IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET

Transkript

1 DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - mødesager IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET MØDETIDSPUNKT :30 MØDESTED Mødelokale H7/H8 på regionsgården MEDLEMMER Pia Illum Erik Sejersten Vagn Majland Özkan Kocak Charlotte Fischer Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Marianne Frederik Side 1 af 19

2 INDHOLDSLISTE 1. Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde 2. Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) 3. Godkendelse: Studietur 4. Eventuelt Side 2 af 19

3 1. TEMADRØFTELSE: DET FÆLLESOFFENTLIGE OG TVÆRREGIONALE SUNDHEDS-IT SAMARBEJDE BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE På It- og afbureaukratiseringsudvalgets møde d. 24. juni 2015 deltog Direktør for Sundhed.dk Morten Elbæk Petersen med en præsentation af Sundhed.dk. Det var planlagt, at der samtidig skulle gives en præsentation af det samlede landkort over det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it-samarbejde, men grundet tidspres blev denne del af punktet udskudt til dette møde. INDSTILLING Administrationen indstiller at It- og afbureaukratiseringsudvalget: 1. tager præsentationen til efterretning og drøfter Region Hovedstadens portefølje på it-området. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: SAGSFREMSTILLING Region Hovedstaden indgår i et omfattende samarbejde om it-løsninger på tværs af stat, regioner, kommuner og praksissektor. På dette møde vil CIMT's direktør Mikael Skov Mikkelsen give en præsentation af dette landskab og et overblik over regionens bidrag til de hertil hørende projekter og udviklingsaktiviteter. Dette vil endvidere blive sat i perspektiv til regionens samlede projektportefølje og pipeline med henblik på at give udvalget forudsætninger for at drøfte Region Hovedstadens overordnede portefølje på it-område. Det nationale sundheds-it-samarbejde Digitalisering af sundhedsvæsenet er et komplekst setup, med mange bidragsydere og mange såvel politiske som klinisk faglige interesser. Regionernes daglige samarbejdspartnere vedrørende sundheds-it er i overordnede termer: Nationalt Sundheds-it under Sundhedsministeriet Praksissektoren Kommunerne De øvrige regioner Den overordnede retning for it-aktiviteter i sundhedsvæsenet lægges af Digitaliseringsstyrelsen og Sundhedsministeriet i dialog med regionerne (via Danske Regioner) og kommunerne (via KL). De fælles rammer og retning tager generelt udgangspunkt i den gældende nationale strategi for digitalisering af den offentlige sektor. En strategi for perioden er under udarbejdelse, og forventes vedtaget af folketinget til foråret. En del af denne strategi bygger på den nationale strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet for årene Regionernes bidrag til sidstnævnte, er udformet i den fællesregionale digitaliseringsstrategi for årene Regionerne er enige om, at der fremover skal ske en styrkelse af det tværoffentlige styrings-setup så der kommer fokus på øget gennemsigtighed og inddragelse af alle parter i beslutningsprocesserne for de nationale samarbejder. Videreudvikling af den fællesoffentlige styring af sundheds-it-initiativer er dermed et centralt emne i dialogen med såvel stat og kommuner. I den sammenhæng er det også afgørende for regionerne, at indfrielse af de store ambitioner, der er for digitalisering af sundhedsvæsenet i disse år, sikres gennem både tildeling af ressourcer og gennem realistiske tidsplaner. I dialogen med sundhedsvæsenets øvrige parter, herunder i udarbejdelsen af den nye strategi for digitalisering af den Side 3 af 19

4 offentlige sektor, er det derfor vigtigt for regionerne at understrege, at ambitionerne om udvikling af nye it-løsninger skal tage hensyn til de store igangværende digitaliseringsprojekter på sundhedsområdet. Regionernes sundheds-it-samarbejde - RSI Region Hovedstadens primære indgang til det nationale samarbejde om it-løsninger for sundhedsvæsenet er den regionale sundheds-it-organisation RSI, som blev etableret i 2010 ud fra et ønske om at synliggøre og styrke regionernes it-samarbejde. Samarbejdet bygger på viljen til at opstille fælles mål for digitalisering af hospitalerne og sundhedsvæsenet i det hele taget, og derudfra sikre fokuseret og prioriteret udvikling af nye digitale sundhed-it løsninger på tværs af landet. Ud fra et princip om, at alle regioner, på en række væsentlige områder, følger samme mål og planer, skabes en frivilligt vedtaget forpligtelse, som er stærkt motiverende for såvel samarbejde som resultatopnåelse på tværs af regionsgrænser og klinisk faglige interesser. Hertil kommer fordelen ved fælles anskaffelser hvor det er relevant. Som eksempler herpå kan nævnes den kommende fællesoffentlige sygesikringsløsning (Praksys) og den præhospitale patientjournel (PPJ). Med gennemførelse af foreløbig 32 ud af de 51 fælles projekter (pejlemærker), som er besluttet for perioden 2010 til og med foreløbig 2016, har regionerne allerede demonstreret gevinsterne ved det tætte samarbejde. To eksempler på gennemførte pejlemærker med fælles udgangspunkt er konsolideringen af de elektroniske patientjournaler (EPJ) så der nu kun findes én EPJ i hver region (mod før 14 forskellige i alt). EPJ giver bl.a. adgang til væsentlige journal informationer, og at alle regioner stiller de patientadministrative og øvrige EPJ-data til rådighed for sundhedspersoner og borgere i den landsdækkende Sundhedsjournal på sundhed.dk. Aktuelt arbejder regionerne i fællesskab med nye digitaliseringstiltag som: FMK (hvor der til stadighed kontinuerligt arbejdes på at forbedre anvendelsesgraden på hospitalerne) Digitale indkaldelser og breve Telemedicin, så som Telesår og etablering af teknisk infrastruktur for telemedicin Nyt praksissystem (Praksys) Opdateret apotekersystem Opdatering af Sundhedsjournal (version 2.0) I de kommende år vil regionerne rette øget fokus mod emner som: Informationssikkerhed Telemedicin Dataledelse og synliggørelse af effekter ved digitalisering Adgang for praksissektoren til digital booking af hospitalsydelse Patientrapporterede oplysninger (PRO) Region Hovedstadens aktiviteter i det nationale og tværregionale samarbejde Region Hovedstaden har i 2014 og 2015 bl.a. gennemført følgende digitaliseringstiltag i relation til de fællesregionale RSI pejlemærker: Reimplementering af FMK Implementering af en række MedCom standarder Digitalisering af indkaldelser og breve Projekter til støtte for tele- og internetpsykiatri Implementering af Sundhedsjournal 1.0 Udarbejdelse af fællesregional benchmark af it Implementering af SMS-påmindelser Derudover er der gennemført en række projekter med ophæng i nationale og fællesregionale samarbejder. Bl.a.: Etablering af struktur for erstatnings-cpr Sikring af kvalitet i EDI-forsendelser Side 4 af 19

