Medarbejderrepræsentant Line Vikkelsø Slot (suppleant)

Transkript

1 REFERAT MØDE I BESTYRELSEN, 15. DECEMBER 2016, KL. 15:00-19:30 NORDSKOV: WILDERS PLADS 8K, KØBENHAVN DOK. NR. 16/ REF. ANKL DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Jørn Vestergaard Tim Jensen Jens Vedsted-Hansen Rådet Dorthe Elise Svinth (fmd) Ruth Lauge Stig Langvad Mette Boye Medarbejderrepræsentant Line Vikkelsø Slot (suppleant) Sekretariat Jonas Christoffersen Louise Holck (undt. pkt. 8) Eva Grambye (undt. pkt. 8) Ann Lisbeth Ingerslev (undt. pkt. 8) Andreas Klitgaard Bojsen (ref., undt. pkt. 8)) Afbud Vakant (Grl. råd) Ewa Chylinski Henriette Laursen Jesper Ryberg Carsten Fenger PUNKT EMNE, FORMÅL 1. Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af 21. november 2016 (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af Beslutning: Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 3. Formandens beretning (orientering) Bilag: Ingen. Kommentar: Formanden aflagde beretning bl.a. med fokus på: 1/11

2 - Nyt fra optagelsesudvalg vedr. Rådet. Tidsplan blev rundsendt: o Primo januar: Opslag annonceres o 1. februar: Ansøgningsfrist o Primo februar: Udvalget gennemgår ansøgningerne o Medio februar: Møde med rådets formandskab o 20. februar: Udsendelse af indstilling til bestyrelsen o 1. marts: Beslutning på bestyrelsesmøde o 15. marts: Nyt råd nedsættes - Status på udpegning af nye bestyrelsesmedlemmer: o Syddansk Universitet: Tim Jensen genudpeges o Aarhus Universitet: Lektor, PhD, Louise Halleskov Storgaard udpeges med virkning fra o Aalborg Universitet: Jesper Lindholm er genudpeget o Rektorkollegiet: Modtager kandidater med frist den 16. december mhp. udpegning inden jul med virkning fra o Det Grønlandske Råd: Har afholdt skriftlig afstemning, der endte uafgjort, hvorfor endeligt valg udestår. - Formanden har været i kontakt med Louise Halleskov Storgaard og ønsket hende velkommen til bestyrelsen, samt orienteret hende om, at der vil blive fulgt op med et intromøde. - Formanden bemærkede, at hun har modtaget positiv respons på de videoer, der lægges op på de sociale medier ifm. stillingsopslag på instituttet. - Formandskabet og direktøren holder et planlægningsmøde den 6. januar, hvor også de forskellige input fra sommerseminaret til udvikling af bestyrelsesarbejdet vil blive behandlet. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Ingen bemærkninger. 2/11

3 Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Direktørens beretning (orientering) Bilag: 4.1. Uddrag af internt notat om lokalkontorer. DIR Kommentar: Direktøren aflagde beretning bl.a. med fokus på: - Kina: Instituttet agter at lade sig registrere i Kina under den såkaldte NGO-lov, selv om instituttet ikke er en civilsamfundsorganisation. Formålet er at fortsætte det arbejde, der netop har modtaget et meget positivt review fra UM. - International anerkendelse: to medarbejdere har modtaget international anerkendelse i Irland hhv. Niger, - Aktuelle sager, herunder udvikling af landeguide for menneskerettigheder og erhverv i Mexico, indlæg om koblingen ml. menneskerettigheder og klima på klimakonferencen i Marrakesh, uddeling af menneskerettighedsprisen til 24 transkønnede aktivister, afholdelse af Christiansborg-konference om konventionernes fremtid, og breve til nye ministre. - Lederstillinger: seniorforsker Hans Otto-er Sano som ny forskningschef og afdelingschef i Human Rights Systems Lisbet Ilkjær har opsagt sin stilling. - Undervejs fremviste direktøren fire videoer, der har opnået mange hits og delinger via de sociale medier. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Stig Langvad udtalte, at sagen om diskrimination af et barn på 4 år grundet diabetes kan indbringes for ligebehandlingsnævnet. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og udtrykte stor ros dels til de medarbejdere, der er blevet honoreret, dels til arbejde, bestyrelsen i øvrigt blev præsenteret for under beretningen. Det var meget nyttigt at få et indblik i forskellige indsatser, der løftes på de forskellige områder. Bestyrelsen udtrykte derudover tilfredshed med, at der er ansat en ny forskningschef til at bære det vigtige område videre, ikke mindst implementeringen af strategien vedtaget tidligere på året. 3/11

