Organisationsbestyrelsesmøde den 8. marts 2016, kl i fælleshuset, Enebærhegnet 20, 2670 Greve. Michael Christensen, Kurt Rytter og Jan Spohr

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 8. marts 2016, kl i fælleshuset, Enebærhegnet 20, 2670 Greve Til stede: Sophus Vørsing, Henrik Hugger, Bente Møgelhøj, Helle Hansen, Evy B. Andersen, Annette Wainsted (særlig inviteret), Annie Van der Klein, Jørgen Buch (observatør) og John Nierfeldt Fra KAB: Michael Christensen, Kurt Rytter og Jan Spohr Afbud fra: Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af dagsorden (A) Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 2. december 2015 (B) Revisionsprotokol (B) Nyt medlem af organisationsbestyrelsen (B)... 3 Sager til beslutning: Balders Have godkendelse af udlejningsbudget og reglementer (A) Greve Fjernvarme udpegning af repræsentanter (B) Renovering af Bærhegnene status og nyt medlem til følgegruppen (A) Ommærkning af ungdomsboliger Thors Kvarter (A) Hjemmeside for (A) Undersøgelse af energieffektivitet i varmecentraler (A)... 8 Sager til orientering: Kundetilfredshedsmåling (A) Salg af fordringer til Lindorff (B) Nybyggeri Balders Have status (B) Nybyggeri Permatopia status (B) Renoveringssagen i Gudekvartererne status (B) Freyas Kvarter status (B) /26

2 17. AlmenBolig+ Ravnsborg status (B) Oversvømmelse Fyrrehegnet (A) Møde med Greve Kommune om nybyggeri (A) Weekend seminar maj 2016 (B) Styringsdialog Ishøj Kommune (B) TV-aftaler (B) Greve Nord Projektet (A) Nøgletal for Gudekvartererne og Klyngen (A) Nyt fra ejendomskontorerne (B) Fordrøftelse af valg på repræsentantskabsmødet den 16. juni 2016 (A) Nyt fra KAB s bestyrelse (B) Kursuskatalog for beboervalgte 2016 (A) Kursusdeltagelse (B) Investeringsforening (B) Beboerklagenævnssager (B) Kommende møder 2016 (A) Mødedatorer for 2017 (A) Eventuelt (A) Bilag 5: Lejeforslag... 5 Bilag 5.1: Vedligeholdelsesreglement A... 5 Bilag 8: Ommærkning af ungdomsboliger i Thors Kvarter Bilag 10: Notat om energioptimering af varmeanlæg i... 9 Bilag 11: Kundetilfredshedsmåling Bilag 21: Referat Bilag 24: Nøgletal Bilag 28: KAB-kurser for beboervalgte Bilag 29: Kursusoversigt Bilag 31: Beboerklagenævnsstatestik /26

3 Selskabet: Formanden bød velkommen og herunder en særlig velkomst til Annette Wainsted, der deltager i mødet som særlig inviteret, idet hun medio april vil overtage pladsen i organisationsbestyrelsen efter John Nierfeldt. 1. Godkendelse af dagsorden (A) Dagsordenen blev godkendt med enkelte ændringer af punkterne fra B til A status. 2. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 2. december 2015 (B) Referatet fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol (B) I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste organisationsbestyrelsesmøde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 4. Nyt medlem af organisationsbestyrelsen (B) John Nierfeldt har ved mail meddelt, at han ønsker at udtræde af organisationsbestyrelsen medio april 2016, da han fraflytter sin bolig i. I stedet for John indtræder Annette Wainsted i organisationsbestyrelsen. Annette blev valgt som 1. suppleant til bestyrelsen på repræsentantskabsmødet i juni Ifølge reglerne her- 3/26

4 for sidder Annette Wainsted i den resterende del af John Nierfeldts valgperiode - det vil sige at hun er på valg i Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager ændringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog ovenstående til efterretning. Sager til beslutning: 5. Balders Have godkendelse af udlejningsbudget og reglementer (A) Udlejningsbudget Balders Have består af 34 familieboliger og har forventet ibrugtagning den 15. juni Udlejningsbudgettet er beregnet ud fra en anskaffelsessum ifølge Skema B på kr. Anskaffelsessummen er finansieret med et realkredit-lån (rentetilpasningslån) på kr., et kommunelån på kr. og kr. ved beboerindskud. Beboerindskuddet er beregnet som 2 % af anskaffelsessummen og fordelt ligeligt efter m². De samlede nettoudgifter i udlejningsbudgettet udgør kr. for boligerne eksklusive forbrugsafgifter, hvilket giver en gennemsnitlig leje pr. m² på 930 kr. Budgettet fordeler sig på følgende udgiftsposter: Nettokapitaludgifter Offentlige og faste udgifter Variable udgifter Henlæggelser Udgifter i alt kr kr kr kr kr. Lejen er fordelt pr. bolig på baggrund af landmålerens opgørelse. Lejen er fordelt efter følgende principper: a) et fast årligt grundtillæg på 15 % til dækning af basisinstallationerne, b) individuelle brugsværditillæg for gavlvinduer, havestørrelser og tagterrasser. Den resterende leje er fordelt ligeligt efter m². Vedligeholdsreglement og fastsættelse af NI-beløb I henhold til Bekendtgørelse om vedligeholdelse og istandsættelse af almene boliger kapitel 2 og 26 skal der træffes beslutning om størrelsen af NI-beløb. 4/26

