Patientoverførsel.og.kompetenceopbygning.i.! effektdrevet'optimering!

Patientoverførsel.og.kompetenceopbygning.i.! effektdrevet'optimering! Jesper Simonsen (ansvarlig), professor, Roskilde Universitet Morten Hertzum, professor, Københavns Universitet Indledning! Dette projekt udgør en opfølgning på det samarbejde som Roskilde Universitet (RUC) har haft med Region Sjælland (RS) siden 2005 omkring udvikling af en effekt- og brugerdrevet metode til optimering af kliniske arbejdsgange [1; 2]. Samarbejdet har tidligere gennem forskellige projekter udviklet og eksperimenteret dele af den effektdrevne metode som del af pilotimplementering af EPJ [se fx 3; 4-6] og udvikling af elektroniske overblikstavler [se fx 7; 8-10]. I perioden 2009-2012 omfattede samarbejdet den norske it-leverandør Imatis i projektet Klinisk Overblik som udviklede og indførte elektroniske overblikstavler på de fire akutafdelinger i RS. Projektet inkluderede 2 ph.d.-studerende (finansieret med 50% af RS og 50% af RUC), seniorforskning ved Jesper Simonsen og Morten Hertzum (finansieret med 1 million af Vækstforum Sjælland). Dette har resulteret i foreløbig 20 internationale peer-reviewed publikationer [11] samt en it succes, hvor kliniske afdelinger i hele RS nu efterspørger de elektroniske overblikstavler. Tavlerne er i 2013 bl.a. indført på samtlige afdelinger på Nykøbing Falster Sygehus (NFS): Dette udgør et enestående forsknings site idet ingen andre hospitaler har en sådan teknologi på alle afdelinger, og dette giver helt unikke mulighed for at understøtte kommunikation og koordinering af patientoverførsler på tværs af afdelinger. I alle tidligere projekter har forskerne været ansvarlige for den effektdrevne del af projekterne. Det er en akilleshæl for fastholdelse og udbredelse af effektdrevet optimering, at der opbygges lokale kompetencer i RS så forskernes viden og resultater forankres hos RS. Forskningen har nu nået en modenhed, hvor et samlet metodebud kan præsenteres og afprøves i projekter, hvor Region Sjællands egne medarbejdere anvender og afprøver metoden. Dette giver grundlaget for et aktionsforskningsprojekt, hvor forskerne kan afprøve et samlet metodebud samtidig med at de relevante kompetencer opbygges i RS. Effektdrevet optimering er en metode til etablering og fastholdelse af en lokalt forankret kontinuerlig proces med tre hovedelementer [12]: Specifikation af de effekter som klinikerne ønsker at opnå gennem brug af it, fx Imatis overblikstavler. Realisering af teknologistøttede kliniske arbejdsgange med henblik på at opnå ønskede effekter. Formativ evaluering af specificerede effekter på baggrund af effektmålinger og identifikation af afledte effekter. Projektet vil udvikle/beskrive og udbrede (dissemination) et samlet metodebud og opbygge kompetencer hos en gruppe lokale nøglebrugere til selvstændigt at forestå effektdrevet optimering af patientoverførsel understøttet af overblikstavler og, på sigt, andre kliniske arbejdsgange understøttet af regionens kommende nye sundhedsplatform, Epic. Projektet kan ses som overordnet til og vil konkret bidrage til de foreslåede projekter omkring Outreach og Flaskehalse og belastningsbarometer. 1

