FØR DU GÅR I GANG Hvad skal arven efter eventen være? Hvorfor vil I afholde en sportevent? Hvordan bringer I eventen sikkert i hus? Hvor skal eventen afholdes? Lever venue op til de internationale krav? Hvordan ser logistikken ud? Hvordan hænger eventbudgettet sammen? Når I har fået ideen til at afholde en international sportevent i Danmark, er der fire grundlæggende elementer, som skal drøftes og undersøges, inden det kan vurderes, om der er realiteter bag drømmene. Først herefter kan det egentlige arbejde gå i gang. De fire elementer er: Legacy, organisering, venue samt budget. Legacy Den direkte oversættelse af legacy er arv, hvilket i en eventsammenhæng kan udlægges som det, der står tilbage, når eventen er afviklet. Alle idrætsforbund og andre interessenter med en eventarrangør i maven bør gøre sig selv og alle andre den tjeneste at overveje grundigt, hvorfor I vil afvikle en event. Hvad er målsætningen? Og hvilken motivation har partnerne for at gå ind i eventen? Tæt forbundet hermed er spørgsmålet, om hvad der skal stå tilbage the legacy. Nogle eksempler på legacy kan være: Fysiske forhold Fysiske forhold i forbindelse med legacy kan være: Forbedrede faciliteter Nyt udstyr til arrangørklubber/forbund Ikke fysiske forhold Ikke fysiske forhold i forbindelse med legacy kan være: Flere medlemmer Nye udviklingstiltag, som fortsætter efter hovedeventen Nyt liv til allerede eksisterende aktiviteter Øget eksponering af sporten i offentligheden Organisationsudvikling Netværksdannelser (klub, forbund, kommune, Sport Event Denmark) Øget sponsorinteresse Øget medieinteresse Øget kendskab til Danmark Øget internationalt netværk Organisering På dette tidlige tidspunkt i processen skal I ikke have lagt jer fast på den endelige organisering. Det er dog vigtigt, at især forbundet/klubben, som kommer til at stå med den mandskabstunge afviklingsdel, allerede nu gør sig nogle ideer om, hvem og hvordan eventen skal bringes sikkert i hus. Flere modeller og partnere kan bringes i spil, når organisationen skal sammensættes, også i kombination med hinanden, fx: Ansatte fra forbundskontoret Projektansættelse Frivillige enkeltpersoner (nøglepersoner) Professionel Congress Organiser Klub(ber) Copenhagen Volunteers og lignende Privat firma (fx: YWC Sports eller Nordic Sports Group) Kommune Sport Event Denmark Alle parter har stærke og svage sider, og det må bero på den konkrete situation, hvilken organiseringsmodel, der benyttes (se desuden kapitlet Organisation og strategi). Venue Et af de allerførste skridt på vejen mod en stor event er at finde den bedste venue og værtsby for eventen. Denne beslutning bør drøftes og tages af specialforbundet i samarbejde med potentielle værtsbyer og Sport Event Denmark. Før du går i gang, 30/04/14 2
www.sporteventdenmark.com Faciliteter I forhold til det facilitetsmæssige bør I overveje, om venue lever op til de sportslige (nationale og internationale) krav. Derudover bør I overveje, hvor I får den bedste venue i forhold til prisen? Herunder vurdering af fx: Generelt skal I gøre jer nogle tanker om, hvor eventen passer bedst ind. Findes der en location, som har en særlig stemning, et tema eller andet, som kan tilføre eventen et særkende og måske gøre, at eventens målgruppe udvides? Desuden er det en god idé at overveje, hvor der er bedst muligheder for turismemæssige/sociale arrangementer, muligheder for shopping, natteliv mv., da det kan være et trækplaster for ledsagere og kongresdeltagere. Deltager/spillerfaciliteter Tv-gulv, tv-studie TV kantine og opholdsrum Lyd- og lyssætning (vær opmærksom på ønsker/krav fra tv) Tilskuerforhold (stemningsmæssigt og pladsmæssigt, toiletforhold mv.) Adgangsforhold for handicappede Mødelokaler, områder til VIP, EXPO, frivillig lounge, tilskuerforplejning, side events mm Endelig skal I overveje, om I skal sende eventen i "udbud" og på den måde få de mulige afviklingssteder til at oppe sig. Læs meget mere i kapitlet Venue. Budget Det sidste væsentlige element, I skal undersøge for at teste, om eventplanerne er realistiske, er udarbejdelsen af et eventbudget. Bemærk, at der kan være mulighed for at aftale diverse forbedringer/tilbygninger fx i form af telt mv. på venue, der som oftest er (delvist) kommunalt ejet, i tilknytning til store events. Samarbejdsmuligheder Eventen får størst værdi, når den forankres lokalt. I forbindelse med samarbejdsmuligheder bør I overveje, hvor I får de bedste hotel-/bespisningstilbud. Samt hvad det koster at leje faciliteter kontra tilskud fra kommune mv. Andet I skal overveje, hvor der vil være opbakning fra nærmiljøet, altså hvor klubber, medlemmer og frivillige vil støtte op om eventen og give en hånd med. På dette tidspunkt behøver I ikke have de små detaljer på plads, men hjørnestenene i eventen og dermed i budgettet skal fastlægges. Det kan ikke understreges nok, at hvis I har et gennemarbejdet eventbudget, så har I også en gennemtænkt event! De store budgetposter som venue, indkvartering, forplejning, transport, frivillige, markedsføring mv. skal gerne baseres på konkrete tilbud og så præcise oplysninger som muligt om forventet deltagerantal, deltagerbetaling mv. Sport Event Denmark har stor erfaring med budgetlægning og har en række budgeteksempler, som vi gerne trækker på til at hjælpe med at få lagt et realistisk og gennemarbejdet eventbudget. Brug os! Logistik spiller også en stor rolle. I bør overveje, hvilken venue, der har den letteste adgang fra lufthavn, banegård, havn mv. Og hvordan er logistikken mellem venue og overnatningsmuligheder? Før du går i gang, 30/04/14 3
