Referat fra bestyrelsesmøde for OF Harrestrup d. 5. oktober 2016 kl

Transkript

1 Omegnens Fritidshaveforening Frejavej Skovlunde Referat fra bestyrelsesmøde for OF Harrestrup d. 5. oktober 2016 kl Deltagere Torben Lohfert Marianne Ringborg Jan Lindhardt Nino Chieo Nicklas Zein Mohr Karina Jensen Jørgen Christensen Kenneth Krabat Anette Riis Poulsen Martin Dimon Agenda: 1. Referat fra sidste møde 2. Nyt fra formanden 3. Indkomne og igangværende sager 4. Områderne 5. Havepatruljen 6. Festudvalg 7. Økonomi 8. Nyt fra sekretær og redaktør 9. Øvrige medlems- og personsager 10. Eventuelt Referat Ad. 1: Referat fra sidste møde Referatet fra sidste bestyrelsesmøde den 7. september 2016 er godkendt. Ad. 2: Nyt fra formanden Torben: Anette modtager fremover mail på ofbladet s mail. Nye åbningstider for 2017 er kommet op at hænge i klubhuset. HB møde er afholdt. Kort gennemgang af punkter på HB mødet. Kongres er i april Næste HB møde er den 14. december Nye vedtægter. Der er møde den kl for alle bestyrelsesmedlemmerne i lokalforeningerne. Sted kommer senere. Vi er begyndt at få overdragelsesdokumenter på mail.

2 Møde med vejrep. Det gik fint. Torben spurgte om nogle fra vejene ville med rundt på have vandring og det var der blandet meninger om. Aftalte at mødes igen i april Vejene skal udarbejde en plan for Forgæves forsøgt at få fat i Kildegården. Vil gerne tale med dem om broen over åen, om snerydning, om kommunen og beboelses periode. I forbindelse med udvidelse af sæson har Torben kontaktet kommunen og bedt om svar på, hvad deres afgørelser baserer på. Der er sygdom på hovedkontoret. I den forbindelse, har OF Harrestrup fået midlertidig godkendelse til at godkende salg med 3 underskrifter. Dialog med kommunen om helårsbeboelse i forbindelse med medlemmer der har adresse herude. Sag henlagt. Generalforsamling er den 18. marts Sidste frist for indlæg er 19. februar Derfor skal vi tidligt i gang. Vores forslag begynder vi at arbejde med nu. Ad. 3: Sager Indkomne sager Oprensning af sø. Kommunen har tilladt at vi gerne må oprense søen, men vi må ikke sætte fisk ud, idet vi har fredet frøer. G-71 vil gerne have lagt nogle fliser fra parcel til parkeringsplads. A4: Forslag om at ændre affaldsordningen, så man dels må have enheder over 1 meter lange samt opstilling af container 1-2 gange årligt til usorteret affald. Bestyrelsens behandling Martin og Torben undersøger mulighed for at rense alle tre søerne op. Hvilket tidspunkt er bedst for dyrelivet. Martin har fået tilbud på lægning af fliser, men det er noget i overkanten. Der søges videre. Affaldsordningen ændres ikke. Opstilling af containere til usorteret affald er stort set umuligt nu til dags og er ekstremt dyrt. Den nuværende ordning fastholdes. A4: Vandproblemer på grunden Martin og Torben gennemgår problemstillingen Henvendelse omkring trafikdæmpning på Harrestrupvej. Forslag til anden linjeføring for cykel- og gangsti. Hvilken farve/glans skal jordfarve have. Klage fra John Steffensen om hvorfor vi ikke behandler medlemmer ens? I dette tilfælde vedr. nye postkasser på C-vej. Problemer ligger uden for foreningens kompetence, men bestyrelsen følger arbejdet. Et sted imellem Vi har dog ingen reger herom. Torben har forklaret John Steffensen, at postkasserne som John referere til, er betalt af vejpenge. Bestyrelsen gør ikke forskel på medlemmerne. Igangværende sager Internet. 117 besvarelser (113 er gældende) 80 steder med kobber. TDC siger de kun kender til 60. Bestyrelsens behandling Kenneth har været i dialog med TDC og yousee. Kenneth har ansøgt bredbåndspuljen for et stykke tid siden og arbejder videre med sagen.

