Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen

Transkript

1 REFERAT MØDE I BESTYRELSE, 20. NOVEMBER 2018, KL , WILDERS PLADS 8K, 1403 KBH. K, NORDSKOV DOK. NR. 18/ REF. ANKL DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Sune Lægaard Jørn Vestergaard Louise Halleskov Storgaard Karin Buhmann (via Skype) Rådet Dorthe Elise Svinth (fmd) Mette Boye Henriette Laursen ( pkt. 9) Andreas Kamm Det Grønlandske Råd Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Direktion Jonas Christoffersen Louise Holck Esben Geist Ann Lisbeth Ingerslev Claus Teilmann Petersen (pkt. 9) Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) AFBUD Tim Jensen Anita Hoffer Stig Langvad Asim Latif PUNKT TID, EMNE, FORMÅL ANSVARLIG, DEADLINE 1. Kl : Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Dagsordenen blev godkendt med bemærkning om, at beslutningsdelen af punkt 11 behandles før punkt Kl : Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af sep Kommentar: Formanden oplyste, at Tim Jensen i forhold til referatet fra sidste møde havde udtrykt sin fulde støtte til Henriette Laursens bemærkning på mødet om beskyttelsen af kriminelle personers rettigheder. 1/12

2 Beslutning: Referatet blev godkendt, dog således at de sidste fire linjer i første afsnit under pkt. 4 slettes. 3. Kl : Bekræftelse på skriftlig godkendelse af valg af revisor (beslutning) Bilag: Intet bilag Kommentar: Efter behandling på ØU mødet den 6. november og efterfølgende skriftlig høring i bestyrelsen, tiltrådte bestyrelsen d. 9. november 2018 med stemmerne 13 for og 0 imod indstilling om valg af revisionsfirmaet Ernst & Young som revisor for en treårig periode fra med mulighed for forlængelse frem til Beslutning er fortrolig, indtil det er offentliggjort. Formanden tilføjede, at hensigten med at gennemføre skriftlig høring var, at det valgte revisionsfirma skulle kunne gennemføre revisionen for indeværende år, hvorfor beslutningen hastede. Indstilling: Bestyrelsen bekræfter beslutningen, så den kan føres til referat. Beslutning: Bestyrelsen bekræftede den skriftlige beslutning af 9. nov om valg af revisionsfirmaet Ernst & Young som revisor for Institut for Menneskerettigheder for en treårig periode fra Kl : Valg til bestyrelsen i marts 2019 (beslutning) Bilag: Intet bilag. Kommentar: Jørn Vestergaards første udpegningsperiode udløber den 5. marts Jørn Vestergaard er udpeget af Københavns Universitet. Retningslinjerne for udpegning af bestyrelsesmedlemmer tilsiger, at bestyrelsen skal udarbejde en indstilling til den udpegningsberettigede part bl.a. med udgangspunkt i bestyrelsens kompetenceprofil og seneste selvevaluering, så bestyrelsen samlet set er i stand til træffe afgørelse i alle væsentlige spørgsmål om instituttets strategiske prioriteringer, økonomi og forvaltning. Indstilling: Formanden retter henvendelse til KU, hvor hun dels henviser til retningslinjerne for udpegning, dels indstiller, at KU genudpeger Jørn Vestergaard særligt begrundet i hans 2/12

