Medarbejderrepræsentant Line Vikkelsø Slot (suppleant)

Transkript

1 REFERAT MØDE I BESTYRELSEN, 21. NOVEMBER, KL , NORDSKOV, WILDERS PLADS 8K, KØBENHAVN DOK. NR. 16/ REF. ANKL DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Ewa Chylinski Jørn Vestergaard Jesper Ryberg Rådet Dorthe Elise Svinth (fmd) Carsten Fenger Ruth Lauge Stig Langvad Mette Boye Henriette Laursen Medarbejderrepræsentant Line Vikkelsø Slot (suppleant) Sekretariat Jonas Christoffersen Louise Holck Eva Grambye Ann Lisbeth Ingerslev Andreas Klitgaard Bojsen (ref) Afbud Tim Jensen Trine Nørby Olesen (Grl. råd) Jens Vedsted-Hansen PUNKT TID, EMNE, FORMÅL : Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Dagsordenen blev godkendt med bemærkning om, at punkt 11 flyttes frem før punkt 10, samt at meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer tilføjes som et selvstændigt punkt, som besluttet på bestyrelsesmødet i september : Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer Kommentar: Der blev budt velkommen til nye bestyrelsesmedlemmer, og en kort præsentationsrunde blev gennemført. Et introduktionsmøde med formanden og vicedirektør var allerede gennemført : Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af seminar september FMD FMD FMD 1/10

2 Beslutning: Referatet blev godkendt med den tilføjelse, at udgivelse af bogen EU S Charter i et menneskeretligt krydsfelt tilføjes under punkt Formandens beretning (orientering) Bilag: 4.1 Breve til universiteterne vedr. udpegning FMD Kommentar: Formanden aflagde beretning med fokus på: - Opfølgning på bestyrelsesseminaret: Formandskabet mødes den 6. januar med direktøren for at drøfte dels bestyrelsens arbejde i 2017, dels udviklingen af bestyrelsens arbejde i øvrigt bl.a. med afsæt i drøftelsen heraf på seminaret i september. - Bestyrelsens vederlag: ØU har drøftet spørgsmålet og forelægger indstilling på decembermødet med inddragelse af formandskabet. Dette med afsæt i udviklingen af bestyrelsesarbejdet. - Projektansættelser på instituttet: ØU har modtaget et notat fra administrationen. Notatet blev taget til underretning og udsendes til bestyrelsens orientering. - Udpegning af nye bestyrelsesmedlemmer: Udover henvendelserne i bilag 4.1 er der rettet henvendelse til det grønlandske råd, idet Trine Nørby Olesen har valgt at udtræde af bestyrelsen som følge af hendes udtræden af det grønlandske råd. - Rådet: Formanden gav ordet til vicedirektør Louise Holck, der kort berettede om rådsmødet den 12. oktober, herunder udpegning af nye bestyrelsesmedlemmer, orientering om institutmål, drøftelse om samarbejdet mellem rådet og bestyrelsen, der ifølge rådet er i god gænge, samt tilbagemelding til bestyrelsen om nedsættelse af nyt råd (se pkt. 8). Louise Holck berettede desuden om rådets workshop den 17. november, hvor rådet dels traf beslutning om vinderen af årets menneskerettighedspris, der tilfalder en gruppe transkønnede aktivister, dels drøftede rådets håndtering af den aktuelle debat om menneskerettighederne (se også pkt. 10). På forespørgsel bekræftede Louise Holck, at bestyrelsesmedlemmer ikke er medlemmer af Rådet, men har stående invitation til at deltage i Rådsmøderne. Formanden bekræftede, at bestyrelsen også i det kommende år vil have fokus på samarbejdet med Rådet. 2/10