Se case om budkampagner. FRA IDÉ TIL HANDLING Tildeling af eventen Hvad er vores succeskriterier? Hvilke fordele/muligheder er der? Hvilke ulemper/trusler kan der være? Eventtrekanten Ideen til at afholde en sportsevent kan opstå mange steder. Men når ideen er født, bør det første skridt være at samle de nærmeste partnere i projektet til en drøftelse. I Danmark vil dette forum for sportsevents være eventtrekanten. Når eventen er tildelt Danmark, løfter de tre parter sammen eventen, sædvanligvis med en overordnet fordeling af byrderne. Idrætten (specialforbundet) er hovedaktør mht. det afviklingsmæssige. Værtsbyen bidrager med lokal markedsføring og udvikling. Og Sport Event Denmark har fokus på national og især international markedsføring samt den overordnede projektledelse/-planlægning. Værtsbyen og Sport Event Denmark bidrager som regel økonomisk til eventen 50/50. Succeskriterier På de indledende møder anbefales det, at I grundigt drøfter fordele og ulemper. Opstil gerne målbare succeskriterier, fx hvad angår tilskuere per dag, deltagernationer, tv-dækning og tilgang af nye medlemmer. Tilpas succeskriterierne efter sportens udbredelse herhjemme og i udlandet. Prioritér mål og delmål. Fordele/muligheder kunne fx være: Eventtrekanten er et partnerskab mellem de tre hovedaktører: Idrætten primært ved de organiserede specialforbund (herunder klubber) Værtsbyen Sport Event Denmark Især for eliteidrætsevents er rettighedshaver oftest et internationalt forbund, som skal tildele eventen til Danmark efter en budrunde. Sport Event Denmark har i dag stor erfaring i tilrettelæggelse af en budkampagne og fungerer ofte som tovholder for denne proces. Et typisk forløb består af en budworkshop mellem partnerne i eventtrekanten, fastlæggelse af budskaber og proces samt udarbejdelse af præsentationsmateriale og selve budpræsentationen overfor det internationale forbund. Profilering af idrætten (ønske om flere medlemmer og øget sponsorinteresse). Profilering af forbundet og arrangørerne samt mulighed for at få øget indflydelse. Intern styrkelse af organisationen, herunder fx fælles mål og/eller oplevelser for medlemmerne i forbund/klub samt rekruttering, motivering og uddannelse af frivillige ledere. Ønske om at være nyskabende inden for eventafvikling. Events kan virke som løftestang for facilitetsforbedringer. Sportsligt/hjemmebanefordele. Mulighed for indtjening for specialforbund/arrangør, turisme og erhvervsliv samt det offentlige (øget beskæftigelse, skatter og afgifter). Profilering af byen, regionen og Danmark (ofte primært ønske fra samarbejdspartnere). Før du går i gang, 30/04/14 4
www.sporteventdenmark.com Profilering af en virksomhed (sponsor). Mulighed for at knytte kontakter og venskaber på tværs af fag- og landegrænser. Ulemper/trusler kunne fx være: Ringe dansk indsats, som nedgør værdien af sporten i landet. Overarbejde i arrangørkomite, sekretariat mv. Risiko for en økonomisk øretæve. Alt, hvad kan gå galt ved eventen og evt. kan give dårlig omtale af eventen/arrangørerne. Det er en god idé at dele succeskriterierne op i niveauer, da det er umuligt at overpræstere på alle områder. I kan fx lave en virtuel lagkage med tre lag, som vist herunder. Nederste lag er basis. Her placeres de områder, der bare skal være ligeså godt, som det plejer. Mellemste lag består af to til tre områder, hvor I gerne vil gøre det lidt bedre end normalt. Øverste lag eller lysene i lagkagen er det, som I gerne vil huskes for. Lysene er det helt særlige, som adskiller sig (positivt) fra tidligere events. Tag ikke mere end et til tre lys for at sikre, at der er kræfter og økonomi til virkelig at gøre disse områder til noget helt ekstraordinært. Før du går i gang, 30/04/14 5
Eventen kan nemt gøres grøn! Hvilke miljøhensyn vil og kan I tage? Opstil miljømål Prioritér ideerne Lav en plan Evaluering Tips Lær af andres erfaringer I et internationalt perspektiv har Danmark et godt image på miljøsiden, som det kan være en ide at underbygge ved at tænke grønt, når ens event skal planlægges. Ideen til et grønt arrangement kan starte af lysten til at sprænge rammer, prøve noget nyt eller bare det at ville gøre noget for naturen og miljøet. Hvilke miljøhensyn vil og kan I tage? Afhængigt af hvilken event man er ved at planlægge, kan man overveje at tage miljøhensyn indenfor f.eks. Transport Forbrug af produkter (mad, drikke, service og emballage, papirvarer m.v.) Affald Energi og vandforbrug Spildevand (via valg af vaske- og rengøringsmidler) Det er altid muligt at gennemføre én eller flere enkeltløsninger, som kan gøre et arrangement mere miljøvenligt, men det er en fordel at se på miljøforbedringerne samlet. Ellers risikerer I, at tingene ikke hænger sammen, at I glemmer væsentlige miljøpåvirkninger, eller at to løsninger direkte modvirker hinanden. - Det er f.eks. ikke så interessant at indkøbe komposterbare produkter, hvis man ikke sørger for at indsamle det komposterbare affald bagefter. For at kunne nå at tænke alle miljøforbedringerne igennem, er det en god idé at starte i god tid, men det skal på den anden side understreges, at I ikke skal lade være med at tænke miljø ind i jeres arrangement, hvis I føler, at I er kommet lidt for sent i gang. Hellere få gennemført nogle få tiltag end slet ingen! Opstil miljømål Begynd med en planlægningsrunde, hvor I beslutter hvad I ønsker at gøre noget ved f.eks. transport, indkøb og affald. Overvej om I kan stå tilbage med en egentlig grøn legacy, altså forbedringer på miljøområdet i forhold til før eventens afholdelse. Hav i den forbindelse fokus på effekterne af de enkelte tiltag. Det er en fordel at formulere nogle miljømålsætninger, f.eks. Flaske-kilde-vand bliver udskiftet med taphanevand eller Transportbehovet skal samlet set gøres mindst muligt. Det vil ofte være en fordel at involvere andre aktører i denne proces, f.eks. kan I invitere andre eventarrangører, som har afholdt miljøvenlige arrangementer til at komme og dele deres erfaringer med jer. Husk også kommunens miljøansvarlige, som kender de lokale miljøordninger og muligheder godt. Prioritér ideerne og lav et budget Næste skridt er at finde forslag til, hvilke tiltag og løsninger I kan sætte i værk for at opfylde arrangementets målsætninger. Start med en idéfase, helst i en gruppe, hvor I kan inspirere hinanden. I denne fase kan I hente gode råd og ideer i de enkelte kapitler i denne guide. Når I har fået listet en række muligheder, kan I diskutere, hvordan de skal prioriteres med andre ord hvilke af dem, I vil gøre mest ud af. Det er vigtigt her at se på, om de enkelte løsninger hænger sammen, så indsatsen giver det optimale udbytte. Det er også i denne fase, at I undersøger, om der er realisme bag ideerne i forhold til økonomi. Lav et budget, som kan hjælpe jer til at prioritere indsatserne. Før du går i gang 1
