Grundejerforeningen Ammershøj Syd Dato 15 marts 2010 Sted Plejecenter Starttidspunkt Sluttidspunkt 22.00

Transkript

1 1. Deltagere Navn Til stede Fraværende Carsten Kjølby, formand, Valnøddevej 1 Linda Larsen, kasserer, Valnøddevej 14 Annette Kjølby, Valnøddevej 1 Arne Pedersen, Enebærhaven 4 Eigil Sellerup, Tranebærhaven 17 Finn Jensen, Pærevej 15 Sohrt, næstformand, Blommevej 7 Bo Rønne, Valnøddevej Information Carsten informerede om hans møde med Karsten Krüger fra VAB. Carsten informerede at vores havemand starter med slåning af græs mm. i starten af april. Men starter allerede med bed + rivning af stier på mandag Dette møde handlede primært om diskussion af nye vedtægter samt Generalforsamlingen. 3. Beslutninger Nye vedtægter vedtaget efter en mindre justering. Vi går alle sammen en tur rundt i området. Så vi alle lige for snakket om hvad der er af mangler, samt hvad der skal gøres.. Omkring generalforsamlingen: o Der blev besluttet at bestille en 2 retters menu og indbyde vores dirigent. o Der blev besluttet at der skal være 2 farver sedler til afstemning. En farve til ordinære og en anden til vedtægtsændringer. o Det blev besluttet at til skriftlig afstemning deles der nogle sedler med samme farver ud til folk. o Det blev besluttet at vi anser andelshavere og ejerlejlighedsejere som grundejere. Dermed har de stemmeret til både ordinære beslutninger og vedtægtsændringer uden fuldmagt. o Simon foreslås som dirigent o Afkrydsningslister skal med til generalforsamling. o Vejvedligeholdelsesplan skal med til generalforsamlingen. o Mikrofon skal sættes op. På valg er: o Sohrt (modtager genvalg) o Eigil (modtager ikke genvalg) o Linda (modtager genvalg) o Carsten (modtager genvalg modtager genvalg som formand) Det blev vedtaget at hyre en konsulent til at gennemgå området og lave en mangelliste. Regning på mangelliste kr. + moms Det blev vedtaget at hyre en landmåler til afsættelse af område. Side 1 af 9

2 4. Aftaler Det blev aftalt at generalforsamlingen skal være d.28. april i Karleby forsamlingshus. Pengene der er opsparet bliver stående i grundejerforeningen. Vi gennemgik kort de gamle vedtægter for hvad hvem må, så vi alle var 100% klar over det til generalforsamlingen. For de gamle vedtægter gælder: o Medlem=grundejer (parcelshusejer, andelshaver, lejlighedsejer, VAB (men ikke lejerne), kommunen (men ikke plejehjemsbeboerne)) o Medlem betaler i kontingent = x boligenheder per matrikel * bidraget (=udgifter delt med o totale antal boligenheder) Medlemmer er: Blommevej - 15 medlemmer Mirabellevej - 11 medlemmer Valnøddevej - 16 medlemmer Pærevej - 11 medlemmer Brombærhaven 18 medlemmer Enebærhaven - 12 medlemmer Tranebærhaven 18 medlemmer VAB 1 medlem Plejecenteret 1 medlem = 103 medlemmer o Almindelige sager : Simpel stemmeflerhed Medlemmer har stemmeret Medlems stemmer = antal boligenheder han ejer Kun medlemmer kan stille forslag o Vedtægtsændringer Halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer skal være til stede 2/3 af medlemmerne skal stemme for vedtægtsændringer Medlemmer har stemmeret Medlems stemmer = 1 stemme per medlem Ændringsforslag er tilladt Kun medlemmer kan stille forslag 5. Opgave liste. Nr. Opgave beskrivelse Ansvarlig Dato Status 6 Lave et budget for Linda og 28/4-2009: Dette tages med Pkt 1 vedligehold of område + veje. 2/9-2009: tilbud på 2 opsparingsscenarier 20 og 25 år er modtaget. Tværsnit modtaget fra kommunen. En del vedligehold på trug og fortov. Tager 10 timer og koster 6600 kr + moms. Vedtaget at det bestilles. 12 Overdragelse fra kommunen af arealet Carsten 10/2-2010: Vi har fået målt om hvor meget fortov, veje og chausesten. På en 20 årig periode en budgeteret udgift på 2.2 mill kr. Carsten sender fil til og Linda. Linda regner på tallene med vejfond (ny grundejerforening) og den oprindelige (grønne områder). opstiller det til brug for generelforsamling. 28/4-2009: Carsten fortsætter 28/5-2009: Kim Faber har varslet, at de er klar efter Side 2 af 9