5 I forbindelse med fraflytning af et lejemål, skal der foretages en nødvendig istandsættelse. I AlmenBolig+ er der tale om normalistandsættelse med NI-beløb også kaldet A-ordning med NI-beløb. Normalistandsættelsen er en forpligtigelse for den fraflyttede lejer. Istandsættelsen overtages ikke af boligafdelingen. Istandsættelsen foregår på den måde, at det fastsatte istandsættelsesbeløb overgives til den nye lejers disposition. Herved overtages også forpligtigelsen til at gennemføre istandsættelsen. I det følgende vil principperne for fastsættelse af istandsættelsesbeløbet blive gennemgået. Ved normalistandsættelse forstås i denne sammenhæng nødvendig overfladebehandling af vægge og lofter. Et fraflyttet lejemål skal ikke fremstå ny istandsat men alene istandsat. Da AlmenBolig+ konceptet forudsætter aktiv deltagelse af lejeren i boligens og afdelingens vedligehold, er det forudsat, at arbejdet udføres af lejer selv. Der er lagt følgende forudsætninger til grund for prissætningen: En normalistandsættelse kan maksimalt bestå af 2 malerbehandlinger, og der skal bruges maling af mindst samme eller lignende kvalitet som foreskrevet i bygningsdelskortene. Beløbet skal kunne dække indkøb af maling, pensler, ruller og materialer til afdækning. NI-beløbet er fastsat til 90 kr. pr. m 2 Beløbet er et maksimum beløb pr. m 2. NI-beløbet vil med 90 kr. pr. m 2 maksimalt kunne udgøre: 125 m 2 : kr. 105 m kr. 84 m 2 : kr. Vedligeholdelsesreglementet har tidligere været forelagt organisationsbestyrelsen via mail af den 14. januar 2016 og er rettet til i overensstemmelse med de modtagne kommentarer. Bilag 5: Lejeforslag Bilag 5.1: Vedligeholdelsesreglement A Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender følgende: - Udlejningsbudget - Fastsættelse af NI-beløb til 90 kr. pr. m2 - Vedligeholdelsesreglement (endelig godkendelse). Henrik Hugger bemærkede, at det også bør være en husorden i den moderne udgave. Jan Spohr mente at erindre, at organisationsbestyrelsen tidligere har godkendt dette, men det undersøges, og hvis husorden ikke er godkendt, medtages dette på næste møde til beslut- 5/26

6 ning.(organisationsbestyrelsen har digitalt godkendt "Udkast til husorden" fremsendt ved mail af den 20. oktober 2015) 6. Greve Fjernvarme udpegning af repræsentanter (B) Greve Fjernvarme har ved brev af 18. januar 2016 anmodet om at udpege medlemmer til gruppe 2 i repræsentantskabet for Greve Fjernvarme samt endvidere at udpege kandidat til fjernvarmeværkets bestyrelse. Udpegningen gælder for en 2-årig periode. Organisationsbestyrelsen har på mødet i maj 2015 besluttet, at organisationsbestyrelsen udpeger medlemmerne til repræsentantskab og bestyrelse i fjernvarmeværket. Organisationsbestyrelsens medlemmer har ved mail godkendt, at følgende udpeges til repræsentantskab og bestyrelse: Sophus Vørsing (bestyrelse) Henrik Hugger Helle Hansen Evy B. Andersen Bente Møgelhøj Annie van der Klein Annette Wainsted Indstilling: Organisationsbestyrelsen bekræfter den digitale godkendelse af ovennævnte personer som repræsentanter i Greve Fjernvarme samt af Sophus Vørsing som kandidat til bestyrelsen. Organisationsbestyrelsen tiltrådte ovenstående. 7. Renovering af Bærhegnene status og nyt medlem til følgegruppen (A) Der pågår dialog med LBF omkring støttede og ustøttede arbejder samt omkring nødvendigheden af enkelte arbejder herunder udbedring af skader. P.t. afventes melding fra LBF, og når denne foreligger ventes følgegruppen indkaldt til en drøftelse heraf. Der arbejdes fortsat frem mod, at der kan indsendes skema A ansøgning for 1. etape (Enebærhegnet) inden sommerferien. 6/26

7 John Nierfeldt har været medlem af følgegruppen for helhedsplanen, og der skal udpeges en afløser for ham. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og udpeger nyt medlem af følgegruppen til afløsning for John Nierfeldt. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og valgte Annette Wainsted til følgegruppen. 8. Ommærkning af ungdomsboliger Thors Kvarter (A) Formanden for afdelingsbestyrelsen i Thors Kvarter har rettet henvendelse til boligorganisationen med henblik på en drøftelse af mulighederne for en ommærkning af ungdomsboligerne i Thors Kvarter. Baggrunden er mange års problemer med støj og hærværk knyttet til ungdomsboligerne. Administrationen har til brug for denne drøftelse udarbejdet notat af den 5. februar Notatet er vedlagt som bilag 8. Bilag 8: Ommærkning af ungdomsboliger i Thors Kvarter. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter notatet om ommærkning af ungdomsboliger i Thors Kvarter og træffer i forlængelse heraf beslutning om, hvorvidt der skal arbejdes videre hen imod, at en sådan ommærkning kan gennemføres. Jan Spohr supplerede det medsendte notat med enkelte bemærkninger. Det blev besluttet at arbejde videre med projektet. 9. Hjemmeside for (A) På det ekstraordinære repræsentantskabsmøde i oktober 2014 blev der fra KAB s kommunikationsafdeling orienteret om muligheden for at etablere hjemmesider for boligorganisation og afdelinger med udgangspunkt i en demomodel. Der var i repræsentantskabet opbakning til, at organisationsbestyrelsen arbejdede videre med etablering af hjemmeside for organisation og afdelinger, ligesom der var opbakning til, at dette finansieredes af selskabets midler. Der foreligger et tilbud fra KAB s kommunikationsafdeling på en pakkeløsning for selskab og afdelinger. Pakkeløsningen indebærer udarbejdelse af hjemmeside for boligorganisation og 7/26