4 5. Fundraising strategi (beslutning) Bilag: 5.1 Strategi for fundraising. DIR Kommentar: I forlængelse af bestyrelsens drøftelser på mødet i november har direktionen udarbejdet en strategi for instituttets fundraising og tilknyttet institutmål Indstilling: Bestyrelsen godkender strategi for fundraising og dertil knyttet institutmål 2017 med indikatorer. Drøftelser: Direktøren orienterede om formålet med finansieringsstrategien, der skal danne grundlag for en løbende, kvalitativ vurdering af finansieringen af det internationale arbejde. Vicedirektør Eva Grambye orienterede kort om sin rejse til New York og Washington for at møde en række potentielle donorer og interessante netværkspartnere. Bestyrelsen kvitterede for strategien, der er i god overensstemmelse med instituttets generelle strategi. Bestyrelsen fremhævede vigtigheden af, at projekterne understøtter instituttets kerneopgaver og strategier. Direktøren svarede, at formålet med strategien er at sikre finansiering til at understøtte netop de strategisk prioriterede opgaver. Bestyrelsen drøftede udgangspunktet for indikatorerne. Formanden bekræftede, at økonomiudvalget løbende vil blive holdt orienteret om udviklingen, og at bestyrelsen også på sædvanligvis sikres indsigt med status for strategiens implementering. Beslutning: Bestyrelsen takkede for et godt oplæg, og godkendte strategien med knyttede institutmål og indikatorer, idet den første indikator ændres, således at budget 2018 skal være ækvivalent med regnskabsresultat Menneskerettighedernes fremtid (beslutning) Bilag: 6.1 Handlingsplan (Menneskerettighedernes fremtid). DIR Kommentar: I forlængelse af bestyrelsens drøftelser på mødet i november har direktionen udarbejdet en handlingsplan, der beskriver de indsatser og aktiviteter, som direktionen indstiller til bestyrelsen skal gennemføres i 2017 for at nå målet om at 4/11

5 instituttet bidrager til drøftelsen af menneskerettighedernes fremtid. Indstilling: Bestyrelsen godkender indikator knyttet til institutmål Drøftelser: Bestyrelsen havde en længere drøftelse af udfordringerne med løbende at afbalancere de to elementer i handlingsplanen; nemlig dels at beskytte menneskerettighederne, dels at drøfte menneskerettighederne mere fremadrettet. Nogle medlemmer hæftede sig ved ordvalget i beslutningsoplægget som de kunne have ønsket sig var formuleret mere progressivt, ligesom et enkelt medlem pegede på et citat i en avisartikel primo december, der kunne have været formuleret anderledes. Direktøren oplyste, at balancegangen løbende drøftes i ledelsen og blandt medarbejderne, og at et enkeltstående citat i en artikel ikke kan anses for udtryk for det samlede interview. Formanden konkluderede, at instituttet arbejder inden for rammerne af bestyrelsens beslutning på september-seminaret om at holde en pragmatiske linje, der med et juridisk afsæt kan føre til udvikling af menneskeretten i princippet både i udvidende og indskrænkende retning. Det, bestyrelsen skulle tage stilling til, var de konkrete forslag til indikatorer angivet i dokumentet, og det var noteret, at der var forskellige synspunkter til formuleringerne af begrundelserne for de konkrete forslag. Beslutning: Bestyrelsen godkendte indikator om at gennemføre handlingsplan med dertil knyttet aktiviteter, og det vil blive vurderet, hvordan formandskab og/eller bestyrelsen på hensigtsmæssig vis kan bidrage til gennemførelsen. 7. Bestyrelsens konstituering og forretningsorden (beslutning) Bilag: 7.1 Forretningsorden. Kommentar: Efter Carsten Fengers beslutning om at trække sig som næstformand og formand for økonomiudvalget, og efter 5/11

