Det Grønlandske Råd Anita Hoffer (via video) Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen

Transkript

1 REFERAT MØDE I BESTYRELSEN, 1. MARTS 2018, KL IMR, WILDERS PLADS 8K, 1403 KBH. K. DOK. NR. 18/ REF. ANKL DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Karin Buhmann (fra kl ) Sune Lægaard Tim Jensen Jørn Vestergaard Rådet Dorthe Elise Svinth (fmd) Mette Boye (indtil kl ) Henriette Laursen Carsten Fenger Ruth Lauge Det Grønlandske Råd Anita Hoffer (via video) Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Direktion Jonas Christoffersen Esben Geist Ann Lisbeth Ingerslev Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Pkt. 3 Peter Skanborg (Deloitte) AFBUD Louise Halleskov Storgaard Stig Langvad PUNKT TID, EMNE, FORMÅL 1. Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Med henvisning til mail af 26. februar 2018 tilføjedes et nyt punkt 7 om rådets valg af nye bestyrelsesmedlemmer, hvorefter bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af 30. januar 2018 Beslutning: Referatet blev godkendt. 3. Revisionsprotokollat (beslutning) DELOITTE 1/14

2 Bilag: 3.1 Revisionsprotokollat (udkast); 3.2 Opfølgningsliste på anbefalinger i revisionsprotokollat 2017 Kommentar: Revisionsprotokollatet for 2017 er den interne revisors vurderinger og anbefalinger til årsrapport Revisionen af årsregnskabet for 2017 har ikke givet anledning til at fremhæve særlige forhold, der er af betydning for vurderingen af årsregnskabet og forvaltningen. Peter Skanborg fra Deloitte deltager under dette punkt og gennemgår revisionsprotokollatet, herunder evt. tilføjelser, der, mod forventning, måtte være kommet ift. udkastet. Direktionen har udarbejdet en opfølgningsliste som følge af revisionsprotokollatet (bilag 3.2). Revisionsprotokollatet skal underskrives af den samlede bestyrelse. Indstilling: Bestyrelsen godkender og underskriver revisionsprotokollat til årsrapport Drøftelser: Deloitte takkede for samarbejdet med instituttet og havde ingen yderligere bemærkninger, idet der fuldt ud kunne henvises til bilag 3.2. Beslutning: Bestyrelsen godkendte og underskrev revisionsprotokollatet. 4. Årsrapport 2017 (beslutning) Bilag: 4.1 Årsrapport 2017 DIR Kommentar: Årsrapport 2017 indeholder både faglige og regnskabsmæssige resultater for Årsrapporten skal underskrives af den samlede bestyrelsen inden fremsendelse til Udenrigsministeriet og Rigsrevisionen. Årsrapporten følger en fast skabelon udstukket af Moderniseringsstyrelsen. Der er således en række obligatoriske tabeller og afsnit, der for mange regnskabslæsere er svære at forstå. Årets resultat udgør et overskud på 3.5 mio. kr. Instituttets faglige mål er i al væsentlighed opfyldt. En række mål gennemføres dog lidt senere end planlagt, nemlig i løbet af 1. eller 2. kvartal af Udkast til årsrapporten blev drøftet i økonomiudvalget den 12. februar. Økonomiudvalget har afgivet en række konkrete kommentarer og bemærkninger til 2/14

