ADVOKATRÅDETS TILSYNSBESØG

Transkript

1 ADVOKATRÅDETS TILSYNSBESØG STATUS FOR

2 Forord Nu foreligger den første årsberetning om Advokatrådets tilsynsbesøg i advokatvirksomhederne. Årsberetningen udgives med det formål at oplyse om de erfaringer, Advokatsamfundets sekretariat har indhentet i løbet af året, og om den praksis, der løbende vil udvikle sig. I dette første år er tilsynet nået ud til 58 advokatvirksomheder, og vi har i Advokatrådet kun hørt positive tilbagemeldinger om de foreløbige erfaringer. Jeg håber, at tilsynet fremover kan være med til at sikre advokaternes fortsatte opmærksomhed på det regelsæt, der er en væsentlig forudsætning for advokatstandens særlige rolle i retssamfundet. Målet er, at tilsynet forebygger og ikke fremmer antallet af klager til Advokatnævnet. Årsberetningen offentliggøres på Advokatsamfundets hjemmeside. Søren Jenstrup Formand for Advokatrådet 2

3 Indledning Advokatrådet har efter retsplejeloven blandt andet til opgave at føre tilsyn med advokaterne. Ved lov nr. 520 fra 2007 (ændring af retsplejeloven) blev reglerne for advokaters virksomhed revideret, og der blev lagt op til et mere intensivt tilsyn fra Advokatrådets side. På grundlag heraf besluttede Advokatrådet, at nogle af tilsynsopgaverne skulle udføres ved besøg i advokatvirksomhederne. Formålene med valg af tilsynsbesøg var: at gøre tilsynet mere smidigt at begrænse tidskrævende skriftlig behandling at give advokaterne mulighed for at få vejledning lokalt at skabe et samarbejde mellem sekretariatet og den enkelte advokat. Ved årsskiftet 2009/2010 er det otte måneder siden, tilsynsbesøgsordningen blev sat i gang. Der har i den periode været gennemført i alt 58 besøg. Virksomhederne udvælges tilfældigt, og det er målet at gennemføre tilsynsbesøg hos 10 % af advokatvirksomhederne i hver region i løbet af et år. I praksis udvælges 2½ % af advokatvirksomhederne i hver region hvert kvartal. Fra 2010 vil Advokatsamfundet også gennemføre tilsynsbesøg med virksomhedsansatte advokater. Forud for et tilsynsbesøg sender sekretariatet et brev til advokatvirksomheden, hvoraf det fremgår, hvordan besøget vil forløbe. Med brevet følger en kopi af det tilsynsskema, som bliver brugt under besøget. Skemaet er optrykt som bilag 1 til denne beretning. Tidspunktet for besøget aftales med advokatvirksomheden, og det er op til advokatvirksomheden at udpege den eller de advokater, som skal deltage. Under besøget, som foregår uformelt, stiller sekretariatet med udgangspunkt i skemaet spørgsmål til klarlæggelse af, hvorvidt advokatfirmaet overholder reglerne. Desuden udvælger sekretariatet stikprøvevis fem af advokatvirksomhedens sager og anmoder om at få forevist dokumentation for, at der er givet prisoplysninger og indhentet idoplysninger, alt efter hvad der er relevant i de pågældende sager. Tilsynet sørger under besøget for at få ajourført Advokatsamfundets oplysninger om advokatfirmaet, herunder om selskabsforhold og forsikring. Sekretariatets medarbejdere er blevet godt modtaget i advokatvirksomhederne, og erfaringerne med tilsynsbesøgene er positive. Tilsynsmedarbejderne oplever, at besøgene giver anledning til en god dialog med advokaterne, og en ny mulighed for at stille sekretariatets viden om advokatreguleringen til rådighed for advokaterne. Tilsynsmedarbejderne besvarer gerne spørgsmål fra advokaterne, og har opmærksomhed på, at tilsynet handler om vejledning, og ikke kun kontrol. Rettesnoren fra Advokatrådet har i 2009 været navnlig at yde bistand til advokaterne og at tale sig til rette i de tilfælde, hvor forholdene ikke fuldt ud levede op til gældende krav. Det vil fortsat være sådan, at advokaten vil få mulighed for at rette fejl og mangler, men fra 2010 vil grov eller mere systematisk tilsidesættelse af 3

4 reglerne kunne give anledning til, at sagen efter indstilling fra Regel og Tilsynsudvalget indbringes for Advokatnævnet. I Advokatsamfundets sekretariat er fem medarbejdere beskæftiget med tilsynsbesøgene ved siden af deres øvrige opgaver. Yderligere oplysninger om tilsynet, herunder en udførlig beskrivelse af de områder, Advokatrådet fører tilsyn med, findes på Advokatafsnittet (kræver log in) på 4