3 juridiske menneskeretsfaglighed og hans økonomiske viden og erfaring. Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte enstemmigt, at formanden indstiller til KU, at Jørn Vestergaard genudpeges som medlem af bestyrelsen for Institut for Menneskerettigheder, og at formanden i den forbindelse henviser til anvendelse af de nye retningslinjer. 5. Kl : Valg til Økonomiudvalget (beslutning) Bilag: Intet bilag. Kommentar: Medlemmer af ØU vælges normalt for en 2- årig periode med mulighed for genvalg. Jørn Vestergaards 2- årige mandat som medlem af ØU udløber den 14. december 2018, hvorfor den ene post som medlem af ØU er på valg på bestyrelsesmødet den 20. nov Mette Boye er det andet medlem af ØU (og udpeget til bestyrelsen af Rådet for Menneskerettigheder). Jørn Vestergaard stiller sig til rådighed for genvalg, men formanden opfordrer som altid andre medlemmer af bestyrelsen til at melde deres kandidatur. I tilfælde af at Jørn Vestergaard vælges, men ikke genudpeges af KU til bestyrelsen, vælger bestyrelsen et nyt medlem til ØU på mødet d. 28/2. Indstilling: Bestyrelsen vælger et medlem af ØU for perioden 15. december 2018 til 14. december Beslutning: Bestyrelsen valgte at genudpege Jørn Vestergaard som medlem af ØU for perioden 15. december 2018 til 14. december Kl : Ændring af forretningsorden (beslutning) Bilag: 6.1 Bestyrelsens forretningsorden. Kommentar: Med henblik på at styrke transparensen besluttede bestyrelsen den 27. september 2018, at en bestemmelse om fastlæggelse af bestyrelsens vederlag skal indsættes i bestyrelsens forretningsorden. Formandskabet har udarbejdet et forslag med track-changes i bilag 6.1, som også har været forelagt ØU. Såfremt bestyrelsen tiltræder ændringsforslaget skal det forelægges Rigsrevisionen, hvorefter bestyrelsen efter forretningsordenens 21, stk. 3/12

4 2 -skal træffe endelig beslutning enten via en skriftlig høring eller på mødet den 24. januar. Indstilling: Bestyrelsen tiltræder ændringsforslag til bestyrelsens forretningsorden som det fremgår af bilag 6.1 mhp. forelæggelse for Rigsrevisionen og efterfølgende beslutning på bestyrelsesmødet den 24. jan Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte ændringsforslaget i bilag 6.1, således forretningsordenens 2 tilføjes et nyt stykke 2 med følgende tekst: Bestyrelsen fastlægger medlemmernes vederlag på grundlag af Finansministeriets cirkulære om betaling til medlemmer af kollegiale organer i staten. Dette sker efter indstilling fra formandskabet og efter forudgående behandling i økonomiudvalget. Ændringsforslaget forelægges Rigsrevisionen, hvorefter bestyrelsen træffer endelig beslutning på mødet den 24. januar Kl : Instituttets brug af Danske Bank (beslutning) Bilag: 7.1 Notat om konsekvenser ved et evt. bankskifte; 7.2 Brev fra instituttet til Danske Bank. Kommentar: I lyset af sagerne om Danske Banks mulige medvirken til krænkelse af grundlæggende rettigheder ved hvidvask af penge, har direktionen afdækket muligheden og konsekvenserne ved et evt. bankskifte (se bilag 7.1). Sagen blev drøftet i ØU den 6. nov. ØU er enige i vurderingen af, at det ikke er praktisk muligt for instituttet at skifte bank. ØU tiltrådte endvidere, at direktøren ville rette henvendelse til Danske Bank for at drøfte sagen, hvilket skete efterfølgende (se bilag 7.2). Indstilling: Økonomiudvalget indstiller til bestyrelsen, dels at instituttet fastholder Danske Bank som bank af hensyn til sikker drift, dels at udviklingen af hvidvasksagen følges tæt. Drøftelse: Bestyrelsen var enig i, at det er vanskeligt og uhensigtsmæssigt af hensyn til driftssikkerhed mv. for instituttet på nuværende tidspunkt at skifte bank. I stedet bør instituttet dels arbejde med Danske Bank for at forsøge 4/12

