Udbudsbetingelser. Udbud af 3D printere og scanner, j.nr Det Nationale Videncenter for Automation og Robotteknologi Nord v/techcollege

Transkript

1 Udbudsbetingelser Udbud af 3D printere og scanner, j.nr Det Nationale Videncenter for Automation og Robotteknologi Nord v/techcollege

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Den ordregivende myndighed og kontaktperson 3 3. Udbudsmaterialets bestanddele 4 4. Udbudsform 4 5. Egnethedsvurdering eespd Udelukkelsesgrunde 5 6. Tildelingskriterium Delaftale Underkriteriet funktionalitet Underkriteriet pris Delaftale Underkriteriet funktionalitet Underkriteriet pris 9 7. Forbehold Alternative tilbud Skriftlige spørgsmål Tilbuddets indhold og udformning Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud Tidsplan for udbudsforretningen 13 Side 2

3 1. Indledning Det Nationale Videncenter for Automation og Robotteknologi Nord er et samarbejde mellem fem af landets toneangivende erhvervsskoler på området, TEC, NEXT, Mercantec, EUC Nordvest og TECHCOLLEGE. TECHCOLLEGE er værtskole for det nye Videncenter for Automation & Robotteknologi Nord. Videncenteret har blandt andet særlig fokus på at integrere principper og ideer fra Industry 4.0 i landets erhvervs- og grundskoler. Hensigten er at øge udbredelsen af industriel automation på tværs af brancher og industrier; særligt blandt mikro, små og mellemstore virksomheder I forbindelse med etablering af Videnscenter for Automation & Robotteknologi Nord skal der foretages en række forskellige indkøb af varer til diverse projekter, hvoraf dette udbud vedrører ét af disse indkøb. 2. Den ordregivende myndighed og kontaktperson Ordregiver for dette udbud er: Det Nationale Videncenter for Automation og Robotteknologi Nord v/ TECHCOLLEGE Øster Uttrup Vej Aalborg Ordregiver anvender ekstern advokat til gennemførelse af udbudsprocessen, hvorfor kontaktperson under udbuddet er følgende: Aumento Advokatfirma Attn.: Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K hh@aumento.dk Side 3

4 3. Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt på Ordregivers hjemmeside Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbetingelser ESPD-dokument Kravspecifikation Kontrakt 4. Udbudsform Udbuddet gennemføres efter proceduren offentligt udbud i henhold til udbudsloven. Udbuddet er opdelt i to delaftaler, hvor delaftale 1 vedrører indkøb af to 3D printere (en printer til metal og en printer til plast) og delaftale 2 vedrører indkøb af en 3D scanner. Delaftale 1 har CPV-kode (Printere og plottere) med supplerende CPV-koder (Værktøjsmaskiner), (Værktøjsmaskiner, der arbejder med laserstråler og bearbejdningscentre) og (Kontor- og edb-maskiner, -udstyr og -artikler, herunder ikke møbler og softwarepakker). Delaftale 2 har CPV-kode (Scannere) med supplerende CPV-koder (Værktøjsmaskiner), (Værktøjsmaskiner, der arbejder med laserstråler og bearbejdningscentre) og (Kontor- og edb-maskiner, -udstyr og -artikler, herunder ikke møbler og softwarepakker). Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler. 5. Egnethedsvurdering Ansøgerens generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af ansøgers oplysninger om udelukkelsesgrunde (punkt 5.2). 5.1 eespd Ansøger skal udfylde eespd. Side 4

5 Som en del af udbudsmaterialet er en fil benævnt ESPD-TECHCOLLEGE-3D. Dette er det eespd dokument, som ansøger skal udfylde. Fremgangsmåde for udfyldelse af eespd: 1) Gem det i udbudsmaterielet vedhæftede XML-dokument benævnt ESPD-TECHCOL- LEGE-3D på dit skrivebord 2) Gå ind på hjemmesiden 3) Vælg sprog 4) Vælg Jeg er en økonomisk aktør 5) Vælg Importere ESPD 6) Tryk på Gennemse og vælg filen ESPD-TECHCOLLEGE-3D fra skrivebordet 7) Vælg land 8) Tryk Næste og herefter skal ESPD udfyldes 9) Når ESPD er udfyldt trykkes Udskriv (bemærk at dokumentet ikke dermed udskrives, men når rubrikken Udskriv er væk, kan man højreklikke og vælge udskrift) 10) Det udfyldte og udskrevne ESPD underskrives og vedlægges ansøgning om deltagelse Der skal ikke medsendes anden dokumentation med ansøgningen, men den tilbudsgiver, der umiddelbart anses for at have vundet udbuddet, vil efterfølgende blive bedt om at indsende dokumentation. 5.2 Udelukkelsesgrunde Ansøger skal udfylde de markerede felter i følgende hovedafsnit i ESPD: Del II.A Del II.B Del II.C Del II.D Del III.A Del III.B (oplysninger om den økonomiske aktør) (oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter) (oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet) (oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på) (straffedomme) (betaling af skatter, afgifter og bidrag) Side 5

