Tilbudsbetingelser. Tilbud på kontrakt om udvikling af software til læringsteknologi. SOSU Nord

Transkript

1 Tilbudsbetingelser Tilbud på kontrakt om udvikling af software til læringsteknologi SOSU Nord

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Tilbudsmaterialet Udbudsform De omfattede opgaver Kontraktvilkår Forventet tidsplan Spørgsmål til tilbudsmaterialet Aflevering og behandling af tilbud Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Løsningsbeskrivelse Pris Udviklingskonsulenter Behandling af tilbud Forbehold Aktindsigt Side 2

3 1. Indledning SOSU Nord er en erhvervsskole med spidskompetence indenfor social- og sundhedsområdet. Der skal etableres et nyt videnscenter i samarbejde med SOSU Fyn og Social- og sundhedsskolen Fredericia-Vejle-Horsens, som vil have navnet Velfærdsteknologisk Videnscenter (Vestdanmark), hvori der indgår et uddannelsesforløb vedrørende velfærdsteknologi. I den forbindelse skal der udvikles software, som kan anvendes til undervisning baseret på virtual reality i forbindelse med afprøvning af de velfærdsteknologier, der danner basis for undervisningen. Ordregiver inviterer derfor til at afgive tilbud på kontrakt om udvikling af software til læringsteknologi. 2. Ordregiver Ordregiver for indkøbet er: SOSU Nord På Sporet 8 A 9000 Aalborg Ordregiver anvender ekstern advokat i forbindelse med tilbudsindhentningen, hvorfor kontaktperson for indkøbet er følgende: Aumento Advokatfirma Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K 3. Tilbudsmaterialet Tilbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Tilbudsbetingelser Kontrakt Tro- og love-erklæringer om udelukkelsesgrunde og social ansvarlighed Side 3

4 4. Udbudsform Den udbudte opgave har CPV-kode (Udvikling af programmel til undervisningsformål) med supplerende CPV-kode (Programmering af software og konsulentvirksomhed). Værdien af kontrakten vurderes at være under tærskelværdien, jf. udbudsloven 7. Det vurderes, at indkøbet ikke har en klar grænseoverskridende interesse. Dette begrundes med, at det vil være nødvendigt at kommunikere på dansk. Derudover vil der være behov for løbende afprøvninger, møder og workshops, som skal finde sted på de involverede SOSU-skoler, hvilket nødvendiggør, at leverandøren er fysisk placeret tæt på SOSU-skolerne, dvs. i Danmark. Endelig forudsætter udviklingen af den relevante software, at leverandøren har en detaljeret forståelse for det danske velfærdsområde, da de relevante velfærdsteknologier skal anvendes i undervisningsformål med direkte reference til det danske marked for sundhedsydelser og velfærdsområde. Det vurderes ikke, at potentielle udenlandske leverandører har denne nødvendige indsigt i danske forhold, eller at sprogkrav og fysisk tilstedeværelse vil kunne opfyldes af en udenlandsk tilbudsgiver henset til kontraktens værdi. Processen gennemføres derfor i henhold til udbudsloven Afsnit V om indkøb under tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse. Tilbudsmaterialet offentliggøres på Ordregivers hjemmeside og der indrykkes en annonce på 4. De omfattede opgaver Leverandøren skal forestå udvikling af software, som kan anvendes i forbindelse med de velfærdsteknologier, der danner basis for undervisningen på det nye videnscenter. Softwaren skal danne basis for et virtual reality univers, hvor de studerende kan afprøve emner inden for Social- og Sundhedsområdet. Der kan tænkes forskellige konkrete anvendelsesmuligheder, men det kan være etablering af virtuelle rum, hvor studerende kan afprøve forflytning, og via virtual reality kan interagere i oplevelsen på en virkelighedstro måde. Side 4

