A/B Solgården Laur. Larsensgade 8-10 & Nybrogade Nykøbing F.

Transkript

1 d. 19. maj 2015 Referat af bestyrelsesmøde afholdt torsdag d. 7. maj 2015 Referent: Til stede ved bestyrelsesmødet var: Lennarth Chris Ib Christian Bent Maria Fraværende ved mødet: Sonja Dagsorden 1. Bestyrelsesposter a. Fordeling af roller og opgaver 2. Referater / informationsniveau til andelshaverne a. Hvordan informerer vi andelshaverne omkring vores arbejde? b. Velkomst- og infofolder hvem skal kontaktes, hvis? c. Hvordan bruger vi hjemmesiden? 3. Gennemgang af referat fra generalforsamlingen a. Der er nogle opgaver, jfr. referatet, vi skal have kigget på / have gennemført 4. Ledige lejemål a. Ledig lejet lejlighed b. Andelslejlighed 5. Eventuelt

2 1. Bestyrelsen er konstitueret som følger Lennarth - formand og kasserer Chris næstformand og indkøber Ib og Christian husansvarlige. Christian har desuden ansvar for vaskeriet. Bent husansvarlig. Han er desuden ansvarlig for udlejning af gæsteværelset samt tilsyn i forbindelse med vurdering af andelslejlighed Maria sekretær Sonja Bruun suppleant Hvis en andelshaver ønsker at leje gæsteværelset, bedes Bent kontaktes. Bent sender herefter en mail til Lisbeth fra Boligadministratorerne, som så kontakter den pågældende andelshaver, der ønsker at leje lokalet. Her fortæller hun, at opkrævningen for lejen vil ske over huslejen til den første, eller over huslejen måneden efter, alt efter hvilken tid på måneden, det er. Opkrævningen fra lejeindtægterne vil blive ført ind i foreningens regnskab. Chris er indkøber og får et kreditkort, så han kan købe nogle varer/ydelser, der ikke kan købes på kredit. Regningen vil blive sendt til Lisbeth fra Boligadministratorerne, som sender den videre til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. De regninger der kommer jfr. kontrakt vil blive betalt. De øvrige regninger godkendes af den person, som har bestilt/hentet ydelsen med en kommentar om, hvor det er brugt, og Lennarth godkender. Derefter bliver den betalt. Chris skal have fuldmagt til kontoen i banken. Dagsordenen til bestyrelsesmøderne skal sendes ud til bestyrelsesmedlemmerne omkring en uge før afholdelse, derfor bedes henvendelser fra alle andelshavere være i hænde hos bestyrelsen senest 8 dage inden bestyrelsesmødet. Hvis der kommer henvendelser 7 dage eller tættere på et bestyrelsesmøde, vil det komme med som eventuelt, men med mulighed for det først bliver drøftet på bestyrelsesmødet efterfølgende, af hensyn til sagens karakter og forberedelse for bestyrelsen. 2. Referater / informationsniveau til andelshaverne I andelsboligforeningen, herunder bestyrelsen, er vi underlagt dansk lovgivning og vores vedtægter for ejendommene.

3 Når der er indgående mails eller henvendelser i postkassen, skal alle bestyrelsesmedlemmer orienteres herom. Hvis der kommer en henvendelse i postkassen, scanner Maria den ind og sender den til de andre bestyrelsesmedlemmer. Når der kommer henvendelser, hvad enten det er på mail eller i postkassen, skriver bestyrelsesmedlemmet, der sender mail til de andre, hvem der tager sig af opgaven. Når bestyrelsesmedlemmerne modtager mails, bestyrelsen imellem, kvitteres der for at den er modtaget. Chris opretter en fælles mail-postkasse, som kan benyttes ved henvendelser fra andelshavere. Postkassen ved vaskeriet kan stadig bruges. Mailadressen kommer senere. Bestyrelsen orienterer samtlige andelshavere ved at hænge et referat op af bestyrelsesmødet i vaskeriet og lægger det ud på hjemmesiden. Personsager bliver holdt hemmeligt for andre end bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelsen skal have lavet en infofolder til samtlige andelshavere, så alle ved, hvem der har de forskellige poster i bestyrelsen, og hvornår de enkelte bestyrelsesmedlemmer kan kontaktes. Bestyrelsen ønsker også at lave en velkomstfolder til nye beboere. Maria laver et udkast til en infofolder. Til infofolderen: Det er vigtigt, Ib bliver kontaktet, inden der bestilles vvs'er. Hvis Ib ikke kan kontaktes, så kontaktes Christian. Koden til hjemmesiden skal desuden fremgå heri. 2.1 Hjemmesiden Hjemmesiden skal bruges så meget som muligt. Det skal dog også være muligt som andelshaver at se det ved ophæng i vaskeriet eller i nogle tilfælde i den enkeltes egen postkasse. HUSK det er muligt at tilmelde sig på hjemmesiden, så man får en mail, når der kommer nyt på hjemmesiden. 3. Gennemgang af referat fra generalforsamlingen Vaskeri: På generalforsamlingen blev det besluttet, at vaskepriserne skal ændres og differentieres. Der tages kontakt til Lisbeth fra Boligadministratorerne, som laver et skriv til alle beboere i, hvor de skal skrive under på tro og love, om de bor 1 eller flere på adressen. Det skal bruges til at differentiere vaskepriserne på henholdsvis 75 kr. for enlige og 90 kr. for andre. Det bliver kun brugt til dette formål og forbliver internt i bestyrelsen. De ændrede og differentierede vaskepriser træder i kraft pr. 1. maj dermed bliver det med bagudvirkende kraft.

4 P-licenser til biler: Det blev ligeledes besluttet, at der skal være P-licenser i bilerne, for at de må holde i foreningens gårde. P-licensen bliver påført andelslejlighedens nummer. Bent tager sig af P-licenser til bilerne og skilt til gaden. Effekter i opgangene: Det blev endvidere besluttet, at der ikke må henstå effekter i opgangene. Hjemtagelse af tilbud: Det blev også besluttet, at tilbud skal oprettes på hjemmesiden og hænges op i vaskeriet. Chris undersøger, om der er alternativer til den nuværende opslagstavle i vaskeriet. 10 års vedligeholdelsesbudget: På generalforsamlingen blev bestyrelsen bemyndiget til at indgå aftale med en ekstern rådgiver om at lave et 10 års vedligeholdelsesbudget, indenfor en beløbsgrænse på kr. Der er skitseret nogle ideer til budgettet, men det bliver nærmere defineret på næste bestyrelsesmøde. 4. Ledige lejligheder Ved salg af andelslejlighed kontaktes Bent. Lejelejlighed: Der afventes fraflytning, om den skal sælges eller lejes ud igen, og om den skal istandsættes. Andelslejlighed: Nybrogade 13, st. th. er desuden sat til salg. 5. Havemøbler Havemøblerne skal ud på fællesarealet. Bent snakker med Eli, om ham og malerholdet vil slibe og male møblerne. Hvis dette ikke er tilfældet, varetager bestyrelsen opgaven. Punkter til næste bestyrelsesmøde 10 års vedligeholdelsesbudget klimaskærm. Bestyrelsen forbereder noget hver især til næste gang. o herunder hvad der skal ske med udskiftning af vinduer

5 Nye vaskemaskiner o Bestyrelsen forbereder nogle tanker til dette til næste bestyrelsesmøde Økonomi Chris' budget med overslagsår Idékataloget skal ajourføres o Hvis andre andelshavere har ideer til punktet, er de meget velkomne til at kontakte bestyrelsen. Næste bestyrelsesmøde bliver tirsdag d. 2. juni.