ÅRSBERETNING 2014-2015 Boligkontoret Århus
INDHOLD Ved strategiens ende kan en ny begynde... 4 Vi er kommet godt i mål... 6 Vores strategiske mål... 6 Kommunikationsmål... 8 Vores leveregler... 9 Fortsat glade beboere...10 Et godt sted at bo... 10 Vores service til serviceeftersyn...11 Rejsen ind i Boligkontoret Århus...11 Når vi forstyrrer i beboeres hjem...12 Beboernes møder... 13 Beboernes blad... 14 Din digitale boligorganisation... 15 Ultra-lokal TV... 15 De unge beboere... 16 Flere kan låne til boligforbedringer... 16 Tilfredse medarbejdere...25 Et godt sted at arbejde... 25 Indsatser og anerkendelser... 25 Levende dialog og netværk... 26 Læring og udvikling... 26 Gode boliger også i fremtiden...27 Forberedt på fremtiden... 27 Rammeudbud... 27 Fokus på energiforbruget... 28 Får vi flere boliger?... 29 Får vi færre boliger?... 29 Danmarks smukkeste boliger næsten da... 29 Boligforbedringer...30 Økonomien...32 Bedre økonomisk rustet... 33 Hvad betyder det for den enkelte beboer?... 34 Velkommen og farvel... 17 Hvorfor flytter de?...17 Hvor længe bor de hos os?... 18 Ufrivillige flytninger... 19 Styr på strømmen... 19 Udlejningsaftaler... 19 AARHUSbolig i nye klæder... 19 Færre fædrehoteller...20 Dynamiske helhedsplaner... 21 Mange aktiviteter...21 Hvad er meningen?...21 Møllevangen er stadig med... 22 Samarbejdet med afdelingsbestyrelserne...23 Dialog og respekt... 23 Konkrete indsatser... 23 Forberedelse til afdelingsmøder... 24 Bestyrelsernes kanaler... 24 Vil du være med eller bare se på?... 24 Læs mere Langt de fleste dokumenter, pjecer mv., som vi omtaler i beretningen, kan du finde på enten hjemmesiden - www.bk-aarhus.dk - eller på BKÅ Portalen. Brug evt. sidernes søgefunktion. 2 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 3
Ved strategiens ende kan en ny begynde Boligkontoret Århus formulerede i 2012 en strategi for perioden frem til 2015. Her var fokus på Byens bedste service, Din fremtidssikrede bolig og Nytænkning af beboerdemokratiet. Vi har skridt for skridt bevæget os ad disse tre spor, og vi har løbende vist bl.a. i beretningerne til repræsentantskabsmøderne, hvordan vi er nået stadig længere. De strategiske prioriteringer er arbejdet grundigt ind hos medarbejdere, og også afdelingsbestyrelser og udvalg har bidraget rigtig godt til at bringe os fremad. Vi er nået langt Nu er tiden kommet til at gøre status: Vi er nået rigtig langt med Din fremtidssikrede bolig. Ikke alene har vi vedtaget fremtidssikringsstrategier i næsten alle afdelinger. Vi har også lavet energistrategi og energisyn, screenet for PCB, udbredt den finansierede råderet og opkvalificeret både beboervalgte og medarbejdere. Vi har også taget store skridt mod Byens bedste service. Vi har skabt en stærk kundeservicekultur blandt medarbejderne, arbejdet intensivt med vores kommunikation, givet mange nye digitale muligheder og har løbende fulgt med i og op på beboernes oplevelser af vores service. Og der er arbejdet med nytænkning af beboerdemokratiet bl.a. gennem et helt nyt koncept for materiale og forslag til afdelingsmøderne, opstart af udvalgs- og bestyrelsesnetværk samt målrettet information om beboerdemokratiets mange muligheder. Vi er ikke færdige og bliver det nok heller aldrig. Men vi er nået et langt stykke ad vejen, og meget af det kan du læse om her i beretningen. En ny strategi Derfor har organisationsbestyrelsen set fremad og har videreudviklet på de strategiske målsætninger for perioden 2015-19. Den overordnede vision er, at skabe hjem, der samler Århus. Vi er i disse år vidner til et boligmarked, der bliver mere og mere opdelt, og hvor folk i stadig højere grad bor sammen med nogen, der ligner dem selv. Bestyrelsen mener, det er en helt gal udvikling. Tværtimod bliver byen og dens fællesskaber stærkere af, at alle boligområder er mangfoldige. Og den enkelte almene boligafdeling bliver stærkere af, at have en bred og varieret beboersammensætning. Derfor er det visionen at være en boligorganisation, hvor alle mulige forskellige mennesker fra alle mulige forskellige baggrunde aktivt vælger, at her vil de gerne bo. Nemt, attraktivt og fælles Under den vision skal der særligt arbejdes på tre fronter. Vi skal gøre det Nemt, Attraktivt og Fælles. Nemt: Et fokus på at service ikke kun drejer sig om at skabe 117 muligheder, men om at gøre dagligdagen nem for beboeren, herunder også nemt at hjælpe sig selv. Fælles: Et fokus på at muligheden for fællesskaber er noget af det, der gør almene boligorganisationer og -afdelinger attraktive, men også at stærke fællesskaber gør beboerdemokratiet mere indholdsrigt, levende og relevant. Det fælles rummer beboerdemokratiet, men er større end dette. NEMT AT FLYTTE ATTRAKTIVT ATTRAKTIVT FOR OS NEMT ATTRAKTIVT FOR DIG NEMT AT GØRE DET RIGTIGE Vi skaber hjem, der samler Århus NEMT AT FÅ HJÆLP Attraktivt: Et fokus på at vejen til at vælge at bo og blive boende hos Boligkontoret Århus først og fremmest er, at boligen er attraktiv med hensyn til udseende, indretning, fremtidssikring, udearealer, energiforbrug, beliggenhed osv. En attraktiv bolig er både fremtidssikret i demokratisk fællesskab i afdelingen og rummer mulighed for at gøre den til sit helt eget hjem bl.a. gennem en aktiv brug af råderetten. De tre nøgleord vil forme Boligkontoret Århus arbejde de kommende fire år. Og under de overskrifter vil organisationsbestyrelsen sætte en mængde konkrete projekter i værk, som bid for bid, år for år skal bringe os tættere på at realisere visionen om at skabe hjem, der samler Århus. Det er et stort arbejde men heldigvis bygger vi tydeligt videre på de tre ben fra den hidtidige strategiperiode. Og vi har vist, at vi kan nå rigtig langt i fællesskab mellem bestyrelse, afdelinger og medarbejdere. ATTRAKTIVT FOR FREMTIDEN NEMT AT FÅ INDFLYDELSE STARTHJÆLP TIL FÆLLESSKAB VORES UDERUM VIRTUELLE FÆLLESSKABER VORES FÆLLES FACILITETER FÆLLES 4 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 5
Vi er kommet godt i mål Vores strategiske mål I Boligkontoret Århus har organisationsbestyrelsen udpeget en række mål, som vi løbende følger op på. Målene er skridt på vejen mod de mere overordnede og strategiske indsatsområder, som repræsentantskabet har udpeget for boligorganisationen: Byens bedste service Din fremtidssikrede bolig Nytænkning af beboerdemokratiet Derudover har bestyrelsen en målsætning om, at Boligkontoret Århus skal være en attraktiv arbejdsplads. Samlet set er målopfyldelsen i 2014-15 meget høj. Vi har nået alle mål, på nær for fem områder flere af dem pga. hensigtsmæssige justeringer: Niveauet for lånefinansiering af vedligeholdelsesplanerne er steget klart - trods arbejdet med fremtidssikringsstrategier. Det skyldes, at vi samtidig har lavet en kvalitetssikring af vedligeholdelsesplanerne, så alle større arbejder på klimaskærm og installationer nu fremgår af alle vedligeholdelsesplaner. Samlet set er det erkendte renoveringsbehov altså steget markant, mens det reelle behov for låneoptagelse er steget betydelig mindre takket være fremtidssikringsstrategierne. Vi forventer, at niveauet kan nedbringes mere i de kommende år. Vi har ikke undersøgt beboernes tilfredshed med beboerdemokratiet i år. Spørgsmålet ville være så bredt og upræcist, at svarene ikke vil være brugbare. Afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med servicen fra administrationen er steget. Men den nåede ikke helt op på det ønskede niveau. Det er dog baseret på et meget lille antal besvarelser. Organisationsbestyrelsen har derfor bl.a. på baggrund