Det Grønlandske Råd. Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen

Transkript

1 REFERAT DOK. NR. 18/ REF. ANKL MØDE I BESTYRELSEN, 16. MAJ 2018, KL NORDSKOV, WILDERS PLADS 8K, 1403 KBH. K. DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Karin Buhmann Sune Lægaard Tim Jensen Jørn Vestergaard Louise Halleskov Storgaard Rådet Dorthe Elise Svinth (fmd) Mette Boye Henriette Laursen Ruth Lauge Stig Langvad Det Grønlandske Råd Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Direktion Jonas Christoffersen Louise Holck Esben Geist Ann Lisbeth Ingerslev Afd. leder Hans-Otto Sano (pkt. 4) Afd. leder Marie Louise Høj (pkt. 7) Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) AFBUD Anita Hoffer Carsten Fenger PUNKT TID, EMNE, FORMÅL 1. Kl : Fotosession Billeder til anvendelse på instituttets hjemmeside. 2. Kl : Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Dagsordenen blev godkendt. 3. Kl : Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af 1. marts 2018 Beslutning: Referatet blev godkendt med bemærkning om, at spørgsmål om udmøntning af overskud 2018 under referatets punkt 5 er på dagsordenen på indeværende møde (pkt. 12). 1/11

2 4. Kl : Ny forskningsstrategi (drøftelse og evt. beslutning) Bilag: 4.1 Udkast til ny forskningsstrategi; 4.2 Notat om udkastet. Kommentar: Bestyrelsen har vedtaget et institutmål om, at der skal udvikles en ny og ambitiøs forskningsstrategi. Resultatet af dette arbejde foreligger nu og præsenteres for bestyrelsen, jf. nærmere bilag 4.2. Indstilling: Bestyrelsen drøfter udkastet, jf. bilag 4.2. Drøftelser: Vicedirektør Louise Holck gav en kort indflyvning til de bagvedliggende strategiske overvejelser, der ligger til grund for udkastet til forskningsstrategien. Bestyrelsen drøftede udkastet grundigt med fokus navnlig på: i) den forskningsstrategiske ramme, herunder omtalen af Grønland samt en eventuel opprioritering af klima/miljø og religion, ii) ambitionsniveauet (højt/højeste internationale niveau) iii) brug af den Bibliometriske Forskningsindikator (BFI), iv) begreberne grundforskning og anvendt forskning samt forholdet til relevansen af forskningen, v) rettigheders udelelighed og betydning på tværs i forskningen. vi) processen omkring tilblivelsen af strategien, herunder involvering af forskerne (fremført af medarbejderrepræsentant), Det blev særlig drøftet, hvilken betydning religion skulle have i den forskningsstrategiske ramme. Det blev anført, at forskningsstrategien bør sikre, at instituttet har betydelig forskningsmæssig indsigt i forholdet mellem religion og menneskerettigheder, da det ellers ikke vil være muligt for instituttet at udarbejde kvalificerede analyser med troværdighed og gennemslagskraft. Der er ikke tvivl om, at religion kan udgøre et - efter omstændighederne uomgængeligt - aspekt i forskningen og instituttets øvrige arbejde, men religion adskiller sig ikke derved grundlæggende fra andre vidensområder, hvor forskningskapacitet kan være anvendelig (så som kønsforskning, socialforskning, retsplejeforskning). 2/11

