Lystrup Shotokan Karate Møgelgårdsvej Lystrup

Transkript

1 Referat af den 3. ordinære generalforsamling i foreningen LYSTRUP SHOTOKAN KARATE Tirsdag den 7. marts 2017 kl i Dojoen,, Lystrup 1. Valg af dirigent og referent Jens Østergaard valgt som dirigent. Rikke Christiansen valgt som referent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. 2. Bestyrelsens beretning til godkendelse Formand Sine Steffens afgav på vegne af bestyrelsen følgende beretning for året, der er gået: År 2 i klubbens historie er gået på hæld. Det har været endnu et begivenhedsrigt år, som meget rammende kan gå under overskriften: Lystrup Shotokan Karate finder hjem. 1. LSK har fået sin helt egen dojo med tilhørende klubhus og omklædningsrum. Inden sommerferien gik en række medlemmer sammen og brugte en hel dag på at rydde den tidligere midlertidige dojo, så den kunne fraflyttes. I slutningen af sommerferien stod endnu en række frivillige medlemmer klar til at yde en ekstra indsats for klubben og hjælpe til med at indrette den nye dojo, så alt kunne være klar til sæsonstarten i august. Tak til alle frivillige for hjælpen uden jer, havde vi ikke kunne få indrettet vores nye dojo. 2. Den officielle åbning af dojo en foregik lørdag den 20. august 2016, hvor medlemmer, familie, venner og SKIF kammerater fra Aarhus, Sjælland, Fyn, Vejen, Holstebro og Frederikshavn mødte talstærkt op. Bestyrelsen vurderer, at LSK havde besøg af lidt over 100 gæster på denne dag. Det officielle program bød på en hårdtslående åbningsceremoni efterfulgt af rundvisning for gæster, undervisning af Sensei Carsten Toft, 6. Dan og Sensei Leif Plaetner, 6. Dan samt karateopvisninger af LSK og Holstebro. Talerne, gaverne og hilsnerne i gæstebogen var mange og vidner om et betydningsfuldt karatefællesskab. Tak til alle gæster for at gøre åbningsdagen til en uforglemmelig dag i klubbens historie. 3. Når alt dette er sagt, har vi desværre også måtte konstateret, at den nye dojo også giver nogle udfordringer. Udfordringer som vi i bestyrelsen løbende bruger tid og ressourcer på at finde løsninger til. Vi har været og er i forsat dialog med udlejer omkring den mangelliste vi udarbejdede ved indflytningen og desværre er der forsat en række udeståender. Vi har oplevet at det gamle fyr har sat ud, hvorfor vi har måtte bekoste en reparation for egen regning, trods indsigelse overfor udlejer om manglende vedligeholdelse af oliefyret inden vores indflytning. Vi har i vinteren oplevet kuldenedfald og træk fra portene, trods oplysninger om at de er isolerede og ikke ville give anledning til dette, men vi har forsøgt at 7. marts

