Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen. Sekretariat Jonas Christoffersen Ann Lisbeth Ingerslev (pkt. 5, 6, 7) Andreas Klitgaard Bojsen (ref.

Transkript

1 BILAG 2.1. REFERAT BESTYRELSESMØDE 4. MARTS 2016, KL NORDSKOV, WILDERS PLADS 8K, 1403 KBH. K. D O K. N R. 1 6 / M A R T S 2016 DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Jesper Ryberg Ewa Chylinski Jørn Vestergaard Rådet Dorthe Elise Svinth Ruth Lauge Stig Langvad Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Sekretariat Jonas Christoffersen Ann Lisbeth Ingerslev (pkt. 5, 6, 7) Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Andre Deloitte (pkt. 5, 6, 7) v. revisor Peter Skansborg og Søren Jensen Afbud Trine Nørby Olesen (Grønland) Carsten Fenger Tim Jensen Jens Vedsted-Hansen PKT EMNE, FORMÅL 1. Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Godkendt. Formand orienterede om, at formanden for Rådet, Andreas Kamm, ikke kunne deltage i dagens møde, men vil deltage på bestyrelsesmødet til maj. 2. Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1. Referat af 4-5. februar 2016 Beslutning: Godkendt med præcisering af, at udarbejder et oplæg om samarbejde med civilsamfundet i Danmark til bestyrelsens drøftelse den ANSVARLIG 3. Formandens beretning (orientering) 1/7

2 Bilag: Ingen Kommentar: Formanden aflagde beretning med fokus på: Ekstraordinært Rådsmøde den 24. februar, hvor forskellige aspekter af den aktuelle menneskerettighedssituation i Danmark blev drøftet. Herunder nogle af de problemstillinger, der knytter sig til den seneste ændring af udlændingeloven (L87), børn og unges kendskab til og forståelse for menneskerettighederne samt, hvordan den folkelige opbakning fremover sikres. Rådet besluttede, at spørgsmålet om sikring af opbakning til menneskerettighederne drøftes nærmere på næste rådsmøde 13. april Møde med Kvinderådet den 11. februar, hvorunder Kvinderådet uddybede sit syn på bestyrelsens indstilling til Udenrigsministeren om bestyrelsen sammensætning. Formanden bad på baggrund af henvendelserne fra DH og Kvinderådet bestyrelsen om at overveje sagen, idet bestyrelsens sammensætning sættes på dagsordenen på mødet den 12. maj mhp. at træffe endelig beslutning om den videre proces. Indstilling: Bestyrelsen tager beretningen til efterretning. Drøftelse: Ingen. Beslutning: Formandens beretning blev taget til efterretning. 4. Direktørens beretning (orientering) Bilag: 4.1 Nyhedsdækning 2015 Kommentar: Direktøren aflagde beretning med fokus på: Væsentlige aktiviteter siden december 2015, herunder div. udgivelser ( Tolkning i Retsvæsnet, Diskrimination af forældre, Kampen om menneskerettigheder ), UPR bedømmelse, møde med Social- og indenrigsminister Karen Ellemann, SDG indikator udarbejdet på baggrund af instituttets arbejde. Bogen om Kampen om Menneskerettighederne blev omdelt. Risikovurdering, der pt. begrænser sig til forsikring af vores indtægtsdækket virksomhed. 2/7

