Direktion Jonas Christoffersen Louise Holck Eva Grambye Esben Geist Ann Lisbeth Ingerslev Andreas Klitgaard Bojsen (ref.)

Transkript

1 BILAG 2.1 REFERAT MØDE I BESTYRELSEN, 21. NOV. 2017, KL IMR, WILDERS PLADS 8K, 1403 KBH. K. DOK. NR. 17/ REF. ANKL DELTAGERE Universiteter Jørn Vestergaard Karin Buhmann Sune Lægaard Louise Halleskov Storgaard Rådet Dorthe Elise Svinth (fmd) Mette Boye Henriette Laursen Ruth Lauge Det Grønlandske Råd Anita Hoffer (via video) Direktion Jonas Christoffersen Louise Holck Eva Grambye Esben Geist Ann Lisbeth Ingerslev Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) AFBUD Tim Jensen Jesper Lindholm Stig Langvad Carsten Fenger Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen PUNKT TID, EMNE, FORMÅL 1. Kl : Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Dagsordenen blev godkendt 2. Kl : Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af sep Beslutning: Referatet blev godkendt med en præcisering af, at inspiration til udvikling af ny forskningsstrategi kan hentes fra sammenlignelige organisationer, herunder bredt i forskningsmiljøer og tænketanke (se side 5). 3. Kl : Bestyrelsens konstituering Bilag: 3.1 Bestyrelsens konstituering /9

2 Kommentar: Følgende poster i bestyrelsen er på valg i henhold til bestyrelsens forretningsorden og referat af : Medlem Post Udløbsdato Dorthe Elise Svinth Formand Jesper Lindholm Næstformand Ruth Lauge Medlem af ØU Indstilling: Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer; Én bestyrelsesformand for en to-årig periode gældende fra den Én næstformand for en to-årig periode gældende fra den Ét medlem af økonomiudvalget for en to-årig periode gældende fra Kommentar: Jørn Vestergaard blev på opfordring af formanden udpeget som mødeleder under dette punkt. Beslutning: Bestyrelsen valgte blandt sine medlemmer; Dorthe Elise Svinth som formand for perioden Jesper Lindholm som næstformand for perioden Ruth Lauge som medlem af økonomiudvalget for perioden Bestyrelsen besluttede at indstille til rådet, dels at følge processen som den fremgår af bilag 3.1, dels at Dorthe Elise Svinth genudpeges men på et almindeligt mandat, idet Henriette Laursen, der er direktør i Kvinfo, anses for at repræsentere en organisation der beskæftiger sig med ligebehandling af mænd og kvinder. 4. Kl : Bestyrelsens arbejdsplan 2018 (beslutning) Bilag: 4.1 Bestyrelsens arbejdsplan /9

3 Kommentar: I lyset af bestyrelsens evaluering på sommerseminaret, har formandskabet udarbejdet en arbejdsplan for 2018 indeholdende dels en beskrivelse af bestyrelsens fokusområder det kommende år, dels forslag til en række ændringer, der har til sigte at styrke bestyrelsens strategiske arbejde. Indstilling: Bestyrelsen tiltræder dels fokusområderne for bestyrelsen 2018, dels de ændringer, der foreslås i bilag 4.1 mhp. at fortsætte udviklingen mod et tydeligere strategisk fokus. Drøftelse: Bestyrelsen drøftede afvejningen af tid mellem tematiserede drøftelser og faste punkter, såsom økonomi, beretninger mv. Formanden bemærkede, at den afsatte tid til dagsordenspunkter i arbejdsplanen baserer sig på et foreløbigt estimat, og at formandskabet vil sikre den fornødne tid til at bestyrelsen kan løfte sit øvrige ansvar. Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte dels forslag til arbejdsplan 2018, dels forslag til ændringer mhp. at fortsætte udviklingen mod et tydeligere strategisk fokus. 5. Kl : Det nationale arbejde (drøftelse og beslutning) Bilag: 5.1 Notat om det nationale arbejde 2018 Kommentar: I forlængelse af bestyrelsens evaluering og bestyrelsens arbejdsplan (pkt. 4) skal bestyrelsen overveje, hvilke nationale emner den særligt ønsker at drøfte i For at klæde bestyrelsen på til denne drøftelse har direktionen vedlagt et baggrundspapir (bilag 5.1). Det er ikke hensigten, at bestyrelsen skal drøfte baggrundsnotatet, der er tænkt som et internt dokument, der skal sætte rammen for de nationale afdelingsmål Indstilling: Bestyrelsen kommer med ønsker til punkter til drøftelse i 2018 indenfor det nationale område. Drøftelse: Vicedirektør Louise Holck indledte drøftelsen med et kort indlæg, hvor hun beskrev en række nationale arbejdsmetoder, herunder prioriteringskriterier, kontekstanalyser, afdækning af alliancepartnere og kommunikationsindsatser. Bestyrelsen takkede for et godt 3/9