2 mindske trækket ved opsætning af vægge lavet af måtter. Vi oplever et begyndende fugtproblem, dels fra soklen i den lille dojo (udlejer har oplyst, han er bekendt med at der er problem hermed) og muligvis dels fra de mange skift mellem kulde og varme, samt manglende mulighed for udluftning af dojoen. Endvidere har olieforbruget - og dermed udgifterne til opvarmning af dojo - været betydeligt højere end oplyst ved indflytning ville være forventeligt niveau. Vi har nu valgt at lade fyret køre på et konstant niveau døgnet rundt i et forsøg på at mindske fugtproblemerne. Vi er naturligvis i gang med at undersøge, hvordan vi bedst muligt overkommer alle disse udfordringer og hvordan vi sikrer de mest optimale træningsbetingelse for vores medlemmer. 4. LSK har heldigvis en række frivillige instruktører og assistenter, der uge efter uge yder en enorm indsats for at dygtiggøre vores medlemmer og udvikle dem både mentalt og fysisk til at blive dygtige karateudøvere. I er klubbens rygrad tak for det. 5. I forhold til den almindelige drift af klubben kan vi oplyse, at vi indhenter børneattester på alle klubbens instruktører og assistenter - både ved årets begyndelse og når efterårssæsonen går i gang, såfremt der er kommet nye til. 6. LSK har fået sin egen fb-side. Sidens administrator er Camilla for bestyrelsen. Denne side fungerer som opslagstavle, så kommentarer vil ikke blive besvaret af Administrator, Chefinstruktør eller Bestyrelsen. Hvis man har spørgsmål bedes man selv søge svar på og hvis man ikke finder svar, kan man sende en mail til. 7. LSK har også fået ny hjemmeside adressen er den samme: Igen er det bestyrelsens sekretær Camilla, der har fået den nye side op at køre der er mange nye lækre features og ikke mindst anvendt egne billeder fra klubben. Der vil på sigt blive adgang til billedergallerier fra diverse aktiviteter og arrangementer. Så har eller tager man nogle gode billeder, der gerne må komme klubben til gode, er man mere end velkommen til at sende dem pr. mail til. 8. Vi har fået udarbejdet et sæt regler for afvikling af Yudansha-kai, der hvert andet år skal indstille chefinstruktøren på generalforsamlingen (ulige år). Regelsættet blev gennemgået. 9. Vi har påbegyndt oprettelse af nogle udvalg, der skal hjælpe til i klubben. Dels har Chefinstruktøren og bestyrelsen brug for den aflastning, det kan give, så vi kan holde fokus på udvikling af selve karatedelen samt driften af klubben. Dels er vi jo en demokratisk forening, hvor medlemmernes fælles ansvar, det sociale liv og medindflydelse er hele grundlaget for vores virke. Heldigvis er der allerede nogle kræfter, der har budt ind på varetagelsen af nogle opgaver. Således har vi fået etableret et stævneudvalg, der står for udbud af og tilmelding til diverse stævner i årets løb så hold øje med opslagstavlen. Dels har vi et eventudvalg, der er arrangør af og står for selve afviklingen af de faste sociale arrangementer, som halloween og fastelavn. 7. marts

3 10. I forlængelse heraf vil vi fra bestyrelsen gerne benytte lejligheden til at opfordre alle, medlemmer og forældre, til at byde ind på løsning af store og små opgaver i klubben. Det skal helst ikke være sådan at det altid er de samme kræfter, der står for det hele for så risikerer vi, at alle vores ildsjæle løber tør for energi og at det går ud over det sociale sammenhold i klubben. Mange bække små - og lidt har også ret. Så kan man overskue én opgave om året, er det også en hjælp. Vi ser mulighed for at flere melder sig til at tage ansvaret for koordinering og udbud af flere events det kunne være sommerfest, julefrokost eller en udflugt for klubben eller event for de unge eller forældre, til at melde sig som medhjælpende tante til et stævne, eller bare at stå for indkøb af sodavand til eller støvsugning af dojoen efter et arrangement. Yderligere vil det være rigtig rart, hvis der var en der ville stå for klubhuset, så mangler der noget, eller skal der gøre noget ved man, hvem man skal kontakte. Og diverse koordinatorer der vil være tovholdere og stå for at uddelegere de praktiske opgaver til andre, er der brug for. Jo flere der tager initiativ og ansvar for at løfte i mål, jo flere oplevelser får vi sammen og jo mindre skal vi hver især at lave 11. Afslutningsvist vil vi sige tak til alle medlemmer og forældre for at gøre 2016 til et fantastisk år. Vi siger tak for Chefinstruktøren for det gode samarbejde vi er imponeret over den energi, tid og de ressourcer du til stadighed lægger i klubben og det fokus du har på at karate er sjovt, hårdt og for alle. Vi byder 2017 velkommen og glæder os til at kaste os ud i et nyt spændende eventyr med karate, oplevelser og fællesskab. Den klubånd vi alle er med til at skabe i dag, er den ånd og den klub vi tager med ind i fremtiden. Til bestyrelsens beretning var der følgende bemærkninger og forslag om, at der: a) På den nye hjemmeside bliver nævnt, at der nu er en Facebook side for Lystrup Shotokan Karate. Forslaget tages til efterretning af bestyrelsen. b) Opsættes en udvalgsliste, som det vil være muligt at byde ind på. Forslaget tages til efterretning af bestyrelsen. c) Jan Jørgensen gjorde opmærksom på, at der er behov for en vicevært, som tager teten i forhold til diverse driftsopgaver. Det forslås, at der vælges en vicevært på næste generalforsamling. Beretningen blev godkendt med ovenstående bemærkninger. 3. Chefinstruktørens beretning Chefinstruktør Sensei Jan Jørgensen gav en beretning fra året, der er gået: Året 2016 har stået i tilpasning og implementering af den struktur vi startede op i 7. marts