af dialogmødet i januar besluttet at følge op på afdelingsbestyrelsernes tilfredshed, ønsker og ideer på andre måder end spørgeskemaundersøgelser. Vi har ikke nået målet om at sende opsagte boliger hurtigt i tilbud. Det skyldes en bevidst omlægning af arbejdsgangen, fordi det ikke altid er hensigtsmæssigt at sende en bolig hurtigt i tilbud. Faktisk er det lykkedes at få boligerne lejet endnu hurtigere ud i 2014 end tidligere og målet for 2015 afspejler da også, at det nye fokus har været en succes. Personaleudskiftning og barselsorlov betød, at ekspeditionen af flytteopgørelser ikke gik helt så hurtigt i 2014 som ønsket. Til gengæld har vi med nye arbejdsgange og gode folk tilbage på opgaverne fået hastigheden højere end nogensinde her i 2015. Målepunkt Kvalitet af nybyggeri Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Underfinansiering af vedligeholdelsesplaner 2015 Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager Høj deltagelse Beboeres tilfredshed med beboerdemokratiet Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administrationen Kundetilfredshed med information Kundetilfredshed ved indflytning Kundetilfredshed ved fraflytning Hurtig genudlejning Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Medarbejdertilfredshed 2012 2 - - 44% - 2,9 3,3 3,2 3,1 3,2 3,3 72% 62% 3,8 2013-1.026-52% - 2,8 3,4 3,1 3,2 3,2 3,2 73% 70% 3,6 2014 0 1.104 3,3 59% - 2,9 3,2 3,1 3,2 3,3 3,2 56% 61% 3,7 Mål 2014 0 940 40% 67% 67% 3,2 udmøntning Antal nybyggerier, der v/etårseftersyn har K 3-fejl eller som har K 2-fejl på mere end to overordnede bygningsdele (niveau 2 i forvaltningsklassifikationen) Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Anden kapitalfremskaffelse over en ti års periode kr. pr. m² Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Andel af beboerne der angiver, at have deltaget i en eller flere beboerdemokratiske aktiviteter Årlig tilfredshedsundersøgelse Årlig tilfredshedsundersøgelse blandt beboervalgte, Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Andel af opsagte boliger, der er sendt i tilbud senest arbejdsdagen efter modtagelsen af opsigelse Andel, hvor gennemsnitlig tid fra synsdatoen til fremsendte af endelig flytteopgørelse er maks. 5 uger Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, Sygefravær 7,5 7,1 7,9 8,0 Samlet gennemsnitligt antal af sygedage Score for God ledelse 3,3 3,3 3,3 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, 6 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 7
Kommunikationsmål Vores leveregler Vi har også nået stort set alle mål i kommunikationsstrategien, der har flankeret det overordnede Strategisk fokus for Boligkontoret Århus 2012-2015. Vores hovedprincip for kommunikation, Keep it simple, er godt implementeret og vil fortsat være i fokus for vores kommunikation og især som vigtigt element og kvalitetssikring i den gode service. Kommunikation går på kryds og tværs af det hele, og vi kommer ind på flere konkrete indsatser igennem beretningen. Men overordnet har vi til stadighed stor fokus på, at vores (ofte travle) modtagere får oversat det komplekse til noget simpelt, så det også er nemt at handle eller ændre adfærd herunder fokus på visuel kommunikation. møder brugervenlige systemer og hjælpsomme medarbejdere får afklaring nemmere og hurtigere end forventet bliver guidet til bedre og enklere kanaler, fx selvbetjening (efter behov) I 2014 vedtog organisationsbestyrelsen et såkaldt virksomhedskodeks for Boligkontoret Århus. Det er et sæt grundlæggende spilleregler for, hvordan vi driver vores virksomhed og de lægger sig i vid udstrækning hen over en allerede eksisterende adfærd i organisationen. Et kodeks er relativt uafhængigt af den branche, vi opererer i. Men det udtrykker nogle grundlæggende opfattelser af, hvordan vi vil optræde og fremstå. De fem hovedprincipper i virksomhedskodekset er: Miljø- og ressourcebevidsthed Social ansvarlighed Respekt og dialog Attraktiv arbejdsplads Innovation får en tilpas mængde information som er lettilgængelig, forståelig, relevant og direkte brugbar. Ved siden af administrationens kommunikationsfokus står Kommunikationsudvalget og følger tæt med i den faktiske kommunikation samt i beboernes behov. 8 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 9
Fortsat glade beboere Et godt sted at bo 99% af vores beboere vil anbefale Boligkontoret Århus til andre. Det viser den seneste tilfredshedsundersøgelse blandt vores beboere. Hvert år undersøger vi nemlig tilfredsheden hos vores beboere nærmere bestemt spørger vi tilfældigt udvalgte beboere om deres tilfredshed med Servicen fra administrationen Servicen fra ejendomsfunktionærerne Vores informationen Oplevet boligkvalitet i forhold til husleje 2012 2013 2014 I alle fire kategorier ligger tilfredsheden på samme, høje niveau som de seneste år. Og de mange konstruktive kommentarer og uddybninger bliver brugt i den løbende udvikling af vores service mv. Igen i år går de fleste roser til ejendomsfunktionærer, som mange har en god og personlig relation til. Fx lyder det sådan fra en beboer: Hvis man skal have hjælp, står de altid klar med en hjælpende hånd. Dem kunne vi ikke undvære, og ikke mindst min søn, der hver morgen skal ned og sige godmorgen til dem, inden skolen starter. Jeg er generelt tilfreds med jeres service, dog synes jeg ikke den netop foreståede udskiftning af radiatorer forløb optimalt. Vi fik taget varmen, da det stadig var for koldt udenfor, og det tog en måned med rullepap og håndværkere Vores service til serviceeftersyn Selv om vi uden faktuel dokumentation har Byens Bedste Service, så kan den altid blive bedre. Vi har altid fokus på at forbedre os når vi enten selv får en ide, eller når vi får feedback fra vores beboere. På det sidste er vi begyndt at arbejde et spadestik dybere og mere proaktivt med vores service i fagtermer med discipliner som servicedesign og kunderejser. Det handler forenklet sagt om, at vi i stedet for at justere en enkelt detaljer i en proces ser på helheden og totaloplevelsen i en konkret servicerejse fra A til B. Og vi forholder os ikke kun til sproglige svar og feedback, men kigger også på faktisk adfærd, der langt fra altid stemmer overens med det, man siger og mener. Derfor har vi også opbygget en intern kompetence i adfærdsdesign mhp. at hjælpe især vores beboere endnu bedre til at gøre det rigtige eller undgå at gøre det forkerte. Dvs. der hvor vores kommunikation ikke når helt ind og bliver til den ønskede handling eller adfærd, ja der vil vi forsøge at arbejde med små puf, ændringer af fysiske rammer, simplificering af processer osv. på en mere struktureret og gennemtænkt måde ud fra viden om vores adfærdsmønstre. Vi bruger allerede den viden om adfærd og beslutningsmønstre bevidst i vores kommunikation. Og vi har planer om, at arbejde endnu mere ud af det spor, når vi fx i forbindelse med strategiske indsatsområder eller særlige udfordringer vil dreje handlinger og adfærd i en bestemt retning. Det kunne fx være at spare på energien i boligen/afdelingen eller at opnå en bedre affaldssortering. Rejsen ind i Boligkontoret Århus 3,1 3,2 3,1 3,1 3,3 3,4 3,2 3,1 3,2 3,2 Boligkvalitet Administration Ejendomsfunktionær Information Som pilotprojekt på vores servicedesign har vi haft indflytningssituationen under lup og mere konkret lavet: En intern kortlægning af hele kunderejsen og alle kontaktpunkter før, under, efter indflytning. Interviews med og observationer af nye lejere ved ejendomsfunktionærers velkomst. Konkrete ideer og forslag, der skal forbedre vores service. Og det var virkelig en øjenåbner, at være kunde i egen butik og tage med på den rejse, vi tilbyder vores indflyttere. Vi fandt flere uhensigtsmæssigheder, dobbeltinformationer, overflødig trin og omveje på rejsen og vi fik samtidig en række ideer til at designe vores service bedre, herunder også vores interne arbejdsprocesser. Eksempelvis har vi nu gjort det muligt, at en beboer kan flytte ind før tid efter aftale med ejendomsfunktionæren selv om administrationen er gået på weekend. Og vi arbejder videre med at gøre det nemmere at besvare tilbud mv. 10 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 11