3 Formanden bad de bestyrelsesmedlemmer, der ønskede nye emner prioriteret, om at identificere emner, der kunne nedprioriteres, såfremt nyt skulle ind i den forskningsstrategiske ramme. Der var derefter tilslutning til den forskningsstrategiske ramme. Medarbejderrepræsentanten fremhævede, at processen om strategiens tilblivelse af en række berørte medarbejdere blev opfattet som lukket og ikke inddragende, navnlig hvad angår tilblivelsen af den forskningsstrategiske ramme. Det er således kun delvist korrekt, når der i bilagene til mødematerialet til bestyrelsesmødet er anført, at udkastet har været drøftet med medarbejderne. Beslutning: Formanden sammenfattede bestyrelsens drøftelse i følgende punkter, som bestyrelsen tilsluttede sig: Bestyrelsen udtrykte stor ros til oplægget, som var forelagt. Det var tydeligt, at der var lagt et stort arbejde i tilblivelsen. Der havde været gode erfaringer med processen, hvor bestyrelsesmedlemmer med særlig interesse og ekspertise deltog i udviklingen af oplægget, og den proces kan være til inspiration fremadrettet. Bestyrelsen bekræftede sin tidligere beslutning om, at det er afgørende, at den forskningsstrategiske ramme bliver præciseret for at knytte forskningen tættere på instituttets overordnede prioriteter, herunder i den internationale strategi. Den forskningsstrategiske ramme kan - på grund af forskningsfriheden efter institutloven - ikke blot kan være vejledende. Bestyrelsen udtrykte fuld tilslutning til de foreslåede indsatsområder, som alle ønskedes bibeholdt i den foreslåede, forskningsstrategiske ramme. Det blev bekræftet, at selv om et tema ikke er en del af den forskningsstrategiske ramme, så betyder det ikke, at instituttet ikke vil beskæftige sig med temaet. Det vil blot ikke være et område, hvor forskerne kan forske frit som anført i institutloven. Bestyrelsen noterede sig, at der i løbet af processen var udtrykt usikkerhed hos visse medarbejdere. Det er naturligt i disse processer, og bestyrelsen havde derfor forståelse for 3/11

4 direktionens beslutning om - af hensyn til at undgå unødvendig usikkerhed - ikke at gøre den forskningsstrategiske ramme til genstand for drøftelse med medarbejderne, inden den blev forelagt for bestyrelsen. Bestyrelsen tiltrådte i al væsentlighed forskningsstrategien, idet den bemærkede, at direktionen overvejer eventuelle justeringer på følgende punkter: i. Klarheden af beskrivelserne af indsatsområderne i den forskningsstrategiske ramme navnlig for så vidt angår Institutioner. ii. Omtalen af Grønland. iii. Forskningens ambitionsniveau (højt/højeste internationale niveau). iv. BFI-standarders bindende henholdsvis vejledende karakter. v. Betydningen af begrebet anvendelsesorientering (i forhold til relevans). vi. Menneskerettighedernes indre sammenhæng (rettigheder på tværs i forskningen). vii. Samarbejde med andre forskningsinstitutioner navnlig på områder, hvor instituttet ikke selv forsker. viii. Baggrunden for vægtningen af forskning mellem det internationale og det nationale område. Bestyrelsen forventer, at direktionen forelægger et justeret udkast med henblik på endelig vedtagelse på mødet den 20. juni 2018, idet justeringerne drøftes med formandskabet inden forelæggelse for bestyrelsen. 5. Kl : Svar til Sub-komitéen for akkreditering (beslutning) Bilag: 5.1 Brev fra sub-komitéen (t.o.); 5.2 Udkast til svar til sub-komitéen Kommentar: Sub-komitéen for re-akkreditering (SCA) har som bekendt i november 2017 udskudt den endelige akkreditering af instituttet til november SCA opfordrede i den forbindelse instituttet til at give yderligere oplysninger og konkrete svar på navnlig seks forhold, nemlig; 1. Bestyrelsens udpegning 4/11