8 18 afdelinger. Herudover indeholder pakken 10 timers hjælp til alle afdelinger. De i alt 190 timer skal være brugt inden for 3 år. Den samlede udgift beløber sig til kr., og der er givet 30 % rabat, hvorfor udgiften er på i alt kr. inkl. moms. Hjemmesiden hostes for et beløb på kr. årligt og der er her givet ½ pris på hosting, foreløbig for det første år frem til den 30. juni 2016, således at denne beløber sig til kr. I forlængelse af drøftelserne senest på organisationsbestyrelsesmødet i oktober 2015 må det konstateres, at der fortsat synes at være nogen tøven fra afdelingernes side med at tage hjemmesiden i anvendelse her undtaget Baldershus, hvor siden bruges. Der synes derfor at være behov for en fornyet drøftelse vedrørende tiltag, der vil kunne fremme brugen af hjemmesiden. I denne forbindelse kunne følgende overvejes: - Ejendomskontorerne inviteres til aktivt at tage siderne i brug bl.a. til generel information om åbningstider, reglementer og øvrige driftsmæssige forhold. - Hjemmesiden bruges aktivt til løbende information fra igangværende renoveringsprojekter og Greve Nord Projektet - En tilbagevendelse drøftelse i forlængelse af alle organisations- og repræsentantskabsmøder om hvilke forhold der med fordel kan orienteres om via hjemmesiden - Og andet.. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender indledningsvis udgift til etablering af hjemmeside for som ovenfor anført. Udgiftens finansieres via selskabets arbejdskapital. Dernæst drøfter organisationsbestyrelsen mulige tiltag, der vil kunne fremme anvendelsen af hjemmesiden i de enkelte afdelinger. Organisationsbestyrelsen godkendte ovenstående. 10. Undersøgelse af energieffektivitet i varmecentraler (A) Der er et tilbagevendende naturligt fokus på effektiviteten af varmecentralerne i boligorganisationens afdelinger. Dette har sin forklaring i en række forhold. For det første er varmeudgiften en væsentlig og synlig del af huslejen, som alle beboere gøres opmærksom på i forbindelse med det årlige varmeregnskab, og udsendelse af varsel om ny acontobetaling. 8/26

9 Mere generelt er en optimering af varmeanlæggene et meget væsentligt element i den samlede bestræbelse på at optimere driften i afdelingerne som sammen med driftsomlægning, færre ejendomskontorer og ny bemanding af ejendomskontorerne bidrager til en samlet effektiv drift til gavn for og ikke mindst til gavn for beboerne og deres husleje. Siden 2013 har erklæret sig som et grønt boligselskab, og et fokus på energioptimering er et centralt element, som sammen med indsatser på bl.a. affaldsområdet, grønne tage og en række energibesparelser i nybyggerierne udgør et væsentlig element i styrkelsen af boligorganisationens grønne profil. Endelig er det kendetegnende, at en række fjernvarmeværker herunder Greve Fjernvarme i disse år ændrer afregningsgrundlag, således at afkølingen af fjernvarmevandet får større betydning. Dette indebærer også, at der vil være større fokus på energieffektiviteten af det enkelte anlæg. Efter drøftelser med formandskabet er der derfor rettet henvendelse til Teknik i KAB og anmodet om et oplæg til en undersøgelse/statusrapport vedrørende mulighederne for energioptimering af relevante varmeanlæg i afdelingerne under. Rapporten vil have udgangspunkt i eksisterende viden om anlæggene via den gennemgang, der gennemføres som led i de årlige EVK-besøg på ejendommen samt data fra ressourceadministrationen, hvor der løbende opdateres data vedrørende forbruget i afdelingerne. Et oplæg til en sådan undersøgelse/statusrapport er vedlagt som bilag 10. Udgifterne til en sådan rapport betales efter medgået tid, idet der dog aftales en maksimumramme på kr. inkl. moms. Bilag 10: Notat om energioptimering af varmeanlæg i Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående og godkender igangsættelse af rapport om varmeanlæggene i afdelingerne inden for en ramme på kr. inkl. moms. Organisationsbestyrelsen godkendte ovenstående. Sager til orientering: 11. Kundetilfredshedsmåling (A) Som omtalt på organisationsbestyrelsesmødet den 2. december 2015 har KAB gennemført en digital tilfredshedsmåling blandt organisationsbestyrelsesmedlemmerne i KAB-fællesskabet. 9/26

10 Målingen gennemføres som en del af målsætningsprogrammet og er en indikator for temaet kernedrift. Det er KAB s målsætning, at tilfredsheden med KAB som administrator skal være mindst 4,0 på en skala fra 1 5. Målingen for organisationsbestyrelsen i er vedlagt som bilag 11. Bilag 11: Kundetilfredshedsmåling Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter resultatet af tilfredshedsmålingen. Trods den gode tilfredshed, så var der en generel tilbagemelding på, at hjemmesidens brugervenlighed er til at overskue den opleves som en parallel til find Holger bøgerne. 12. Salg af fordringer til Lindorff (B) KAB har i en årrække haft et godt samarbejde med Lindorff om inddrivelse af tilgodehavender hos fraflyttere, efter sagerne har været til inkasso hos advokat. Indkomne beløb er blevet delt mellem Lindorff, afdelingen og KAB i forholdet 50 %, 40 % og 10 %. Lindorff er en af Europas førende inden for håndtering af manglende betalinger. For at få ryddet op i gamle tilgodehavender har KAB solgt alle fordringer dateret den 1. august 2015 og 10 år tilbage til Lindorff mod et engangsbeløb på 6,25 mio. kr., som fordeles mellem de berørte afdelinger i forhold til deres tilgodehavende. Hvis der inden for de næste 3 år hjemhentes mere end de 6,25 mio. kr., får afdelingerne yderligere 50 % heraf. Engangsbeløbet på 6,25 mio. kr. svarer til de hidtidige erfaringer med omfanget af tilbagebetalinger, dog tilfalder hele beløbet nu afdelingerne, som tidligere blev delt med Lindorff og KAB. Fremadrettet modtager afdelingerne betaling som hidtil, alt efter om det er deres skyldnere, der tilbagebetaler. I løbet af 2016 forventes en ny afregningsmetode forhandlet med Lindorff, med henblik på fremadrettet at øge afdelingernes andel af de inddrevne beløb. 13. Nybyggeri Balders Have status (B) Opførelsen af de nye boliger forløber planmæssigt, og den forventede indflytning den 15. juni 2016 fastholdes. 10/26

