AARHUS UNIVERSITET. Møde den kl Institutledelsen i MBG Mødelokale (konf.) Gustav Wieds Vej 10, Aarhus.

Transkript

1 INSTITUT FOR MOLEKYLÆRBIOLOGI OG GENETIK Møde den kl Institutledelsen i MBG Mødelokale (konf.) Gustav Wieds Vej 10, Aarhus Referat Deltagere: Anni H. Andersen (AHA), Bo Thomsen (BOT), Claus Oxvig (CO), Daniel Otzen (DO), Erik Østergaard Jensen (EØJ), Esben Skipper Sørensen (ESS), Finn Skou Pedersen (FSP), Gregers R. Andersen (GRA), Mogens Sandø Lund (MSL), Per Gregersen (PGR), Pia Møller Martensen (PMM), Poul Nissen (PN), Torben Heick (THJ), Mette Kirkegaard (MK), Lotte Tind (LT). Lisbeth Heilesen deltog under pkt. 4e. Afbud: Jens Stougaard (JSJ) 1) Godkendelse af dagsorden 2) Opfølgning på seneste referat (opfølgningsskema) Dato: 11. april 2016 Ref: LTP Side 1/6 3) Meddelelser a) Lønforhandlinger 4) Personale a) Status på ansættelsessager b) Status på MUS c) Henvendelse fra laborantgruppen om vilkårene for arbejde udført i udlandet, herunder yderligere kompensation i form af optjening af afspadseringstimer til senere afholdelse. d) Fordeling af laborantressourcer e) Lisbeth og Mettes arbejdsbeskrivelser; Er der evt. nye institutopgaver at løfte? 5) Økonomi a) Nye procedurer ved oprettelse af ansøgninger (Reap) (bilag) b) Fakultetsledelsen indkalder forslag til besparelser og indtægter i relation til ST s budgetplan (bilag) 6) Opfølgning på strategi; strategikortet (bilag) 7) Evt. 1) Godkendelse af dagsorden Punkt 4e behandles som det første punkt af hensyn til Lisbeths deltagelse. Dagsorden blev herefter godkendt. 2) Opfølgning på seneste referat (opfølgningsskema) Referat blev godkendt uden kommentarer. Institut for Molekylærbiologi og Genetik Sekretariatet Aarhus Universitet mbg@au.dk Gustav Wieds Vej Aarhus C

2 3) Meddelelser a) Lønforhandlinger Lønforhandlingsbudgettet for lønforhandling 2016 (perioden 1. april marts 2016) er fastsat til 0,4 % til lønforbedringer og 0,2 % til engangsvederlag. EØJ har møder med tillidsrepræsentanterne (TR). TR for VIP samles til en fælles forhandling. I Foulum/Flakkebjerg koordinerer EØJ lønforhandlingen med sektionskoordinatorerne. Side 2/3 4) Personale a) Status på ansættelsessager EØJ orienterede om igangværende stillingsopslag. b) Status på MUS MUS er nu afholdt for denne gang. c) Henvendelse fra laborantgruppen om vilkårene for arbejde udført i udladet, herunder yderligere kompensation i form af optjening af afspadseringstimer til senere afholdelse. EØJ orienterede om den konkrete forespørgsel fra laborantsiden om muligheden for optjening af afspadseringstimer i forbindelse med arbejdsrejser til udlandet. Ledelsesgruppen drøftede forslaget og måtte konkludere, at en sådan aftale ikke er mulig. d) Fordeling af laborantressourcer Det viser sig ikke helt enkelt at finde en fordeling af laborantressourcer. Tidligere er der regnet med ca. ½ laborantårsværk pr. seniorvip. EØJ undersøger, hvor der kan findes ledig kapacitet. Der er ikke afsat laborantassistance til Tenure Track, og af ressourcemæssige hensyn sker der ingen ændringer i forhold til dette. e) Lisbeth og Mettes arbejdsbeskrivelser; Er der evt. nye institutopgaver at løfte? Lisbeth og Mettes arbejdsbeskrivelser var fremsendt som bilag, Lisbeth orienterede først om sine arbejdsopgaver i prioriteret rækkefølge, og det var herefter op til ledelsesgruppen at bringe nye forslag/ønsker frem. Lisbeth fortalte, at hun via Google Analytics kan se hvilke sider, der tilgås på mbg.au.dk og målretter indsatsen efter dette. THJ var interesseret i statistik på sin hjemmeside mrnp.au.dk Lisbeth følger op. GRA ønskede en bedre registrering af undervisningsindsatsen og mente, det bør prioriteres. EØJ informerede om, at Line Dvinge er i gang med en opdatering af undervisningen ved MBG. Det bliver med opdeling på kurser, hvor den kursusansvarlige selv lægger oplysningerne ind. Formålet er at sikre, undervisningsbelastningen er fordelt fornuftigt i forhold til opgaver og personer samt at illustrere omfanget af instituttets undervisning. PN syntes godt om Lisbeths korte nyhedsinformationer. PN mente endvidere, der er behov for klare aftaler for en kommunikationsstrategi for at nå længere ud. Der skal tænkes stratetisk; hvor vil vi markere os og sætte os selv på landkortet. Dette er en opgave for AU KOM.