5 2. Funktionel immunitet 3. Afsættelse af bestyrelsesmedlemmer 4. Instituttets mandat til at ratificere menneskeretlige konventioner 5. Fuldtidsmedlemskab af bestyrelsen 6. Finansiel autonomi Sekretariatet har anmodet om udskydelse af svarfrist til SCA til efter bestyrelsesmødet den 20. juni, hvilke SCA har imødekommet, således at svarfristen nu er sat til den 25. juni. Bestyrelsen behandlede emnet på mødet den 30. januar og den 1. marts, hvor bestyrelsen besluttede, at SCA s bemærkninger skal imødekommes på den mest smidige måde. Dette vurderes bedst gennemført ved; - meddelelse af yderligere information til SCA om instituttets forhold og - en vedtægtsændring og en praksisændring hos de udpegende universiteter m.v. (se dagsordenspunkt 6) Vedhæftede svarudkast har været vendt i dels formandskabet, dels på ØU-mødet d. 8. maj. Indstilling: Bestyrelsen tiltræder udkast til svar (eventuelt med forbehold for tekniske justeringer, som formanden kan godkende på bestyrelsens vegne, idet eventuelle tekstnære forslag fremsendes til sekretariatet). Drøftelser: Formanden orienterede kort bestyrelsen om de drøftelser, der pågik i ØU den 8. maj om svarudkastet, herunder en række mindre justeringer ikke mindst med henblik på at gøre tonen i svaret mere positiv. Der var enighed i bestyrelsen om, at svarudkastet lever op til bestyrelsens beslutning af 1. marts 2018, og at instituttet skal anmode udenrigsministeriet om dialog om en eventuel lovændring, således at SCA s bemærkninger fuldt ud kan imødekommes. Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte udkast til svar med forbehold for sproglige ændringer, som formandskabet vil gennemgå inden næste møde. Spørgsmålet om lovændring drøftes med Udenrigsministeriet i forbindelse med udenrigsministerens 5/11

6 godkendelse af vedtægtsændringen. Det endelige svar godkendes og underskrives på bestyrelsesmødet den 20. juni Kl : Forslag til vedtægtsændring (beslutning) Bilag: 6.1 Notat fra Kammeradvokaten; 6.2 Vedtægt med rettelsesforslag; 6.3 Universiteternes retningslinjer for udpegning af medlemmer til bestyrelsen Kommentar: Som besluttet på bestyrelsesmødet den 1. marts er det hensigten at imødekomme den del af SCA s kritik, der vedrører udpegning og afsættelse dels ved en vedtægtsændring, dels ved en praksisændring hos de udpegende parter. Ad vedtægtsændring: Sekretariatet og formandskabet har udarbejdet et udkast til vedtægtsændringer (se bilag 6.2), der er blevet forelagt kammeradvokaten for en juridisk vurdering (se bilag 6.1). En vedtægtsændring skal godkendes af udenrigsministeren efter høring af Rigsrevisionen. Ad retningslinjer: Retningslinjerne for universiteterne har været i høring hos henholdsvis formanden for Rektorkollegiet og rektorerne for SDU, AAU, KU og AU, der alle har tiltrådt og underskrevet retningslinjerne (se bilag 6.3). Rådet for Menneskerettigheder vil drøfte retningslinjerne på mødet den 21. juni. Det Grønlandske Råd forventes at drøfte retningslinjer det på rådsmødet i november. Selskabsloven regulerer forholdene vedrørende medarbejderrepræsentanten. Indstilling: Bestyrelsen tiltræder forslag til vedtægtsændringer. Såfremt Rigsrevisionen ikke har bemærkninger til ændringerne, sendes den nye vedtægt til udenrigsministerens underskrivelse. Såfremt Rigsrevisionen har bemærkninger, vil 6/11

