Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen. Medarbejdere Jonas Christoffersen Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Louise Holck (under punkt 6-9)

Transkript

1 BILAG 1: REFERAT MØDE I BESTYRELSE, D. 10. DECEMBER 2014, KL WILDERS PLADS 8K, 1403 KØBENHAVN K, NORD SKOV D E C E M BER 2014 DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Jens Vedsted-Hansen Tim Jensen Jens Elo Rytter Jesper Ryberg Ewa Chylinski Rådet Ole Hartling (fmd.) Carsten Fenger Pernille Backhausen Dorthe Elise Svinth Ruth Lauge Stig Langvad Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Medarbejdere Jonas Christoffersen Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Louise Holck (under punkt 6-9) Afbud Aaja Chemnitz Larsen (Grønland) PKT. EMNE, FORMÅL 0. Indledning Bestyrelsen tog afsked og takkede for godt samarbejde med: o Bestyrelsesmedlem Jens Elo Rytter (udløb af anden udpegningsperiode), o Vicedirektør Charlotte Flindt Pedersen (fratræder sin stilling ved udgangen af januar, 2015) Afbud fra Aaja pga. den første samling i det Grønlandske Landsting. 1. Godkendelse af dagsorden (beslutning) Indstilling: Dagsordnen godkendes. Dagsordenspunkt nummer 9 om strategiske mål 2015 fremrykkes, da det er et beslutningspunkt. Dagsorden blev godkendt. 1/7

2 2. Godkendelse af referat (beslutning) Indstilling: Referatet af sidste møde og af forrige møde punkt 7, 3. afsnit, godkendes. Ingen kommentarer. Referaterne blev godkendt. 3. Beretning (orientering) Indstilling: Bestyrelsen tager beretningen til DIR Direktøren orienterede kort om de fratrædelsesaftaler, der blev indgået i forlængelse af organisationstilpasningerne i efteråret, der ud fra en samlet betragtninger landet på et fornuftigt leje. Direktøren orienterede endvidere om rekrutteringen af ny vicedirektør, Eva Grambye der kommer fra en stilling i Udenrigsministeriet. Eva Grambye tiltræder pr. 1. april Direktøren indtræder som daglig leder af det internationale område frem til den 1. april. Den nye vicedirektør har fået tjenestefrihed fra sit arbejde i Udenrigsministeriet, hvilket direktøren fandt det rigtigst at orientere bestyrelsen om, selv om han efter endt overvejelse var nået frem til, at det ikke var til hinder for ansættelse. Jens Vedsted-Hansen anførte, at den nye vicedirektørs relation til Udenrigsministeriet bør overvejes ved første orlovsperiodes udløb. Med udgangspunkt i instituttets organigram af december 2014 blev der spurgt til antallet af medarbejdere og herunder de administrationsansatte. Direktøren oplyste, at fordelingen afspejlede den administrative udvikling af instituttet, og at direktionen har øje for de administrative omkostninger (se også instituttets strategiske mål for 2015, pkt. 7). Beretningen blev taget til 4. Udpegningsudvalg (beslutning) Indstilling: Bestyrelsen beslutter: forslag til ny 3 i lov om IMR udpegningsudvalgets kommissorium for det videre arbejde med kvalitetsudvikling af bestyrelsens arbejde. PB Udpegningsudvalgets formand, Pernille Backhausen, indledte 2/7

3 med en kort gennemgang af udvalgets indstilling og udvalgets overvejelser om, hvorvidt valgbarhed bør indskrives i loven eller i forretningsordnen. Udvalget præciserede, at mindst bør udgå af forslagets udkast til stk. 4 og stk. 5. Bestyrelsen kvitterede for udvalgets arbejde, og drøftede herefter særligt fire forhold: 1) muligheden for selvsupplering, 2) generelle kriterier for udvælgelse af bestyrelsesmedlemmer, 3) Rådets udpegning ( 3, stk 4) og 4) valgbarhed. Selvsupplering: Bestyrelsen tiltrådte på mødet den 26. august 2014, at bestyrelsen fremadrettet skal have mulighed for selvsupplering med op til to medlemmer. Kriterierne herfor skal i følge bestyrelsen tydeliggøres, bl.a. mhp. at præcisere, hvornår bestyrelsen bør gøre brug af selvsuppleringsmuligheden, og hvornår den alternativt tilknytter eksterne konsulenter, advisory boards etc. Jens Elo Rytter foreslog, at bestyrelsen maksimalt bør kunne selvsupplere sig med yderligere ét medlem og ikke to, som det fremgår af udvalgets forslag. Derudover foreslog Jens Elo Rytter, at de selvsupplerede medlemmer skal vælges med et kvalificeret flertal i bestyrelsen for at minimere risiko for nepotisme mv. Generelle kriterier: Bestyrelsesmedlemmerne vælges på baggrund af deres personlige kompetencer, men da udpegningen er uddelegeret til fx Rådet og universiteterne, er der i følge flere bestyrelsesmedlemmer behov for, at kriterierne for udpegning fremstår mere klart og transparent i lyset af bestyrelsens ønske om øget professionalisering samt ICC s anmærkninger i instituttets akkreditering fra Rådets udpegning: Et flertal i bestyrelsen var af den holdning, at Rådet så vidt muligt bør stilles frit i udpegningen. Stig Langvad mente, at instituttet har en helt særlig forpligtigelse ift. handicapområdet begrundet i såvel handicapkonventionen samt i det forhold, at instituttet har fået særlige beføjelser og ressourcer til netop det område. Bestyrelsen drøftede herefter modeller for forskellige bindinger i tråd med lovens nuværende stk. 4. Udpegningsudvalget indstillede, at Rådet bliver hørt om model for udpegning, hvilket bestyrelsen sluttede op om. Valgbarhed: Bestyrelsen drøftede de betingelser, hvorpå et medlem af bestyrelsen evt. kan miste sin valgbarhed i løbet af udpegningsperioden. Dette gør sig bl.a. gældende ved valg til en lovgivende forsamling. Dette kunne ved lovændring indskrives i vedtægten eller alternativt i forretningsorden. 3/7