5 at påvirke dem, dels afvente Moderniseringsstyrelsens reaktion på en evt. dom i sagen. Beslutning: Bestyrelsen noterer, at instituttet reelt er bundet til at anvende Danske Bank, der er statens bank, men bestyrelsen vil på grund af den generelle sammenhæng mellem hvidvask og menneskeretskrænkelser følge sagen dels ved at blive orienteret om udfaldet af mødet med Danske Bank, dels ved generelt at være opmærksom på Danske Banks genopretningsarbejde og udfaldet af en eventuel retssag. 8. Kl : Godkendelse af budget 2019 (beslutning) Bilag: 8.1 Notat om udkast til budget Kommentar: Direktionen har den 6. november forelagt økonomiudvalget et udkast til grundbudget 2019 med et prognosticeret årsresultat på 1,4 mio. kr. I udkast til grundbudget fremgår det bl.a., at der for 2019 dels forventes en øget projektindtjening gennem flere sikre kontrakter i pipeline, dels ansættes flere medarbejdere bl.a. mhp. at efterleve den større efterspørgsel, gennemføre strategi og mindske pres på medarbejderne på særlig internationalt område. Økonomiudvalget tilsluttede sig direktionens centrale mål og præmisser med grundbudget 2019 mhp. forelæggelse for bestyrelsen den 20. nov Indstilling: Bestyrelsen tiltræder budget Drøftelse: Bestyrelsen takkede for det fremlagte budget, herunder den positive udvikling i pipeline og medarbejderstaben. Der udtryktes desuden en fortsat tilfredshed med det nuværende format for budgetfremlæggelse for bestyrelsen, herunder tilgængeligheden af ØU s bemærkninger tidligt i indstillingen til bestyrelsen. ØU orienterede om, at det vil følge med i udviklingen og herunder besvarelsen af de spørgsmål, det ikke var muligt at besvare inden mødet. Direktøren bemærkede, at ØU vil blive inddraget i direktionens arbejde med at styrke instituttets ledelsesinformationssystem, som omfatter ledelsesinformation til bestyrelsen. 5/12

6 Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte et grundbudget for 2019, der sigter mod et samlet resultat på 1,4 mio. kr. 9. Kl : Menneskerettigheder og virksomheder (orientering) Bilag: Intet bilag. DIR Kommentar: Afdelingschef Claus Teilmann Petersen for Human Rights & Business giver bestyrelsen et indblik i instituttets arbejde med virksomheder. I oplægget tages udgangspunkt i konkrete samarbejder, dilemmaer samt fokusområder for Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelse: Bestyrelsen takkede for et godt oplæg, der dels gav et overblik over opnåede resultater, dels opridsede en række af de dilemmaer, der kan opstå i arbejdet med virksomheder samt de udfordringer/muligheder ændringer i markedet tilvejebringer. Bestyrelsen noterede, at der ikke er opnået enighed om for staterne bindende konventioner på området, men at såvel staterne som de engagerede virksomheder i høj grad synes at efterleve retningslinjerne på området. Bestyrelsen udtrykte bred opbakning til et fortsat strategisk fokus på virksomheder, bl.a. i lyset af deres stadig større indflydelse på menneskerettigheder og ligebehandling. Bestyrelsen kvitterede for det professionelle arbejde og gode værktøjer HRB tilvejebringer. Bestyrelsen rejste herefter en række opmærksomhedspunkter og overvejelser, herunder følgende; Resultater kommunikeres: I tråd med institutmål 2019 om bedre dokumentation af effekten af instituttets arbejde bør resultaterne af arbejdet med virksomheder blive spredt mere ud, herunder også i en dansk kontekst. Andre sektorer: Transport- og finanssektoren kunne overvejes at gøres til genstand for HRB arbejdet grundet de menneskeretlige udfordringer, der løbende viser sig i her. 6/12

