FORRETNINGSUDVALGSMØDE I RADIKAL UNGDOM 1 5-6. november 2011 [FU-møde 1] Lørdag 11:30 søndag kl. 16.00 Møde indkaldt af: Ditte og Sebastian Deltagere: DS = Ditte Søndergaard SJ = Sebastian Jedzini MP = Mathias Poulsen TB = Thea Bang CH = Christina Harboe AH = Astrid Nielsen SE = Søren Eriksen O = Orienteringspunkt; der skal hverken besluttes noget eller diskuteres noget, den ansvarlige orienterer blot om et punkt. Et orienteringspunkt kan dog altid opgraderes til et debatpunkt eller et beslutningspunkt, hvis der er en, der ønsker at tage punktet til debat, eller hvis der er noget, FU skal tage beslutning om punktet. D = Debatpunkt; her orienterer den ansvarlige først om punktet og de emner, der skal debatteres. Her lægges der op til at FU diskutere punktet, for at give den ansvarlige gode råd med på vejen. Et debatpunkt kan altid opgraderes til et beslutningspunkt. B = Beslutningspunkt; her orienterer den ansvarlige først om punktet og hvad der skal diskuteres og efterfølgende tages der en beslutning. Der redegøres for de forskellige valgmuligheder (disse kan optimalt være opstillet i et bilag inden mødet).
Velkommen til (O) Formalia (B) Interne retningslinjer (B) Velkomst Introduktionsrunde Opfølgning på første uge i FU Forventninger Christina er valgt som referent Dagsordenen er godkendt Forretningsordenen, bilag 1, er vedtaget med 7/7 stemmer De interne retningslinjer, bilag 2, er vedtaget med 7/7 stemmer Konstituering (B) Forretningsudvalget er konstitueret med Christina som formand for kommunikationsudvalget, Thea som formand for arrangementsudvalget, Søren som formand for kampagneudvalget og Astrid som formand for lokalforeningsudvalget Søren er valgt som FU-sekretær Astrid er valgt som RU-repræsentant til organisationsnetværket FU-året 2011/2012 (B) Foreløbig kalender er vedtaget. Tjekkes efter i forhold til DRV s kalender, studietur mv. Kalenderen skal kunne bruges som arbejdsredskab, og skal skrives i kalenderen på hjemmesiden Økonomi (D) Grundet ny landskasserer samt nyt formandskab er det nødvendigt at få gennemgået foreningens økonomi grundigt før end forretningsudvalget kan tage budgetbeslutninger på ordentligt grundlag. Der er aftalt møder med den afgående landskasserer i uge 45. På baggrund af dette vil forretningsudvalget udarbejde et endeligt budget. Retningslinjer for brug af dankort skal udarbejdes Fremtidig stillingtagen til adgang til netbank Meddelelser (O) Meddelelser fra sekretariatet: Nyansat sekretariatsleder, August Bundegaard Aggebo Grunden B15 muligvis forurenet, vi ansøger Region Hovedstaden om undersøgelse Muligvis svamp i baren Brug for ny medlemsfolder Brug for nye madrasser Nøgleoverdragelse og indhentning af gamle nøgler Inddragelse af dankort Komfur på B15 skal repareres 945 betalende medlemmer hvoraf de 786 er under 30 år
TB: Erstatningskrav fra Køge Bugt Festudlejning vedrørende manglende service efter landsmødet Ishøj Skole mangler ligeledes service Handlingsplan/ arbejdsprogram (B) Forretningsudvalget vedtager med 7/7 stemmer, at en handlingsplan ikke er nødvendig, da forretningsudvalgets arbejde tager udgangspunkt i et detaljeret arbejdsprogram. Ydermere udarbejder formændene for de fire organisatoriske udvalg alle et udvalgsarbejdsprogram, som i endnu højere grad en det overordnede arbejdsprogram udspecificerer mål og redskaber. Alle arbejdsprogrammets opgaver er fordelt og skrevet ind i afsnittet praktiske opgaver. Man kan rette henvendelse til FU hvis man gerne vil have tilsendt det samlede arbejdsprogram med opgavefordelingen. Nedsættelse af arbejdsgrupper (B) Forretningsudvalget nedsætter følgende arbejdsgrupper: Hjemmeside: CH + SJ tovholdere Branding: CH tovholder MUG: SJ + TB som tovholdere Landsmøde: TB tovholder Studietur: CH tovholder Sommerlejr: SE + SJ tovholdere Medlemsundersøgelse: SE tovholder, i samarbejde med Cecilie Forventet igangsættelse af arbejdsgrupper: Arbejdsgrupper for medlemsundersøgelse og MUG igangsættes hurtigst muligt. Arbejdsgruppe for hjemmeside og branding igangsættes lige efter FU2. Arbejdsgruppe for studietur, landsmøde og sommerlejr igangsættes efter årsskiftet. Udviklingsstrategi (D) Der er enighed om, at udviklingsstrategien kan ikke nå at blive behandlet på HB1. Ønske om øget fokus på fastholdelse og pleje af medlemmer, snarere end kun at fokusere på at hverve nye medlemmer. Ønske om øget fokus på samarbejde og koordinering i strategien. Ønske om at udarbejde ny strategi, med inspiration fra sidste års strategi. Ønske om at bruge redskabet, men relevante udvalg i foreningen skal inddrages i arbejdet med udviklingsstrategien Ønske om at eventuelle medlemstilbud skal gælde fra årets start I medlemsundersøgelsen skal der stilles spørgsmål om fastholdelse med medlemmer, hvorfor kommer folk i RU, hvad forventer de, og hvad ønsker de sig af RU i fremtiden?