Lav en plan Når det er besluttet, hvilke løsninger I vil gennemføre, skal der laves en plan, hvor det for hver løsning/tiltag fremgår: Hvad er målet? Hvad skal der gøres? Hvem er ansvarlig for at gøre hvad? Hvornår skal det gøres? Vælg en miljøansvarlig Det er vigtigt at udpege en miljøansvarlig, der kan sikre, at de valgte løsninger bliver gennemført og den pågældende holder styr på arrangementets grønne mål. Den miljøansvarlige skal koordinere indsatsen, få udpeget de personer, der skal være udførende på miljøtiltagene og være tovholder på evalueringen. Nedtagningsfase Og sørg for, at jeres miljøtiltag bliver gennemført i alle faser. 4. Lad jer inspirere Flere eventarrangører vælger i dag at afholde miljøvenlige arrangementer, kommuniker med dem, og lad jer inspirere af deres arbejde. I behøver ikke altid selv opfinde den dybe tallerken. 5. Skab overblik Gør overvejelser om, hvilke indsatser, der giver størst udbytte i forhold til netop jeres event og prioriter dem højest. Lær af andres erfaringer Evaluering Når de miljømæssige mål er sat, er det vigtigt, at I efter arrangementet følger op på dem og ser, om I har nået målene. Hvad var godt, og hvad kunne gøres bedre? Det er vigtigt, at I giver tilbagemeldinger til folk, der har været involveret i processen. (Læs mere i kapitlet om Evaluering) Tips 1. Tag små skridt Begynd med mindre tiltag, der kan passe ind i jeres eksisterende eventstruktur og arbejd hen imod større forandringer. http://www.strategicforum.org.uk/pdf/odasdsfullp olicy.pdf http://www.uisp.it/emiliaromagna/files/sostenibilita/ documenti/iso20121_london_2012_sustainability_p olicy.pdf 2. Fokusér på det store billede Hvis det er små ting, der ikke imødekommer jeres miljømål, så kom videre! 3. Opdel arrangementet i faser Planlægnings/opbygningsfase Afholdelsesfase Før du går i gang 2
Før du går i gang Tjekliste JA/NEJ Bemærkninger Vi har et budget for vores grønne tiltag. Vi har valgt en miljøansvarlig. Vi har nedskrevet nogle overordnede miljømålsætninger for vores arrangement. Vi har prioriteret de miljømæssigt relevante områder, vi vil arbejde videre med. Vi har lavet en plan for, hvad der skal gøres, hvem der er ansvarlig, og hvornår det skal gøres. Før du går i gang 3
ORGANISATION Hvordan organiserer I arbejdet? Hvem har overblikket? Hvilke opgaver hører under hvem? Hvilke arbejdsgrupper har vi brug for? Hvordan sikres et optimalt samarbejde med eventens interessenter? Hvem indgår aftaler og hvordan? Buddet er vundet, og organisationen indtræder nu i en ny fase. I budfasen har deltagerkredsen typisk bestået af overordnede ansatte (direktøren, generalsekretæren, bestyrelsesmedlemmer), frivillige samt repræsentanter fra samarbejdsparterne (Sport Event Denmark og værtsby). Nu skal organisationen for planlægnings- og afviklingsfasen etableres og andre kompetencer bringes i spil. Organisationsstruktur Der findes mange forskellige og anvendelige måder at organisere eventarbejdet på. Det afhænger af, hvilke resursepersoner I har at trække på. Én mulighed, som er blevet anvendt med succes ved flere events, er at lave et organisationsdiagram, som oplister, hvilken række overordnede opgaver, der skal løses, og hvem der er ansvarlig for hvert område. Organisationsdiagrammet danner grundlag for, at der kan udarbejdes handlingsplaner/skemaer, som sikrer, at alle personer tilknyttet eventen får de oplysninger, de har brug for og kender deres opgaver, deadlines mv. Arbejdsgrupper kunne fx være som vist i figuren nederst på siden. Antal grupper og indhold vil variere fra event til event. Præsidium Præsidiet er primært en honorær forsamling, normalt uden egentlige arbejdsopgaver. Et præsidium kan give legitimitet til og øge omtalen af eventen. I præsidiet placeres de højest rangerende blandt eventpartnerne, dvs. borgmestre, direktører, formænd og protektorer. Udover partnerne kan I forsøge at få personer med i præsidiet, som med deres status/navn kan kaste yderligere glans over eventen og som kan (forventes at) virke fremmende i forhold til eksterne samarbejdsrelationer og sponsorer. Se i givet fald gerne efter personer, som på en eller anden måde har tilknytning til sporten, og som repræsenterer værdier, der matcher eventen. Er I interesseret i at få en kongelig person som protektor, skal ansøgning ske via Danmarks Idrætsforbund. Styregruppe Styregruppen træffer de overordnede beslutninger for eventen, herunder rammebudgetter og prioriteringer af indsatsområderne. I takt med de stigende krav fra rettighedshaver (typisk det internationale forbund) til planlægning og afvikling anbefaler vi ansættelse af en projektleder til alle større events. Projektlederen er med på alle niveauer, men får sin primære sparring og arbejdsopgaver fra styregruppen. Præsidium Styregruppe Forretningsudvalg Sekretariat Frivillige Transport Ceremonier Stævneafvikling Indkvartering Markedsføring Presse Økonomi Organisation & Strategi, 02/05/14 2
Optimalt er projektlederen med fra starten, når organisationsdiagram og budgetter skal på plads. Dette sker typisk flere år før eventen afholdes. Økonomisk er det ikke altid muligt med så lang en ansættelse af en projektleder. Sport Event Denmark anbefaler, at I tilknytter projektlederen nogle få timer i opstartsfasen for herefter at optrappe ansættelsen timemæssigt, jo nærmere eventen kommer. Udover projektlederen består styregruppen sædvanligvis af repræsentanter fra forbundet, værtsbyen og Sport Event Denmark. Overvej desuden, om nogle samarbejdspartnere (turisme-/erhvervsorganisationer, miljøorganisationer eller andre) er så afgørende i forhold til eventen, at det er relevant at have dem med i styregruppen. Forretningsudvalg Forretningsudvalget består af tre til fire personer, som kan træffe overordnede og økonomiske beslutninger på vegne af styregruppen. Udvalget er desuden eventens koordineringsgruppe, som typisk lægger strategier, indgår kontrakter og aftaler. Forretningsudvalget har til opgave at binde de enkelte delområder sammen og sørge for, at tingene koordineres i det omfang, der er opgaver på tværs af organisationen hvilket der er mange af. Arbejdsgrupper I skal udpege en række områdeansvarlige, der har ansvar for hvert sit delområde samt budget i relation hertil. Læs mere om jobkategorierne i afsnittet Frivillige. Afhængigt af eventens størrelse kan samme person varetage et eller flere områder. Vær opmærksom på, at alt for mange sektionsopdelinger kan give unødigt meget koordineringsarbejde. Inddrag de områdeansvarlige tidligt i processen, så de får og føler et reelt ansvar. På den måde kan de også påtage sig langt flere arbejdsopgaver end hvis de kommer sent ind i processen. Samarbejdspartnere Begynd samarbejdet med interessenterne så tidligt som muligt. Giv plads til, at samarbejdspartnere kan komme med ideer til afviklingen og få reel mulighed for indflydelse på eventen. Sammen med hver enkelt samarbejdspartner bør I helt overordnet stille spørgsmålene: Hvor er vi? Hvor vil vi hen? Og ikke mindst: Hvordan kommer vi derhen? Vær klar over, at det kræver smidighed, forhandlingsvilje og prioriteringer at inddrage samarbejdspartnerne aktivt i processen, da det ikke er sikkert, at alle trækker i den samme retning. Sørg som minimum for at