REFERAT Følgegruppemøde Kommunernes Datafællesskab og Serviceplatformen, 20. november 2014 Deltagere: Anders Tandrup, Fredensborg Kommune Brian Andersen, Roskilde Kommune Flemming Egeriis Hartwich, Sorø/Ringsted Kommune Henrik Brix, Favrskov Kommune Henrik Flindt, Vejen Kommune Jørgen Rosenskjold, Esbjerg Kommune Lotte Pape Topholt, Vesthimmerland Kommune Lars Sommer, Odense Kommune Poul Venø, Herning Kommune Simon Schulian, ATP Kombit: Sisse Bang, projektleder for Kommunernes Datafællesskab Mette Holm Simonsen, projektleder for Serviceplatformen Annette Due, forretningsudvikler for Kommunernes Datafællesskab Carina Schou Nielsen, projektkoordinator for Serviceplatformen, referent Afbud: Michael Breuning, Odense Kommune Michel van der Linden, Kalundborg Kommune Hans Christian Jelstrup, ATP Pia Færch, KL Dagsorden 1. Velkomst... 2 2. Status fra Kommunernes Datafællesskab... 2 3. Status fra Serviceplatformen... 3 4. Afregningsmodel for Serviceplatformen... 4 5. Opfølgning på den fælleskommunale infrastruktur herunder Datafordeleren... 5 6. Kommunikationsstrategi for Kommunernes Datafællesskab og Serviceplatformen. 5 7. Evt.... 6 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/6
1. Velkomst v. Mette Holm Simonsen og Sisse Bang Følgegruppen blev budt velkommen. Mette fortalte, at KL har meldt afbud og de mangler at finde en ny repræsentant i stedet for Pia Færch. 2. Status fra Kommunernes Datafællesskab v. Sisse Bang Sisse fremviste Gantt diagram på integrationer, som skal anvendes i forbindelse med monopolbruddet dvs. KY, KSD, SAPA og Barsel med anvendelse af rammearkitekturens Støttesystemer (STS). Diagrammet er pt. et arbejdsdokument og derfor ikke offentliggjort. Planen viser, at der kommer til at være perioder med massivt pres. 18.2.2015 forventes de tekniske specifikationer klar fra STS, som bliver styrende ift. udviklingen, da de fleste snitflader har afhængighed til Støttesystemerne. KDF arbejder på en governancemodel i samarbejde med Serviceplatformen for, hvordan changes og lovvedligehold håndteres fremadrettet KOMBIT har anskaffet KIGO (et opgave- og opfølgningsværktøj), der skal hjælpe med at afklare, hvad hhv. kommuner, projekter og KDF skal gøre. Der er indgået hensigtserklæringer med de kommercielle leverandører ERP, Jobcenter og ESDHområdet, som har obligatoriske snitflader mod de fælleskommunale løsninger. Disse er offentliggjort på kombit.dk og næste etape er igangsat ift. at indgå bindende rammeaftaler. Hensigtserklæringerne betyder, at leverandører committer sig til STS og monopolbrudstidsplanen - og angiver en maxpris på, hvad det vil koste dem at tilslutte sig Serviceplatformen, således at det er gennemsigtigt for kommunerne, hvad makspris for omlægningen til Serviceplatformen bliver. Mange leverandører har allerede tilkendegivet, at de vil sikre at deres løsninger er compliant med Serviceplatformen, hvilket forventes at smitte af på øvrige leverandører og gøre det lettere for kommunerne at finde de rigtige leverandører. Desuden er det blevet et konkurrenceparameter ift. SKI, hvilket også er positivt. Sisse præsenterede en liste som på sigt skal udgøre den samlede integrationsportefølje for snitflader. Af listen fremgår snitfladens formål, bestiller (monopolbrudssystem) og lovhjemmel. Listen vil blive udbygget med tidsplan for tekniske specifikationer, og idriftsættelse. Listen vil være tilgængelig via kombit.dk. Når snitfladerne kommer på Serviceplatformen, kan man også finde uddybende teknisk beskrivelse af dem der. Flemming Harwich nævnte, at kommunerne mangler kendskab til indholdet af snitfladerne. Hvis kommunen kender indholdet, er det lettere at være forudseende, når de