Vi vil på den måde fremover stille skarpt på andre og flere kunderejser altså afgrænsede serviceydelser med interaktioner mellem medarbejdere og beboere, fx en klage eller en længere råderetssag. Helt konkret vil vi på årets medarbejderdag i maj 2015 arbejde med udvalgte kunderejser. Dels for at udbrede denne tankegang i hele organisationen, og dels for at høste ideer og viden om centrale kunderejser, så vi kan finjustere vores kommunikation og serviceydelser så det er enklere og nemmere at være beboer hos Boligkontoret Århus. Beboernes møder Jeg deltager altid i beboermøde. Det er vigtigt at gøre, så man er opdateret på noget nyt Over 1.200 beboere deltog samlet set på de ordinære afdelingsmøder, som blev gennemført i august til september 2014. Fra administrationens side har vi igen i år arbejdet med at gøre materialet mere appetitligt og forståeligt bl.a. i form af nye indkaldelser med farver og grafisk blikfang, rådgivning og bemærkninger til forslag samt et nyt læsevenligt regnskab. Vi omdelte desuden en letlæst og illustrativ pjece om beboerdemokrati og medindflydelse sammen med indkaldelserne en pjece som blev til i et samarbejde mellem demokratiudvalget og administrationen. Pjecen findes også på en tema-underside om beboerdemokrati på bk-aarhus.dk sammen med bl.a. en inspirationsfilm om muligheder for indflydelse. Endelig tilbød vi alle afdelingsbestyrelser at sende en sms-reminder ud til afdelingens beboere umiddelbart før selve mødet et tilbud som ca. hver 3. afdeling gjorde brug af. En beboer giver afdelingsmødet denne kommentar med på vejen der også peger på afdelingsbestyrelsers ansvar med at samle op og synliggøre referater: Godt materiale forud for afdelingsmøde, men kan savne info om resultat af mødet - fx beslutninger om ændringer i budget eller planlægning. En forbedret info, om hvad der er foregået på mødet, kunne måske give øget lyst til at deltage fremover. Materiale, kommunikation og hjælp op til afdelingsmøder bliver også et fokuspunkt i 2015, hvor vi fx vil gøre det lettere at stille forslag og få hjælp til det. Når vi forstyrrer i beboeres hjem Det er dejligt at få et nyt køkken. Men det kræver som bekendt, at man får besøg af håndværkere, der uundgåeligt forstyrrer i ens hjem. Vi har på det senest rettet mere fokus på renoveringssager. For vi ved, at det har stor betydning for beboeren, at alt forløber hensigtsmæssigt og med mindst muligt gene. Som nævnt ovenfor vil vi komme dybere ned i denne kunderejse. Men vi har allerede iværksat disse forbedringer: Vi har formuleret en Håndværkerpolitik, som beskriver vores krav til håndværkere, når de skal ind og løse opgaver i en beboers hjem. Vi beskriver, hvordan de skal opføre sig som gæst og repræsentant for Boligkontoret Århus. Kravene er sendt ud til alle vores faste håndværkere. Vi lægger varslings- og informationsmateriale ud på afdelingens hjemmeside, så man altid kan genfinde det her. Vi har desuden fokus på at gøre al beboerinformation om et projekt bedre dvs. endnu mere i tråd med enkelhed og tydelighed ligesom vi vurderer på behovet for mere/anden kommunikation før, under eller efter projektet. Som opfølgning laver vi tilfredshedsundersøgelser hos beboere, som får besøg af håndværkerne i forbindelse med renoveringsarbejder. Du har indflydelse! Som beboer i en almen bolig er du en del af et beboerdemokrati. Det betyder, at du har indflydelse. Du er med til at bestemme. Men du bestemmer selv, om du vil være med til at bestemme. Du kan bruge din indflydelse på mange måder og på mange niveauer. For nemheds skyld kan man skelne mellem to niveauer, du kan præge med din beboerindflydelse: Din boligafdeling- det nære og konkrete niveau Din boligorganisation- det overordnede og politiske niveau Vil du lade dine naboer bestemme, hvordan du skal bo? 12 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 13
Beboernes blad Din digitale boligorganisation Beboerbladet, Kvarteret, er fortsat en vigtig informationskanal for Boligkontoret Århus. Her kan vi potentielt nå ud til alle beboere med nyt og nyttigt. Og beboere kan samtidig bruge bladet til at fortælle historier og dele erfaringer på tværs. Bladudvalget har ansvaret for beboerbladet og sikrer, at der årligt udkommer fire numre i tæt samarbejde med kommunikationsafdelingen. Tips, ideer og billeder fra beboerne er altid velkomne. Beboernes bidrag til bladet er det, som gør Kvarteret nærværende og gør det muligt at nå vores målsætning: At vi hører beboernes stemmer! 13 / december 2014 beboerblad for boligkontoret århus Kvarteret I maj-juni 2014 fik vi således ikke nok input, og sammen med frafald i redaktionen fik vi ikke produceret det planlagte juni-nummer. Derfor ønsker vi os altid flere aktive skribenter. Det gør bladet mere driftssikker som beboernes blad. Alternativt bliver bladet produceret i kommunikationsafdelingen og det er ikke udvalgets indstilling, selvom det også bliver et udmærket blad. Det handler med andre ord om ejerskab. Enten er det beboernes blad eller også skal det være organisationens blad? 14 / marts 2015 BEBOErBLaD for BOLigkOntOrEt århus Kvarteret Vi vægter som altid den personlige betjening og dialog højt. Men vi arbejder også løbende på at supplere den med digitale services, hvor det giver mening og værdi for især beboere. Vi ajourfører på den måde løbende vores digitaliseringsstrategi, der både har fokus på at skabe effektive interne arbejdsgange og en forbedret beboerservice udadtil som fx: Vores hjemmesider er nu optimeret til visning på tablet og mobiltelefoner. Og alle blanketter og henvendelsesformer, som ikke kræver signatur er ændret til online-formularer på hjemmesiden. Vi har forsynet vores hjemmesider med en Google oversætter-funktion, så man nu enkelt og nemt kan vælge et andet sprog blandt ca. 80 mulige. Så hvis du vil have afdelingens husorden på Zulu, kan du få den med ét klik. Den årlige studiedokumentation er i år sendt ud digitalt, hvor beboere i ungdomsboligerne så kan dokumentere deres studieaktivitet med NEM-ID. Vi håber på, at vi snart kan udbrede muligheden for digital signatur til fx lejekontrakter mv. så vi slipper for papir, porto og langsomme arbejdsgange. Vi har dog i det seneste år tilbudt nye lejere, at få lejekontrakt mv. på e-mail. Det har rigtig mange benyttet sig af. Det betyder, at vi kan modtage en underskrevet lejekontrakt samme dag, som boligen er tildelt. Flere vælger også, at sende opsigelsesblanketter på mail. Efter nogle pilotprojekter i enkelte afdelinger ruller vi nu elektronisk syn ud i hele organisationen. Det giver en klart hurtigere opfølgning på synet, bedre dokumentation og større sikkerhed. Og generelt har især ejendomsfunktionæren fået flere digitale værktøjer, så han/hun mere effektivt kan drive afdelingen og yde god beboerservice. Ultra-lokal TV Ta mæ ud og fisk! Vi har byens bedste læreplads Sådan sparer du