Kære alle, FES-KTP-SERVICECENTER 1. Nyhedsbrev

Transkript

1 Nyhedsbrev Kære alle, I vores nyhedsbrev følger information til jer, der er bruger af Serviceportalen. Denne gang handler nyhedsbrevet primært om indkøb via Servicecentret. Vi opdaterer løbende med nyheder omkring Serviceportalen, Servicecenter, og andre driftsrelaterede informationer. Vi forventer fortsat at sende et nyhedsbrev ud hver 14. dag, og muligvis oftere i opstartsfasen. I brevet har vi indsat en række links. Ønsker I at benytte disse links, skal I hente pdf en ned på jeres computers skrivebord og huske at Slå alle funktioner til i jeres pdf-reader (Se billede). I kan også copy/paste linket direkte ind i browserlinjen. I nyhedsbrevet linker vi til indhold, som I vil være i stand til at finde på Forsvarministeriets Ejendomsstyrelses intranet og website via Det er dog ikke altid muligt at linke til tilsvarende indhold på intranet og internet. I dette nyhedsbrev henviser vi f.eks. til Minikatalog, som I kun har mulighed for at tilgå via intranettet. Kontakt eventuelt Servicecentret via FES-KTP-SERVICECENTER eller på tlf.: , hvis I har brug for nærmere indblik i Minikataloget, men ikke har adgang til intranet. FES-KTP-SERVICECENTER 1

2 Indkøb via Servicecenter Servicecentret tager sig af alle henvendelser vedr. bestilling af følgende: Kontorartikler og inventar m.m. Fyringsolie og træpiller Rekvirering af låsesmede Henvendelser vedr. alarm & sikring. Disse bestillinger skal I foretage på Serviceportalen via Hvis det omhandler alarmer (alle typer), låsesmede eller bestilling af fyringsolie og træpiller af hastende karakter, skal I kontakte Servicecenter på telefon.: Staples reoler Har I behov for kontorartikler, skal I først undersøge, om den ønskede vare findes i de Staples reoler, der er placeret hos jeres myndighed. Hvis det er en almindelig kontorartikel, som I har et større forbrug af henover året, og den ikke findes i Staples reolen, kan I henvende jer i Forsvarministeriets distrikter: Distrikt Østsjælland Distrikt Vestsjælland Distrikt Sydjylland Distrikt Midtjylland Distrikt Vestjylland Distrikt Nordjylland Distrikt Bornholm De tager stilling til og godkender om varen evt. kan blive en del af standardsortimentet i den pågældende reol. Det skal understreges, at denne vare skal være indeholdt i Minikataloget. Se Minikataloget via dette link: Tip 1 Du kan søge i minikataloget ved at trykke: CTRL F. FES-KTP-SERVICECENTER 2

3 ISS har ikke til opgave/ansvar at kontrollere lagerstatus eller rekvirere opfyldning i Staples reolerne. Staples har faste aftaler med de enkelte steder og fylder op en gang om måneden. Bestilling af kontorartikler og inventar m.m. Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse indkøber og betaler almindelige kontorartikler til Forsvaret jf. Minikataloget. Minikataloget indeholder de kontorartikler, Forsvaret har udvalgt fra Moderniseringsstyrelsens bindende statsrammeaftale. Det er vedtaget at reducere udgifterne for kontorartikler i forbindelse med den operative budgetanalyse. Det omfatter bl.a. et reduceret udvalg i Minikataloget samt at kalendere og stempler helt udgår af sortimentet. Indkøb på andre myndigheders ordrenumre Det betyder også, at Servicecentret ikke længere køber ind på andre myndigheders ordrenumre. Ønsker I andre kontorartikler eller materialer f.eks. til øvelsesbrug. Må vi henvise til egen forsyner f.eks. FMI, FDD m.fl. Sådan bestilles kontorartikler og inventar Når I bestiller kontorartikler eller inventar, er det vigtigt at I er så specifikke som muligt. Det betyder, at I altid skal anføre: Varens navn/betegnelse Varenr./model/type Antal Evt. mål, farve m.m. Leveringssted Navn, telefonnr. og stabsnr. på bestiller Navn, telefonnr. og stabsnr. på modtager Når I bestiller inventar sender Servicecentret en forespørgsel til jeres distrikt. Distriktet rapporterer tilbage til Servicecentret med enten en godkendelse eller afvisning på forespørgslen. Denne procedure skyldes, at det er distriktet, der er budgetansvarlig. Vær opmærksom på, det er Servicecentret, der afsender forespørgsel og modtager godkendelse fra distrikterne. FES-KTP-SERVICECENTER 3

4 Indkøbsrekvisition og indkøbsordre Jeres bestilling vil blive visiteret i Serviceportalen af Servicecentret. Visitation af jeres henvendelse betyder, at det er Servicecentret, der afgør, om indkøbet måske skal foretages af ISS i henhold til kontrakten på Facility Management. Dette kunne f.eks. være indkøb af rengøringsartikler. Servicecentret udfærdiger herefter en indkøbsrekvisition(ikr) i DeMars(SAP), der efterfølgende bliver ophøjet til en indkøbsordre af Ejendomsstyrelsens indkøbssupport. Dette betyder, at det er Servicecentret, der har kontakt til jer, som bestillere, og Ejendomsstyrelsens indkøbssupport har kontakten til leverandørerne. I vil modtage en mail fra Servicecentret, når indkøbsrekvisition er udfærdiget, og jeres call i Serviceportalen bliver afsluttet. I mailen kan I også se en forventet leveringsdato. Hjælpevideo Der er udarbejdet en hjælpevideo, så I kan blive guidet igennem din bestilling. I finder videoen via og på Forsvarsministeriet Ejendomsstyrelses intranet via dette link: Øvrige spørgsmål eller hjælp til jeres bestilling kan sendes til FES-KTP-SERVICECENTER Spørgsmål Har I spørgsmål til dette nyhedsbrev og indholdet kan disse sendes til: FES-KTP-KUNDESEKTIONEN Ved spørgsmål til Serviceportalen kan Servicecentret kontaktes på tlf.: eller FES-KTP-SERVICECENTRET FES-KTP-SERVICECENTER 4

5 Rettelse vedr. nyhedsbrev fra 03. maj 2018 I forrige nyhedsbrev skrev vi følgende: Tips og tricks vedr. booking Tip 1 Når I skal booke indkvartering og faciliteter kan I trykke på kalender og få et overblik over faciliteterne og deres tilgængelighed på en gang. Vi gør opmærksom på, det ikke er muligt at se ledige inkvarteringsmuligheder via kalenderfunktionen i Serviceportalen. Det er muligt at se ledige faciliteter som f.eks. mødelokaler, undervisningsfacilitet eller idrætsfaciliteter. Bemærk Nogle faciliteter er endnu ikke oprettet i Serviceportalen, og derfor heller ikke kan findes i kalenderfunktionen. FES-KTP-SERVICECENTER 5