3 administrationens udkast, som er indført i det fremlagte materiale. Deloitte og UM har ligeledes haft lejlighed til at komme med kommentarer, som efterfølgende er blevet indarbejdet. Indstilling: Bestyrelsen godkender og underskriver årsrapport Drøftelser: Bestyrelsen fandt både resultatet og udførelsen af årsrapport 2017 særdeles tilfredsstillende. I forbindelse med overgang til ny bevilling, hvor instituttet ikke længere skal følge Moderniseringsstyrelsens retningslinjer, vil instituttet overveje et slankere format, der dog fortsat gør det muligt at sammenligne sig med andre statslige institutioner. Dette forhold drøftes i ØU i løbet af Der var megen ros til det store arbejde, der er udført i relation til økonomistyring- og håndtering, og som havde givet sig udslag i det gode resultat. Beslutning: Bestyrelsen godkendte og underskrev årsrapporten. 5. Opdateret budgetprognose (orientering) Bilag: 5.1 Opdateret budgetprognose Kommentar: På bestyrelsesmødet d. 30/ besluttede bestyrelsen at tiltræde indstilling om ny økonomistyring fra En af ændringerne i forhold til 2017 er, at bestyrelsen får forelagt en opdateret prognose pr. 31/1-2018, også kaldet periode 1 budget (P1 2018). Hovedforskellen mellem grundbudgettet, som bestyrelsen godkendte den 21. november 2017, og den opdateret prognose er; flere projektindtægter svarende til ca. 12 mio. kr. større budgetteret overskud svarende til ca. 5. mio. kr. Den gunstige økonomiudvikling giver anledning til principielle overvejelser på et senere bestyrelsesmøde, når direktionen og ØU har haft mulighed for at drøfte et beslutningsoplæg om anvendelsen af de løbende merindtægter i stedet for opsparing af egenkapital. 3/14

4 Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Medarbejderrepræsentanten anmodede om, at ledelsen som led i analysen kunne overveje, om timedækningen på internationalt område kunne løsnes en smule i lyset af påbud fra Arbejdstilsynet Direktionen svarede, at der allerede er afsat midler til at medarbejderne kan få tid til udvikling af nye projekter, men at direktionen er opmærksom på forholdet og vil inddrage det i beslutningen om, hvordan opgaverne skal prioriteres i 2018 i lyset af prognosen. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Instituttets re-akkreditering (beslutning) Bilag: 6.1 Indstilling; 6.2 GAHNRI s re-akkreditering af 24/ Kommentar: GANHRI Sub-komiteen havde bemærkninger om bl.a. bestyrelsens udpegnings- og afskedigelsesprocedure, lovens mandat og forholdet mellem uafhængighed og UM s donationer og udskød derfor beslutningen om re-akkreditering af instituttet til november Det er sekretariatets vurdering, at instituttet kan komme GANHRI i møde dels ved information om de forhold, der gør sig gældende i Danmark, dels ved ændringer i henholdsvis vedtægt og forretningsorden, men nogle punkter skal håndteres i samarbejde med navnlig universiteterne, som udpeger medlemmer af bestyrelsen. Indstilling: Bestyrelsen tiltræder den procedure og tidsplan, som fremgår indstillingen i bilag 6.1. Drøftelser: Direktøren orienterede bestyrelsen om de bagvedliggende drøftelser i SCA, der førte til udskydelsen af beslutningen om instituttets re-akkreditering. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med, at standarden fortsat højnes og hermed kravene til ikke bare DIHR, men alle NHRI er rundt omkring i verden. Bestyrelsen drøftede, hvordan SCA s kritikpunkter kan imødekommes, så forholdet balanceres mellem de særlige forhold, der gør sig gældende i Danmark samtidig med ønsket om fortsat progression i lyset af Paris Principperne. 4/14

