UDBUDSBETINGELSER Maj 2018

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Maj 2018 Offentligt EU-udbud af Rammeaftale på Transport og behandling af Kemikalieaffald Vedrørende afhentning, transport og destruktion af emballeret Kemikalieaffald på Aarhus Universitet Sagsnr

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Den ordregivende myndighed Kontaktoplysninger Generel beskrivelse af udbuddet Opgavens omfang Formål med udbuddet Kontraktperiode Udbudsmaterialets dele Adgang til udbudsmaterialet Procedurer og konkurrencevilkår Udbudsform Formkrav Tilbudsgivers egnethed Støtte, sammenslutninger af virksomheder (f.eks. konsortier) samt underleverandører Koncernforbundne Tilbudsgivere Returnering af udbudsmaterialet og honorar Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Tilbudsgivers forbehold Ordregivers forbehold Ejendomsret til modtagne tilbud og returnering af udbudsmateriale Vedståelsesfrist Alternative tilbud Gennemgang af de indkomne tilbud Evaluering Tildelingskriterium Evalueringsmetode Tildeling Afslutning af udbudsproceduren Fortrolighed Tilbudsdisposition Enkeltstående virksomheder, herunder virksomheder, der baserer sig på andre enheders formåen Konsortium (eller anden sammenslutning af virksomheder) Tidsfrister Side 2 af 17

3 1. Indledning Følgende udbudsbetingelser indeholder en opsummering af udbuddets genstand, betingelserne for tilbudsafgivelse, samt en beskrivelse af procedurens forløb. Disse udbudsbetingelser gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt "Ordregiver") udbud af Transport og behandling af Kemikalieaffald i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i den Europæiske Unions Tidende. De økonomiske aktører, der afgiver tilbud på denne opgave, omtales i det følgende som "Tilbudsgivere". Eventuelle supplerende dokumenter og meddelelser vil offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og på Ordregivers hjemmeside: www. au.dk/udbud. Rammeaftalen er alene et udkast og den vil derfor kunne ændres indtil underskrift. 1.1 Den ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er Aarhus Universitet. Ordregiver er en selvejende institution, der har ca studerende og ca ansatte fordelt på 4 fakulteter og en fællesadministration. Fakulteterne råder tilsammen over 28 institutter og 171 centre. Ordregivers samlede årlige indtægter er på 6,3 mia. kr. Ordregivers nettoareal er på kvadratmeter. Yderligere information om Ordregiver kan fås på Ordregiver er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og en Rammeaftale vil skulle indgås med Ordregiver. Ordregiveren omfatter alle de til universitetet tilknyttede medarbejdere, fakulteter, institutter og centre Kontaktoplysninger Hovedadresse: Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C Kontaktperson: Udbudskonsulent: Thomas K. Schmidt Mailadresse: udbud@au.dk Side 3 af 17

4 1.2 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører en Rammeaftale på Transport og behandling af Kemikalieaffald, hvilket indbefatter emballage til, afhentning, transport og destruktion af Ordregivers Kemikalieaffald i overensstemmelse med gældende lovgivning på området. Rammeaftalen vedrører alene Ordregivers Kemikalieaffald som i 2017 udgjorde knap 57 ton bestående af følgende affaldstyper: - Olie (A) - Halogen (B) - Opløsningsmidler > 50% (C) - Opløsningsmidler < 50% (H) - Kviksølv (K) - Uorganisk (syre og baser) (X) - Reaktivt og oxiderende affald (O) - Blandet laboratorieaffald (Z) - Bekæmpelsesmidler (T) Udbuddet omfatter en ikke-eksklusiv Rammeaftale, hvorved Ordregiver har ret men ikke pligt til at anvende rammeaftalen. 1.3 Opgavens omfang Det er forventningen, at der i Rammeaftalens løbetid samlet vil blive indkøbt for ca kr. årligt. Den endelige mængde indkøb er dog afhængig af de konkrete behov, der opstår i Rammeaftalens løbetid, og der kan ikke garanteres nogen omsætning på Rammeaftalen. om end det kan oplyses at der i 2017 var knap 57 ton Kemikalieaffald aftaledækket af en lignende Rammeaftale. Afhentning skal kunne ske fra alle Ordregivers adresser i Danmark. De faste lokationer hvor der skal ske afhentning fremgår af tilbudslisten, men aftales endeligt i forbindelse med aftalestart. Det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af Rammeaftalen i delaftaler ikke vil give den kommercielt bedste løsning, derfor er nærværende Rammeaftale ikke opdelt i delaftaler. Grundet der er tale om en eneleverandøraftale forventer Ordregiver at kunne opnå fordelagtige vilkår. 1.4 Formål med udbuddet Formålet med nærværende udbud er at indgå en eneleverandøraftale på afhentning, transport og destruktion af Ordregivers Kemikalieaffald. Som en del af Rammeaftalen skal Leverandøren også levere den nødvendige emballage til Ordregivers Kemikalieaffald. Det er vigtigt for Ordregiver at opnå så gode priser på ydelserne som muligt samtidig med at service, ensartede afhentningsproces, fleksibilitet, højt serviceniveau og at samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregivers sikkerhedsrepræsentant og affaldsansvarlige i forbindelse med afhentningen og håndteringen af Kemikalieaffaldet er i højsædet. 1.5 Kontraktperiode Rammeaftalen har en forventet løbetid på 2 år med mulighed for forlængelse 2*1 år. Kontraktstart forventes den 1. november Side 4 af 17