3 EØJ nævnte i den sammenhæng, at MBG s fem nye forskningsområder skal promoveres for at brande instituttet overfor omverdenen. Side 3/3 Der var forslag om at skrive om fremtidige emner, og at slå ned på et emne som Ugens produktion af publikationer, der bl.a. kunne bringes i MBG s nyhedsbrev. Alternativt noget perspektiverende/informerende eksempelvis en gang om måneden.. Det blev foreslået, hvis man står med nye ideer/emner, at henvende sig til Lisbeth, der kan tage kontakt til en journalist. Det er vigtigt med billede/ansigt sammen med materialet. Den overordnede konklusion blev, at vi i MBG skal være fremadskuende og tage henvendelse til Lisbeth med henblik på branding af instituttets aktiviteter. Herefter orienterede Mette om sine opgaver. Cirka halvdelen af MK s tid er relateret til ansøgninger; konkrete eller opsøgende opgaver, projektbeskrivelser eller gennemlæsning og kvalitetssikring af oplysninger i ReAp. Ved større budgetter og EU projekter kan Forskningsstøtteenheden hjælpe. Fra fakultetsside har der været lagt op til at ansætte fundraisere ved institutterne. EØJ har overvejet det men er ikke overbevist om, at en ekstra fundraiser ved instituttet vil kunne bringe tilstrækkelige midler hjem til instituttet, og EØJ vil derfor hellere være lidt skarpere på, hvad MK kan lave ift. fundraising. ESS fortalte, at ST s Erhvervsudvalg også arbejder meget intenst med fundraising, primært i forhold til anvendt forskning. MBG s Erhvervsudvalg forsøger at skabe kontakter, men udvalget har ikke tilstrækkeligt med ressourcer og ikke noget naturligt netværk. Det vil kræve store ressourcer at begynde på opsøgende interessenter. Efter længere tids drøftelse blev det aftalt: MK foreslog ud fra foreliggende bruttolister at lave en liste over firmaer, som kan kvalitetssikres af fx ledelsesgruppen, hvorefter der tages initiativ til planlægning af og invitation til et arrangement. Arrangementer med mindre virksomheder vil være godt. MK får frigjort noget af sin tid til at arbejde mere på dette, således Erhvervsudvalget kan trække på MK s ressourcer. En god ide er endvidere at invitere virksomheder og industri, der er interessante for MBG, til foredrag i regi af Brian Clark Lectures. Der kan tillige holdes mindre arrangementer, hvor ph.d. og postdocs deltager. Punktet blev herefter lukket.

4 5) Økonomi a) Nye procedurer ved oprettelse af ansøgninger (Reap) (bilag) Efterfølgende nye procedure for internt review og efterfølgende registrering af ansøgninger blev gennemgået og vedtaget af ledelsesgruppen: Side 4/3 Der blev udtrykt bekymring omkring offentligheden og hvem, der har adgang til ReAp systemet. EØJ oplyste, det kun er vedkommende selv, EØJ, MK, LT samt pågældendes projektøkonom, der har adgang. Der blev spurgt, om der kan kræves aktindsigt i det registrerede materiale, eller om det kan mærkes som fortroligt. LT undersøger.

5 b) Fakultetsledelsen indkalder forslag til besparelser og indtægter i relation til ST s budgetplan (bilag) Ledelsesgruppen havde som bilag modtaget de indmeldte forslag fra et fællesmøde i LSU/Institutforum. En efterfølgende diskussion i ledelsesgruppen udmundede i nogle enkelte tillægspunkter som ligeledes indmeldes til Fakultetets ledelse. Side 5/3 6) Opfølgning på strategi; strategikortet EØJ oplyste, at MBG s strategikort og indmeldte KPI er er accepteret af Dekanen med enkelte bemærkninger hertil. Herefter blev der fulgt op på strategikortets forskningsområder. 7) Eventuelt - Mødet sluttede kl

6 Opfølgning: Side 6/3 Opgave MBG s strategi lægges ikke ud til fuld offentliggørelse af konkurrencemæssige hensyn. Ansvar og status EØJ kommer med et oplæg til offentliggørelse på nettet, når strategien er helt færdigbehandlet og set af dekanen.