NATURMØDET 2018 AKTØRHÅNDBOG NATUR MØDET FOLKEMØDE OM NATUR

Transkript

1 NATURMØDET 2018 AKTØRHÅNDBOG NATUR MØDET FOLKEMØDE OM NATUR

2 NATURMØDET INDHOLD Om Naturmødet Naturmødets principper... 3 Sådan tilmelder I jer Tilmelding af aktiviteter på Explore Tilmelding af stadeplads og tilhørende begivenheder Priser for leje af stadepladsarealer og telte Praktisk info omkring stadepladser Tildeling af arealer Strøm på Betaling Krav til stadepladsholdere Åbningstider Get in/get out Hold jer på måtten Aflevering af stadepladsareal og affaldshåndtering Sikkerhed og ansvar Bål og brand Force majeure

3 OM NATURMØDET Naturmødet er et folkemøde med vind i håret, fuglekiggere og natursyn i konflikt. Det er debat, aktiviteter og folkefest, hvor økologer, konventionelle, nysgerrige, naturvejleder, børn, politikere, videnskabsfolk, vinterbadere og mountainbikere mødes. Naturmødet er ligesom naturen for alle, og er grundlagt for at fejre, forandre og forstærke danskernes kærlighed til og udnyttelse af naturen. Samtidig er formålet at holde liv i en konstant og levende naturdebat i Danmark. Naturmødet 2018: Officiel åbning: torsdag den 24. maj 2017 kl Officiel afslutning: lørdag den 26. maj 2017 kl Naturmødets principper Det er vigtigt for Naturmødet at koble debatten med aktiviteter, hvor man kan mærke naturen. Derfor er Naturmødet en mangfoldighed af samtaler, debatter og oplevelser, hvor gæster, aktører og frivillige giver til hinanden. Naturmødet er et fællesskab man er med i, men det forudsætter, at man overholder Naturmødets principper: Dagsordenssættende Naturmødet er et dagsordenssættende fællesskab, hvor vi alle bidrager Forhold dig Naturmødet er for alle. Vi vil fejre, forandre og forstærke vores forhold til og anvendelse af naturen Ikke kommercielt Naturmødet er ikke en salgsplatform og aktiviteter skal være gratis for deltagere 3

4 SÅDAN TILMELDER I JER På Naturmødet er det muligt at leje stadepladsarealer i The Village til opstilling af telte og afvikling af begivenheder. Derudover kan man deltage ved at arrangere aktiviteter på platformen Explore. Du tilmelder dig som stadeplads- eller aktivitetsaktør på Naturmødets hjemmeside. Bemærk! Har du allerede oprettet dig som aktør i de forrige år, kan du genbruge dit brugernavn og login til tilmeldingssystemet. Vær dog opmærksom på, at vi tømmer din profil for indhold hvert år, så den vil derfor være tom, når du logger ind første gang. Har du glemt dit brugernavn eller login, følger du bare vejledningen for at få tilsendt et nyt. Det er en forudsætning for at blive aktør på Naturmødet, at man arrangerer mindst én begivenhed på sin stand i The Village (fx en debat, workshop eller foredrag) eller en aktivitet på Explore (fx en guidet tur eller anden publikumsrettet aktivitet). Begge dele skal opfylde Naturmødets principper (se side 3). Aktiviteter og stande med tilhørende begivenheder skal godkendes af Naturmødets sekretariat for at komme med i programmet. Vigtige deadlines Deadline for tilmelding af stadepladser og/eller afvikling af aktiviteter er fredag den 2. marts 2018 Tilmeld dig som stadepladsholder og/eller aktivitetsaktør på 4