6 Del III.C (insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse) Såfremt ansøger deltager i udbuddet sammen med andre (konsortium, joint venture eller lignende) skal de andre deltagere fremsende særskilt ESPD. Såfremt ansøger i relation til vurderingen af udvælgelsesgrunde ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal disse enheder fremsende særskilt ESPD. 6. Tildelingskriterium Der vil blive foretaget en separat evaluering for hver delaftale. Hvis samme leverandør vælges til begge delaftaler, vil der kun blive indgået én kontrakt, men ellers vil der blive indgået en kontrakt for hver delaftale. 6.1 Delaftale 1 Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Ordregiver vil til brug for evalueringen lægge følgende underkriterier til grund: 1) Funktionalitet (64 %) 2) Pris (36 %) Underkriteriet funktionalitet Tilbudsgiver bedes i sit tilbud beskrive de tilbudte maskiner og øvrige forhold indeholdt i tilbuddet (undervisningsmateriale, service m.v.), herunder vedlægge produktblade m.v. Ordregiver vil foretage en samlet vurdering af de tilbudte maskiners funktionalitet vurderet i forhold til den tiltænkte undervisningsbrug. Det tilbudte skal overholde mindstekrav i henhold til kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal udfylde skema i kravspecifikationen og medsende det i tilbuddet. Derudover tillægges følgende forhold positiv betydning ved evalueringen: Side 6

7 1) Leveringsfrist, idet det vurderes positivt desto kortere (men realistisk) leveringsfrist der tilbydes 2) Funktionalitet i forhold til eksisterende udstyr, herunder at interface på nye maskiner ligner interface på eksisterende maskine, Stratasys u-print 3) Mulighed for sparring med leverandør med beskrivelse af hvilke muligheder kunden har 4) Serviceaftale med en varighed op til 5 år med support og årlig kalibrering 5) Mulighed for at låne udstyr til fordelagtige priser i forbindelse med indsendelse af udstyr til fx kalibrering. 6) Kvaliteten og anvendeligheden af det tilbudte undervisningsmateriale Tilbudsgiver bedes beskrive opfyldelsen af ovenstående, i det omfang det er indeholdt i tilbuddet. På grundlag af evalueringen vil Ordregiver tildele point efter følgende skala (der kan tildeles halve point). Vurdering Særdeles tilfredsstillende maskine der i højeste grad opfylder alle Ordregivers behov og ønsker Meget tilfredsstillende maskine der opfylder alle væsentlige behov og ønsker og en række mindre væsentlige ønsker Tilfredsstillende maskine der opfylder næsten alle væsentlige behov og ønsker og en række mindre væsentlige ønsker Mindre tilfredsstillende maskine der kun opfylder enkelte væsentlige behov og ønsker og enkelte mindre væsentlige ønsker Point Maskine der kun overholder mindstekrav Underkriteriet pris Pris skal angives i danske kroner eksklusive moms. Tilbudsgiver skal angive en samlet fast pris for begge printere, som omfatter alle forhold, der er indeholdt i tilbuddet. Side 7

8 Prisen er inklusive levering, transportforsikring og indkøring på leveringsadressen angivet i kontrakten. Den samlede pris bedes være udspecificeret for hver printer samt øvrige forhold. Hvis der er forhold, der afhænger af timer eller tilsvarende, såsom en timepris for undervisning eller årlig pris for serviceaftale, skal dette udspecificeres og tilbudsgivers forudsætninger for den samlede pris skal fremgå (f.eks. antal timer). Ved evaluering af pris anvendes en pointmodel fra 1 til 5, hvor tilbud tildeles point efter en lineær interpolering, hvor gennemsnittet af evalueringsprisen for de indkomne tilbud fastsættes til 3 point, og hvert tilbud tildeles point ud fra forskellen mellem den beregnede gennemsnitspris og den tilbudte pris. 6.2 Delaftale 2 Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Ordregiver vil til brug for evalueringen lægge følgende underkriterier til grund: 1) Funktionalitet (64 %) 2) Pris (36 %) Underkriteriet funktionalitet Tilbudsgiver bedes i sit tilbud beskrive den tilbudte maskine og øvrige forhold indeholdt i tilbuddet (undervisningsmateriale, konsulentydelser, service m.v.), herunder vedlægge produktblade m.v. Ordregiver vil foretage en samlet vurdering af den tilbudte maskines funktionalitet vurderet i forhold til den tiltænkte undervisningsbrug. Det tilbudte skal overholde mindstekrav i henhold til kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal udfylde skema i kravspecifikationen og medsende det i tilbuddet. Side 8