skal indgå aftaler med leverandørerne. Der var enighed i gruppen om, at kommunerne mangler beskrivelserne. Baseline ift. snitflader er, at de ikke kan tilpasses enkelte kommuners behov, da behov er forskellige og der ikke er tid til tilpasning ift. monopolbrudstidsplanen. Snitfladerne skal i udgangspunktet indeholde det samme som KMD sag. Ni ud af de ti snitflader, der præsenteres nu, er allerede i kommunernes systemlandskab. Kommunerne har bare ikke adgang til dem, da de ligger hos KMD. KOMBIT har forpligtet KMD til at afsløre indholdet af snitfladerne og alle kommuner har fået tilsendt en mail med oversigt over anvendte snitflader de såkaldte kommunelister. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/6
Annette bad følgegruppemedlemmerne kontakte KY, KSD og SAPA for afklaring af, hvilke snitflader kommunerne anvender. Monopolbrudsprojekterne vil derefter kontakte KMD for at finde ud af, hvad snitfladenavnene dækker over og om snitfladerne skal bruges fremadrettet eller om de kan udfases. Dette er vigtig viden for KOMBIT ift. implementeringsopgaven. Bestillingsblanketten til snitflader/webservices forventes klar i løbet af december 2014. Ønsker kan for nuværende sendes til kdf@kombit.dk. KDF holder ugentligt møde, hvor ønskerne drøftes og BC afklares. Annette nævnte, at hun gerne vil bruge følgegruppen til at få en vurdering af, om BC for en given snitflade holder. Snitfladeønsker prioriteres fortsat ift. monopolbrudsprojekterne. Anders Tandrup udtrykte ønske om, at der gøres brug af tynde fagsystemer ift. ESDH fremfor tykke ikke pga. arkitektur, men for at reducere udgifterne til udtræk af sager. Mette nævnte, at opgaven med udtræk af data og arkivering muligvis kan lægges i udbud. 3. Status fra Serviceplatformen v. Mette Holm Simonsen 95 kommuner har oprettet en administrator på Serviceplatformen og 22 kommuner anvender den. Den seneste kommune er København. Målsætningen er, at 25 % af kommunerne anvender Serviceplatformen inden årets udgang, og det er KOMBIT næsten i mål med.. Mette lovede at sende en mail til følgegruppen med en oversigt over hvilke kommuner, der er tilsluttet og hvilke systemer, de anvender. Oversigten over tilsluttede leverandører og it-systemer vil blive lagt på kombit.dk. Flemming Hartwich nævnte, at Sorø sammen med et par andre kommuner har arbejdet på at få Rambøll Care systemet på Serviceplatformen, hvilket er en svær øvelse som gruppe. Der er behov for at pushe efterspørgslen i flere kommuner og at KOMBIT hjælper. KOMBIT skal opfordre kommunerne til, at at gå i byen sammen, så de kan presse leverandørerne. Leverandørerne skal gøres opmærksomme på, hvad der ligger på Serviceplatformen. Brian Andersen nævnte KITOS, som en oversigt der kan hjælpe ift. vidensdeling om systemer og leverandører. Pt. er 24 kommuner tilsluttet og forhåbentlig kan det også indgå en større sammenhæng med Serviceplatformen. Mette viste oversigt over antal kald på Serviceplatformen. Antallet af kald er steget i de sidste par måneder, eftersom NemRefusion er kommet på. KOMBIT har været efter leverandørerne ift. at få dem til at effektivisere antallet af kald, så for andre systemer, er antallet af kald faldet. På næste følgegruppemøde vil Mette fortælle om planerne for udbygning af Serviceplatformen, governance og planlagte releases. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/6
