Referat, Bestyrelsesmøde den Himmelev Rideklub

Transkript

1 Referat, Bestyrelsesmøde den Himmelev Rideklub Kl , rytterstuen Tilstede: Katrine, Katrine, Kenneth, Lotte Fraværende: Stina, Natascha Næste møde: kl i rytterstuen 1. brug for flere hænder Opgaverne for medlemsansvarlig kan deles mellem flere. Mette Svensson: indmeldelse og udmeldelser Der mangler således en PBS-ansvarlig samt en regnskabsansvarlig (kasserer-opgave) Helle Dyring og Thea? har tilbudt deres hjælp med begrænsede opgaver, men der er så vidt vides ikke lavet nogen aftaler? Der sættes opslag op med de ledige jobs i stalden og ridehuset. Alle medlemmer på HIRK skal fremover være tilmeldt PBS, da det vil lette arbejdet for medlemsansvarlig betragteligt. Dette oplyses i næste nyhedsbrev. Gebyr: 50,- /måned hvis man ikke er tilmeldt PBS. ½- kontingent er fremover forbeholdt bestyrelsesmedlemmer og suppleanter samt venteliste- og medlemsansvarlig(e). Dette oplyses i næste nyhedsbrev og træder i kraft fra februar Forslag til opgaver, der kan sendes i udbud ; rengøring, vedligehold af udendørs arealer, sponsorkontakt, arrangere ridelejr, ryttermærkeundervisning, tøjsalg og -tryk. Mette/Katrine sætter tavle med forslag til opgaver, der ønskes udført og plads til navn på opslagstavlen. Desuden sættes lister op på toilettet om rengøring af toiletter (som kendes fra restauranter, storcentre og lign.) Der kan evt. foretages ændringer i vedtægterne, således at det bliver skrevet ind, at alle medlemmer/ryttere/forældre skal bidrage med en arbejdsindsats på HIRK. Der skal ses på vedtægterne inden næste generalforsamling. 2. Personaleforhold; Der er ansat en ny underviser, Mie, der tager torsdags aftenundervisningen fra og mandagsundervisningen fra Der skal findes en ny underviser til søndagsholdene. Katrine kigger på ansøgningerne igen. Der afholdes undervisermøde torsdag d kl Mødet blev aflyst på grund af for få tilmeldte. Næste møde afholdes d Bestyrelsen understreger, at der så vidt det overhovedet er muligt, er mødepligt til disse møder, da de er nødvendige for at få undervisningen til at fungere godt og det er fuldstændig nødvendigt at undervisningen fungerer for at køre rideskolen!!

2 Vedr. hjælpere Underviserne bedes give Lotte besked, hvis hjælperne udebliver, hvorefter de bliver kontaktet med en advarsel. Der skal ansættes to hjælpere til torsdagsholdet 18-19, dvs Alle, der er interesserede i at arbejde på HIRK (over 13 år og mindst 2 års rideerfaring) kan kontakte Lotte, da der mangler hjælpere. Alle undervisere opfordres til at sørge for at der er ryddet op efter undervisning. Det er selvfølgelig rytterne der skal rydde op, men måske skal de mindes om det! Alle bestyrelsesmedlemmer opfordres til at besøge Julie i stalden. Der er arrangeret 1. hjælpskursus for alle undervisere d Dette er efterfølgende aflyst ny dato følger! 3. Private opstaldere, status, venteliste, kontakt Der kommer en ny hest i stalden fra 1.10 Julie kontaktes med henblik på at få flyttet Dixie, så der er plads til den nye hest fra senest d Fremover har Lotte opgaven med at finde nye private opstaldere samt kontrakt og Kenneth har den efterfølgende daglige kontakt. 4. Venteliste; opfyldning, status Der er flyttet rundt på en del ryttere hen over sommeren, men der er stadig en del ledige pladser. Mette hænger lister op med ledige pladser hver måned og alle opfordres til at kigge på dem for at finde hold, de kan rykke op på. Undervisere opfordres til at bede ryttere til at 5. Sikkerhed opfølgning på møde med DRF: Lotte kontakter Nynne i DRF. 6. Parter: Lea og Stina arrangerer partmøde snarest. Alle partsryttere skal henstilles om bedre oprydning samt generelle regler for opførsel i stalden. Partsryttere skal feje om søndagen. 7. Køb og salg af heste En hest kan max. bære 20 % af egen vægt. Stina sørger for seddel på boksdørene med hestenes vægt og dermed max. lasteevne. Alle ryttere opfordres til at respektere dette, da hestene får problemer med ryggen ved for tunge ryttere. Alle heste skal være taget ud af konsum for at sikre, at der ikke er restriktioner på foderet. Hvoraf fremgår det om hestene er taget ud af konsum. Det skal tages op med privatrytterne, at de selv har ansvar for at passet kan være ved hestene indenfor den angivne tidsfrist. 8. Økonomi:

3 Der har været mange enkeltudgifter, som der ikke var budgetteret med, men på trods af dette ser økonomien fornuftig ud. Det er vigtigt at alle undervisere opfordrer alle ryttere til at stille op til stævner, at alle privatbokse er udlejet samt at alle hold så vidt muligt er fyldt op. Det skal undersøges om der mulighed for at få tilskud fra kommunen til indvendig vedligeholdelse. Kenneth tager kontakt til kommunen med henblik på følgende opgaver; dørhåndtag i stalden, bokselåse, spejl, ny vaskemaskine, udvendig belysning. 9. Ryttermærker: Maria er interesseret i at undervise, Lotte og Maria forsøger at arrangere dette i efteråret. Ryttere fra Sannebo og andre ridesteder kan evt. deltage. 10. Arbejdsdag/sommerfest søndag d. 26. august gik rigtig godt med stor deltagelse tak til alle, der hjalp. 11. evt. Det kan overvejes at eksterne kan komme og ride på timebasis på tidspunkter hvor der er ledigt på ridebanen (f.eks. lørdag eftermiddag) for 75/time. Der er springstævne søndag d samt planer om et Trektest lørdag d (efterårsferien, uge 42) Som det fremgår af opslag i stalden, må der ikke gives godbider i stalden på grund af sikkerhed. Der må ikke være løse børn på ridebanen. Loppemarked evt. i forbindelse med stævne? 12. Næste møde: Søndag d kl Opgaveansvarlige pr : Opgaver Kenneth Katrine R. Personaleansvar (Løbende kontakt til personalet, nye ansættelser) staldpersonale Børneattester (kontakt til Rigspolitiet) Personalekontakt undervisere Personalekontakt hjælpere Planlægning af undervisning (afløsere) Lotte Katrine H. Natascha Stina Mette E. (Venteliste) Julie (Staldmester) Mette S. (Medlemsansvarlig)

4 kommune Dagsorden og x referat for bestyrelsesmøder leverandører + aftaler Skov og Natur Miljøstyrelsen (gødningsprøver) Private opstaldere (kontrakter etc..) Køb og salg af heste dyrlæge Hjemmeside Elektroniske () dokumenter Venteliste/holdopf yldning Medlemsadministr ation (opkrævning etc.) Lønkørsel Betalinger og indberetninger til kommune, DRF, DIF, DHIF..) Bogføring Årsregnskab Budgetlægning revision Drift af stald Skabe Rikke smed Foderplaner Udendørs folde Heste udrykning () (ved syge heste) Caféudvalg () Stævneudvalg Juniorudvalg Sikkerhedsudvalg Sponsorudvalg Rengøringsudvalg Tøjsalg Ryttermærker Partsansvarlig Sommergræs Certificering

5 Banevedligehold Hesteansvarlig