UDBUDSBETINGELSER 2018

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER 2018 Udbud med forhandling af Rammeaftale på

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING Den ordregivende myndighed Kontaktoplysninger Generel beskrivelse af udbuddet Formål med udbuddet Kontraktperiode Opgavens omfang Udbudsmaterialets dele Adgang til udbudsmaterialet UDBUDSFORM ANSØGNING OM PRÆKVALIFIKATION Ansøgers egnethed Støtte, sammenslutninger af virksomheder (f.eks. konsortier) samt underleverandører Koncernforbundne Ansøgere Formkrav Spørgefrist i forbindelse med prækvalifikation Ansøgningsfrist Prækvalifikation Gennemgang af indkomne ansøgninger Udvælgelseskriterier Meddelelse om prækvalifikation FORMKRAV INDLEDENDE OG ENDELIGE TILBUD Mindstekrav og ønsker i udbudsmaterialet Alternative og sideordnede tilbud FORHANDLING Det indledende tilbud Generelt om det indledende tilbud Forbehold i de indledende tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist for indledende tilbud Tildeling på baggrund af indledende tilbud Gennemførelse af forhandlingerne Temaer for forhandlingsmøderne Referat og feedback Revideret udbudsmateriale ENDELIG TILBUD Generelt om det endelige tilbud Sprøgsmål til det reviderede udbudsmateriale Tilbudsfrist Tilbudsgivers Forbehold i det endelige tilbud Ordregivers forbehold Ejendomsret til modtagne tilbud og returnering af udbudsmateriale Vedståelsesfrist Gennemgang af de indkomne tilbud EVALUERING Tildelingskriterium Side 2 af 24

3 7.2 Evalueringsmetode ØVRIGE OPLYSNINGER Tildeling Afslutning af udbudsproceduren Fortrolighed INDSENDELSE AF DOKUMENTER Ansøgningsdisposition Aflevering af ansøgning Tilbudsdisposition Såvel Indledende og Endelige tilbud TIDSFRISTER Side 3 af 24

4 1. INDLEDNING Følgende udbudsbetingelser indeholder en opsummering af udbuddets genstand, betingelserne for prækvalifikation og tilbudsafgivelse, samt en beskrivelse af procedurens forløb. Disse udbudsbetingelser gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt "Ordregiver") udbud af i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende. Eventuelle supplerende dokumenter og meddelelser vil offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og på Ordregivers hjemmeside: www. au.dk/udbud. Rammeaftalen er alene et udkast og der vil derfor kunne ændres i den indtil underskrift. 1.1 Den ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er Aarhus Universitet. Ordregiver er en selvejende institution, der har ca studerende og ca ansatte fordelt på 4 fakulteter og en fællesadministration. Fakulteterne råder tilsammen over 28 institutter og 171 centre. Ordregivers samlede årlige indtægter er på 6, 3 mia. kr. Ordregivers nettoareal er på kvadratmeter fordelt på 3 campusarealer og derudover 29 øvrige lokaliteter. Yderligere information om Ordregiver kan fås på Ordregiver er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og en eventuel Rammeaftale vil skulle indgås med Ordregiver. Ordregiveren omfatter alle de til universitetet tilknyttede medarbejdere, fakulteter, institutter og centre Kontaktoplysninger Hovedadresse: Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C Kontaktperson: Maria Hansen udbud@au.dk 1.2 Generel beskrivelse af udbuddet Ordregiver ønsker at samle sine indkøb af. Rammeaftalen er påtænkt at skulle dække det daglige behov for kurerforsendelser. Ordregiver har som overordnet målsætning for Rammeaftalen, at der sikres en langsigtet løsning på kurerforsendelser. Der vil derfor i Rammeaftalens varighed, være et behov for en betydelig grad af fleksibilitet, således at indholdet i ydelserne løbende justeres og optimeres i forhold til f.eks. ny viden eller ændrede behov til gavn for begge parter. Eksklusivitet Der vil som udgangspunkt blive handlet på Rammeaftalen, men Rammeaftalen er ikke-eksklusiv, og begrænser ikke på nogen måde Ordregivers ret til at købe tilsvarende ydelser hos tredjemand, herunder at bringe dem i sær- Side 4 af 24

5 skilt udbud, ligesom Rammeaftalen ikke begrænser Ordregivers ret til selv at forestå udførelse af lignende opgaver. 1.3 Formål med udbuddet Formålet med nærværende udbud er at indgå en eneleverandøraftale på. Det er vigtigt for Ordregiver at opnå så gode priser på ydelserne som muligt samtidig med at kvalitet, fleksibilitet og samarbejde i forbindelse med håndteringen af er ydelserne er i højsædet. Endvidere er det ønskeligt for Ordregiver, at der i forbindelse med bliver skabt en enkelthed og brugervenlighed i forbindelse med håndteringen af forsendelserne. 1.4 Kontraktperiode Rammeaftalen har en forventet løbetid på 2 år med mulighed for forlængelse 2*1 år. Kontraktstart forventes den 1. december Opgavens omfang Det er forventningen, at der i Rammeaftalens løbetid samlet vil blive indkøbt for ca kr. årligt på kurerforsendelser. Den endelige mængde indkøb er dog afhængig af de konkrete behov, der opstår i Rammeaftalens løbetid, og der kan ikke garanteres nogen omsætning på Rammeaftalen. Afhentning skal kunne ske fra alle Ordregivers adresser i Danmark, hvorefter levering skal kunne ske til en adresse i ét af landene angivet i Bilag 2 Tilbudslisten. Afhentning skal kunne ske fra en adresse i ét af landene angivet i Bilag 2 Tilbudslisten, hvorefter levering skal kunne ske til en af Ordregivers adresser i Danmark. Grundet den betydelige volume forventer Ordregiver at kunne opnå fordelagtige vilkår. 1.6 Udbudsmaterialets dele Ud over udbudsbekendtgørelsen (EUT-nr. [20xx/S xxx-xxxxxx] af [vælg dato]) og nærværende udbudsbetingelser består det samlede udbudsmateriale af: Dokument Indhold Skal udfyldes og indgå i ansøgningen Skal udfyldes og indgå i indledende og endelige tilbud Udbudsbetingelser Betingelser for deltagelse i udbuddet. Rammeaftalen Bilag 1 Kravspecifikation Indeholder kravspecifikationen for udbuddet samt tabeller til Tilbudsgivers besvarelse. Ja Bilag 2 Tilbudsliste Indeholder tabeller til angivelse af Tilbudsgivers tilbudte priser på den udbudte Rammeaftale. Ja Bilag 2A Betingelser og vejledning til udfyldelse af Bilag 2 Tilbudslisten Vejledning til udfyldelse af tilbudslisten. Side 5 af 24