Projektet er på baggrund af workshops afholdt af RS hhv. 14/1-2013 [13] og 8/5-2013 [14] af styregruppen 1 for Klinisk Kommunikation udpeget som et af de højest prioriterede ønsker for fortsat samarbejde og det foreslås opstartet på NFS [15]. Formål! Projektet har som aktionsforskningsprojekt formål som retter sig både mod forskningen på RUC og mod løsning af konkrete behov hos RS. Formål for RUC: Udvikling og afprøvning af effektdrevet metode, herunder At udvikle og beskrive en samlet metode til effektdrevet optimering af teknologistøttede kliniske arbejdsgange. At afprøve metoden hvor det er praktikere (klinikere og lokale it-ansvarlige/kvalitetskoordinatorer) der anvende metoden og metodebeskrivelser. Afprøvningen inkluderer ovenstående metodeudvikling, bl.a. ved at udvikle metodisk støtte til de udfordringer praktikerne erfarer. Formål for RS: Fastholde og udbrede effektiv implementering og brug af regionens sundheds-it At opbygge et organiseret netværk af klinikere og lokale it-ansvarlige/kvalitetskoordinatorer med kompetencer i effektdrevet optimering af kliniske it-systemer, herunder overblikstavler (Imatis) og EPJ løsninger (Epic). At optimere klinisk kommunikation med overblikstavler ved patientoverførsler mellem akutafdelingen og alle øvrige afdelinger på NFS. At overføre erfaringer og kompetencer fra optimering med overblikstavler til optimering af klinisk kommunikation med den nye Epic sundhedsplatform. Kravet til metoden er, at den er praktisk anvendelig, dvs. at den kan tilegnes og bruges af lokale nøglebrugere hos RS til selvstændigt at forestå egne effektdrevne optimeringsforløb til løbende at sikre den højest mulige udnyttelse af regionens informationsteknologier. Forskningsformålet indebærer dermed opbygning af kompetencer, hvor RUC forskerne vil: Bidrage til initiering af kompetenceforløb for lokale nøglebrugere. Være ansvarlig for og gennemføre udvalgte effektmålinger og evalueringer i samarbejde med nøglebrugere efter situated learning princippet [16]. Facilitere nøglebrugere i gennemførsel af egne projekter med effektdrevet optimering. Projektet vil fokusere på at udbrede metoden til understøttelse af patientoverførsel. Dette vil først være gennem projekter afgrænset til brug af overblikstavler (2014-2015). Herefter skaleres metoden til at omfatte de foranstående implementeringsforløb med Epic (2016). Under hele forløbet vil RUC forskerne: Forestå erfaringsopsamling af effektdrevet optimering, herunder behov for projektledelse og øvrige kompetencer til at udbrede sådanne effekt- og brugerdrevne projekter i RS. Deltagere! Foreløbigt har følgende personer fået dette forslag forelagt og har svaret, at de er er positivt indstillede i at deltage med de ressourcer som de måtte have til rådighed: 1 Styregruppen består af: Henrik Louw Møller, vicedirektør, NFS, Peder Ørnsholt Ring, kvalitetsdirektør, RS, Morten Andresen, grundlægger og VP, Imatis, Espen Semb, teamleder, Imatis, Morten Hertzum, professor, KU, Henning Trier, funktionschef IT, RS, Ulrich L. Andersen, overlæge, NFS, Anette Dahl Høm, projektleder, RS. 2

Jens V. Lassen, forskningsassistent, RUC, vil supplere seniorforskerne. Jens har netop færdiggjort et speciale om brug af de elektroniske overblikstavler på NFS [17]. Morten Brandrup, ph.d.-studerende, RUC, (se særskilt ansøgning). Deltager bl.a. i Outreach og planlægger som del af ph.d.-projektet at udvikle en opsætning af overblikstavler og mobile enheder med henblik på dataopsamling fra brugen specielt til effektmålinger. Kija Østergaard, intensivsygeplejerske, NFS, ph.d.-studerende, RUC (se særskilt ansøgning). Ph.d.-projektet Outreach gennemføres efter den effektdrevne metode. Lene Hansen, sygeplejerske, NFS. Lene afslutter en masteruddannelse i Sundhedsinformatik i foråret 2014 med et masterprojekt om brug af de elektroniske overblikstavler på NFS. Dorte Djørup Dalgaard, læge, NFS/FAM. Betina Rasch Romme, cheflægesekretær, NFS/FAM. Har deltaget i udvikling af de elektroniske overblikstavler fra deres start i NFS/FAM. Birger Taylor, administrerende overlæge, NFS/FAM. Ulrik Lichtenstein Andersen, afdelingslæge, NFS/FAM. Har deltaget i udvikling af de elektroniske overblikstavler fra deres start i NFS/FAM. Medlem af styregruppen for de