Udbudsbetingelser. Kontrakt om levering af logningsløsning. Aalborg Universitet

Transkript

1 Udbudsbetingelser Kontrakt om levering af logningsløsning Aalborg Universitet

2 Indholdsfortegnelse 1. Ordregiver og kontaktperson Udbudsproces Udbudsmateriale Opgavens omfang Delaftaler Kontraktvilkår Egnethedsvurdering eespd Udelukkelsesgrunde Udvælgelse Tildelingskriterium Underkriteriet kvalitet Underkriteriet pris Forbehold Alternative tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbuddets indhold Aflevering og behandling af tilbud Behandling af tilbud Aktindsigt Tidsplan Side 2

3 1. Ordregiver og kontaktperson Ordregiver for indkøbet er: Aalborg Universitet CVR-nr.: Fredrik Bajers Vej Aalborg Danmark Ordregiver anvender ekstern advokat til gennemførelse af udbuddet. Kontaktperson under udbudsprocessen er følgende: Aumento Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København hh@aumento.dk 2. Udbudsproces Udbuddet gennemføres som en offentlig procedure efter reglerne i udbudsloven (Lov nr af 15/12/2015). Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt på Ordregivers hjemmeside Der henvises til udbudsmaterialet for en nærmere beskrivelse af udbudsprocessen, tildelingskriterium og kontraktvilkår. Det efterspurgte system har den primære CPV-kode (Programpakker og informationssystemer) og supplerende CPV-kode (Programpakke til forvaltning af forretningstransaktioner og privatsager), CPV-kode (Programpakke til systemadministration), CPV-kode (Programpakke til indholdsforvaltning), CPV-kode (Programpakke til administration af kontaktpersoner) samt CPV-kode (Ittjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support). Side 3

4 3. Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser eespd Kravspecifikation for Delaftale 1 Software as a Service løsning Kravspecifikation for Delaftale 2 On-premise løsning Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse til Delaftale 1 Software as a Service løsning Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse til Delaftale 2 On-premise løsning Tilbudsskema til pris for Delaftale 1 Software as a Service løsning Tilbudsskema til pris for Delaftale 2 On-premise løsning Kontrakt Kontraktbilag 4. Opgavens omfang Indkøbet vedrører en logningsløsning til Aalborg Universitet (AAU). AAU ønsker at etablere en systemunderstøttelse i form af en standard log opsamlingsløsning, der er med til at sikre, at AAU overholder EU Persondataforordningen, herunder også proaktiv handling i forhold til sikkerhedsbrud. Det er AAU s ønske at: Logningsløsningen er en standardløsning, der findes i samme version hos flere kunder, og stilles til rådighed for AAU med et minimum af tilretninger. Logningsløsningen løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best practice på markedet Derudover omfatter indkøbet implementering af logningsløsningen samt opkobling af i første omgang 23 systemer. Der vil efterfølgende skulle opkobles yderligere systemer. Derudover er der en række optioner, som skal være omfattet af tilbuddet, således at AAU efterfølgende kan vurdere, om der skal gøres brug af disse optioner. Det omfatter følgende: Option 1 Drift af logningsløsningen (kun relevant for delaftale 2) Side 4

5 Niveau 1 support Uddannelse af medarbejdere i det tilbudte system 5. Delaftaler Udbuddet er inddelt i to delaftaler: 1) Logningsløsning som en Software as a Service 2) Logningsløsning som en On-premise løsning Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler. Ordregiver vil indgå kontrakt med 1 leverandør. Evaluering vil ske isoleret for hver delaftale. AAU kan først efter modtagelse af tilbud beslutte, hvilken af delaftalerne der ønskes, og der vil derfor kun blive tildelt kontrakt for én af delaftalerne. Det betyder, at udbuddet for den anden delaftale ikke vil resultere i en tildelingsbeslutning. Omkostninger forbundet med tilbudsudarbejdelse er AAU uvedkommende, hvilket eksplicit også omfatter tilbudsudarbejdelse for den delaftale, der ikke resulterer i en tildelingsbeslutning. 6. Kontraktvilkår Der anvendes til begge delaftaler standardkontrakten K01 med standardbilag. Valg af kontrakt er begrundet i, at denne standardkontrakt balancerer kundens og leverandørens interesser, og det forventes, at tilbudsgiver er bekendt med standardkontrakten med bilag, og derfor vil skulle bruge mindst mulig tid på kontraktgennemgang i forbindelse med tilbudsudarbejdelse. Der kan være afsnit eller hele kontraktbilag, som viser sig at være irrelevante. I givet fald kan tilbudsgiver anføre det i sit tilbud, og det kan efterfølgende tilpasses inden underskrivelse af kontrakt. Kontrakten forventes at kunne træde i kraft den 1. juni Side 5