7 Fokus på danske virksomheder: Hvordan kunne den nye HRB-strategi understøtte, at flere danske virksomheder tager et proaktivt menneskeretligt ansvar, der løfter sig over hensigtserklæringer i deres csr-politik? Risikoafdækning som salgsmiddel: Virksomheder er meget optaget af risici, hvorfor HRB kan overveje at promovere sig yderligere på den professionelle risikoanalyse, afdelingen kan tilvejebringe. Mere tilgængelig og pragmatisk: Ambitionsniveauet i HRB afdelingen er højt og værktøjerne omfattende, hvorfor mulighederne blev diskuteret for at anlægge en i visse tilfælde mere pragmatisk tilgang og et øget fokus på formidling med henblik på at nå bredere ud i et stadig mere konkurrenceudsat marked. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og formanden sørger for, at menneskerettigheder og erhverv sættes på dagsordenen igen på et passende tidspunkt, idet afdelingens udvikling indgår i ét af institutmålene for Kl.17.10: Pause 10. Kl : Udlændingeområdet (orientering og drøftelse) Bilag: Intet bilag. DIR Kommentar: Bestyrelsen har tidligere besluttet, at direktionen skal udarbejde et oplæg om instituttets arbejde indenfor udlændingeområdet. Direktionen giver et overblik over væsentlige indsatser og dykker ned i enkelte eksempler som kan illustrere, dels hvordan institutionen arbejder med emnet, dels hvilke udfordringer og dilemmaer instituttet møder i det daglige. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Drøftelse: Bestyrelsen takkede for præsentationen om instituttets arbejde på udlændingeområdet, der dels tydeliggjorde udfordringerne og kompleksiteten i håndteringen. Bestyrelsen bekræftede den pragmatiske linje, som er lagt for instituttet på området med de løbende præciseringer, og bakkede op om udførelsen heraf, dvs. den balance som er fundet ved på den ene side at tale de 7/12

8 udlændinges sag, som i medierne fremstår som upopulære (flygtninge, asylansøgere, personer på tålt ophold, udenlandske tiggere, hadprædikanter), og på den anden side at være villig til at diskutere menneskerettighedernes udvikling. Instituttet skal fortsat have fokus på konstruktivt og pragmatisk samarbejde med relevante myndigheder, høj faglighed, relevans og kommunikation, så instituttet kan fastholde sin position som vægtig og respekteret part i udlændingedebatten Beslutning: Bestyrelsen bakkede op om de initiativer og indsatser, instituttet har gennemført på udlændingeområdet, herunder som aktiv deltager i debatten om juraen på området. Bestyrelsen følger udviklingen tæt bl.a. som led i drøftelsen af menneskerettens legitimitet og interessentanalysen på mødet i januar Kl : Re-akkreditering af IMR (orientering og beslutning) Bilag: 11.1 SCA konklusion på instituttets re-akkreditering, 11.2 Indstilling til håndtering af SCA anbefalinger. DIR Kommentar: Direktøren indleder dette punkt med en kort indflyvning om akkrediteringssystemet, herunder systemets formål, udfordringer samt systemets muligheder fremadrettet. Herefter gennemgås kort det endelige resultat af instituttets re-akkreditering og håndtering af anbefalinger (se også bilag 11.2). Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen om akkrediteringssystemet til efterretning. Bestyrelsen tiltræder håndteringen af SCA s anbefalinger, sådan som det fremgår af bilag Drøftelse: Bestyrelsen valgte at fremrykke den del af punkt 11, der vedgår beslutning om håndtering af SCA s bemærkninger til instituttets re-akkreditering. Den bredere orientering om SCA blev udskudt til et senere møde. 8/12

9 Beslutning: Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med, at instituttet nu igen akkrediteres til A-status, og takkede for det store arbejde, som der var blevet lagt forud for dette. Bestyrelsen tiltrådte endvidere følgende håndtering af SCA s bemærkninger; 1. En eksplicitering af instituttets mandat til at sikre ratificering af internationale menneskerettighedskonventioner inddrages, såfremt det i øvrigt må vise sig nødvendigt at ændre loven. 2. Et udkast til retningslinjer for udpegning til bestyrelsen behandles på det Grønlandske rådsmødet den 28. marts Bestyrelsen vil i 2019 foreslå Udenrigsministeriet en ændring af vedtægten med henblik på at præcisere betingelserne for at afsætte bestyrelsesmedlemmer 12. Kl : Formandens beretning (orientering) Bilag: Intet bilag. Kommentar: Formanden aflægger beretning bl.a. med fokus på: Rådsmøde 11. oktober. Bestyrelsen modtager referat af mødet, når det er godkendt i rådet. Møde med rådsformanden d. 21. nov., hvor bestyrelsesformanden bl.a. vil høre denne om hans tanker og konkrete forslag til styrkelse af dialogen mellem rådet og bestyrelsen. Menneskerettighedsprisen, der uddeles den 10. dec. På instituttet. Bestyrelsen er velkommen. Nytårskur, herunder overvejelse om formanden skulle deltage ifm. Instituttets julefrokost den 14. dec. Direktionssekretariatet udsender doodle mhp. Planlægning af bestyrelsesmedlemmernes deltagelse på rådsmøderne Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Bestyrelse tog orienteringen til efterretning. 13. Kl : Direktørens beretning (orientering) Bilag: 13.1 Mediedækning 3. kvartal. 9/12

