Opgaver i fakultetsadministrationen SPOR 1 - KVALITET, POLITIK, SEKRETARIAT Drift og udvikling af kvalitetssikringssystemet

Transkript

1 Dekansek. Institutniv. STS Bilag 3: Oversigt over fremtidig placering af fakultetsadministrationens opgaveportefølje incl. årsværk Opgaver i fakultetsadministrationen SPOR 1 - KVALITET, POLITIK, SEKRETARIAT Drift og udvikling af kvalitetssikringssystemet Fakulteter som ikke varetager opgaven Udvikling af kvalitetssikringssystemet Udvikling, revision og evaluering af procedurer og politikker Selvevaluering Turnusplan for selvevaluering Opstartsmøde, udsendelse af skabeloner, tidsplan osv. Forslag til gruppering af uddannelser i selvevalueringsrapporterne Bidrage med datagrundlag til selvevalueringsrapporterne Løbende vejledning og rådgivning i forhold til selvevalueringsrapport og proces Udarbejdelse af udkast til rapport herunder indhentning af bidrag HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen) Indkaldelse og planlægning af selvevalueringsmøder incl. eksterne eksperter HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen) Kvalitetssikring af rapport Redegørelser for overvejelser vedr. eksterne eksperter HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen) Kvalitetssikring af overvejelser vedr. eksterne eksperter Referat fra selvevalueringsmøde () HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen Udarbejdelse af udkast til handlingsplan samt evt. løbende justering HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen Indkalde, forberede og referat fra handlingsplansmøde Kvalitetssikring af handlingsplan Årlig opfølgning (statusmøder) Opfølgning på implementering af handlingsplaner incl. statusrapport HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen) Studienævnsrapporter Generere rapporter (indsætte data, kvalitetssikrikre, kommentere samt udsende) Uddannelsesberetning Udarbejde uddannelsesberetning Udarbejdelse af strategiske overvejelser i uddannelsesberetning+ præsentationer Studiemiljø Opfølgning på centrale studiemiljøundersøgelser

2 Udarbejdelse og revidering af procedure for opsamling på decentrale studiemiljøundersøgelser Opfølgning på decentrale studiemiljøundersøgelser fra instituttet Sagsbehandling i forhold til diverse grupper vedr. udvikling af studiemiljøet Systematisering og behandling af studiemiljøudfordringer indsendt fra studienævnene HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen) Dimittendundersøgelse Input til spørgeramme - afklaring af tvivlsspørgsmål Videreformidling til decentralt niveau Afklaring vedr. uddannelsesspecfikke spørgsmål Aftagerpaneler Afholdelse af aftagerpanelmøder incl. aftagergruppemøde (ENG og TECH) HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen/PA'er) Udmøntningsnotater og skabeloner Udarbejdelse og revision af udmøntningsnotater af politikker, komissorier osv. Udarbejdelse og revision af skabeloner til understøttelse af kvalitetsarbejdet Digitalisering af kvalitetssikringssystemet Bidrage til behovsanalyse Bidrage i arbejdsgrupper nedsat af ITS Bemanding Opfølgning på statusnotater for bemanding Afholdelse og forberedelse i forhold til bemandingsmøder HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen/PA'er) Grænseværdier Udarbejdelse af grundlag for faststættelse af grænseværdier Indstilling af grænseværdier til prorektor () Censorformandskabernes årsberetning Indhentning af årsberetninger Evaluering af undervisning, semestre og uddannelser Udarbejdelse af evalueringer Opsamling på evalueringer HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen) Procedure vedr. frafald Udmøntning af Procedure vedr. frafaldstruede studerende Udmøntning af FAK-procedurer vedr. ikke-fremmødte studerende Akkreditering Uddannelses- og institutionsakkreditering Diverse Håndtering af generelle spørgsmål vedr. kvalitetsarbejdet fra decentralt niveau

3 ERFA møder med decentrale kvalitetsmedarbejdere EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 2,75 3,50 ~ 0 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 3,00 ~ 0 ~ 0 Samlet årsværk 5,75 3,50 0,00 Uddannelsesportefølje Strategisk rådgivning vedr. udvikling af uddannelsesporteføljen Beslutninger vedr. udbud af godkendte uddannelser Oversigt over besluttede, kommende ændringer i uddannelsesporteføljer Flytning af uddannelser mellem studienævn eller fakulteter Orientering om ændringer i uddannelsesporteføljen Foretage ændringer i uddannelsesbasen Prækvalifikation Ansøgninger om prækvalifikation Denne opgave løses i mindre grad på HUM/SAMF Sammenlægning Ansøgninger om sammenlægning Lukning Orienteringer om lukning Legalitetsforhold vedr. uddannelserne og rammer for optag Ansøgninger om titelændringer Ansøgninger om adgangskrav Ansøgninger om adgangsbegrænsning Orientering om legalitetsmæssige ændringer Legalitetskontrol af studieordninger Studieordningsbasen (drift, implementering) Modulbasen (drift, implementering) Dimensionering Kvotefordeling 2. runde optag EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 1,90 0,00 0,25 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,70 0,00 ~ 0 Samlet årsværk 2,60 0,00 0,25 Ledelsestøtte, rådgivning og sekretariatsbetjening Sagsfremstillinger til dekanatsmøder Rådgivning og ledelsesstøtte til prodekaner ift. DSUR, rådet for kvalitetssikring osv.

