Referat 31. januar 2012, kl. 19:00 Musikskolen, mødelokalet, Holmegårdsvej 101, 2980 Rådhuset, Fredensborg Kommune Egevangen 3B, Kokkedal
Til stede: Thomas von Jessen Ole Bergmann Signe Kamstrup Ulla Jacobsen Jeppe Lilholt Katja Jørgensen Sarah Beeck Lars Pryn Britta Kirk Johansen
Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Præsentation af musikskolens bestyrelse samt konstituering... 4 2. Forslag til nye vedtægter for Fredensborg Musikskole... 5 3. Møder i bestyrelsen forår 2012... 7 4. Godkendelse af dagsorden... 8 5. Orientering om Musikskolens dagligdag og den nye organisation... 9 6. Orientering om forventet regnskab 2011...11 7. Orientering om forventninger til budget 2012...13 8. Meddelelse fra formanden for musikskolens bestyrelse...16 9. Meddelelser fra administrationen til musikskolens bestyrelse...17 10. Sager på vej til...18 11. Eventuelt...19 Bilagsoversigt...20 Underskrifter...21 31-01-2012 Side 3
1. Præsentation af musikskolens bestyrelse samt konstituering Sagsnummer: 12/3207 Sagsansvarlig: LIKA Beslutningstema: Bestyrelsen præsenterer sig og konstituerer sig med formand og næstformand samt godkender, at forslag til forretningsorden forelægges til beslutning på det kommende møde. Sagsfremstilling og økonomi: Bestyrelsen er nyvalgt for perioden 1.1.2012-31.12.2013. Bestyrelsen er sammensat i henhold til gældende vedtægter for Fredensborg Musikskole. De politiske repræsentanter er udpeget af byrådet for indeværende byrådsperiode og har således ikke været på valg. Bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. Formanden forestår mødernes afvikling. Til næste møde udarbejdes forslag til en forretningsorden, der vil blive forelagt bestyrelsen til godkendelse. Retsgrundlag: Kompetence: Vedtægter for Fredensborg Musikskole Kommunikation: Oversigt over den nye bestyrelse præsenteres på www.fredensborgmusikskole.dk Bilag: 1) Musikskolens bestyrelse 1.1.2012-31.12.13 (13936/12) Indstilling: 1. At Bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand 2. At forslag til forretningsorden forelægges til beslutning på det kommende møde. 1. Bestyrelsen konstituerede sig med forældrererpræsentanter Jeppe Lilholt som formand og Ulla Jacobsen som næstformand 2. Administrationens indstilling vedtaget. 31-01-2012 Side 4
2. Forslag til nye vedtægter for Fredensborg Musikskole Sagsnummer: 12/2950 Sagsansvarlig: LIKA Beslutningstema: Hermed forelægges forslag til nye vedtægter for Fredensborg Musikskole til udtalelse. Sagsfremstilling og økonomi: Økonomiudvalget har den 22. august 2011 vedtaget, at der skal etableres en fælles kulturinstitution bestående af Fredensborg Bibliotekerne og Fredensborg Musikskole. I forbindelse med den proces, der gik forud for vedtagelsen om etableringen af den nye kulturinstitution, blev der fremsat ønske om en revision af musikskolens vedtægter. Formålet hermed skulle først og fremmest være at skabe større klarhed over, hvilken kompetence musikskolens bestyrelse skal have, og hvorledes denne kompetence skal afgrænses over for såvel det administrative som det politiske niveau. Kompetencen til at vedtage ny vedtægter ligger hos Byrådet med efterfølgende godkendelse hos Kulturstyrelsen Lov om musik indeholder ikke detaljerede bindinger i forhold til indholdet af musikskolens vedtægter. Til gengæld har Kulturstyrelsen udarbejdet et sæt vejledende vedtægter, som indeholder bestemmelser og emner, der må anses for centrale. Forslag til nye vedtægter Administrationen har udarbejdet forslag til nye vedtægter. Forslaget, der er vedlagt som bilag, er opstillet sideordnet i forhold til de gældende vedtægter. Der er hentet inspiration til vedtægtsforslaget bl.a. i Københavns Kommunes musikskolevedtægter og i folkeskolelovens bestemmelser om forældrebestyrelser. Forslaget indeholder såvel redaktionelle ændringer som ændringer af mere principiel art. i sidstnævnte kategori falder: s sammensætning s kompetence Der er modtaget en vejledende udtalelse fra Kulturstyrelsen om, at de foreslåede vedtægter vil kunne godkendes. Når musikskolebestyrelsen har afgivet sin udtalelse, vil forslaget blive behandlet i fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd med henblik på endelig godkendelse i Kulturstyrelsen. 31-01-2012 Side 5