11 Da alle boligmoduler var på plads allerede i efteråret, har arbejdet kunne opretholdes igennem vinteren uden nævneværdige problemer. Alle udvendige arbejder med facadebeklædning, værn på tagterrasser og udvendige trapper er ved at være afsluttede. Indvendigt pågår malerarbejde og øvrig aptering. Så snart vejret tillader det, påbegyndes de øvrige terrænarbejder med udlægning af belægninger og beplantninger. Alle installationer i terræn er færdige. Fjernvarme og vandinstallationer er tilsluttet alle boliger og er i drift. 14. Nybyggeri Permatopia status (B) Projektet er sendt i udbud, og der er licitation den 8. marts Der er aftalt fælles møde med Følgegruppen og Permatopias formand og kasserer medio marts, for sammen at vurdere licitationen og skema B budget. Det er aftalt, at Skema B indsendes til Faxe Kommune den 29. marts 2016., vi forventer skema B godkendelse medio april, hvorefter vi kan indgå entreprisekontrakter, og en forventet byggestart ultimo april. Sydkysten er nu selv bygherre under byggeriet, og selskabet indgår en kontrakt med V2C om byggeledelse, arbejdsmiljøkoordinering og rådgivning under hele byggeriet og aflevering, idet V2C så forestår ledelsen af det samlede byggeri. Det er desuden aftalt, at V2C er ansvarlige for kontakten til myndighederne vedrørende byggeriet. De har samtidig fået i opdrag af Permatopia Opskrivningsforening at lede gennemførelsen af de fælles forsyninger som jordvarmeanlæg og pilerensningsanlæg, der begge kræver miljøgodkendelse. For at kunne agere under byggeriet er det ligeledes aftalt at etablere en fælles styregruppe med Følgegruppen og repræsentanter for Permatopia, så der er et samlet beslutningsforum for bygherrerne i forhold til eventuelle udfordringer, der opstår under byggesagen. Det er ikke nødvendigt at alle boligerne er fuldstændig ens, men i forhold til entreprenørerne, så skal løsningerne helst ikke variere for meget for ikke at fordyre projektet. 11/26

12 Der er ved at blive udarbejdet købs- og samarbejdsaftale, der er udkast til vedtægter for Permatopia amba, og Grundejerforeningsvedtægterne er sendt i høring. Disse juridiske dokumenter skal være på plads, inden skema B kan indsendes, hvorfor der arbejdes intensivt på at få dem færdiggjort. Projektleder Per Bro har fået andet arbejde, hvorfor projektledelsen fra KAB s byggeafdeling er overdragt til Carsten Bjørneboe og Nicolaj Kann Mohr 15. Renoveringssagen i Gudekvartererne status (B) Sagens stade Helhedsplanen for Ægirs, Heimdals, Thors, Valhals Kvarter og Klyngen blev godkendt på ekstraordinært beboermøde den 14. november 2014, og der er opnået Skema A tilsagn. Rådgiverydelsen blev i sommeren 2015 vundet af NOVA5 arkitekter, som sammen med deres underrådgivere Orbicon (tidligere Henrik Larsen rådgivende ingeniører) og Marianne Levinsen Landskabsarkitekter er i gang med at udarbejde dispositionsforslag til godkendelse i byggeudvalget. Tilblivelsen af dispositionsforslaget er forsinket. Årsagen er de erfaringer NOVA 5 har gjort sig i bearbejdelsen af projektgrundlaget, som Witraz i sin tid har stået for, og som Skema A tilsagnet hos Landsbyggefonden er givet på baggrund af. Her har det været nødvendigt at afstemme konsekvenserne med Landsbyggefonden, inden vi har kunnet komme videre. Dels har der været en del afvigelser i de mængder, som NOVA 5 har opgjort (facadeplader, tagplader, vinduer, døre og tagrender), som nogle steder - set over alle 5 afdelinger - adskiller sig væsentligt fra Witraz oprindelige optælling. Dette vil afstedkomme en merudgift, som der ikke er taget højde for i den foreløbige plan for finansiering og huslejekonsekvens. Det er aftalt med fonden, at der i udbuddet tages udgangspunkt i NOVA5 s opgørelse, og så tages der stilling til situationen i forbindelse med Skema B ansøgningen. Det forhold, som har givet størst udfordring er, at NOVA5 har fundet frem til, at det er noget mere krævende at etablere tunge badeværelser i Ægirs og Heimdals Kvarter end oprindeligt forudsat for projektet. Den forventede etablering af forstærkninger i den eksisterende konstruktion, for at badeværelserne kan bæres, forventes at kræve så meget ombygning, at det det må forventes, at beboerne skal genhuses, mens en del af arbejderne står på og for nogle penge, som ikke er budgetsat. 12/26

