Mamut Enterprise Travel CRM

Mamut Business Software Tillægsprodukter og Enterprise-udvidelser Mamut Enterprise Travel CRM Version 14.MBS.EXT.TRA.DK.2011.01

Indhold Indhold... 1 Tillægsprodukter og Enterpriseudvidelser... 3 Om Mamut Enterprise Travel CRM... 4 Synkronisering og brug af programmet... 6 Synkroniseringsindstillinger... 6 Sådan kobler du fra hoveddatabasen... 7 Tilkobling og synkronisering med hoveddatabasen... 8 Adgang til tillægsprodukter... 10 Installer eksempeldatabase/evaluer udvidede produkter... 11 Yderligere informationer... 12 Service og support... 12 Mamut Serviceaftale sikrer en enklere hverdag... 13 Mamut Academy... 14 3

Producent og distributør: Mamut A/S Arne Jacobsens Allé 15 2300 København S Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk E-mail: info@mamut.dk Mamut Supportcenter: Mamut A/S Arne Jacobsens Allé 15 2300 København S Åbent: fra kl. 9.00-16.00 alle hverdage Tlf.: 70 27 71 59, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk/support E-mail: support@mamut.dk Salg: Mamut A/S Arne Jacobsens Allé 15 2300 København S Tlf.: 80 39 00 02, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk E-mail: info@mamut.dk 2011 Mamut A/S. Alle rettigheder. Med forbehold for ændringer. Mamut og Mamut-logoet er registrerede varemærker fra Mamut. Alle andre varemærker er registrerede varemærker af respektive firmaer. 2

Tillægsprodukter og Enterpriseudvidelser TILLÆGSPRODUKTER OG ENTERPRISEUDVIDELSER Mamut tilbyder en række Tillægsprodukter og Enterprise-udvidelser, som kan hjælpe dig med at arbejde mere effektivt med programmet. Der findes også flere Tillægsprodukter, som tilbyder mere funktionalitet til din hjemmeside og din webshop. Disse produkter for domæne- og e-mailkonti kan bruges uanset, hvilket Mamut-program du bruger. Enkelte produkter kræver imidlertid, at du har en programversion fra Mamut Enterprise-serien. Ønsker du at vide mere om, hvilke Tillægsprodukter og Enterprise-udvidelser, du kan udvide dit Mamutsystem med, kan du læse mere på vores hjemmesider: www.mamut.com/dk/addons. Du kan også ringe gratis grønt nummer 80 39 00 02 eller sende en e-mail til info@mamut.dk for yderligere information. Denne manual er ment som en grundlæggende beskrivelse af, hvordan produktet er opsat, hvordan du navigerer i det og hvordan, du kan tilpasse det til dit brug. Du kan når som helst klikke på Hjælp eller trykke på [F1] for at få hjælp med funktionalitet i programmet. Vi vil også minde dig om vores hjemmeside http://www.mamut.dk/support, hvor du finder svar på de hyppigst stillede spørgsmål om Mamut. Siden er udviklet til at gøre det så enkelt som muligt at finde svar på de spørgsmål, du måtte have - 24 timer i døgnet. Vi er overbeviste om, at du og din virksomhed vil få store fordele af letanvendelige program og dens mange tillægsprodukter og udvidelser, som sigter mod at hjælpe dig med at forenkle dag-til-dag-virksomhed. 3