elektroniske overblikstavler på NFS. Henrik Louw Møller, vicedirektør. Formand for styregruppen for de elektroniske overblikstavler på NFS, formand for styregruppen for Klinisk Kommunikation. Claus Bo Heinecke, kvalitetskonsulent og it-koordinator, NFS. Formand for arbejdsgruppen for de elektroniske overblikstavler på NFS. Anette Dahl Høm, projektleder og konsulent, RS. Tidligere projektleder på Klinisk Overblik, tilknyttet styregruppen for Klinisk Kommunikation og bl.a. kontaktperson til interessenter i RS uden for NFS. Rasmus Rasmussen, User Interface Specialist, Imatis A/S. Tidligere phd-studerende i projekt Klinisk Overblik. Kontaktperson til Imatis og de applikationer og udviklingsopgaver hos Imatis som vedrører projektet. John Scheuer, lektor, RUC, vil samarbejde tæt med seniorforskerne (se særskilt ansøgning). Dag Torstein Ausen, Projektleder og senior forretningsudvikler, SINTEF IKT, Norge. Aftale om erfaringsudveksling med Dag Ausen som forsker i brug af Imatis teknologi til patientoverførsel i pleje- og omsorgstjenesten i norske kommuner, bl.a. i Stavanger og Tronheim. Metode! Projektets forskningsmetode til udvikling og afprøvning af den effekt- og brugerdrevet metode til optimering af kliniske arbejdsgange er del af en metodeudviklingstradition, der bl.a. kendes tilbage fra Checklands Soft Systems Methodology [18], er baseret på aktionsforskning [19-22], og som de seneste årtier især har udfoldet sig inden for forskningsfeltet Participatory Design [23]. Hovedansøgeren (Jesper Simonsen) har over 20 års erfaring i udvikling af brugerdrevne metoder [24] og aktionsforskning [25], er internationalt anerkendt indenfor Participatory Design [26; 27], og har erfaring fra et tilsvarende ambitiøst og langvarigt metodeudviklingsprojekt i it-forundersøgelse: MUST metoden [28]. MUST metoden blev udviklet gennem et 10-årigt forskningsprogram der inkluderede 10 projekter, hvor forskerne var ansvarlige for projekterne og herigennem eksperimenterede og udviklede metoden, efterfulgt af dissemination 3 projekter, hvor praktikere anvendte og afprøvede et samlet metodebud, altså en overordnet forskningsmetode identisk med den der foreslås anvendes her og i øvrigt en forskningsmetode der i forbindelse med MUST metoden blev forsvaret i en doktorafhandling [29]. Hvor MUST metodens fokus er på indledende analyser og design af it i tæt samarbejde med brugerne (Participatory Design, [30]) er den effektdrevne metodes fokus på implementering, brug og optimering af it, også kaldet Sustained Participatory Design [31; 32]. 3

Det samlede bud på den effektdrevne metode, som er udgangspunktet for denne ansøgning, omfatter vores seneste forskningsresultater mht. metodens teori [5; 12; 32], teknikker (fx til specificering af effekter [33]) og værktøjer (fx til evaluering af kvantitative effekter [3] såvel som kvalitative effekter [34]). Afprøvningen af dette metodebud ( dissemination ) planlægges udført i 4 faser: I fase 1 etableres aktionsforskningsprojektet med de deltagende parter. I fase 2 afprøves metoden i samarbejde med udvalgte klinikere/nøglebrugere på NFS hvor seniorforskerne er ansvarlige for effektmålinger og evalueringer. I fase 3 afprøves metoden af klinikere/nøglebrugere på NFS hvor seniorforskerne vejleder og facilitere undervejs. I fase 4 udbredes og skaleres metoden fra projekter afgrænset til patientoverførsel mellem afdelinger understøttet af overblikstavler (Imatis) til optimeringsforløb med den nye sundhedsplatform (Epic). Fase!1,!forår!2014,!projektetablering! Projektet indledes med en systematisk projektetablering [28] der resulterer i et skriftligt projektgrundlag deltagerne underskriver. Projektetableringens formål er at afklare og skabe gensidig