Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen

Transkript

1 BILAG 2.1. REFERAT 1 9. N O V E M BER 2015 BESTYRELSESMØDE 19. NOVEMBER 2015, KL FOIGHEL, WILDERS PLADS 8K, 1403 KBH. K. DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Jens Vedsted-Hansen Ewa Chylinski Jørn Vestergaard Rådet Dorthe Elise Svinth (formand) Ruth Lauge Stig Langvad Det Grønlandske Råd Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Medarbejdere Jonas Christoffersen Louise Holck (pkt. 6 og 7) Eva Grambye (pkt. 6) Ann Lisbeth Ingerslev (pkt. 5 og 6) Ulla Dyrborg (pkt. 6) Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Afbud Tim Jensen Jesper Ryberg Carsten Fenger Trine Nørby Olesen (Grønland) PKT EMNE, FORMÅL 1. Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Dagsordnen blev godkendt med tilføjelse om, at bestyrelsen under direktørens beretning orienteres om IMRs høringssvar i forbindelse med den aktuelle hastebehandling af et lovforslag fra regeringen med en række ændringer af Udlændingeloven. 2. Godkendelse af referat (beslutning) 2.1. Referat af aug ANSVARLIG FMD FMD 1/8

2 Beslutning: Referatet blev godkendt med bemærkning om, at fremadrettet bør der være en tydeligere adskillelse mellem de økonomiske fakta og vurderingen af disse, herunder Økonomiudvalgets synspunkter til de angivne oplysninger. 3. Formandens beretning (orientering og beslutning)) 3.1. UM s svar på FT spørgsmål om instituttets husleje FMD Kommentar og drøftelser: Formanden aflagde beretning med fokus på: Samarbejdet med direktøren og huset, der er kendetegnet ved en tæt og løbende dialog. Møder i formandskabet, hvor der siden sidste bestyrelsesmøde har været afholdt to møder samt et bilateralt møde mellem formand og den ene næstformand. Status for finanslovprocessen i forhold til IMR, der endnu ikke er påvirket. Status for lovændring om reduktion af bestyrelsen, som ikke forventes fremsat før det nye år, når der er klarhed om repræsentationsspørgsmål, herunder gennemførelse af møder med Danske Handicaporganisationer og KvindeRådet, der har henvendt sig pr. brev. Møde med udenrigsministeren med fokus på at introducere IMR til ministeren, herunder den igangværende strategiproces. Udenrigsministeren efterspurgte på mødet, om IMR kunne forestå faktuel briefing af journalister ifm. Danmarks kandidatur til FN s Menneskerettighedsråd Udenrigsministeren var tillige optaget af datas anvendelse i debatten. Fra begge sider blev der udtrykt anderkendelse for et konstruktivt samarbejde, uanset der ikke altid var enighed. Henvendelser til bestyrelsen eller instituttet vil altid blive besvaret, og der vil ske en konkret involvering af den samlede bestyrelse, såfremt besvarelsen er af mere principiel, strategisk eller sensitiv karakter. Status over formandens samtaler med medlemmerne. Et afsæt for de bilaterale samtaler vil tilgå på mail i løbet af de kommende uger. Folketingsspørgsmål vedr. lejemål (bilag 3.1), der var besvaret med bistand fra IMR. I god tid inden IMRs lejemåls ophør den 1. februar 2018 vil sagen skulle behandles grundigt i bestyrelsen, herunder i relation til bl.a. forpligtelser omkring undervisning, bibliotek, adgangsforhold, brugere, opgaver, og IMRs økonomi mv. 2/8