Mamut Enterprise Travel CRM OM MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 4 Tillægsproduktet Mamut Enterprise Travel CRM giver dig mulighed for at tage arbejdet med dig ud af kontoret på en bærbar computer. Med Mamut Enterprise Travel CRM kan du medbringe og redigere information på rejse, hos kunden, i sommerhuset eller kontoret uden at have adgang til internettet. Med denne funktionalitet kan du arbejde i offline tilstand fra hoveddatabasen og tage en kopi af databasen med dig. Når du er i offline tilstand, kan den lokale kopi af databasen fortsat benyttes; dog med begrænset funktionalitet, da hoveddatabasen er tilgængelig som normalt for tilbageværende brugere. Når du kobler dig til hoveddatabasen igen, synkroniseres ændringerne og de nye data på den lokale database med hoveddatabasen. Fordelene ved Mamut Enterprise Travel CRM For virksomheder med flere brugere af systemet på og udenfor kontoret er det nemt at opdatere informationen ved overførsel af data, selv om der er foretaget ændringer af flere medarbejdere. I hovedsystemet kan du til enhver tid se, hvilke brugere der arbejder i offline tilstand. Ved opdatering af værdier har du fuld kontrol inden du starter den automatiske dataoverførsel. Dobbeltregistreringer undgås ved at du nemt og hurtigt vælger, om det er den centrale eller den lokale database, som skal beholdes, samt de sidst opdaterede felter, eller om du selv vil afgøre hvilke værdier, som skal beholdes. Nemt at komme i gang Det er helt enkelt at komme i gang med Mamut Enterprise Travel CRM. Du knytter dig ganske enkelt til den database, som du vil arbejde offline fra, og etablere synkroniseringsindstillingerne, og så er du parat til arbejde i offline tilstand. Bemærk, at du, når du er i offline tilstand, ikke kan ændre synkroniseringsindstillingerne. Bemærk! Antallet af brugere, der arbejder i offline tilstand, modsvarer det antal licenser, du har. Hvilke data har jeg adgang til i offline tilstand? Ikke alle moduler er tilgængelige, når du arbejder i offline tilstand, og i de moduler, som er tilgængelige offline, er det ikke alle funktionaliteter, du kan benytte. Kontakter og kontaktpersoner Læs Rediger Opret Slet Synkroniser x x x x Dokumenter x x x x x Aktiviteteter x x x x x Produkter Lager x x Tilbud x x x x Ordrer x x x x Fakturaer Projekter Timeregistrering x x x

Om Mamut Enterprise Travel CRM Bemærk! Tilbud og Ordrer oprettet i hoveddatabasen kan kun læses. Desuden anbefales det at benytte notatfeltet på ordrer oprettet i offline tilstand, da ordrernummeret vil blive ændret, når den synkroniseres med hoveddatabase. Begrænsinger Mamut Enterprise Travel CRM Hvis du har flere firmadatabaser, skal du være opmærksom på, at du kun kan kopiere én firmadatabase lokalt. Hvis du tester denne funktionalitet ved hjælp af eksempeldatabasen, skal du være opmærksom på, at ændringer foretaget i den lokale kopi af eksempeldatabase ikke bliver synkroniseret. Den lokale databasekopi oprettes, når du klikker på File Arbejd i offline tilstand. Når du er færdig med at arbejde i offline tilstand, efter at du har koblet dig til hoveddatbasen og synkroniseret, er den lokale database ikke længere tilgængelig. For at arbejde i offline tilstand igen, skal du fuldføre proceduren ved at klikke på Fil Arbejd i offline tilstand endnu en gang. Læs mere om proceduren herunder. Som følge af begrænsningerne i dataoverførselsmængden anbefaler vi ikke at koble til hoveddatabasen ved at benytte VPN, et opkald eller andre begrænsede eller ustabile internetforbindelser. Mængden af overførte data kræver en meget hurtig og ekstremt stabil forbindelse som for eksempel en intern kontornetværksforbindelse. 5