3 31 Indkørsel for biler over 3500 kg. sommerferien! 10/2-2010: Sten omkring bænke får vi måske ikke en regning på. Brønde med mere skal være oprenset inden overtagelse. Hvem vedligeholder volde iind mod stutteriet? Den anden side af vejen? Jordudjævning af grønne områder Udskiftning af døde træer 15/3: Status er at kommunen er begyndt at trimme hegnet bag Mirabellevej, men ellers afventer forårets komme.? 10/2-2010: Der undersøges ved politiet om det er muligt at begrænse indkørsel til området for biler over 3500 kg. Bus og vare kørsel er undtaget. 32 Snerydning Carsten 10/2-2010: Vi bør have en løsning på snerydning af veje. Carsten undersøger omkring backup. Ny maskine i den nye forening? 6. Afsluttede opgaver. Nr. Opgave beskrivelse Ansvarlig Lukket Status 1 Hyre en konsulent til gennemgang af området inkl. Veje. Få lavet en vedligeholdesplan Annette 28 maj / Annette var ikke til stede men der arbejdes på sagen vi får et overslag efter sommerferien 2/9-2009: tilbud på 2 opsparingsscenarier 20 og 25 år er modtaget. Tværsnit modtaget fra kommunen. En del vedligehold på trug og fortov. Tager 10 timer og koster 6600 kr +moms. Vedtaget at det bestilles. Vi tager en vejingeniør med ved overtagelsen 10/2-2010: Det er udført se punkt 6 2 Bevilling af fodboldnet Finn 25/ /4-2009: Finn bestiller net og hjælper med at få dem leveret /opsat 25/6-2009: Nettene er nu sat op. 3 Opdeling af grundejerforening foreslået på generalforsamling 4 Vil bestyrelsen arbejde på en indkørsel via hvidtjørnealle og et gennemkørsel forbudt skilt ved industrikvarteret? og Bo 25/ /4-2009: Der udarbejdes en skrivelse til kommunen 25/6-2009: har spurgt kommunen der har svaret per brev at det kan man ikke, man kan dog søge om dispensation såfremt alle er enige. Der skal nøje beskrives hvem der får hvilke områder. Oplæg kommer ikke fra grundejerforeningen. 28/ /4-2009: Bestyrelsen har ved flertal besluttet at der ikke arbejdes videre med dette forslag der indkom under evt. på Generalforsamlingen 5 Hegn omkring regnvandsbassiner Annette 10 februar /4-2009: Der sendes en skrivelse til kommunen med forespørgsel om det kan lade sig gøre. Side 3 af 9

4 flytning af eksisterende hegn i forbindelse med nedlæggelse af bassiner 28/ Der er forespurgt hos Kim Faber om dette, og vi skal sende officiel anmodning, men der er ny spildevandsplan undervejs, så det tager sin tid. 7 Oplysning til grundejere om deres pligter i forbindelse med snerydning og normal vedligehold af fortov mm. 8 Gennemgang af vedtægter Carsten og 2/9-2009: Sende en anmodning til kommunen, da det var en sag for byrådet. Vi vil skrive en officiel anmodning. Vi afventer til lidt senere på året med at skrive. 10/2-2010: Carsten har indhentet et tilbud på indhegning af regnvandsbassinnet. Kommunen vil umiddelbart ikke hegne regnvandsbassin. Det koster kr at hegne bassinet, hvis de gamle materialer benyttes, helt nyt koster kr. Vi kan ikke beslutte det, da vi ikke ejer området. Sagen ligger hos kommunen. 15/3: Der er af Carsten prøvet at tage en dialog uden det store held. 2/ /4-2009: Der skrives en kort beskrivelse til alle grundejere som udsendes med kvartårligt referat 28/ Der udarbejdes en kort beskrivelse til alle grundejere som udsendes med kvartårligt referat. De blev drøftet om vi skulle opstille beholdere til grusning m.v. Det blev besluttet at saltning forbydes på de private fællesveje. Dette medsendes i oplysning til grundejere. 2/9-2009: Skrivelse færdig og udsendes med indkaldelse til extraordinær generalforsamling. 15/3 28/ Der finjusteres når vi er klar med økonomi i vejfond, men ellers er det klar. 10/2-2010: Der arbejdes på et sæt nye regler til en ny grundejerforening hvori vejene ligger. Resten bibeholdes i den gamle grundejerforening hvor vedtægterne skal revideres. 9 Vejfond Arne Eigil og Finn 10/ Lukket da den behandles under punkt 8 fremadrette t 28/4-2009: Der laves redigeres i forslag ang vejfond 28/ Forslaget er klar, men vi skal lige have udarbejdet vedligeholdelsesplan, så vi ved om det hænger sammen. 10/2-2010: Tranebærhaven og enebærhaven betaler 300 kr til grønne areal. 100 kr yderligere. Adgang via offentlig vej/privat vej. Tranebærhaven skal ikke straffes for udkørsel via Pærehaven. Der forbeholdes ret til genforhandling såfremt der kommer mange biler i tranebærhaven. Der arbejdes med opsplitning i en beboerforening for villa erne og en hoved forening for grundejerforeningen 10 Indkøb af Arne 28/ /4-2009: Der indkøbes 1 brænder til start, Vi ser på Side 4 af 9