holde alle interessenter løbende informeret i planlægningen af eventen. En måde at informere og delagtiggøre de forskellige interessenter i eventen er at indbyde til informations-/statusmøder om eventen i god tid inden den begynder. SAS SAS er et bud på et flyselskab, der er i stand til at løse opgaven som international samarbejdspartner i forbindelse med eventdeltagernes rejseaktiviteter. SAS er Skandinaviens største luftfartsselskab og deltager i Star Alliance. SAS kan bl.a. være med til at vinde en event, levere billigere billetter samt arrangere grupperejser. Læs mere på www.sas.dk. Kontrakter og samarbejdsaftaler Alle indgåede aftaler med leverandører mv. bør være skriftlige og gennemgås minutiøst, så der tages højde for de risici, der kan være i forbindelse med eventen, og så aftalen ikke kan misforstås. Aftal i styregruppen, hvem der må godkende de enkelte aftaler (hvem har tegningsret?). I forbindelse med indgåelse af større aftaler er der mulighed for at hente juridisk rådgivning hos Danmarks Idrætsforbund, men under alle omstændigheder er det vigtigt, at alt bliver skrevet ned og skåret ud i pap, så der bliver klare forventninger parterne imellem. Det ses ofte, at man over længere perioder har en mundtlig dialog med leverandører og samarbejdspartnere, men sørg for i god tid inden eventen at få konkretiseret forholdet i en skriftlig aftale, så der ikke opstår misforståelser eller tvivl. Husk også at få nedskrevet såkaldte naturalieaftaler med sponsorer/leverandører med tydelig angivelse af 3
fx, hvilke effekter arrangøren låner/lejer, i hvilken periode og på hvilke betingelser, herunder forsikringsforhold. Det kan også være hensigtsmæssigt at få aftaler på skrift med kommunen/halinspektøren. Er det fx blevet lovet, at hallen opsætter ekstra lys i forbindelse med eventen er det vigtigt at få en underskrift herpå. Husk endelig at mødereferater med eksterne parter (bl.a. det internationale forbund) kan være eneste dokumentation for indgåede aftaler især hvis disse afviger fra standardreglerne. Sørg derfor for at referaterne bliver godkendt af alle parter, så der ikke senere opstår tvivl om, hvad der er aftalt. STRATEGI Hvilken rækkefølge skal tingene gøres i? Hvornår? Og hvordan? Hvordan videndeler vi? Hvordan ser vores risikovurdering ud? revideres. I begyndelsen vil planen være præget af store opgaver, fx hotelaftaler. Efterhånden som eventen rykker nærmere, vil detaljegraden blive større, fx indretning af informationsstander på hoteller, værelsesfordeling mv. På sporteventdenmark.com kan I se eksempler på strategi- og handlingsplaner for EM U21 fodbold 2011 og EM svømning 2013. Ved større og mere komplekse events kan yderligere redskaber tages i brug til at styre på eventprocessen. Et par kendte eksempler er Gantt og PERT diagrammerne. Gantts diagram Dette diagram hjælper med at holde styr på rækkefølgen af aktiviteterne. Diagrammet kan bruges både på overordnet niveau for styregruppen, men også i mere detaljeret form for hver enkelt områdeansvarlig er det et godt redskab. Handlingsplaner Når organisationsdiagrammet er på plads, bør I bruge noget tid på at tilrettelægge projektprocessen og finde den rette model for eventafviklingen. En projektledelsesproces kunne fx være: Kilde: Jean-Loup Chappelet PERT diagrammet Project Evaluation and Review Technique er en metode til at analysere, hvilke opgaver der er nødvendige for at være klar til eventen. Kilde: Jean-Loup Chappelet En handlingsplan kan i sin enkleste form være et Excelark med en oplistning af; opgavens art, ansvarlig for udførsel og en deadline. En handlingsplan skal opfattes som et arbejdsdokument, der løbende opdateres og Organisation & Strategi, 02/05/14 4
Kilde: Jean-Loup Chappelet I PERT præsenteres opgaverne i kronologisk rækkefølge, og ingen ny opgave kan påbegyndes før den forudgående opgave er afsluttet. PERT er især velegnet, når tid spiller en væsentlig rolle, idet diagrammet viser den tidligst og senest mulige dato for hver enkelt opgaves afslutning. PERT giver overblik over afhængigheder mellem opgaver og tidsfrister for opgaver og er et velegnet redskab for de overordnede beslutningstagere. PERT diagrammet kombineres ofte med den kritiske sti, som ses i diagrammet med fed sort streg. Den kritiske sti identificerer netop de opgaver, som er uundgåelige, og som skal være færdige på bestemte tidspunkter for ikke at forsinke hele den øvrige proces. Hvor meget tid, der skal beregnes til de enkelte opgaver, afhænger naturligvis af eventens omfang, samarbejdspartneres involvering og måden opgaverne bliver grebet an på. Herunder er en række eksempler på tidskrævende opgaver, der sædvanligvis skal løses i forbindelse med en event. Før Før eventen begynder, skal disse opgaver løses: Research af procedure for kandidatur (hvervearbejde) Research af faciliteter, hotel, transport mv. Erfaringsindsamling fra andre events/kandidater Udarbejdelse af budgetoverslag Udarbejdelse af bud-materiale/kampagne Øvrige bud-tiltag (lobby mv.) Målsætning Deadline for afklaring af kandidatur Aftaler med arena, hoteller, transport Udsendelse af invitationer (nyhedsbulletiner) Rekruttering af frivillige Støtteansøgninger Sponsorhvervning Kontraktindgåelse Markedsføring Billetsalg Transportplaner Bespisningsplaner Klargøring og tjek af faciliteter (lyd, lys, reklameophængning mv. Evt. tildækning af uønskede halreklamer). Klargøring af teknik (mobiltelefoner, IT, kopimaskiner mv.) Udsmykning Generalprøver på ceremonier mv. Under Under selve eventen er der kun én ting, der tæller: Afvikling, afvikling, afvikling Efter Når eventen er overstået, skal følgende opgaver løses: Oprydning (hvem tager sig af evt. overskydende lager i forbindelse med salg af fx souvenirs mv.?) Tilbagelevering af lånt/lejet og udlånt materiel, nøgler mv. Lønudbetaling Regnskabsafslutning (betaling af regninger, afregning af sponsorer, mv.) Evaluering Regnskabsaflæggelse i styregruppe, for samarbejdspartnere, sponsorerer, Idrætsfonden Danmark, øvrige fonde, bevilligende myndigheder, pressen mv. Takkebrev til frivillige, samarbejdspartnere, sponsorer, VIP ere mv. 5