Retsgrundlag: Kompetence: Bekendtgørelse af lov om musik og Kulturstyrelsens standardvedtægter for musikskoler Byrådet med efterfølgende godkendelse i Kulturstyrelsen Kommunikation: Musikskolens udtalelse vil indgå som bilag ved den videre behandling i fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd Bilag: Indstilling: 1) Forslag til musikskolevedtægter - Forslag til nye vedtægter for musikskolen (2 spalter).doc (212006/11) 1. At bestyrelsen afgiver udtalelse om de foreslåede vedtægter for Fredensborg Musikskole 1. Bestyrelsen anbefaler vedtægterne godkendt med følgende bemærkninger: Indledende bemærkninger: Bestyrelsen ønsker, at det relevante lovgrundlag nævnes i de indledende bemærkninger 1: At navnet på det relevante fagudvalg (Kultur- og Turismeudvalget) anbefales tilføjet. 4: At formuleringen 2 medlemmer udpeget af Byrådet fortrinsvis medlemmer af Kultur og Turismeudvalget ændres til 2 medlemmer udpeget fra det siddende Byråd, fortrinsvis medlemmer af det relevante Kultur og Turismeudvalget. 4: At det undersøges, om elever kan have stemmeret uanset alder. 5: At det anbefales, at sidste afsnit under punkt B bliver til nyt punkt C og C dermed bliver til nyt punkt D. 5: At det af det nye punkt C bør fremgå, at budgetterne for biblioteker og musikskole er adskilt i henhold til gældende lovgivning. 6: At formuleringen Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt ændres til Bestyrelsesmøder afholdes 3-4 møder årligt. 10: At det tilføjes, at vedtægterne revideres ved indgang til en ny byrådsperiode. 31-01-2012 Side 6
3. Møder i bestyrelsen forår 2012 Sagsnummer: 12/3212 Sagsansvarlig: LIKA Beslutningstema: Bestyrelsen orienteres om datoer for forårets møder. Sagsfremstilling og økonomi: Bestyrelsens møder i foråret 2012 er fastsat på følgende datoer: Tirsdag den 31. januar 2012 kl. 19.00 Torsdag den 19. april 2012 kl. 19.00 Mandag den 18. juni 2012 kl. 19.00 Kompetence: Kommunikation: Datoer meddeles på musikskolens hjemmeside Indstilling: 1. At orienteringen tages til efterretning. 1. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at det overvejes, om det er nødvendigt med afholdelse af to møder i foråret. Formandskab og ledelsen vurderer hvornår og hvor mange møder, der afholdes i foråret og indkalder i henhold til beslutningen. 31-01-2012 Side 7
4. Godkendelse af dagsorden Sagsnummer: Sagsansvarlig: LIKA 1. Dagsorden blev godkendt 31-01-2012 Side 8
5. Orientering om Musikskolens dagligdag og den nye organisation Sagsnummer: 12/3213 Sagsansvarlig: LIKA Beslutningstema: Bestyrelsen orienteres om musikskolens dagligdag og kommunale organisering. Sagsfremstilling og økonomi: Ved en musikskole forstås en skole, der tilbyder undervisning i musik til børn og unge. Musikskolen har til formål at: Udvikle og fremme elevernes evner og kundskaber gennem sine undervisningstilbud samt i øvrigt at virke til fremme af det lokale musikmiljø Skabe forudsætninger for livslang, aktiv deltagelse i musiklivet som udøvere og lyttere gennem udvikling af elevernes evner inden for musikalske ud Bibringe den enkelte elev instrumentale/vokale færdigheder som forudsætning for personlig musikalsk udfoldelse, såvel i fællesskab med andre som individuelt, idet der tages hånd om den enkeltes forudsætninger og talent Medvirke til elevernes personlighedsudvikling samt øge deres forståelse af sig selv som en del af et fællesskab Med baggrund i formålet for musikskoler tilbyder Fredensborg Musikskole i skoleåret 2011 2012 undervisning for Grundskoleelever, som dækker Musikalsk legestue, Rytmik, Musikhistorie og Karruselhold. Desuden tilbydes instrumental- og vokalundervisning. Musikskolen har etableret 22 kor og orkestre, som øver hver uge fra 1. september til 31. maj. Der er pr. 1.1.2012 i alt 593 elever tilmeldt musikskolen. Mange elever deltager samtidig i flere af musikskolens øvrige aktiviteter eksempelvis kor og samspilsgrupper, ca. 120 elever. I årene 2004 2011 har musikskolen desuden tilbudt 12-14 særligt talentfulde elever at deltage i talentundervisning. Musikskolens aktivitetsplan fortæller om skolens koncerter i løbet af skoleåret, men evt. nye tiltag informeres der løbende om direkte til elever og på musikskolens hjemmeside www.fredensborgmusikskole.dk. 31-01-2012 Side 9