6 Bilag 3 Leverandørens leveringstider pr. destination. Bilag 4 Opmærksomhedspunkter Bilag 5 Kundens adresser/lokationer Formular A ESPD Formular A1 KFST vejledning ESPD - Dokumentation og ecertis Formular B Støtteerklæring (Anden enheds formåen) Formular C Konsortieerklæring Formular D Tilbudsblanket Leverandørens leveringstider Indeholder Tilbudsgivers eventuelle opmærksomhedspunkter i forbindelse med det indledende tilbud. Indeholder en oversigt over Kundens adresser. Egen-erklæring angående Ansøgers egnethed og formåen. Vejledning til udfyldelse af ESPD. Støtteerklæring om økonomisk og teknisk formåen. Erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse. Indeholder information om kontaktperson hos Tilbudsgiver. Ja Ja, hvis relevant Ja, hvis relevant Ja, hvis relevant Ja Bilag og Formularer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i det givne dokument og vil udgøre en del af ansøgningen og/eller tilbuddet, samt indgå som en del af den efterfølgende Rammeaftale. 1.7 Adgang til udbudsmaterialet Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, spørgsmål og svar m.v., vil være tilgængelige på Ordregivers hjemmeside 2. UDBUDSFORM Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til Udbudslovens 61 (Lov nr af 15/12/2015). Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, idet Ordregiver har et stort og varieret område af kurerforsendelser, som den kommende Leverandør skal afhente og/eller levere. Det er således afgørende, at den kommende Leverandør har forståelse for dette, jf. udbudslovens 61, stk. 1, nr. 1 litra c. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 20[xx]/S [xxx-xxxxxx] af [xx/xx/20xx]. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Rammeaftalen allerede efter det indledende tilbud, hvilket betyder, at Tilbudsgiverne ikke kan regne med, at der bliver anledning til at forhandle om det indledende tilbud. 3. ANSØGNING OM PRÆKVALIFIKATION Ansøger bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem, inden udarbejdelsen af ansøgningen. Det fremgår af udbudsloven at Ordregiver skal kræve, at Ansøger benytter det fælles europæiske udbudsdokument (fremefter benævnt ESPD). Side 6 af 24

7 Ansøgeren skal ved anmodning om prækvalifikation indsende et udfyldt ESPD vedrørende såvel oplysninger om den økonomiske aktør, udelukkelsesgrundene, udvælgelseskriterierne, og eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder. Udfyldelsen af ESPD et skal ske elektronisk. Formular A1 - KFST vejledning ESPD - Dokumentation og ecertis kapitel 3, indeholder nærmere forklaring om fremgangsmåden som skal benyttes. For at kunne uploade og anvende ESPD et er det nødvendigt at downloade xml-filen for ESPD et til eget drev. Dette gøres ved at højreklikke på linket ESPD på og derefter trykke på Gem destination som, hvorefter linket gemmes som xml-fil på eget drev. Xml-filen skal uploades på hjemmesiden: for at kunne udfylde ESPD et elektronisk. Følg herefter anvisningerne i netop ovenfor nævnte vejledning (Formular A1). Ordregiver opfordrer Ansøgerne til at stille spørgsmål til udfyldelse af ESPD, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål. Ordregiver vil svare på disse løbende. 3.1 Ansøgers egnethed Ansøger skal klart og entydigt i ansøgningen angive hvilken juridisk person, der er Ansøger og dermed ansvarlig over for Ordregiver. Personen, der underskriver og afgiver ansøgningen i henhold til udbudsmaterialet, skal have fuldmagt og kompetence til at forestå dette. Dette gælder uanset om der er tale om en ansøgning afgivet af en enkeltstående virksomhed, eller om der er tale om et konsortium eller en anden form for sammenslutning af virksomheder. Oplysningerne angives i ESPD ets del II. Indledningsvis vil Ansøgernes anmodning om prækvalifikation blive vurderet i forhold til deres egnethed, jf. afsnit 3.1. Såfremt antallet af Ansøgere, der lever op til egnethedskravene, overstiger det antal, som Ordregiver ønsker at prækvalificere, gennemføres der en udvælgelse af de egnede Ansøgere, således at alene det rette antal Ansøgere bliver prækvalificeret. Udvælgelsen sker på baggrund af de beskrevne udvælgelseskriterier, jf. afsnit 3.8. Ansøger skal i forbindelse med ansøgningen indsende et udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) vedrørende egnethedskrav, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder. A. Personlige forhold Ansøger skal anvende ESPD et til at bekræfte, at Ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens , og ikke er omfattet af en af de nedenstående anvendte frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 stk. 1, nr. 2. De frivillige udelukkelsesgrundene er: Ansøgeren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Ansøger er hjemhørende. Angives i ESPD ets del III. Såfremt Ansøger er omfattet af en af de ovenstående udelukkelsesgrunde, vil Ansøger blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Side 7 af 24