forpligtelse for udgangspunktet for projektet, organisere de involverede nøglebrugere og andre interessenter, udvælge et eller flere projekter for fase 2 og detailplanlægge forløbet for efteråret 2014. Fasen omfatter bl.a. at: Etablere gruppe med deltagende klinikere og andre interessenter. Etablere projektet og dets interessenter, herunder planlægning af projekter i E14. Organisering af interesserede lokale nøglebrugere på NFS. Identifikation af effekter og effektmål gennem workshops/interviews med klinikere for projekter i E14, herunder Outreach. Fase! 2,! efterår! 2014,! effektdrevne! projekter! drevet! af! forskerne! i! samarbejde! med!nøglebrugere! Fase 2 omfatter et eller flere effektdrevne projekter hvor seniorforskerne er ansvarlige for at gennemføre udvalgte effektmålinger og evalueringer i samarbejde med nøglebrugere efter situated learning princippet (mesterlæreprincippet) [16]. De udvalgte projekter omfatter patientoverførsel mellem afdelinger, eksempelvis Outreach eller brugen af boarding pass i forbindelse med planlægning af operationer. Fase to omfatter bl.a.: Planlægning af før- og eftermålinger, samt afklaring af datakvalitet af involverede data Udvikling af relevant og dedikeret metode på baggrund af lokale behov og erfaringerne fra projekt Klinisk Overblik Introduktion til effektdrevet optimering, herunder specifikation af effekter, design af nye funktionaliteter ud fra effektmål, implementering af nye funktionaliteter og tilhørende arbejdsgange, måling af effekter, observation af uforudsete processer Undersøge holdninger til de ændringer/muligheder der følger med tavlerne, i form af kommunikation, koordination og transparens, gennem observation og interviews. Opsætning af overblikstavler og/eller mobile enheder med henblik på dataopsamling fra brugen af Imatis til effektmålinger. Gennemføre og analysere før- og eftermålinger. Evaluere projekterne, herunder afdække behov for projektledelse og øvrige kompetencer. Fase!3,!2015,!effektdrevne!projekter!drevet!af!klinikerne!faciliteret!af!forskerne! I fase tre gennemføres et antal projekter hvor klinikerne på NFS selv forestår brugen af den effektdrevne metode under løbende vejledning af seniorforskerne. Fasen omfatter 4

Udvælgelse, planlægning og etablering af effektdrevne projekter med forskellige ambitionsniveauer, afhængig af behov og ressourcer. Fortsat udvikling af relevant og dedikeret metode. Løbende vejledning af nøglebrugere i deres specifikke projekter. Opfølgende observation af projekterne, inkl. arbejdet med overførsel af patienter mellem afdelinger, efterfulgt af interviews samt analyse af data. Organisering og gennemførsel af erfaringsopsamling på tværs af afdelinger/nøglebrugere. Fase!4,!2016,!overførsel!og!skalering!af!metoden!til!implementering!og!brug!af! Epic! Fase 4 tager udgangspunkt i den planlagte implementering af Epic i RS i 2016. Den effektdrevne metode skaleres til udvalgte projekter som kan omfatter initiel konfigurering og implementering af Epic og/eller optimering af brugen af Epic efter systemet er implementeret i en afdeling. Projekterne kan gennemføres på NFS og/eller andre steder i RS. Fasen omfatter bl.a. Etablering af samarbejde og/eller opfølgning på Epic projekter. Fortsat udvikling af metoden til Epic, herunder dataopsamling fra brug af Epic til effektmålinger. Løbende vejledning af nøglebrugere. Organisering af erfaringsopsamling på tværs af afdelinger/nøglebrugere. Evaluering og rapportering med henblik på spredning af resultater regionalt og nationalt. Tidsplan! Fase 1 Seniorforskere 100 Forskningsassistent 50 Fase 2 Seniorforskere 300 Forskningsassistent 150 Forår 2014 Efterår 2014 Forår 2015 Efterår 2015 Forår 2016 Efterår 2016 Fase 