5 Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte at; Direktionen inden sommerferien og i samarbejde med formandskabet udarbejder svar på SCA s anbefalinger i tråd med anførte i bilag 6.1. Udkastet forelægges bestyrelsen til godkendelse. Direktionen og formandskabet i den forbindelse udarbejder forslag til vedtægtsændring, som drøftes med de udpegnende institutioner mhp. ministeriel godkendelse af vedtægtsændring. Bestyrelsesmedlemmerne fra universiteterne inddrages i arbejdet. 7. Rådet for Menneskerettigheders valg af nye bestyrelsesmedlemmer (beslutning og drøftelse) Bilag: Bestyrelsens indstilling til rådet vedr. udpegning af nye bestyrelsesmedlemmer Kommentarer: Rådet for Menneskerettigheder besluttede, at alle tre ledige bestyrelsesposter skal slås op, og at Henriette Laursen ikke umiddelbart kan anses for udpeget til bestyrelsen som repræsentant for en organisation, der beskæftiger sig med kønsligestilling. Begrundelsen var, at Rådet for Menneskerettigheder ønsker det bedste beslutningsgrundlag for udpegningerne. Udpegningsudvalg: Bestyrelsen skal udpege to medlemmer til udpegningsudvalget, der i øvrigt består af rådets formand Søren Laursen (LGBT Danmark) og den nye næstformand Elna Søndergaard (Dignity). Rådet for Menneskerettigheders beslutning betyder, at bestyrelsesformand Dorthe Elise Svinth ikke kan deltage som bestyrelsens repræsentant i udpegningsudvalget, såfremt hun ansøger om genudpegning, hvilket bestyrelsen må drøfte på torsdag. Såfremt Dorthe Elise Svinth genopstiller, indstilles det, at bestyrelsens udpeger næstformand Jesper Lindholm og Mette Boye til udpegningsudvalget. Såfremt Dorthe Elise Svinth ikke genopstiller, og dermed afslutter sit medlemskab af bestyrelsen med udgangen af juni 2018 indstilles det tillige, at bestyrelsen udpeger næstformand Jesper Lindholm og Mette Boye til udpegningsudvalget. Formanden vil stå til 5/14

6 udpegningsudvalgets rådighed idet omfang, som det efterspørges. Udpegning af nye medlemmer: Med Rådets beslutning skal alle tre ledige mandater (gen)besættes, hvilket vil sige en repræsentant for kønsligestillingsområdet, etnicitetsområdet og et ubundet mandat. Bestyrelsen har i sin indstilling til Rådet fremsat ønske om, at der med udpegningen drages omsorg for at styrke bestyrelsens kompetencer fsva. det internationale arbejde, jf. beslutningen på sidste møde som gengivet i bilaget med indstillingen til rådet. Bestyrelsen må på torsdag drøfte, hvordan udpegningsudvalget bør prioritere arbejdet, herunder navnlig hvordan udvalget efter bestyrelsens opfattelse bør forhold sig dels til kønsmandatet, dels til formandsposten/internationale kompetencer. Etnicitet: Der er ingen særlige spørgsmål på dette punkt. Køn: Det må anses for uhensigtsmæssigt, at bestyrelsen - ud over direktøren for KVINFO - besættes med yderligere et medlem med en tilsvarende organisationsforbindelse på bekostning af andre kompetencer, jvf tillige drøftelsen forud for bestyrelsens indstilling til Rådet. Da rådet ønsker det bedste beslutningsgrundlag, kunne en mulighed være, at Henriette Laursen ansøger om at overtage kønsmandater for resten af sin udpegningsperiode med henvisning til bestyrelsens beslutning, og dermed indgår i feltet til varetagelse af kønsmandatet. Formelt set betyder dette, at såfremt Henriette Laursen af udpegningsudvalget anses for den bedste kandidat til at varetage kønsmandatet, kan hun indstilles til at overtage mandatet. Såfremt udpegningsudvalget finder, at der er en bedre kandidat i feltet, kan denne kandidat udpeges til at repræsentere mandatet, hvorefter Henriette Laursen fortsætter i bestyrelsen på sit ubundne mandat. Det ubundne mandat: Med Rådets beslutning opstår behov for at varetage to hensyn på én gang, nemlig dels at bestyrelsen også efter 1. juli 2018 har en egnet formand, dels at bestyrelsens kompetencer styrkes fsva. det internationale. 6/14