13 For at i mødegå denne udvikling i sagen, er der gjort et ihærdigt forsøg på at finde en badeværelsesløsning, som ikke vil kræve understøtningsarbejder - badeværelser af lette stålelementer, som kan samles på stedet, og få Landsbyggefonden til at forhåndsgodkende denne. Fonden fastholder imidlertid, at badeværelserne skal være tunge, hvis de skal støtte dem. Vi er i øjeblikket ved at granske de tidsmæssige og økonomiske konsekvenser for projektet som følge af dette. Til gengæld er det lykkedes at få en fordelagtig aftale i stand med fonden for et indbrudssikringsprojekt i Klyngen, som udover indbrudssikrende foranstaltninger på døre og vinduer, også kommer til at indeholde mere belysning, nye hegn, nye havemøbler, ekstra kameraer, samt nye cykelskure. Mange af disse arbejder, er noget som oprindeligt har været en del af helhedsplanen, men som nu finansieres over forsøgsprojektet i stedet, og som er udgiftsneutrale for afdelingen. 16. Freyas Kvarter status (B) I Freyas Kvarter har der været gennemført/gennemføres udbedringer såvel i regi af Landsbyggefonden som i regi af Byggeskadefonden: Landsbyggefondssagen I forlængelse af at der er givet skema A tilsagn fra hhv. Landsbyggefonden og Greve Kommune, på gennemførelsen af en række opretningsarbejder (separering af fjernevarmetilslutningen, forhøjelse af trappeværn, etablering af videoovervågning, og etablering af toilet i forbindelse med fællesrum) i Freyas Kvarter, er der registreret en række yderligere forhold, som det p.t. drøftes med Landsbyggefonden om, hvorvidt disse kan komme med ind under den igangværende støttesag på lige fod med de allerede verserende forhold. Med dokumentation fra undersøgelsesrapporter fra Esben Kirkegaard, rådgivende ingeniører, er det følgende supplerende arbejder, som vi har ansøgt fonden om lov til at tage med i sagen: Etablering af drænrender langs facader, for at modvirke risiko for vandpåvirkning på ydervægge Opretning af forkert udført ydervægskonstruktion i nr. 2, 4 og 6, for at afhjælper trækgener 13/26

14 Etablering af manglende isolering på facader ved altan i 4 boliger Der tale om en total estimeret udbedringsudgift på ca kr. I henvendelsen til fonden omkring ovenstående er det forudsat, at disse arbejder holdes inden for den støtteramme, som allerede er forudsat for sagen. Fonden er endnu ikke fremkommet med deres tilbagemelding. Vi forventer dog, at den kommer senest i løbet af marts måned I ansøgningen om de supplerende arbejder er vi udfordret af, at Landsbyggefonden som udgangspunkt kun dækker, hvis de forkert udførte arbejder har forvoldt skader. Vi har dog i ansøgningen argumenteret for, at selskabet i forbindelse med overtagelsen af Freyas Kvarter - af fonden er blevet stillet i udsigt, at såfremt man finder skjulte svigt i det oprindeligt udførte byggeri, vil fonden træde til med støtte til en opretning. Når der er kommet afklaring på de supplerende arbejder, vil der blive afsendt skema B ansøgning for samtlige opretningsarbejder. Problemet med skimmelsvamp under gulv i plejecenteret samt den manglende inddækning af udendørs limtræs-bjælke har driften besluttet skal håndteres af afdelingen. Byggeskadefondssagen: Byggeskadesagerne har deres udgangspunkt i gennemførte 1-års- og 5-års eftersyn, der har resulteret i anmeldte skader til Byggeskadefonden. Skaderne har bl.a. vedrørt defekte skotrender, tilstopning af gulvafløb, løstsiddende fliser og manglende kvalitetssikring af vådrumsmembran og afstivning af tagkonstruktion, vægge, altaner og altangange. Som tidligere orienteret om er udbedringerne i regi af Byggeskadefonden afsluttet og skadessagen blev afleveret den 23. marts Byggeregnskabet er udarbejdet den 6. november 2015 og Byggeskadefondens endelige godkendelse foreligger i skrivelse af 16. december Byggeregnskab: Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter Omkostninger og gebyrer Samlet anskaffelsessum /26

15 Finansiering: Regnskab Budget Byggeskadefonden 95 % af anskaffelsessum Landsbyggefonden KAB har i Byggeskadefondens opgørelse modtaget kr., hvori indgår kr. for uopsættelig afhjælpning i forbindelse med afdelingens afhjælpning af tilstoppede gulvafløb i badeværelser. Den store afvigelse fra budget til regnskab skyldes, at afstivningen til tag, vægge, altaner og altangange viste sig ikke at blive så omfattende som først forventet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen om byggesagerne i Freyas Kvarter til orientering. 17. AlmenBolig+ Ravnsborg status (B) Afdelingen er overgået til almindelig drift og serviceres fra den 1. juni 2015 fra Kundecenter B med driftsmæssig assistance fra Driftssupport. Der udestår fortsat mangelafhjælpning på enkelte punkter - primært vedrørende skifferplader. Dette arbejde er planlagt udført med start den 29. februar Oversvømmelse Fyrrehegnet (A) Fyrrehegnet blev 2. juledag 2015 ramt af oversvømmelse, da Grevebækken som følge af regnvejr gik over sine bredder. Da der var tale om en naturkatastrofe blev sagen anmeldt til Stormrådet, som sidenhen meddelte, at man ville dække skaderne som følge af oversvømmelsen inden for de rammer, der ligger herfor. Skaderne på boligerne kan først og fremmest henføres til fugtskader som følge af vandindtrængen under gulvene i en række (12) boliger. En udbedring af skaderne indebærer imidler- 15/26