8 B. Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal oplyse nedenstående: Ansøgers soliditetsgrad for de seneste 2 år. Minimumskrav: Soliditetsgraden skal minimum være 10 % hvert år de seneste 2 år. Angives i ESPD ets del IV. C. Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at Ansøger har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. For at sikre dette er der følgende krav: Antal beskæftigede og ledende medarbejdere i de seneste 3 år. Referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre (3) år. På denne liste bedes anført: o En beskrivelse af opgaven og volumen o Beløb/opgavens værdi o Datoer for udførsel af opgaver o Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne Med sammenlignelige opgaver forstår Ordregiver opgaver inden for kurerforsendelser udført i miljøer med mange brugere, både offentlige og private virksomheder. Det er en forudsætning for at godkende referencen, at opgaven er udført tilfredsstillende. Ordregiver forbeholder sig ret til at verificere, at opgaverne er udført tilfredsstillende. De afgivne beskrivelser vil blive vurderet på baggrund af Ordregivers vurdering af Ansøgers erfaring med de udbudte opgaver for de omtalte virksomheder. Det er et mindstekrav for at være konditionsmæssig, at der beskrives 3 referencer, der er sammenlignelige ud fra den ovenstående definition af begrebet. Angives i ESPD ets del IV. 3.2 Støtte, sammenslutninger af virksomheder (f.eks. konsortier) samt underleverandører. Vedrørende anden enheds formåen: En Ansøger kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den judiske karakter af forbindelsen mellem Ansøger og disse andre. Den eller de andre enheders formåen, som Ansøger støtter sig på, skal afgive selvstændige/separate versioner af ESPD et. I modsat fald har Ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske formåen. Oplysningerne bør ikke afgives i forbindelse med underleverandører, hvis formåen Ansøger ikke baserer sig på. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at såfremt Ansøger støtter sig på en anden virksomheds faglige formåen, så er det et krav, at det ligeledes er den støttende virksomhed der udfører den del af Rammeaftalen, hvormed der støttes. Side 8 af 24

9 Ud over at den støttende virksomhed skal udfylde et ESPD skal der vedlægges en supplerende støtteerklæring, jf. Formular B - Støtteerklæring, idet denne skal bekræfte, at der består en juridisk forpligtelse mellem Ansøger og den støttende virksomhed. Støtteerklæringen som er vedlagt nærværende udbudsmateriale, skal anvendes. Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder): Ansøgningen kan indsendes af flere juridiske enheder i forening, eksempelvis et konsortium. Hvis Ansøger er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og entydigt, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at afgive ansøgning/tilbud på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som Ordregiver, med bindende virkning over for konsortiet, kan indgå aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk for både tilbud og eventuel Rammeaftale. Såfremt Ansøgningen afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende sammenslutningens samlede formåen i såvel økonomisk som teknisk og faglig henseende, vedlægges. Alle deltagende virksomheder skal dokumentere, at denne eller disse virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske samt frivillige udelukkelsesgrunde ved, at hver af de deltagende virksomheder udfylder et ESPD. Ud over at hver deltager i konsortiet skal vedlægge og udfylde et ESPD skal der vedlægges en supplerende konsortieerklæring, jf. Formular C Konsortieerklæring. Anvendelse af underleverandører: Såfremt Ansøger agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel Rammeaftale. 3.3 Koncernforbundne Ansøgere Af hensyn til at konkurrencen, Rammeaftalens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter skal koncernforbundne virksomheder i tilbuddet anføre, hvordan uafhængigheden mellem de koncernforbundne virksomheder er sikret. Koncern defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer (direktiv om konsoliderede regnskaber) artikel 1(1). For det tilfælde, at Ordregiver modtager ansøgning fra mere end én af de koncernforbundne virksomheder, vil Ordregiver vurdere, hvorvidt de koncernforbundne Ansøgere i tilstrækkelig grad har sikret, at deres koncernforhold ikke vil få indflydelse på ansøgningsafgivelsen og den efterfølgende tilbudsafgivelsen. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil samtlige af de koncernforbundne Ansøgere blive udelukket fra udbudsprocessen. 3.4 Formkrav Ansøgningen skal afgives via indsendelse af mail til Udbud@au.dk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde. Der skal alene fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang Ansøger vælger at fremsende andre dokumenter som del af sin ansøgning, er Ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning. Ansøgningen samt al kommunikation i ansøgningsperioden skal være på dansk. 3.5 Spørgefrist i forbindelse med prækvalifikation Ansøger har mulighed for at få supplerende oplysninger om prækvalifikations- og det samlede udbudsmateriale ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på dansk. Side 9 af 24