Udviklingsstrategien revideres og videreudvikles af forretningsudvalget frem til FU2, hvorefter strategien skal ligge færdig. Div. punkt (B) Retningslinjer for brug af dankort: Formandskabet og kampagne- og arrangementsansvarlig har dankort. Kortene og pinkoder MÅ IKKE lånes ud. Der laves ikke udlæg for privatpersoner udover kortholder eller lokalforening på foreningskort. Dog er transportudgifter for andre forretningsudvalgsmedlemmer undtaget. Kampagne- og arrangementskort bruges kun på disse poster. Luksusvarer accepteres som udgangspunkt ikke. Økonomiarbejderen ønskes inddraget i debatten om brug af dankort og indsendelse af bilag. Formandskabet og landskassereren diskuterer emnet med tidligere landskasserer og økonomimedarbejder. Rejserefusion med bagudrettet virkning til Christian Kjølhede for deltagelse i EU-paneldebatter: Rejsefusion bevilliget i den konkrete sag da tidligere FU ikke har nået at tage stilling til ansøgningen, som dog var indsendt inden paneldebatterne fandt sted. Rejserefusion med tilbagevirkende kraft i generel forstand: Rejserefusion eller penge til arrangement SKAL søges inden at et arrangement finder sted. Ansøges der ikke om refusion inden arrangementets afholdelse, kan der ikke gives refusion. Skal omtales på HB og i forhold til lokalforeningerne. FU-nyhedsmail: FU-punkt skal med i den almindelige nyhedsmail, hvor der fortælles om FU s beslutninger og arbejde. Referater og dagsordener udsendes til hovedbestyrelsen. Yderligere lægges disse på en lukket tråd på hjemmesiden som en midlertidig løsning. Landsmødevaluering: bedre planlægning af oprydningsforløbet er nødvendig fremover. Organiseringen og oprydningen af køkkenet var ret kaotisk. Bekymring omkring økonomien. Er konferencecenter en mulighed? Mulighed for samarbejde med anden ungdomsorganisation omkring gallamiddag. Mulighed for at få nedslag i prisen fra cateringfirma. Mulighed for at spare professionel dj og band væk. Når vi har alle bilag laves en tilbundsgående evaluering. Praktiske opgaver DS: Frem til FU2: Sørger for at Simon Dyhrs tidligere pc overdrages til Cecilie Føns Finder dato for fællesarrangement mellem RU og DRV Kontakter Andreas Hemmeth vedrørende møde om branding og kommunikation, logo, CH deltager også Skriver takkemail til HB-formandskabet Forbereder indlæg til nyhedsmail mandag (med CH) Følg op på svamp i baren med August Sender mails til Astrid Indlæg til nyhedsmail to gange månedligt
SJ: Frem til FU2 Undersøger pris på nye madrasser Ansøgningsskema om undersøgelse af mulig forurening på grunden Tager kontakt til Morten Bager vedr. erfaringsoverdragelse på ordførermøde, samt efterfølgende med alle ordførere Laver oplæg til FU2 om tema til sommerlejr (med SE) Nævner oplæg for lokalforeningerne for ordførere og tovholdere for arbejdsgrupper Book hytte til sommerlejr (med SE) Snakker med Christian Kjølhede om at han har fået bevilliget rejserefusion Kalender tjekkes igennem og ansvarlige skrives på de enkelte arrangementer Kontakt cateringfirma omkring nedslag i pris (med MP) Generelt ansvarlig for erfaringsoverdragelse Tovholder sommerlejrsarbejdsgruppe (med SE) Tovholder for MUG (med TB), herunder ansvarlig for udviklingskursus, elitekursus og overgangskursus AH: Sætter møde op med Cecilie Føns bl.a. vedr. procedure ved nye medlemmer Skriv til lokalforeningerne om hvilken oplægsholder (ordførere, arbejdsgrupper + evt. ekstern) og hvornår de gerne vil have ude Ansvarlig for i samarbejde med organisationskonsulenten at vedligeholde lokalforeningshåndbøger, kasserermappen og idékataloget samt sørge for, at nye lokale tillidsmænd får disse Kontakt til lokalforeningers nye