3, Seniorforskere 150 150 Fase 4, Seniorforskere 100 100 Publicering! Der vil løbende blive publiceret i anerkendte, peer-reviewede, internationale tidsskrifter, konferencer og evt. videnskabelige bøger/antologier. Alle publikationer vil være omfattet af BFI autoritetslisten. Generelle metodeorientere artikler kan publiceres i tidsskrifter som fx Design Issues, Scandinavian Journal of Information Systems, og Communications of the Association for Information Systems. Artikler med fokus på det konkrete sundhedssektordomæne kan publiceres i tidsskrifter som fx International Journal of Medical Informatics og Health Informatics Journal. Relevante konferencer for projektets publikationer er fx Participatory Design Conference (PDC), Information Systems Research Seminar in Scandinavia (IRIS), Medical Informatics Europe (MIE), og Scandinavian Conference on Health Informatics (SHI). Derudover vil resultaterne af projektet bliver formidlet til relevante aktører på NFS og i RS i øvrigt gennem workshops og seminarer. 5

Referencer! [1] Simonsen, J. and Hertzum, M. 2009. Effektdrevet it-udvikling: Status og erfaringer 2004-2009. In: Sundhedssektorens digitalisering: Ledelse og effektmåling, A. Bygholm, K. N. Andersen, and C. Nøhr, (Eds.), Ålborg Universitetsforlag. [2] Hertzum, M. and Simonsen, J. 2011. Effects-Driven IT Development: Status 2004-2011. In: Balancing Sourcing and Innovation in Information Systems Development, M. Hertzum and C. Jørgensen, (Eds.), Tapir Academic Publishers. [3] Hertzum, M. and Simonsen, J. 2008. Positive effects of electronic patient records on three clinical activities. International Journal of Medical Informatics. 77(12), 809-817. DOI=10.1016/j.ijmedinf.2008.03.006. [4] Granlien, M. S. 2010. Participation and Evaluation in the Design of Healthcare Work Systems a participatory design approach to organisational implementation. Department of Communication, Business and Information Technologies. PhD thesis, Roskilde University. [5] Hertzum, M., Bansler, J. P., Havn, E. C., and Simonsen, J. 2012. Pilot Implementation: Learning from Field Tests in IS Development. Communications of the Association for Information Systems. 30(1), 313-328. [6] Barlach, A. 2013. Effekt-drevet it udvikling. Eksperimenter med Effekt-drevne Systemudviklingsprojekter der involverer CSC Scandihealth og kunder fra det danske sundhedsvæsen. Institut for Kommunikation, Virksomhed og Informationsteknologier. Phd-afhandling, Roskilde Universitet. [7] Hertzum, M. 2011. Electronic emergency-department whiteboards: A study of clinicians expectations and experiences. International Journal of Medical Informatics. 80(9), 9, 618-630. DOI=10.1016/j.ijmedinf.2011.06.004. Ireland. [8] Simonsen, J. and Hertzum, M. 2012. Real-Use Evaluation of Effects: Emergency Departments Aiming for Warm Hands. Proceedings of the 12th biennial Participatory Design Conference, PDC 2012, Roskilde, Denmark, August 12-16, 2012: Embracing New Territories of Participation, Volume 2: Exploratory Papers, Workshop Descriptions, Industry Cases. 269-73. [9] Hertzum, M. and Simonsen, J. 2013. Work-Practice Changes Associated with an Electronic Emergency-Department Whiteboard. Health Informatics Journal. 19(1), 46-60. [10] Rasmussen, R. 2013. Electronic whiteboards in emergency medicine: Studies of implementation processes and user interface design evaluations. Department for Communication, Business and Information Technologies. Ph.D., Roskilde University. [11] Hertzum, M. 2013. Afslutningsrapport for forskningsdelen af projekt Klinisk Overblik. Roskilde Universitet, 28-07-2013. http://jespersimonsen.dk/downloads/hertzum_2013.pdf [12] Hertzum, M. and Simonsen, J. 2011. Effects-Driven IT Development Specifying, Realizing, and Assessing Usage Effects. Scandinavian Journal of Information Systems. 