5 1.6 Udbudsmaterialets dele Ud over udbudsbekendtgørelsen (EUT-nr. [20xx/S xxx-xxxxxx] af [vælg dato]) og nærværende udbudsbetingelser består det samlede udbudsmateriale af: Dokument Indhold Skal udfyldes og indgå i tilbud Udbudsbetingelser Betingelser for deltagelse i udbuddet. Nej Rammeaftalen Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 2A betingelser og vejledning til udfyldelse af Bilag 2 - Tilbudslisten Bilag 3 Kundens adresser og lokationer Formular A Tilbudsblanket Formular B ESPD Formular B1 - KFST vejledning ESPD - Dokumentation og ecertis Formular C Konsortieerklæring Formular D Støtteerklæring Indeholder kravspecifikation for udbuddet samt tabeller til Tilbudsgivers besvarelse Indeholder tabeller til angivelse af Tilbudsgivers tilbudte priser på den udbudte Rammeaftale Vejledning til udfyldelse af tilbudslisten. Indeholder en oversigt over Kundens adresser og lokationer. Indeholder information om kontaktperson hos Tilbudsgiver og en liste med evt. forbehold Egen-erklæring angående Tilbudsgivers egnethed og formåen Vejledning til ESPD Erklæring om formåen, fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse Støtteerklæring om økonomisk og teknisk formåen Nej Ja Ja Nej Nej Ja Ja Nej Ja, i givet fald Ja, i givet fald Bilag og Formularer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i det givne dokument, og vil udgøre en del af tilbuddet, samt indgå som en del af den efterfølgende Rammeaftale. 1.7 Adgang til udbudsmaterialet Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, spørgsmål og svar m.v., vil være tilgængelige på Ordregivers hjemmeside Side 5 af 17

6 2. Procedurer og konkurrencevilkår 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Udbudslovens 56 (Lov nr af 15/12/2015), hvilket betyder, at alle interesserede Tilbudsgivere har mulighed for at afgive tilbud i tilknytning til nærværende udbud. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 20[xx]/S [xxx-xxxxxx] af [xx/xx/20xx]. Det skal understreges, at Tilbudsgiver og Ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud som blandt andet angivet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. 2.2 Formkrav Tilbud skal afgives via indsendelse af mail til udbud@au.dk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde. Der skal alene fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang Tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er Ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Hver Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere Tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal Tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Tilbudsgivere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. 2.3 Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiveren skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen indsende et udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) vedrørende egnethedskrav, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder. Udfyldelsen af ESPD et skal ske elektronisk. Formular B1 - KFST vejledning ESPD - Dokumentation og ecertis kapitel 3, indeholder nærmere forklaring om fremgangsmåden som skal benyttes. For at kunne uploade og anvende ESPD et er det nødvendigt at downloade xml-filen for ESPD et til eget drev (Formular B - ESPD). Dette gøres ved at højreklikke på linket ESPD på og derefter trykke på Gem destination som, hvorefter linket gemmes som xml-fil på eget drev. Side 6 af 17