5 Telemedicinske projekter, så som e-gastro, e-graviditet og NetKOL Region Hovedstaden har i 2015 budgetteret med gennemførelse af bl.a. følgende fællesregionale itaktiviteter: Telesår-løsning Præhospital Patientjournal (PPJ) Telemedicinsk platform Praksys.dk Sundhedsjournal 2.0 Digital selvbooking NemID Derudover arbejdes på en række projekter med ophæng i nationale og fællesregionale samarbejder. Bl.a.: Fællesregional Informationssikkerhed Regionernes opkobling til billedindeks It-udbud til anskaffelse af fælles løsning til de kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP-samarbejdet) I de kommende år vil det udover de nationale og regionale forpligtelser - særligt være Sundhedsplatformen, som på Sundheds-it-området bliver omdrejningspunktet for Region Hovedstaden. Sundhedsplatformen lægger således både på investerings- og ressourcesiden beslag på en stor del af regionens kapacitet. Det gælder både i forhold til arbejdet med etablering og implementering af Sundhedsplatformen og i forhold til de mange forudsætningsaktiviteter, som skal sikre regionen en god overgang til Sundhedsplatformen. Dette massive ressourcetræk bevirker dog også en naturlig tilbageholdenhed i forhold til mængden af nye aktiviteter, der kan igangsættes i regionen, herunder ift. de fællesoffentlige samarbejder, hvilket også er kommunikeret til regionens aftalepartnere. Sundhedsplatformen indeholder dog en mængde ny funktionalitet (fx i forhold til bedre muligheder for inddragelse af borgerne i sundhedsarbejdet), der også er efterspurgt i nationalt- og tværregionalt regi - og som de øvrige regioner derfor også planlægger at anskaffe. På den baggrund forventes udviklingen med bedre og mere ensartet funktionalitet samt forøgede digitale samarbejdsmuligheder på tværs af regioner at fortsætte i de kommende år. Hvor Sundhedsplatformen dækker behovet for Region Hovedstaden bliver det blot ikke nødvendigvis med fokus på fælles systemløsninger med de øvrige regioner, men Sundhedsplatformen er dog et fælles projekt mellem Region Sjælland og Region Hovedstaden. Formålet med det fællesregionale samarbejde er dog heller ikke nødvendigvis anskaffelse af fælles systemløsninger, men netop etableringen af en mere ensartet funktionalitet, som giver sundhedspersoner bedre og flere digitale (samarbejds-) muligheder på tværs af landet, herunder i forhold til fx datadeling på tværs af hospitaler, hvor det er relevant. Region Hovedstadens øvrige projektportefølje- og pipeline Region Hovedstadens projektportefølje består af 23 aktive projekter og programmer. Foruden fællesregionale og nationale samarbejdsaktiviteter indeholder porteføljen en del lokale Region H projekter. Der er stor diversitet i porteføljen hvori der både indgår IT system-, medico- og infrastrukturprojekter. Aktuelt er porteføljen i høj grad præget af komplekse projekter med stærke bindinger til kritiske forretningsaktiviteter i regionen, herunder Sundhedsplatformen og Hospitalssammenlægningerne. Kørende projekter: Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet Telefonistabilisering Netværksprogrammet RHEL indfusionering og understøttelse Sundhedsplatform Egenleveranceprogrammet Datacenternet ibrugtagning Kvalitetsfondsbyggerierne Citrix Driftsstabilisering (under afslutning) Exchange Genopretning (under afslutning) Side 5 af 19

6 Windows OS Opgradering fase 2 EKG regional digital løsning Mars (medicoteknisk apparatur registrerings system) Mobile Enheder Nødweb Præhospitale Patientjournal (PPJ) Sundhedsjournalen 2.0 Apoline Foranalyse Captia/Workzone (journaliseringssystem) RIS/PACS (røntgenbookingsystem og billedarkiv Hospitalssammenlægningerne 2015 Sundhedsplatformen Sygesikringssystemudbud (Praksys) Kommunikationsplatform (CMS) (under afslutning De største og mest komplekse lokale projekter er: Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet, Netværksprogrammet, RIS/PACS og Hospitalssammenlægningerne (Sundhedsplatformen ikke inkluderet). Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet opgraderer regionens pc ere til Windows 7, og derved etableres et tidsvarende desktop system som sikrer fremadrettet understøttelse af regionens forretningsområder. Projektet har høj kompleksitet da opgraderingen berører hele regionen samt skal ske i hensyn til de mange applikationer som der findes i regionen. Netværksprogrammets formål er at sikre øget driftsstabilitet og tilgængelighed på regionens netværk. Dette gøres igennem en tidssvarende og homogen standardarkitektur på Regionens kablede og trådløse netværk. RIS/PACS skal sikre understøttelse af relevante billedproducerende specialer i forhold til eksempelvis diagnostik, konference og forskning for deltagende specialer samt give adgang til billeder og tilhørende rapportering for alle regionens kliniske brugere. Hospitalssammenlægningerne 2015 skal sikre, at de it-systemmæssige problemstillinger og fordele vedr. hospitalssammenlægningerne håndteres, så sammenlægningerne kan foretages på de fastlagte datoer. Pipeline: Projektpipelinen indeholder en liste af aktiviteter som alle er mulige fremtidige projekter. Pipelinen skal sikre kontinuitet, optimal planlægning samt muliggøre prioritering i forhold til hvilke aktiviteter der skal igangsættes samt hvornår. Prioriteringen foretages blandt andet ud fra kritikalitet samt et ressourcemæssigt aspekt. Af forventede kommende projekter kan blandt andet nævnes: Digital Patologi Arkivering til statens arkiver Windows OS opgradering fase 3. Stabilisering af brugerstyring It-system til forskningsdata ØKONOMISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. KOMMUNIKATION Der er ikke planlagt yderligere kommunikationstiltag. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Der er ikke planlagt en videre proces. Eventuel opfølgning aftales med udvalget. Side 6 af 19