6 Kontraktens varighed er 4 år med mulighed for, at Ordregiver kan forlænge kontraktperioden med 2 x 12 måneder. Forlængelse kan ske af en eller flere omgange med et varsel på 3 måneder inden udløb af den ordinære eller forlængede kontraktperiode. Bindende aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af AAU. 7. Egnethedsvurdering Tilbudsgivers generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af tilbudsgivers oplysninger om udelukkelsesgrunde (punkt 7.2) samt udvælgelsesgrunde (punkt 7.3). 7.1 eespd Tilbudsgiver skal udfylde eespd, som er vedlagt som en fil til udbudsmaterialet benævnt ESPD-AAU-Logning. Fremgangsmåde for udfyldelse af eespd: 1) Gem det i udbudsmaterielet vedhæftede XML-dokument benævnt ESPD-AAU-Logning på dit skrivebord 2) Gå ind på hjemmesiden 3) Vælg sprog 4) Vælg Jeg er en økonomisk aktør 5) Vælg Importere ESPD 6) Tryk på Gennemse og vælg filen ESPD-AAU-Logning fra skrivebordet 7) Vælg land 8) Tryk Næste og herefter skal ESPD udfyldes 9) Når ESPD er udfyldt trykkes Udskriv (bemærk at dokumentet ikke dermed udskrives, men når rubrikken Udskriv er væk, kan man højreklikke og vælge udskrift) 10) Det udfyldte og udskrevne ESPD underskrives og vedlægges tilbuddet Side 6

7 Der skal ikke medsendes anden dokumentation med tilbuddet, men den tilbudsgiver, der umiddelbart anses for at have vundet udbuddet, vil efterfølgende blive bedt om at indsende dokumentation. 7.2 Udelukkelsesgrunde Tilbudsgiver skal udfylde de markerede felter i følgende hovedafsnit i ESPD: Del II.A Del II.B Del II.C Del II.D Del III.A Del III.B Del III.C (oplysninger om den økonomiske aktør) (oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter) (oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet) (oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på) (straffedomme) (betaling af skatter, afgifter og bidrag) (insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse) Såfremt tilbudsgiver deltager i udbuddet sammen med andre (konsortium, joint venture eller lignende), skal de andre deltagere fremsende særskilt ESPD. Såfremt tilbudsgiver i relation til vurderingen af udvælgelsesgrunde ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal disse enheder fremsende særskilt ESPD. 7.3 Udvælgelse Tilbudsgiver skal udfylde følgende felter i ESPD: Del IV.B (Økonomisk og finansiel formåen) -Samlet årsomsætning -Finansielle nøgletal Vedrørende økonomisk og finansiel formåen kræves følgende: En samlet årlig omsætning i det seneste disponible regnskabsår på mindst kr. 5 mio. En positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal disse oplysninger opgives for hver enkelt økonomisk aktør/virksomhed. Side 7

8 8. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakt sker ud fra kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene for egnethed, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indgå i bedømmelsen. Der vil blive anvendt følgende underkriterier: Kriterier Vægtning i procent Kvalitet 60 Pris 40 Evalueringen for hvert underkriterium vil ske ved brug af en pointmodel efter nedenstående beskrivelse og pointtabel. De tildelte point vil derefter indgå i den samlede evaluering med den angivne vægt for hvert underkriterium. Det tilbud, der opnår det samlede højeste vægtede point, anses for at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det skal gentages, at der foretages en isoleret evaluering for hver delaftale, men Ordregivers valg af, hvilken delaftale der skal resultere i en kontrakt, afhænger af en samlet bedømmelse af, hvilken løsning der anses for mest optimal for Ordregiver, og således ikke af de tildelte point ved evalueringen. Der kan således vælges at indgå kontrakt på grundlag af det bedste tilbud på delaftale 1, uanset det bedste tilbud for delaftale 2 har opnået flere point, da point for de to delaftaler ikke er sammenlignelige, idet evalueringerne sker særskilt. 8.1 Underkriteriet kvalitet Tilbudsgiver skal udfylde Løsningsbeskrivelsen, og derved besvare de forhold, som fremgår af Kravspecifikationen. Kravspecifikationen og Løsningsbeskrivelsen indgår efterfølgende samlet som bilag 2 til kontrakten. Side 8