Mamut Enterprise Travel CRM SYNKRONISERING OG BRUG AF PROGRAMMET Synkroniseringsindstillinger Indstillingerne for synkroniseringsindstillinger findes via menuen Vis - Travel CRM synkroniseringsindstillinger. Ved synkronisering kan der opstå konflikter, hvis samme data er ændret både i hovedatabasen og i den lokale kopi. I dette billede kan du afgøre, hvordan sådanne konflikter skal løses. Alle ændringer, som ikke skaber konflikter, synkroniseres uanset. Valg for løsning af konflikter Automatisk Ændringer i hoveddatabasen beholdes: Med dette valget vil ændringer foretaget i hoveddatabasen beholdes og ændringer i den lokale database forkastes. Ændringer i den lokale database beholdes: Med dette valg vil ændringer foretaget i den lokale database beholdes og ændringer i hoveddatabasen forkastes. Feltet, som er opdateret sidst (det nyeste), beholdes: Med dette valget vil den nyeste ændring beholdes og den ældste forkastes. Jeg afgør selv hvilke værdier, som skal beholdes Med dette valg vil du selv en for en kunne vælge hvilke værdier, som skal beholdes og forkastes ved synkronisering. Nederst i indstillingsvinduet kan du klikke på linket Brugere i offline tilstand for at se hvilke brugere, som er frakoblet hoveddatabasen. Det forudsættes at du har en serverinstallation med mindst én klient. Via linket Synkroniseringskonflikter finder du en oversigt over alle konflikter, og hvordan de er blevet løst i løbet af de sidste 7 dage. Her specificeres værdien i den lokale database (Værdi) og i den i hoveddatabasen (Central værdi) såvel som den regel, der blev tilføjet for at løse konflikten. 6

Synkronisering og brug af programmet Sådan kobler du fra hoveddatabasen Sådan kobler du dig fra og opretter en lokal database i Mamut Enterprise Travel CRM 1. Vælg Filer og klik å Arbejd i offline tilstand. 2. Vælg hvilke dokumenter, du vil inkludere i synkroniseringen til den lokale database. Vær opmærksom på at det kan tage lang tid at koble fra hoveddatabasen ved store datamængder og at dokumenterne kan tage stor plads. Læs mere om de forskellige muligheder for dokumenter herunder. 3. Klik Næste og vent til programmet er færdig med at kopiere databasen til den bærbare enhed. 4. Klik Fuldfør. Programmet afsluttes. 7

Mamut Enterprise Travel CRM 5. Start programmet. Ved start advares du om at du arbejder i offline-tilstand. I titellinjen øverst vil der stå [Offline-tilstand] for at indikere dette. Mere om dokumenter Hvis du har en bærbar enhed med begrænset plads, eller hvis du ønsker at synkroniseringen skal gå så hurtigt som muligt, kan du vælge kun at inkludere Mine dokumenter, eller Ingen dokumenter i det hele taget. Alle dokumenter inkluderer dokumenter, som andre har gemt i databasen, mens Mine dokumenter kun omfatter de, du selv har oprettet (Oprettet af), samt de, hvor dit navn står som Forfatter eller Vor reference. Mange brugere oplever at de ikke har behov for nogen dokumenter i det hele taget, når de arbejder i offline tilstand. I så fald kan du vælge Ingen dokumenter. Dermed kan processen med at oprette en lokal database gå væsentligt hurtigere. Det valg, du foretager, vil blive gemt. Således vil disse valg være standard næste gang, du kobler fra hoveddatabasen og opretter en lokal kopi af databasen. Tilkobling og synkronisering med hoveddatabasen Hvis du tidligere har koblet dig fra hoveddatabasen og starter programmet med adgang til hoveddatabasen, vil du blive spurgt, om du ønsker at koble dig til hoveddatabasen og synkronisere ændringer og nye data fra den lokale kopi med hoveddatabasen. Hvis samme data er blevet ændret både i hoveddatabasen og i den lokale, vil der opstå en konflikt i forhold til, hvilke data som skal beholdes. Indstillingerne, du har valgt for løsning af konflikter, vil afgøre, hvad der beholdes, og hvad der forkastes. Hvis du har valgt at løse dette manuelt under indstillinger for synkronisering, vil du få mulighed for at løse eventuelle konflikter en for en. Hvis du har valgt at løse konflikter automatisk, håndterer programmet selv dette på baggrund af de indstillinger, du har valgt. Læs mere om synkroniseringsindstillinger i afsnittet "Synkroniseringsindstillinger". 8