5 ukrudtsbrændere efterspørgsel om der skal indkøbes flere 11 Plantekummer på torv på Blommevej skal etableres så ukrudt undgås. 28/5-2009: Brænder indkøbt 2/ /4-2009: Der udarbejdes en plan samt pris på at få gravet af og lagt ukrudtsdug samt fyld på i samråd med beboere på Blommevej 2/9-2009: Blommevej luger og lommunen kommer med flis. 13 Nedsættelse af et legeplads udvalg 14 Nedsættelse af et petanque udvalg 15 Påtale til landmand for oppløjning af grundejerforeningens område reetablering. 10/ /4-2009: De 2 medlemmer på Blommevej og 1 på Mirabelle spørges om de vil starte udvalg op. Herefter rundsendes om der er andre der har lyst 10/2-2010_ Lukkes ingen interesse Eigil 15/3 28/4-2009: Eigil finder ud af hvilken slags grus der skal på så der ikke kommer Katte og for pris på dette 28/ Eigil har undersøgt det vi tager det på et af de kommende møder. Udvalget sættes i søen når kommunen er færdig (Belægning mangler). 15/3 Punktet lukkes og kan eventuelt senere tages op igen, hvis der er ønske herom 2/ /4-2009: Vi prøver at få indhentet GIS kort fra kommunen med præcis optegning af grundejerforeningens areal 28/5-2009: Vi har orienteret kommunen, som tager det med i gennemgang af området. 2/9-2009: kommunen tager fat i landmand ud fra en opmåling med pæle. 16 Manglende medlem i bestyrelsen/suppleant. 17 Græsslåning af plejecenter 28/ /4-2009: Dette gør vi ikke noget ved i år Carsten 28/ /4-2009: Carsten rykker kommunen for at få slået arealet 4 gange årligt omkring plejecentret 18 Opkrævning af kontingent Linda og Annette 28/5-2009: Kommunen har taget affære. 28/ /4-2009: Linda laver Girokort klar sender til dem der skal sendes til og Annette omdeler sammen med referat at generalforsamlingen 28/5-2009: Girokort omdelt 19 Skæve vejbomme Carsten 10/ /6-2009: Carsten kontakter Kommunen (Faber) omkring opretning af bomme. 2/ Gør kommunen ikke noget, så betaler grundejerforeningen for at få det gjort. 10/2-2010: Kommunen retter dem Punktet flyttes til punkt Trampestier 2/ /6-2009: Skal vi betale os for vedligehold af trampestier? Side 5 af 9