6 genudpegning af næstformand Jesper Lindholm fra den 25. februar 2017, skal bestyrelsen konstituere sig på ny og minimum for perioden frem til 31. juli 2017, hvor de øvrige udpegninger udløber (formand og medlem af økonomiudvalg). Som meddelt på sidste møde ønsker formanden at overtage formandsposten for økonomiudvalget. Formandskabet finder det desuden mest hensigtsmæssigt, at bestyrelsen konstituerer sig for en længere periode end frem til den , nemlig Formandskabet fremsætter derfor de følgende indstillinger. Indstilling: - Bestyrelsen godkender ændring af forretningsordenens 3, så der fremover kun vælges én næstformand. - Bestyrelsen godkender ændring af forretningsordenens 5, stk. 2, således at bestyrelsesformanden er født medlem af og formand for økonomiudvalget. - Bestyrelsen godkender ændring af forretningsordenens 8, så dagsorden for bestyrelsesmøderne tilføjes et fast dagsordenspunkt om nyt fra bestyrelsesmedlemmerne. - Bestyrelsen godkender ændring af forretningsordenens 8, så dagsorden for bestyrelsesmøderne tilføjes et fast dagsordenspunkt om evaluering af afholdte møde. - Bestyrelsen godkender ændring af forretningsordenens 21, således at forslag til ændringer i forretningsorden sendes til alle bestyrelsesmedlemmer mindst 10 dage før det bestyrelsesmøde, hvorpå de behandles. - Bestyrelsen forlænger Dorthe Elise Svinths udpegningsperiode som formand for bestyrelsen, så den gælder for perioden frem til den 31. december Bestyrelsen genvælger Jesper Lindholm som næstformand for bestyrelsen for perioden frem til den 31. december Bestyrelsen forlænger Ruth Lauges udpegningsperiode som medlem af økonomiudvalget, så den gælder for perioden frem til den 31. december Bestyrelsen vælger nyt medlem af økonomiudvalget for en 2-årig periode frem til den 31. december /11

7 Drøftelser: Formanden gennemgik baggrunde for de foreslåede ændringer og tilføjede et forslag om, at det fremgår af forretningsordenens 8, at bestyrelsens standarddagsorden omfattet et punkt om evaluering af dagens møde. Formanden foreslog, at Jørn Vestergaard vælges som medlem af økonomiudvalget. Formanden bemærkede desuden, at økonomiudvalget forventes på mødet i maj at fremkomme med forslag til udvalgets fremtidige opgaver, og herunder at overveje, om udvalget skal opretholdes Beslutning: Bestyrelsen vedtog de foreslåede ændringer til forretningsordenen og valgte Jørn Vestergaard som nyt medlem af økonomiudvalg indtil 31. december Bestyrelsens vederlag (beslutning) Bilag: 8.1 Notat om bestyrelsens vederlag. Kommentar: Formandskabet har drøftet, hvordan bestyrelsens vederlag fastlægges, idet regler om særskilt vederlag til medlemmer af kollegiale organer i staten mv. ikke længere finder anvendelse på instituttet, og idet bestyrelsens arbejde har udviklet sig siden vederlaget blev fastsat. Indstilling: Bestyrelsen tiltræder indstillinger i notatet og herunder fastlægger størrelsen for bestyrelsen vederlag gældende fra og med 1. januar Drøftelse: Direktøren deltog i behandlingen af dagsordenspunktet, hvorimod de øvrige medarbejdere forlod lokalet. Formanden gennemgik hovedpunkterne i notatet. Formandskabet og Økonomiudvalget havde fået til opgave at vurdere vederlaget for bestyrelsens medlemmer i lyset af den udvikling, som var sket de senere år. Formandskabet og Økonomiudvalget fandt, at der burde ske en regulering af de i notatet angivne grunde. Formanden oplyste, at man fortsat stod bag forslaget i det udsendte materiale, men at hun på formøde på ny havde drøftet indstillingen med Jesper Lindholm og Ruth Lauge, idet de først nu havde haft lejlighed til at drøfte sagen ansigt til ansigt. De var blevet enige om at 7/11

8 fremsætte et alternativt forslag til bestyrelsen, der indebærer en mindre stigning end det fremsendte: - menige medlemmer: kr., - ØU-medlemmer: kr. - næstformand på kr. og - formanden (også som formand for ØU): kr. Bestyrelsen drøftede spørgsmålet og lagde vægt på, at vederlaget var beskedent i sammenligning med bestyrelsesarbejde i andre statslige institutioner, ligesom en forhøjelse af vederlaget fra det nuværende symbolske niveau var i god tråd med den stadigt stigende professionalisering af bestyrelsens arbejde, der stillede større og større krav til bestyrelsesmedlemmernes indsats og ansvar. Bestyrelsen lagde samtidig vægt på, at udviklingen ud fra et forsigtighedsprincip og hensynet til økonomiske sparsommelighed måtte foregå trinvist, og at det løbende måtte overvejes, om vederlaget var fastsat på et rimeligt niveau. Flere medlemmer talte imod, at der fremover fortsat skal indgå et element af frivilligt arbejde i varetagelsen af erhvervet som instituttets øverste ledelse, hvorfor de anså det udsendte forslag som helt rimeligt. Der blev lagt vægt på, at der var tale om en bevægelse, der skal følge med arbejdsopgavernes omfang og kompleksitet. Der blev endvidere peget på, at vederlaget for den samlede bestyrelse, der efter loven varetager den øverste ledelse af Instituttet, også efter det skriftlige fremsatte forslag samlet set udgør en mindre udgift end et AC-årsværk. Enkelte medlemmer pegede på, at afsnittet om dobbelt kompensation kunne opfattes som misvisende, også selv om der i teksten blev konkluderet anderledes end det i overskriften indeholdte. Medarbejderrepræsentanten anførte særligt, at hun ville have haft meget svært ved at støtte det skriftlige forslag, som hun fandt ude af trit med den sparsommelighed instituttet i øvrigt udviste i det daglige, og hun har anmodet om, at dette blev ført til referat. Den samlede bestyrelse fastsatte vederlaget som anført nedenfor. 8/11

