Kære alle, Brug af Serviceportalen Til orientering

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Kære alle, Brug af Serviceportalen Til orientering"

Birgit Marcussen
5 år siden
Visninger:

Til orientering Kære alle, I vores nyhedsbrev følger information til jer, der er bruger af Serviceportalen. I dette brev vil vi primært fortælle om, hvad man får ud af at benytte Serviceportalen.

1 Til orientering Kære alle, I vores nyhedsbrev følger information til jer, der er bruger af Serviceportalen. I dette brev vil vi primært fortælle om, hvad man får ud af at benytte Serviceportalen. Vi vil også følge op i forhold til de hjælpevideoer, der er brugers guide, når en ydelse skal bestilles. Vi præsenterer vores Servicekatalog, der beskriver de serviceydelser som Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse leverer. Sidst i brevet kan I læse om ændringer vedr. udlevering af nøgler, der implementeres i løbet af maj. Vi opdaterer løbende med nyheder omkring Serviceportalen, Servicecenter, og andre driftsrelaterede informationer. Vi forventer fortsat at sende et nyhedsbrev ud hver 14. dag, og muligvis oftere i opstartsfasen. Brug af Serviceportalen Serviceportalen giver adgang til de services, som Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse og ISS leverer. Vi arbejder hele tiden på, at udvikle portalen og sikre, at brugeroplevelsen er tilfredsstillende. Derfor er kommentarer og input til forbedringer og ændringer meget vigtige for os, og de bliver brugt aktivt, således at vi kan udvikle en Serviceportal, der tilgodeser brugerbehov, og gør bestillingsprocessen så enkel som muligt. I tilgår Serviceportalen via For at kunne bestille på den nye portal, skal man være oprettet. Dette sker ved, at jeres myndighed retter henvendelse til Servicecentret pr. mail FES-KTP-SERVICECENTER@mil.dk eller på tlf I det følgende kan I læse om de funktioner, I kan drage nytte af i Serviceportalen. FES-KTP-SERVICECENTER@mil.dk 1

2 Overblik alt på samme sted På Serviceportalen er alt samlet ét sted. Al booking og bestilling af forplejning, faciliteter og indkvartering foretages på portalen. Det er også her, I kan bestille tillægsydelser f.eks. i form af håndværkerrengøring eller forplejning i forbindelse med særlige arrangementer. Bemærk Nogle faciliteter er endnu ikke oprettet for booking på Serviceportalen. Disse kan bestilles ved henvendelse til Servicecenteret på tlf.: eller FES-KTP-SERVICECENTER@mil.dk Tips og tricks vedr. booking Tip 1 Når I skal booke faciliteter, kan I trykke på kalender og få det fulde overblik over faciliteterne og deres tilgængelighed på en gang. Tip 2 Serviceportalen sender en påmindelse om jeres booking dagen før bookingens start. Øjeblikkelig bekræftelse Når I laver en booking eller bestilling, modtager I en bekræftelse med det samme. Bekræftelsen bliver sendt til jeres mail. Har I booket mødefaciliteter, konferencelokaler, møderum, idrætsfaciliteter eller lignende, kan I se jeres booking under Mine bestillinger. Klager Serviceportalen er også jeres kommunikationskanal, hvis I som kunde eller bruger er utilfreds med en serviceleverance. Vi har udarbejdet en video, der viser hvordan I opretter klager via Serviceportalen, den finder I på Klik på VIDEO VEJLEDNING. Når I klager, får vi vigtig viden ift. serviceleverancerne. Således sikres, at vi får registreret fejl og mangler, så det kan udbedres. Klagerne bliver håndteret i samarbejde mellem os og vores leverandører. Klager vedr. manglende eller utilstrækkelige serviceleverancer anvendes samtidig i vores afregning til vores leverandører. Husk I altid har mulighed for at følge status på jeres klage under Mine sager. FES-KTP-SERVICECENTER@mil.dk 2