4 Dekanens Rådgivende Uddannelsesudvalg herunder studenterpaneler Fakulteternes strategier Projektledelse og sagsbehandling i forhold til fakultetsspecfikke og decentrale projekter, f særlige beskæftigelsesindsatser osv. Rådgivning og ledelsesstøtte ift. prodekaners deltagelse i interne mødefora og samarbejder med SL/IL/SNF vedr. strategisk udvikling på uddannelsesområdet Rådgivning og ledelsesstøtte ift. prodekaners deltagelse i tværinstitutionelle samarbejder Dialogmøder mellem nivauer Introduktion for nye SN-formænd og SL Sagsbehandling i forhold til AAU tværgående organiseringer f IT-VEST, PBL-projekter, Ingeniør Uddannelsernes Samråd, taskforces osv. Internationalisering herunder fordeling af fripladser, administration af samarbejdsaftaler osv. Censorsekretariatsbetjening, censorbeskikkelse Ledelsesstøtte til studieledere HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen/PA'er) EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,71 1,20 0,50 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,30 0,20 0,80 Samlet årsværk 1,01 1,40 1,30 Indberetninger og afrapporteringer til central adm. styrelser osv. Periodeopfølgninger ift. uddannelsesområdet på fakultetsniveau f rammekontrakt, ministerielt tilsyn og fakulteternes fokuspunkter Diverse afrapporteringer og redegørelser til direktionen Ranking STÅ og STÅ prognoser () Indberetning til Copydan af alt digitalt undervisningsmateriale HUM/SAMF/SUND (Opgaven ligger i ET-skoleklyngen) Uddannelseszoom(timetalsindberetning) HUM/SAMF/SUND (varetages for ET af Økonomiservice) Kvalitetssikring af data til uddannelseszoom(timetalsindberetning) EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,10 0,10 0,50 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,20 ~ 0 0,20 Samlet årsværk 0,30 0,10 0,70

5 SPOR 2 - STUDIEADMINISTRATION Undervisning og eksamenstilmelding Ansvarlig for gennemførsel af procesplan Udbud Blanketdannelse af undervisningsaktiviteter i istads Manuelle tilmeldinger Tilmelding til omprøver Noget aktivitet foregår allerede decentralt på HUM/SAMF Udsættelse - pba lægeerklæring samt sagsbehandling og registrering, herunder legalitetskontrol Obligatorisk tilmelding på 1. og 2. semester Rekvirering af oversigt til specialetilmelding Specialetilmelding EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,00 1,05 0,00 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,00 0,70 0,00 Samlet årsværk 0,00 1,75 0,00 Eksamensresultater/protokoller Eksamensresultater - Registrering og kontroltastning Projekttitler (specialer, bachelor, m.m.) - Registrering og ændring Eksamensprotokoller - Generering Registrering af praktik/projektorienterede forløb Eksamensprotokoller - Tjek af returnering af (Autispe) EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,00 0,20 0,00 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,00 0,10 0,00 Samlet årsværk 0,00 0,30 0,00 Optag og studievalg Klargøring af studievalgsprocessen vedr. gymansielærer efter 4. semester Valg af Sidefag - Gym.udd. bachelor Valg af Sidefag - Gym.udd. kandidat Studietidsforlængelse - Gym.udd. på tværs af hovedområde Dispensationsramme - Overflytning til ordinær Indskrivning af studerende på uddannelser med specialisering/spor efter valg EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,75 0,00 0,00