5 Der kan også være mulighed for, at de studerende via virtual reality kan afprøve, hvordan en dement borger oplever brugen af velfærdsteknologi, dvs. teknologien skal tage udgangspunkt i de konkrete forhold på det danske velfærdsområde med relevante behov for borgere. Der skal være mulighed for, at de studerende kan afprøve forskellige velfærdsteknologier via virtual reality. De konkrete velfærdsteknologier indgår ikke i kontrakten, men systemet skal være forberedt på at kunne fungere sammen med forskellige velfærdsteknologier. Softwaren skal danne basis for, at de studerende kan gennemgå en virkelighedstro afprøvning og konstatere, hvilke konsekvenser de forskellige valg har. Der skal endvidere være mulighed for, at de studerende kan gemme test og produktioner til senere videre bearbejdning. Det er generelt vigtigt, at softwaren giver mulighed for at, at de studerende kan gennemføre undervisningen i et virkelighedsnært univers, hvor den studerende får et klart indtryk af brugen af forskellige velfærdsteknoliger samt forståelse for, hvorledes borgeren opfatter velfærdsteknologien. Udviklingsprojektet skal ske i tæt samarbejde med de involverede SOSU-skoler, men det er leverandøren, der har ansvaret for udviklingsarbejdet. Kontrakten skal derudover indeholde support i en periode på 4 år. 5. Kontraktvilkår Kontrakten forventes at træde i kraft den 19. marts Bindende kontrakt er først indgået, når den er underskrevet af Ordregiver. For yderligere forhold vedrørende kontraktvilkår henvises til kontrakten. Side 5

6 6. Forventet tidsplan Indkøbsprocessen forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Dato Aktivitet 7. februar Offentliggørelse af tilbudsmateriale 23. februar Frist for spørgsmål til tilbudsmaterialet, kl. 14:00 2. marts Svar på spørgsmål 9. marts Tilbudsfrist, kl. 14: marts Forventet tildelingsbeslutning 13. marts Underskrivelse af kontrakt 19. marts Kontraktstart Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. 7. Spørgsmål til tilbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder i tilbudsmaterialet, eller der ønskes yderligere oplysninger, kan der fremsendes skriftlige spørgsmål pr. til kontaktpersonen. Spørgsmål skal være stillet senest inden den i tidsplanen angivne frist med præcise henvisninger til tilbudsmaterialet. Der er mulighed for at stille spørgsmål i god tid inden fristen for modtagelse af spørgsmål, og Ordregiver vil bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende. Spørgsmål og besvarelser vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside. 8. Aflevering og behandling af tilbud Frist for modtagelse af tilbud er angivet i tidsplanen. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Aumento Advokatfirma Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K Side 6

7 Det er også muligt at indsende en indscannet version af tilbuddet pr. til Tilbuddet skal udarbejdes på dansk, ligesom kommunikation i en efterfølgende kontraktperiode foregår på dansk. Tilbuddet skal udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Tilbudsgiver er bundet af det afgivne tilbud indtil 2 måneder efter tilbudsfristens udløb (vedståelsesfrist). Vedståelsesfristen ophører ved underskrift af kontrakt med den vindende tilbudsgiver (ikke ved meddelelse om tildelingsbeslutning). Ordregiver forbeholder sig ret til, efter modtagelse af tilbud, ved møder eller på anden måde at indhente oplysninger mv., uden det betyder accept eller forkastelse af de modtagne tilbud. Samtlige rettidigt modtagne tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid og i rette form. 9. Udvælgelseskriterier Forud for evalueringen af de afgivne tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes egnethed. Tilbudsgiver skal underskrive og fremsende en tro- og love erklæringer vedr. følgende forhold: Ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. udbudsloven 135, stk. 3, og udelukkelsesgrundene i udbudsloven 135, stk. 1 og 137, stk. 1 Social ansvarlighed Erklæringer til udfyldelse og underskrift er vedlagt tilbudsmaterialet. 10. Tildelingskriterium Tildelingen af kontrakt sker ud fra kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Side 7