7 en revision blive sendt til skriftlig behandling i bestyrelsen, således at en endelig vedtægtsændring kan underskrives af Udenrigsministeren inden instituttet svarer SCA ultimo juni. Drøftelser: Direktøren gennemgik udkastet til vedtægtsændringer og redegjorde for Kammeradvokatens bemærkninger samt besvarede enkelte spørgsmål af opklarende karakter. Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte forslag til vedtægtsændringer, som fremsendes til Rigsrevisionen og derefter til bestyrelsens endelige godkendelse (se separat beslutningsreferat) inden forelæggelse for udenrigsministeren snarest muligt. 7. Kl : NHRI samarbejde (orientering og drøftelse) Bilag: Intet bilag. Kommentar: I lyset af bestyrelsens ønske om, at blive klædt bedre på til at bidrage til instituttets internationale arbejde, orienteres bestyrelsen om NHRI samarbejdet, herunder særligt om det store EU-projekt, som instituttet har stået i spidsen for mhp. styrkelse af NHRI netværk. Som led i orienteringen præsenteres de væsentlige dilemmaer og overvejelser, ledelsen har gjort sig undervejs i projektet. Drøftelser: Afdelingsleder Marie Louise Høj gav en kort indføring i dels instituttets historiske rolle ift. NHRI samarbejdet, dels det konkrete EU projekt, der har til formål at styrke netop dette samarbejde. Projektet er meget omfangsrigt; 12 offentlige udbud er gennemført, 22 kontrakter er indgået og 77 personer fra forskellige lande og regioner arbejder med projektet. Projektet er meget stramt styret og revisionen er pletfri. Det overordnede mål med projektet er sikre velfungerende NHRI er og derigennem styrke menneskerettighedernes legitimitet. En række foreløbige konkrete resultater af projektet er bl.a., dels at GAHNRI er styrket med et permanent sekretariat, dels udarbejdelsen af fælles administrative standarder, der sikrer et setup, som er i overensstemmelse med Paris-Principperne og EU regulativer. Derefter orienterede Marie Louise Høj bestyrelsen om de udfordringer, instituttet har mødt i projektet, herunder 7/11

8 samarbejdet med svage organisationsstrukturer, forskellige agendaer, komplekse organisationsstrukturer og høje forventninger. I EU-projektets anden fas, vil fokus være på NHRI ernes rolle som menneskerettighedernes beskytter. Beslutning: Bestyrelsen kvitterede for arbejdet med at styrke NHRI erne globalt og tog orienteringen til efterretning. 8. Kl Instituttets samarbejde med Ombudsmanden (orientering og drøftelse) Bilag: Intet bilag. Kommentar: I lyset af bestyrelsens ønske om, at blive knyttet tættere på de overvejelser, instituttet løbende gør sig om det nationale arbejde, orienteres bestyrelsen om instituttets samarbejde med ombudsmanden, herunder om samarbejdet omkring tilsynsbesøg i fængsler med videre. Ombudsmanden er inviteret til seminaret til september, så drøftelsen varmer også op til dette møde. Drøftelser: Formanden indstillede til bestyrelsen, at punktet udskydes, således der kunne afsættes mere tid til punktet om ny forskningsstrategi. Beslutning: Bestyrelsen besluttede, at udskyde punktet til næste bestyrelsesmøde. 9. Kl : Pause og forplejning 10. Kl : Instituttets årsberetning (orientering) Bilag: Intet bilag. [Link til årsberetning sendt i mail]. Baggrund: Kort præsentation af instituttets årsberetning, der i år som noget nyt også indeholder instituttets statusrapport om menneskerettighedssituationen i Danmark. Årsberetningen har været præsenteret for Folketingets udenrigsudvalg i april. Indstilling: Bestyrelsen tager årsberetningen til efterretning. 8/11