16 tid, at gulvene i de berørte boliger skal tages op, hvorfor beboerne nødvendigvis må genhuses. Der har i forbindelse med oversvømmelsen været afholdt et orienteringsmøde for beboerne i Fyrrehegnet den 20. januar 2016, og efterfølgende er beboerne blevet orienteret om praktiske forhold via mail fra driftschef og ejendomskontor. Efter Stormrådets accept af skaden har arbejdet i første omgang drejet sig om at sikre genhusning af de beboere, hvis boliger skal udbedres. Driftschefen vil på bestyrelsesmødet give en aktuel status for situationen omkring genhusningen samt for status for udbedring af skaderne. På forespørgsel oplyste Michael Christensen, at alle skader som udgangspunkt er dækket ifølge taksator. Jan Spohr foreslog bestyrelsen, at funktionærerne tilgodeses med en bowlingaften, som tak for den ekstraordinære indsats, hvilket der var enighed om. Det blev drøftet, om der er behov for et beredskab mod oversvømmelser i boligorganisationen. Punktet sættes på et kommende organisationsbestyrelsesmøde. Aktuelt overvejes jordvold mod bækken ved Fyrrehegnet i afdelingsbestyrelsen. 19. Møde med Greve Kommune om nybyggeri (A) Der har været afholdt møde med Greve Kommune med henblik på at afklare muligheder for eventuelt nybyggeri i kommunen. Fra kommunens side deltog bormester og konstitueret kommunaldirektør og fra deltog Sophus Vørsing og Henrik Hugger. Fra administrationen deltog administrerende direktør Jens Elmelund og kundechef Kurt Rytter som afløser for Jan Spohr, der var på ferie. Der blev drøftet følgende temaer: Boliger til flygtninge Nybyggeri generelt Plejecenterbyggeri 16/26

17 Mødet foregik i en god og konstruktiv dialog, hvor synspunkter og muligheder blev drøftet. Bormesteren slog fast, at alment byggeri ikke p.t. er en del af den politiske agenda i Greve Kommune, men fra kommunal side blev der udvist en vis interesse for at kigge på mulighederne for et mindre byggeri efter konceptet Almenbolig+, hvis der skulle komme en byggegrund til rådighed for eksempelvis via en privat investor. Jens Elmelund præsenterede ideen om et byggekoncept med flygtningeboliger integreret i nybyggeri, men dette var der p.t. ingen interesse for fra kommunal side. Afslutningsvis drøftede parterne et kommende behov for yderligere udbygning af plejeboligområdet i tilknytning til et servicecenter. Her oplyste kommunen, at dette er på den kommunale agenda i forbindelse med budget 2017, samt at der pågår en analyse af behovet. er naturligvis velkommen til at vende tilbage, når kommunen har truffet en politisk beslutning om dette forhold. Sophus Vørsing supplerede dagsordenspunktet med en mundtlig opfølgning. 20. Weekend seminar maj 2016 (B) Aktivitetsudvalget har udsendt invitation til weekend-seminar den maj Seminaret har karakter af en studietur, med besøg i Christiansfeld (udnævnt til Verdenskulturarv), Hamborg og Lübeck, hvor forskellige boligprojekter vil blive besøgt. 21. Styringsdialog Ishøj Kommune (B) Styringsdialog mellem og Ishøj Kommune blev afholdt den 23. november Referat af mødet er vedlagt som bilag 21. Bilag 21: Referat 17/26

18 22. TV-aftaler (B) Projektlederen oplyser, at afdelingsgennemgangen nu er så godt som gennemført, og at der således ligger grundige fotodokumenterede beskrivelser af anlæggene i de enkelte afdelinger. Der udestår at blive knyttet specificerede budgetter for ombygningen af anlæggene i den enkelte afdeling. Når disse foreligger, vil der fra projektets side blive afholdt møde med bestyrelsen for alle boligafdelinger for en drøftelse af en strategi for ombyning/ renovering/fornyelse af anlæggene. 23. Greve Nord Projektet (A) Landsbyggefonden har nu godkendt ansøgning om prækvalifikation af Greve Nord Projektet, og der arbejdes derfor frem mod udformningen af en ny helhedsplan for projektet. Der blev afholdt møde i formandsskabet for projektet den 28. januar Bente Møgelhøj vil på mødet give et kort referat af dette møde. Bente Møgelhøj oplyste, at Landsbyggefonden har i sinde, at støtte projektet for en kommende periode omend med en reduceret økonomi. Der vil derfor blive behov for at lave en ny prioritering af indholdet i projektet. Det kunne være psykisk syge, der får 1. prioritet. Der vil muligvis også blive stillet krav om en øget medfinansiering fra boligorganisationerne. P.t bidrager SYDBO med at stille faciliteter vederlagsfrit til rådighed for projektet. Der nævnes et beløb på kr. pr. boligorganisation pr. år. Organisationsbestyrelsen bemyndigede Sophus Vørsing og Bente Møgelhøj til at træffe endelig beslutning efter forhandling med de øvrige boligorganisationer og kommunen, men der var en generel opbakning til, at beløbet skal ydes, hvis vilkårene i projektet er i orden. 18/26