7 DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen JOURNALNUMMER Side 7 af 19

8 2. ORIENTERING: ÆNDRING AF FORSINKELSE I BORGERENS ADGANG TIL EGNE SUNDHEDSDATA I SUNDHEDSJOURNALEN (SUNDHED.DK) BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Danske Regioners bestyrelse har på deres møde den 20. august 2015 vedtaget at ændre forsinkelsen på borgerns adgang til egne data, således at prøvesvar og journalnotater fremover vil være tilgængelige via sundhed.dk efter 3-5 dage, mod i dag 2 til 3 uger. It- og afbureaukratiseringsudvalget orienteres derfor om regionernes arbejde for at sikre en god overgang til den ny praksis for patienter og medarbejdere. INDSTILLING Administrationen indstiller: at It- og afbureaukratiseringsudvalget tager orienteringen til efterretning. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: SAGSFREMSTILLING Bestyrelsen for Danske Regioner har på deres møde den 20. august 2015 besluttet, at ændre den eksisterende forsinkelse på borgernes adgang til egne data i Sundhedsjournalen (sundhed.dk). Det betyder, at alle elektroniske sundhedsdata der leveres til Sundhedsjournalen kan ses efter 3-5 dage (se evt. detaljerede oplysninger i bilag 1). Ændringen sker pr. 9/ Forberedelsen af dette har foregået siden foråret 2015, hvor Danske Regioner også havde sagen på deres dagsorden. Som det er nu, kan alle borgere med NemID over 15 år tilgå deres egen sundhedsjournal via sundhed.dk., men aktuelt er der en forsinkelse på henholdsvis 2 og 3 uger på at få forevist journalnotater og prøvesvar. Ændringen af forsinkelsen til mellem 3 og 5 dage på borgernes adgang til egne data er i tråd med det generelle regionale og fællesregionale politiske ønske om større åbenhed, øget inddragelse og samarbejde med patienterne. Ændringen er således også en del af den fællesregionale indsats Borgernes sundhedsvæsen vores sundhedsvæsen. Ændringen får indflydelse på patienternes mulighed for at orientere sig under aktuelle sygdomsforløb og kan potentielt nedsætte bekymrende ventetid på prøvesvar for patienterne. Ændringen medfører samtidig, at patienterne potentielt set kan se deres prøvesvar før disse har været drøftet med en læge, hvis der går mere end tre dage fra prøvesvaret er klar, til den aftalte dialog om svaret med en læge. Denne udfordring imødegås på to måder: 1. Patientens selvvalgte adgang til egne sundhedsdata. Patienten får som noget nyt mulighed for selv at til- eller fravælge at se prøvesvar og andre data i Sundhedsjournalen. Dette sikres ved, at sider med data kun vises i Sundhedsjournalen, når patienten aktivt tilvælger at se dem. 2. Lægen er ekstra opmærksom på vigtigheden af sædvanlig praksis med at sikre god dialog med patienten om undersøgelser og prøvesvar. Fx om hvilke prøver og undersøgelser, der foretages, hvorfor prøver og undersøgelser foretages, hvilken type svar, der er mulige (overordnet set f.eks. kræft ja eller nej), hvordan svar kan tolkes (fx at et negativt svar kan være godt) og hvem svarene skal drøftes med og hvornår. For at understøtte en god overgang til den nye mulighed for adgang til sundhedsdata har Danske Regioner nedsat en arbejdsgruppe, der siden maj 2015 har arbejdet med at forberede lanceringen af ændringen d. 9/ Arbejdsgruppen koordinerer på tværs af regionerne, og det overordnede princip for Side 8 af 19

9 forberedelsesstrategien er intern før ekstern, hvilket vil sige at det prioriteres at klæde de sundhedsprofessionelle medarbejdere godt på til ændringen inden der kommunikeres eksternt til borgerne. Onsdag d. 26/ blev der således sendt informationsmateriale til alle hospitalerne til brug for intern videndeling og dialog (se Bilag 1 med materiale). De praktiserende læger er informerede og der har været samarbejde med div. faglige interesseorganisationer, patientforeninger og Kommunernes Landsforening i regi af Danske Regioner. Det forventes at der bliver en borger/patientrettet informationsindsats primo 2016, når det sundhedsprofessionelle personale er klar. Der er desuden lagt op til at forsinkelsen på tre dage på sigt skal ophæves fuldstændigt. Adgangen til egne sundhedsdata efter 3-5 dage er en forløber for hvad der kommer til at ske når My Chart under Sundhedsplatformen lanceres i Region H og Sjælland. My Chart har mulighed for at give patienterne adgang til stort set tidstro data, omend der her er udvidede funktionalitetsmuligheder, såsom kommentarfelt fra klinikere om f.eks. prøvesvar. Til gengæld kan MyChart-notater ikke ses tværregionalt i hele Danmark, hvilket er en af fordelene ved Sundhedsjournalen. MyChart ansvarlige i regi af Sundhedsplatformen er i dialog med arbejdsgruppen for ændringen pr. 9/9-2015, således at der kan ske erfaringsdeling i forhold til eventuelle både positive og negative afledte effekter af hurtigere patientadgang til egne sundhedsdata. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Indtil videre ingen. Der forhandles muligvis senere med regionerne om finansiering af ekstern kommunikationsindsats overfor patienter og borgere. KOMMUNIKATION Der planlægges yderligere national kommunikationsindsats til patienter og borgere primo TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Se sagsfremstilling DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Christian Worm JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. Den_vigtigste_viden Side 9 af 19