5 NATURMØDET TILMELDING AF AKTIVITETER PÅ EXPLORE Under Naturmødet har I mulighed for gratis at arrangere en eller flere aktiviteter. Når I tilmelder en aktivitet, bliver I bedt om at angive, hvor aktiviteten finder sted. For at gøre det nemt for deltagere at finde jeres aktivitet, har Naturmødet prædefineret forskellige meeting points. Har I andre ønsker i forhold til placering, har I mulighed for at angive dette. Du kan se de forskellige meeting points i tilmeldingsmodulet, hvor du tilmelder din(e) aktivitet(er). For at sikre, at aktiviteterne bliver jævnt fordelt over de tre dage Naturmødet afholdes, vil sekretariatet gå i dialog med jer om tidspunktet for afvikling af jeres aktivitet(er). Hører I ikke yderligere, er tidspunktet godkendt. Det er i tilmeldingsprocessen ikke nødvendigt at udfylde alle felter på én gang, da I løbende kan redigere i jeres indhold. I har mulighed for at ændre i beskrivelser, tidspunkter m.m. for jeres aktiviteter helt frem til Naturmødet er afsluttet. Vær dog være opmærksom på, at ændringer efter fredag den 30. marts 2018 ikke kommer med i det trykte program, men kun i Naturmødets app. Har I spørgsmål, så kontakt Rebecca Knudsen på rdk@hjoerring.dk eller på tlf Tilmeld jer som aktivitetsaktør på Deadline er 2. marts

6 TILMELDING AF STADEPLADS SAMT TILHØRENDE BEGIVENHEDER I tilmeldingsprocessen af en stand bliver I bedt om at angive jeres behov for leje af areal, telt, borde, stole og strøm. Det kan du læse mere om i de følgende afsnit. Som stadepladsholder har I mulighed for at afholde begivenheder på jeres stand. Skal disse fremgå af programmet, udfyldes felterne i tilmeldingsprocessen. For at sikre, at begivenhederne bliver jævnt fordelt over de tre dage Naturmødet afholdes, vil sekretariatet gå i dialog med jer om tidspunktet for afvikling af jeres begivenhed(er). Hører I ikke yderligere, er tidspunktet godkendt. Det er i tilmeldingsprocessen ikke nødvendigt at udfylde alle felter på én gang, da I løbende kan redigere i jeres indhold. I har mulighed for at ændre i beskrivelser, tidspunkter m.m. for jeres begivenheder helt frem til Naturmødet er afsluttet. I skal dog være opmærksomme på, at ændringer af begivenheder efter den 30. marts 2018 ikke kommer med i det trykte program, men kun i Naturmødets app. Har I spørgsmål, så kontakt Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller på tlf Tilmeld jeres stadeplads på Deadline er 2. marts 2018 Har I en stand i The Village, er I velkomne til at udlåne denne f.eks. til samarbejdspartnere. Disse skal dog også forholde sig til Naturmødets tema samt overholde principperne. Det er også muligt, at foreninger/organisationer går sammen om at leje en stand. I råder over jeres stand fra torsdag den 24. maj kl til lørdag den 26. maj kl Bemærk venligst get in/get out tidspunkterne ( se side 11). Er I en mindre organisation, som gerne vil deltage i Naturmødet, men som ikke har de økonomiske ressourcer til at leje en stand, så råder Naturmødet over et mindre areal, som man kan låne gratis i 3 timer (incl. opstilling og nedtagning). Kontakt Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller på tlf , hvis du vil vide mere. 6

7 PRISER FOR LEJE AF STADEPLADSER OG TELTE Som stadepladsholder betaler man for leje af arealet. Standardpris pr. m 2 er 125 kr. Priser for leje af stadepladsareal: Arealstørrelse for pagodetelte Pris 5 x kr. 5 x kr. 5 x kr. 5 x kr. Arealstørrelse for alm. telte Pris 3 x kr. 3 x kr. 6 x kr. 6 x kr. 6 x kr. 6 x kr. OBS. Telt, strøm og inventar er ikke inkluderet i lejen af areallejen. 7

8 Priser for leje af telt: Størrelse på pagodetelte Pris for leje 5 x kr. 5 x kr. 5 x kr. 5 x kr. Størrelse på alm. telte Pris for leje 3 x kr. 3 x kr. 6 x kr. 6 x kr. 6 x kr. 6 x kr. OBS: Priser på telte er inklusiv moms samt opstilling/nedtagning og transport. Ønsker I at medbringe eget telt forudsætter dette, at teltet har brandgodkendt teltdug og har godkendt teltcertificering. Vær desuden opmærksom på, at I skal bruge betonklodser til sikring mod vind og vejr, da der ikke må slås pløkker i asfalten (disse kan lejes gennem Naturmødet). Henvend jer til Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller tlf , så vi kan finde en optimal placering ift. målene på jeres telt. Godkendt teltcertificering skal sendes til ovenstående mail og medbringes under Naturmødet, da brandmyndighederne vil syne alle stande inden Naturmødets opstart. 8

