelaterede opgaver for studienævnssekretærer og i en vis udstrækning studiesekretærer. Indkaldelse til møder med aftagergruppen (for studienævnet), og er mødeleder. Skolen leverer dagsorden og sekretariatsbistand, og studielederen deltager altid i møderne. I samarbejde med studielederen at monitorere data og statistik i forbindelse med styring af uddannelserne. Studienævnets opgaver: Udarbejdelse og behandling af forslag til studieordninger og ændringer heri. Godkendelse af individuelle studieordninger/-planer for studerende. Kvalitetssikring og -udvikling af eksisterende uddannelser og undervisning bl.a på grundlag af de fra skolen indhentede kvalitetsvurderinger herunder: Opfølgning på undervisningsevalueringer, uddannelsesevalueringer, dimittendundersøgelser og input fra aftagere. Godkendelse af semesterbeskrivelser. Behandling af klager over uddannelse og undervisning i forbindelse med klager af faglig karakter. Afgivelse af udtalelser til studierådet om skolens strategiske udvikling. Godkendelse af den i samarbejde med studienævnsformanden udarbejdede plan for tilrettelæggelse af undervisning og eksamener. Godkendelse af semesterkoordinatorer udpeget af institutterne og evt. faglige koordinatorer til vurdering af ansøgning om optagelse. Behandling af ansøgninger om merit herunder forhåndsmerit og om dispensationer. Ansvarlig for at udtale sig inden for sit område i alle sager af betydning for uddannelse og undervisning og drøfte forhold om uddannelse og undervisning, som rektor, dekan og studierådet forelægger. Behandling af ansøgninger fra studerende om studierejser, gæsteforelæsninger mm. Afholdelse af møder med aftagergruppen, som er et kontaktforum for systematiske diskussioner af uddannelser inden for studienævnets område i relation til samfundets og aftagervirksomheders nuværende og fremtidige behov. 5