Synkronisering og brug af programmet Sådan tilkobler og synkroniserer du din lomme-pc med hoveddatabasen 1. Start programmet på din computer, mens du har adgang til hoveddatabasen. Efter indlogning vil du få besked om, at programmet har fundet hoveddatabasen. 2. Svar Ja til at koble dig til hoveddatabasen. Hvis du svarer nej, forbliver du i offline tilstand. 3. Klik Næste for at synkronisere databaserne. Hvis du har valgt at konflikter skal løses automatisk, vil du komme til vinduet i punkt 7. 4. Klik Løs konflikter for at løse eventuelle konflikter manuelt. Du vil få oplysninger om hvor mange konflikter, som eksisterer i de forskellige moduler. 5. I billedet, som åbnes, vælger du hvad du vil overføre til hoveddatabasen. Klik Fuldfør når du er færdig. 6. Klik Næste for at synkronisere de valgte ændringer. 7. Klik på Fuldfør. Programmet lukkes og genstartes automatisk, denne gang tilkoblet hoveddatabasen. Du får ikke længere adgang til den lokale database. 9

Mamut Enterprise Travel CRM ADGANG TIL TILLÆGSPRODUKTER Når du har købt tillægsprodukter, vil du få et licensnummer tilsendt for hvert tillægsprodukt, du har købt. Hvis du har modtaget flere licensnumre, skal du først registrere det licensnummer. som gælder for selve programmet. Derefter kan du registrere det licensnummer, som gælder for serviceaftalen eller for eventuelle andre tillægsprodukter. Bemærk! Når du registrerer licensnummeret er det vigtigt at skrive licensnummeret nøjagtigt som det fremkommer i det brev/den e-mail, du har modtaget. Bemærk forskellen på bogstavet O og tallet 0. Licensnummeret indeholder ikke bogstavet O, kun tallet 0. Hvis du har købt Tillægsprodukter og Enterprise-udvidelser efter at programmet er installeret og registreret, vil du normalt kunne aktivere licensen ved at klikke på Hjælp - Om og klikke på knappen Download licensfil. Nogle Tillægsprodukter og Enterprise-udvidelser skal registreres på din firmadatabase eller på enkelte brugere for at få adgang til funktionaliteten. Når du har registreret licens til dit tillægsprodukt og genstartet dit Mamut-system, får du adgang til at administrere licensen. Dette gøres via menuen Hjælp - Om - Administrer licensoplysninger. Bemærk! Undersøg om tillægsproduktet gælder for antal Brugere, antal Firmadatabaser eller Alle brugere og firmadatabaser. Sådan administrerer du adgang til tillægsproduktet 1. Klik på Hjælp - Om og vælg Administrer licensoplysninger. 2. Under Tillægsprodukter til venstre i vinduet ser du nu en liste over de produkter, du har adgang til. Marker det relevante tillægsprodukt og klik på knappen Tilføj. 3. Vælg firmadatabase eller bruger og klik OK. Gentag, hvis du skal tilføje flere. 4. Afslut programmet og start på ny. Nu er al funktionalitet i det nye tillægsprodukt tilgængelig i valgt firmadatabase eller for valgt bruger. 10 Bemærk! Nederst på siden står der hvor mange licenser, du har til tillægsproduktet. Du kan tilføje lige så mange brugere/firmadatabaser, som du har licens til.