6 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,40 0,00 0,00 Samlet årsværk 1,15 0,00 0,00 Merit, beviser og arkiv Forhåndsgodkendelser og merit, herunder merit pba meritguides - Indtastning Forhåndsmerit - kontrol af ubehandlede () Dispensationer - Registrering Overflytning til nyere studieordning - Registrering Bevisskabeloner/struktur - Oprettelse af og vedligeholdelse () Eksamensbeviser - udstedelse (alle) Eksamensbeviser -journalisering (enkeltfagsbeviser) Dimission herunder pakning af beviser og selve arrangement) Udmeldelse ifm. afsluttet uddannelse Verificering eller dokumentation af indskrivningsforhold Protokoller og projekttitler - arkivering Beviser - Arkivering Dimissionsfest - planlægning og udarbejdelse af diplomer Protokolmapper - Oprettelse af nye Lagerstyring - eksamen og beviser Arkiv Oprettelse af semestergrupper (benyttes bl.a. til Moodle, tilmeldinger, beviser) Tjek af opfyldt krav om supplering og evt. udmeldelse Ændring af resultater EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 1,00 2,75 0,00 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,50 2,00 0,00 Samlet årsværk 1,50 4,75 0,00 Jura, regler, bestemmelser, rådgivning Aktindsigt Krisehåndtering - krise task force Rådgivning SN og studiesekretærer (disp. mv.) Bekendtgørelser - høring Fortolkning af lovgivning og interne regler Udarbejdelse og opdatering af regler, infomateriale mv. Fremdriftsreform

7 Censornormer EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 2,00 0,00 ~ 0 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,70 0,00 ~ 0 Samlet årsværk 2,70 0,00 0,00 Databehandling, systemer, SPS, STADS-studieordninger Individuelle studieordninger (system) STADS-studieordninger - Udfyldelse af aktivitetsoversigt STADS-studieordninger i STADS - Oprettelse STADS-studieordninger i STADS - Endelig godkendelse Oprettelse af DATA sæt Ændringer af STADS data (KK3) Indskrivningsoversigter til KOT, STADS DANS og IK STADS bibel (Efter- og Videreuddannelse) Fodring og tilretning af data i STADS-DANS STADS høringer - kravspecifikationer, designs osv. Dataopretning ift. STADS Data-opfølgningslister Udarbejdelse og rensning af liste til Uddannelseszoom Legalitetskontrol af studieordninger og overgangsregler (data/stads-stuo) SPS ordningen -kontaktperson EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 2,29 0,00 0,00 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 1,00 0,00 0,00 Samlet årsværk 3,29 0,00 0,00 Klager og anker Sagsbehandling af klager Paragraf 21 afgørelser Sagsbehandling af anker Klage over retlige spørgsmål Klage over retlige spørgsmål (eksamensklager) Meritanker EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 1,00 0,00 0,00 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 1,50 0,00 0,00 Samlet årsværk 2,50 0,00 0,00 Studieeffektivitet og kontroller Spøgelsesjagt (Blå studerende i QV)

8 Vurdering af lægedokumentation Første studieår - Manglende deltagelse Manglende deltagelse - Opfølgning på tidligere dispensationer Første studieår - ikke bestået inden udgangen af 4. sem. Ikke bestået inden udgangen af 4. sem. - Opfølgning på tidligere dispensationer Kontrol af opbrugte prøveforsøg EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,00 1,50 0,00 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,00 1,30 0,00 Samlet årsværk 0,00 2,80 0,00 Sagsbehandling Afslag på deltagelse i reeksamen - sagsbehandling varetages i mindre grad på EST Yderligere eksamensforsøg - sagsbehandling af afslag Ækvivalensvurderinger EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,00 0,00 0,00 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,00 0,30 0,00 Samlet årsværk 0,00 0,30 0,00 Overvågning og tilsyn ved stedprøver ITX-Fle viderebehandling af overvågningsdata - screening og sagsbeh. ITX-Fle - ansvar for system(udvikling) Censorhonorarblanketter - oprettelse Varetages i mindre grad på HUM/SAMF Tilsynsdatabase (forskellige opgaver) EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,05 0,75 0,00 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 0,01 0,40 0,00 Samlet årsværk 0,06 1,15 0,00

9 Dekansek Institut STS Oversigt over det samlede tidsforbrug i årsværk fordelt på Studieservice, institutniveau og dekansekretariater Samlet tidsforburg i årsværk spor 1 EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 5,46 4,80 1,25 11,51 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 4,20 0,20 1,00 5,40 Samlet årsværk opgavepulje 1 kvalitet, politik og sekretariat 9,66 5,00 2,25 16,91 Samlet tidsforburg i årsværk spor 2 EST Estimeret tidsforbrug i årsværk 7,09 6,25 0,00 13,34 HUMSAMF Estimeret tidsforbrug i årsværk 4,11 4,80 0,00 8,91 Samlet årsværk opgavepulje 2 studieadministration 11,20 11,05 0,00 22,25 SAMLET TIDSFORBUG I ÅRSVÆRK SPOR 1+2 SPOR 1 9,66 5,00 2,25 16,91 SPOR 2 11,20 11,05 0,00 22,25 Samlet årsværk 20,86 16,05 2,25 39,16