10 3. GODKENDELSE: STUDIETUR BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Der er afsat midler til at de stående udvalg kan komme på studietur i valgperioden. Studieture afholdes med henblik på at finde inspiration og viden om emner som hører ind under udvalgenes område. INDSTILLING Administrationen indstiller at It- og afbureaukratiseringsudvalget: 1. beslutter om konkret forslag til studietur skal udarbejdes I givet fald, indstilles ligeledes: 2. tiltræder forslag til tidsrum og tema POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: SAGSFREMSTILLING Udvalget kan selv tilrettelægge sit arbejde, herunder evt. planlægning af studietur. Såfremt udvalget ønsker at planlægge en studietur, skal dette forelægges regionsrådet, som træffer beslutning herom. Forelæggelsen skal indeholde forslag til program for turen, et specificeret budgetforslag, forslag til embedsmandsdeltagelse og en begrundelse for, hvordan studieturen kan bidrage til udviklingen af Region Hovedstadens opgaveløsning. Administrationen beder på den baggrund It- og afbureaukratiseringsudvalgets tage stilling til om, administrationen skal igangsætte arbejdet med planlægning af en studietur med henblik på mulig forelæggelse for Regionsrådet. Skulle udvalget ønske at tage på studietur, skal der endvidere tages stilling til hvilke datoer samt hvilket tema, som skal være fokus for studieturen. I det følgende fremlægges forslag til tidsrum og muligt tema skitseres. Tidsrum Af hensyn til udvalgets planlægning og Regionsrådets mulighed for godkendelse kan en studietur tidligst afholdes i foråret Erfaringerne tilsiger, at en varighed på 2-4 dage giver mulighed for at gå i dybden med det valgte tema samtidig med at det ikke er længere end, at det kan passes ind i udvalgsmedlemmernes kalendere, og kan holdes indenfor den afsatte økonomiske ramme på kr. per udvalgsmedlem. Administrationen foreslår på den baggrund, at en studietur afholdes i løbet af tidsrummet april Tema Region Hovedstaden går live med den nye Sundhedsplatform på første hospital Herlev i foråret Det vil derfor være oplagt for udvalget at besøge en destination, hvor man kan høste erfaringer fra hospitaler som allerde har implementeret EPIC's Sundhedsplatform samt få et indtryk af effekten af Sundhedsplatformen på afbureaukratisering af de kliniske arbejdsgange. Det være sig muligheder og begrænsninger i forhold til bedre deling af data, mere strukturerede data samt mere optimerede workflows o.l. Samtidig er en studietur en oplagt mulighed for udvalget til at rette blikket lidt ud i tid og søge inspiration og perspektiver på hvad fremtiden bringer af muligheder indenfor udvalgets ressortområde. Hvilke Side 10 af 19

11 funktioner kunne være interessant at se på i næste bølge af Sundhedsplatformen? Hvad er det sidste nye indenfor it og sundhedsteknologi og hvad forventes at komme til at fylde om 5 år? Er der inspiration at hente fra andre sektorer i relation til fx optimering af arbejdsgange og afbureaukratisering? Med et fokus på Fremtidens muligheder indenfor it- og afbureaukratisering, vil en studietur kunne understøtte udvalget i dets politikformulerende rolle. I denne sammenhæng kunne en oplagt rejsedestination være fx Holland, som er et højteknologisk samfund og hvor flere hospitaler allerede har implementeret EPICs Sundhedsplatform. ØKONOMISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Tiltrædes indstillingerne forelægges udvalget sag om studietur i januar DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen / Christian Worm JOURNALNUMMER Side 11 af 19

12 4. EVENTUELT EVENTUELT Tomt indhold Side 12 af 19

13 DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - meddelelser MØDETIDSPUNKT :30 MØDESTED Mødelokale H7/H8 på regionsgården MEDLEMMER Pia Illum Erik Sejersten Vagn Majland Özkan Kocak Charlotte Fischer Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Marianne Frederik Side 13 af 19

14 INDHOLDSLISTE 1. Meddelelser - Status på Sundhedsplatformen 2. Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data 4. Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT 5. Meddelelser - Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget Side 14 af 19

15 1. MEDDELELSER - STATUS PÅ SUNDHEDSPLATFORMEN MEDDELELSER Centerdirektør Mikael Skov Mikkelsen giver en mundtlig status på arbejdet med Sundhedsplatformen, herunder præsentation af økonomi og finansieringsforhold. JOURNALNUMMER Side 15 af 19

16 2. MEDDELELSER - ORIENTERING OM SVAR TIL DATATILSYNET PÅ HENVENDELSE VEDRØRENDE ADGANG TIL DATA MEDDELELSER Regionrådet blev den 16. september 2014 orienteret om at Datatilsynet havde været på inspektion på Rigshospitalet som følge af en sag i pressen, hvor det blev hævdet at Se & Hør havde fået oplysninger om kendte personers graviditet via ansatte på Rigshospitalet. Inspektionen havde fokus på hospitalets anvendelse af bookingsystem for nakkefold scanninger. Som opfølgning på inspektionen stillede Datatilsynet i december 2014 en række uddybende spørgsmål. Spørgsmålene blev besvaret i brev af 14. januar, hvoraf det bl.a. fremgik, at regionen havde konstateret, at der var åbne brugere i den elektroniske patientjournal (GS!Åben/OPUS). På denne baggrund igangsatte Center for It, Medico og Telefoni en afdækning af situationen samt en oprydning i antallet af brugere. Det har vist sig, at man ikke i tilstrækkelig effektiv grad har fået slettet brugeradgange i takt med ansættelsesophør. Der er derfor igangsat lukning af 40 % af de åbne brugere i GS!Åben/OPUS. Fremadrettet igangsættes endvidere et initiativ med henblik på at sikre proces for systematisk revision/gennemgang af åbne brugere én gang årligt. På baggrund af regionens svar fra januar har Datatilsynet den 18. juni 2015 stillet supplerende spørgsmål om adgang til oplysninger om nakkefold scanninger mv., herunder om hvilke brugere, der har adgang til hvilke data i regionens EPJ-systemer, og med hvilken hjemmel. Til orientering vedlægges Datatilsynets seneste spørgsmål (bilag 1) og Region Hovedstaden svar (uden bilag), som blev fremsendt til Datatilsynet den 28. august (bilag 2). Det bemærkes endvidere, at regionen i svaret til Datatilsynet har gjort opmærksom på, at Region Hovedstaden i samarbejde med Region Sjælland er ved at udvikle en ny elektronisk patientjournal, kaldet Sundhedsplatformen, og at de to regioner vil rette henvendelse til Datatilsynet med henblik på at sikre implementering af sikkerhedsbestemmelserne i forhold til Sundhedsplatformen. JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag 1 - Datatilsynets skrivelse 2. Bilag 2 - Svar til datatilsynet (uden bilag) Side 16 af 19