på varmeregningen Verdens vildeste guitar Beboere lærer førstehjælp Og naboer hjælper hinanden Signe har en syskole på nettet Som et pilotprojekt har IT- og Multimedieudvalget igangsat et tv-projekt i afdeling 27, Frydenlund, afdeling 28, Lindholmparken og afdeling 35, Skelagervej. Det er et forsøg på at sende information til beboerne på en ekstra platform som supplement til Kvarteret, hjemmeside osv. Der vil også være små indslag lokalt fra den enkelte afdeling. Fra starten kan man 24 timer i døgnet se det lokale program på afdelingens hjemmeside. Afdelingerne er udvalgt fordi de benytter forskellige leverandører af TV, så vi kan vurdere om leverandørerne er klar med teknikken til lokal Folke-TV. Der er også udvalg tre ekstra afdelinger som plan B, hvis interessen viser sig for lille i de først valgte. IT- og Multimedieudvalget vil følge projektet tæt i samarbejde med Kommunikationsudvalget for at finde frem til, hvilket indhold, der egner sig til kanalen samt hvordan man får skabt indhold fx ved at holde simple kurser for beboere i videoproduktion. Min motiverende mentor 14 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 15
Velkommen og farvel De unge beboere Flere kan låne til boligforbedringer Der er mange studerende fra udlandet og mange forskellige nationaliteter i vores ungdomsboliger. Derfor har vi oversat væsentlige informationer omkring ungdomsboliger til engelsk. Det har også vist sig, at der er meget forskellige forventninger til, hvad en studiebolig er fx forventer flere (især udlændinge), at boligen er møbleret. Derfor har vi på alle afdelingshjemmesider med ungdomsboliger lagt billedeksempler ud af de tomme og indflytningsklare lejligheder - sammen med generel information relateret til indflytning i ungdomsboliger. Vi gør en dyd ud af at tage rigtigt godt imod vores nye beboere ligesom vi gerne vil sige pænt farvel eller på gensyn, når vi får opsigelser. I 2014 bød vi velkommen til ca. 1000 lejere, hvor af de 77 flyttede internt fra en bolig i Boligkontoret Århus til en anden. Og 10 beboere valgte at bytte deres bolig med en anden lejer. Vi bestræber os konstant på at imødekomme ønsket om genudlejning før frigørelsesdatoen. Og det lykkes heldigvis i langt de fleste tilfælde. Vores lejlighed er blevet for lille efter familieforøgelser. Vi har søgt i samme afdeling i over 1 år uden held. Derfor er vi nødt til at finde et andet sted. Med Råderetsudvalget som primusmotor er vi nu oppe på 36 af vores afdelinger, som har finansieret råderet i en eller anden form. Dvs. at beboere kan låne penge af afdelingen til råderetsarbejder, der giver forbedringer i boligerne. Antallet af afdelinger med finansieret råderet er bl.a. vokset, fordi der er udarbejdet en skabelon til forslag på afdelingsmøder om netop finansieret råderet. Og fordi udvalget i samarbejde med administrationen har været i dialog med Beboer!? Inspektør FORANDRING afdelingsbestyrelser på tværs om muligheden, herunder fordele ved at fjerne evt. begrænsninger i den finansierede råderet. Desuden har udvalget holdt informationsmøder og opdateret BKÅ Portalen med informationer. I forhold til den enkelte beboer, så kan hun finde forskellige informationer om råderetten på vores hjemmeside herunder også en visuel guide til, hvordan man kommer i gang og igennem et projekt med råderet. Betal selv Inspektør OK! Beboer Hvorfor flytter de? Vi spørger alle vores ind- og fraflyttere om, hvad de synes om at flytte ind og bo hos Boligkontoret Århus og det giver rigtig mange gode input, som bliver gennemgået på chefniveau på månedsbasis. Det giver fx inspiration til, hvordan vi løbende forbedrer vores kommunikation og justerer på vores arbejdsrutiner. I den forbindelse har vi fx fortsat fokus på hele modtagelsen ( indflytterrejsen ) med kommunikation og personlig velkomst. Herudover arbejder Kommunikationsudvalget på en skabelon til velkomsthilsen til ny beboere, som bestyrelserne i de forskellige afdelinger kan bruge som inspiration til en mere individuel velkomsthilsen. Gennemgående er der meget høj tilfredshed med både servicen fra administrationen og ejendomsfunktionærerne, når folk flytter ind, og der er rigtig mange roser til medarbejderne. På minussiden er der særligt fokus på ting, man er utilfreds med i forbindelse med fraflytningssynet og frustration over de forskellige tv-pakker og udbyder mv. Jeg har oplevet indbrud i kælderrummet flere gange. Det er enormt frustrerende. Ellers har jeg været rigtig glad for at bo hos jer. Tak for denne gang. Hvor kommer indflytterne fra? Lav selv / Bestil håndværker FORBEDRING Evt. lån af afdelingen Betal selv? Godtgørelse Fraflytterne svarer også på, hvad der er årsag til at de flytter. Det dækker naturligvis mange forskellige og individuelle ting, men især udearealer og tryghed bliver fremhævet i en række afdelinger. Det indgår selvfølgelig som input til langtidsplanlægningen her. En fraflytter siger farvel med disse ord: Annoncering Boliggarantibevis Bytte Fleksibel udlejning Genhusning Kommunal anvisning Oprykning Skilsmissefortrin Venteliste 16 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 17
Hvor længe bor de hos os? En anden måde at anskue gennemstrømningen i vores boliger på er at kigge på, hvor længe beboere bliver boende i deres bolig. Vi spørger dem ikke direkte, hvorfor de ikke flytter da vi formoder, at de er godt tilfreds med en række forhold. I oversigten herunder kan du se, hvor længe folk bliver boende i deres bolig - og dermed også, hvor der er henholdsvis få og mange flytninger. Ud for hver afdeling kan du se, hvor mange måneder man i gennemsnit bor i afdelingen. Ufrivillige flytninger Det store renoveringsprojekt i afdeling 23, Nydamsparken, gør, at hele 87 beboere skal genhuses. Vi har derfor brugt ledige boliger i nabo-afdelingerne for at løfte opgaven. Her er det specielt afdeling 22, 25 og 28, der har taget godt i mod lejerne fra Nydamsparken. Det har været et stort puslespil at få det hele til at gå op i kabalen med ledige boliger og individuelle ønsker til enten en midlertidig bolig eller en helt ny permanent bolig uden for Nydamsparken. Vi har informeret grundigt om projektet, holdt infomøder og rådgivning og heldigvis har vi mødt forstående beboere. Afdeling 54, Norsgade, skal bygges fuldstændig om, og her er alle beboere, der er berørt af renoveringen, enten flyttet eller genhuset. Familieboliger 73 - Virup Skovvej 71 - Damgårdstoften 72 - Rønnevangen 40 - Fredensgade 69 - Ryttervej 68 - Østergade 57 - Åvænget 63 - Skæring Parkvej 70 - Ranunkelvej 44 - Hjulby Hegn 39 - Attikavej 62 - Skejbyparken 42 - Hjelmagerparken 03 - Viggo Stuckenbergs Vej 54 - Norsgade 52 - Viborgvej 46 - Vistoftparken 29 - Kalmargade 14 - Aldersrovej 58 - Ranunkelvej Ungdomsboliger 54 - Norsgade 14 - Aldersrovej 43 - Mosevænget 41 - Viruplund 48 - Skæring Parkvej 35 - Skelagervej 38 - Visbjerg Hegn 37 - Istedgade 42 - Hjelmagerparken 50 - Brendstrupvej 45 - Torpe-/Kappelvænget 61 - Chokoladen 44 - Hjulby Hegn 19 21 30 34 38 46 51 60 61 68 73 74 75 75 76 76 80 82 83 86 2 8 9 13 13 14 15 15 17 18 19 19 20 * * 36 - Hallssti 08 - Vilh.Bergsøes Vej 04 - Chr. Molbechs Vej 22 - Illerupvej 53 - Julsøvej 34 - Salonikivej 31 - Rydevænget 26 - Vestre Ringgade 65 - Bethesdavej 33 - Vestre Ringgade 48 - Skæring Parkvej 05 - Otto Benzons Vej 55 - Skæring Parkvej 12 - Majdalen 23 - Nydamsparken 07 - Vestre Ringgade 24 - Kirkedammen 67 - Hørretløkken 19 - Tamperdalsvej 13 - Hammershusvej 01 - Jens Baggesens Vej 49 - Fredensgade 57 - Åvænget 59 - Høegh-Guldbergs Gade 51 - Fredericiagade 47 - Julsøvej 75 - Herningvej 08 - Vilh.Bergsøes Vej 56 - Katrinebjergvej 60 - Paludan-Müllers Vej 15 - Peter Fabers Vej 29 - Kalmargade 88 89 91 92 94 95 96 96 96 97 97 99 100 101 105 108 109 110 113 114 21 21 21 22 22 22 23 23 24 26 30 31 30 - Nørreskovvej 01 - Jens Baggesens Vej 35 - Skelagervej 16 - Hammershusvej 38 - Visbjerg Hegn 43 - Mosevænget 15 - Peter Fabers Vej 28 - Lindholmparken 27 - Frydenlund 32 - Nørreskovvej 17 - Kongsvang 25 - Reginehøj 11 - Helge Rodes Vej 20 - Norgesparken 18 - Trøjborgvej 06 - Risvang Alle 21 - Paludan-Müllers Vej 02 - Haugesundsvej m.fl. 09 - Trøjborgvej 10 - Nordalsvej m.fl. Værelser 05 - Otto Benzons Vej 01 - Jens Baggesens Vej 24 - Kirkedammen 31 - Rydevænget * Afdeling 71, 72 og 73 er forholdsvis nye - derfor har de naturligvis et lavt gennemsnit. 