7 Genudpegning af formand Dorthe Elise Svinth varetager det første hensyn, men er status quo fsva. det andet. Det bemærkes, at vedtagelse af nye bestyrelsesmedlemmer skal ske senest på Rådets møde i juni. Indholdet af stillingsopslag vil give en retning på, hvilke kompetencer, der efterspørges. Såfremt en kandidat med stærke kompetencer fsva. det internationale melder sig på banen, kan rådet udpege denne person i stedet for at genudpege formanden. I så fald må bestyrelsen overveje, om der i den nuværende bestyrelse er en villig og egnet kandidat til at overtage formandsposten, eller om en af de tre nyudpegede også skal kunne varetage dette hensyn. Dette dilemma opløses i sagens natur, såfremt Henriette Laursen anses for den bedste egnede kandidat til varetage kønsmandatet, idet såvel formanden som en ny kandidat med særlige internationale kompetencer kan udpeges på ubundne mandater. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen drøfter spørgsmålet med henblik på at give sin generelle indstilling til kende, således at Dorthe Elise Svinth, Jesper Lindholm, Mette Boye og Henriette Laursen kan foretage det videre fornødne alt med henblik på, at bestyrelsen efter den 1. juli 2018 har den bedste mulige sammensætning, herunder en villig og egnet formand. Drøftelser: Formanden orienterede kort om rådets drøftelser og beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer på rådsmødet den 22. februar, herunder ønsket om, at alle ledige poster skal gøre til genstand for åbent opslag. Herefter overlod formanden ordet til næstformanden af habilitetsmæssige årsager, pga. muligheden for, at hun selv skal søge på opslaget. Bestyrelsen kvitterede for rådets beslutning og drøftede herefter, hvordan bestyrelsen i lyset heraf bedst muligt sammensættes, således bestyrelsens samlede kompetenceprofil matcher dels de strategiske prioriteringer, dels forandringer i omverden. Bestyrelsen bad afslutningsvist sekretariatet om sikre legaliteten ved den forslåede proces, hvad angår Henriette Laursens evt. overtagelse af kønsmandatet. Bestyrelsen opfordrede enstemmigt såvel 7/14

8 Henriette Laursen, som Dorthe Elise Svinth til at søge de opslåede stillinger. Beslutning: Bestyrelsen valgte Jesper Lindholm og Mette Boye til udpegningsudvalget. Sekretariatet sikrer sammen med udpegningsudvalget legaliteten i den foreslåede proces, herunder om Henriette Laursen kan ansøge om at overtage kønsmandatet for resten af sin udpegningsperiode. Bestyrelsen gentager beslutningen fra november om, at den ønsker at formanden fortsætter. 8. Behandling af klage vedrørende nedsættelse af nyt råd 2017 (beslutning) Bilag: 7.1 Klageudvalgets klagesvar Kommentar: Bestyrelsen besluttede på mødet den 30/ at nedsætte et klageudvalg bestående af næstformand Jesper Lindholm og medlem af økonomiudvalg Ruth Lauge med henblik på at behandle en klage fra Foreningen far vedrørende nedsættelsen af nyt råd primo Indstilling: Bestyrelsen tiltræde klageudvalgets afgørelse, som den fremgår af bilag 7.1, hvorefter klager partshøres. Såfremt partshøringen ikke frembringer noget faktuelt nyt til sagen, træffer bestyrelsen afgørelse på et skriftligt grundlag. Alternativt træffes afgørelse på næstkommende bestyrelsesmøde den 16. maj. Drøftelser: Ingen kommentarer. Beslutning: Bestyrelsen tiltræder på det foranliggende grundlag, at beslutningen om nedsættelsen af det nye råd 1. marts 2017 som udgangspunkt fastholdes, men at klager partshøres, inden endelig afgørelse træffes. Såvel formanden som næstformanden underskriver afgørelsen. 8/14