4 2015. Ikke mindst kabalen af instruktører, ny dojo og afskaffelsen af ventelisten (som var stor) har været højt prioriteret. Ny dojo: Den trak tænder ud. Det var en rigtig hård omgang, og hårdere end vi havde planlagt. Ikke mindst fordi udlejer ikke var færdig til aftalt tid. Personligt følte jeg at jeg var byggeleder på halv tid ved siden af mit fuldtidsjob, for at tingen kunne nå at blive klar til åbning i August. På positiv siden skal det dog siges, at vi havde mange gode og frivillige hænder til at skrue, save indrette osv. Tak for hjælpen. Uden frivillige hænder, så går det ikke i længden. Venteliste: Vi tog det største antal ind til prøvetime nogensinde, i januar Vi har allerede nu ca. 10 elever på venteliste til august Mange hører om klubben via netværk. Vi har et godt rygte. Nogle gange lidt for godt. Vi kan mange ting, men vi kan ikke udøve mirakler. Vi har en god fast disciplin. Ikke urimelig som i 80 erne, men stadig en god disciplin. Og det er nødvendigt. Forældreugen: Vi har udviklet de 10 forældrebud. Dette for at klæde både børn og forældre på hvad de skal forvente, og hvad vi også forventer den anden vej. Det handler om at instruktørerne kun kan arbejde med det som der kommer ind ad døren. En forberedt elev, er let at undervise. En forælder, der er sat ind i vores setup er altid samarbejdsvillige, også når det ikke lige kører for lille Peter. I forlængelse af dette har vi indført forældreugen. Det er en fast uge i foråret, og en fast uge i efteråret, hvor forældre kan komme og prøve at træne med på deres barns hold. Den første forældreuge afholdes i næste uge, og vi er meget spændte, og håber på bred opbakning fra forældrene. Instruktørteam: Består p.t. af 9 faste instruktører og 2 faste assistenter. Derudover Ronnie der låser op hver fredag til Åben dojo. Med vores instruktørkapacitet, som aldrig har været større, er vi knap så sårbare. Vi afholder 3-4 instruktørmøder om året incl. fokusundervisning med sidste nyt fra SKIF.DK. Jeg indkalder til instruktørmøder når det er relevant. Instruktør møde indeholder typisk fysiske øvelser + vi drøfter løsninger og planlægning. På de sidste instruktørmøde i 2016, fik vi således træningstider, instruktører på plads, og fik samtidig dannet et stævneudvalg, som pt. består af Lasse og Christian. Det er vigtigt at alle byder ind, så det hele ikke hænger på chefinstruktøren, så tak til Lasse og Christian for at melde sig. Undervisningen: Alt nyt fra SKIF + Dan. Kollegie + feedback fra vore egne gradueringer, er noget der implementeres i undervisningen. Instruktørerne modtager undervisningen fra Chefinstruktøren, og skal herefter selv videregive sin viden til eget hold. Dan forberedelse: 2017 bliver et stort år. Vi har 3-4 elever der forbereder sig til Shodan. Vi har 2 instruktører der forbereder sig Nidan. 7. marts

