Det Grønlandske Råd. Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen

Transkript

1 REFERAT MØDE I BESTYRELSEN, 22. JUNI 2017, KL FOIGHEL, WILDERS PLADS 8K, 1403 KØBENHAVN K DOK. NR. 17/ REF. ANKL DELTAGERE Universiteter Jørn Vestergaard Karin Buhmann (fra pkt. 3) Sune Lægaard Rådet Dorthe Elise Svinth (fmd) Mette Boye (til pkt. 10) Henriette Laursen Carsten Fenger Ruth Lauge Det Grønlandske Råd Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Direktion Jonas Christoffersen Louise Holck Eva Grambye Esben Geist Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Afbud Tim Jensen Louise Halleskov Storgaard Jesper Lindholm Anita Hoffer Stig Langvad PUNKT TID, EMNE, FORMÅL ANSVARLIG, DEADLINE 1. Kl : Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Punkt 8 om bestyrelsens evaluering blev fremrykket til efter punkt 5, hvorefter dagsordenen blev godkendt. 2. Kl : Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af 16. maj Beslutning: Referatet blev godkendt. 1/8

2 3. Kl : Formandens beretning (orientering) Kommentar: Bestyrelsesformanden aflagde beretning med fokus på; Rådet: Formanden har møde d. 27. juni med Andreas Kamm mhp. koordinering og samarbejde mellem bestyrelse og råd. Andreas Kamm fratræder som generalsekretær i Dansk flygtningehjælp ved udgangen af oktober og forventer at fratræde som formand for rådet med årets udgang. Rådets workshop om menneskerettighedernes fremtid d. 7. juni var udbytterig, og tre bestyrelsesmedlemmer, herunder næstformanden, deltog. Information til medarbejderne om bestyrelsens arbejde: Information om bestyrelsens arbejde til medarbejderne kommunikeres løbende af den daglige ledelse. Efter drøftelse mellem formand, direktør og medarbejderrepræsentanten vil direktøren drage omsorg for yderligere information til medarbejderne, blandt andet ved at formanden eller formandskabet deltager på et årligt møde med medarbejderne. Håndtering af konkret pressehenvendelse. Indstilling: Bestyrelsen tager beretningen til efterretning. Beslutning: Beretningen blev taget til efterretning med bemærkning om, at formanden efter drøftelse med sekretariatet vender tilbage med en model for, hvordan bestyrelsen bedre kan sikre, at der er en repræsentant til stede på rådsmøderne. 4. Kl : Direktørens beretning (orientering) DIR Kommentar: Direktøren aflagde beretning med fokus på; Organisationsudvikling 2017: Ledelsen har vedtaget et større projekt med 13 indsatsområde for at effektivisere og smidiggøre instituttets administrative processer mv., hvilket vil blive gennemgået for Økonomiudvalget på det kommende møde 2/8

3 Status på enkeltsager: Slagelse-sagen blev vundet, mens indfødtsretssagen blev tabt. Folkemødet 2017: Instituttets havde i år valgt at nedskalere personalets deltagelse uden at det fik indvirkning på kvaliteten af arrangementerne, der var særdeles velbesøgt ligesom samarbejdet med ngo erne fungerede godt, Kina: Direktøren var samme dag hjemvendt fra Kina for at drøfte vilkårene for instituttets fortsatte arbejde i Kina. Indstilling: Bestyrelsen tager beretningen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning med bemærkning om, at bestyrelsen bakker op om instituttets intervention og ageren i enkeltsagerne og noterer sig sejren i Slagelse-sagen. Bestyrelsen bemærkede yderligere, at organisationsudviklingsprojektet drøftes i økonomiudvalget efter sommerferien, hvorefter bestyrelsen orienteres. Økonomiudvalget vil tillige få orientering om status for Kina situationen. 5. Kl : Forretningsorden - brug af videokonferencer (beslutning) Bilag: 5.1 Forretningsorden med forslag til ny 9, stk. 4. Kommentar: Stig Langvad har foreslået, at forretningsordenens 9 om møders afholdelse og arbejdssprog bør tilføjes et stk. 4 om brug af videokonference ifm. afholdelse af bestyrelsesmøder. Der er ingen hindring for dette i den nuværende forretningsorden, så den foreslåede tilføjelse har udelukkende karakter af en præcisering. Indstilling: Formandskabet indstiller, at forslaget vedtages, således at navnlig det grønlandske medlem kan deltage i møder fra Nuuk. Det bør fortsat være undtagelsens karakter, at medlemmer ikke deltager ved personligt fremmøde. Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte den forelagte tilføjelse af forretningsordenens 9, stk. 4., og at der som følge heraf indkøbes det nødvendige udstyr svarende til et beløb på ca. 3/8