9 NATURMØDET Leje af inventar Det er også muligt at leje borde og stole, når I tilmelder jeres stand. Priser for leje af inventar: Alm. bord 80 x 180 cm 40 kr./stk. Cafe ståbord Ø 60 cm 40 kr./stk. Stole 6 kr./stk. Deadline for leje af inventar er fredag den 2. marts

10 PRAKTISK INFO OMKRING STADEPLADSER Tildeling af arealer For at få puslespillet til at gå op, fordeler Naturmødets sekretariat placeringen af de forskellige stande. Som aktør må I gerne ønske en bestemt placering, som så vidt muligt vil forsøges imødekommet. I vil senest 2 uger før Naturmødet få besked om jeres placering. Strøm på I forbindelse med tilmeldingen af en stand, skal I angive jeres behov for strøm. Vi tilbyder en basispakke. Max forbrug er 1100 W. Strømpakke nr. Volt Ampere Pris Kapacitet V 16 amp kr. Trækker fx 1 PC, 1 kaffemaskine, 1 mobiloplader Strømmen trækkes frem til jeres stand. Husk at medbringe forlængerledning godkendt til udendørsbrug med 3 ledere og stik til jord, så I selv kan fordele strømmen på standen. Der må kun anvendes apparater, der har godkendte stik med jord, da alle stande befinder sig udendørs. Dermed undgår vi, at nogen får stød eller der sker kortslutninger. Dækker basispakken ikke jeres strømbehov, så kontakt Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller tlf Betaling Ved tilmelding af en stand, vil I blive bedt om at oplyse jeres CVR-nummer. Har I både et CVR-nummer og et EAN-nummer oplyses begge. Efter Naturmødet 2018, vil I modtage en elektronisk faktura på det samlede beløb for leje af areal, telt samt evt. strøm, borde og stole. 10

11 KRAV TIL STADEPLADSHOLDERE I løbet af Naturmødet skal der afvikles mindst én begivenhed på standen. Som stadepladsholder behøver I ikke være arrangører, og I kan derfor låne jeres stadeplads ud til fx samarbejdspartnere i de tidsrum, hvor I ikke selv ønsker at afvikle noget. Åbningstider Stadepladsarealet skal i videst mulige omfang benyttes under hele Naturmødet. Det vil sige, at jeres stand skal som minimum være åben for besøgende indenfor nedenstående minimumsåbningstid. Dato Tidsrum Torsdag den 24. maj kl Fredag den 25. maj kl Lørdag den 26. maj kl Get in/get out Indlevering til stande i The Village skal i videst muligt omfang foregå udenfor Naturmødets minimumsåbningstider. Der må køres i området op til en time før åbning og igen en time efter lukning af stadepladsen. Ved akut behov for levering koordineres dette med den sikkerhedsansvarlige. Dato Get in Get out Torsdag den 24. maj kl kl Fredag den 25. maj kl kl Lørdag den 26. maj kl kl Hold jer på måtten Det er vigtigt, at I ikke breder jer ud over det lejede areal af hensyn til brandveje, sikkerhed og i forhold til deltagernes mulighed for at komme ind på de forskellige stande. 11