Skal eventens hjemmeside fortsætte med at blive opdateret? Videndeling Videndeling handler om, hvordan viden bevæger og spreder sig mellem mennesker hvordan den samles, lagres og deles. Videnstyring handler om, hvordan organisationer administrerer viden. Videnstyring handler om at få den rette viden ud til de rigtige mennesker. Dette afhænger blandt andet af menneskers villighed til at dele viden. De centrale elementer i videnstyring omfatter mennesker, processer, teknologi, kultur og struktur. Som eventarrangør bør I indhente og administrere viden. Risikovurdering En risikovurdering af dele af eventen er blevet en fast bestanddel af en god eventstrategi. Risikovurdering går ud på at vurdere, om der skal træffes forholdsregler (laves en Plan B) på udvalgte områder. Nogle afgørende punkter, som skal overvejes ved risikovurdering er, at eventen: Finder sted på en bestemt dato. Finder sted på en bestemt venue. Skal være af høj kvalitet. Skal gennemføres effektivt. Skal afvikles inden for det vedtagne budget. I kan og skal ikke (for)sikre jer mod enhver tænkelig risiko. Men I bør vurdere, hvor det kan gå galt og lave en Plan B for de områder. Store og små risici er fx: I kan fx med fordel undersøge, om der findes evalueringsmaterialer, som tidligere arrangører af lignende events har udfærdiget, der kan hjælpe og udvikle planlægningen af den nye begivenhed. Søg både evalueringer fra events i det respektive nationale og internationale specialforbund og/eller fra andre specialforbund med lignende events. Hvis der ikke er udarbejdet et tilgængeligt evalueringsmateriale, kan det være en mulighed at tale med personer, der har været ansvarlig for/været med til at afvikle andre tilsvarende events. I bør endvidere overveje, om der er lignende events, som det kan være udbytterigt at overvære. Eller måske findes der konferencer/seminarer, som kan øge jeres viden på området? Flytning af kontantbeholdning fra kiosksalg, billetsalg mv. Sammenstød mellem forskellige tilskuer-/ fangrupper. Tyveri af udstyr i hallen. Er der risiko for, at venue ikke bliver færdig til den lovede dato (alternativt venue?). IT-systemet bryder sammen. Strømsvigt Nøglepersoner bliver syge, får nyt job eller andet som gør, at de forlader projektet. Kontraktaftaler, der er de så komplicerede, at I skal have advokatbistand for at sikre jer mod en økonomisk lussing. Billetsalget svigter. Transportudgifterne bliver dyrere end planlagt. Sport Event Denmark har løbende kontakt til en lang række arrangører og hjælper gerne med at skabe relevante event-netværk mellem arrangører. Sport Event Denmark har desuden opsamlet erfaringer på alle områder inden for eventafvikling og bidrager gerne med at formidle denne viden videre til nye eventarrangører. Klik ind på sporteventdenmark.com og læs eksempler fra andre sportsevents. Organisation & Strategi, 02/05/14 6
7
BUDGET & ØKONOMI Hvornår og hvordan udarbejder vi et budget? Hvordan holder vi styr på økonomien før, under og efter eventen? Hvordan sikrer vi den løbende likviditet; dvs. at vi har penge nok til at betale de løbende regninger? Hvordan udarbejder vi et regnskab for eventen? Skal vi forsikre os imod ulykker og lignende? Hvilke valutaer/betalingsformer skal vi modtage, og hvordan håndterer vi indbetaling af rede penge? Når du forbereder en event, er det naturligt at have fokus på sporten. Men du skal også have orden i økonomien! Gode værktøjer i forbindelse med budgettering, regnskab og løbende opfølgning er afgørende for god økonomistyring og i sidste ende for eventens succes. God økonomistyring giver desuden flere fordele. Internt får du styr på projektet, og eksternt kan du kommunikere præcist om budget og økonomi med omverdenen (sponsorer, partnere, internationalt forbund mv.) Udarbejdelse af budget Budgettet er det grundlæggende styringsværktøj for en event. Opstil derfor budgettet tidligst muligt i planlægningsfasen gerne som næste skridt efter, at idéen til eventen er opstået. Revidér budgettet løbende, og brug det som et styringsredskab i planlægningen og evalueringen af eventen. Opstil et estimat af alle indtægter og udgifter, der kan forventes i forbindelse med planlægning og afvikling af eventen. Vurdér på hver enkelt post, hvad den koster eller kan indbringe alt afhængig af, om det går godt eller skidt (best/worst case). Dette medvirker til at give et reelt og gennemskueligt beslutningsgrundlag. Anvend en bruttobetragtning, således at alle indtægter og udgifter ved planlægning og afvikling af eventen indgår i budgettet. Dette gælder eksempelvis for sponsor-/barteraftaler, hvor budgettet bør indeholde et estimat af værdien af sponsorydelsen i modsætning til blot at udelade denne post fra budgettet. Dette skaber overblik over konsekvenserne af eventuelle ændringer i forudsætningerne for eventen. Udspecificer budgettet, så alle underaktiviteter har sin egen post. Tilret posterne i takt med, at du får konkret viden om de forskellige poster. Afsæt gerne fem til ti procent i budgettet til uforudsete udgifter udover diverseposten. Ved at opbygge budgettet i et regneark, kan du let skabe overblik og få ændringer i underbudgetter til at slå igennem på hovedbudgettet. Pas på ikke at overvurdere indtægter eller undervurdere udgifter. Vær opmærksom på, at de fleste underskud i forbindelse med afviklingen af en event opstår på grund af tre ting i forbindelse med budgetteringen: Overvurdering af sponsorindtægterne Overvurdering af entréindtægterne Undervurdering af transportudgifterne På sporteventdenmark.com kan I se en case med Sport Event Denmarks budgetskabelon, som eventarrangører kan vælge at benytte. Følgende poster indgår typisk i et eventbudget: Indtægter Offentlige tilskud, fonde mv. (fx kommunebidrag, Idrætsfonden mv.) Deltagerbetaling (fx startafgift) Hotelanvisningsgebyr (fx 100 kr. per overnatning) Billetindtægter Sponsorater Overskud på merchandise Overskud på ølsalg, kioskvarer mv. Budget & Økonomi, 30/04/14 2
sporteventdenmark.com Udgifter Afgift til internationalt specialforbund Forsikring Kontorhold (telefon, papir, kopiering, porto mv.) Produktion af akkrediteringskort Overnatning (deltagere, hjælpere, VIP er mv.) Leje af mødelokaler Bespisning (deltagere, VIP er, presse mv.) Transport (bus/vip-biler til/fra lufthavn, hotel/arena, banket mv.) Personale (lønninger, afvikling af samt transport til/fra møder, beklædning, hjælperfest mv.) Leje af venue etc. Indretning og udsmykning af venue etc. Leje af materiel (ekstra toiletter, tidtagningsudstyr, højttaleranlæg mv.) Køb af diverse engangsmateriel Etablering af førstehjælp, sikkerhedsvagter mv. Dopingkontrol Skiltning Leje af kopimaskiner IT/kommunikationsudstyr (leje af pc er, mobiltelefoner mv., etablering af bredbåndsforbindelser mv.) Baneopsætning, gulv mv. Spilleudstyr (indkøb af ekstra bolde mv.) Ceremonier, shows mv. Præmier/prispenge Banket Reception Layout/grafisk identitet Markedsføring Trykning af programmer, plakater mv. Produktion af bander og bannere