10 Kommentar: Direktøren aflægger beretning bl.a. med fokus på: Status på arbejdet med strategisk HR, der dels føder ind i afdelingsledernes arbejde med programstrategier, dels det foranstående arbejde med at planlægge en god proces for strategiudvikling Direktøren er udpeget til DUFs demokratikommission Mediedækning 3. kvartal Instituttets bemærkninger til Højesteretsdommen om udvisning af bandeleder Shuaib Khan Handicapkomiteens kritik af dommen i Max Bendtsensagen Orientering om lovforslag om ændring af værgemålsloven (stemmeret) Status på instituttets samarbejde med Kina Lancering af SDG-UPR databasen i Geneve 70 året for Menneskeretserklæringen, hvor instituttet har planlagt følgende aktiviteter: - Uddeling af Rådet for menneskerettigheders pris (på instituttet). - Arrangementet Håb for menneskerettighederne med menneskerettighedsaktivister fra Mellemøsten og Nordafrika (i Pressen, Politikens Hus kl ): erettighederne - En kronik i Politiken af Jonas Christoffersen om menneskerettighedernes fortsat store betydning i dag - Lancering af en video om vores arbejde med politi og sikkerhedsstyrker i Niger sammen med Udenrigsministeriets kommunikationsafdeling - En række social medie-posts i ugen op til d. 10. december (herunder materiale fra egen hjemmeside, egen læringsportal og fra fra FN s 70- års-kampagne, se ml) Ytringsfrihedskommissionen, hvor fokus senest har været på sociale medier/fake news. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10/12

11 Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bad om at få information om instituttets aktiviteter ifm. 70 året for Menneskerettighedserklæringen tilsendt. 14. Kl : Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne (orientering) Statusrapporter ved Lise Garkier - bestyrelsen giver bilateral tilbagemelding om form mv. 2. udgave af EU charter ved Louise Halleskov Storgaard 3. udgave af Forbrydelser og andre strafbare forhold ved Jørn Vestergaard Indspark til debatserie om Flygtningekonventionen og klimaflygtninge i Altinget ved Sune Lægaard, Louise Holck og Jesper Lindholm 15. Kl : Evaluering af dagens møde Bestyrelsen udtrykte generel tilfredshed med mødets eksekvering, herunder balancen mellem administrative forhold, oplæg og drøftelser samt tidsstyringen. 16. Kl : Evt. Intet til evt. Kommende bestyrelsesmøder: Dato Tentative dagsordenspunkter 24. jan. Menneskerettighedernes legitimitet, herunder interessentanalyse Afdelingsmål feb. Årsregnskab og revisionsprotokollat 2018 Revideret budget 2019 (orientering) Evaluering af målopfyldelse af institutmål ⁰ evaluering af direktøren Beretning til Folketinget 2018 (orientering) Nationalt tema Internationalt tema [evt. substrategier for int. afd.] 28. maj Bruttoliste over institutmål trimester regnskab og budget Nationalt tema Internationalt tema 11/12

12 sep. Vedtagelse af institutmål 2020 Drøftelse af proces til udarbejdelse af ny strategi trimester regnskab og budget Arbejdsplan 2020 Evaluering af bestyrelsens arbejde og bestyrelsens forretningsorden Nationalt tema Internationalt tema 20. nov. Vedtagelse af budget 2020 Bestyrelsens konstituering (formandskab og øu er på valg) Ny strategi Nationalt tema Internationalt tema 12/12