9 9. Prioritering af nationale/internationale temaer (beslutning) Bilag: 8.1 Bestyrelsens arbejdsplan 2018 Kommentar: I lyset af bestyrelsens bruttoliste over potentielle nationale og internationale temaer drøftet henholdsvis den 21. november og den 30. januar (se referater) har formandskabet udarbejdet en prioritering til bestyrelsens beslutning. Indstilling: Bestyrelsen tiltræder formandskabets prioritering af nationale og internationale temaer, som den fremgår af den opdaterede arbejdsplan for bestyrelsen under afsnit om henholdsvis det nationale og det internationale arbejde. Drøftelser: Bestyrelsen drøftede kort dels formuleringen af temaet om udlændingeområdet, der er formuleret meget bredt, dels behovet for at sprede temaet om menneskerettigheder i bevægelse ud til også at omhandle det internationale område, herunder muligheden for at initiere et fælles europæisk projekt herom. Bestyrelsen får lejlighed til at drøfte ovenstående mere udførligt på bestyrelsens sommerseminar i september. Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte, at følgende nationale og internationale tematikker gøres til genstand for bestyrelsens drøftelser i 2018: Internationalt: 1. NHRI samarbejde mv. 2. Human Rights and Business 3. Human Rights Development og verdensmålene 4. Human Rights Systems Nationalt: 1. Kommunerne og deres arbejde med menneskerettigheder 2. Samarbejdet med ombudsmanden (OPCAT mv.) 3. Udlændingeområdet 4. Menneskerettighederne i bevægelse 10. Pause inkl. forplejning 9/14

10 11. København-erklæring (orientering) Bilag: 10.1 Erklæringsudkast af 5. februar 2018 og NGObemærkninger af 13. februar DIR Kommentar: Direktøren giver under forplejningen bestyrelsen en kort gennemgang af de væsentligste punkter i udkastet til København-erklæringen, der er genstand for første runde af politiske forhandlinger i Europarådet den 22. februar. De medsendte kommentarer fra en gruppe af NGO er er til de særligt interesserede med henblik på at illustrere, hvad man også kan mene om udkastet. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Direktøren orienterede kort om dels NGO ernes, dels den Europæiske menneskerettighedsdomstols bemærkninger til regeringens udspil til København-erklæring. Bestyrelsen kvitterede herefter for det delvist positive udfald sammenlignet med regeringens oprindelige udmeldinger om udtrædelse af konventioner, opgør med den dynamiske fortolkning mv., der, efter bestyrelsens opfattelse, bl.a. kan tilskrives instituttets involvering i det forberedende arbejde. Bestyrelsen drøftede balancegangen i, at instituttet på den ene side skal bidrage til overvejelser om at reformere institutioner og plædere for andre forandringer af menneskeretten, og på den anden side agerer vagthund i forhold til magthavere mv. Bestyrelsen opfordrede til, at instituttet sikrer en balanceret kommunikation af instituttets holdning til Københavnerklæring gerne i tråd med blogindlæg af Mikael Rask Madsen og direktør Jonas Christoffersen af 23. februar Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at instituttet linker til relevante artikler og blogs på instituttets hjemmeside vedrørende København- Erklæring, herunder formandens og direktørens kronik fra marts 2017 samt blogindlæg af Mikael Rask Madsen og Jonas Christoffersen af 23. februar Kommunikation (orientering) Bilag: 11.1 Samlet kommunikationsevaluering af 2017 DIR 10/14

11 Kommentar: Bestyrelsen har tidligere besluttet, at den i 2018 vil dybere ned i såvel det nationale som det internationale arbejde. Nu rettes bestyrelsens fokus mod instituttets kommunikation, og nærmere om resultaterne for 2017 og herunder særligt kommunikationen omkring dels menneskerettighedernes fremtid og formandskabet for Europarådet, dels kommunikation på internationalt område. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Bestyrelsen kvitterede for et godt oplæg, herunder det stigende fokus på strategisk kommunikation. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at kommunikation vil indgå som led i bestyrelsens fremtidige diskussioner af dilemmaer og balance i menneskerettighedernes udvikling. 13. Evaluering af bestyrelsens vederlag (beslutning) Bilag: 12.1 Indstilling fra december 2016 Kommentar: Bestyrelsen besluttede den 12. dec følgende størrelse og fordeling af bestyrelsens vederlag: - menige medlemmer: kr. - ØU-medlemmer: kr. - næstformand: kr. - formanden (også som formand for ØU): kr. Bestyrelsen besluttede endvidere dels at tildele et engangsvederlag til formanden og næstformanden på henholdsvis kr. og kr., dels at vederlagets størrelse revurderes senest ved udgangen af Som udgangspunkt for bestyrelsens evaluering er den oprindelige indstilling vedlagt som bilag, hvorpå bestyrelsen fastlagde det nuværende niveau for vederlag. Indstilling: Bestyrelsen beslutter enten at fastholde det nuværende niveau for vederlag, eller at justere vederlaget op eller ned. 11/14