3 Formanden orienterede om, at det efter dagsordenens udsendelse var blevet aktuelt at forholde sig til, om IMR skulle stille sit kandidatur til at varetage formandskabet i ICC subkomite for akkreditering til rådighed. I så fald var indstillingen, at direktøren skulle være IMRs repræsentant. Der blev besvaret en række spørgsmål om dette, herunder om ressourceforbrug og evt. inhabilitetsproblemer. Omkostninger kunne indeholdes i forslag til budget Der kunne være behov for op til et årsværk i budget 2017 til opgaven. Bestyrelsen tager beretningen til efterretning og støtter direktørens kandidatur til ICC subkomite for akkreditering. Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning og bakkede op om direktørens kandidatur til ICC subkomite for akkreditering. 4. Direktørens beretning (orientering) 4.1. Status på institutmål Risikovurdering 4.3. Instituttets mediedækning 3. kvartal 2015 DIR Kommentar: Direktøren aflægger beretning med fokus på: Institutmål 2015 (bilag 4.1), der fremadrettet udsendes efter hvert kvartal. Risikovurdering herunder Tibetsagen (bilag 4.2) Instituttets mediedækning 3. kvartal 2015 (bilag 4.3) Minister- og ordførermøder (29 ordfører- og 3 ministermøder afholdt) EU projekt om NHRI er (kontrakt på mere end 5 euro underskrevet) ICC-møde i Mexico Folketingets hastbehandling af regeringens forslag til ændring af Udlændingeloven Drøftelser: Bestyrelsen drøftede instituttets høringssvar ifm. lovændring af udlændingeloven, der var rundsendt til bestyrelsen forud for mødet. Direktøren orienterede om, at der snart kommer et nyt forslag til lovændring om familiesammenføring. Der kan vises sig 3/8

4 behov for, at bestyrelsen høres om dette lovforslag med afsæt i udkast til høringssvar, idet dette kan give anledning til væsentlige principielle overvejelser. Ressourceforbruget ved udarbejdelse af oversigt over mediedækningen indgår i forvejen som led i direktionens løbende arbejde med at evaluere og prioritere indsatserne. Bestyrelsen tager beretningen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning. Bestyrelsen bakkede op om høringssvaret og takkede medarbejderne for at have udarbejdet et høringssvar af meget høj kvalitet på et komplekst område og på kort tid. Bestyrelsen ser med stigende bekymring på, at lovforslag på udlændige- og menneskerettighedsområdet gennemføres i hastebehandling, og denne gang endda uden forudgående høringsfase. Regering og Folketing bør i langt højere grad benytte sig af IMRs lovfæstede rådgivningsfunktion samt konsultere civilsamfundet. Bestyrelsen vil følge udviklingen nøje. 5. Økonomi (beslutning og orientering) 5.1. Regnskab og prognose (orientering) 5.2. Notat om budget 2016 (beslutning) Bevillinger 2016 (orientering) 5.3. Proces for indgåelse af aftale om intern revision (beslutning) FMD/DIR Kommentar Økonomiudvalget og direktør/administrationschef orienterer om 3. kvartals regnskab og prognose for 2015 (bilag 5.1), budget 2016 forelægges til beslutning (bilag 5.2), ligesom proces for indgåelse af aftale om intern revision (bilag 5.3) forelægges til beslutning. Drøftelser: Prognose & regnskab: Formanden orienterede kort om drøftelserne i økonomiudvalget, der havde behandlet oplæg til indstillingerne inden udsendelse til bestyrelsen. Bestyrelsen kvitterede for prognose og regnskab med spørgsmål om a) kan det kommunikeres endnu mere tydeligt, hvad der er de væsentligste udslag ift. grundbudgettet, b) om vurderinger fremadrettet så vidt muligt kan udelades i den 4/8