9 Derudover skal tilbudsgiver beskrive implementeringen både i forhold til den initiale implementering af systemet ved AAU samt den efterfølgende opkobling af systemer. Som led heri bedes tilbudsgiver vedlægge CV er for de medarbejdere, der skal forestå implementering og opkobling. Tilbudsgiver skal derudover udfylde relevante dele af kontraktbilagene, herunder: Bilag 1: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Bilag 10: Bilag 11: Bilag 12: Tidsplan. Specifikation af udstyr, programmel og dokumentation med priser. Beskrivelser af tilknyttede ydelser med priser. Kundens deltagelse. Specifikation af vedligeholdelse med priser. Prøver. Licensbetingelser. Servicemål og incitamenter. Samarbejdsorganisation. Ændringsprocedure. Evalueringen sker som en samlet vurdering ud fra opfyldelse af ønsker i Kravspecifikationen og Tilbudsgivers beskrivelse af implementering, herunder CV er på de medarbejdere, der skal indgå ved implementeringen. Det er forventningen, at Ordregiver kan foretage en evaluering på grundlag af tilbudsgivers beskrivelse, men hvis det findes nødvendigt, forbeholder Ordregiver sig mulighed for at indkalde alle tilbudsgivere til en præsentation og demonstration af det tilbudte system. Tid og sted for dette vil i givet fald blive kommunikeret ud efter gennemgang af tilbud. Det skal understreges, at hvis denne mulighed udnyttes, vil der ikke blive tale om forhandling, og tilbudsgiver vil ikke få lejlighed til at ændre på sit tilbud, da præsentation og demonstration alene have til formål at oplyse om indholdet af det tilbudte til brug for afklaring inden evaluering foretages. Side 9

10 Ved evaluering af underkriteriet kvalitet vil Ordregiver tildele point ud fra følgende skala: Vurdering Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Opfylder kun mindstekrav 1 Der kan gives halve point, dog minimum 1 point. 8.2 Underkriteriet pris Tilbudsgiver skal udfylde Tilbudsskema til pris. Priser skal angives i danske kroner eksklusive moms. Derudover skal relevante dele af kontraktbilagene vedrørende priser udfyldes, herunder: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 7: Bilag 13: Bilag 14: Betalingsplan. Specifikation af udstyr, programmel og dokumentation med priser. Beskrivelser af tilknyttede ydelser med priser. Specifikation af vedligeholdelse med priser. Specifikation af optioner med priser. Hostingaftale. Ordregiver vil foretage en evaluering af pris ud fra de samlede omkostninger i hele kontraktperioden. Der er mange forskellige pris-modeller på markedet, som gør det vanskeligt at opstille præcise enheder, der skal afgives pris på, og efterfølgende sammenholde disse. Derfor skal tilbudsgiver udspecificere den tilbudte prismode med angivelse af relevante enhedspriser, og Ordregiver vil på baggrund heraf foretage en sproglig evaluering af de tilbudte priser og pris-model. Side 10