23(1), 1-26. [13] Imatis 2013. Workshop for oppgaver i prosjektet «Klinisk Kommunikation». Imatis, WS 14_01_2013. http://jespersimonsen.dk/downloads/imatis.pdf [14] Hertzum, M., Simonsen, J., and Scheuer, J. D. 2013. Effektdrevet optimering af klinisk kommunikation. RUC, maj 2013. http://jespersimonsen.dk/downloads/hertzum_simonsen_scheuer_2013.pdf [15] Møller, H. L. 2013. Effektdrevet udvikling af klinisk overblik. Slides, NFS, 3.4.2013. http://jespersimonsen.dk/downloads/louw_moller_2013.pdf [16] Lave, J. and Wenger, E. 1991. Situated learning: Legitimate peripheral participation. Cambridge University Press. Cambridge, UK. [17] Lassen, J. V. 2014. Supporting Hospital inter-departmental communication and coordination of work with electronic whiteboards. CBIT, RUC. Master Thesis (kandidatspeciale), kandidatspeciale, Roskilde University. [18] Checkland, P. 1981. Systems Thinking, Systems Practice. Chichester. West Sussex, UK. 6

[19] Avison, D., Lau, F., Myers, M., and Nielsen, P. A. 1999. Action Research. Communications of the ACM. 42(1), 94-97. [20] MISQ 2004. Special issue on action research in information systems. MIS Quarterly. 28(3), 329-536. [21] Van de Ven, A. H. 2007. Engaged Scholarship: A Guide for Organizational and Social Research. Oxford University Press. Oxford. [22] Mathiassen, L. and Nielsen, P. A. 2008. Engaged Scholarship in IS Research - The Scandinavian Case. Scandinavian Journal of Information Systems. 20(2), 3-20. [23] Bratteteig, T., Bødker, K., Dittrich, Y., Mogensen, P. H., and Simonsen, J. 2012. Methods: organizing principles and general guidelines for Participatory Design projects. In: Routledge International Handbook of Participatory Design, J. Simonsen and T. Robertson, (Eds.), Routledge. [24] Simonsen, J. 1994. Designing Systems in an Organizational Context: An Explorative Study of Theoretical, Methodological, and Organizational Issues from Action Research in Three Design Projects. Ph.D.-thesis, Writings on Computer Science No. 52, Computer Science Department, Roskilde University, Roskilde, Denmark. [25] Simonsen, J. 2009. A Concern for Engaged Scholarship: The challenges for action research projects. Scandinavian Journal of Information Systems. 21(2), 111-128. [26] Simonsen, J. and Robertson, T. 2012. Routledge International Handbook of Participatory Design. [27] 2012. Special Issue on Participatory Design. Design Issues. 28(3)(3). [28] Bødker, K., Kensing, F., and Simonsen, J. 2008. Professionel IT-forundersøgelse - grundlag for brugerdrevet innovation (2 udg.). Samfundslitteratur. [29] Kensing, F. 2003. Methods and Practices in Participatory Design. IT University of Copenhagen, ITU Press. [30] Bødker, K., Kensing, F., and Simonsen, J. 2004. Participatory IT Design. Designing for Business and Workplace Realities. MIT Press. Cambridge, Massachusetts. [31] Hertzum, M. and Simonsen, J. 2010. Effects-Driven IT Development: An Instrument for Supporting Sustained Participatory Design. Proceedings of the 11th Biennial Participatory Design Conference (PDC 2010). 61-70. [32] Simonsen, J. and Hertzum, M. 2012. Sustained Participatory Design: Extending the Iterative Approach. Design Issues. 28(3), 10-21. [33] Simonsen, J., Hertzum, M., and Barlach, A. 2011. Experiences with effects specifications. In: Balancing Sourcing and Innovation in Information Systems Development, M. Hertzum and C. Jørgensen, (Eds.), Tapir Academic Publishers. [34] Simonsen, J. and Friberg, K. 2014. Collective Analysis of Qualitative Data. In: Situated Design Methods, J. Simonsen, C. Svabo, S. M. Strandvad, K. Samson, M. Hertzum, and O. E. Hansen, (Eds.), MIT Press. 7