5 faktuelle redegørelse af regnskab/budget, c) om årsagen til stigningen i sygdom kunne uddybes. Direktøren tog spørgsmål a og b til efterretning og orienterede om, at der ikke pt. er sygemeldinger begrundet i arbejdsrelateret stress, men at flere end forventet er på barsel, hvilket begrunder sygdomsstigningen. Budget 2016: Bestyrelsen bakkede op om behovet for, at instituttet skal have opbygget en egenkapital og en lønsumsopsparing på mindst fem mio. over højst tre år for at gøre instituttet mindre følsomt for omkostnings- og udgiftsudsving. Direktionen orienterer på bestyrelsesmødet den 16. dec. om den påtænkte håndtering af lønsumsloftet. Bestyrelsen drøftede endvidere usikkerhedselementer i det budgetterede indtjeningsgrundlag, særligt i lyset af nedskæringen i udviklingsbistanden i Danmark og de øvrige nordiske lande, ligesom tidligere problemer med EU projekter blev fremført. Direktionen svarede, at budget 2016 er mere forsigtigt/konservativt end tidligere, og at direktionen forventer, at der fremover vil kunne hentes flere midler i EU regi, hvorfor instituttet har oprustet og professionaliseret håndteringen af dette. Bestyrelsen: a) tager orienteringen om 3. kvartals regnskab og prognose for 4. kvartal til efterretning (bilag 5.1), b) vedtager budget 2016 og de underliggende indstillinger, som fremgår af budgetnotat (bilag 5.2), c) anmoder økonomiudvalget om at indstille en intern revisor til bestyrelsens skriftlige godkendelse (bilag 5.3). Beslutning: a) Bestyrelsen takkede økonomichefen og hendes medarbejdere for det enorme arbejde, der er udført med at få regnskab, prognoser og budget til at være mere gennemskuelige og konsekvente, hvorefter bestyrelsen fremadrettet endnu bedre kan forholde sig konkret til IMRs økonomi. b) Bestyrelsen tog orienteringen om 3. kvartals regnskab og prognose for 4. kvartal til efterretning. c) Bestyrelsen tiltrådte grundbudgettet for budget 2016 (afsnit 2) samt budgetmålene for de kommende tre år 5/8

6 (afsnit 3) og afgrænsningerne og fordeling af fællesudgifterne (afsnit 5). d) Bestyrelsen tiltrådte, at økonomiudvalget indstiller en intern revisor til bestyrelsens skriftlige godkendelse. e) Bestyrelsen anmodede om, at blive orienteret på mødet den 16. december om håndtering af lønsumsloftet og på et kommende møde blive orienteret om nyt EU projekt (NHRI). 6. Strategiproces (beslutning og drøftelse) 6.1 Diskussionsoplæg vedr. strategi FMD Kommentar: Bestyrelsens formandskab og direktøren har på et nyligt møde drøftet den videre strategiproces i lyset af den gode og konstruktive drøftelse på sommerseminaret. Det indstilles, at strategiprocessen for alvor indledes med et seminar i slutningen af januar/starten af februar, således at bestyrelsen på det tidspunkt kan fastlægge den efterfølgende proces på grundlag af en rimelig klar og fælles forståelse for strategiens rammer, da det er en forudsætning for en ordentlig inddragelse af andre. For at bestyrelsen kan komme dertil, skal der på møderne i november og december gennemføres videre drøftelser af forskellige spørgsmål. Det er oplægget, at bestyrelsen på møderne frem til seminaret holder sig oppe i tragten og ikke forsøger allerede nu at konkludere på rammerne og/eller temaer. Bestyrelsen skal frit kunne stille spørgsmål, lufte ideer uden at der konkluderes. Diskussionsoplægget (bilag 6.1) suppleres af oplæg på bestyrelsesmødet d. 19/11 af formanden og direktøren. Drøftelser: 1 Nedenfor gennemgås en tematiseret opsamling af bestyrelsens drøftelser under dette punkt: 1 Til inspiration fra Jørn Vestergaard: Som aftalt sender jeg her et link til Kriminalforsorgens princip program, som måske kan give inspiration til strukturering af den kommende strategi: Sådan noget kan jo opbygges på mange måder, og her er et eksempel på, hvordan KU har gjort det: og 6/8