mv. Tilskuerservice TV-produktion (indfrielse af evt. host broadcaster-krav) Etablering af pressecenter Øvrige presseaktiviteter Diverse (ca. fem til ti procent af det samlede udgiftsbudget) Løbende opfølgning For at sikre en god økonomistyring skal budgettet til enhver tid være opdateret. Der skal derfor ske en løbende registrering af udgifter og indtægter på projektet. Kontoplanen for udgifter og indtægter skal mht. niveau og specifikationsgrad direkte kunne sammenlignes med budgettet. Kontering af bilag skal følge en instruks, hvorved udgifter og indtægter registreres på de rigtige konti. Rettidig og korrekt registrering af data gør bogføringen til et validt beslutningsgrundlag i projektforløbet. En præcis løbende opfølgning giver endvidere et godt grundlag for at udarbejde et regnskab, når eventen er afviklet. Det er vigtigt at beskrive og - ikke mindst at nøje følge forretningsgangene for projektets økonomi. Dette vedrører spørgsmål som, hvem kan godkende udgifter, hvem kan betale regninger samt hvem kan hæve penge på eventens bankkonto. Vær opmærksom på faresignaler, hvor budgettet ser ud til at skride, eksempelvis hvis en stor andel af budgettet er opbrugt tidligt, hvis en sponsor ikke indbetaler sit bidrag som lovet, eller hvis der opstår uforudsete udgifter. Undersøg, hvilke handlinger der skal tages i brug, når en sådan situation opstår. Rapportér desuden til ledelsen, så snart faresignaler opstår. Likviditet Et andet væsentligt element i god økonomistyring er at kunne betale sine regninger. Med andre ord skal der være styr på likviditeten, dvs. arrangørens evne til at honorere kravene på udbetalinger, efterhånden som de forfalder. For at sikre likviditeten i eventen, udarbejdes en pengestrøms/-likviditetsanalyse, som afdækker tidspunkterne for henholdsvis indtægter og udgifter. Ofte kommer udgifterne til fx markedsføringsmateriale, depositum til materialeleje mv. tidligere i forløbet end indtægter fra deltagerbetalinger og billetsalg. Overvej derfor også muligheden for en tidlig ratebetaling fra henholdsvis sponsorer, offentlige bidragsydere eller det internationale specialforbund, såfremt dette skal bidrage økonomisk til eventen. Budget & Økonomi, 30/04/14 3
På sporteventdenmark.com kan I se en case med eksempel på et likviditetsbudget, som eventarrangører kan vælge at benytte. Regnskab Når eventen er afviklet, skal der udarbejdes et eventregnskab. Budget og regnskab skal gå hånd-i-hånd og være udarbejdet på samme måde mht. kontostruktur, specificeringsgrad mv. Sørg for at have alle indtægter og udgifter med i regnskabet regnskabet skal derfor ikke lukkes for hurtigt efter eventen. Ekstern revision kan være en stor støtte i regnskabsaflæggelsen ud fra en konkret vurdering af budgettets størrelse, kompetencer mv. Revision kan således foretage revision af regnskabet og afgive revisionserklæringer til tilskudsgivere mv. Revision kan endvidere give troværdighed eksternt. Såfremt en revisor bliver inddraget tidligt i processen, kan vedkommende endvidere medvirke til at tilrettelægge effektive forretningsgange samt rådgive om projektets økonomiske udvikling. Der kan være særlige krav fra tilskudsgivere eller andre om tilbagerapportering om særlige forhold (fx antal deltagere, solgte artikler, særlige udgifter). Desuden kan ledelsen selv have opstillet mål, som der efterfølgende skal følges op på. Det kan derfor være nødvendigt at etablere supplerende informationsopsamling til disse data. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen bør arrangøren evaluere eventens gennemførsel på det økonomiske område. Internt er det således vigtigt at måle, om budgettet holdt, på hvilke områder og at lære af disse erfaringer. Eksternt er det (som oftest) vigtigt at formidle det økonomiske resultat af eventen over for samarbejdspartnere, medvirkende og offentligheden generelt. En god evaluering fokuserer både på de positive og de negative erfaringer og kommer med bud på, hvorfor det gik, som det gik. Sport Event Denmark indsamler en lang række økonomiske nøgletal for danske sportsevents. Risikostyring Selvom det er fristende blot at fokusere på eventplanlægningen, bør eventledelsen til alle tider have et realistisk billede af risikoen for, at noget går galt. Identificér derfor tidligt de væsentligste eventmæssige og økonomiske risici. Typiske eksempler på risici: De sportslige og politiske mål opfyldes ikke. Budgetterne svarer ikke til virkelighedens verden. Der mangler likviditetsresurser, dvs. penge. Forpligtelser i indgåede kontrakter kan ikke dækkes. Væsentlige aktiviteter kan ikke gennemføres. Der opstår ulykker eller andre særlige begivenheder. Projektets udfald skader de involveredes omdømme. Projektet er ikke tilstrækkeligt forsikringsdækket. Ved at gennemføre en risikoanalyse, kan eventledelsen vurdere, hvilke risici der bør sættes ind overfor. Analysen kan tage udgangspunkt i nedenstående diagram, som kan medvirke til at vurdere konsekvensen og sandsynligheden af hver enkelt risikofaktor. Arrangøren bør kraftigt overveje handling (fx forsikring), såfremt risici falder i figurens øverste højre hjørne. Stor Konsekvens for opnåelse af mål Lille Lille Stor konsekvens Lille sandsynlighed Lille konsekvens Lille sandsynlighed Sandsynlighed for at risici bliver aktuelle Stor konsekvens Stor sandsynlighed Lille konsekvens Stor sandsynlighed Stor Budget & Økonomi, 30/04/14 4
sporteventdenmark.com på www.ask.dk) for en konkret vurdering af, hvorvidt der evt. skal tegnes en supplerende arbejdsskadeforsikring for nogle af udøverne. Forsikringer I forlængelse af risikoanalysen bør arrangøren sætte sig grundigt ind i behovet for at tegne forsikringer til eventafviklingen. Dette vedrører primært nedenstående forhold: Lovpligtig arbejdsskadeforsikring I henhold til loven om forsikring imod følger af arbejdsskader (Arbejdsskadeforsikringsloven) er enhver arbejdsgiver forpligtet til at tegne arbejdsskadeforsikring for de personer, der er antaget til at udføre arbejde for arbejdsgiveren. DIF har på alle specialforbunds og lokalklubbers vegne tegnet en kollektiv arbejdsskadeforsikring. Forsikringen dækker, hvis der sker en arbejdsskade, når et specialforbund er arrangør af en sportevent, og forbundet kan anses at være arbejdsgiver for den skadelidte person, fx hvis en official, dommer, kontrollør eller andre hjælpere, som lønnet eller ulønnet er "ansat" til at udføre en arbejdsopgave i forbindelse med sporteventen. Idrætsudøvere, der stiller op ved sportevents, er også omfattet af arbejdsskadeforsikringsloven, hvis