12 NATURMØDET Aflevering af stadepladsareal og affaldshåndtering Nedtagning af stand må påbegyndes lørdag kl og skal senest være afsluttet lørdag kl På Naturmødet spiller affaldshåndtering en stor rolle. Hjørring Kommune er en bæredygtig kommune, og det betyder bl.a., at der i oktober 2018 rulles ud med husstandssortering i 4 rum: madaffald, restaffald, papir/småt pap og plast/metal. Alle affaldstyper sendes til genanvendelse, så vi udnytter ressourcerne bedst muligt. På Naturmødet 2018 laver vi igen en forsmag på denne affaldssortering. De sidste år har vi set, at der genereres en del affald på Naturmødet og det vil vi gerne gøre en indsats for at få samlet ind og sorteret. Derfor vil der mange steder på Naturmødet være opstillet containere til de ovennævnte affaldstyper. Containerne er både for de besøgende, men også for stadepladsholdere. Tænk gerne over de materialer I tager med på Naturmødet og på, hvordan de skal sorteres, når de skal smides væk. Vi har trashtalkers, der gerne vil hjælpe, hvis I skulle have spørgsmål. Trashtalkerne vil også stå for udleveringen af affaldssække om lørdagen, når der skal ryddes op. Så vi opfordrer alle til at få sorteret affaldet i de rigtige containere -vi skal nok sørge for, at der er plads nok. Vi glæder os til et Naturmøde med mere fokus på ressourcerne i affaldet. 12

13 SIKKERHED OG ANSVAR Naturmødet kan aflyse en stand eller aktivitet, hvis Naturmødet ikke finder forholdene i orden. Som aktivitetsarrangør eller stadepladsholder er det jer, der har ansvaret for, at jeres aktiviteter eller begivenheder gennemføres under sikre rammer og forhold. Arrangerer I debatter, koncerter eller andre aktiviteter, er det jer, der har det fulde ansvar for at sikre, at arrangementet gennemføres på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. Arrangementer med høj lyd (fx koncertaktiviteter) skal godkendes af Sekretariatet af hensyn til de øvrige aktører og sceneprogrammet. Naturmødet har et nattehold, der runderer i The Village mellem kl og Dette er primært af brandsikkerhedsmæssige årsager og ikke et vagthold. Teamet holder selvfølgelig øje med standene, men ansvaret for indholdet og genstande i teltene, påhviler fortsat stadepladsholder. Naturmødet er ikke erstatningspligtig for bortkomne genstande. OBS! Alle stadepladser skal opstilles og indrettes, så de er klar til syn og brandgodkendelse senest torsdag den 24. maj kl

14 BÅL OG BRAND Al brug af gas og/eller åben ild skal godkendes af Naturmødet. Derfor skal du ved tilmelding oplyse, om du ønsker at have bål eller bruge gas. Brug af gas forudsætter, at der foreligger en gasattest på apparatet. Denne vil blive foretaget af Naturmødet på opstillingsdagen. Naturmødet leverer brandslukningsmateriel til de aktører, der skal bruge det i forhold til brandgodkendelser. Materiellet skal afleveres igen ved afrejse i samme stand, som det blev overleveret. Beskadigelse af brandslukningsudstyret vil blive faktureret. Inden Naturmødet modtager I en sikkerhedsinstruks, som I skal læse inden I ankommer. Desuden hænger Naturmødet en sikkerhedsinstruks op i alle standene. Det er jeres ansvar, at alle jeres folk har læst denne. Der er brandsyn på opstillingsdagen den 24. maj mellem kl Som stadepladsholder skal I sikre, at I på det tidspunkt har jeres installationer klar og godkendt, samt at I har fået læst sikkerhedsinstrukser og placeret brandslukningsmateriel. I tilfælde af evakuering af Naturmødet, vil samlingspunktet for stadepladsholdere være på LEARN-scenen på Hotel Hirtshals. Spørgsmål omkring sikkerhed og anvendelse af gas/ild kan rettes til sikkerhedsansvarlig Christian Obel Sejlund på christian.sejlund@hjoerring.dk eller tlf Force majeure Ved vejrlige eller udefrakommende forhold, der gør det nødvendigt at lukke stande eller scener, kan Naturmødet ikke gøres økonomisk ansvarlig for dette. Det betyder, at det ikke er muligt at få refunderet hele eller dele af areal- og teltlejen samt evt. strøm og inventar. Vi glæder os meget til at tage imod jer, så vi sammen kan skabe et godt Naturmøde NATUR MØDET FOLKEMØDE OM NATUR 14