Installer eksempeldatabse/evaluer udvidede produkter INSTALLER EKSEMPELDATABASE/EVALUER UDVIDEDE PRODUKTER I eksempeldatabasen kan du prøve dig frem, uden at det påvirker dine egne firmadata. Du kan også evaluere de forskellige tillægsprodukter og udvidelser, som findes, før du eventuelt bestiller. Under guiden til første opstart af programmet bliver du spurgt, hvorvidt du vil installere eksempeldatabasen. Mange vil allerede have installeret eksempeldatabasen ved hjælp af guiden til første opstart. Er du usikker på, om du allerede har installeret eksempeldatabasen, kan du kontrollere det ved at vælge Filer - Åbn Firmadatabase. Firmadatabaselisten åbnes og viser oversigten over de installerede firmadatabaser. Er du allerede kunde, men ønsker at evaluere tillægsprodukter eller udvidede produkter, kan du gøre dette ved at benytte eksempeldatabasen. Sådan installerer du eksempeldatabasen Vælg Filer - Databaseværktøj - Installer eksempeldatabase Bemærk! Når du logger dig ind i eksempeldatabasen, vil du kunne vælge evalueringsprodukt, og eventuelle tilgængelige tillægsprodukter. Det er også muligt at fjerne en firmadatabase fra installationen. Dette gøres fra vinduet Firmadatabaseliste. 11

Mamut Enterprise Travel CRM YDERLIGERE INFORMATIONER Service og support Mamut Supportcenter Mamut Supportcenter tilbyder et omfattende personligt serviceapparat, som bistår dig med hjælp hvis behovet opstår. Under overskriften Support på www.mamut.dk/support kan du også benytte artikelsøgningsdatabasen til at finde specifikke tips og tricks, som kan hjælpe dig med problemløsning i programmet. Her finder du også et link til de 10 nyeste supportartikler og de 10 mest læste supportartikler. Hvordan kontaktes Mamut Supportcenter? Tag kontakt via programmet Den nemmeste måde at tage kontakt med Mamut Supportcenter på er via programmet. Via fokusområdet Mamut Supportcenter kan du finde svar på dine spørgsmål og oprette nye henvendelser. Status og svar på dine henvendelser finder du på samme sted. For at benytte denne tjeneste i programmet skal du være koblet til internettet. Tag kontakt via telefon 70 27 71 59 Telefonen er åben fra kl. 9.00-16.00 alle hverdage. De fleste spørgsmål besvares som regel i løbet af samtalen, men ved specielle henvendelser vil vi notere spørgsmålet og tage kontakt, når løsningen på problemet er fundet. Tag kontakt via telefax 70 27 71 79 Hvis du ikke har adgang til internettet, kan du sende din henvendelse på telefax til Mamut Supportcenter. Du vil da få svar på telefax. Oplys alligevel et telefonnummer, hvor du kan træffes mellem kl. 9.00-16.00, da det kan være vi behøver flere detaljer for at kunne give dig den rigtige løsning. Tag kontakt via e-mail Hvis du ikke finder svar på dit spørgsmål på Mamut Information Desk eller i artikeldatabasen på internettet, kan du sende det til support@mamut.dk. Brev kan sendes til: Mamut A/S Mamut Supportcenter Sluseholmen 2-4 2450 København SV 12

Yderligere informationer Mamut Serviceaftale sikrer en enklere hverdag Mamut Serviceaftale sikrer, at du er forberedt og har fuld kontrol i alle udfordringer, du eller din virksomhed møder. Opdateret med ændringer fra myndighederne Vi sørger for, at dit Mamut-system altid er opdateret med nye regler, afgiftsændringer og skemaer. Fyldig dokumentation ved sådanne ændringer sikrer enkel tilpasning. Ny funktionalitet Mamut-systemerne udvikles kontinuerligt som følge af teknologisk udvikling, nye standarder, tilbagemeldinger fra brugerne og nye trends. Du er sikret en moderne løsning, som vil forenkle hverdagen. Mamut Supportcenter Vi lægger stor vægt på, at du som Mamut-bruger får en professionel og hurtig service, hvis eventuelle spørgsmål skulle opstå. Du får adgang til brugerstøtte via telefon, fax, e-mail, internet og direkte i programmet. Mamut Information Desk I programmet finder du en nyhedskanal, som via internettet dagligt opdaterer dig med blandt andet information, nyheder og brugertips direkte relateret til dit program og arbejdsområde. Med Mamut Information Desk kan du også kommunikere direkte med Mamut Supportcenter. Brugertips Med jævne mellemrum vil du modtage e-mail med tips om brug af Mamut-systemerne, nyheder inden for produktserien og anden nyttig information. Mamut Kundskabsserie Mamut publicerer fagkundskabshæfter inden for en række temaområder som for eksempel ændringer fra myndighederne, effektiv brug af systemet og nye trends. Specialtilbud Mamut giver dig specialtilbud på Mamut-produkter samt relevante produkter fra markedsledende leverandører. 13