4 kr. Forslaget sendes i høring hos Rigsrevisionen inden endelig vedtagelse. 6. Kl : Institutmål 2017: Forskningssynergi (orientering og drøftelse) DIR Kommentar: Instituttet vil knytte forskningen endnu tættere til instituttets overordnede prioriteringer. Forskningschef Hans- Otto Sano holder 15 min. oplæg med henblik på drøftelse. Indstilling: Bestyrelsen drøfter oplægget mhp. at tilkendegive sin vurdering af indsatsen. Drøftelse: Bestyrelsen drøftede dels skismaet mellem forskningsfrihed og strategisk styring, dels udveksling af erfaringer ikke bare internt, men også med eksterne interessenter, der kan sikrer ambitionen om, at instituttets skal være et forskningscenter i verdensklasse. Beslutning: Bestyrelsen takkede for et godt oplæg og noterede med tilfredshed, at forskningsstrategien dels har givet mening for den enkelte medarbejder, dels har understøttet balancegangen mellem analyser og den mere langsigtede forskning. Kl : pause 7. Kl : Institutmål 2017: Bæredygtighed (orientering og drøftelse) Bilag: Ingen DIR Kommentar: Instituttet vil styrke vores viden om, hvordan menneskerettigheder understøtter bæredygtig udvikling. Eva Grambye holder 15 min. oplæg med henblik på drøftelse. Indstilling: Bestyrelsen drøfter oplægget mhp. at tilkendegive sin vurdering af indsatsen. Drøftelse: Bestyrelsen drøftede dels det frugtbare i at koble SDG erne op på menneskerettighederne, der allerede har 4/8

5 udmøntet sig i en række gode resultater, dels instituttets geografiske udspredelse, der er bundet op på instituttets internationale strategi. Beslutning: Bestyrelsen takkede for et godt oplæg, der bekræfter, at der er gang i mange initiativer, der understøtter strategien. Bestyrelsen noterede sig med tilfredshed, at der arbejdes intensivt med dels at skabe og påvise effekt, dels at oversætte, hvad SDG erne betyder i dansk sammenhæng. Kl : Forplejning 8. Kl : Bestyrelsens (selv)evaluering (beslutning) Bilag: 8.1 Notat om bestyrelsens evaluering 2017 Kommentar: Af bestyrelsens forretningsorden 19 fremgår, at bestyrelsen én gang årligt gennemgår en selvevaluering under ledelse af formanden, og at kriterierne for selvevalueringen skal fremlægges til bestyrelsens godkendelse (stk. 2). Sidst bestyrelsen gennemførte en skriftlig selvevaluering var i foråret Indstilling: Bestyrelsen drøfter og godkender den foreslåede evaluering mhp. at sikre et fælles udgangspunkt for videreudvikling af bestyrelsens arbejde, hvorefter formanden og direktøren gennemfører evalueringen med henblik på drøftelse på september-seminaret. Drøftelse: Bestyrelsen drøftede dels metodikken i spørgsmålene, dels behovet for at specificere enkelte spørgsmål, så vi kan opnå støre læringsgevinst. Derudover blev der efterspurgt spørgsmål om civilsamfundet samt mere fremadrettede spørgsmål. Beslutning: Bestyrelsen kommenterede på udkast til spørgeskema, hvorefter bestyrelsen tiltrådte den foreslåede selvevaluering, der skal danne grundlag for drøftelse på bestyrelsens sommerseminar. Efter teknisk bearbejdelse i lyset af de fremsatte bemærkninger gennemføres evalueringen til august. 5/8