9 Formanden forlod lokalet under drøftelsen af spørgsmålet om et særskilt vederlagt til formanden i 2016, som motiveredes med de mange tidskrævende og ekstraordinære arbejdsopgaver, som formanden udførte igennem hele dette år. Næstformanden redegjorde for den indsats med at løfte bestyrelsesarbejdet generelt, der var udført af formanden i 2016, og som også gav sig udslag i en fremadrettet forhøjelse af vederlaget. Desuden redegjorde næstformanden for det ikke ubetydelige antal ekstraordinære opgaver, som formanden havde måttet udføre i Direktøren bekræftede på forespørgsel, at han mente, at et vederlag på kr. var for lavt. Bestyrelsen fastsatte særvederlaget som anført nedenfor. Et bestyrelsesmedlem foreslog, at bestyrelsen desuden traf beslutning om tildeling af et særskilt vederlagt til næstformanden i Næstformanden forlod lokalet. Formanden var tillige ikke i lokalet under behandlingen af dette punkt. Bestyrelsen fastsatte særvederlaget som anført nedenfor. Beslutning: Bestyrelsen besluttede følgende vederlag for 2017: - menige medlemmer: kr. - ØU-medlemmer: kr. - næstformand: kr. - formanden (også som formand for ØU): kr. Vederlaget størrelse revurderes senest ved udgangen af Bestyrelsen besluttede følgende vedrørende særvederlag for 2016: - formanden: kr. - næstformanden: kr. 9. IMR s arbejde med ØSKR (orientering) Bilag: Ingen (oversigtspjece uddeles på mødet) DIR 9/11

10 Kommentar: På baggrund af bestyrelsens efterspørgsel på bestyrelsesmødet i september præsenterer direktionen med afsæt i bilaget instituttets arbejde med økonomiske, sociale og kulturelle rettigheder. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Ingen. Beslutning: Bestyrelse valgte at udskyde punktet pga. tidsmangel. 10. IMR s arbejde med kommunerne (orientering) Bilag: Ingen DIR Kommentar: På baggrund af bestyrelsens efterspørgsel på bestyrelsesmødet i september præsenterer direktionen for bestyrelsen instituttets arbejde med kommunerne. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Ingen Beslutning: Bestyrelse valgte at udskyde punktet pga. tidsmangel. 11. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer (orientering) Ingen meddelelser. 12. Flytning af mødet i maj 2017 (beslutning) Indstilling: Bestyrelsesmødet den 17. maj 2017 rykkes til den 16. maj 2017, således direktøren også kan deltage. Drøftelser: Ingen Beslutning: Bestyrelsen fremrykkede bestyrelsesmøde fra den 17/5 til den 16/ /11

11 13. Evt. - Formanden oplyste, at der i forbindelse med Ruth Lauges jobskifte var opstået spørgsmål om, hvorvidt Ruth Lauge var udpeget i sin personlige egenskab eller som repræsentant for sin tidligere arbejdsgiver. Formanden opfordrede medlemmerne til at sikre sig, at det var tydeligt, at de var udpeget i deres personlige egenskab. - Formanden oplyste, at Henriette Laursen var fratrådt sin stilling i Dansk Ungdoms Fællesråd, hvilket ikke gav bestyrelsen anledning til bemærkninger. - Bestyrelsen tog afsked med Jens Vedsted-Hansen, der nu udgår af bestyrelsen efter to udpegningsperioder. Formanden takkede Jens for hans dedikerede og vedholdende indsats. Huskeliste AKTIVITET DEADLINE ANSVARLIG Indstilling til bestyrelsen om ØU s fremtidige funktion Fmd. Præsentation af instituttets arbejde og resultater med ØSKR og Kommunerne Dir. Vurdering af Deloitte om størrelsen for egenkapitals mål på 5. mio. kr. i Dir. Evaluering af bestyrelsens vederlag Fmd. 11/11