17 4. MEDDELELSER - OVERORDNET STATUS PÅ DRIFT OG UDVIKLING - ORIENTERING FRA CIMT MEDDELELSER Forretningsudvalget har siden 1. januar 2013 modtaget rapporten "Overordnet status på drift og udvikling - orientering fra CIMT" med kvartalsvis kadence. I forbindelse med godkendelsen af arbejdsplanen for It- og afbureaukratisering (ITA) er det besluttet at denne rapport ligeledes skal forelægges ITA til orientering forud for at den forelægges Forretningsudvalget. Konklusioner fra rapporten Sagshåndtering I maj var der høje gennemsnitlige ventetider ved telefoniske henvendelser. Dette skyldes en kombination af at hospitalssammenlægningen affødte perioder med mange henvendelser samtidig med, at bemandingen i servicedesken var lav pga. sygdom. Årest bedste svartider ved tefonerne blev til gengæld målt i juli. Systemdrift Der kan generelt måles en positiv udvikling i systemernes drift. Der kunne i juli måles et fald i det webbaserede mail/kalender system. Performance er genoprettet i august. Større aktiviteter Sundhedsplatformen følger planen. Exchange-projektet er gennemført og under afslutning Windows 7-projektet har på nuværende tidspunkt opgraderet pc er og følger ligeledes planen. Rapportens opbygning Rapporten består af følgende afsnit: 1. CIMT Servicedesk I dette afsnit præsenteres data for håndtering af henvendelser i CIMT Servicedesk.SS 2. Systemdrift og support I dette afsnit præsenteres driftsmålinger for vore kritiske systemer, samt data for håndtering af henvendelser til Klinisk programhjælp, er hjælper i forhold til de mere specialiserede systemer og programmer. 3. Større aktiviteter Her gives status på en række større projekter, der er med til at løfte driftsniveauet og understøtter god service og høj kvalitet i regionens teknologiske miljø. 4. Baggrund I baggrundafsnittet gives en grundigere teknisk forklaring af det data, der præsenteres i afsnit 1-3. I del 1-3 er udviklingen på områderne illustreret via enten grafer eller tabeller. Dertil er tilknyttet en kort skriftlig kommentar, der beskriver årsager og forklaringer på den aktuelle udvikling. Formålet med denne opdeling er at give modtageren en så kortfattet præsentation af rapporten som muligt. Ønskes en grundigere forklaring af grafer, henvises der til afsnit 4, hvor der gives en mere teknisk og grundig redegørelse af de foregående afsnit. JOURNALNUMMER Side 17 af 19

18 BILAGSFORTEGNELSE 1. Rapport Side 18 af 19

19 5. MEDDELELSER - ARBEJDSPLAN FOR IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET MEDDELELSER Vedlagt er arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget for Arbejdsplanen er et dynamisk dokument og der vil derfor løbende kunne kommer ændringer i forhold til aktuelle sager, herunder vil der være sager, der forventeligt ikke kan afsluttes på ét møde. En opdateret version af arbejdsplanen forelægges udvalget under meddelelser på hvert møde. JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. ITA Arbejdsplan Side 19 af 19

20 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -1 af 6 VORES SUNDHEDSVÆSEN VERSION DEN 26/ DEN VIGTIGSTE VIDEN OM BORGERNES HURTIGERE ADGANG TIL EGNE SUNDHEDSDATA FRA D. 9. SEPTEMBER 2015 Materiale til intern information, videndeling og dialog blandt sundhedsprofessionelle Udarbejdet af arbejdsgruppe om borgernes hurtige adgang fra 9. september 2015 til egne data i Sundhedsjournalen (Vores sundhedsvæsen dine data) i regi af Danske Regioner, august 2015

21 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -2 af 6 Baggrund Regionerne har i fællesskab besluttet at arbejde for at understøtte øget inddragelse af patienten i eget behandlingsforløb 1. Et konkret tiltag er at åbne for patientens adgang til egne sundhedsdata med kun 3 dages forsinkelse i Sundhedsjournalen pr. 9. september Det er en ændring i forhold til nu, hvor der er henholdsvis 14 dage og tre ugers forsinkelse på visningen af notater og prøvesvar 3. Der er lagt op til at forsinkelsen på sigt skal ophæves fuldstændigt. Hurtigere adgang til egne sundhedsdata skaber mere gennemsigtighed for patienten og bedre muligheder for samarbejde på tværs mellem patienten og dig som sundhedsprofessionel. Den mulighed efterlyser mange patienter. Ændringen understøtter dermed visionen om et sundhedsvæsen, der i højere grad giver mulighed for samarbejde med og inddragelse af patienten. Fordelen for jer som sundhedsprofessionelle kan være mere vidende patienter, at dialogen med patienten kan starte et andet sted, mindre bekymrende ventetid for patienterne og at patienterne får mulighed for selv at tilegne sig større helbredsindsigt. Patienterne kan tilgå deres sundhedsdata om eget behandlingsforløb i Sundhedsjournalen via sundhed.dk. I 2014 var der borgere, der lavede et opslag i deres sundhedsjournal via sundhed.dk, hvilket svarer til 18 % af den danske befolkning. Hele 52 % af den danske befolkning har anvendt sundhed.dk 4. Alle sundhedsprofessionelle medarbejdere i sundhedsvæsenet skal informeres om, at borgerne får mulighed for hurtigere adgang til deres sundhedsdata i deres sundhedsjournal på sundhed.dk fra den 9. september Tilgængeligt materiale til understøttelse af information og dialog Formålet med materialet er, at I som sundhedsprofessionelle medarbejdere i sundhedsvæsenet får information om borgernes hurtigere adgangsmulighed til deres sundhedsdata i Sundhedsjournalen. Ændringen kan få betydning for jeres interne arbejdsgange og dialogen mellem borgerne og jer som sundhedsprofessionelle. 1 Jævnfør Borgernes sundhedsvæsen- vores sundhedsvæsen 2 Beslutning truffet af Danske Regioners bestyrelse den 19. marts 2015 samt beslutning den 20. august Dvs. 3 uger fra prøvetagningstidspunktet 4 Jens Rahbek Nørgaard, MedCom, log-databasen, årsstatistikken VORES SUNDHEDSVÆSEN VERSION DEN 26/8 2015