3 Spørgeundersøgelse vedr. fremtiden for OF Harrestrup. Vi har fået 137 besvarelser. Der er en del bemærkninger fra medlemmerne, som der er lavet svar udkast til. Kenneth: Vores stophaner. Skal de være synlige? Anette oplyser, at Kim og Gunnar har kigget på det og noget med at man ikke kan lukke for dem. Bestyrelsen gennemgår kort spørgsmålene til udarbejdelse. Torben og Martin kigger på det. Ad. 4: Områderne Aktiviteter i områder og bygninger Aktivitet Bemærkninger Status Estimat 1 Maling af køkken i Valhalla og nye Torben og Jørgen laver GODKENDT ovne. oplæg. Oplæg 2 Renovering af facade i festsal mod søen gennemgået. Gennemføres i oktober 3 Renovering af beklædning på bagsiden af Valhalla Medtages i Renovering tag på festsal. Medtages i Ny cykelparkering ved Odins Allé Medtages i Kommunen indkaldes til møde ang. Vores dræn 12 Der etableres sten for enden af brandveje for at hindre gennemkørsel via brandveje ud på fællesarealerne. Ændret til at være en lukning mod grønne områder med pullerter lifg dem der er opstillet til brandvejene. 16 Idunvej 8 vedr. dræn. Stien ligger under vand. Prisen er kr. 17 Danvej Stien er dårlig og et medlem kører med rollator. Der lægges ekstra sten. Torben Godkendt på mødet d. 5/1 Ændret på mødet d. 6/2 Godkendt på bestyrelsesmøde den 6/ Martin Godkendt på bestyrelsesmøde den 6/ Martin og Torben 19 Emblavej, sidste parkeringsplads ønsker asfalt da den er meget ujævn. 21 Hegn Nino Der udarbejdes et revideret oplæg som udsendes sammen med dette referat. Der foretages en optælling af hvor mange hegn vi har. Karlebo Tømreren er valgt. Start omkring Tilbud modtaget kr. Der skal indhentes nyt forslag. Når tegninger over dræn foreligger Den er i gang. Vejrep. og/eller et andet medlem, kan have nøgle samt afhentning hos Martin om torsdagen (efter aftale). Martin har ansvaret. I gang. Har modtaget tilbud men meget dyrt. Søger en billigere løsning. I gang. Har modtaget tilbud men meget dyrt. Søger en billigere løsning. Undersøges Skal godkendes på næste generalforsamling 24 Broen til Kildegården er ikke bred nok. Jernstand fjernes - Kr

4 Kan der gøres noget. 25 Oprettelse af mailkonto der hedder: 26 Hajtænder:. Hajtænder ved stikvejen ud til Harrestrupvej fra Jættevej og Odins Alle. Medlem fra Jættevej kan male hajtænder og prisen er 11 kr. pr. hajtand. 27 Opsætning af redningskrans på gammelt klubhus 28 Affaldsmarkering på containere skal afspejle de faktiske muligheder. Nino Det er vedtaget at der skal være hajtænder fra stikvejene? Godkendt d. 3/8. Der udarbejdes nye angivelser som sættes på containerne fra sæsonen Martin Under oprettelse Godkendt af politiet. Der skal males 165 hajtænder og 414 firkanter. Jan undersøger. Oplæg udarbejdes. Ad. 5: Havepatruljen / Arealer Affald omkring sæsonafslutningen. Kommunen tømmer kun 26 gange på et år og derfor springer vi en uge over. Vi samler op på næste bestyrelsesmøde. Havepatruljen har været på sidste haverunde. Der er ca. noteret 10 stk. Nino foreslår en database, hvor vi kan registrere de haver der ikke er i orden. Vi samler op i løbet af vinteren. Ad. 6: Festudvalg Anette: Jubilæumsfest er den 26. august 2017 og Anette vil også gerne reserverer den 19. august 2017 til forberedelse. Martin står nu for udlejning. Betaling kan ske via. Mobilpay. Nøgler hentes torsdag aften imellem og afleveres igen i postkassen senest søndag aften. Martin tjekker lokaler mandag morgen og hvis alt er okey, sendes depositum retur. Depositum udgør 700 kr. Ad. 7: Økonomi Marianne: Det ser godt ud med overskud. Torben: Budget for de næste 5 år er udarbejdet. Gennemgået. Ad. 8: Nyt fra redaktør, sekretær og IT-ansvarlige Redaktør: Anette: Vi er gået ca kr. under budget og sender div. til Marianne til regnskabet. Anette er begyndt at forberede næste sæsons blade. Der er blevet taget godt imod bladet af medlemmerne. Dog vil Anette gerne have lidt mere fat i børnefamilierne og er i gang med undersøgelser herom. Torben: Anmoder om lidt mere præcise datoer for udgivelser. IT: Nino: Vi har fået vores vand adresse. Nino kigger på vores internetforbindelse og arbejder videre. Nino har haft kontakt til hovedkontoret i forbindelse med elektronisk post. Vi skal arbejde på at scanne vores arkiv ind. Sekretær: Ingenting Generalforsamling forslag: Forslag er kigget igennem. Bro over til Kildegården til ca kr. incl. alt.

5 Trailergård ved j-vej. Forslag går på at trailerparkering bliver med nødhegn og brombærbuske. Vi arbejder videre med dette forslag, herunder med låse, videoovervågning. Der er forespurgt på hovedkontoret om de har indsigelse til projektet og vi har modtaget tilladelse. Hundefolden skulle ligge ved siden af trailerpladsen. Ændring af ordlyden i ordensreglementet 14. Vi ændre højde på hæk fra 180 cm til 200 cm. Ad. 9: Øvrige medlems- og personsager (dette punkt udgår i det officielle version af referatet) Torben: Kirsten og Valhalla. Kirsten og Gunnar har sendt en klage vedr. måden Kirsten fik frataget jobbet som festudlejer. Sagen er gennemgået og mail fra Gunnar og Kirsten ligger til syn for bestyrelsen. Brita på Frejavej og toilet. Torben læser sagens agter og vi kigger på den på senere bestyrelsesmøde. Ad. 10: Eventuelt Ingenting Kalender Dato Bestyrelsesmøder: Onsdag d. 9. november kl Lørdag d. 26. november kl (Bestyrelsens julefrokost) Onsdag d. 7. december kl Åbent i bestyrelseslokalet: Lørdag d. 8. oktober 2016 kl Lørdag d. 5. november 2016 kl Lørdag d. 3. december 2016 kl Øvrige møder: Generalforsamling: Lørdag d. 18. marts 2017 kl Referent Karina Jensen Mødet sluttede kl