Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Lars Henriksen formand Poul Rasmussen, næstformand Bent Maigaard Jens Gormsen

Transkript

1 Boligselskabet Domea Vordingborg Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde mandag den 25. juni 2012 kl i restaurant Snekken, Nordhavnsvej 32, 4760 Vordingborg Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Status på 1808 Havnefronten Behandling og godkendelse om ny ansøgning til huslejenedsættelse på afd Havnefronten Behandling og godkendelse af ansøgning af renoveringsstøtte fra Landsbyggefonden for afd Kirsebærplantagen Orientering om driftsforhold Kontorlokalet i Strandgade 2 og fremtidig anvendelse Orientering omkring afd Kuskevej Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Henriksen formand Poul Rasmussen, næstformand Bent Maigaard Jens Gormsen Carsten Olsen Christian Madsen Jens Klokhøj Øvrige deltagere: Dorte Jørgensen, regionschef Domea Michael Bodi Lumby, driftschef Domea Karsten Pedersen, byggechef Domea (afbud) Kurt Jensen, ejendomsmester Stig Trøst, arkitekt Domea Boligcenter Nykøbing, den 4. juli 2012

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Status på 1808 Havnefronten Siden afdelingen gik i drift har byggeriet været ramt af en række fejl og mangler. Det er løbende blevet påpeget overfor Skanska og der er løbende sket udbedringer af disse. Til trods for at Skanska løbende har udbedret nogle af de påpegede fejl og mangler, har det kunne konstateres, at de udbedrede fejl og mangler ikke har været løst definitivt. Eksempelvis kan nævnes vandindtrængning i facaderne, manglende isolering og deraf problemer med kuldebroer mv. Specifik liste med fejl og mangler vedlægges nærværende referat. Ultimo 2011 oplever vi meget ringe vilje fra Skanska side til at bidrage konstruktivt til at der findes langsigtede og holdbare løsninger på de bygningsmæssige problemstillinger. Det vurderedes nødvendigt, at inddrage ekstern byggeteknisk assistance, som i forlængelse af byggeskadefondens 5 års rapport, kunne gennemgå byggeriet, påpege endnu uløste problemer samt komme med anvisninger til korrekt håndværksmæssig udførelse. Arbejdet udføres af Arkitekt Stig Trøst. Status på sagen er, at Skanska har accepteret, at der skal findes holdbare løsninger på diverse fejl og mangler og i den forbindelse har Skanska valgt at inddrage en række specialister på respektive områder. Det kan nævnes at Teknologisk institut, TOR tagpapbranchens oplysningsråd m.fl. inddrages i rådgivningen til de bygningsmæssige korrekte løsninger. Udbedringerne pågår nu løbende og der afholdes ca. månedligt opfølgningsmøde med Skanska. Se vedhæftet notat fra arkitekt Stig Trøst. 4 Behandling og godkendelse om ny ansøgning til huslejenedsættelse på afd Havnefronten Ansøgningen er udarbejdet og indsendt til LBF. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ansøgningen. Side 2 af 5

3 Bestyrelsen godkendte indstillingen. 5 Behandling og godkendelse af ansøgning af renoveringsstøtte fra Landsbyggefonden for afd Kirsebærplantagen Afdelingens alder samt det faktum, at lejeledigheden er steget markant den seneste periode, gør at der er behov for at fremtidssikre afdelingen. Der skal udarbejdes en fremtidssikringsanalyse, som kan danne grundlag for en egentlig ansøgning til Landsbyggefonden. Bestyrelsen drøftede det faktum, at det primært er 1. sal lejligheder, der er svære at udleje. Det gav anledning til en drøftelse af tilgængelighed og at der i ansøgningen skal lægges særligt vægt på løsninger der kan lette tilgængeligheden til 1. sal lejligheder og løsninger der i øvrigt tilgodeser en langsigtet fremtidssikring af afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forhåndsgodkender, at der udarbejdes en fremtidssikringsanalyse samt ansøgning til Landsbyggefonden. Indstillingen blev godkendt. 6 Orientering om driftsforhold Der har tidligere været lavet en markedsføringskampagne for 1808 Havnefronten, med bl.a. annoncer, busreklamer, åbent hus arrangementer, bannerreklamer mv. og bestyrelsen opfordres til, at drøfte hvilke tiltag der skal suppleres med i forhold til udviklingen i antallet af ledige boliger. På regionsmødet ultimo april 2012 blev udviklingen i antallet af ledige boliger gennemgået og der er klart et behov for bl.a. markedsføringstiltag. Domea tilbyder en markedsføringskuffert, med forslag til skilte ved afdelingerne, flag, til leje skilte i vinduerne, profilbrochure, radioreklamer, busreklamer og annoncer i lokalavisen mv. Det blev besluttet, at Domea hurtigt udarbejder et konkret forslag til markedsføringskampagne samt pris overslag til bestyrelsen. Hvorefter kampagnen igangsættes Udskiftning af energimålere i afdelingen er lidt forsinket, men på plads i løbet af juli måned. I gang med maling af opgange Der skal opføres en dagligvarebutik i umiddelbar nærhed af 1802 Troldeparken. Der er udarbejdet ny lokalplan og den har været i høring, hvor også afdelingsbestyrelsen er blevet hørt. Side 3 af 5

4 Udskiftning af døre/vinduer pågår samt asfaltering af vej/parkeringsarealer. Ejendomsfunktionær Bjarne Jensen er varslet ned i tid pr. 31/ og vil fremadrettet være ansat 60% af en fuldtidsstilling i afdeling Bjarne Jensen har haft 40% af en fuldtidsbeskæftigelse udenfor Domea Vordingborg, hvorfor der ikke vil ske nogle ændringer i forhold til ansættelsen i afdeling 1802 Troldeparken Ansøgning om ,- fra selskabet til gasfyr for at afslutte opgaven. De allerede skiftede har sparet ca. 30 % på forbruget. Der blev gjort opmærksom på, at fjernvarmeforsyningen muligvis er på vej til hhv. Nyråd og Ørslev, så dette tænkes med i beslutningerne. Aftalt møde med bestyrelsen 21. august 2012, for at gennemgå regnskab og budget, DC medbringer priser på grønne områder og sneberedskab Klimaanlæg gennemgået, afventer rapport og dialog med afdeling omkring evt. besparelser. Der laves en skrivelse som orientering til lejerne omkring de forventelige gener m.m. i f.h.t fejl og mangel udbedringer af Skanska. Lovpligtig aftale om Energimærkning Prisen pr. afdeling er kr ,- for energisyn og kr ,- for E-Driftsjournaler år 1, efterfølgende kr ,- årligt. Arbejdet med energimærkning igangsættes snarest, idet der udstedes bøder, såfremt lovgivningen ikke overholdes. 7 Kontorlokalet i Strandgade 2 og fremtidig anvendelse Der har tidligere været nedsat en arbejdsgruppe i afdelingen til, at finde anvendelse til lokalet i Strandgade og tilbagemeldingen var, at man ikke fandt det egnet til hverken fælleslokale eller bolig uden en ombygning. Afdelingsbestyrelsen melder tilbage med forslag til lokalets fremtidige anvendelse. 8 Orientering omkring afd Kuskevej LR-kredits advokat har nu begæret afdelingen konkurs og med krav om omstødelse, af driftsoverskuddet fra medio 2011 og frem til tvangsauktionsdato d. 4. januar Rettens afgørelse afventes. Side 4 af 5

5 9 Eventuelt Næste møde blev fastlagt til tirsdag den 28. august 2012 kl i fælleshuset Kirsebærplantagen. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 5 af 5