Musikskolen har 26 lærere, 1 afdelingsleder samt 2 administrative medarbejdere. Lærerne underviser i mere end 25 forskellige fag. Musikskolens undervisning foregår på alle skoler i kommunen, på 10 skolematrikler. Musikskolen er medlem af DAMUSA, som er en selvejende institution, hvis formål er at fremme driften af og interessen for musikskolearbejdet i Danmark. DAMUSA står for Dansk Musikskolesammenslutning og er en organisation for musikskoler og deres bestyrelser. Fredensborg Musikskoles organisering er ændret pr. 1.1.2012, således at der er etableret en fælles kulturinstitution for biblioteker og musikskole. Biblioteks- og musikchef Lise Kann har det overordnede ansvar med særlig fokus på økonomi og administration, mens afdelingsleder, Carsten Østerskov, har det pædagogiske ansvar for drift og udvikling af musikskolen. Carsten Østerskov vil orientere om musikskolens dagligdag. Retsgrundlag: Musikskolens formål er fastsat i bekendtgørelse af lov om musik fra 2008. Kompetence: Musikskolebestyrelse Kommunikation: Der informeres løbende om musikskolens aktiviteter på www.fredensborgmusikskole.dk Bilag: 1) Oversigt over musikskolens lærere 2011/2012 (13937/12) 2) Oversigt over skolenavne 2011-2012 (14006/12) 3) Sæson 2011-2012 (14022/12) 4) Elevfordeling midtvejs, 2012.doc (17613/12) Indstilling: 1. At musikskolebestyrelsen tager orienteringen til efterretningen 1. Administrationens indstilling vedtaget. 31-01-2012 Side 10
6. Orientering om forventet regnskab 2011 Sagsnummer: 12/3157 Sagsansvarlig: MESE Beslutningstema: skal tage orienteringen om Musikskolens forventede regnskab 2011 til efterretning. Sagsfremstilling og økonomi: Som det fremgår af nedenstående tabel 1, forventes der et merforbrug i 2011 svarende til 224.000 kr. Tabel 1: Forventet regnskab 2011 i Musikskolen Grupperinger Forbrug 2011 pr. 19. januar 2012 Korrigeret vedtaget budget 2011 (1.000 kr.) (1.000 kr.) Forventet forbrug 2011 (1.000 kr.) Forventet regnskab 2011 (1.000 kr.) 363002 Musikskolen 5.270 5.046 5.270-224 400 Personale 8.754 9.582 8.754 828 401 Ledere 1.222 1.345 1.222 123 402 Administrativt personale 772 753 772-19 404 Musikpædagog 6.760 7.615 6.760 855 420 Uddannelse 12 21 12 9 435 Barsels- og sygefravær - 12-152 - 12-140 435 Administration 87 97 87 10 500 Undervisningsmidler 36 54 36 18 501 Lejrskole/stævner 10 15 10 5 503 Arrangementer og koncerter 33 36 33 3 600 Inventar 67 100 67 33 700 Overført merforbrug fra 2010 0-669 0-669 900 Statstilskud - 1.210-1.205-1.210 5 900 Elevbetaling - 2.507-2.964-2.507-457 Merforbruget på 224.000 kr. skyldes primært, at Musikskolen i 2011 har fået overført et merforbrug fra 2010 på 669.000 kr. Derudover var der en ikke fordelt besparelse i budget 2010 på 103.000 kr., som har belastet har Musikskolens budget i 2011 yderligere. Det vil sige, at Musikskolens korrigerede budget i 2011 er nedskrevet med 772.000 kr. ud af et vedtaget budget på 5,818 mio. kr. svarer det til ca. 13 pct. For at kunne indhente merforbruget fra 2010 har der i 2011 været iværksat en økonomisk genopretningsplan for Musikskolen. For at undgå at priserne for musikskoleundervisningen skulle hæves markant, vedtog Byrådet den 2. maj 2011, at Musikskolen ekstraordinært i 2011 må overføre et merforbrug til 2012 på op til 250.000 kr. Byrådet besluttede på samme møde at godkende, at priserne på musikskoleundervisning øges med 11 procent. Den økonomiske genopretningsplan i 2011 for Musikskolen har virket efter hensigten, da det forventede merforbrug på 224.000 holder sig inden for de 250.000 kr., som byrådet ekstraordinært har tilladt Musikskolen at overføre til 2012. 31-01-2012 Side 11