114 114 114 118 118 122 125 125 133 134 140 144 144 148 170 203 217 238 239 258 15 22 45 123 Styr på strømmen Som vi også skrev i forrige beretning, så har en ny lov om det frie elvalg lagt ansvar for tilmelding og afmelding af el over på hhv. indflytter og fraflytter. Selv om vi har informeret tydeligt om det, så har flere indflyttere fortsat oplevet at stå uden strøm fordi de har glemt at tilmelde el. Udlejningsaftaler I oktober 2013 blev den fleksible udlejning udvidet til at omfatte flere af vores afdelinger. Det er et led i den sociale helhedsplan om at ændre i beboersammensætningen i udvalgte områder. Aftalen gælder foreløbig indtil 2017. Det gælder: afdeling 22 Illerupvej afdeling 23 Nydamsparken AARHUSbolig i nye klæder Boligkontoret Århus var meget involveret i udviklingen af det nye site AARHUSbolig.dk som nu også er optimeret til tablets og smartphones. Vi var både med i designfasen og i den overordnede projektledelse samt tekniske udviklingsfase. Siden er på den måde blevet løftet godt ind i 2015 og rummer nu funktioner, som de ca. 3.500 Vi har presset på hos el-selskaberne. Og det er nu endelig lykkedes os at få lavet aftaler, der sikrer beboerne mod lukning af strømmen samtidig med, at vi respekterer lovkravet om frit valg af eludbyder. afdeling 25 Reginehøjvej afdeling 27 Frydenlund afdeling 28 Lindholmparken afdeling 29 Kalmargade afdeling 31 Rydevænget (fleksibel/kombineret udlejning) daglige brugere forventer og efterspørger, når de kigger efter bolig på nettet. Da vi får projektledelsen i juni 2015, skal vi også stå i spidsen for brugertest, tilretninger og evt. udvikling af nye/manglende funktioner. Og i forhold til at styrke udlejningssamarbejdet på 18 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 19
Dynamiske helhedsplaner tværs af boligorganisationer har alle udlejningsmedarbejderne i Boligkontoret Århus deltaget i fælles AARHUSbolig-dage. I gennemsnit tilmelder ca. 1.150 ansøgere sig på ventelisten pr. måned. Aktuelt har vi samlet set ca. 110.000 ansøgere på ventelisten. Ca. 40 % af dem er aktiv søgende, mens resten står i bero. Der er fortsat 5 % af de tilmeldte, der ønsker at få tilbud på brev, mens alt langt hovedparten får tilbud elektronisk. I starten af 2014 fik ansøgere, der havde mistet anciennitet i 2011 og 2012, muligheden for at få sin anciennitet tilbage enten fordi girokort ikke var modtaget, eller fordi det var betalt for sent (dog max. 3 uger). I skrivende stund har små 2000 boligsøgende på den måde fået ancienniteten tilbage. På både Vandtårnsområdets og Frydenlunds hjemmesider finder du en selvstændig boligsocial årsberetning for hvert område. De er lavet særskilt fra denne beretning af hensyn til vores mange samarbejdspartnere herunder de andre boligorganisationer. Her følger dog en kort og overordnet beskrivelse af de boligsociale indsatser. Det er nu et år siden, at vi i samarbejde med AAB, Ringgaarden og AlmenBo søsatte nye boligsociale helhedsplaner i Vandtårnsområdet og Frydenlund. Vi har brugt det første år til at komme på plads med nye medarbejdere og i nye lokaler. I Frydenlund har vi indviet Frydenlund Fælleshus, og i Vandtårnsområdet har vi fået lokaler i både Reginehøj, Vorrevangen (Nydamsparken) og Kalmargade. Find os på nettet: www.vandtaarnsomraadet.dk www.frydenlund8210.dk www.mollevangen8210.dk Mange aktiviteter Først og fremmest har vi brugt 2014 på at sætte gang i rigtigt mange nye aktiviteter. Helhedsplanerne har stået bag ikke færre end 881 aktiviteter i Frydenlund og 571 i Vandtårnsområdet i 2014. 8.207 beboere har deltaget i aktiviteterne i Frydenlund og 5.248 i Vandtårnsområdet. Flere beboere går dog igen på tværs af de forskellige aktivteter. Vi har fx haft banko, maling, håndarbejde, foto, Zumba-fitness, IT-cafe, ældretræf, morgenmadscafe, foredrag, debatmøder, kurser i sund kost, sommerudflugter, fællespisninger, kvindegrupper, en gå-klub, sprogcaféer, beboerrådgivning, babycafé, fritids- og sommerferieaktiviteter for børn og unge, lektiehjælp, job- og uddannelsesvejledning, danskundervisning, sommerfest, filmaftener, kreativt værksted, fodbold, dans, madlavning, kagebagning, banko for børn og unge, halloween og sundhedscafeer med anonymt sundhedstjek ved kommunal sygeplejerske. De mange aktiviteter har kun kunnet lade sig gøre, fordi en hær af aktive og engagerede beboere og kommunale samarbejdspartnere er med til at løfte opgaverne. Det er vi glade og taknemmelige for. Færre fædrehoteller Hvad er meningen? Som led i bekæmpelse af socialt bedrageri, har vi som byens øvrige boligorganisationer indgået en samarbejdsaftale med Aarhus Kommune. Samarbejdet består i, at vi udveksler informationer om antallet af tilmeldte personer i en bolig primært for at bremse socialt bedrageri som fx de såkaldte fædrehoteller. Konkret kontakter vi derfor de lejere, der har for mange tilmeldte på samme adresse, og beder dem få styr på forholdene. Som det også har været fremme i lokale medier, så har vi haft stor succes med indsatsen, idet vi overordnet har halveret andelen af overbefolkede lejligheder i byen. Vi har grundlæggende to formål med aktiviteterne. For det første tror vi på, at stærke, beboerdrevne aktiviteter med opbakning fra helhedsplanen - er vigtige for naboskabet, fællesskabet og trivslen i boligområderne. Det er nu engang sjovere at bo et sted, hvor man kan deltage i forskellige ting og møde sine naboer, end steder, hvor der ikke sker noget. Derudover vil vi med nogle af aktiviteterne forsøge at forebygge, at forskellige sociale problemstillinger udvikler sig negativt selv om de heldigvis ikke er så store i vores boligområder. 20 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 21