3 - Økonomiudvalget: Afslutningsvist annoncerede formanden, at Carsten Fenger af personlige årsager, trækker sig fra sine poster som formand for økonomiudvalget og som næstformand for bestyrelsen, men fortsætter som menigt medlem. Formanden takkede for indsatsen og det var godt, at der stadig var overskud til at fortsætte som bestyrelsesmedlem. Formandskabet med inddragelse af Økonomiudvalget drøfter i lyset af dette den fremtidige organisering af bestyrelsen, hvilket forelægges bestyrelsen til drøftelse og beslutning på mødet i december. Formanden oplyste i den forbindelse, at hun gerne overtager formandskabet for økonomiudvalget. Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning : Direktørens beretning (orientering) Bilag: 5.1 Status på institutmål 2016; 5.2 Aktuelle risici; 5.3 Oversigt over kommende aktiviteter og arrangementer DIR Kommentar: Direktøren aflagde beretning med fokus på: - Aktuelle sager og opfølgning på institutmål fra henholdsvis internationalt og nationalt område: Internationalt - Gennemførelse af et 'National Human Rights System'- toolbox mhp. dokumentation af koncepter og metoder fra felten over 10 år med nøgleaktører fra den internationale strategis intervention. Gennemgås på et temamøde i bestyrelsen i løbet af Studietur i Danmark arrangeret for en delegation af nepalesiske politifolk som del af instituttets projekt i Nepal med Kathmandu School of Law og Nepals Politi omkring styrkelsen af menneskerettigheder. - Rådgivningsopgave for Phillip Morris International om FN s Retningslinjer for Menneskerettigheder og Erhverv. Opgaven forventes afsluttes i første halvdel af SDG-antologi og deltagelse i den tyske regerings møde med offentlige myndigheder fra de lande, som skal rapportere til FN om deres opfølgning på Verdensmålene. - Gennemførelsen af to statements ved et High-Level panel i anledning af 5-års dagen for deklarationen ved FN Menneskerettighedsråds 33. session i Genève i september. 3/10

4 - Afdelingschef for Human Rights Systems, Lisbet Ilkjær, har sagt sin stilling op. Opslag er annonceret. Nationalt - Parallelrapport til FNs Børnekomité mhp eksamination af Danmark i Høringssvar (tålt ophold, sanktionsliste/indrejseforbud, Biao-opfølgning). - Fremdrift i forhold til enkeltsager: Ud over det sager, der er nævnt i bilag om status på institutmål, går instituttet ind i en sag om 3-årsreglen. - Kortlægning af menneskerettighedsaspekter i hhv. pædagog- og socialrådgiveruddannelsen - Grønland (inkl. Foighel-dag) - EU-Charter bogen - Opslag til forskerchefstilling er annonceret, og der vil blive opslået en stilling som leder af NHRS-afdelingen. Indstilling: Beretningen tages til efterretning. - Drøftelser: Bestyrelsen takkede for oversigten over aktiviteter i huset, som fremover skal indgå som et fast punkt under direktørens beretning. Formanden orienterede om, at det var muligt at komme på en distributionsliste, hvorefter man automatisk vil få tilsendt alle høringssvar, hvilket dog er et stort antal. Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning med tilføjelse om, at risikovurdering og opfølgning på institutmål drøftes i formandskabet den 6. januar MENA og Myanmar projekt (beslutning) Bilag: 6.1 Indstilling om udbudsansøgning til projekt i Mellemøsten og Nordafrika (MENA) DIR Kommentar: Bestyrelsen har pr. mail i skriftlig procedure godkendt projekt om Myanmar. Som led i godkendelsen bad Jesper Lindholm om en orientering på næste møde om samarbejdspartnere i projektet. Den vil blive givet mundtligt på mødet. 4/10

5 På tilsvarende vis indstiller direktionen til bestyrelsen, at instituttet, som led i et konsortium bestående af Danmission, Dignity, EuromedRights og Euromed Foundation, indsender udbudsansøgning til projekt i Mellemøsten og Nordafrika. Indstilling: - Bestyrelsen bekræfter sin skriftlige godkendelse af instituttets udbudsansøgning i Myanmar, så det kan tages til referat. - Bestyrelsen tiltræder indstilling om udbudsansøgning til projekt i Mellemøsten og Nordafrika. Drøftelser: Vicedirektør Eva Grambye orienterede kort om bevæggrunden for at indgå samarbejde med ICJ i Myanmar, hvilket dels begrundes med erfaringer fra et tidligere samarbejde, dels på opfordring fra ambassaden i Myanmar. Jesper Lindholm spurgte ind til instituttets overvejelser om at indgå samarbejde med andre lokale, regionale eller danske universiteter hvad angår den del af projektet, som omhandler udvikling af menneskeretsundervisning på et universitet i Myanmar. Noget sådant er muligt som led i udbudsmaterialet i næste runde. Eva Grambye orienterede derefter kort om konsortieindgåelse ift. udbudsansøgning til MENA projekt. Beslutning: - Bestyrelsen noterede sig, at bestyrelsen den 26. oktober på skriftligt grundlag traf beslutning om, at instituttet indsender udbudsansøgning til projekt i Myanmar. - Bestyrelsen tiltrådte indstilling om udbudsansøgning til projekt i Mellemøsten og Nordafrika og senere underskrivelse af kontrakten. - Direktionen orienterer økonomiudvalget inden kontrakterne underskrives : Økonomi (orientering og beslutning) Bilag: 7.1. Regnskab 3. kvartal og prognose (orientering); 7.2. Notat om budget 2017 (beslutning) DIR Kommentar Der henvises til bilagene, der som noget nyt indeholder en kort orientering om økonomiudvalgets bemærkninger til tidligere udkast. 5/10