Kompetence: Indstilling: Musikskolens bestyrelse. 1. At tager orienteringen til efterretning. 1. Administrationens indstilling vedtaget. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med, at det foreløbige regnskab viser mindre underskud end forventet. 31-01-2012 Side 12
7. Orientering om forventninger til budget 2012 Sagsnummer: 12/3157 Sagsansvarlig: MESE Beslutningstema: skal tage orienteringen om forventninger til budget 2012 til efterretning. Sagsfremstilling og økonomi: I nedenstående tabel 1 fremgår Musikskolens korrigerede budget 2012. I det korrigerede budget 2012 er indarbejdet en besparelse på 106.000 kr. på lederløn. Besparelsen er en del af budgetforliget 2012-2015. I det korrigerede budget 2012 er det forventede merforbrug fra 2011 på 224.000 kr. ikke overført. Når merforbruget er overført, nedskrives nettobudgettet til 5,568 mio. kr. Fredensborg Kommune er i gang med at implementere et nyt økonomi- og lønsystem (KMD Opus). Derfor er der endnu ikke registreret noget forbrug i 2012. Tabel 1: Korrigeret budget 2012 Forbrug Fredensborg Musikskole 1-16 2012 Korrigeret budget Rest. korr. budget Artskonto DKK DKK I alt Fredensborg Musikskole 5.792.000 5.792.000 Personaleudgifter 9.725.000 9.725.000 Ledelsen 1.137.000 1.137.000 Fagpersonale 7.808.000 7.808.000 Øvrig Personale 840.000 840.000 Vikarer 34.000 34.000 Refusioner løn/dagpenge -155.000-155.000 Uddannelse 36.000 36.000 Andre personale udgifter 25.000 25.000 Aktivitets og materialeudgifter 171.000 171.000 Arrangementer 27.000 27.000 Lejrskoler, eskursioner, udflugter mv. 15.000 15.000 Øvrige materiale og aktivitetsudgifter 129.000 129.000 Administrationsudgifter 83.000 83.000 It, Inventar, biler og materiel 58.000 58.000 Betaling til/fra andre offentlige myndig -1.206.000-1.206.000 Indtægter -3.039.000-3.039.000 Udover den forventede overførsel af merforbrug fra 2011 er der to yderligere økonomiske udfordringer i 2012, som der ikke er taget højde for i den økonomiske genopretningsplan for 2011 2012. Administrationen var ikke bekendt med udfordringerne på daværende tidspunkt. Regning vedrørende fællesansættelse af en musikpædagog med Hillerød Kommune. Den første udfordring er, at Fredensborg Kommune mangler at betale refusion i tre år til Hillerød Kommune for en fællesansættelse af en 31-01-2012 Side 13
musikpædagog. Det er Hillerød Kommune, der har den samlede lønudgift og de får refusion fra Fredensborg Kommune for de timer musikpædagogen har i Fredensborg Kommune. Ved en fejl har Hillerød Kommune ikke fremsendt regninger for 2008, 2009 og 2010. Ultimo oktober 2011 modtager administrationen opkrævning fra Hillerød Kommune på udgiften for de pågældende tre år svarende til 320.000 kr. Administrationen gør indsigelser blandt andet i forhold til fremsendelse af regning så sent i et regnskabsår og indgår forhandlinger omkring afvikling af gælden. Fredensborg Kommune er forpligtet til at afholde udgiften. I midten af december måned 2011 blev der indgået aftale med Hillerød Kommune om en treårig afdragsordning med påbegyndelse i budget 2012. Udgiften i 2011 er afholdt af i regnskab 2011. Regnskab for Talentlinjen Den anden udfordring er, at Fredensborg Musikskole muligvis skal betale en andel af det tilskud tilbage, som Musikskolen har fået af Kulturstyrelsen til Talentlinjen. Musikskolen har i 2007 (til skoleår 2007/2008 og 2008/2009) og i 2009 (til skoleår 2009/2010 og 2010/2011) fået tilskud fra Kulturstyrelsen til musikskolens talentlinje. Støtten er givet til to år ad gangen. Der er bl.a. et krav om en væsentlig kommunal medfinansiering. Kulturstyrelsen har medio oktober 2011 anmodet om regnskab for de to projekter. Regnskaberne blev godkendt af kommunens revision i midten af december 2011 