19 24. Nøgletal for Gudekvartererne og Klyngen (A) har til brug for Greve Nordprojektet løbende indhentet nøgletal for Gudekvartererne og Klyngen over en længere årrække. Senest er der indhentet nøgletal for perioden Nøgletallene er vedlagt som bilag 24. Der er udarbejdet nøgletal for en række områder, og den enkelte tabel er opdelt således, at man dels kan se udviklingen i perioden for Gudekvartererne og Klyngen dels kan sammenligne med udviklingen for Greve Kommune under ét for den samme periode. Der er endvidere udarbejdet tabeller både for den nominelle udvikling og for udviklingen i procent. På mødet vil nogle af de centrale udviklingstræk der kan læses ud af tabellerne blive gennemgået. Bilag 24: Nøgletal Jan Spohr omdelte et notat, der understøtter læsningen og forståelsen af nøgletallene (KÅS-statistikker). Tallene viser, at der fortsat er udfordringer med beboersammensætningen, men de viser samtidig, at der er positive virkninger af Greve Nord projektet. 25. Nyt fra ejendomskontorerne (B) Frantz Weizer er ansat som servicemedarbejder i den ledige stilling på ejendomskontoret i Greveflex. Frantz startede den 1. februar 2016 og fik en uheldig start med at være syg. Han er dog kommet på højkant igen og er faldet godt til blandt medarbejderne og er et aktiv for afdelingerne. Den forgangne periode har generelt været kendetegnet ved megen sygdom blandt medarbejderne. Generelt kan sygdommen tilskrives den influenza bølge, som har ramt landet, dog er der et særligt fokus på trivslen på ejendomskontoret i Greveflex. Her har driftschef fokus på opgave- og ansvarsfordelingen på ejendomskontoret. 19/26

20 En løsning omkring at skabe gode arbejdsfaciliteter på ejendomskontoret i Snebærhegnet pågår stadig. De berørte bestyrelser vil blive inddraget i processen. Annie Van der Klein spurgte til, om ikke der skal orienteres om nyansættelser. Michael Christensen oplyste, at dette er sket til de respektive afdelingsformænd i driftsfællesskabet. 26. Fordrøftelse af valg på repræsentantskabsmødet den 16. juni 2016 (A) På repræsentantskabsmødet den 16. juni 2016 skal der foretages følgende valg til organisationsbestyrelsen: Valg af 3 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. På valg er: Henrik Hugger Bente Møgelhøj Evy B. Andersen Valg af 3 suppleanter for 1 år. Nuværende suppleanter er: Palle Hegelund Leila Hjulgaard Herudover skal der vælges 4 medlemmer og eventuelt en suppleant til KAB s repræsentantskab for en 1-årig periode. Følgende er på valg: John Nierfeldt, Annie Van Der Klein, Henrik Hugger, Evy B. Andersen Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter indstillinger til valg. Valg til bestyrelsen: Alle kandidater modtager genvalg, hvilket organisationsbestyrelsen vil anbefale repræsentantskabet. Der sonderes om suppleant til erstatning for Annette Wainsted. Der var genvalg af alle ekskl. John Nierfeldt samt nyvalg af Helle Hansen. Som suppleant blev Annette Wainsted valgt. 20/26

21 27. Nyt fra KAB s bestyrelse (B) KAB s bestyrelse afholdt det årlige seminar den sidste weekend i januar måned. Tre temaer var på dagsordenen: Regionsudvikling og partnerskaber inkl. Greater Copenhagen. Her holdt Københavns overborgmester, Frank Jensen, et indlæg om kommuneplanen i Københavns kommune samt talte om udviklingen i Greater Copenhagen og den almene sektors rolle ift. bl.a. nybyggeri. Herefter drøftedes ved Rolf Andersson by- og byudvikling set fra en faglig og organisatorisk tilgang med eksempler på konkrete omdannelsesprojekter fra KAB-fællesskabet og samarbejdet med kommunerne om at finde løsninger på deres konkrete udfordringer og problemstillinger. Temperaturmåling i KAB : Her blev en række tilfredshedsmålinger (for ejendomskontorerne, blandt organisationsbestyrelserne og blandt medarbejderne) gennemgået og drøftet sammen med mulighederne for en mere digital administration af nogle boligorganisationer. Endelig drøftedes en mulig vision for KAB. It og strategiske samarbejde : Medlem af KAB s bestyrelse og administrertende direktør i Lån og Spar Bank, John Christiansen, holdt et inspirationsoplæg om it og digitalisering samt samarbejde i den finansielle sektor. Oplægget blev efterfulgt af oplæg samt debat ved Flemming Strøm, der perspektiverede til digitalisering i den almene sektor og specifikt mulighederne i KAB med bl.a. indførelsen af Unik. Indstilling: Organistionsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Kursuskatalog for beboervalgte 2016 (A) Kursuskalenderen for 2016 blev udsendt i starten af december 2015 sammen med det første nummer af KAB s nye magasin Indblik. Kataloget kan desuden ses på I kataloget findes et bredt udbud af kurser. Her er bl.a. en nyhed - nemlig lørdagskurser - hvor flere kurser afholdes samtidig i KAB, og hvor alle kursister mødes på tværs til fælles oplæg, frokost og snacks. Desuden tilbyder KAB forskellige seminarer, studieture, ERFA- møder og På vej hjem- møder. På næsten alle arrangementer er der en deltagerbetaling. En del boligorganisationer har valgt, at de betaler disse udgifter, mens det andre steder er de enkelte afdelinger, der betaler. Organisationerne opfordres til at drøfte og sørge for, at der i boligorganisationen og/eller i de en- 21/26