11 Det forventes, at en prismodel indeholder følgende enhedsposter: Udstyr, programmel og dokumentation Tilknyttede ydelser i form af implementering Tilknyttede ydelser i form af opkobling af system (både de første 23 systemer og de efterfølgende systemer) Licensafgift Pris for optioner Vederlag for hosting (kun relevant for delaftale 1) Det er vigtigt, at tilbudsgiver udover enhedspriser angiver forudsætninger for enhedspriser, herunder f.eks. om vederlag for opkobling af system er baseret på mængden af inputdata eller er et fast vederlag. Det er afgørende, at tilbudsgiver angiver samtlige udgifter i kontraktperioden, herunder f.eks. betaling for tilbagelevering af data ved kontraktophør mv. Der vil således ikke efterfølgende være mulighed for, at Ordregiver skal betale vederlag, som ikke er beskrevet og prissat af tilbudsgiver. Det vil ikke være muligt at regulere priser i løbet af kontraktperioden udover den i kontrakten med bilag fastsatte regulering. Ordregiver vil på grundlag af de tilbudte priser samt prismodel tildele point ud fra følgende skala: Vurdering Point Særdeles fordelagtige priser og prismodel 5 Meget fordelagtige priser og prismodel 4 Tilfredsstillende priser og prismodel 3 Mindre fordelagtige priser og prismodel 2 Ufordelagtige priser og prismodel 1 Der kan gives halve point, dog minimum 1 point. 9. Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Såfremt det sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist. Det beror på en konkret vurdering, hvad der betragtes som grundlæggende elementer. Side 11

12 Øvrige forbehold vil så vidt muligt blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Ordregiver vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant anses som grundlæggende. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. 10. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 11. Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder i udbudsmaterialet, eller der ønskes yderligere oplysninger, kan der rettes skriftlige spørgsmål pr. til kontaktpersonen. Spørgsmål skal være stillet senest inden den i tidsplanen angivne frist med præcise henvisninger til udbudsmaterialet. Der er mulighed for at stille spørgsmål i god tid inden fristen for modtagelse af spørgsmål, og Ordregiver vil bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende. Spørgsmål og besvarelser i anonymiseret form vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret om offentliggjorte svar på spørgsmål. 12. Tilbuddets indhold Tilbudsgiver bedes i tilbuddet angive kontaktoplysninger, herunder navn og på kontaktperson hos tilbudsgiver. Tilbud skal indeholde følgende: Udfyldt eespd Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Udfyldt tilbudsskema Udfyldte kontraktbilag Side 12

13 13. Aflevering og behandling af tilbud Frist for modtagelse af tilbud er angivet i tidsplanen. Tilbud kan indsendes som en elektronisk version pr. til hh@aumento.dk. Tilbuddet kan også sendes til/afleveres på følgende adresse: Aumento Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København Ved fysisk fremsendelse/indlevering bedes der vedlægges en elektronisk version af tilbuddet på et usb-stik. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk, dog kan licensbetingelser være på engelsk. Kommunikation under udbudsprocessen og den efterfølgende kontraktperiode foregår på dansk. Tilbuddet skal udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid og i rette form. Der ydes ikke vederlag for afgivelse af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfrist. 14. Behandling af tilbud Samtlige rettidigt modtagne tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Efter tilbudsfristen vil Ordregiver foretage en evaluering af tilbuddene. Ordregiver forbeholder sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af gældende udbudsregler. Side 13

14 Når Ordregiver har evalueret, hvilket tilbud der er det bedste i henhold til tildelingskriteriet, kontaktes den pågældende tilbudsgiver med henblik på at fremsende dokumentation for oplysninger i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Når dokumentation er modtaget og accepteret, træffer Ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten, som meddeles samtidigt til alle tilbudsgivere. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender Ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse i EU-tidende, hvorefter udbuddet anses for afsluttet. Ordregiver er ikke forpligtet til at indgå en kontrakt på grundlag af udbuddet, og forbeholder sig adgang til at aflyse udbudsforretningen, hvis de modtagne tilbud viser, at det kommercielt eller teknisk ikke er hensigtsmæssigt at gennemføre processen. 15. Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for anmodning om aktindsigt, jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver kan i sit tilbud anføre, hvilke dele af tilbuddet der efter tilbudsgivers vurdering skal undtages fra aktindsigt. Denne vurdering er ikke bindende for Ordregiver, men det gør det unødvendigt for Ordregiver at indhente denne vurdering fra tilbudsgiver i tilfælde af at der anmodes om aktindsigt i tilbuddet. 16. Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Dato Aktivitet 23. marts Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 16. april Frist for spørgsmål, kl. 14: april Svar på spørgsmål 30. april Tilbudsfrist, kl. 14: maj Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning maj Standstill 22. maj Kontraktunderskrift 1. juni Kontraktstart Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra tidsplanen. Side 14