og er derefter sendt til Kulturstyrelsen. Hvor Musikskolen fik 150.000 kr. i tilskud fra Kunststyrelsen i 2007 (til 12 elever), fik Musikskolen 300.000 kr. i tilskud i 2009 (til 24 elever). Udfordringen er, at der kun har været 12 elever på talentlinjen i skoleår 2009/2010 og skoleår 2010/2011 og ikke de 24 elever, som der er søgt og givet tilskud til. Andelen af den kommunale medfinansiering udgør kun 60.000 kr. Der er derfor en potentiel risiko for, at en andel af tilskuddet på de 300.000 kr. skal tilbagebetales til Kulturstyrelsen. Administrationen har været i dialog med Kulturstyrelsen for at afklare spørgsmålet, men styrelsen kunne ikke udtale sig førend revisionsgodkendt regnskab var indsendt og behandlet dvs., der foreligger tidligst en afklaring primo 2012. Til trods for ovenstående udfordringer er det administrationens vurdering, at Musikskolen, ved fortsat økonomisk tilbageholdenhed og en tæt budgetopfølgning vil komme ud af 2012 i balance. Kompetence: Indstilling:. 1. At tager orienteringen til efterretning. 1. Administrationens indstilling vedtaget. Bestyrelsen beklager de 31-01-2012 Side 14
yderligere udfordringer, som budget 2012 viser. 31-01-2012 Side 15
8. Meddelelse fra formanden for musikskolens bestyrelse Sagsnummer: 12/3204 Sagsansvarlig: AAFB Beslutningstema: Formanden, forældrebestyrelsesmedlemmer og elevrepræsentanter afgiver meddelelser til bestyrelsen. Sagsfremstilling og økonomi: Kompetence: Indstilling: På mødet vil formanden, forældrebestyrelsesmedlemmer og elevrepræsentanter afgiver meddelelser til bestyrelsen.. 1. At meddelelserne tages til efterretning. 1. Der var ingen meddelelser fra formanden. 31-01-2012 Side 16
9. Meddelelser fra administrationen til musikskolens bestyrelse Sagsnummer: 12/3203 Sagsansvarlig: LIKA Beslutningstema: Musikskolens ledelse, lærerrepræsentanter og administrationen afgiver meddelelser til bestyrelsen Kompetence: Indstilling: 1. At bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning 1. Der var ingen meddelelser fra adminitrationen. 31-01-2012 Side 17
10. Sager på vej til Sagsnummer: 12/3215 Sagsansvarlig: LIKA Beslutningstema: skal hermed orienteres om kommende sager. Det skal understreges, at listen er et planlægningsredskab for kommende møder, og at sager kan flytte dato, nye sager kan komme til, og varslede sager kan blive uaktuelle og blive slettet. Sagsfremstilling og økonomi: April og senere: Forretningsorden Undervisningsplan for den nye sæson 2012-2013 Kompetence: Indstilling: 1. At orienteringen tages til efterretning. 1. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om at man yderligere ønsker følgende punkter behandlet ved et kommende møde: Takster for den kommende sæson Drøftelse af de fysiske rammer på de forskellige skoler herunder forslag om, at der arrangeres en rundtur for bestyrelsen til nogle af de lokaler, der undervises i. 31-01-2012 Side 18
11. Eventuelt Sagsnummer: Sagsansvarlig: LIKA Bestyrelsen bragte følgende forslag op: 1. Forslag fra formanden om, at der afholdes koncerter i samarbejde med kommunale institutioner. 2. Forslag fra elevrepræsentanten om at invitere en bredere kreds af tilhørere til talentkoncerterne. 3. Ønske om små koncerter uventede steder. 31-01-2012 Side 19
Bilagsoversigt 1. Præsentation af musikskolens bestyrelse samt konstituering 1. Musikskolens bestyrelse 1.1.2012-31.12.13 (13936/12) 2. Forslag til nye vedtægter for Fredensborg Musikskole 1. Forslag til musikskolevedtægter - Forslag til nye vedtægter for musikskolen (2 spalter).doc (212006/11) 5. Orientering om Musikskolens dagligdag og den nye organisation 1. Oversigt over musikskolens lærere 2011/2012 (13937/12) 2. Oversigt over skolenavne 2011-2012 (14006/12) 3. Sæson 2011-2012 (14022/12) 4. Elevfordeling midtvejs, 2012.doc (17613/12) 31-01-2012 Side 20
Underskrifter Thomas von Jessen Ole Bergmann Signe Kamstrup Ulla Jacobsen Jeppe Lilholt Katja Jørgensen Sarah Beeck Lars Pryn Britta Kirk Johansen 31-01-2012 Side 21