5 Jeg selv er ved at forberede mig til Sandan. Lystrup Shotokan Karate LSK har aldrig endnu sendt en elev op, som ikke har bestået. Får man lov til at gå op, så er det fordi man er 100% klar. Ingen får lov at gå op på chancen i hvert fald ikke i LSK. Uddannelse: Vi har flere elever der i år har taget D-licens, og jeg ved flere gerne vil på C-licens. Det er skønt når instruktører og elever ønsker at udvikle deres undervisningskompetencer. Det kommer alle til gode, både instruktør og elever. P.t. betaler man selv, men der er et forslag til behandling vedr. dette punkt. Graduering: Graduering er lagt i kalender på hjemmesiden: 19., 20. og 21. juni. Gæstegraduør til brunbæltegrader d. 21. juni, er ikke valgt endnu. Jeg melder ud snart. Gæste instruktører/andre klubber mv.: Vi samarbejder gerne med andre klubber og instruktører. D. 7. januar afholdt vi Nytårskur, med karateka s fra de andre Århus klubber. Der er enighed om at vi skal skiftes til at invitere til arrangementer for at styrke det Århusianske sammenhold. ÅSK pønser på et arrangement i Pinsen, som vi afventer mere info omkring. Ronin har inviteret til minilejr i weekenden juni. Weekenden før får vi besøg af Milan Sensei her i Lystrup, hvor vi inviterer de andre klubber. Måske samme weekend har jeg aftalt med Ronin at de kan stå for noget talent samling for stævne deltagere i vore lokaler. Udover dette, så er vi også så heldige at have besøg af António (4. Dan) fra Portugal, som allerede har gæsteundervist 3 gange. Sensommerlejren: Fantastik igen i deltagere. Lækkert vejr. Vi har booket igen i 2017, weekenden sept. (Og denne lejr er kun for LSK medlemmer). Udfordring: Hårdt spændt for i 2017, men takket være gode klubkammerater og instruktører der altid hjælper hinanden og mig, så kører LSK undervisning som en smurt maskine. Tak til alle jer der bidrager. Til chefinstruktørens beretning var der følgende bemærkning: Lars påpegede, at det bør formidles på holdene, at elever kun indstilles til graduering, hvis de vurderes klar. Bemærkningen blev noteret og beretningen blev godkendt. 4. Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse, samt bestyrelsens budget for det kommende år. Kassereren fremlagde regnskabet samt forslag til budgettet for det kommende år. Regnskabet blev uddelt og gennemgået. Regnskabet blev godkendt. Forslag til budgettet for næste år blev fremlagt. Det blev bemærket at 7. marts

6 huslejeudgiften er høj. 5. Forelæggelse af bestyrelsens forslag til kontingent for det kommende år til godkendelse Bestyrelsen forslår, at kontingentet forbliver uændret. Forslag til kontingent blev godkendt. Lars foreslog, at det tages med i fremtidige overvejelser, om det kunne være muligt med studierabat. Forslaget blev taget til efterretning, med bemærkning om, at det kan påføre klubben et tab i indtægt, hvis der ikke er sikkerhed for en tilgang af nye medlemmer. Bestyrelsen behandler forslaget på et kommende bestyrelsesmøde. 6. Behandling af indkomne skriftlige forslag a. Belønningssystem: Tilføjelse af valgmulighed nr. 3 for instruktører; Licenskursus. Betaling af D, C og B Licenser. Nuværende belønningsforslag blev gennemgået. Tillægsforslag: Assistent vil som alternativ belønning kunne få betalt et D-licens. Samme forslag vil gøre sig gældende for bestyrelsesmedlemmer. Chefinstruktør indstiller. Det fremsendte forslag samt tillægsforslag blev vedtaget. 7. Valg af Chefinstruktør Følgende kandidat er indstillet af Yudansha-kai (Foreningens højst graduerede): 1. Jan Jørgensen, 2. Dan Valgt 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer Følgende 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg: 1. Bestyrelsesmedlem, Rikke Christiansen Genopstiller ikke 2. Sekretær, Camilla F. Sørensen Genopstiller 3. Formand, Sine Steffens Genopstiller Følgende 3 er valgt til bestyrelsen: 1. Christian Alien-Søborg Valgt 2. Camilla F. Sørensen Genvalgt 3. Sine Steffens Genvalgt 9. Valg af suppleanter Følgende suppleanter er på valg: 1. Thomas Ulldal Sørensen Genopstiller ikke 2. Irina Ravnløkke Genopstiller Følgende suppleanter er valgt: 1. Marianne Espersen Valgt 2. Irina Ravnløkke Valgt 7. marts

7 10. Valg af revisor Følgende revisor er på valg: 1. Jesper Gyllensten Genopstiller Følgende revisor er valgt: 1. Jesper Gyllensten Valgt 11. Eventuelt: Jens Peter Jakobsen valgt som fungerende vicevært frem til generalforsamlingen marts