3 Hjælpevideo til bestilling og booking I forrige nyhedsbrev omtalte vi en række hjælpevideoer, der har til formål at guide og oplære jer i at anvende Serviceportalen. Disse hjælpevideoer er nu tilgængelige på Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses website. Gå ind på og se hjælpevideoerne. På nuværende tidspunkt kan I finde hjælpevideoer vedr.: Log på Serviceportalen først gang Henvendelser vedr. vicevært, fejlmelding og andet Booking af møde- og undervisningslokaler Sådan opretter du en klage Indkøb Booking af indkvartering Flytning Der vil løbende blive oploadet flere hjælpevideoer. Servicekatalog Der er udarbejdet et Servicekatalog, der fungerer som en samlet liste over alle Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses ydelser. I kan se Servicekataloget ved at gå ind på Servicekataloget bliver løbende opdateret. FES-KTP-SERVICECENTER@mil.dk 3

4 Udlevering af nøgler I løbet af maj 2018 implementeres anvendelse af nøgleskabe. Det betyder, at nøgler skal hentes i det lokale nøgleskab på alle etablissementer. Det gælder både nøgler til indkvartering, til kursus- og konferencelokaler og til mødelokaler. Ved hvert nøgleskab bliver der opsat instruktion om betjening af nøgleskab og kontaktnummer til ISS inden for daglig arbejdstid. Nøgleskabenes placering varierer fra etablissement til etablissement, da placeringen er valgt på baggrund af lokale forhold. Men alle nøgleskabe er placeret et centralt sted på det pågældende etablissement. Instruktion om betjening af nøgleskab Sådan henter I jeres nøgle: Når I har booket et lokale, modtager I umiddelbart efter en mail med jeres kode til det lokale nøgleskab. Det er den kode, I skal bruge, når I henter jeres nøgle i nøgleskabet. Husk derfor at notere koden fra mailen eller at sikre, at I kan tilgå jeres mail, når I har brug for det. Når I taster jeres kode ind på skabet, åbner døren til skabet. Nøglepinden med jeres nøgle lyser grønt, og låsen på nøglen er åben, så I kan tage nøglen ud. Sådan afleverer I jeres nøgle: I må gerne give nøglen videre til den person, der skal overtage lokalet efter jer. Giver I ikke nøglen videre, er det vigtigt, at I umiddelbart efter brug af lokalet bringer nøglen tilbage i nøgleskabet, så nøglen er klar til den næste, der skal bruge lokalet. I afleverer nøglen ved at taste den samme kode, som I brugte til at tage nøglen ud. Skabet åbner, og stedet, hvor I skal hænge nøglen, lyser grønt. Når I har sat nøglen på plads og lukket skabet, er skabet låst igen. FES-KTP-SERVICECENTER@mil.dk 4

5 Nøgler til indkvartering Sådan henter I jeres nøgle: Når I har booket et værelse til indkvartering, modtager I umiddelbart efter en mail med information om nøgleafhentning. I modtager endnu en mail med kode til nøgleskabet dagen før starten på jeres booking. Husk derfor at notere koden fra mailen eller at sikre, at I kan tilgå jeres mail, når I har brug for det. Når I taster jeres kode ind på skabet, åbner døren til skabet. Nøglepinden med jeres nøgle lyser grønt, og låsen på nøglen er åben, så I kan tage nøglen ud. Sådan afleverer I jeres nøgle: Det er vigtigt, at I afleverer jeres nøgle på afrejsedagen senest kl I afleverer jeres nøgle i postkassen eller i afleveringsrummet. Nærmere info om aflevering fremgår i den , I modtager i forbindelse med jeres booking. Spørgsmål Har I spørgsmål til dette nyhedsbrev og indholdet kan disse sendes til: FES-KTP-KUNDESEKTIONEN Ved spørgsmål til Serviceportalen kan Servicecentret kontaktes på tlf.: eller FES-KTP-SERVICECENTRET FES-KTP-SERVICECENTER@mil.dk 5

Relaterede dokumenter

Kære alle, Brug af Serviceportalen. FES-KTP-SERVICECENTER 1. Nyhedsbrev

Kære alle, Brug af Serviceportalen. FES-KTP-SERVICECENTER 1. Nyhedsbrev Nyhedsbrev Kære alle, I vores nyhedsbrev følger information til jer, der er bruger af Serviceportalen. I dette brev vil vi primært fortælle om, hvad I som bruger får ud af at benytte Serviceportalen. Vi