5 Foreløbige erfaringer De 58 tilsynsbesøg har nogenlunde været fordelt på landets fem regioner i forhold til antallet af advokatvirksomheder i hver region. Der gennemførtes derfor flest tilsynsbesøg i Region Hovedstaden. Ca. 2/5 af de besøgte advokatvirksomheder har været enmandsvirksomheder, hvoraf nogen indgår i kontorfællesskab med andre advokater. Ca. 1/5 af besøgene er aflagt i advokatselskaber, henholdsvis interessentskaber. Da advokatvirksomhederne udtages tilfældigt, må tallene være udtryk for, at der stadig eksisterer en forholdsvis stor mængde enmandsvirksomheder. Tilsynsvirksomheden har i 2009 været i en opstartsfase. Advokatrådet har på baggrund af de første erfaringer iværksat en opmærksomhedsskabende kampagne hen over årsskiftet 2009/2010. Erfaringerne har vist, at de tilsynsområder, der har krævet mest fokus, er hvidvaskområdet. Der kan være tale om, at advokatvirksomheden ikke har haft (fyldestgørende) retningslinjer for den praktiske håndtering af pligterne efter hvidvaskloven, eller at advokatvirksomheden ikke har indhentet id oplysninger i alle de relevante sager, tilsynet udvalgte. I flere tilfælde har advokatvirksomheden ikke været opmærksom på, at der skal foreligge dokumentation i form af f.eks. et notat på sagen, hvis advokaten efter en risikobaseret vurdering ikke har indhentet id oplysninger i en konkret sag, f.eks. hvor klienten var et familiemedlem. Tilsynet har haft lejlighed til at drøfte udformningen af prisoplysning i henhold til de advokatetiske regler pkt med advokaterne, da der flere steder ikke har været fornøden opmærksomhed på kravene til at beskrive opdraget. Bestemmelsen i pkt er toleddet, og kræver både en oplysning om prisen og en beskrivelse af, hvilken opgave det konkret er aftalt, at advokaten skal løse for klienten. Herudover kræves det, at prisoplysningen sendes når aftalen er indgået og inden arbejdet udføres. Området interessekonflikter har kun i mindre omfang givet anledning til drøftelser, og her har det handlet om manglende retningslinjer i advokatvirksomheden eller kontorfællesskabet, snarere end konkrete problemer med regelsættet. Hvor tilsynet i sjældne og lidt specielle tilfælde har konstateret problemer med overholdelse af forsikringspligten, er forholdet straks rettet op af advokaten. Der har ikke været EUadvokater beskæftiget i de besøgte virksomheder. 5

6 Enkeltsager J.nr. 09 xxxx. En advokat havde oprettet et advokataktieselskab, men ordet advokat indgik ikke i selskabets navn. Bestyrelsen udgjordes af advokaten selv og to familiemedlemmer, der ikke var advokater. Selskabet var ejer af den ejerlejlighed, hvorfra advokatvirksomheden blev udøvet, og yderligere en erhvervsejerlejlighed samt to parcelhuse, der alle blev udlejet. Advokaten beskæftigede sig med berigtigelse af ejendomshandler, men havde ikke retningslinjer for hvidvask eller dokumentation for ID oplysninger i nogen sager. Advokatens prisoplysning bestod i udlevering af en prisliste. Tilsynet vurderer, at der er tale om en grov tilsidesættelse af reglerne om advokatselskaber (navn, ledelse og aktiviteter i selskabet) og hvidvaskreglerne, og herudover en tilsidesættelse af reglerne om prisoplysning, da prislisten ikke indeholdt en beskrivelse af det konkrete opdrag og desuden var ekskl. moms. Tilsynet har krævet selskabsforholdene berigtiget, samt udarbejdelse af retningslinjer for hvidvask mv. Fra 2010 vil en lignende sag blive forelagt Advokatrådets Regel og Tilsynsudvalg med henblik på en evt. tiltalerejsning ved Advokatnævnet. J.nr. 09 xxxx. En advokat havde i mange år drevet advokatvirksomhed alene. På det seneste havde advokaten optaget en kompagnon nemlig en ejendomsadministrator, som ikke var advokat. Advokaten oplyste under besøget, at advokaten havde solgt halvdelen af sin virksomhed til ejendomsadministratoren. De to drev nu sammen en ejendomsadministration under brug af advokatens brevpapir og advokatens titel. Tilsynet gjorde advokaten opmærksom på, at det er i strid med de advokatetiske regler at indgå i økonomisk fællesskab med andre end advokater. Efter en samtale med tilsynet om mulighederne for at rette op herpå, indså advokaten, at der ikke var grund til at bevare advokatbeskikkelsen. Advokaten tilkendegav herefter at ville deponere beskikkelsen. J.nr. 09 xxxx. En advokat var ejer af et advokatselskab, men havde ikke drevet aktiv advokatvirksomhed i flere år, og havde som følge heraf ingen ansvarsforsikring. Advokaten var ansat i en forening, men udøvede ikke advokatvirksomhed. Efter at have modtaget brev om det kommende tilsyn kontaktede advokaten sekretariatet og ændrede herefter selskabets formål samt tegnede en ansvarsforsikring i overensstemmelse med ansættelsesforholdet. Ved tilsynets besøg var alt bragt i orden. J.nr. 09 xxxx. En advokat drev på deltid advokatvirksomhed fra privatadressen. Advokaten beskæftigede sig i nogen grad med berigtigelse af ejendomshandler for forbrugerklienter. Advokaten havde ingen retningslinjer vedr. hvidvask og havde ikke dokumentation for indhentede ID oplysninger eller eksempler på prisoplysninger. Fra 2010 vil en lignende sag blive forelagt Advokatrådets Regel og Tilsynsudvalg med henblik på en evt. tiltalerejsning ved Advokatnævnet, alternativt vil der blive aflagt nyt tilsynsbesøg indenfor 6 12 måneder. 6