9 Derudover tillægges følgende forhold positiv betydning ved evalueringen: 1) Leveringsfrist, idet det vurderes positivt desto kortere (men realistisk) leveringsfrist der tilbydes 2) Omfanget og indholdet af konsulentydelser i opstartsfasen 3) Mulighed for sparring med leverandør med beskrivelse af hvilke muligheder kunden har 4) Serviceaftale med en varighed op til 5 år med support og årlig kalibrering 5) Mulighed for at låne udstyr til fordelagtige priser i forbindelse med indsendelse af udstyr til fx kalibrering. 6) Kvaliteten og anvendeligheden af det tilbudte undervisningsmateriale Tilbudsgiver bedes beskrive opfyldelsen af ovenstående, i det omfang det er indeholdt i tilbuddet. På grundlag af evalueringen vil Ordregiver tildele point efter følgende skala (der kan tildeles halve point). Vurdering Særdeles tilfredsstillende maskine der i højeste grad opfylder alle Ordregivers behov og ønsker Meget tilfredsstillende maskine der opfylder alle væsentlige behov og ønsker og en række mindre væsentlige ønsker Tilfredsstillende maskine der opfylder næsten alle væsentlige behov og ønsker og en række mindre væsentlige ønsker Mindre tilfredsstillende maskine der kun opfylder enkelte væsentlige behov og ønsker og enkelte mindre væsentlige ønsker Point Maskine der kun overholder mindstekrav Underkriteriet pris Pris skal angives i danske kroner eksklusive moms. Tilbudsgiver skal angive en samlet fast pris for scanneren, som omfatter alle forhold, der er indeholdt i tilbuddet. Side 9

10 Prisen er inklusive levering, transportforsikring og indkøring på leveringsadressen. Hvis der er forhold, der afhænger af timer eller tilsvarende, såsom en timepris for undervisning eller konsulentydelser, skal dette udspecificeres og tilbudsgivers forudsætninger for den samlede pris skal fremgå (f.eks. antal timer). Ved evaluering af pris anvendes en pointmodel fra 1 til 5, hvor tilbud tildeles point efter en lineær interpolering, hvor gennemsnittet af evalueringsprisen for de indkomne tilbud fastsættes til 3 point, og hvert tilbud tildeles point ud fra forskellen mellem den beregnede gennemsnitspris og den tilbudte pris. 7. Forbehold Ordregiver er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for udbudsmaterialet. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne eller mindstekrav. Ved et forbehold over for et grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. 8. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 9. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Tilbudsgiver opfordres til at stille skriftlige spørgsmål, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i kontrakten som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om spørgsmålene giver anledning til justering af udbudsmaterialet. Side 10

11 Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, hvis tilbudsgiver er i tvivl om et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet. Spørgsmål skal fremsendes pr. til Jesper Dalbro Thomsen på jdt@techcollege.dk med kopi til (cc) advokat Henrik Holtse på hh@aumento.dk. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf og eventuelle justeringer vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside. Spørgsmål, der modtages senest den 21. september 2018, kl. 14:00 vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 10. Tilbuddets indhold og udformning Tilbudsgiver skal udfylde skema i kravspecifikation samt vedlægge supplerende beskrivelse og relevant materiale i form af produktblade m.v. Pris skal angives i tilbuddet. Tilbud skal være på dansk. Tilbud sendes eller indleveres til: Aumento Advokatfirma Att.: Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K Danmark Tilbud kan også fremsendes i indscannet version pr. til hh@aumento.dk. Tilbuds bedes være mærket med Tilbud i udbud af 3D printere og scanner, j.nr Side 11

12 11. Tilbudsfrist og vedståelse Frist for modtagelse af tilbud er den 5. oktober 2018, kl. 14:00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 12. Behandling af tilbud Efter afslutning af forhandlingerne vil Ordregiver foretage en evaluering af tilbuddene. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af gældende udbudsregler. Når Ordregiver har evalueret, hvilket tilbud der er det bedste i henhold til tildelingskriteriet, kontaktes den pågældende tilbudsgiver med henblik på at fremsende dokumentation for oplysninger i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Når dokumentation er modtaget og accepteret, træffer Ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten, hvilket meddeles til samtlige tilbudsgivere. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender Ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse i EU-tidende, hvorefter udbuddet anses for afsluttet. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Ordregiver er ikke forpligtet til at indgå en kontrakt på grundlag af udbuddet, og forbeholder sig adgang til at aflyse udbudsforretningen, hvis de modtagne tilbud viser, at det kommercielt eller teknisk ikke er hensigtsmæssigt at gennemføre processen. Side 12

13 13. Tidsplan for udbudsforretningen 31. august Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse 21. september Frist for spørgsmål, kl. 14: september Svar på spørgsmål 5. oktober Tilbudsfrist, kl. 14: oktober Tildelingsbeslutning oktober Standstill periode 23. oktober Kontraktunderskrift Der kan ske afvigelser fra tidsplanen. Side 13