medlemmer, hvis lokalforeninger ikke kan løfte opgaven Lokalforeningsudvalget og kampagneudvalget er ansvarlig for at hjælpe lokalforeninger med lokale kampagneaktiviteter. Lokalforeningsudvalget er ansvarlige for afholdelse to formandsmøder samt andre relevante møder for lokalforeningerne, herunder også regionale introaftner Lokalforeningsudvalget skal hjælpe med opstart af nye lokalforeninger TB: Frem til FU2 Evalueringsskema til deltagere i RU s arrangementer Får møde i stand med Anne, Christina og Klaus om erfaringsoverdragelse vedrørende landsmøde Landsmøde erstatning
Evaluering af arrangementer i samarbejde med andre arrangører Tovholder for landsmødearbejdsgruppe Opsættelse og opfølgning på deadlines for landsdækkende medlemsaktiviteter, således at program mv. bringes mindst en måned før arrangementets afholdelse, i samarbejde med andre arrangører Der skal afholdes mindst tre introkurser Der skal afholdes mindst to politiske arrangementer i løbet af foreningsåret, i samarbejde med arrangører Arrangementsudvalget skal afholde et arrangement for medlemmerne af Radikal Ungdom i forbindelse med Radikale Venstres landsmøde Tovholder for MUG (med SJ), herunder ansvarlig for udviklingskursus, elitekursus og overgangskursus CH: Frem til FU2: Fastsætter datoer for udsendelsen af Rubrik Ny velkomstfolder igangsættes (med SE) Kontakter IU, Simon Dyhr og andre i forhold til studietur til USA (tovholder studietursarbejdsgruppe) Møde med Ida om hjemmeside mv. Arrangementer skrives i kalenderen på hjemmesiden efter HB1 Forbereder indlæg til nyhedsmailen 7/11 (med DS) Minder Hovedbestyrelsesformandskabet om at udsende en politisk nyhedsmail efter hvert hovedbestyrelsesmøde. Udsendelse af Rubrik to gange årligt Tovholder for brandingarbejdsgruppe, herunder nytænkning af foreningens branding, fx. ved at udvikle nyt logo, nyt merchandise, samt nytænke brug af hjemmeside og sociale medier. Nedsætte hjemmesidearbejdsgruppe, udvikling og implementering af ny hjemmeside Kontakt RV vedr. logo mv. Indlæg til nyhedsmail to gange månedligt i samarbejde med resten af FU Kommunikationsudvalget er ansvarlige for, at alle kampagner og foreningens politik kommunikeres på hjemmesiden og i pressen. Kontakter RV i forhold til overgangskursus SE: Ny velkomstfolder (med CH) Laver oplæg til FU2 om tema til sommerlejr (med SJ) Laver system for FU dropbox Book hytte til sommerlejr (med SJ) Laver oplæg til medlemsundersøgelse som udsendes til resten af FU per. 20/11 Sommerlejrarbejdsgruppe (med SJ) Kampagneudvalget er ansvarlige for, at der udarbejdes et
MP: argumentationspapir indeholdende en forklaring af kampagner og de politiske argumenter herfor. Dette papir skal være klar og udsendes til relevante personer en uge før kampagnens lancering. Kampagneudvalget og lokalforeningsudvalget er ansvarlig for at hjælpe lokalforeninger med lokale kampagneaktiviteter. Kampagneudvalget skal koordinere alle kampagner med de relevante ordførere og formandskabet. Frem mod FU2: Søger for møde med den afgående landskasserer, hvor DS og SJ også deltager Diskuterer retningslinjer for brug af dankort med økonomimedarbejderen Udarbejder retningslinjer for bevilling af penge til lokalforening eller rejserefusion mv. Kontakt cateringfirma omkring nedslag i pris (med SJ) Udarbejdelse af endeligt budget for 2012 Sætter sig ind i foreningens økonomi Alle FU ere skal hverve tre medlemmer inden FU2 Lukket punkt Evaluering af FU-møde Hvad gik godt, hvad gik skidt? Hvad skal vi huske til næste gang? Evt. Til næste møde: Interne resolutioners funktion, supplerende til arbejdsprogram? Stillingtagen til brug af netbank for sekretariatsleder