4 oplæg, der dels satte flere ord på, hvordan arbejdet med prioriteringen håndteres på instituttet, dels klæder bestyrelsen bedre på til det videre arbejde med det nationale i Herefter kom bestyrelsen med en række bud på emner til bestyrelsens drøftelse i 2018, herunder; Prioriteringsproces: samarbejds- og alliancepartnere/eksempler på fravalg Effektmåling af instituttets indsatser (SIM) Social kontrol i forlængelse af netop udsendt rapport Kommunikation: Menneskerettighedernes legitimitet i den brede befolkning [Kan evt. tænkes sammen med Rådets aktuelle indsatsr på dette område]. Arbejdsmarkedet: diskrimination, mangfoldighed, udstødelse Enkeltsager: Bi-intervention/ligebehandlingsnævn (fx Langkaer Gymnasium) Udvisning af kriminelle udlændinge: Balancegang Tværgående: Samtænkning af de menneskeretlige konventioner Friskoler: Hvilke MR spørgsmål rejser de? Kommunerne: hvordan arbejder de med menneskerettigheder? #Me too kampagne : Menneskeretlige aspekter? Ungsdomskriminalitet: Hvordan manøvrerer instituttet? Religiøs chikane: Religiøse grupperinger på flygtningecentre mv. Beslutning: Formanden takkede for bestyrelsens mange gode bud på emner, der bevægede sig mellem det metodiske og lavpraktiske til mere komplicerede dilemmaer. Formandskabet udarbejder forslag til udspecificeret arbejdsplan for bestyrelsens møder i 2018 til bestyrelsens beslutning på mødet i januar. Formandskabet drager omsorg for, at temaerne dels understøttes af konkrete cases, dels indeholder en Grønlandsk vinkel, når relevant. Louise Holcks Power Points udsendes sammen med udkast til referat. 6. Kl : Pause og mad 4/9

5 7. Kl : Regnskab og prognose (orientering) Bilag: 7.1 Regnskabs- og prognosenotat DIR Kommentar: Regnskab og prognosenotatet beror på regnskabstal fra september, der viser et andet og mere positivt regnskab og prognoseskøn sammenlignet med halvårsregnskabet, idet der nu forventes et overskud på 3.3 mio. kr. Økonomiudvalget kommenterede på og godkendte regnskab- og prognosenotatet på ØU mødet den 6. november. Indstilling: Bestyrelsen tager orientering om regnskab og prognose til efterretning Drøftelse: Bestyrelsen bemærkede, at det nye format giver et bedre overblik sammenlignet med tidligere. Derefter drøftede bestyrelsen det fortsatte behov for at generere overskud på projekterne i 2018, hvilket bl.a. beror på, at finanslovsmidler ikke må indgå i egenkapitalen. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at det er meget tilfredsstillende, at økonominotaterne fremhæve de emner, der har været drøftet i ØU. 8. Kl : Godkendelse af budget 2018 (beslutning) Bilag: 8.1 Budget 2018 DIR Kommentar: Budget 2018 er udarbejdet i lyset af ny bevillingstype for det nationale område, hvorfor det bl.a. indstilles, at instituttet oparbejder en større egenkapital end besluttet på mødet i marts 2017, idet vi ikke længere kan låne via statsforskrivningen i tilfælde af likviditetsproblemer. Økonomiudvalget kommenterede på og godkendte budgettet på ØU mødet den 6. november. Indstilling: Bestyrelsen tiltræder; Budget 2018 med et forventet overskud på 500 t.kr. Oparbejdning af en yderligere egenkapital svarende til den mistede statsforskrivning (2,4 mio. kr.). Instituttet fortsætter med at følge moderniseringsstyrelsens retningslinjer ved overgang til ny bevilling. 5/9