22 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -3 af 6 Materialet er udarbejdet for at gøre det nemt at formidle viden om ændringen internt på hospitalerne og for at give basis for en dialog om, hvad den betyder lokalt for jer. Materialet er udarbejdet 5 til anvendelse i alle regioner 6. Der er blandt andet følgende materiale til rådighed: Den vigtigste viden om patienternes adgang til egne sundhedsdata (nærværende dokument) Patientrettet information og videre opfølgning Materialer til understøttelse af yderligere videndeling og dialog: o PowerPoint præsentation o Dialogspørgsmål o Test din viden tip en 13 er Svar til tip en 13ér o Få svar på dine spørgsmål Frequently Asked Questions (FAQ) Se alle de udarbejdede materialer i netværket Vores sundhedsvæsen dine data på VIS.dk 7 Materialerne ligger i såvel pdf- som word-dokumenter, så I har mulighed for at tilpasse dokumenterne til jeres kontekst. Man kan samme sted komme med forslag til forbedringer eller dele gode erfaringer. Hvad indebærer borgerens hurtigere adgang til egne sundhedsdata? Præcisering af ændringen Med ændringen pr. 9. september 2015 ændres den hidtidige forsinkelse på visningen af prøvesvar, notater og epikriser. Fra denne dag kan patienterne se deres journalnotater og epikriser mellem 3 og 5 dage efter, at de er tilgængelige i diverse elektroniske systemer, der leverer sundhedsdata til Sundhedsjournalen. De 3 dage er den kunstigt indlagte forsinkelse, de 0-2 dage skyldes opdateringstekniske forhold 8. Når journalindhold foreligger i elektronisk form, går der således maksimalt fem dage, førend data er tilgængelige for patienten i Sundhedsjournalen. For prøvesvar derimod tæller de 3 dage fra prøvetagningen, og herefter tæller de 0-2 dage, fra svaret er tilgængeligt i de elektroniske systemer. OBS! Det er udelukkende tidsrammen for patientens adgang til data, der ændres. Dataindholdet i Sundhedsjournalen ændres ikke. Det vil sige, at det er nøjagtig de samme oplysninger som hidtil, der leveres til Sundhedsjournalen. Det vil blandt andet sige: FMK det fælles medicinkort (har hele tiden kunnet ses uden forsinkelse) Sygehusenes journalnotater fra hele Danmark Prøvesvar fra Patologiafdelingen Prøvesvar fra Klinisk Biokemisk Afdeling Prøvesvar fra Klinisk Mikrobiologisk Afdeling 5 Alle dele af det dialogunderstøttende materiale er udarbejdet af bl.a. repræsentanter fra alle fem regioner, herunder klinikere og patientrepræsentanter. Liste over arbejdsgruppens medlemmer kan ses på VIS.dk 6 Materialet står i øvrigt til rådighed for også andre relevante aktører, herunder for eksempel med KL Hver aften indlæses data fra diverse elektroniske systemer, der leverer data til Sundhedsjournalen. I tilfælde af mange data kan der opstå kø under denne proces. Det vil sige, at det kan ske, at data må vente med at blive leveret til Sundhedsjournalen, indtil at næste dags opdatering foregår. 2 VORES SUNDHEDSVÆSEN VERSION DEN 26/8 2015

23 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -4 af 6 Prøvesvar fra Klinisk Immunologisk Afdeling Prøvesvar fra Billeddiagnostisk Afdeling (ikke alle regioner) Der er lidt forskel fra region til region og fra sygehus til sygehus i forhold til, hvilke data der leveres til Sundhedsjournalen og hvornår. Der arbejdes aktuelt på at skabe en fælles standard for de fem regioner. Hvem gælder ændringen for? Ændringen gælder for alle patienter 9, dvs. både somatiske og psykiatriske specialer. Der er dog enkelte afdelinger, der ikke leverer data til Sundhedsjournalen. Det er som hidtil muligt at se data i Sundhedsjournalen fra hele Danmark, på tværs af regionale skel. Hvilke data kan ikke ses i Sundhedsjournalen? Journalmateriale i papirform eller scannet materiale Foreløbige prøvesvar Notater fra privatpraktiserende læger, speciallæger og private sygehuse Prøvesvar fra praktiserende læge og speciallæge uploades til Sundhedsjournalen, hvis prøvestedet leverer data til Sundhedsjournalen. Er du fortsat i tvivl om indholdet i Sundhedsjournalen? Hvis du fortsat er i tvivl om, hvad der konkret er tilgængeligt for patienten fra din afdeling/enhed/din region, så spørg din nærmeste leder eller alternativt den ansvarlige for Sundhedsjournalen i din region. Regionens systemadministration, der er ansvarlig for Sundhedsjournalen i din region, kan kontaktes på følgende mailadresse: Region Hovedstaden: Send mail til ejournal@regionh.dk Region Midtjylland: Send mail til e-journal@rm.dk Region Nordjylland: Send mail til e-journal@rn.dk Region Sjælland: Send mail til e-journal@regionsjaelland.dk Region Syddanmark: Send mail til ejournal@rsyd.dk Patientens selvvalgte adgang til egne sundhedsdata Patienten får som noget nyt mulighed for selv at til- eller fravælge at se prøvesvar og andre data i Sundhedsjournalen. Dette sikres ved, at sider med data kun vises i Sundhedsjournalen, når patienten aktivt tilvælger at se dem. 9 Dog alene borgere med NemID, hvilket reelt betyder, at det er borgere, der er fyldt 15 år og har et dansk CPR-nummer, der kan tilgå deres egen sundhedsjournal elektronisk via sundhed.dk. 3 VORES SUNDHEDSVÆSEN VERSION DEN 26/8 2015

24 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -5 af 6 Afgivelse af prøvesvar på en hensynsfuld måde Patienten har krav på at få prøvesvar på en hensynsfuld måde 10. Patientens hurtigere mulighed for adgang til egne sundhedsdata kan stille større krav til dig som sundhedsprofessionel, når du kommunikerer skriftligt og mundtligt om for eksempel prøvetagning. I princippet skal lægen gøre det samme som hidtil - nemlig have en god dialog med patienten om undersøgelser og prøver. I praksis skal patienterne nu også forberedes på, at de har adgang til eventuelt kritiske prøvesvar, før de måske har fået overbragt svaret mundtligt af en læge. Det kræver tydelig kommunikation om: Hvilke prøver og undersøgelser, der foretages Hvorfor prøver og undersøgelser foretages Hvilke prøver og undersøgelser der ikke foretages (overordnet set) Hvilken type svar, der er mulige (overordnet set) Hvordan svar kan tolkes (fx at et negativt svar kan være godt) Hvornår svaret kan forventes at være tilgængeligt i Sundhedsjournalen Hvem svarene skal drøftes med og hvornår, hvis der er behov for det Hvor, hvordan og hvornår patienten skal henvende sig ved spørgsmål til prøvesvar eller øvrige data Ansvar for drøftelse af svar med patienten Ansvaret for at afgive, tolke og handle på prøvesvar er det samme for jer som sundhedsprofessionelle som hidtil. Ansvaret for afgivelse og drøftelse af svar med patienten er således fortsat placeret hos den behandlende læge, alternativt personalet på den behandlingsansvarlige afdeling/enhed 11. Det er ikke en opgave, der skal løses i akutsystemet (akuttelefoner og vagtlægeordninger). I dialogen med patienten er det vigtigt at være opmærksom på: At patienten kan have læst svaret i Sundhedsjournalen på forhånd At patienten ikke nødvendigvis har adgang til samme informationer som dig som sundhedsprofessionel (fx midlertidige prøvesvar eller svar, der lige er leveret til Sundhedsjournalen, hvor systemet endnu ikke er opdateret) At patienten kan have læst, men ikke forstået eller endda misforstået et prøvesvar. Det er som hidtil dit ansvar som sundhedsprofessionel at sikre en dialog med patienten, der medfører, at prøvesvar formidles, så patienten kan forstå det. I Sundhedslovens 16, stk. 3 står der således: Informationen skal gives løbende og give en forståelig fremstilling af sygdommen, undersøgelsen og den påtænkte behandling. Informationen skal gives på en hensynsfuld måde og være tilpasset modtagerens individuelle forudsætninger med hensyn til alder, modenhed, erfaring m.v 12. Ændringens betydning for organiseringen af arbejdet 10 Sundhedslovens 16, stk Se vejledningen om håndtering af parakliniske undersøgelser Vejledning om håndtering af parakliniske undersøgelser 12 Se evt. mere om juridiske forhold i Frequently asked questions (FAQ) 4 VORES SUNDHEDSVÆSEN VERSION DEN 26/8 2015