7 Xml-filen skal uploades på hjemmesiden: for at kunne udfylde ESPD et elektronisk. Følg herefter anvisningerne i netop ovenfor nævnte vejledning (Formular B1). I forhold til egnethed opstilles følgende minimumskrav: A. Personlige forhold. Tilbudsgiver skal anvende ESPD et til at bekræfte, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens , og ikke er omfattet af en af de nedenstående anvendte frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 stk. 1, nr. 2. Den frivillige udelukkelsesgrund er: 1) Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiveren er hjemhørende. Angives i ESPD ets del III. Såfremt Tilbudsgiver er omfattet af en af de ovenstående udelukkelsesgrunde, vil Tilbudsgiver blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. B. Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal oplyse nedenstående: Tilbudsgivers soliditetsgrad for de seneste 2 år. Minimumskrav: Soliditetsgraden skal minimum være 10 % hvert år de seneste 2 år. Angives i ESPD ets del IV. 2.4 Støtte, sammenslutninger af virksomheder (f.eks. konsortier) samt underleverandører Når Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen: En Tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders økonomiske/finansielle (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) formåen i relation til opfyldelse af Rammeaftalen eller for at blive i stand til at opfylde egnethedskravene. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for Ordregiveren, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at udfylde afsnit C og frem i ESPD dokumentet, som udtrykker de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Side 7 af 17

8 Det skal fremgå, både om der er tale om støtte i økonomisk henseende samt præcis hvad der støttes med og i hvilket omfang, ligesom det skal godtgøres, at den støttende virksomhed er juridisk forpligtet over for Tilbudsgiveren. Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen, skal Tilbudsgiver ligeledes dokumentere, at denne eller disse virksomheder: 1) Lever op til de relevante egnethedskrav (dvs. hvis der støttes økonomisk, er det de økonomiske mindstekrav osv.). jf. udbudslovens 144, stk. 4. 2) Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde eller nogle af de frivillige udelukkelsesgrunde, der er anført i nærværende udbudsbetingelsers afsnit 2.3 Ud over at den støttende virksomhed skal udfylde et ESPD skal der vedlægges en supplerende støtteerklæring, jf. Formular D - Støtteerklæring, idet denne skal bekræfte, at der består en juridisk forpligtelse mellem Tilbudsgiver og den støttende virksomhed. Støtteerklæringen som er vedlagt nærværende udbudsmateriale, skal anvendes. Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder): Hvis Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og entydigt, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at afgive tilbud på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som Ordregiver, med bindende virkning over for konsortiet, kan indgå Rammeaftalen med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk for både tilbud og eventuel Rammeaftale. Såfremt tilbud afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende sammenslutningens samlede økonomiske formåen vedlægges. Alle deltagende virksomheder skal dokumentere, at denne eller disse virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde samt de frivillige udelukkelsesgrunde ved at alle medlemmer af sammenslutningen udfylder et ESPD. Anvendelse af underleverandører: Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel Rammeaftale. 2.5 Koncernforbundne Tilbudsgivere Af hensyn til at konkurrencen, Rammeaftalens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter skal koncernforbundne virksomheder i tilbuddet anføre, hvordan uafhængigheden mellem de koncernforbundne virksomheder er sikret. Koncern defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer (direktiv om konsoliderede regnskaber) artikel 1(1). Side 8 af 17

9 For det tilfælde, at Ordregiver modtager tilbud fra mere end én af de koncernforbundne virksomheder, vil Ordregiver vurdere, hvorvidt de koncernforbundne Tilbudsgivere i tilstrækkelig grad har sikret, at deres koncernforhold ikke vil få indflydelse på tilbudsafgivelsen. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil samtlige af de koncernforbundne Tilbudsgivere blive udelukket fra udbudsprocessen. 2.6 Returnering af udbudsmaterialet og honorar Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag og formularer vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på dansk. Ved tvivl eller uklarhed opfordres Tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål hertil samt eventuelt foreslå konkrete alternative formuleringer. Ændringer vil ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet bedes Tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Der gøres opmærksom på, at Rammeaftalen er en del af udbudsmaterialet, og selvom de kontraktuelle krav i Rammeaftalen først træder i kraft efter indgåelsen, er de væsentlige at forholde sig til allerede i forbindelse med afgivelse af tilbud. Det skal understreges, at spørgsmål eller foreslåede ændringer ikke nødvendigvis medfører tilpasninger af udbudsmaterialet. Det er således alene op til Ordregiver, på baggrund af de modtagne spørgsmål og eventuelle formuleringer konkret at tage stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang udbudsmaterialet skal tilrettes. Spørgsmål skal fremsendes skriftligt senest fredag den 08. juni, 2018 kl til følgende mailadresse udbud@au.dk. s indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af Transport og behandling af Kemikalieaffald, att. Thomas K. Schmidt. Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige Tilbudsgivere skriftligt via Ordregivers hjemmeside Der vil senest offentliggøres rettelser torsdag den 14. juni Det er Tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort, herunder som svar på spørgsmål. Side 9 af 17