Samarbejdet med afdelingsbestyrelserne Møllevangen er stadig med Dialog og respekt De boligsociale aktiviteter i Møllevangen, der siden årsskiftet 2013/14 har undværet Landsbyggefondsstøtten, har kørt på lidt lavere blus end planlagt i 2014 blandt andet pga. en langtidssygemelding af den boligsociale medarbejder. Men en ny samarbejdsaftale mellem de fire boligorganisationer viderefører nu det bedste fra den gamle helhedsplan. Således blev den traditionsrige fastelavnsfest, høstfesten og turen til Djurs sommerland også gennemført i år. Derudover er vi gået i gang med at istandsætte Legepladsen på Peter Fabersvej, hvilket blandt andet har ført to arbejdsdage og et nyt kaninhus med sig. I foråret 2015 starter en ny boligsocial medarbejder 10 timer ugentligt og vi går herefter i gang med udvikle aktiviteterne i Møllevangen, så der bliver flere ting at deltage i til gavn for naboskabet i området. Som nævnt tidligere blev medlemmer af afdelingsbestyrelser og udvalg spurgt til deres oplevelse af servicen fra administrationen. Svarprocenten var meget ringe - under 25% - og en del af besvarelserne afslører, at det ikke er administrationen, men fx udvalg, organisationsbestyrelse eller AARHUSbolig, der evalueres. Det gør det meget svært at bruge undersøgelsen til ret meget. Tolker man alligevel på besvarelserne, viser de en samlet tilfredshed på godt 2,9 (), hvilket er højere end tidligere år, men en anelse under det niveau på, som bestyrelsen har fastsat. Det går altså i den rigtige retning, som formentlig hænger sammen med forskellige initiativer til målrettet at styrke samarbejde og afstemme forventninger. Eksempelvis havde vi en god og særdeles konstruktiv visionsdag i Ree Park i efteråret. Her var en stor gruppe afdelingsbestyrelsesmedlemmer samlet for at formulere en række visioner for både det fremtidige samarbejde med medarbejderne og for afdelingsbestyrelsernes eget samarbejde og de vigtigste pointer var Der er et fælles mål mellem afdelingsbestyrelser og medarbejdere Dialog og kommunikation er uhyre vigtigt Vi har et fælles ansvar for at afstemme forventningerne til hinanden Vi vil gensidigt respektere og anerkende hinandens ekspertiser Du kan se både dias, opsamling, billeder samt en video fra dagen på BKÅ Portalen. Konkrete indsatser Siden har administrationen udmøntet forslagene og ideerne fra visionsdagen. Eksempelvis tegner vi et medarbejderportræt i hvert nyhedsbrev i et forsøg på at styrke det personlige kendskab til medarbejderne i administrationen. Og forud for et nyt projekt afstemmer vi nu forventninger og ønsker til involvering fra afdelingsbestyrelsens side. I den sammenhæng kan det nævnes, at der siden tilfredshedsundersøgelsen er kommet 65 nye ansigter til efter valgene på efterårets ordinære afdelingsmøder. Og vanen tro tilbød kursusudvalget de nye bestyrelsesmedlemmer et introduktionskursus et par måneder efter afdelingsmøderne. Det er også en rigtig god lejlighed til at afstemme forventninger, stille spørgsmål og få en mere personlig relation. Ved siden af visionerne har en række beboervalgte deltaget i en evaluering af organisationsstrukturen på dialogmødet i oktober. Konklusionen på debatten her var, at organisationen, som vi kender, den grundlæggende fungerer godt, og at vi har redskaberne, så vi kan rette op på det, der ikke gør det! Jeg synes, der er for mange småfejl. Det er ikke alle ting, som er gennemtænkt. Og det halter med svartiden 22 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 23
Tilfredse medarbejdere Forberedelse til afdelingsmøder Traditionen tro havde dialogmødet for afdelingsbestyrelser i august fokus på afdelingsmøderne. Her kunne bestyrelser således få svar på spørgsmål om fx budget eller langtidsplan. Og igen i år var der kursustilbud til dirigenter, Bestyrelsernes kanaler Vi har skærpet fokus på, at afdelingsbestyrelsen skal bruge afdelingens e-mail dels som vigtig kommunikationskanal mellem administrationen og afdelingsbestyrelsen, dels som kontakt- og dialog mulighed mellem beboere og afdelingsbestyrelse. Derfor har vi lavet en pjece i papirform - om ansvaret i forbindelse med netop afdelingens mail samt ideer til, hvordan man nemt sikrer sig at indholdet i indbakken bliver læst og delt i bestyrelsen. En rundspørge har efterfølgende vist, at alle nu følger med i indbakken. Ved siden af den personlige 1-til-1 afdelingsmail bruger vi fortsat BKÅ Portalen til det månedlige nyhedsbrev og den filmiske pendant BKÅ News, som IT- og Multimedieudvalget producerer. Herudover bygger vi løbende på i Vil du være med eller bare se på? I forbindelse med nye projekter spørger vi fremover afdelingsbestyrelsen, hvor meget de ønsker at involvere sig i et projekt. Denne forventningsafstemning forud for projektet skal sikre en god proces, hvor man som bestyrelse selv afgør om man vil dybt ind i sagen eller bare holdes orienteret med nødvendige informationer. hvor man kunne få føling med, hvordan man bedst varetager den vigtigste rolle på et godt afdelingsmøde nemlig dirigentens. Der var dog så få tilmeldte, at kurset blev aflyst. værktøjskassen med relevant og efterspurgt information, som er nyttigt i rollen som bestyrelsesmedlem. På den måde håber vi bl.a. på at imødekomme dette specifikke ønske fra et afdelingsbestyrelsesmedlem: Bliv bedre til at håndtere renoveringsprojekter igennem statusopdateringer, samarbejde og ved at tænke tingene igennem før de sættes i værk. Et godt sted at arbejde Den attraktive arbejdsplads har været et strategisk fokusområde i Boligkontoret Århus i mange år og eksplicit i strategien 2012-15 samt nu som et fast princip i vores nye virksomhedskodeks. Og den årlige undersøgelse af medarbejdertilfredsheden viser igen et højt tilfredshedsniveau. Den samlede tilfredshed med at være ansat i Boligkontoret Århus er 3,7 (på en ). Til sammenligning var niveauet 3,6 i 2013 og 3,7 i 2012. Indsatser og anerkendelser Overordnet har vi vedvarende stor fokus på trivsel, arbejdsmiljø og indflydelse og vi kan fremhæve en række indsatser: Boligkontoret Århus har sammen med AAB Århus og Ejendomsfunktionærernes Fagforening udviklet et værktøj, som kan håndtere og minimere de psykiske påvirkninger i forbindelse med vold og trusler. Projektet "Tryghed og sikkerhed" blev i 2013 indstillet til Arbejdsmiljøprisen, og endte i top 3 indenfor kategorien "Psykisk arbejdsmiljø". I efteråret 2014 indstillede Arbejdstilsynet vores projekt til den europæiske pris Healthy Workplaces Campaign 2014-15. Good Practice Awards Results, og her blev vi i april 2015 fremhævet som et særligt godt eksempel og modtog et certifikat for vores indsats. Alle nye medarbejdere gennemgår det obligatoriske kursus Resultaterne og de mange konstruktive kommentarer fra de enkelte afdelinger og ledere bliver som altid gennemgået nøje, og Virksomhedsnævnet følger op på undersøgelsen. Vi vil styrke både undersøgelsen af tilfredsheden og opfølgningen endnu mere i årene fremover - blandt andet ved at deltage i Danmarks Bedste Arbejdsplads undersøgelsen 2015. Vi har en klar elevpolitik og en særlig mentorordning for elever i lære som ejendomsservicetekniker. Her tager man meget fokuseret udgangspunkt i den enkelte elev og elevens ønsker sammenholdt med fremtidige jobmuligheder. Vi tager løbende nye elever ind som både ejendomsserviceteknikere og kontorelever. Og vi forsøger med en boligsocial ambition at rekruttere lokale borgere via helhedsplanerne. Vores elev-indsats blev i 2014 anerkendt af Aarhus Tech, der kårede os til Årets Læreplads i Aarhus. Vi tager desuden socialt ansvar, hvor det er muligt og giver mening. Bl.a. vil vi i forbindelse med renoveringen af afdeling 23, Nydamsparken, tilbyde unge beboere lommepengejob som også kan give et ejerskab til projektet. Og udadtil forhandler vi med entreprenøren om praktikpladser. 24 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 25