10 Ved tvivl eller uklarhed opfordres Ansøger til at stille begrundede spørgsmål hertil samt eventuelt foreslå konkrete alternative formuleringer. Ændringer vil ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Såfremt Ansøger bliver opmærksom på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet bedes Ansøger straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Der gøres opmærksom på, at Rammeaftalen er en del af udbudsmaterialet, og selvom de kontraktuelle krav i Rammeaftalen først træder i kraft efter indgåelsen, er de væsentlige at forholde sig til allerede i forbindelse med afgivelse af ansøgningen. Det skal understreges, at spørgsmål eller foreslåede ændringer ikke nødvendigvis medfører tilpasninger af prækvalifikations- og/eller det samlede udbudsmateriale. Det er således alene op til Ordregiver, på baggrund af de modtagne spørgsmål og eventuelle formuleringer konkret at tage stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang prækvalifikations- og/eller det samlede udbudsmaterialet skal tilrettes. Spørgsmål skal fremsendes skriftligt senest den 6. marts 2018 kl til følgende mailadresse udbud@au.dk. E- mails indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af, att. Maria Hansen. Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke punkter i udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige Ansøgere skriftligt via Ordregivers hjemmeside Der vil senest offentliggøres rettelser 13. marts Det er Ansøgers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort, herunder svar på spørgsmål. Spørgsmål, der modtages senest 14 (fjorten) dage før ansøgningsfristen vil blive besvaret senest seks (6) dage inden udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning. Spørgsmål, der stilles senere end 14 (fjorten) dage før ansøgningsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest seks (6) dage før ansøgningsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end seks (6) dage før ansøgningsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele Ansøgerne supplerende oplysninger senere end seks (6) dage før ansøgningsfristen, vil ansøgningsfristen blive forlænget tilsvarende således, at Ansøgere altid har minimum seks (6) hele dage til at forholde sig til oplysningerne. 3.6 Ansøgningsfrist Prækvalifikation Fristen for afgivelse af Ansøgning er: Tirsdag, den 20. marts kl Ansøgning kan ikke modtages efter dette tidspunkt. Ansøgningen anses for rettidigt modtaget, såfremt en og alle formularer er modtaget inden for ansøgningsfristen på Aarhus Universitets postserver. Alternativ fremsendelse af ansøgning accepteres ikke. Side 10 af 24

11 Opmærksomheden henledes på, at ansøgningsfristen overholdes strengt. Det er Ansøgers ansvar, at ansøgningen fremkommer rettidigt. Ansøgeren kan efter anmodning få tilsendt en kvittering med dato og klokkeslæt for modtagelsen. Såfremt ansøgningen som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil Ansøger blive opfordret til at indlevere den elektroniske version på ny indenfor en af Ordregiver fastsat frist. Denne frist kan være kort. 3.7 Gennemgang af indkomne ansøgninger Når ansøgningsfristen er udløbet, vil der først foretages en gennemgang af de indkomne ansøgninger. Dette foregår efter følgende fremgangsmåde: 1. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne ansøgninger for at bekræfte, at de lever op til de formelle krav. Manglende overholdelse af de formelle krav vil som udgangspunkt føre til at ansøgningen ikke opfylder egnethedskravene, jf. dog Udbudslovens 159, stk. 5, der giver Ordregiver ret til i visse tilfælde at bede Ansøger supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen. 2. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne ansøgninger for at bekræfte, at tilbuddet lever op til de indholdsmæssige mindstekrav. 3. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne ansøgninger for at verificere, at de enkelte Ansøgere ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. Hvis dette er tilfældet vil Ordregiver give Ansøger mulighed for at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at Ansøger ikke længere er omfattet af udelukkelsesgrunden. Kan Ansøger dokumentere sin pålidelighed, kan denne ikke udelukkes. Det kan f.eks. være dokumentation, der viser, at Ansøgeren ikke er omfattet af den pågældende udelukkelsesgrund. 3.8 Udvælgelseskriterier Såfremt antallet af Ansøgere, der lever op til egnethedskravene, overstiger det antal, som Ordregiver ønsker at prækvalificere, gennemføres der en udvælgelse af de egnede Ansøgere, således at alene det rette antal Ansøgere bliver prækvalificeret. Udvælgelsen sker på baggrund af følgende udvælgelseskriterier: Antal medarbejdere Antal beskæftigede og ledende medarbejdere i de seneste 3 år. Relevante referencer Ved vurderingen af referencer vil Ordregiver vægte nedenstående positivt: Opgavens størrelse og varighed Opgavens kompleksitet Hvor opgaven blev løst Det vægter positivt hvis opgaven blev løst i universitetssektoren, regionerne, staten, kommunerne eller andre selvejende institutioner (oplistningen er ikke i prioriteret rækkefølge). På basis af ovenstående udvælgelseskriterier udvælges 5 Ansøgere til at afgive tilbud. 3.9 Meddelelse om prækvalifikation Efter endt evaluering af de indkomne prækvalifikationsansøgninger, vil samtlige berørte Ansøgere hurtigst muligt og samtidig blive skriftligt underrettet om, hvilken beslutning Ordregiver har truffet. Underretning om beslutningen om prækvalifikation vil blive ledsaget af en kort begrundelse for beslutningen. De prækvalificerede, herefter benævnt Tilbudsgiver, vil samtidig modtage opfordring, til at afgive et indledende tilbud. Side 11 af 24

12 4. FORMKRAV INDLEDENDE OG ENDELIGE TILBUD 4.1 Mindstekrav og ønsker i udbudsmaterialet Ordregiver har i udbudsmaterialet stillet en række mindstekrav til den udbudte ydelse. Mindstekrav udgør grundlæggende elementer. Mindstekrav kan således ikke ændres i løbet af udbudsprocessen, og ved afgivelsen af det endelige tilbud skal alle mindstekrav opfyldes af Tilbudsgiver. Tager Tilbudsgiver ved aflevering af det endelige tilbud forbehold over for mindstekrav, er Ordregiver forpligtet til at afvise Tilbudsgivers tilbud. Det fremgår af de enkelte dokumenter, hvilke dokumenter eller dele af dokumenterne der er henholdsvis mindstekrav, samt hvilke der indgår i tilbudsevalueringen. Ordregivers øvrige ønsker (ikke mindstekrav) til den udbudte ydelse kan indgå i forhandlingerne, og Ordregiver kan foretage ændringer af sådanne krav i løbet af processen. 4.2 Alternative og sideordnede tilbud. Der kan ikke afgives alternative og/eller sideordnede tilbud. 5. FORHANDLING Forhandlingsfasen løber fra de udvalgte Tilbudsgiveres modtagelse af Ordregivers invitation til at deltage i processen og frem til anmodning om endelige tilbud. Forhandlingsfasen har til formål at etablere en hensigtsmæssig ramme for dialog mellem Ordregiver og Tilbudsgiverne om de(t) indledende tilbud og Ordregivers udbudsmateriale. Dialogen via forhandlingerne skal sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder Ordregivers behov og hindrer misforståelser og fejl. Tilbudsgiverne opfordres til at deltage i forhandlingerne med eksperter og nøglepersoner indenfor ydelsens område(r). 5.1 Det indledende tilbud Generelt om det indledende tilbud Identificerer Tilbudsgiver forhold i materialet, som forekommer uhensigtsmæssige, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer, opfordres Tilbudsgiver til at angive disse sammen med det indledende tilbud i et særskilt dokument Bilag 4 Opmærksomhedspunkter. Tilbudsgiver bør i den forbindelse begrunde, hvorfor det/de pågældende forhold er identificeret som uhensigtsmæssige, ligesom Tilbudsgiver bør foreslå alternativer hertil. Forhold oplistet i Bilag 4 Opmærksomhedspunkter betragtes ikke som en del af tilbuddet, men som et oplæg til forhandlingerne, og oplistningen betragtes derfor heller ikke som forbehold. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at der ikke under forhandlingerne kan ske ændringer af krav, der er angivet som mindstekrav i udbudsmaterialet jf. afsnit Forbehold i de indledende tilbud Tilbudsgiverne bør i de indledende tilbud tilstræbe, at alle mindstekrav er opfyldt, og prissætningen i tilbuddet bør være baseret på en fuld opfyldelse af samtlige mindstekrav. Side 12 af 24