4 Udpegningsperioden reduceres til 3 år mhp. at sikre øget fleksibilitet. Bestyrelsen får adgang til selvsupplering af op til yderligere to medlemmer, såfremt bestyrelsen efter en konkret vurdering finder det nødvendigt. Selvsupplering kan kun ske ved et kvalificeret flertal i bestyrelsen. Medlemmer valgt ved selvsupplering vælges for samme periode og med samme vilkår, som den øvrige bestyrelse. Udpegningsudvalget hører Rådet, hvorvidt det ønsker en model, hvor det i udpegningen står frit, hvilket et flertal af bestyrelsen er tilhængere af, eller om der alternativt skal være en binding ift. bestemte udsatte grupper i tråd med lovens nuværende stk. 4. Efter høring af Rådet træffer bestyrelsen endelig beslutning om model for Rådets udpegning. Bestyrelsen skal fremover opretholde dialog med Rådet, således at der ved selvsupplering kan tages højde for Rådets synspunkter om bestyrelsens sammensætning. Udpegningsudvalget udarbejder mhp. på drøftelse i bestyrelsen den udkast til 1) kriterier for selvsupplering, 2) generelle kriterier for udpegning af bestyrelsesmedlemmer og 3) bestemmelse om valgbarhed, herunder ikke mindst om forholdet til partipolitisk arbejde, idet bestyrelsen var enig i, at folkevalgte ikke bør være medlemmer i bestyrelsen, da det kan fremstå som en kompromittering af instituttets uafhængighed. Udpegningsudvalgets kommissorium for det videre arbejde med kvalitetsudvikling af bestyrelsens arbejde blev herefter tiltrådt med den tilføjelse, at udvalget som del af dets arbejde skal udarbejde funktionsbeskrivelser for formandsskabet. 5. Konstituering af bestyrelsen 2015 (beslutning) Indstilling: Bestyrelsen vælger: 1. Formand (Ole Hartling træder ud af lokalet) 2. Næstformænd inkl. formand for økonomiudvalget (Carsten Fenger og Jens Vedsted-Hansen træder ud lokalet såfremt de genopstiller) 3. Medlem af økonomiudvalg (Pernille Backhausen træder ud lokalet, såfremt hun genopstiller) Ved valget trådte kandidaterne ud af lokalet, idet formanden overlod mødeledelsen til næstformand Jens Vedsted-Hansen. 4/7

5 Ole Hartling genopstillede, og der var ingen andre kandidater til formandsposten. Jens Vedsted-Hansen annoncerede, at han ikke genopstillede til næstformandsposten. Jens Vedsted-Hansen pegede på Jesper Lindholm som ny næstformand. Der var ikke andre kandidater til posten. Carsten Fenger genopstillede som næstformand og som følge deraf født formand for økonomiudvalget. Der var ikke andre kandidater til posten. Pernille Backhausen genopstillede som medlem af økonomiudvalget. Der var ikke andre kandidater til posten. Carsten Fenger oplyste, at økonomiudvalget havde drøftet udpegning af et tredje medlem, hvilket udvalget ville vende tilbage til bestyrelsen med efter nærmere overvejelser. Ole Hartling blev genvalgt som formand gældende frem til og med den , hvor hans udpegningsperiode udløber, idet bestyrelsen senest på sommerseminaret kan drøfte den fremtidige besættelse af formandsposten. Næstformand Carsten Fenger genvælges, herunder også som formand for økonomiudvalget, gældende frem til Jesper Lindholm blev valgt som ny næstformand gældende frem til Pernille Backhausen blev genvalgt til Økonomiudvalget gældende frem til Substrategi for instituttets arbejde i Grønland (beslutning) Indstilling: Bestyrelsen tiltræder udkast til en substrategi for Institut for Menneskerettigheders arbejde i Grønland LOHO Lise Garkier Hendriksen udtrådte af sin rolle som bestyrelsesmedlem under dette punkt, idet hun har været ophavsmand for substrategien, der beskriver instituttets fokusområder i Grønland frem til Bestyrelsen kvitterede for indholdet af substratgien og havde, ud over en række mindre forståelsesmæssige og sproglige forslag, følgende kommentarer: 1) bestyrelsen burde være inddraget tidligere i processen, hvilket er en fremadrettet læring, som såvel bestyrelse som direktion vil bringe med videre, 2) instituttet bør overveje at monitorere håndteringen 5/7