Gode boliger også i fremtiden Levende dialog og netværk Vores interne kommunikation er i al beskedenhed blevet så god, at vi efter et par år har afskaffet vores månedlige nyhedsbrev til ejendomsfunktionærer. Det hænger sammen med at vores intranet hvor alle kan skrive og kommentere på andres indlæg er blevet godt forankret i hele organisationen. Så nu kommer nyheder ud, mens de er nye og ikke nødvendigvis fra en central kommunikationsafdeling, men fra den, der har noget på hjertet. På den måde bruger vi også intranettet til samarbejde, videndeling og hjælp på tværs: Er der nogen, som kender en Læring og udvikling Generelt godt samarbejde, og man bliver sædvanligvis inddraget i relevante sager. god fugemand? Og et kvarter senere er der flere anbefalinger fra hjælpsomme kolleger som alle medarbejdere kan bruge. På samme måde har vi mere formelt etableret seks lokale ERFA netværksgrupper for ejendomsfunktionærer. Her kan de drøfte faglige emner, låne hinanden i diverse situationer som fx til fraflytningssyn og indflytningssyn, stille telefonen om ved fravær, låne maskiner i mindre omfang mv. Forberedt på fremtiden I 2013 satte organisationsbestyrelsen målet: 90 pct. af afdelingerne skal inden udgangen af 2014 have en fremtidssikringsstrategi. Og målet blev nået, idet kun syv boligafdelinger af forskellige grunde ikke har vedtaget en strategi. Det er banebrydende, at det faktisk er lykkedes så mange afdelinger at vedtage en demokratisk plan for, hvad man vil prioritere i sin afdeling, hvilken profil man vil have og hvordan man sikrer sig, at der er penge til at føre ideerne ud i livet. Det har kun kunnet lade sig gøre, fordi afdelingsbestyrelserne, organisationsbestyrelsen og administrationen i fællesskab har arbejdet hårdt, seriøst og koncentreret med strategierne. Rammeudbud Opgaven bliver så fremover at holde strategierne ved lige, tage dem op med jævne mellemrum og justere kursen og målene, så de passer med beboernes ønsker og bygningernes tilstand! Parallelt med dette store arbejde har organisationsbestyrelsen prioriteret tilskud og lån til afdelingerne fra dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital for de kommende fem år. Prioriteringen sker ud fra en teknisk og økonomisk indstilling fra administrationen baseret på en række objektive parametre. Og tilskuddene finansieres, så de minimerer risikoen for, at der skal opkræves ekstra bidrag til boligorganisationens egenkapital. Hver medarbejder kan i dialog med sin leder komme på relevante kurser og dermed udvikle sine faglige og personlige kompetencer. Herudover tilbyder vi løbende forskellige relevante kurser til større medarbejdergrupper, så vi vedvarende styrker og udvikler vores faglighed og dermed service. Fx har vi haft Kursus for teknisk afdeling og ejendomsfunktionærerne om skimmel i boligen Kursus i råderet for alle ejendomsfunktionærer, teknisk afdeling samt øvrige interesserede i administrationen Kursus i boligengelsk i administrationen Grundig gennemgang af synsprocessen for ejendomsfunktionærer suppleret med en synshåndbog, som tilsammen sikrer en mere ensartet proces og oplevelse. På den mere driftsmæssige side har vi gennemført et EU-rammeudbud om teknisk rådgivning fra ingeniør, arkitekt og landskabsarkitekt. 5 konsortier blev prækvalificeret, og det giver os større kompetence og lavere omkostninger til fremtidige projekter. Herudover har vi lavet en aftale med COWI om udarbejdelse af en rammeaftale på kloakrenovering. Vi vil lave et rammeaftaleudbud til de entreprenører, der er i stand til at overholde den bedste certificering i Danmark. Det vil vi så udbyde, så entreprenørerne selv kan planlægge renoveringen i de 12 afdelinger (1,2,4,6,11,12,13, 15,16,19,20,22 ) over en 4-årig periode da vi forventer, at vi dermed får et bedre tilbud. Også inspektion af afdelingernes legepladser har været i udbud, og her har vi lavet aftale med et enkelt firma om at lave tilsyn/kontrol af legepladserne. Fratrådt: Birgit Mow Økonomi Margrethe Skou Teknisk sekr. Ole Kleis Inspektør Heidi Qvortrup Økonomi Dennis Graversen Ejd.funkt. Tiltrådt: Hanne Jensen Teknisk sekr. Mike Fuglsang Lærling Boligen er god og huslejen er også god med den standard, man har og får. Nu har jeg boet her i 50 år. 26 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 27
Får vi flere boliger? Sidste år besluttede repræsentantskabet at undersøge mulighederne for fortætning med nyt byggeri på de grunde, som afdelingerne allerede ejer. Der har været en del muligheder, men projektet har været en begrænset succes, idet det kun få steder har været afdelingsbestyrelsens og/eller afdelingsmødets ønske, at gå videre med planerne. Der er dog stadig dialog om mulige projekter i afdeling 17 Kongsvang og 35 Skelagervej. Århus Kommune tilbød i 2014 boligorganisationerne i 5. kreds at overtage en række ældreboligafdelinger, som skulle drives videre som almene familieboliger med særlige forpligtelser overfor socialt udsatte. Herunder blev Boligkontoret Århus tilbudt at overtage tre afdelinger ved Marselis Boulevard og Jyllands Allé. Desværre ombestemte Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg sig og ønsker pt. ikke at indgå en aftale. Til gengæld får vi flere boliger på Paludan Müllers Vej - nærmere bestemt en helt ny afdeling med 27 ungdomsboliger. Der bliver tale om fine taglejligheden oven på Chokoladen (afdeling 61), og vi forventer, at projektet går i gang i foråret 2016. Fokus på energiforbruget I foråret 2014 gennemførte vi i dialog med Miljø-, energi- og klimaudvalget energisyn i næsten alle afdelinger i Boligkontoret Århus. Og afdelingsbestyrelsen har fået tilsendt en rapport med nogle lavthængende frugter, der kan nedbringe afdelingens energiforbrug. Nogle af forslagene var allerede indarbejdet i langtidsplanen, og sammen med de øvrige anbefalinger fra energisynene blev der i 2014 anvendt ca. 2,4 millioner kroner til energioptimeringer. Den teoretisk beregnede besparelse i strøm er 435.000 kr. pr. år. I forbindelse med årsgennemgangen i 2015 drøfter inspektørerne og afdelingsbestyrelserne de tilbageværende punkter i energisynsrapporterne. Herudover har vi taget et Energistyringssystem i brug fra "MinEnergi". Her registrerer ejendomsfunktionærerne deres aflæsninger på alle manuelle forbrugsmålere i afdelingerne. Systemet kan håndtere advarsler på dårlig afkøling og benchmarking på forbrug i fx etageejendomme. Var også i år indhentet pris på udarbejdelse af de sidste energimærker, som endnu ikke er lavet samt udarbejdelse af de energimærker, som skal fornyes. Endelig vil vi nævne, at vi i samarbejde med Miljø-, energi- og klimaudvalget har presset på for at få en klimapartnerskabsaftale med Aarhus Kommune. I første omgang fik vi tilbudt en aftale men desværre ombestemte kommunen sig og vil nu ikke udvide med flere klimapartnere. Får vi færre boliger? Igennem hele året har der været dialog med afdelingsbestyrelserne i de to afdelinger 43 Mosevænget og 69 Ryttervej i Hammel om at overgå til en anden boligorganisation. De to afdelinger er for små til at understøtte en ejendomsfunktionær mere end et par dage om ugen. Og større investeringer i maskiner, velfærdsfaciliteter m.m. vil blive uforholdsmæssigt dyre. Danmarks smukkeste boliger næsten da I efteråret blev afdeling 17 i Boligkontoret Århus nomineret til titlen Danmarks Smukkeste Almene Boliger, da Bygningskultur Danmark satte fokus på alment byggeri. Afdelingen var flot med i opløbet blandt 13 andre kandidater, men vandt dog ikke. Afdeling 17 ligger i flotte grønne omgivelser på Uffesvej 1-21 og 2-18 samt Rosenvangs Allé 2-20 i Viby. Afdelingen er opført i 1953 og er kendetegnet ved de forskudte bygningskroppe i to og tre etager og ved det karakteristiske stribede murværk i skiftevis røde og gule sten. Når man Efter en god og grundig proces har bestyrelserne i enighed peget på Midtjysk Boligselskab, og der er aftalt en god fælles proces for information og beslutning blandt beboerne og forhandlet en god afbalanceret overdragelsesaftale på plads. Den endelige beslutning ligger dog på afdelingsmøder i juni 2015 såfremt repræsentantskabet her i maj 2015 også vender tommelfingeren op. bevæger sig ind i området, oplever man det fine samspil mellem bygninger, de slyngede stiforløb, grønne græsflader og høje træer et stemningsfyldt parkrum mellem funktionelle bygninger i en fin menneskelig skala. 28 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 29