10 Spørgsmål, der modtages senest fredag den 08. juni, 2018, vil blive besvaret senest 6 (seks) dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end fredag den 08. juni, 2018, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 6 (seks) dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 (seks) dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele Tilbudsgiverne supplerende oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget tilsvarende således, at Tilbudsgiverne altid har minimum 6 hele dage til at forholde sig til oplysningerne. 2.8 Tilbudsfrist Fristen for afgivelse af tilbud er: onsdag, d. 20. juni, 2018 kl. 12:00 Tilbud kan ikke modtages efter dette tidspunkt. Tilbuddet anses for rettidigt modtaget, såfremt en og alle bilag er modtaget inden for tilbudsfristen på Aarhus Universitets postserver. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. Opmærksomheden henledes på, at tilbudsfristen overholdes strengt. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbudsgiveren kan efter anmodning få tilsendt en kvittering med dato og klokkeslæt for modtagelsen. Såfremt tilbuddet som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil Tilbudsgiver blive opfordret til at indlevere den elektroniske version på ny inden for en af Ordregiver fastsat frist. Denne frist kan være kort. 2.9 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal klart og præcist angives i Formular A - Tilbudsblanket. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. 2.7, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Det bemærkes, at forbehold over for Rammeaftalens vilkår kan være forbehold over for grundlæggende elementer eller forbehold, der ofte ikke vil kunne prissættes, hvorfor sådanne forbehold medfører stor risiko for, at tilbuddet anses for ukonditionsmæssigt. Vilkårene er de krav, der stilles til Leverandøren efter kontraktindgåelse. Disse krav kan f.eks. vedrøre krav om relevante forsikringer, krav til levering m.v. Side 10 af 17

11 Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold over for udbudsmaterialets dele, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Såfremt Tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser eller andre standardiserede vilkår, vil disse dog ikke blive anset for et forbehold, men derimod blot blive bortfortolket. Tilbudsgiver vil inden aftaleunderskrivelse blive bedt om at bekræfte, at dennes egne salgs- og leveringsbetingelser eller de pågældende vilkår ikke finder anvendelse Ordregivers forbehold Ordregivers områder kan have indgået decentrale aftaler med andre Leverandører på de for dette udbud omfattede tjenesteydelser og varer. Såfremt Rammeaftale indgås, vil sådanne aftaler blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Ordregiver og den valgte Tilbudsgiver Ejendomsret til modtagne tilbud og returnering af udbudsmateriale Alle dokumenter, som fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i seks (6) måneder fra tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret Tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere seks (6) måneder. Underretning om resultat af udbuddet medfører ikke, at vedståelsesfristen udløber. Det er alene stand-still periodes udløb uden klageindgivelse, der kan medføre, at vedståelsesfristen udløber Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. Der kan alene afgives ét tilbud, og der kan ikke afgives tilbud på dele af opgaven Gennemgang af de indkomne tilbud Når tilbudsfristen er udløbet, vil der første foretages en gennemgang af de indkomne tilbud. Dette foregår efter følgende fremgangsmåde: 1) Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at de lever op til de formelle krav. Manglende overholdelse af de formelle krav vil som udgangspunkt føre til at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, jf. dog Udbudslovens 159, stk. 5, der giver Ordregiver ret til i visse tilfælde at bede Tilbudsgiver supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet. 2) Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at tilbuddet lever op til de indholdsmæssige mindstekrav Side 11 af 17