6 2/9-2009: Det blev besluttet at grundejerforeningen vil betale for vedligehold. 21 Status på økonomi 2/ /6-2009: Hvad er status på økonomi/betalling 2/9-2009: Vi har kr stående på kontoen og af dem er hensat til vejfonden. Alle har betalt i dag. Bliver i dag kontaktet af ejendomsmæglerne omkring mange ting. 22 forsikring Carsten 15/3 2/9-2009: Vi har modtaget et tilbud. Det er en erhvervsansvar og arbejdsskadeforsikring der dækker hele området. Forsikringen koster 3754 kr i Codan. Det blev besluttet at tegne forsikringen. Bestyrelsesansvarsforsikring skal der udfyldes en begæring før vi kan få et tilbud. Skal være tegnet inden den ekstraordinære genralforsamling. Linda ser på at svare på spørgsmålene. 2/ ovennævnte forsikring er tegnet bestyrelsesansvar udestår. 2/ : Rykket for bestyrelsesansvar. Den er på vej med to alternativer. Dækningssum på til 5000 og til 8000 kr om året, vi vælger den til 1 mill. Der er tegnet en erhvervsansvarsforsikring med en dækning på 10 mill om året. På 3800 om året. Den dækker hele vores område også den lille legeplads. Carsten videresender den til bestyrelsen når den modtages. 15/3 begge tilbud er accepteret. 23 Havemand 10/ /9-2009: Er det andet vi vil have havemanden til? Kommunen vil ligge noget jord. Carsten følger op på Faber. Vores havemand tager jorden med rundt. Havemanden skal til næste år starte lidt før med græsslåning. Vi vil have ham til at tage trampestierne til næste år. 24 Tilbud fra Pilegaard Multiservice om vedligehold 10/2-2010: punktet deles op under punkt 12 og punkt / /2-2010: Græsslåning og ukrudtsbekæmpelse på stisystemerne og petanque bane. Der findes miljøriver til bekæmpelsen kr første gang og 1500 kr per gang. Fjerne ukrudt på beplantet areal ved valnøddevej 2000 kr Græsslåning kr+moms. Afretning med jord med 40 timer kr og græsfrø 1000 kr. Alt undtagen jord er vedtaget ensstemmig. 25 Møde med VAB 10/ /2-2010: Carsten ringet op af jurist fra VAB, som sådan havde VAB ikke rigtig noget at meddele andet end at medmindre lejeforeningerne stod og bankede døren ind ville de ikke gøre noget. Hvis der skal stemmes, så møder VAB op og stemmer. 26 Møde med Palle (Skal vi Carsten 15/3 10/2-2010: Stille og rolig snak med ham om betaling af de tage inden generalfors.) grønne områder Carsten tager kontakt og aftaler mødet. Carsten og Arne deltager foruden Palle. 27 Økonomi: Status Linda 10/ /2-2010: Vi har ,51 kr på kontoen. Vi laver netbank Side 6 af 9

7 (Linda) 28 Indkøb af UREA eller alternativ. til foreningen. 10/ / Carsten har undersøgt muligheden for indkøb af Urea eller lign. Det er kun muligt i hele paller, så vi besluttede ikke at forbyde saltning, da der ikke er et alternativ i dag. Det blev besluttet at henstille til minimal saltning eller brug af Urea. 29 Nyhedsbrev 15/3 10/2-2010: Laver. Der kommer logo konkurrence med. 15/3 nyhedsbrevet er færdigskrevet. 30 Konkurrence LOGO 10/2-2010: Med nyhedsbrev. Vinder får 3 flasker rødvin. NÆSTE MØDE : 25/3 kl. 19:30 Side 7 af 9

8 7. Korrespondance + telefoni log Fra Til Type Modtaget Sendt Kort resumé / dato dato tlf/brev Carsten Kim Faber Kommunen Tlf. & Mail 29/4 Rykkede for tidsplan samt en kontaktperson i driftsafdelingen så vi får slået området ved plejecentret de kom dagen efetr SÅ DET ER NU GJORT Vi skal rykke igen når de skal komme har fået Carsten Karsten Kryger og Journalist nummer på kontaktperson. Telefon Maj Carsten har haft ringet til Karsten Kryger og Journalist omkring indlæg i ugeaviserne. Carsten Kim Faber maj Carsten har skrevet til Faber omkring de skæve vejbomme Lejre Kommune 27/5 27/5 Er det muligt at opdele grundejerforening Lejre Brev 10/7 9/7 Nej, men der kan søges om dispensation såfremt alle er enige. Lejre Carsten Brev 29/8 27/8 Invitation til møde om ny affaldsplan for Lejre Kommune. Den nye plan er klar efter 7/ men der er dialogmøde om det den 17/ Side 8 af 9

9 Side 9 af 9