4. Afregningsmodel for Serviceplatformen v. Annette Due Annette præsenterede forslag til ny afregningsmodel, som også er præsenteret på kommunedagene. Den ny afregningsmodel er udarbejdet på bagrund af 2 møder i afregningsgruppen med deltagelse af 17 kommuner, hvori også Henrik Brix og Poul Venø er repræsenteret. Princippet for den ny afregningsmodel er, at der gælder én fast pris pr. indbygger inkl. forbrug og at prisen reguleres én gang årligt forud for fastlæggelse af de kommunale budgetter. KOMBIT har stadig en afregningsmodel ift. leverandøren, der er baseret på antal klik. Har KOMBIT haft et merforbrug ift. forventet forbrug, vil prisen stige det efterfølgende år for kommunerne og er forbruget mindre, nedsættes prisen. KOMBIT har dermed ansvaret for overvågning af forbrug. Gruppen blev bedt om at forholde sig til 3 forslag til, hvad prisen pr. indbygger skal basere sig på og drøfte forslagets fordele og ulemper. Forslagene tænkes for løsninger generelt og ikke monopolbrudsprojekterne. UDKs forbrug på Serviceplatformen afregnes sammen med monopolbrudssystemerne efter en anden afregningsmodel. Forslag Fordele Ulemper 1. 1 kr. pr. borger, som Incitamentstruktur 1 gang på SP bliver dyrt inkluderer alt (man kan bruge løs uden at tænke Uigennemsigtig over det) Prisændringer kan blive Let at forstå høje pr. år Budgetsikker Let at formidle 2. 0,1 kr. pr. borger pr. system Kan muligvis begrænse antallet af systemer Bliver muligvis billigere ift. forbrug i hvert fald for dem, der bruger færre services Det skal defineres, hvad et system er ift. afregning Kræver lokal administration 3. 0,01 kr. pr. borger pr. system pr. dataområde 1 gang er billigt Ingen incitamentsstruktur Kræver administration Følgegruppen besluttede at indstille forslag 1 til Direktionen. Pris for brug af Serviceplatformen i 2015 Annette præsenterede to forslag fra Afregningsgruppen til at få flere kommuner på Serviceplatformen. 1. at kommunerne i 2015 kan bruge services ubegrænset på Serviceplatformen mod en engangspris på 0,31 øre pr. indbygger 2. at kommunerne kan bruge Serviceplatformen gratis det første halvår frem til 1.7.15 For begge forslag gælder, at det overordnede forslag med en totalpris på 1 kr. pr. borger vil træde i kraft, når der er flere services på Serviceplatformen. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/6
Følgegruppen var enig om, at Annette viderebærer forslag 1 (0,31 kr. pr. indbygger i 2015) til direktionen. Dertil blev kommenteret, at den største udfordring ift. at få kommunerne over på Serviceplatformen - er systemerne og ikke prisen. KOMBIT skal kommunikere om den overordnede plan for Serviceplatformen og informere kommunerne om, at prisen vil stige. Brian Andersen foreslog, at Serviceplatformen er gratis i hele 2015 frem til monopolbrudsløsning er klar, så kommuner og leverandører kan blive gearet til at bruge den. Derefter kan der sættes en højere pris for at dække manglende indtægter i 15. Det blev foreslået, at KOMBIT indkøber en ressource, der kan facilitere et netværk ift. at få kommuner til at bruge Serviceplatformen. Herunder kigger på hvilke systemer, der er ræson i at få på. Prisen for arbejdet kan medtænkes i den pris, kommunerne skal betale for Serviceplatformen. 5. Opfølgning på den fælleskommunale infrastruktur herunder Datafordeleren v. Mette Holm Simonsen Mette fortalte, at KOMBIT og Digitaliseringsstyrelsen har indgået et projektsamarbejde. Det står klart, at grunddata vil blive distribueret via Datafordeleren og at data opdateres i systemerne og ikke på Datafordeleren. Det er usikkert om cpr optionen kommer inden for den første tidsplan for Datafordeleren. Mette præsenterede slides for rammearkitekturen, hvoraf det fremgår, at der i den fællesoffentlige virkelighed vil der være en føderation af serviceplatforme, der snakker sammen. KOMBIT har derfor fokus på at bygge bro mellem forskellige begrebsmodeller, sikkerhedsmodeller og transportmekanismer. Desuden arbejdes der på at bygge bro mellem