12 3) Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at verificere, at de enkelte Tilbudsgivere ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. Hvis dette er tilfældet vil Ordregiver give Tilbudsgiver mulighed for at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at Tilbudsgiver ikke længere er omfattet af udelukkelsesgrunden. Kan Tilbudsgiveren dokumentere sin pålidelighed, kan denne ikke udelukkes. Det kan f.eks. være dokumentation, der viser, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af den pågældende udelukkelsesgrund. 4) Ordregiver gennemgår tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende elementer eller forbehold, der ikke kan prissættes. Hvis tilbuddet indeholder ovennævnte forbehold, vil tilbuddet ligeledes blive afvist og kommer dermed ikke i betragtning. Ordregiver evaluerer herefter tilbuddene i henhold til det valgte tildelingskriterium Evaluering Formålet med nærværende udbud er, som beskrevet i pkt at opnå så gode priser på ydelserne som muligt samtidig med at kvalitet, ensartede afhentningsproces, fleksibilitet, højt serviceniveau og at samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregivers sikkerhedsrepræsentant og affaldsansvarlige i forbindelse med afhentningen og håndteringen af Kemikalieaffaldet er i højsædet. Det er med udgangspunkt i dette formål, at de nedenfor beskrevne tildelings- og underkriterier er valgt og den indbyrdes vægtning fastsat. Tilbuddene vil blive vurderet af såvel en faglig arbejdsgruppe som en udbudsjuridisk medarbejder Tildelingskriterium Tilbudsfasen skal føre til, at den Tilbudsgiver, der har det tilbud, der bedst er i overensstemmelse med tildelingskriteriet tildeles Rammeaftalen. Tildeling af Rammeaftale vil ske på grundlag af bedste forhold mellem pris og kvalitet, med følgende under- og delkriterier. Den i skemaet anførte vægtning, er udtryk for den indbyrdes vægtning mellem de enkelte kriterier. Vægtning i procent Underkriterie - Pris 40% Behandlingspris pr. affaldsgruppe 30% pr. kg - Estimeret årlig pris i alt Afhentningspris og transportpris 25% - Estimeret årlig pris i alt Delkriterier Enhedspriser pr. emballagetype - 40% Estimeret årlig pris i alt Option - Estimeret årlig pris i alt 5% Underkriterie Service 60% Samarbejde med Ordregivers 35% Sikkerhedsrådgiver Uddannelse og opkvalificering af 25% Delkriterier Ordregivers relevante medarbejdere Associerede ydelser 20% Side 12 af 17

13 Dokumentation på modtagelse og destruktion af specialkemisk affald 20% Ad. Pris Bilag 2 - Tilbudsliste skal udfyldes, hvorefter en samlet vægtet evalueringspris udregnes ud fra de indmeldte priser i de gule felter, vægtet efter hver produkts/ydelses estimerede volumen på et år og danner grundlag for evalueringen af underkriteriet Pris. Vejledning til udfyldelse af tilbudslisten findes i Bilag 2A - Betingelser og Vejledning til udfyldelse af Bilag 2 - Tilbudsliste. Der skal afgives tilbud på alle ydelser, jf. Bilag 2 Tilbudsliste. I dette underkriterium regnes med point op til to decimaler. Underkriteriet Pris består af nedenstående delkriterier: Underkriterie - Pris 40% Behandlingspris pr. affaldsgruppe 30% pr. kg - Estimeret årlig pris i alt Afhentningspris og transportpris 25% - Estimeret årlig pris i alt Delkriterier Enhedspriser pr. emballagetype - 40% Estimeret årlig pris i alt Option - Estimeret årlig pris i alt 5% Den matematiske evalueringsmodel, der skal anvendes til at give point for underkriteriet Pris er denne: Tilbuddet med den laveste pris (den laveste samlet vægtet evalueringspris) får maksimumpoint, og de øvrige priser omregnes til point ved brug af nedenstående formel: laveste samlet vægtet evalueringspris Point, Pris = maksimumpoint ( aktuel samlet vægtet evalueringspris ) Ad. Service Ved Service forstås Tilbudsgivers service og support i forbindelse med afhentning, transport og destruktion af Ordregivers Kemikalieaffald. Ordregiver vil i vurderingen af Service lægge vægt på de i Bilag 1 Kravspecifikation angivne ønsker, samt vægte det positivt i hvilket omfang tilbuddet evner at opfylde de forventninger som beskrevet i udbudsmaterialet. Følgende delkriterier indgår i vurderingen af Service: Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan denne har til hensigt at samarbejdet med Ordregivers Sikkerhedsrådgiver skal varetages, jf. Bilag 1 Kravsspecifikation, ønske nr. 1. Ordregiver forventer, at Tilbudsgivers beskrivelse af ønsket udgør hvad der svarer til 2 A4 sider. Tilbudsgivers beskrivelse af hvorvidt og eventuel hvilken uddannelse og opkvalificering af Ordregivers relevante medarbejdere som Tilbudsgiver tilbyder, jf. Bilag 1 Kravsspecifikation, ønske nr. 2. Ordregiver forventer, at Tilbudsgivers beskrivelse af ønsket udgør hvad der svarer til 2 A4 sider. Side 13 af 17