8 Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene for egnethed, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indgå i bedømmelsen. Der vil i den forbindelse blive anvendt følgende underkriterier: Kriterier Vægtning i procent Løsningsbeskrivelse 50 Pris 35 Udviklingskonsulenter Løsningsbeskrivelse Tilbudsgiver bedes lave et oplæg til udviklingsprojektet. Dette oplæg skal beskrive den software, som tilbudsgiver vil udvikle, herunder funktionaliteter i specifik sammenhæng med uddannelsesformål. Tilbudsgiver kan beskrive de forskellige sammenhænge, hvori softwaren kan anvendes med udgangspunkt i virtual reality. Oplægget skal endvidere beskrive den proces for udviklingsarbejdet, som tilbudsgiver vil foreslå, herunder meget nøje definere Ordregivers involvering i form af tid og ressourcer, samt hvilke krav der i øvrigt stilles til Ordregiver for færdiggørelse af udviklingsprojektet. Tilbudsgiver skal endvidere anføre en tidsplan for udviklingsarbejdet, herunder en dato for forventet færdiggørelse med henblik på, at softwaren kan tages i brug i undervisningen. Denne tidsplan kan indeholde forskellige test, samt forudsætninger for beståelse af test. Derudover skal den tilbudte support efter ibrugtagning af softwaren beskrives. Endelig skal der vedlægges en forpligtende tidsplan for udviklingsprojektet. Beskrivelsen bedes være så konkret som mulig, idet løse formuleringer såsom man kan forestille sig, man kan muligvis, det kan overvejes osv. ikke tillægges nogen betydning. Side 8

9 Oplægget skal kunne anvendes som bilag til kontrakten, således at det klart og tydeligt fremgår, hvilken ydelse tilbudsgiver har forpligtet sig til at levere. Ved evaluering af løsningsbeskrivelse vil Ordregiver foretage en evaluering med henblik på tildeling af point ud fra følgende skala: Vurdering Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Tilfører meget lille værdi Pris Pris skal angives i danske kroner eksklusive moms. Tilbudsgiver skal angive en fast pris, som omfatter samtlige ydelser, herunder udvikling af softwaren, tilrådighedsstillelse af den udviklede software, licens over en 4-årig periode og supportydelse. Ved evaluering af pris anvendes en pointmodel fra 1 til 5, hvor tilbud tildeles point efter en lineær interpolering, hvor gennemsnittet af evalueringsprisen for de indkomne tilbud fastsættes til 3 point, og hvert tilbud tildeles point ud fra forskellen mellem den beregnede gennemsnitspris og den tilbudte pris Udviklingskonsulenter Tilbudsgiver skal anføre i sit tilbud, hvilke konkrete udviklingskonsulenter der vil blive anvendt til at udføre udviklingsarbejdet med angivelse af de pågældendes uddannelsesmæssige kvalifikationer og erfaring. Ved evaluering af de tilbudte konsulenter vil Ordregiver foretage en evaluering med henblik på tildeling af point ud fra følgende skala: Side 9

10 Vurdering Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Tilfører meget lille værdi Behandling af tilbud Efter modtagelse af tilbud vil Ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene er konditionsmæssige, dvs. er modtaget rettidigt, opfylder alle formkrav og indeholder alle relevante oplysninger. Det er kun de konditionsmæssige tilbud, der bliver taget i betragtning. Dernæst foretages en vurdering af tilbudsgivernes egnethed i henhold til udvælgelseskriterierne, jf. punkt 9. Derefter foretages en evaluering af tilbuddene, jf. punkt 10. Ordregiver forbeholder sig ret til at invitere en eller flere tilbudsgivere til forhandling, hvis det findes relevant efter modtagelse af tilbud. En eventuel forhandling kan føre til mulighed for at indsende revideret tilbud. På baggrund af den foretagne evaluering vil Ordregiver træffe en tildelingsbeslutning, som meddeles tilbudsgiverne. 12. Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i tilbudsmaterialet. Såfremt det sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist. Det beror på en konkret vurdering, hvad der betragtes som grundlæggende elementer. Øvrige forbehold vil så vidt muligt blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Ordregiver vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant anses som grundlæggende. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. Side 10

11 13. Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for anmodning om aktindsigt, jf. reglerne herom i offentlighedsloven og forvaltningsloven. Tilbudsgiver kan i sit tilbud anføre, hvilke dele af tilbuddet der efter tilbudsgivers vurdering skal undtages fra aktindsigt. Denne vurdering er ikke bindende for Ordregiver, men det gør det unødvendigt at indhente denne vurdering fra tilbudsgiver i tilfælde af at der anmodes om aktindsigt i tilbuddet. Side 11