7 Tema Opgaver Værdier Forandring Andre afklarende spørgsmål Forslag/spørgsmål til afklaring (opsamling) At afklare hvad vi vil med enkeltsager (biintervention samt klager til Ligebehandlingsnævnet) og rådgivning på ligebehandlingsområdet Skal vi prioritere og fokusere på de områder, hvor vi har særlige mandater, eller skal vi nærmere søge de opgaver, hvor vi kan opnå mest effekt? Udvide tilsynspligt mv. til Færøerne? Opprioritering af ØSKR Bred opbakning til behovet for at tydeliggøre instituttets værdier særligt udadtil, så omverden ved, hvem vi er, og hvad vi står for Henvise til mandatet og udlede værdier ud fra det Forslag til grundværdier: Faglighed, troværdighed, vidensbaseret, inkluderende, brobygger mellem stat og civilsamfund, proaktiv og rettidighed, skaber forandring. Theory of Change er central i int.strategi. Er der forskel/lighed mellem nat./int. arbejde? Eller er der snarere forskel mellem områder/indsatser/funktioner/mandater. Forandring drøftes videre den 16/12 med fokus på, hvordan vi skaber forbedringer frem for at fokusere ensidigt på forandringer. Hvordan skaber analyse/forskning effekt? Er der områder /indsatser, der har potentiale til at blive udbredt til internationalt arbejde (fx kvinder, handicap mv.)? Hvordan fordeler medarbejdere sig på opgaver/mandater? Er der nye strømninger i det omkringliggende samfund, der kan indvirke på instituttets raison d être? Hvad siger de væsentligste interessenters om instituttet? a) Bestyrelsen beslutter at gennemføre et strategiseminar i slutningen januar eller start februar, b) Bestyrelsen fortsætter sine indledende og principielle drøftelser fra sommerseminaret den Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte, at der gennemføres et strategiseminar den 4-5. februar Bestyrelsen fremførte en række spørgsmål (se ovenfor) til afklaring inden den egentlige strategiformulering kan påbegyndes. Formandsskabet og direktør afklarer datoer for levering. Herudover kom de enkelte medlemmer med tanker og ideer til dilemmaer og konkret indhold til strategien, som blev noteret ned med henblik på at indgå i det samlede oplæg til drøftelsen på seminaret i februar. 7/8

8 7. Samarbejde med og valg til Rådet (beslutning og drøftelse) 7.1. Referat af rådsmøde 7. oktober 7.2. Indstilling fra Rådets arbejdsgruppe 7.3 Dagsorden for næste Rådsmøde FMD/DIR Kommentar: Rådet foreslog på rådsmødet den (bilag 6.1), at Kommunernes Landsforening (KL) burde have et sæde i Rådet, nu hvor instituttet har strategisk fokus på kommunernes arbejde med menneskerettigheder. Det indstilles, at KL optages i Rådet. Rådet har behandlet samarbejdet med bl.a. bestyrelsen dels i en arbejdsgruppe (bilag 6.2), dels på rådsmøde den 7. oktober. Andreas Kamm fra Dansk Flygtningehjælp stiller op som ny formand for Rådet (bilag 6.3). Det indstilles, at bestyrelsen tager en første indledende drøftelse af spørgsmålet om, hvordan samarbejdet med Rådet kan styrkes fremadrettet. Drøftelser: Formandskabet vil bestræbe sig på at repræsentere bestyrelsen på fremtidige Rådsmøder. Bestyrelsen optager KL i rådet for Menneskerettigheder og drøfter styrkelsen af samarbejdet med Rådet. Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte, at KL optages i Rådet for Menneskerettigheder. Ny formand for Rådet, Andreas Kamm, generalsekretær for Dansk Flygtningehjælp inviteres til bestyrelsesseminaret i februar. Mødeindkaldelser og materiale til Rådsmøder udsendes til bestyrelsens orientering. Referater udsendes samtidigt til bestyrelsen som til Rådet. Bestyrelsen vil som ønsket af Rådet deltage på rådsmøderne. Formandskabet, ved næstformand Jesper Lindholm, koordinerer deltagelsen. 8. Eventuelt Intet at bemærke. 8/8