3 Forskningschefens fratræden. Nyansættelse afventer bestyrelsen beslutning om vidensporet i strategien. Nyhedsdækning 2015 t.o. (se bilag 4.1) Indstilling: Bestyrelsen tager beretningen til efterretning. Drøftelse: Ingen. Beslutning: Direktørens beretning blev taget til efterretning. 5. Tiltrædelsesprotokollat (beslutning) Bilag: aftale; 5.2 Tiltrædelsesprotokollat Kommentar: Der blev i oktober 2015 indgået en 9 aftale om intern revision af Institut for Menneskerettigheder mellem Rigsrevisionen og Udenrigsministeren (se bilag 5.1). Instituttet gennemførte derefter et udbud af opgaven, hvorefter der blev indgået en 3 årig aftale med Deloitte for 2015, 2016 og Udenrigsministeren blev orienteret om dette i et brev fra bestyrelsesformanden d. 1. december Tiltrædelsesprotokollatet er en generel beskrivelse af revisionens formål, omfang og udførelse (bilag 5.2). Udkast blev drøftet i økonomiudvalget den 12. feb. 2016, og skal underskrives af den samlede bestyrelse. Indstilling: Bestyrelsen godkender og underskriver tiltrædelsesprotokollatet. Drøftelse: Deloitte indledte med en kort præsentation. Deloitte fremhævede, at opgaven er kommet til efter en lidt atypisk proces, dels pga. den strukturelle opsætning mellem instituttet, Udenrigsministeriet og Rigsrevisionen, dels fordi Deloitte skulle påtage sig revisionen for 2015, selv om kontrakten først blev indgået i december samme år. Tiltrædelsesprotokollatet har til formål at afgrænse Deloittes opgaver som intern revision og er godkendt af Rigsrevisionen. Beslutning: Bestyrelsen godkendte og underskrev tiltrædelsesprotokollatet. 6. Revisionsprotokollat (beslutning) Bilag: 7.1 Revisionsprotokollat 3/7

4 Kommentar: Revisionsprotokollatet for 2015 relaterer sig til Årsrapport Den overordnede konklusion fra revisionsprotokollatet er, at revisorerklæringen vil være uden forbehold eller bemærkninger. Deloitte har en række anbefalinger, der bl.a. vedrører de generelle it-kontroller, sondring mellem klassificering af projekter, tidsregistrering på projekter, godkendelsesprocedure for tilbud over 1 mio. kr., bankkonti i projektlande og manglende funktionsadskillelse ved projekter inden for tilskudsfinansieret forskning. Økonomiudvalget er enige i anbefalingerne og vil have særligt fokus på punkterne omkring den videre opfølgning gennem Indstilling: Bestyrelsen godkender og underskriver revisionsprotokollatet. Drøftelse: Deloitte fremhævede indledningsvist, at de havde haft et godt samarbejde med instituttet, og at revisorerklæringen er uden forbehold og kritik. Derefter gennemgik Deloitte minutiøst protokollatet og fremhævede de angivne anbefalinger. Direktøren fremhævede, at bestyrelsen efter instituttets vedtægt skal følge op på Rigsrevisionens rapporter, og at bestyrelsen også bør følge op på Deloittes rapporter, hvilket i øvrigt bør angives i vedtægten, når den ændres. Direktøren foreslog efter forudgående drøftelse med formanden, at der udarbejdes en prioriteret opfølgningsliste, hvor Deloittes anbefalinger opdeles i f.eks. kritiske, væsentlige og øvrige anbefalinger, og hvor opfølgningen tydeliggøres med henblik på bestyrelsens tilsyn med opfølgningen. Beslutning: Bestyrelsen noterede sig med tilfredshed, at revisorerklæringen er uden forbehold, og at samarbejdet mellem Deloitte og instituttet har været velfungerede. Bestyrelsen roste i den anledning det store arbejde, som var udført af Instituttets økonomiafdeling. Bestyrelsen er enige i anbefalingerne fra Deloitte, der - på grundlag af en prioriteret opfølgningsliste - vil blive fuldt tæt i først økonomiudvalget og siden bestyrelsen. Økonomiudvalget skal løbende tage stilling til, om der er områder i håndteringen af anbefalingerne, der skal løftes op til bestyrelsen, herunder prioriteringen af indsatserne. Bestyrelsen tilsluttede sig forslaget om ændring af vedtægten, således at opfølgning på intern revision tydeliggøres. 4/7