22 kelte afdelinger er fastlagt en uddannelses- og kursuspolitik, så beboervalgte har mulighed for at deltage i relevante arrangementer og kurser. Bilag 28: KAB-kurser for beboervalgte 2016 Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter behov og niveau for kursuspolitik samt tager orienteringen til efterretning. Der var enighed om at videreføre den nuværende kursuspolitik. 29. Kursusdeltagelse (B) Med henvisning til s Politik for deltagelse i Kurser og seminarer skal der ske orientering til organisationsbestyrelsen om de beboervalgtes deltagelse på kurser og seminarer. I bilag 29 er givet en oversigt over forbrug/disponering af kursusmidler pr. den 17. februar Bilag 29: Kursusoversigt 30. Investeringsforening (B) Som bekendt blev 2015 ikke noget særlig godt år for vores investeringsforeninger. Kursen var stort set den samme ultimo som primo. 22/26

23 Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 24. feb (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 24. feb Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 111,82 +0,96 %-point -0,01 %-point SEB ,03 111,95 +0,92 %-point +0,04 %-point Nykredit Port ,28 114,12 +0,84 %-point -0,14 %-point Som det fremgår af ovenstående, så ser det dog umiddelbart meget mere positivt ud i det nye år. P.t. er kursen på investeringerne støt stigende, så man kan med rette håbe at 2016 bliver et betydelig bedre år end 2015 i denne forstand. Man skal dog naturligvis altid holde sig for øje, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative. Og vi skal igen gøre opmærksom på, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering. 31. Beboerklagenævnssager (B) Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 31 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 31: Beboerklagenævnsstatestik 32. Kommende møder 2016 (A) Organisationsbestyrelsesmøder 2016: Tirsdag den 24. maj 2016, kl (ny dato) 23/26

24 Onsdag den 28. september 2016, kl Torsdag den 1. december 2016, kl Repræsentantskabsmøder 2016: Torsdag den 16. juni 2016, kl Torsdag den 27. oktober 2016, kl Afdelingsmøder 2016: Ravnsborg mandag den 30. maj 2016, kl Skriverhusene onsdag den 3. august 2016, kl Ægirs Kvarter mandag den 15. august 2016, kl (ny dato) Klyngen tirsdag den 16. august 2016, kl Valhals Kvarter onsdag den 17. august 2016, kl Thors Kvarter torsdag den 18. august 2016, kl Heimdals Kvarter mandag den 22. august 2016, kl (ny dato) Granhegnet mandag den 29. august 2016, kl (ny dato) Baldershus tirsdag den 30. august 2016, kl Birkehegnet onsdag den 31. august 2016, kl Fyrrehegnet torsdag den 1. september 2016, kl (ny dato) Enebærhegnet mandag den 12. september 2016, kl (ny dato) Kirsebærhegnet tirsdag den 13. september 2016, kl Freyas Kvarter onsdag den 14. september 2016, kl Bøgehegnet II torsdag den 15. september 2016, kl Bøgehegnet I tirsdag den 20. september 2016, kl Snebærhegnet mandag den 26. september 2016, kl (ny dato) Greveflex tirdag den 27. september 2016, kl (ny dato) Ravnsborg onsdag den 28. september 2016, kl (ny dato) 33. Mødedatorer for 2017 (A) Organisationsbestyrlsesmøder: Torsdag den 2. marts 2017 kl Tirsdag den 23. maj 2017, kl Torsdag 28. september 2017, kl Torsdag 7. december 2017, kl /26

25 Repræsentantskabsmøder: Torsdag 22. juni 2017, kl Torsdag den 26. oktober 2017, kl Afdelingsmøder: Ravnsborg mandag den 29. maj 2017, kl Skriverhusene onsdag 2. august 2017, kl Heimdals Kvarter torsdag 3. august 2017, kl Ægirs Kvarter mandag den 14. august 2017, Klyngen tirsdag den 15. august 2017, Valhals Kvarter onsdag den 16. august 2017, Thors Kvarter torsdag den 17. august 2017, Granhegnet mandag den 28. august 2017, Baldershus tirsdag den 29. august 2017, Birkehegnet onsdag den 30. august 2017, Fyrrehegnet torsdag den 31. august 2017, Enebærhegnet mandag den 11. september 2017, Kirsebærhegnet tirsdag den 12. september 2017, Freyas Kvarter onsdag den 13. september 2017, Snebærhegnet torsdag den 14. september 2017, Bøgehegnet II mandag den 18. september 2017, Greveflex mandag den 25. september 2017, Bøgehegnet I tirsdag den 26. september 2017, Ravnsborg onsdag den 27. september 2017, Møderne er foreløbige og kan efterfølgende ændres. 34. Eventuelt (A) Jan Spohr oplyste, at der er en mulig byggesag undervejs på havnen i Køge, som formandskabet har tiltrådt. Der var enighed om, at sagen skal forfølges. Jan Spohr gav en kort orientering om AlmenBolig+ konferencen i KAB den 4. marts Boligerne i Gudekvartererne er udvalgt til nabo-projekt i KAB-regi. Henrik Hugger oplyste, at der p.t. er ledige pladser på weekend-seminaret i maj /26

26 John Nierfeldt fortalte om sine (negative) erfaringer med det nye genudlejningskoncept, hvor fraflytteren skal kunne ringes op. Det virker meget belastende. Evy B. Andersen efterlyste rammerne for gavepolitikken. Det drejer sig om ansatte og organisationsbestyrelsen. Evy B. Andersen spurgte, om der er overvejelser om at udskifte ipads. Det er ikke tilfældet, men hun blev opfordret til at kontakte KAB, hvis der er problemer. Sophus Vørsing afsluttede mødet med at takke John Nierfeldt for han mangeårige arbejde i SYDBO s bestyrelse og ønskede god vind fremover. John Nierfeldt kvitterede med en tak for det gode samarbejde samt gaven. Bente Møgelhøj er dirigent på næste møde 26/26