14 Tilbudsgivers beskrivelse af Associerede ydelser som denne tilbyder, jf. Bilag 1 Kravsspecifikation, ønske nr. 3. Ordregiver forventer, at Tilbudsgivers beskrivelse af ønsket udgør hvad der svarer til 2 A4 sider. Tilbudsgivers beskrivelse af hvorledes denne håndtere og sikre dokumentation på modtagelse og destruktion af specialkemisk affald, jf. Bilag 1 Kravsspecifikation, ønske nr. 4. Ordregiver forventer, at Tilbudsgivers beskrivelse af ønsket udgør hvad der svarer til 2 A4 sider Evalueringsmetode Underkriteriet Pris vurderes relativt. Tilbuddene vurderes dermed i forhold til de øvrige indkomne tilbud. Underkriteriet Service vurderes absolut. På de kvalitative kriterier (øvrige underkriterier) bliver tilbuddene vurderet absolut. Tilbuddene vurderes dermed uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud. Tildeling af point sker på baggrund af hvor godt tilbuddene opfylder ønskerne knyttet til de enkelte underkriterier. Flere tilbud kan således opnå samme point. I udbuddet vil de indkomne tilbuds opfyldelse af de kvalitative kriterier blive vurderet ud fra følgende pointskala: Ordregiver vil anvende en 8-point skala ved evaluering af underkriterier med kriterierne for de enkelte point som angivet nedenfor: Karakterskala grad af opfyldelse af ønsker Grad af opfyldelse Karakterskala Uddybning Bedst mulige 8 Den tilbudte løsning opfylder Ordregivers ønsker til fulde Særdeles god 7 Den tilbudte løsning opfylder i særdeles høj grad Ordregivers ønsker God 6 Den tilbudte løsning opfylder i høj grad Ordregivers ønsker, men der er identificeret enkelte svagheder. Over middel 5 Den tilbudte løsning opfylder i meget tilfredsstillende grad Ordregivers ønsker, men der er identificeret et mindre antal svagheder, herunder en mangelfuld/uklar beskrivelse heraf. De positive elementer vejer tungere end svaghederne. Middel 4 Den tilbudte løsning opfylder i tilfredsstillende grad Ordregivers ønsker, men der er identificeret et antal svagheder, herunder en mangelfuld/uklar beskrivelse heraf. Under middel 3 Den tilbudte løsning opfylder i mindre tilfredsstillende grad Ordregivers ønsker. Der er positive elementer men også flere svagheder i den tilbudte løsning, herunder en mangelfuld/uklar beskrivelse heraf. Svaghederne er tungestvejende. Utilstrækkelig 2 Den tilbudte løsning opfylder Ordregivers ønsker i utilstrækkelig grad Ringe 1 Den tilbudte løsning opfylder i ringe grad Ordregivers ønsker Ingen 0 Den tilbudte løsning opfylder slet ikke Ordregivers ønsker, hvorfor tilbuddet alene er konditionsmæssigt Side 14 af 17