13 Manglende opfyldelse af mindstekrav eller forbehold overfor mindstekrav eller andre grundlæggende elementer fører dog ikke til, at et indledende tilbud vil blive afvist. Eventuelle forbehold skal frafaldes under forhandlingerne. Det endelige tilbud skal opfylde alle mindstekrav og må ikke indeholde forbehold overfor mindstekrav, jf. afsnit Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger til udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på dansk. Ved tvivl eller uklarhed opfordres Tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål hertil samt eventuelt foreslå konkrete alternative formuleringer. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet bedes Tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Spørgsmål skal fremsendes skriftligt senest den 4. maj 2018 kl til følgende mailadresse E- mails indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af, att. Maria Hansen. Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke punkter i udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige Tilbudsgivere skriftligt via Ordregivers hjemmeside Der vil senest offentliggøres rettelser den 11. maj Det er Tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort, herunder som svar på spørgsmål. Spørgsmål, der modtages senest 14 (fjorten) dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest seks (6) dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 14 (fjorten) dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest seks (6) dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end seks (6) dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele Tilbudsgiverne supplerende oplysninger senere end seks (6) dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget tilsvarende således, at Tilbudsgiverne altid har minimum seks (6) hele dage til at forholde sig til oplysningerne Tilbudsfrist for indledende tilbud Fristen for afgivelse af det indledende tilbud er: Fredag, den 18. maj 2018, kl Tilbud kan ikke modtages efter dette tidspunkt. Tilbuddet anses for rettidigt modtaget, såfremt en og alle bilag er modtaget inden for tilbudsfristen på Aarhus Universitets postserver. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. Opmærksomheden henledes på, at tilbudsfristen overholdes strengt. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbudsgiveren kan efter anmodning få tilsendt en kvittering med dato og klokkeslæt for modtagelsen. Side 13 af 24

14 Såfremt tilbuddet som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil Tilbudsgiver blive opfordret til at indlevere den elektroniske version på ny indenfor en af Ordregiver fastsat frist. Denne frist kan være kort. 5.2 Tildeling på baggrund af indledende tilbud Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Rammeaftalen på baggrund af de indledende tilbud, og Tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at der gennemføres forhandlingsrunde, jf. afsnit 5.3. Tilbudsgivernes oplistning af uhensigtsmæssigheder mv. i Bilag 4 Opmærksomhedspunkter betragtes som ovenfor nævnt ikke som en del af tilbuddet og derfor heller ikke som forbehold. Der er alene tale om oplæg til forhandlingsemner. Hvis Ordregiver tildeler på baggrund af de indledende tilbud vil tildelingen ske på baggrund af de kriterier for tildeling samt den beskrevne evalueringsmetode i afsnit Gennemførelse af forhandlingerne Efter modtagelse af de indledende tilbud, afholder Ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle Tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Ordregiver forbeholder sig retten til at vælge mellem skriftlig og mundtlig forhandling. Vælger Ordregiver mundtlig forhandling vil Ordregiver afholde et (1) forhandlingsmøde med hver Tilbudsgiver, og alle Tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med Ordregiver. Det forventes at forhandlingsmøderne afholdes i ugerne 24-26, Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der efterfølgende være skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål inden det reviderede udbudsmateriale sendes til Tilbudsgiverne med henblik på afgivelse af endeligt tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til endnu et (1) forhandlingsmøde, hvis dette vurderes nødvendigt. Alle Tilbudsgivere vil blive inviteret. Ordregiver vil klart tilkendegive overfor Tilbudsgiverne, hvornår forhandlingsfasen afsluttes og der skal afgives endeligt tilbud. Shortlisting Ordregiver forbeholder sig retten til, efter første forhandlingsrunde med alle Tilbudsgivere, at foretage en begrænsning i antallet af Tilbudsgivere i løbet af forhandlingerne, den såkaldte shortlisting procedure. Vælger Ordregiver at udføre shortlisting-proceduren vil alle Tilbudsgivere, der har afgivet indledende tilbud blive opfordret til at indsende et opdateret tilbud baseret på første forhandlingsrunde. Shortlistingen vil blive foretaget på baggrund af tildelingskriterierne, jf. afsnit Temaer for forhandlingsmøderne Tilbudsgivers forslag til optimering af Ordregivers er til forhandling med henblik på at sikre den bedste løsning og håndtering af opgaven. Ordregiver kan i løbet af forhandlingsfasen tilføje eller ændre de temaer, som ønskes drøftet med Tilbudsgiverne. Det kan f.eks. være, at de indledende tilbud giver anledning til at tilføje yderligere emner til ovenstående. Endelig dagsorden for forhandlingsmøderne vil blive udsendt til Tilbudsgiverne i god tid før forhandlingsmøderne. Side 14 af 24