der er tale om et ansættelsesforhold mellem idrætsudøveren og arrangøren af den pågældende sportevent. Vær dog opmærksom på, at den kollektive arbejdsskadeforsikring ikke omfatter professionelle idrætsudøvere og andre lignende kontraktansatte idrætsudøvere, hvorfor det er arrangøren selv, der evt. er forpligtet til at tegne arbejdsskadeforsikring for de idrætsudøvere, der honoreres for at stille op. Hvornår man som arrangør evt. er forpligtet til at tegne en arbejdsskadeforsikring for de idrætsudøvere, der modtager vederlag for at stille op, beror på en konkret bedømmelse af den aftale, der er indgået mellem arrangøren og idrætsudøverne. I tvivlstilfælde anbefales det, at arrangøren kontakter Arbejdsskadestyrelsen eller læser i "Vejledning om foreningers pligt til at tegne arbejdsskadeforsikring" (som findes under "download" Se den samlede oversigt over den kollektive arbejdsskadeforsikring og ansvarsforsikring (jf. nedenstående.) på: www.idraettensforsikringer.dk Ansvarsforsikring I forbindelse med større sportevents kan det ske, at fejl og forsømmelser fra arrangørens eller dennes medhjælperes side påfører 3. mand, fx tilskuere og idrætsudøvere, eller ting de ejer, en skade, som arrangøren i henhold til lovgivningen og/eller retspraksis er erstatningsansvarlig for. På samme måde som med arbejdsskadeforsikring har DIF tegnet en kollektiv ansvarsforsikring, som sikrer, at DIF s specialforbund, klubber m.fl., er forsikret imod det arrangøransvar, de evt. kan ifaldes, hvis der sker uheld i forbindelse med en event. Vær dog opmærksom på, at den kollektive ansvarsforsikring ikke omfatter lånte eller lejede ting, som der ofte er i forbindelse med større sportevents, herunder også fx sponsorbiler stillet til rådighed under eventperioden, idrætsanlæg, lokaler og bygninger, tidtagningsudstyr, telte/boder, stilladser, forstærkere, højttaleranlæg, tribuner/podier mv. Nærlæs derfor en evt. lejekontrakt/udlånsaftale med hensyn til, hvem der skal forsikre det lejede eller udlånte materiel. Situationen, hvor en arrangør så at sige lejer sig ind på et hotel i forbindelse med indkvartering af aktive, ledere mv. til en sportevent, kan sidestilles med ovennævnte. Det vil sige i tilfælde af tvist, fordi en af idrætsudøverne måske har beskadiget inventar på værelset, er det væsentligt, hvad kontrakten siger deromkring. Er det udlejeren eller lejeren, der hæfter? Øvrige forsikringer Den nævnte kollektive ansvarsforsikring dækker alene en arrangørs erstatningsansvar i forhold til 3. mand eller 3. mands ting, bortset fra de tilfælde, hvor 3. mand har udlånt/udlejet de pågældende ting, jf. omtale ovenfor. Skader på de ting, som et specialforbund selv ejer, Budget & Økonomi, 30/04/14 5
fx edb-udstyr, idrætsmateriel mv. vil aldrig kunne dækkes via den kollektive ansvarsforsikring. Det må derfor undersøges/vurderes, hvorvidt der er behov for at tegne en eller flere tillægsforsikringer i forbindelse med afholdelse af en større sportevent. Nedenfor er nævnt nogle eksempler, hvor der kunne være behov for at tegne forsikring: Edb-udstyr: Selvom forbundenes edb-udstyr allerede er forsikret imod fx tyveri, når det befinder sig på forbundets kontor, kan forsikringen indeholde begrænsninger i dækningen udenfor forbundenes kontoradresse. Rede penge: I forbindelse med events, hvor der opkræves entréindtægt, er der altid en risiko for, at sådanne kontante midler kan mistes pga. tyveri eller lignende. Transportforsikring: I forbindelse med at idrætsmateriel, diverse udstyr mv. skal transporteres frem til det sted, hvor eventen skal finde sted, vil der evt. være behov for at tegne en særskilt transportforsikring for at imødegå risikoen for transportskader. Overvej desuden, om der er behov for at tegne en løsøreforsikring med transportdækning. Såfremt der flyttes rundt på de forsikrede genstande, er det vigtigt, at forsikringen tegnes med dækning "på flere adresser". Overvej om der er behov for at tegne en aflysningsforsikring til dækning af fx mistede entréog sponsorindtægter, hvis eventen af en eller anden grund ikke kan gennemføres. Valuta Betaling for indkvartering mv. bør så vidt muligt afregnes inden ankomsten. Ved anvendelse af bankoverførsler til forhåndsindbetalinger skal arrangøren sikre sig, at man kan identificere indbetalingen med indbetaler. Er der mulighed for online-betaling via kredit- /betalingskort (gerne direkte fra link på en onlinetilmelding), kan man opnå en smidig tilmelding og indbetaling. Er det nødvendigt at modtage betaling under eventen, bør det begrænses til den af det internationale forbunds fastsatte valuta og så vidt muligt i DKK for at undgå kursrisici og kurstab ved efterfølgende omveksling i banken. Undgå opkrævning i USD eller valutaer, der typisk svinger meget. Ved modtagelse af rejsechecks eller andre former for checks anbefales det, at arrangøren kontakter pengeinstituttet. Betaling med internationale kreditkort er en smidig løsning, men indgå i så fald en aftale med kreditkortselskaberne i god tid og vær opmærksom på, at arrangøren bliver pålagt gebyrer fra kreditkortselskaber for modtagelse af kreditkortbetalinger. MOMS Er der særlige forhold vedrørende moms, som vi skal være opmærksomme på? En central del af økonomistyringen vedrører håndtering af moms. Der gælder en række bestemmelser for dette område, som arrangørerne med fordel kan sætte sig ind i. Ifølge momsloven er amatørsport fritaget for moms. I praksis betyder det, at kontingentbetalinger, licenser, startgebyrer og entréindtægter ikke er momspligtige, når sådanne indtægter "går ned i kassen" hos en amatørklub eller et amatøridrætsforbund, fx et af DIF s specialforbund. Omvendt vil sådanne indtægter være fuld momspligtige efter momslovens almindelige regler, hvis det er en privat, kommerciel erhvervsvirksomhed - enkeltperson eller et selskab, der sådanne indtægter. Momsloven definerer desuden, at alle former for ydelser og salg af varer er momspligtige, medmindre ydelsen/varen er undtaget herfra. En af undtagelserne er bl.a. amatøridræt generelt, men i relation til sportevents skal arrangører være opmærksom på følgende. Moms af entréindtægter Entréindtægter ved en sportevent er momsfrie, når der alene deltager amatøridrætsudøvere i den pågældende event. Men er der blot én professionel idrætsudøver, Budget & Økonomi, 30/04/14 6