5 7. Årsrapport 2015 (beslutning) Bilag: 6.1 Årsrapport 2015 Kommentar: I henhold til vedtægtens 31, stk. 2, er årsrapporten udarbejdet for 2015 og klargjort til bestyrelsens underskrift inden fremsendelse til Udenrigsministeriet. Årets resultat udgør et mindreforbrug (overskud) på 2,7 mio. kr. Udkast blev drøftet i økonomiudvalget den 12. feb. 2016, og skal underskrives af den samlede bestyrelse. Indstilling: Bestyrelsen godkender og underskriver Årsrapport Drøftelse: Bestyrelsen blev orienteret om, at instituttet havde tilføjet en enkelt sætning i ledelsesberetningen ift. til det fremsendte materiale, så det nu også her fremgår, at instituttet vil have særlig fokus på økonomistyring, ikke mindst prognoseusikkerheden for projektaktiviteterne, i Sætningen var ved en fejl faldet ud under redigeringen. Direktøren oplyste, at der ville blive udarbejdet en nærmere analyse af regnskabsresultatet, og at der derefter ville blive udarbejdet et notat om styrkelsen af økonomistyringen, der er udpeget som institutmål også i Begge tænkes forelagt både økonomiudvalget og bestyrelsen. Beslutning: Bestyrelsen godkendte og underskrev årsrapport 2015 med bemærkning om, at økonomiudvalget skal holde bestyrelsen orienteret om regnskabsanalyse og styrkelsen af økonomistyringen. 8. Evaluering af strategiseminar 4-5. feb. (drøftelse) Bilag: Ingen Kommentar: Formandsskabet tog som noget nyt initiativ til afholdelse af et strategiseminar i februar, der lå ud over de ordinære bestyrelsesmøder og sommerseminaret. Indstilling: Bestyrelsen udleder læringspunkter fra afviklingen af strategiseminaret i feb. Drøftelse: Bestyrelsen udtrykte generel tilfredshed med seminaret, herunder formandens mødeledelse, direktionens oplæg og outputtet, der sikrer en rammesætning af den 5/7

6 kommende strategiproces. Bestyrelsen drøftede også vigtigheden af, at sådanne seminarer giver mest mulig værdi for bestyrelsen og direktionen i forhold til opfølgning, samt hvordan instituttets mandatområder og tematiske fokuseringer spiller ind i strategien og bestyrelsens øvrige arbejde. Beslutning: Bestyrelsen drøftede afviklingen og udfaldet af seminaret, som den udtrykte generel tilfredshed med. 9. Ændring af mødedatoer/mødetidspunkt (beslutning) Bilag: Ingen. Kommentar: Bestyrelsesformanden har, som annonceret på strategiseminaret i februar, forslag til ændring af mødedatoer for sommerseminaret og novembermødet, ligesom hun foreslår en udvidelse af majmødet på grund af mange dagsordenspunkter samt en fastholdelse af junimødet. Indstilling: Bestyrelsesformanden indstiller at: Mødet den 12. maj udvides med én time (14-19) Sommerseminaret flyttes fra den 25-26/8 til den 22-23/8 (det er senere bekræftet, at det bliver den 22-23/9). Novembermødet flyttes fra den 17/11 til den 21/11 Junimødet fastholdes. Drøftelse: Et bestyrelsesmedlem rejste kritik af, at sommerseminaret gentagne gange har været placeret på et tidspunkt i august, hvor vedkommende ikke kan deltage af arbejdsmæssige årsager, hvilket formanden og sekretariatet tog til efterretning. Der var bred opbakning til at undersøge muligheden for at finde et alternativt tidspunkt omkring medio september, dog således at en datoændring ikke måtte medføre færre deltagere end ved seminar i august. Beslutning: Mødet den 12. maj udvides med én time (14-19) Formand og direktør drøfter datoer for sommerseminar og vender tilbage med et nyt forslag Junimøde fastholdes tentativt fjernes Novembermødet flyttes til 21/ Eventuelt Bestyrelsen tilsluttede sig på initiativ af formanden ophør af udsendelse af mødemateriale til bestyrelsesmøderne med 6/7

7 7/7 post, idet instituttet nu fremsender dette i én samlet pdf-fil. Sekretariatet vil fremover sikre, at der vil være klare adskillelsesark mellem de forskellige dagsordenspunkter. De medlemmer, der ikke kan printe selv, kan fremadrettet bede sekretariatet fremsende materialet med post. Endvidere vil særlige store materialer samt publikationer blive fremsendt pr. post.