6 Indstilling: Bestyrelsen: a) tager orienteringen om 3. kvartals regnskab og prognose for 4. kvartal til efterretning (bilag 5.1), b) vedtager budget 2017 og de underliggende indstillinger, som fremgår af budgetnotat (bilag 5.2). Drøftelser: Økonomi- og administrationschefen indledte mødet med at orientere om, at Deloitte som opfølgning på den løbende revision har tilkendegivet, at de ikke har bemærkninger af væsentlig betydning Ud over det i bilagene anførte viser regnskabet for oktober, at instituttet har hentet 10 mio. på restbudgettet sammenlignet med status efter september. Prognosen er uforandret. Bestyrelsen drøftede grundlaget for målet om at oparbejde en egenkapital på 5 mio. kr. og besluttede, at direktionen indhenter en udtalelse fra Deloitte om spørgsmålet, således at bestyrelsen kan beslutte, hvordan der arbejdes videre med egenkapitalen, nu da det opsatte mål ser ud til at kunne blive nået inden for det kommende årstid. Beslutning: - Bestyrelsen tog orienteringen om 3. kvartals regnskab og prognose for 4. kvartal til efterretning. - Bestyrelsen noterede sig de positive tilbagemeldinger fra Deloitte. - Bestyrelsen tiltrådte grundbudget 2017 med et overskudsmål på 3 mio. kr. med bemærkning om, at der fortsat skal styres efter opsparingsmål på egenkapital og lønsumsreserven på hver 5 mio. kr. i 2018, men at bestyrelsen skal have forelagt en udtalelse fra Deloitte om et passende niveau for egenkapitalen : Nedsættelse af nyt råd (beslutning) Bilag: 8.1 Udkast til kommissorium for optagelsesudvalg FMD Kommentar: Bestyrelsen drøfter rådets tilbagemelding om fastholdelse af rådets nuværende sammensætning og 6/10

7 gentagelse af samme proces og kriterier for udvælgelse som i Indstilling: - Bestyrelsen tiltræder procesplanen. - Bestyrelsen nedsætter et optagelsesudvalg bestående af to medlemmer af bestyrelsen. Optagelsesudvalget holder formanden orienteret efter behov. - Rådets formandskab tilknyttes som referencegruppe og høres særligt ifm. udvalgets indstilling til bestyrelsen. Drøftelser: Bestyrelsen drøftede kort rådets tilkendegivelser, herunder at nedsættelsesudvalget, som led i udvælgelsen, kunne overveje at skæve til deltagelsen på møderne hen over de sidste år. Beslutning: - Bestyrelsen tiltrådte procesplanen med bemærkning om, at klager skal tilgå formandskabet, der herefter overvejer forelæggelse for bestyrelsen. - Bestyrelsen nedsatte et optagelsesudvalg bestående af Jesper Lindholm og Ruth Lauge. - Optagelsesudvalget holder formanden orienteret efter behov. - Rådets formandskab tilknyttes som referencegruppe og høres særligt ifm. udvalgets indstilling til bestyrelsen : Kaffepause : Menneskerettighedernes fremtid (beslutning) Bilag: 11.1 Notat om menneskerettighedernes fremtid; 11.2 Protecting Dignity: An Agenda for Human Rights (t.o.) Kommentar: I fortsættelse af bestyrelsens seminar i september dykker bestyrelsen længere ned i institutmål 2017 om menneskerettighedernes fremtid. Indstilling: Bestyrelsen drøfter, med udgangspunkt i bilag 11.1 og 11.2, indsatser for at nå institutmålet om, at instituttet bidrager til drøftelsen om menneskerettighedernes fremtid. 7/10