6 af udenlandsk arbejdskraft, selvom det ikke er et fokusområde og 3) forholdet mellem bestyrelse, Rådet og det Grønlandske råd bør blive belyst og tydeliggjort gennem Udpegningsudvalgets videre arbejde. Bestyrelsen spurgte ind til det langsigtede perspektiv for økonomien for arbejdet med Grønland. Direktionen svarede, at midlerne til arbejdet i Grønland trækkes fra de ekstra midler på 10 mio. kr. årligt, som instituttet fik tildelt ifm. regeringsskiftet i Bestyrelsen tiltrådte udkast til en substrategi for Institut for Menneskerettigheders arbejde i Grønland med bemærkning om, at bestyrelsen burde have været involveret fra tidspunktet for de første drøftelser, ligesom bestyrelsen burde være blevet orienteret løbende om udarbejdelsen forud for den endelige vedtagelse. 7. Strategiske mål 2015 (beslutning og orientering) Indstilling: Bestyrelsen tiltræder strategiske mål DIR Bestyrelsen kvitterede for instituttets nye model for strategisk styring og strategiske mål for 2015 med følgende kommentarer: 1) Bestyrelsen havde forståelse for, at instituttet grundet organisationstilpasninger i efteråret ikke kunne involvere bestyrelsen før, men at den fremover bør inddrages tidligere i strategiske beslutninger af den karakter, som direktionen også har lagt op til, 2) Jesper Lindholm anførte, at instituttet skal være tilbageholdende med at overtage den terminologi, der fremhersker i Finansministeriet, dels af hensyn til instituttets uafhængighed, dels for at sikre, at redskabet for strategisk styring og de underlæggende mål skal give mening for medarbejderne, 3) Ewa Chylinski opfordrede til, at det strategiske redskab fremadrettet også illustreres visuelt for at tydeliggøre sammenhængen mellem de forskellige niveauer. Bestyrelsen tiltrådte strategiske mål Udpegningsudvalget drøfter direktionens udkast til bestyrelsens strategiske styring mhp. en indstilling til beslutning på bestyrelsesmødet den om den fremadrettede proces. 6/7

7 8. Langsigtede forskningsindsatser (orientering) Indstilling: Bestyrelsen tager de langsigtede forskningsindsatser til LOHO Instituttets langsigtede forskningsinitiativer er identificeret i lyset af den substrategi for forskning, som bestyrelsen vedtog den I følge direktionen er der nu ikke længere tungtvejende diskussioner på instituttet vedrørende styrende rammer versus forskningsfrihed, hvilket betragtes som et resultat af, at substrategien er ved at bundfælle sig. Bestyrelsen kvitterede for orienteringen med følgende kommentarer: 1) Forskningsafdelingen bør overveje, hvordan input fra samarbejdspartnere, herunder fra civilsamfundet, kan inddrages i det løbende arbejde, 2) Økonomiske, sociale og kulturelle rettigheder bliver i nogen grad identificeret med ligebehandling, hvilket kan problematiseres, idet rettighederne spænder videre. Bestyrelsen tog de langsigtede forskningsindsatser til 9. Nationalt arbejdsprogram 2015 (orientering) Indstilling: Bestyrelsen tager nationalt arbejdsprogram 2015 til LOHO Bestyrelsen kvitterede for orienteringen med den kommentar fra Jens Vedsted-Hansen, at instituttet fremadrettet kunne overveje at fokusere på alternativer til inkorporering af konventioner og konsekvenser af regeringens beslutning om ikke at inkorporere nogen af FN s menneskerettighedskonventioner. Ruth Lauge anbefalede desuden, at ledelsen overvejede at behandle social dumping som problemstilling. Bestyrelsen tog nationalt arbejdsprogram 2015 til 10. Evt. Bestyrelsen udskyder beslutningen om bestyrelsens årshjul til næste bestyrelsesøde. 7/7