25 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -6 af 6 Det skal drøftes lokalt i regi af sygehusledelsen og/eller afdelingsledelsen, hvordan de nye muligheder kan eller skal påvirke jeres nuværende arbejdsgange. Ændringen kan for eksempel betyde: At der kan være behov for dialog om patientens nye mulighed for at se sundhedsdata under den enkelte konsultation/stuegang. At nogle patienter ikke vil behøve samme antal besøg i ambulatoriet som hidtil, da de selv kan se deres prøvesvar. At der kan være behov for en mere fleksibel tilgang til ambulatorietider inkl. tilpasset mulighed for telefonisk adgang. At det ikke længere er nødvendigt i samme omfang at printe journal og prøvesvar til patienterne. At personalet kan advisere patienten om, at de eventuelt selv kan se data i deres sundhedsjournal i stedet for at få en printet journal med hjem. At der kan være behov for at sikre, at der ikke er forsinkelse på skrivning af journalnotater. 5 VORES SUNDHEDSVÆSEN VERSION DEN 26/8 2015

26 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 1 - Side -1 af 3 Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød Sendt til: regionh@regionh.dk med kopi til: merete.lange.01@regionh.dk 18. juni 2015 Vedrørende adgang til patientoplysninger i regionens elektroniske systemer Datatilsynet Borgergade 28, København K CVR-nr Datatilsynet afholdt den 20. august 2014 inspektion på Rigshospitalet på baggrund af tilsynets egen drift-sag om muligt læk af patientoplysninger til Se og Hør. Telefon Fax dt@datatilsynet.dk J.nr og Sagsbehandler Victoria Maria Ljunggren Direkte Region Hovedstaden har i forbindelse med sagen oplyst nærmere om medarbejdernes adgang til oplysninger i visse elektroniske systemer. Regionens svar rejser problemstillinger, som Datatilsynet finder det mest hensigtsmæssigt at behandle separat fra den oprindelige sag om muligt læk af patientoplysninger, herunder tilsynets inspektionssag. Med dette brev skal tilsynet således anmode regionen om en udtalelse særligt vedrørende medarbejderes brugeradgange til personoplysninger på regionens hospitaler. Regionens svar vil dog også kunne indgå i Datatilsynets sag om muligt læk af patientoplysninger, herunder tilsynets inspektionssag (tilsynets j.nr og j.nr ). 2. Datatilsynet har som led i inspektionssagen spurgt nærmere ind til adgangen til personoplysninger i systemerne Nakkefold Booking og GsÅben. Region Hovedstadens har hertil i sit brev af 15. januar 2015 til Datatilsynet bl.a. oplyst følgende vedrørende systemet Nakkefold Booking: Ja, udover Rigshospitalet så benyttes systemet på Hvidovre, Herlev og Hillerød. [ ] Ja medarbejdere fra Rigshospitalet kan se oplysninger om bookinger på Hvidovre og vice versa. Regionen har endvidere vedrørende systemet GsÅben (herunder Opus) oplyst: Der er p.t åbne brugere i GS/OPUS. De har alle som minimum en læseadgang, hvilket vil sige, at man kan læse journalen på hele sygehuset, og man kan tilgå informationer på de andre sygehuse i regionen via sygehusbuddies og Patientindeks. For at kunne logge ind i GS/OPUS kræver det, at brugeren først er logget ind via Windows login.

27 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 1 - Side -2 af 3 2 [ ] De manuelt indtastede skanningsoplysninger fra Nakkefold Booking, såfremt det er GS/OPUS det tastes ind i, så kan de også ses af alle der har adgang, med mindre der er tale om data på en beskyttet afdeling 2.1. Datatilsynet skal i den forbindelse vedrørende Nakkefold Booking anmode Region Hovedstaden om at oplyse: om det er rigtigt forstået, at medarbejdere fra Rigshospitalet kan se oplysninger om bookinger på hospitalerne i Hvidovre, Herlev og Hillerød, og at medarbejdere på hospitalerne i Hvidovre, Herlev og Hillerød ligeledes kan se oplysninger om bookinger på Rigshospitalet, hvilke herunder hvor mange medarbejdere på andre hospitaler end Rigshospitalet, der i Nakkefold Booking har adgang til oplysninger om bookinger på Rigshospitalet, hvilket sagligt formål medarbejdere på et hospital i regionen har til oplysninger om bookinger på andre hospitaler i regionen Datatilsynet skal vedrørende GsÅben (herunder Opus) anmode Region Hovedstaden om at oplyse: om det er rigtig forstået, at alle medarbejdere i regionen som minimum har læseadgang til alle patientjournaler (og eventuelt øvrige oplysninger i GsÅben om patienterne) på det sygehus, hvor medarbejderen arbejder, og i så fald om denne læseadgang omfatter alle oplysninger i patientjournalerne, herunder om der er forskelle i de forskellige medarbejdergruppers adgange, hvilke medarbejdere der ikke kun har læseadgang til oplysningerne, samt hvad disse medarbejdere har adgang til at foretage sig med oplysningerne. Regionen bedes derudover præcisere, hvad der skal forstås ved det anførte om, at medarbejdere på de andre sygehuse kan tilgå informationer via sygehusbuddies og Patientindeks. Det bedes bl.a. oplyst: hvilke oplysninger, der gives adgang til via sygehusbuddies og Patientindeks, herunder om der gives adgang til oplysninger om alle patienter på de pågældende sygehuse, hvilke personalegrupper der har adgang til disse oplysninger, herunder om der er forskelle i de forskellige personalegruppers adgange, hvilket sagligt formål medarbejderne har til adgangen. Datatilsynet skal i den forbindelse også henvise til det i referatet af 18. december 2014 fra tilsynets inspektion anførte om, at alle sundhedsfaglige medarbejdere i regionen i GsÅben som udgangspunkt har adgang til oplysninger om alle regionens patienter.