Boligforbedringer Oversigten her fortæller kort, hvad der ellers er sket lokalt i afdelingerne af mere teknisk karakter. Afdeling 1 - Ny garage til ejendomsfunktionærernes maskiner mv. og overfladerenovering af altaner Afdeling 2-9 boliger har fået fyldt krybekældre op, og støbt beton, gulvvarme og nye trægulve. Beboere kunne vælge at få revet skorsten ned og få fjernet en væg, så der er mere plads i stuen/køkken Afdeling 3-5-8 Kloaker er renoveret Afdeling 4 - Nyt varmesystem Afdeling 6 - Kældre er renoveret Afdeling 9-14-18 - Nyt kontor til ejendomsfunktionær Afdeling 10 - Nye entredøre Afdeling 11 - Nyt varmesystem Afdeling 13 - Nyt varmesystem Afdeling 15 - Opfyldning af kulkældre Afdeling 16 - Nyt varmesystem Afdeling 17 - Ny ungdomsboligafdeling under overvejelser og nedrivning af gamle garager Afdeling 19 - Kollektiv køkkenudskiftning Afdeling 20 - Nye kældervinduer. Desuden vurderer vi på, om børnehaven skal ombygges til tre familieboliger. Der er indgivet ansøgning om kvote til byudvalget og kommunen. Endelig har organisationsbestyrelsen solgt Fakta på Norges Allé betinget af, at køber får realiseret sit projekt Afdeling 22 - Udskiftning af radiator, stigstrenge, vinduer og terrassedøre Afdeling 23 - Licitation i februar om den store renovering. Forventet opstart 1. september med forbehold for myndigheders endelige godkendelse Afdeling 24 - Nye kældervinduer Afdeling 25 - Kloakrenovering afsluttet Afdeling 32 - Sidste etape af beklædning af udvendige skure Afdeling 42 - Udskiftning af kobbervandsrør Afdeling 44 - Der er søgt renoveringsstøtte hos Landsbyggefonden, som vi fortsat forhandler med Afdeling 54 - Licitation i marts om den store ombygning. Forventet opstart 1. maj med forbehold for myndigheders endelige godkendelse Afdeling 61 Der er lavet en førsynsrapport, og ny ungdomsboligafdeling er sendt i miniudbud til de 5 rådgivningskonsortier Afdeling 72 - Boligorganisationen har fået ca. 300.000 kr. fra konkursboet efter Teglhuse ApS til dækning af en del af det krav, der er rejst mod boet Afdeling 75 - Inspektion med BSF pga defekte vindgipsplader bag facadeplader - afventer svar Afdeling 76 - Miniudbud Afdeling 90 - Kloakrenovering afsluttet 30 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 31
Økonomien Boligkontoret Århus fik et overskud på 1.372.545 kr. et beløb som overføres til arbejdskapitalen. Overskuddet skyldes især: Lavere udgifter til møder, kontorhold, kontorlokale og afskrivninger Vores andel af opnoteringsgebyr i AARHUSbolig Større honorarer til flere byggesager Et pænt renteoverskud Herudover vil vi fremhæve disse økonomiske punkter: Personaleudgifterne blev større end budgetlagt på grund af udvidet bemanding i teknisk afdeling. Nettorenten til Boligkontoret Århus blev på 642.777 kr. Afdelingerne fik 2,7048 % i rente af mellemregningen. Det betød, at afdelingernes samlede renteindtægter blev på godt 6,9 mio. kr. mod budgetlagt knap 3 mio. kr. Den disponible arbejdskapital udgør 19.681.258 kr. pr. 31/12 2014. Det svarer til 3.383 kr. pr. bolig. Der kan opkræves bidrag, hvis beløbet er mindre end 2.998 kr. (2014 tal). Der var oprindeligt budgetteret med bidrag til arbejdskapitalen i 2014. Men det blev ikke nødvendigt efter overskuddet i 2013. Vi opkræver ikke bidrag i 2015 og 2016. Dispositionsfonden har været under pres efter kravet til størrelsen er steget til 5.480 kr. pr. bolig i 2014. Den skal blandt andet dække alle tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning udover 316 kr. pr. bolig og det har i 2014 kostet henholdsvis 526.881 kr. og 535.668 kr. Den store udgift til lejeledighed skyldes, at den tidligere administrationsbygning på Finlandsgade 2 har stået ledig et år. Den disponible dispositionsfond udgør 34.078.899 kr. svarende til 5.859 kr. pr. bolig - altså højere end minimumskravet på 5.480 kr. Der opkræves ikke bidrag til dispositionsfonden i 2015 eller 2016. Trækningsretten udbetalte samlet 11.825.000 kr. i 2014 til afdeling 6,8,16,17,29 og 37. Der står herefter knap 23,5 mio. kr. primo februar 2015. Der er bevilget tilskud fra trækningsretten til 2019. Underskud i 5 afdelinger på i alt 72.399 kr. i 2014. Overskud i de øvrige afdelinger på 11.645.023 Overskud eller underskud overføres til resultatkontoen og afvikles normalt over 3 år. Der er negativ resultatkonto i afdeling 41 og 62 på i alt 37.875 kr. Den samlede saldo på resultatkontoen for alle afdelinger er knap 31,2 mio. kr. svarende til 76 kr. pr. m2. Det store overskud skyldes især lavere nettokapitaludgifter, renovation, el, ydelse på lån til forbedringsarbejder og meget højere renteindtægter. Det tilstræbes at ramme mere præcist ved budgetlægningen for 2016, selvom det er svært især med renterne. Istandsættelse ved fraflytning: I afdeling 61 og 68 var udgifterne til afdelingens andel af istandsættelse højere end det henlagte beløb. Lejeledighed: Afdelingernes udgift til lejeledighed var 54.886 kr. Det dækkes over ekstra tid til istandsættelse i forbindelse med nyt køkken/ bad. Dispositionsfonden dækkede 526.881 kr. til boliger, der ikke blev udlejet efter fraflytters opsigelsesperiode var udløbet. Tab ved fraflytning: De samlede udgifter til tab ved fraflytning var 1.489.763 kr. - afdelingernes henlæggelse dækker de 910.019 kr., mens dispositionsfonden dækker de øvrige 535.668 kr. Afdelingernes nettoudgift var 44.076 kr., da henlæggelserne i afdeling 10,17, og 30 ikke kunne dække afdelingens tab. Bedre økonomisk rustet Gode økonomiske resultater de senere år har styrket Boligkontoret Århus egenkapital og dermed evnen til at stå imod økonomiske problemer og støtte afdelinger i vanskeligheder. Men der har omvendt også været god brug for det. Dispositionsfonden har overtaget afdelingernes udgift over et vist minimum til tab ved fraflytning. Det har også betydet, at det lovbestemte mindstekrav til dispositionsfondens størrelse er hævet betydeligt Der har været udbetalt en mængde tilskud til projekter i afdelingerne, herunder til større renoveringsprojekter og til energiforbedringer Egenkapital 80.000.000 70.000.000 60.000.000 50.000.000 40.000.000 30.000.000 20.000.000 10.000.000 Arbejdskapital Trækningsret 90.000.000 Dispositionsfond - Hjemfaldsaftalen har kostet dispositionsfonden 2.859.148 kr. i 2014 Der ydes desuden tilskud til boligsociale helhedsplaner, værestedet Smilet samt udgiften til Fællessekretariatet. Der er ydet driftstilskud fra arbejdskapitalen til 6 afdelinger på i alt 1.138.008 kr. Organisationsbestyrelsens strategi er at benytte de forskellige dele af egenkapitalen, så dispositionsfonden holder sig over grænsen. 2012 2013 2014 32 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 33
Hvad betyder det for den enkelte beboer? Når vi hæver os op over de mange tal og udregninger og ser på, hvad det konkret betyder for den enkelte beboer, ja så holder vi fortsat administrationsgebyret på et fast niveau i kroner og ører. Det bliver altså overordnet set ikke dyrere at bo hos Boligkontoret Århus heller ikke næste år, hvor vi fastholder niveauet for administrationsbidraget. 5.000 4.500 4.000 3.500 3.000 2011 2012 2013 2014 2015 34 Beretning 2014-2015 Beretning 2014-2015 35
Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej 7 8200 Aarhus N 87 39 39 39 www.bk-aarhus.dk post@bk-aarhus.dk