9 Drøftelser: Bestyrelsen kvitterede for det nye format, og for den pressedækning årsberetningen havde afledt. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at bestyrelsen til næste år skal orienteres om beretningen før udvalgsmedlemmerne i Folketinget og medlemmerne af Rådet for Menneskerettigheder 11. Kl : København-erklæring (orientering) Bilag: 11.1 København-erklæring. Kommentar: Europarådets 47 medlemsstater blev i april enige om den såkaldte København-erklæring. Direktøren giver sit foreløbige bud på den videre proces med henblik på nærmere drøftelse af emnet på sommerseminaret. Drøftelser: Direktøren gav en kort orientering om de reaktioner, der i forskellige miljøer har været på Københavnerklæringen, herunder ift. instituttets rolle. Bestyrelsen fandt det fortsat rigtigst, at instituttet indtog en aktiv rolle i det forberedende arbejde, hvilket har påvirket Københavnerklæringen i en mere positiv retning end udgangspunktet var. Bestyrelsen efterspurgte herefter en mere indgående analyse af, dels hvordan København-erklæringen modtages rundt omkring i Europa, dels hvordan instituttets rolle betragtes i og uden for menneskerettighedsmiljøet. Beslutning: Bestyrelsen afsætter god tid på sommerseminaret til at drøfte det videre arbejde med menneskerettighedernes fremtid. 12. Kl : Økonomi (orientering) Bilag: [eftersendes] 12.1 Regnskab- og budgetnotat. Kommentar: Instituttet arbejder som bekendt nu efter en såkaldt trimester model, hvor regnskabsåret opdeles i 3 perioder (1/1-31/4; 1/5-31/8 og 1/9-31/12). Formålet er at styrke ledelsesinformationen på de tidspunkter, hvor der navnlig er behov for at træffe vigtige beslutninger. 9/11

10 ØU drøftede bilag 12.1, herunder regnskabsopfølgning for perioden 1 januar til 30. april, opdateret prognose samt udmøntning af overskud 2018, på møde den 8. maj. Udvalgets bemærkninger er indarbejdet i det udsendte materiale. Drøftelser: Regnskabet pr. 30 april viser et overskud på 1 mio. kr. fordelt med 0,5 mio. kr. på de nationale aktiviteter, 0,2 på fællesudgifterne samt 0,3 mio. kr. på indtægtsdækket virksomhed. Efter første trimester prognosticeres med et samlet overskud på 2,6 mio. ved udgangen af Direktionen har i lyset af regnskab og prognose igangsat en række initiativer, der har til formål at styrke instituttets konkurrencedygtighed. Direktionen har udvist tilbageholdenhed og har derfor ikke udnyttet den økonomiske ramme. Beslutningerne har været drøftet i ØU. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. Kl : Formandens beretning (orientering) Bilag: Intet bilag. Kommentar: Formanden aflagde beretning bl.a. med fokus på; Rådsmøde den 24. februar, herunder valg af bestyrelsesmedlemmer og genopslag Drøftelser: Formanden orienterede bestyrelsen om, at rådet med stemmerne 29 mod 0 havde tiltrådt udpegningsudvalgets indstilling om at: (i) udpege Andreas Kamm for perioden 1. juli 2018 til 30. juni 2022, (ii) genudpege Dorthe Elise Svinth for perioden 2. juli 2018 til 1. juli 2022, og at (iii) genopslå bestyrelsesposten med tilknytning til etnicitetsorganisation. 10/11

11 Formanden indstillede til bestyrelsen, at hun selv indtræder i udpegningsudvalget, idet hun nu ikke længere er på valg. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og tiltrådte, at Dorthe Elise Svinth indtræder i udpegningsudvalget mhp. at besætte bestyrelsesposten med tilknytning til etnicitetsorganisation. 14. Kl : Direktørens beretning (orientering) Bilag: 14.1 Mediedækning og kommunikation 1.kvartal 2018 Kommentar: Direktøren aflagde beretning bl.a. med fokus på; Mediedækning og kommunikation Organisatoriske ændringer i ØAA og internationalt område L 156 om udvisning Proces for valg af medarbejderrepræsentant Drøftelser: Ingen drøftelser. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning : Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne (orientering) - Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksener orienterede om, at hun på valg, idet hendes valgperiode udløber den 19. juni Valget følger processen fastlagt i selskabsloven med tilhørende bekendtgørelse : Evaluering af dagens møde (drøftelse) - Bestyrelsen kvitterede for, at formanden besluttede, at der på mødet skulle afsættes den fornødne tid til at drøfte forskningsstrategien på bekostning af andre dagsordenspunkter : Evt. 11/11