15 Det forventes, at forhandlingsmøderne vil blive afviklet efter nedenstående tidsplan, men der kan forekomme ændringer: Tilbudsgiver 1 ugerne 24-26, Tilbudsgiver 2 ugerne 24-26, Tilbudsgiver 3 ugerne 24-26, Tilbudsgiver 4 ugerne 24-26, Tilbudsgiver 5 ugerne 24-26, Referat og feedback Ordregiver udarbejder efter hvert forhandlingsmøde et referat, der vil blive udsendt til den pågældende Tilbudsgiver. Referaterne vil ikke blive offentliggjort, og det enkelte referat vil derfor kun blive sendt til den pågældende Tilbudsgiver, der har deltaget i forhandlingsmødet. Er der på et forhandlingsmøde behandlet spørgsmål af generel karakter, vil besvarelsen af sådanne spørgsmål dog blive udsendt til alle Tilbudsgivere. Tilbudsgiverne vil få mulighed for at kommentere og bekræfte oplysningerne i referatet. Referatet kan ikke tillægges nogen selvstændig retlig betydning for tilbudsafgivelsen, der alene skal ske på grundlag af det endelige udbudsmateriale. Tilbudsgiverne får en frist på fem (5) dage til at kommentere og godkende referatet. Hvis Tilbudsgiveren ikke inden udløbet af de fem (5) dage kommer med en tilbagemelding anses referatet for godkendt. Med henblik på at undgå et unødvendigt ressourceforbrug hos Tilbudsgiverne tilstræber Ordregiver gennem forhandlingsmøderne og referaterne at meddele Tilbudsgiver, hvis der er konstateret forbehold i de indledende tilbud vedr. mindstekrav eller andre grundlæggende elementer. Manglende afgivelse af sådan meddelelse kan dog af Tilbudsgiver ikke tages som udtryk for, at forbehold af denne karakter ikke foreligger. Tilbudsgiver er eneansvarlig for, at tilbuddet overholder alle krav. Feedback vil ikke være udtømmende, hverken i forold til styrker, svagheder eller eventuelle forbehold i det indledende tilbud. Det er alene Tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud overholder alle mindstekrav i udbudsmaterialet. Under forhandlingsmøderne vil Tilbudsgiverne få feedback på stærke og svage punkter i de indledende tilbud. Denne feedback gives med henblik på at sikre, at Tilbudsgiverne kan optimere deres tilbud i den videre proces Revideret udbudsmateriale Ordregiver kan foretage tilpasninger af udbudsmaterialet på baggrund af oplysninger og erfaringer opnået gennem forhandlingsfasen. Ordregiver kan dog ikke ændre på grundlæggende elementer, herunder mindstekrav i udbudsmaterialet samt kriterierne for tildeling. Det reviderede udbudsmateriale vil danne grundlag for afgivelse af det endelige tilbud, jf. afsnit 6. Alle Tilbudsgivere modtager det reviderede udbudsmateriale samtidig og får lige lang tid til at udarbejde det endelige tilbud. 6. ENDELIG TILBUD 6.1 Generelt om det endelige tilbud Når forhandlingsfasen er afsluttet og Tilbudsgiverne modtager det reviderede udbudsmateriale, opfordres Tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud. Side 15 af 24

16 Det er hensigten, at Tilbudsgiverne i deres endelige tilbud på grundlag af det endelige udbudsmateriale søger at forbedre opfyldelsen af Ordregivers behov, herunder ved at implementere feedback modtaget under forhandlingerne. 6.2 Sprøgsmål til det reviderede udbudsmateriale Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger til det reviderede udbudsmateriale ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på dansk. Ved tvivl eller uklarhed opfordres Tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål hertil samt eventuelt foreslå konkrete alternative formuleringer. Ændringer vil ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet bedes Tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Der gøres opmærksom på, at Rammeaftalen er en del af udbudsmaterialet, og selvom de kontraktuelle krav i Rammeaftalen først træder i kraft efter indgåelsen, er de væsentlige at forholde sig til allerede i forbindelse med afgivelse af tilbud. Det skal understreges, at spørgsmål eller foreslåede ændringer ikke nødvendigvis medfører tilpasninger af udbudsmaterialet. Det er således alene op til Ordregiver, på baggrund af de modtagne spørgsmål og eventuelle formuleringer konkret at tage stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang udbudsmaterialet skal tilrettes. Spørgsmål skal fremsendes skriftligt senest den 10. august 2018, kl til følgende mailadresse udbud@au.dk. s indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af, att. Maria Hansen. Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke punkter i udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige Tilbudsgivere skriftligt via Ordregivers hjemmeside Der vil senest offentliggøres rettelser den 16. august Det er Tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort, herunder svar på spørgsmål. Spørgsmål, der modtages senest 14 (fjorten) dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest seks (6) dagen inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 14 (fjorten) dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest seks (6) dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end seks (6) dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele Tilbudsgiverne supplerende oplysninger senere end seks (6) dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget tilsvarende således, at Tilbudsgiverne altid har minimum seks (6) hele dage til at forholde sig til oplysningerne. Side 16 af 24