12 Drøftelser: Der har i de senere år været stigende krav til offentlige institutioner, herunder instituttet. Samtidigt er der væsentlig øget bevågenhed på menneskerettighedsområdet - politisk som mediemæssigt. Dette har også bidraget til de større krav, som stilles til bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsesformanden indstillede til bestyrelsen, at punktet udskydes til sommerseminaret, hvor der er mere tid til drøftelser om niveauet for bestyrelsens vederlag. Formanden vil i givet fald drage omsorg for bilaterale drøftelser med medlemmerne inden behandling af sagen forud for seminaret. Størrelse på vederlag er uændret frem mod fornyet behandling, men kan i givet fald ændres med tilbagevirkende kraft. Beslutning: Punktet udskydes til behandling på sommerseminaret. 14. Formandens beretning (orientering) Bilag: Intet bilag Kommentar: Formanden aflægger beretning bl.a. med fokus på; Rådsmøde den 22. februar, herunder proces for udpegning af bestyrelsesmedlemmer i foråret 2018 Økonomiudvalgsmøde den 12. februar Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Ingen yderligere kommentarer. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Direktørens beretning (orientering) Bilag: Intet bilag DIR Kommentar: Direktøren aflægger beretning bl.a. med fokus på; Arbejdsmiljødrøftelser: Indsatser som følge af arbejdspladsvurderinger i 2016 og 2017 er gennemført. Mini-survey gennemføres inden sommerferien på internationalt område. 12/14

13 Ungdomskriminalitet: IMR initierede workshop d. 8/1for civilsamfundet bl.a. med deltagelse af Jørn Vestergaard. Flygtningeområdet: S-udspil om flygtninge samt udvisningslovudkastet IMR har været konsulteret flere gange. Drøftes videre under tema om udlændingeområdet. NHRI: Anden fase i 3-årigt EU projekt om NHRI kapacitetsopbygning. Budget på knap 4 mio. euro. Sahel: 22. feb. var der konference i Bruxelles, hvor menneskerettigheder og tillid mellem lokalbefolkningen og sikkerhedsstyrker i Mali, Burkina Faso, Niger, Mauretanien og Tchad var i fokus. Rights Based Approach to Development: IMR er partner i projektets første fase, men ønsker at være lead i 2.fase, fordi det understøtter en udrulning af HRBA på tværs af EU projekter. Svar ventes inden sommerferien. Kina og Sida kontrakt er skriftligt godkendt af bestyrelsen og underskrevet dags dato. EU-projekt: Ikke behov for en ny forelæggelse for bestyrelsen, idet risiko er håndteret i første fase. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Ingen kommentarer. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tiltrådte endvidere, EU-projektets anden fase kan igangsættes uden ny forelæggelse for bestyrelse. 16. Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne (orientering) Ruth Lauge: DIGNITY er meget optaget af regeringens udspil om at udlændinge selv skal betale for tolk. DIGNITY modtag Kronprinsparrets Sociale Pris 2017 Jesper Lindholm: Festskriftartikel med titlen Menneskerettigheder- et spørgsmål om tro? Jesper omtalte også fra samme publikation: Jørn Vestergaard: Udlevering til umenneskelig eller nedværdigende behandling Tim Jensen: Samarbejde mellem instituttet og SDU om en master 13/14

14 17. Evaluering af dagens møde (orientering) Godt møde og god afvikling Uheldigt at ikke alle kunne deltage til mødets afslutning, uanset der fortsat var beslutningsdygtighed Der blev rejst et spørgsmål om ændring af mødetidspunkt, hvilket gøres til genstand for drøftelse på sommerseminar Dagsorden skal udsendes separat, så bestyrelsesmedlemmer, der alene anvender den elektroniske mødebog, bedre kan navigere. Gode oplæg 18. Kl : Evt. 14/14