28 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 1 - Side -3 af 3 3 Endvidere bedes regionen præcisere, hvad der menes med det anførte om, at de manuelt indtastede skanningsoplysninger fra Nakkefold Booking, såfremt det er GS/OPUS, det tastes ind i, kan ses af alle der har adgang, medmindre der er tale om data på en beskyttet afdeling. Det bedes bl.a. oplyst: om oplysninger fra Nakkefold Booking indtastes i andre systemer end GsÅben, og hvad der menes med data på en beskyttet afdeling Regionen bedes desuden redegøre for, med hvilken hjemmel/hvilke hjemler de forskellige personalegrupper har adgang til de forskellige oplysninger på regionens hospitaler. Det bedes herunder oplyst, om adgangen for nogle medarbejdere er teknisk begrænset til oplysninger om patienter, der er i behandling på samme behandlingsenhed, som den pågældende medarbejder er tilknyttet, jf. sundhedslovens 42 a, stk. 2, og stk Region Hovedstaden har i brevet af 15. januar 2015 oplyst, at der ikke er opsat nogen arkiveringsfunktion på oplysninger i Nakkefold Booking, og at det er forskelligt fra hospital til hospital, hvor lang tid oplysningerne gemmes. Ældst er de på Rigshospitalet, hvor de første oplysninger er fra Det følger af persondatalovens 5, stk. 5, at indsamlede oplysninger ikke må opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. Datatilsynet skal anmode Region Hovedstaden om at oplyse, hvad regionen gør for at sikre, at patientoplysninger slettes i overensstemmelse med persondatalovens 5, stk. 5, herunder om der er fastsat interne slettefrister. Datatilsynet forudsætter i øvrigt, at sletning af oplysninger sker i overensstemmelse med sletningsfristen i regionens anmeldelse af Patientbehandling i regionalt regi. Såfremt sletningsfristen ønskes ændret, skal anmodning herom indgives til Datatilsynet. Svar bedes være Datatilsynet i hænde senest den 14. august Med venlig hilsen Maiken Christensen Chefkonsulent

29 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -1 af 6

30 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -2 af 6

31 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -3 af 6

32 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -4 af 6

33 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -5 af 6

34 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -6 af 6

35 Center for It, Medico og Telefoni Region Hovedstaden Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -1 af 16 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni Overordnet status på drift og udvikling orientering fra CIMT August 2015

36 Indholdsfortegnelse Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -2 af 16 1 CIMT SERVICEDESK Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk Straksafklaringer og svartid inden for 5 min i CIMT Servicedesk Antal indkomne og lukkede sager SYSTEMDRIFT OG -SUPPORT Systemsvartider Håndteringen af telefoniske henvendelser i Klinisk Servicedesk STØRRE AKTIVITETER Tværregionale projekter Projekter i CIMT og Region Hovedstaden BAGGRUND Dette er 12. afrapportering vedrørende udviklingen i systemdriften, sagshåndteringen, væsentligste aktiviteter samt driftsforbedrende tiltag og udviklingstiltag for Center for It, Medico og Telefoni i Region Hovedstaden. Vores vigtigste opgave er at sikre sammenhængende og stabile itsystemer, medicoteknisk udstyr og telefonisystemer til Region Hovedstadens ansatte og derved sikre gode forudsætninger for en højere kvalitet og effektivitet i patientbehandlingen. Direktionen i CIMT 2

37 Aksetitel Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -3 af 16 1 CIMT SERVICEDESK CIMT Servicedesk er den centrale indgang for brugerhenvendelser og det er via denne, at størstedelen af sagerne håndteres. Den fælles CIMT Servicedesk sikrer en forbedret og ensartet service af brugerne i regionen. Via den fælles CIMT Servicedesk kan brugerne trykke sig videre og blive stillet om til enten Servicedesk, som håndterer generelle it-problemer, eller Klinisk Servicedesk, der håndterer spørgsmål vedrørende brugen af de kliniske it-systemer (OPUS/GS, EPM, ORBIT og MIRSK) (se afsnit 2.2.). Hver gang en bruger kontakter CIMT, oprettes en sag, uanset om sagen løses øjeblikkeligt eller kræver yderligere sagsbehandling. En sag kan være et incident, hvor brugeren oplever fejlende eller manglende itservice, eller service requests, hvor brugerne anmoder om ex. opsætning af en computer eller installation af et program. En sag bliver først betragtet som lukket, når den er løst tilfredsstillende for brugeren, da der tages højde for en periode på 7 dage, hvori brugeren kan klage, såfremt de ikke er tilfredse med sagens afslutning. 1.1 Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk Henvendelser til Servicedesken kan ske enten telefonisk eller gennem vores selvbetjeningsportal, CIMT Service. Størstedelen af henvendelserne til CIMT Servicedesk sker telefonisk. I juli udgjorde de telefoniske henvendelser således ca. 86 % af alle henvendelserne. Grafen nedenfor viser antallet af henvendelser til CIMT Servicedesk (blå), den gennemsnitlige ventetid (rød) samt hvor mange afbrudte opkald der er (lilla). Håndtering af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk :24 05:02 04: :43 01:52 02:23 02:45 02:44 02:17 03:24 03:02 01: :36 02:53 02:10 01: :16 00: aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul præsenterede opkald Antal afbrudte opkald Gennemsnitlig ventetid 00:43 00:00 I maj og juni har efterspørgslen ligget konstant på ca henvendelser, men falder betydeligt ved sommerferiens start. Udsvingene på denne graf følger dermed sæsonbetonede udsving. Den gennemsnitlige ventetid var høj i maj på grund af sygdom og følgende underbemanding i servicedesken. Samtidig var der en række projekter, herunder sammenlægningen af Herlev og Gentofte hospital, samt periodiske udfordringer 3