17 6.3 Tilbudsfrist Fristen for afgivelse af tilbud er: Fredag, den 24. august 2018, kl Tilbud kan ikke modtages efter dette tidspunkt. Tilbuddet anses for rettidigt modtaget, såfremt en og alle bilag er modtaget inden for tilbudsfristen på Aarhus Universitets postserver. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. Opmærksomheden henledes på, at tilbudsfristen overholdes strengt. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbudsgiveren kan efter anmodning få tilsendt en kvittering med dato og klokkeslæt for modtagelsen. Såfremt tilbuddet som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil Tilbudsgiver blive opfordret til at indlevere den elektroniske version på ny indenfor en af Ordregiver fastsat frist. Denne frist kan være kort. 6.4 Tilbudsgivers Forbehold i det endelige tilbud Eventuelle forbehold skal klart og præcist angives i Formular D Tilbudsblanket. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 6.2, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer, herunder mindstekrav, i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Det bemærkes, at forbehold over for Rammeaftalens vilkår kan være forbehold over for grundlæggende elementer eller forbehold, der ofte ikke vil kunne prissættes, hvorfor sådanne forbehold medfører stor risiko for, at tilbuddet anses for ukonditionsmæssigt. Vilkårene er de krav, der stilles til Leverandøren efter kontraktindgåelse. Disse krav kan f.eks. vedrøre krav om relevante forsikringer, krav til levering m.v. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold over for udbudsmaterialets dele, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Såfremt Tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser eller andre standardiserede vilkår, vil disse dog ikke blive anset for et forbehold, men derimod blot blive bortfortolket. Tilbudsgiver vil inden aftaleunderskrivelse blive bedt om at bekræfte, at dennes egne salgs- og leveringsbetingelser eller de pågældende vilkår ikke finder anvendelse. 6.5 Ordregivers forbehold Ordregivers områder kan have indgået decentrale aftaler med andre Leverandører på de for dette udbud omfattede tjenesteydelser. Såfremt Rammeaftale indgås, vil sådanne aftaler blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Ordregiver og den valgte Tilbudsgiver. Side 17 af 24

18 6.6 Ejendomsret til modtagne tilbud og returnering af udbudsmateriale Alle dokumenter, som fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. 6.7 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i seks (6) måneder fra tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret Tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere seks (6) måneder. Underretning om resultat af udbuddet medfører ikke, at vedståelsesfristen udløber. Det er alene underskrift med efterfølgende stand-still periodes udløb uden klageindgivelse, der kan medføre, at vedståelsesfristen udløber. 6.8 Gennemgang af de indkomne tilbud Når tilbudsfristen er udløbet, vil der først foretages en gennemgang af de indkomne tilbud. Dette foregår efter følgende fremgangsmåde: 1. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at de lever op til de formelle krav. Manglende overholdelse af de formelle krav vil som udgangspunkt føre til at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, jf. dog Udbudslovens 159, stk. 5, der giver Ordregiver ret til i visse tilfælde at bede Tilbudsgiver supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet. 2. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at tilbuddet lever op til de indholdsmæssige mindstekrav. 3. Ordregiver gennemgår tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende elementer eller forbehold, der ikke kan prissættes. Hvis tilbuddet indeholder ovennævnte forbehold, vil tilbuddet ligeledes blive afvist og kommer dermed ikke i betragtning. Ordregiver evaluerer herefter tilbuddene i henhold til det valgte tildelingskriterium. 7. EVALUERING Formålet med nærværende udbud er, som beskrevet i afsnit 1.3, at opnå så gode priser på ydelserne som muligt samtidig med at kvalitet, fleksibilitet og samarbejde i forbindelse med håndteringen af ydelserne er i højsædet. Det er med udgangspunkt i dette formål, at de nedenfor beskrevne tildelings- og underkriterier er valgt og den indbyrdes vægtning fastsat. Tilbuddene vil blive vurderet af såvel en faglig arbejdsgruppe som en udbudsjuridisk medarbejder. Tilbuddene vil blive vurderet ud fra tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk meste fordelagtige tilbud bliver identificeret på grundlag af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Side 18 af 24

19 7.1 Tildelingskriterium Vurderingen baseres på følgende underkriterier: Vægtning Underkriterie Pris 30 % Samlet evalueringspris, tilbudsliste - forsendelser fra 70 % Kundens adresser i Danmark til Samlet evalueringspris, tilbudsliste - forsendelser til Kundens adresser i Danmark fra 10 % Delkriterier Samlet evalueringspris, tillæg i forbindelse med forsendelser 20 % Underkriterie Farlig gods 20 % Delkriterier Bilag 1 Afsnit B 100 % Underkriterie Service 25 % Delkriterier Bilag 1 Afsnit C 100 % Underkriterie Levering 25 % Delkriterier Bilag 1 Afsnit D 100 % Ad. Pris Der skal afgives tilbud på alle ydelser, jf. Bilag 2 Tilbudsliste. I dette underkriterium regnes med point op til to decimaler. Underkriteriet Pris består af nedenstående delkriterier: Underkriterium Pris 30 % Samlet evalueringspris, tilbudsliste - forsendelser fra 70 % Kundens adresser i Danmark til Samlet evalueringspris, tilbudsliste - forsendelser til Kundens adresser i Danmark fra 10 % Delkriterier Samlet evalueringspris, tillæg i forbindelse med forsendelser 20 % Den matematiske evalueringsmodel, der skal anvendes til at give point for underkriteriet Pris er denne: Tilbuddet med den laveste pris (den laveste samlet vægtet evalueringspris) får maksimumpoint, og de øvrige priser omregnes til point ved brug af nedenstående formel: Point, Pris = maksimumpoint * laveste samlet vægtet evalueringspris aktuel samlet vægtet evalueringspris Ad. Farlig gods Ved Farlig gods forstås Tilbudsgivers håndtering, rådgivning, assistance, træning og uddannelse inden for farlig gods. Ordregiver vil i evalueringen af underkriteriet Farlig gods lægge vægt på opfyldelsesgraden af de i Bilag 1 Kravspecifikation afsnit B angivne ønsker, samt vægte det positivt i hvilket omfang tilbuddet evner at opfylde de for og forventninger, som beskrevet herved, konstateres. Hvert ønske i afsnit B tildeles et point ud fra karakterskalaen. Ønskerne vægter lige. Side 19 af 24