15 Ordregiver kan give point fra 0-8 i henhold til ovenstående skema. Ordregiver vil foretage en skønsmæssig vurdering på baggrund af Tilbudsgivers beskrivelse i tilbuddet, hvor Ordregiver vil vurdere opfyldelsesgraden af det enkelte ønske/underkriterium, og give point herefter. Ordregiver vil tage hele skalaen i betragtning, men vil ikke nødvendigvis bruge hele skalaen ved en evaluering, idet tilbuddene vil opnå den karakter, som svarer til den tilbudte grad af opfyldelse uanset, at hele skalaen ikke kommer i anvendelse Tildeling Når Ordregiver har foretaget evalueringen vil Ordregiver indhente dokumentation, for at dokumentere Tilbudsgivers egnethed, i form af en serviceattest og årsregnskaber fra den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til. Indhentelse af dokumentation vil normalt tage mellem 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres. Når Ordregiver har indhentet den fornødne dokumentation, vil samtlige berørte Tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidig blive skriftligt underrettet om, hvilken beslutning Ordregiver har truffet. Underretning om tildelingsbeslutningen til vindende Tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå Rammeaftale med Tilbudsgiver men fungerer alene som en underretning om, at Tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel Rammeaftale er underskrevet af begge parter. Underretning om tildelingsbeslutningen vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Ordregiver vil forud for tildelingen anmode den Tilbudsgiver, som Ordregiver agter at indgå Rammeaftale med, om at dokumentere oplysningerne afgivet i forbindelse med Tilbudsgivers egnethed. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i henhold til vedståelsesfristen, jf. pkt Efter underretningen af Tilbudsgiverne afholdes der en stand-still periode på 10 kalenderdage i henhold til 3 i lov nr. 593 af 2. juni 2016 om Lov om Klagenævnet for Udbud. Dette indebærer, at Ordregiver ikke kan indgå Rammeaftalen med den vindende Tilbudsgiver, før stand-still perioden er udløbet Afslutning af udbudsproceduren Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftalen er underskrevet og forbeholder sig adgangen til, med saglig begrundelse, at aflyse udbuddet. Uanset om Rammeaftalen tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i pkt Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder også såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 15 af 17

16 2.20 Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og Tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter kontraktindgåelse forbeholder Ordregiver sig ret til at offentliggøre oplyse Tilbudsgiverne om den vindende Tilbudsgivers samlede evalueringspris samt om samtlige tilbuds karakteristika i relation til de øvrige tildelingskriterier. Den samlede evalueringspris vil endvidere blive offentliggjort i EU-tidende. Ordregiver offentliggør så vidt muligt ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, men Ordregiver er omfattet af reglerne om aktindsigt, bl.a. reguleret i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven, hvorfor dele af Tilbudsgivers tilbud vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. Under alle omstændigheder er Ordregiver berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Hvis Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Det er dog Ordregiver der vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt. 3. Tilbudsdisposition I forbindelse med afgivelse af tilbud skal Tilbudsgiver udfylde og fremsende dokumenter. I det følgende er det beskrevet, hvorledes tilbuddet afgives af en enkeltstående virksomhed og af et konsortium (sammenslutning af virksomheder). Det skal dog fremhæves, at det alene er Tilbudsgivers ansvar at afgive et komplet tilbud. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at dokumenterne er udfyldt korrekt, idet manglende besvarelse kan medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i tilbudsevalueringen. 3.1 Enkeltstående virksomheder, herunder virksomheder, der baserer sig på andre enheders formåen Enkeltstående virksomheder udfylder i forbindelse med tilbuddet følgende dokumenter: Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Tilbudsliste Formular A Tilbudsblanket Formular B ESPD Formular C Konsortieerklæring Formular D Støtteerklæring Hvis den enkeltstående virksomhed i relation til egnethedskravene, jf. pkt støtter sig på en anden virksomheds formåen, skal ESPD udfyldes af både den enkeltstående virksomhed og den støttende virksomhed. Støtteerklæring skal udfyldes af den støttende virksomhed. Side 16 af 17

17 3.2 Konsortium (eller anden sammenslutning af virksomheder) Et konsortium (eller en anden sammenslutning) skal udpege en befuldmægtiget, der på sammenslutningens vegne uploader og sender det samlede tilbudsmateriale. Den befuldmægtigede virksomhed udfylder i forbindelse med tilbuddet og på vegne af sammenslutningen følgende: Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Tilbudsliste Formular A Tilbudsblanket Formular B ESPD Formular C Konsortieerklæring Formular D Støtteerklæring Den befuldmægtigede virksomhed uploader og fremsender det samlede tilbud for sammenslutningen, herunder ESPD og erklæringer fra deltagerne i sammenslutningen. 4. Tidsfrister Handling Dato Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Frist for at indsende skriftlige spørgsmål Frist for svar på skriftlige spørgsmål offentliggøres på Ordregivers hjemmeside Tilbudsfrist kl Gennemgang af tilbud og evaluering Den angivne tidsperiode er vejledende. Indhentelse af serviceattest og øvrig dokumentation Den angivne tidsperiode er vejledende Meddelelse om tildeling Den angivne tidsperiode er vejledende Stand-still periode Den angivne tidsperiode er vejledende. Forventet kontraktindgåelse Den angivne tidsperiode er vejledende Side 17 af 17