6 Drøftelse: Bestyrelsen drøftede balancen mellem overheadindtægter og fællesudgifter, ligesom ændringerne i omsætningen, der har været svagt faldende over de seneste par år, måtte holdes under opsyn. Bestyrelsen hæftede sig ved, at der har været et fald af lønmidler svarende til 5 mio. kr. siden Direktionen bemærkede, at faldet i lønmidler hænger sammen med flere faktorer, herunder faldende omsætning samt efterlevelse af lønsumsloft. Bestyrelsen tilkendegav, at situationen og den videre udvikling må følges. Der blev stillet en række konkrete spørgsmål til notatet og sammenhængen mellem enkeltposter, hvilket direktionen besvarede. Beslutning: Bestyrelsen godkendte: Budget 2018 med et forventet overskud på 500 t.kr. Oparbejdning af en yderligere egenkapital svarende til den mistede statsforskrivning (2,4 mio. kr.). Fortsat anvendelse af moderniseringsstyrelsens retningslinjer ved overgang til ny bevilling ØU og bestyrelsen følger udviklingen i projektomsætningen og lønmidler. 9. Kl : Whistleblowerordning (beslutning) Bilag: 9.1 IMR whistleblowerordning Kommentar: Instituttet har længe ønsket at få etableret en whistleblowerordning mhp. at sikre, at alle instituttets aktiviteter lever op til nutidens krav til økonomisk ansvarlighed, antikorruption, god forvaltningskik og åbenhed. Bestyrelsen besluttede på mødet den 16. maj, at instituttets whistleblowerordning og ØU s evt. rolle heri, skulle afvente UM s retningslinjer, som instituttet kunne læne sig op ad. Instituttet modtog disse retningslinjer i udkast lige inden sommerferien, og har på den baggrund udarbejdet forslag til en ordning, der først og fremmest har til hensigt at tydeliggøre rammerne for håndtering af indberetninger om alvorlige uregelmæssigheder. ØU behandlede udkastet på øu-møderne den 12. sep. og d. 6. nov. 6/9

7 Indstilling: Bestyrelsen tiltræder whistleblowerordning Drøftelse: Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med, at instituttet nu får tydeliggjort klageadgangene, så interne og eksterne aktører kan ytre sig om kritisable forhold. Derefter drøftede bestyrelsen dels formidlingen af whistleblowerordningen, dels evt. involvering af tillidsmændene. Beslutning: Bestyrelsen godkendte whistleblowerordning og noterede sig, at der vil blive udarbejdet en kommunikationsindsats for at gennemføre ordningen i praksis. Det sikres, at tillidsmændene er klædt på til at kunne vejlede om ordningen. 10. Kl : Formandens beretning (orientering) Bilag: Intet bilag Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Kommentar: Formanden aflagde beretning med fokus på; Review af instituttets internationale arbejde, der grundlæggende konkluderer, at instituttet gør sit arbejde godt, men at instituttet kan blive bedre til at dokumentere resultater. Resultatet af reviewet indgår som led i introduktionen til det internationale arbejde på mødet i januar. Ny rådsformand Søren Laursen inviteres til at deltage på bestyrelsesmødet den 30. januar og den efterfølgende middag. [undtaget for aktindsigt] Rådsmøde 12. oktober, herunder valg af formand og næstformand (Jes Østergaard), oplæg ved Rasmus Kieffer- Kristensen om formandskabet for Europarådet, nedsættelse af udvalg. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Formanden følger op på bestyrelsens deltagelse på rådsmøderne. 7/9

8 11. Kl : Direktørens beretning (orientering) Bilag: Intet bilag DIR Kommentar: Direktøren aflagde beretning med fokus på; Mediedækning 3. kvartal Forskningsstrategiproces er i god gænge bl.a. er møder med bestyrelsesmedlemmer planlagt i dec. og feb. Udvisning af kriminelle udlændinge og sagens indflydelse på regeringens planlægning af Formandskabet for Europarådet Højesteretsdom i 3 årsreglen om familiesammenføring, hvor instituttet har bi-intervenereret. Sagens forelægges nu den Europæiske Menneskerettighedsdomstol Instituttets re-akkreditering forventes afklaret ultimo november Ligebehandlingsnævnet har givet instituttet medhold i en afskedigelsessag Udkast til forvaltningsaftale i forbindelse med overgang til ny bevilling foreligget, og opmærksomhedspunkter drøftes efter behov med ØU Hjemtagelse af biblioteket som følge af ny bevillingsaftale og der følgende undtagelse for lønsumsloft. En mindre besparelse forventes Ny database samler alle internationale afgørelser i menneskeretssager, som har været ført mod Danmark. Grønlandsberetning foreligger og drøftes, når arbejdet i Grønland er på bestyrelsens dagsorden #Me too kampagne: instituttet har for to år siden oprettet en intern klageinstans om upassende adfærd, ligesom forholdene berører i de løbende APV er. Formandskabet for Europarådet, hvor direktøren deltager i en forberedende ekspertkonference i Kokkedal den november Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 12. Kl : Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne (orientering) Anita hoffer gjorde bestyrelsen opmærksom på, at der er et ændringsforslag ift. Det Grønlandske Råd for 8/9

9 Menneskerettigheder, der kan få indflydelse på hendes udpegning og deltagelse i bestyrelsen 13. Kl : Evaluering af dagens møde (orientering) Ros til videosystem Godt med den fornødne tid til drøftelse 14. Kl : Evt. Intet til evt. 9/9