20 Det samlede point for afsnit B opnås ved at lægge pointene fra hvert ønske sammen og derefter finde gennemsnitspointet for afsnit B. Gennemsnitspointet vil blive udregnet med op til to decimaler. Gennemsnitpointet for afsnit B bliver vægtet med den angivne procentandel. I dette underkriterie regnes med op til to decimaler. Ad. Service Ved Service forstås Tilbudsgivers service, support og onlinebestillingssystem i forbindelse med Ordregivers Kureforsendelser. Ordregiver vil i evalueringen af underkriteriet Service lægge vægt på opfyldelsesgraden af de i Bilag 1 Kravspecifikation afsnit C angivne ønsker, samt vægte det positivt i hvilket omfang tilbuddet evner at opfylde de for og forventninger, som beskrevet herved, konstateres.. Hvert ønske i afsnit C tildeles et point ud fra karakterskalaen. Ønskerne vægter lige. Det samlede point for afsnit C opnås ved at lægge pointene fra hvert ønske sammen og derefter finde gennemsnitspointet for afsnit C. Gennemsnitspointet vil blive udregnet med op til to decimaler. Gennemsnitpointet for afsnit C bliver vægtet med den angivne procentandel. I dette underkriterie regnes med op til to decimaler. Brugertest af onlinebestillingssystemet Det er et ønske, at Tilbudsgivers onlinebestillingssystem, som Ordregivers medarbejdere skal bruge, skal være brugervenligt. Af denne grund foretages en brugertest, hvor brugergruppen hos Ordregiver afprøver systemet. Det er alene brugervenlighed, der ønskes testet. Dette sker ved, at brugergruppen logger sig ind i systemet, og gennemføre en bestilling af kurerforsendelse. Under brugertesten vil det blive evalueret; hvor intuitivt det er at udfylde formularen til bestillingen, hjælpeteksterne til udfyldelse af formularen til bestillingen, hvor nemt det er at ændre bestillingen undervejs, hvor nemt det er ændre onlinebestillingssiden til engelsk og hvor nemt det er at gennemføre bestillingen. Tilbudsgiver skal give et link til onlinebestillingssystemet og indeholde alle nødvendige adgangskoder, så Ordregivers brugergruppe kan teste onlinestillingssystemet og dens brugervenlighed. Hvis der kræves en adgangskode, for at Ordregivers brugergruppe kan teste onlinebestillingssystemet, og Tilbudsgiver ikke har givet Ordregiver sådan, vil Tilbudsgiver blive tildelt 0 point i evalueringen. Hvis adgangen til onlinebestillingssystemet ikke er tilgængelig ved testens gennemførelse vil Tilbudsgiver opnå 0 point i evalueringen. Side 20 af 24

21 Ad. Levering Ved levering forstås Tilbudsgivers håndtering af forsendelser. Ordregiver vil i evalueringen af underkriteriet Levering lægge vægt på opfyldelsesgraden af de i Bilag 1 Kravspecifikation afsnit D angivne ønsker, samt vægte det positivt i hvilket omfang tilbuddet evner at opfylde de for og forventninger, som beskrevet herved, konstateres. Hvert ønske i afsnit D tildeles et point ud fra karakterskalaen. Ønskerne vægter lige. Det samlede point for afsnit D opnås ved at lægge pointene fra hvert ønske sammen og derefter finde gennemsnitspointet for afsnit D. Gennemsnitspointet vil blive udregnet med op til to decimaler. Gennemsnitpointet for afsnit D bliver vægtet med den angivne procentandel. I dette underkriterie regnes med op til to decimaler. 7.2 Evalueringsmetode Underkriteriet Pris vurderes relativt. Underkriteriet Kvalitet vurderes absolut. På de kvalitative kriterier (øvrige underkriterier) bliver tilbuddene vurderet absolut. Tilbuddene vurderes dermed uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud. Tildeling af point sker på baggrund af hvor godt tilbuddene opfylder ønskerne knyttet til de enkelte underkriterier. Flere tilbud kan således opnå samme point. I udbuddet vil de indkomne tilbuds opfyldelse af de kvalitative kriterier blive vurderet ud fra følgende pointskala: Ordregiver vil anvende en 100-point skala ved evaluering af underkriterier med kriterierne for de enkelte point som angivet nedenfor: Karakterskala grad af opfyldelse af ønsker Grad af opfyldelse Karakterskala Uddybning I meget høj grad Den tilbudte løsning opfylder i særdeles høj grad vore ønsker Den tilbudte løsning opfylder i meget høj grad vore ønsker, dog er enkelte svagheder identificeret I høj grad Den tilbudte løsning opfylder i meget høj grad vore ønsker, men der er identificeret flere svagheder Den tilbudte løsning opfylder i høj grad/rimelig grad vore ønsker, men der er identificeret et antal svagheder Neutral Der er positive elementer men også flere svagheder i den tilbudte løsning, herunder en mangelfuld/uklar beskrivelse heraf Der er positive elementer men også flere svagheder i den tilbudte løsning, herunder en mangelfuld/uklar beskrivelse heraf. Svaghederne er tungestvejende I ringe grad Den tilbudte løsning opfylder i ringe grad vore ønsker Den tilbudte løsning opfylder i særdeles ringe grad vore ønsker Slet ikke Den tilbudte løsning opfylder ikke vore ønsker 0-10 Den tilbudte løsning opfylder slet ikke vore ønsker Ordregiver kan give point fra i henhold til ovenstående skema. Side 21 af 24