Mamut Enterprise Travel CRM Mamut Academy Kursustyper på Mamut Academy Mamut Academy er navnet på kursusvirksomheden i Mamut. Mamut A/S leverer komplette løsninger indenfor økonomistyring, salg/kundeopfølgning, indkøb/logistik, personale, timeregnskab/projekt og skat/privatøkonomi. Kursusvirksomheden Mamut Academy er et tilbud til dig, som ønsker at arbejde mest muligt effektivt med Mamut Business Software og tilhørende fagområder. Nu kan du og dine medarbejdere virkelig udnytte funktionsrigdommen i Mamut-systemerne, hvilket både stimulerer virksomheden og dig, som arbejder med systemet! Opstartskursus Dette kursus er tilpasset helt nye brugere af Mamut Business Software. Kurset giver et indblik i opbygningen af programmet, og giver en god indføring i, hvordan du kommer bedst muligt i gang. Grundkurser Disse kurser fokuserer på et enkelt fagområde indenfor produktserien Mamut Business Software. Grundkurserne giver deltageren et dybdegående indblik i de enkelte dele af Mamut-systemerne. Dermed opnås de bedste forudsætninger for at udnytte systemet mest muligt effektivt. Videregående kurser Disse kurser fokuserer på områder, som ikke dækkes af indholdet i grundkurserne. Viderekomne kurser giver dybtgående kundskab om avancerede funktioner i Mamut Business Software. Kursuspakke Kursuspakkerne omfatter et enkelt system i produktserien Mamut Business Software. Kurserne giver deltageren en helhedsforståelse af det aktuelle system. En kursuspakke består af et givet antal fagkurser. Hvis det ønskes, kan virksomheden bedriften sende forskellige deltager på de enkelte fagkurser. Temakurser Temakurserne fokuserer på specielle emner indenfor et fagområde, et program eller på tværs af forskellige fagområder og programmer. Virksomhedsinterne kurser Hvis det ønskes, kan vi holde kurser specielt tilpasset din virksomhed eller organisation. Dette er specielt lønsomt, hvis din virksomhed har specielle rutiner, eller hvis mange fra samme organisation behøver oplæring i Mamut-systemet. Med et virksomhedsinternt kursus sikrer du dine medarbejdere komplet oplæring i effektiv brug af Mamut Business Software i din virksomhed. Vi kan holde virksomhedsinterne kurser i dine lokaler eller i vores kursuslokaler, som har komplet udstyr og alle faciliteter. Online-kurser Udover klasseværelsekurser tilbyder Mamut også online-kurser. Online-kurser henvender sig til folk, som gerne vil deltage i kurser via internettet. Her kan du koble dig til kurset via din arbejdscomputer og få mulighed for at koble dig til en telefonkonference med lydafspilning. Det er værd at bemærke, at disse kurser har til formål at demonstrere/diskutere funktionaliteten med øvelser, som udføres på dit initiativ, så snart kurset er fuldført. For yderligere information om Mamut Academy, eller for at få tilsendt vores kursuskatalog/kursusplan, tag kontakt med os på telefon 70 27 71 78 eller kontakt os via e-mail academy@mamut.dk. Du finder også information på vores hjemmeside www.mamut.dk/academy 14