8 Drøftelser: Direktøren orienterede kort om de drøftelser, der pågår på embedsmandsniveau om forberedelsen af Danmark formandskab for Europarådet til næste år, herunder regeringens ønske om at sætte den Europæiske menneskerettighedsdomstol på dagsordenen. Vicedirektøren orienterede herefter om rådets workshop den 17. nov., hvor rådet bl.a. drøftede den folkelige forankring i Danmark. Resultatet af workshoppen var bl.a., at rådet ønsker at arbejde videre og mere systematisk med menneskerettighedernes legitimitet, bl.a. inspireret af Amnesty og det arbejde, der er pågået i Australien. Bestyrelsen efterspurgte en lidt tydeligere rammesætning af problematikken og derigennem formålet med institutmålet om at bidrage til drøftelserne om menneskerettighedernes fremtid. Endvidere var der et ønske om, at handleplanens særlige fokus i 2017 blev sat i rammen af de mange aktiviteter, der også vil foregå. Herefter drøftede bestyrelsen, hvordan instituttet konkret kan bidrage til debatten. Beslutning: Bestyrelsen valgte at udskyde beslutning om indikatorer for institutmål om menneskerettighedernes fremtid til december mødet, idet sekretariatet skal udarbejde et nyt oplæg indeholdende dels en rammesætning af institutmålet, dels en handlingsplan over de initiativer instituttet på nuværende tidspunkt ønsker at gennemføre i 2017 mhp. at nå institutmålet : Fundraising (drøftelse) Bilag: Ingen DIR Kommentar: I fortsættelse af bestyrelsens seminar i september orienteres bestyrelsen om det internationale arbejdes bevillingsgrundlag, herunder: - Donorer (særligt EU og SIDA), - Bevillingstyper (indtægtsdækket virksomhed og andre tilskudsfinansierede aktiviteter, herunder konsulentbistand og rådgivning), - Bevillingsstruktur (ramme- vs. projektbevillinger). 8/10

9 Herefter drøfter bestyrelsen direktionens foreløbige tanker om en egentlig fundraising strategi. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter udkast til fundraising strategi mhp. beslutning på bestyrelsesmødet i december. Drøftelser: Bestyrelsen drøftede oplægget, herunder særligt det korte og langsigtede perspektiv ift. institutøkonomiens sammenhæng. Instituttet skal øge uafhængigheden af politiske prioriteringer og bevillinger med respekt både for institutionens statslige forankring og for donorindflydelsen. Fundraising skal styrkes og donorbasen skal udvides med fokus på både private og offentlige bevillinger, herunder fonde, EU og div. forskningspuljer. Beslutning: Bestyrelsen bekræftede beslutning fra august 2015 om, at instituttet i indeværende strategiperiode skal sigte mod en organisatorisk og finansiel bæredygtighed med nogenlunde samme størrelse som i dag. Bestyrelsen vil på decembermødet træffe beslutning om en finansieringsstrategi og indikatorer for institutmål : IMR s arbejde med ØSKR og Kommunerne Bilag: Mundtlig oplæg DIR Kommentar: På baggrund af bestyrelsens efterspørgsel på bestyrelsesmødet i september præsenterer direktionen for bestyrelsen instituttets arbejde med Økonomiske, sociale og kulturelle rettigheder og Kommunerne. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelser: Ingen. Beslutning: Orienteringen udskydes til bestyrelsesmødet i december : Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder 2017 (beslutning) 9/10

10 Bilag: 13.1 Bestyrelsens arbejdsplan 2017 Kommentar: Det følger af forretningsordenen, at formandskabet skal udarbejde en arbejdsplan for bestyrelsen. Indstilling: Bestyrelsen godkender datoer for bestyrelsesmøderne i Drøftelser: Ingen. Beslutning: Bestyrelse godkendte datoer for bestyrelsesmøderne 2017, der afvikles henholdsvis den 1. marts, 17. maj, 22, juni (buffermøde), september (seminar), 17. november og 15. december. [Kalenderinvitation er udsendt]. 14. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmerne Ingen nye meddelelser. 15. Evt. Bestyrelsen takkede Carsten Fenger for hans arbejde som næstformand og økonomiudvalgsformand. Bestyrelse takkede også Ewa Chylinski for hendes arbejde som menigt medlem i to udpegningsperioder, idet mødet var Ewas sidste som bestyrelsesmedlem. Opfølgning på mødet AKTIVITET DEADLINE Udsendelse til bestyrelsen af notat vedr. projektansættelser Snarest Dir Handlingsplan for menneskerettighedernes fremtid med dertilhørende aktiviteter og 15/12 Dir indsatser til godkendelse i bestyrelsen Indstilling til bestyrelsen om fundraising strategi, der tager et bæredygtigt organisatorisk 15/12 Dir udgangspunkt (nogenlunde samme org. str. som i dag) Indstilling til bestyrelsen om håndteringen af den videre udvikling af bestyrelsens 15/12 Fmd. arbejde, herunder vederlag og organisering (formandskab, ØU mv.) Præsentation af instituttets arbejde og resultater med ØSKR og Kommunerne 15/12 Dir Vurdering af Deloitte om størrelsen for egenkapitalsmål på 5. mio. kr. i /12 Dir Indstilling til bestyrelsen om model for at gøre institutmålene til omdrejningspunkt for 1/3-17 Fmd. bestyrelsens arbejde, således at bestyrelsen løbende kan bidrage til at justere kursen efter behov. Ressourceforbrug og konsekvenser for valg af institutmål skal tydeliggøres ifm mål. Sep Dir. 10/10