sporteventdenmark.com der deltager i eventen, skal der betales moms af hele entréen. Følgende særregler gælder. Særregel 1: I forbindelse med fodboldkampe skal der være professionelle på begge hold, før der skal betales moms. Særregel 2: Hvis de professionelle idrætsudøvere deltager ved events uden nogen form for vederlag eller mulighed for at opnå vederlag (fx pengepræmier), vil entréindtægten være momsfri. Ifølge en vejledning om moms på sportsområdet (Skatteministeriet, marts 1996), defineres en professionel idrætsudøver som en person, der har indtægter fra sin idrætsudøvelse, som overstiger halvdelen af den gældende dagpengesats for fuldtidsforsikrede. (Pr. 1.1.2009. 94.250 kr.). I beløbet skal medregnes løn fra klubben, beløb fra klubbens støtteforeninger og lignende samt personlige sponsor- og reklameindtægter. Moms af andre indtægter Selvom der evt. ikke skal betales moms af entréindtægten i forbindelse med en event, vil der i forbindelse med en større sportevent typisk være andre mere erhvervsrelaterede indtægter, der er momspligtige, såfremt disse sammen med forbundets øvrige løbende momspligtige indtægter overstiger en omsætning på 50.000 kr. om året. Hertil regnes fx sponsor- og reklameindtægter, annonceindtægter, indtægter fra salg af programmer med annoncer og/eller reklamer, honorarer for udsendelse i dansk radio og tv, indtægter forbundet med salg af øl/vand, mad, souvenirs mv. Momsfritagelse ved enkeltstående events Når et specialforbund er arrangør af en sportevent, er der mulighed for at søge SKAT om momsfritagelse for hele eventen. For at en sådan fritagelse for moms kan opnås, er der en række betingelser, som skal være opfyldt: Overskudsanvendelsen Overskuddet fra eventen skal fuldt ud bruges til velgørende eller på anden måde almennyttige formål, hvilket fx kan være amatøridrætsarbejde. Hvis en mindre del af overskuddet fra eventen bruges til andre formål (ikkevelgørende), er fritagelse udelukket. Eventens varighed For at der kan opnås momsfritagelse, skal der være tale om en enkeltstående event, hvor der kan afholdes: En månedlig event af op til tre dages varighed. Én årlig event af op til 14 sammenhængende dages varighed, eller To events om året af højest otte dages varighed. Salg for arrangørens regning og risiko Salg af varer og ydelser skal ske for arrangørens regning og risiko. Hvis et specialforbund i forvejen er momsregistreret, kan der ikke gives momsfritagelse for salg af tilsvarende varer eller ydelser. Ansøgning til SKAT Hvis der er opnået momsfritagelse for en event, skal arrangøren ikke afregne moms af indtægterne i forbindelse med eventen. Der kan derfor (naturligvis) i forbindelse med momsfritagne events ikke foretages fradrag for moms af de indkøb, der foretages i forbindelse med sådanne events. Men vær opmærksom på, at det i visse tilfælde (fx med svigtende sponsorindtægter) kan være en fordel at være momsregistreret. Hvis et specialforbund vil søge om momsfritagelse i forbindelse med en event, skal der inden eventen afholdes sendes en ansøgning til SKAT. Generel momsfritagelse Ifølge Momsloven (jf. ændringer med virkning fra 1. juli 2002) kan almennyttige foreninger, fx amatøridrætsforeninger og specialforbund, helt fritages for at betale Budget & Økonomi, 30/04/14 7
moms af deres indtægter, under forudsætning af en række betingelser. Undtagelsesbestemmelsen i Momslovens ( 13, stk. 1, nr. 22) siger: Varer og ydelser, der leveres af almenvelgørende eller på anden almennyttige foreninger m.fl. i forbindelse med afholdelsen af aktiviteter, under forudsætning af, at fritagelsen ikke vil kunne fremkalde konkurrencefordrejning. Det er en betingelse, at overskuddet fuldt ud anvendes til foreningens eget formål, samt at overskudsanvendelse på anmodning af de statslige told- og skattemyndigheder kan dokumenteres. Levering af varer og ydelser af forretningsmæssige karakter er ikke omfattet af fritagelsen. Da specialforbund kan gøre brug af den nye fritagelsesbestemmelse, hvis de i øvrigt opfylder kravene til at være momsfritaget (jf. ordlyden ovenfor), betyder det i praksis, at fx sponsor-, reklame- og annonceindtægter, salg af programmer mv. i forbindelse med en event også er fritaget for moms, såfremt forbundet er afmeldt momsregistrering for den løbende drift (indtægter). Et dette tilfældet, er det ikke længere nødvendigt at skulle ansøge om momsfritagelse efter reglerne om fritagelse i forbindelse med enkeltstående arrangementer til en event, stævne mv., idet arrangementer mv. generelt vil være momsfritaget, hvis det er en almenvelgørende forening, fx et specialforbund, der er arrangør. Bestemmelsen i Momsloven om momsfritagelse efter ansøgning i forbindelse med enkeltstående events eksisterer dog stadig og vil fremover være mest aktuel for de forbund, der til daglig er momsregisteret for deres løbende virksomhed, men som i forbindelse med en bestemt event, søger om momsfritagelse for eventen, hvor overskuddet øremærkes til almennyttigt arbejde, fx amatøridrætsarbejde. Yderligere information Arrangører kan finde mere information om momsforhold i pjecen Fri for moms på Danmarks Idræts-Forbunds hjemmeside www.dif.dk. SKAT Er der særlige forhold vedrørende skat, som vi skal være opmærksomme på? En central del af økonomistyringen vedrører håndtering af skatteforhold. Der gælder en række bestemmelser for dette område, som arrangørerne med fordel kan sætte sig ind i. Indkomstbeskatning Foreninger (herunder specialforbund, lokale foreninger og klubber) er ifølge Selskabsskatteloven skattepligtige af de indtægter, de har ved erhvervsmæssig virksomhed, herunder fx sponsor-, reklame-, entré- og annonceindtægter i programmer mv. Dog er der også i Selskabsskatteloven indført den praktiske regel, at forbund, foreninger mv. er fritaget for beskatning, når de erhvervsmæssige indtægter bliver anvendt eller henlagt til almenvelgørende eller almennyttige formål, hvilket betyder, at når de erhvervsmæssige indtægter bliver brugt i overensstemmelse med forbundets formålsparagraf, frafalder indkomstbeskatningen. På samme måde som et forbund ikke skal indsende sit almindelige årsregnskab til det lokale skattecenter, skal der derfor normalt heller ikke indsendes regnskab i forbindelse med afholdelsen af en stor sportevent. Dette gælder, uanset om der udarbejdes et særskilt regnskab for eventen, eller dette er en integreret del af forbundets årsregnskab. Man skal dog i denne forbindelse være opmærksom på, at forbundet altid skal opbevare regnskaber og bilag i minimum tre år, idet skattemyndighederne kan kræve at få adgang til regnskaberne for at kunne bedømme, hvorvidt betingelserne for skattefrihed og fritagelse for selvangivelse er opfyldt. Udbetaling af løn, honorarer, godtgørelser mv. Budget & Økonomi, 30/04/14 8