andre sikkerhedsmodeller og den der er defineret i STS. 6. Kommunikationsstrategi for Kommunernes Datafællesskab og Serviceplatformen v. Annette Due Annette præsenterede forslag til budskaber for de kommunale målgrupper og følgegruppen blev bedt om at identificere, hvilke øvrige målgrupper, der er relevante ift. kommunikation. Herunder var der en afklaring af, hvad rollebeskrivelserne på Serviceplatformen dækker over. En underskiftberettiget på Serviceplatformen er den person, der er berettiget til at indgå serviceaftaler på Serviceplatformen dette er ikke nødvendigvis ensbetydende med, at personen har samme bemyndigelse ellers i kommunen. Flemming Hartwich nævnte, at Sorø Kommune overvejer at etablere et fælles datakontor, hvilket vil betyde at flere af rollerne muligvis samles. Lotte Pape Topholt nævnte, at der i mange andre kommuner er decentral styring, hvilket betyder, at der kan være forvaltninger, der ikke bliver orienteret om Serviceplatformen. Derfor kan KOMBIT opfordre modtagere af nyheder fra Serviceplatformen til at informere videre. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/6
Der var enighed om, at selvom KOMBIT skelner mellem Serviceplatformen og KDF, gør det sig ikke gældende i kommunerne. Der kender de ikke KDF, og der skal derfor kommunikeres som én enhed. Kommunerne mangler stadig budskabet om, hvorfor de skal bruge Serviceplatformen. Et bud er, at det er starten på monopolbruddet og derfor skal kommunerne i gang. Budskabet skal pakkes ind, så det ikke lyder som om, at det er kommunens ansvar at komme i gang det skal være en opfordring til det. Følgegruppen drøftede, hvad der skal kommunikeres til hhv. digitaliseringschefer, kommunernes ledelser og følgegruppen selv. 1. Digitaliseringschefer God idé at nævne at KOMBIT prioriterer sikker drift. Der skal kommunikeres operationelt og konsolideres til kommunikation om snitflader. Serviceplatformen er en langsigtet investering. Digitaliseringscheferne skal informeres om at få styr på data og datasikkerhed. Der skal også kommunikeres om, hvorfor der er brug for flere serviceplatforme. 2. Kommunernes ledelser Serviceplatformen er en nødvendighed, som ikke kan fravælges ift. rammearkitekturen Det er et fællesskab, man skal være med i og man kan ikke gå enegang. Der blev i den forbindelse nævnt, at der er opstået en generel misforståelse i kommunerne om, at de opnår 25 % besparelse ved monopolbruddet. Besparelsen på de 25 % har rod i det fællesbrev, som KL og KOMBIT udsendte i februar 2014. Der er derfor brug for at få specificeret, at besparelsen er gennemsnitlig, hvilket KOMBIT bør forklare, hver gang besparelsen nævnes. Følgegruppen opfordrede KOMBIT til ikke at blande kr./øre ind i budskabet om besparelser ved at bruge Serviceplatformen. 3. Følgegruppen Enighed om at følgruppen skal være i stand til at forklare afregnings- og strukturmodel for Serviceplatformen samt videreformidle den strategisk. Budskabet fra følgegruppen skal være, at vi bruger den gør I? Annette nævnte, at KOMBIT arbejder videre med følgegruppens input og at det vil blive formidlet i nyhedsbreve og budskaber på SP. Mette vil undersøge om, KOMBIT sammen med Datafordeleren kan stille op i KIT-magasinet. 7. Evt. Næste mødedato er torsdag den 29. januar 2015 kl. 10-13 i KOMBIT. Fokus på næste møde er at lægge en strategi for at få flere kommuner på Serviceplatformen med udgangspunkt i udvalgte cases/testimonials fx Rambøll Care. Output kan f.eks. være en pixibog/trin for trin guide til brug for kommunerne. Hjemmeopgave til alle i gruppen til næste gang er at kigge på en løsning, der kan bruges som velegnet case. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/6