6 : Institutmål 2018 (drøftelse) DIR Kommentar: Direktionen har med udgangspunkt i nyt koncept for målstyring på institutniveau tiltrådt af bestyrelsen den 16. maj identificeret følgende potentielle strategiske fokusområder for 2018: 1. International programportefølje 2. Forskning og analyse 3. Aktualitet 4. Effektivisering 5. Digitalisering Direktionen vil på bestyrelsesmødet præsentere tankerne bag de enkelte fokusområder uden at opstille egentlige mål eller indikatorer. Drøftelsen skal kvalificere direktionens beslutningsoplæg til bestyrelsesmødet i september, hvor beslutning om institutmål 2018 skal eksekveres. Indstilling: Bestyrelsen drøfter, hvorvidt direktionens potentielle fokusområder for 2018 dels er inden for skiven, dels om noget mangler mhp. den videre forberedelse til bestyrelsesmødet i september. Drøftelse: Bestyrelsen drøftede de foreslåede fokusområder for instituttet for 2018, herunder dels hvorvidt digitalisering og effektivisering har et niveau og forandringspotentiale, så de kan bære et institutionsmålsniveau, dels om der kunne være andre strategiske mål for 2018, hvortil der blev nævnt Danmarks formandskab for Europarådet i sammenhæng med menneskerettighedernes udvikling, samarbejdspartnere og bedre tidsestimering på projekterne. Beslutning: Bestyrelsen bakkede op om de foreslåede temaer, der skal udvikles og konkretiseres frem mod bestyrelsesmødet i september, såfremt direktionen efter videre arbejde med målene finder, at der kan bære at være institutmål, herunder vurdere de øvrige temaer, der blev spillet ind på mødet. 6/8

7 10. Kl : Temaer til sommerseminar Indstilling: Bestyrelsen kommer med indspark til temaer til bestyrelsens sommerseminar i september. Drøftelse: Bestyrelsen drøftede kort potentielle temaer for sommerseminaret, herunder eksterne partnere og interessenter, som det kunne give mening at bestyrelsen fik større indsigt i. Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte følgende temaer for bestyrelsens sommerseminar i september Institutmål 2018 Menneskerettighedernes fremtid Bestyrelsens selvevaluering Bestyrelsens årshjul I forbindelse med referatets udsendelse vil de medlemmer, der ikke havde mulighed for at deltage på mødet få mulighed for at komme med yderligere input til temaer. Der var derudover enighed om, at seminaret i størst muligt omfang skal have fokus på strategi og udvikling og med god tid til de enkelte temaer og til at få lært hinanden bedre at kende, idet der er kommet mange nye medlemmer siden seminaret sidste år. 11. Kl : Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne (orientering) Intet at bemærke. 12. Kl : Eventuelt Intet at bemærke. 13. Kl : Evaluering af dagens møde Oplæg for direktionen til dels for lange og informationstunge i forhold til den tid, der var sat af til punkterne. Overveje hvor mange emner, man skal tage på et møde. 7/8

8 Overvejelse om der er punkter, der kan håndteres skriftligt inden mødet mhp. at frigive tid. Gode måde at få drøftet institutmål på. Fin forplejning med mad fra kantinen. Bestyrelsen tager en større drøftelse af mødernes afvikling mv. på sommerseminaret. 14. Kl : Opfølgning på LUS med direktøren (udskudt fra sidste møde) fortroligt. Sekretariatet trådte udenfor døren. Drøftelsen foregik uden for referat. Formanden giver direktøren en tilbagemelding. Kl : Tak for i dag 8/8