Referat fra bestyrelsesmøde den 8. maj 2008

Transkript

1 Kajakklubben VIKING Silistria Referat fra bestyrelsesmøde den 8. maj Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt 2. Opfølgning af referat fra sidst Der var ikke noget at følge op på. 3. Meddelelser fra formand, kasserer og udvalg Meddelelser fra formanden: Mariann har modtaget nye love fra forbundet. Vi plejer at have 2 Mariann sørger for at vi får et eksemplar til at stille i klubben. Har hentet ny Coastline med cockpitovertræk og kajakvogn. Evt. kan overtrækket bruges til klubben til nybegynderinstruktion m.m. Kajakvogn bruges ikke på klubbens både, men på privatbåde er helt fint, så vi tænker at lave en auktion til Sankt Hans se punktet nr. 9. Meddelelser fra kasseren: Kassebeholdning 506,50 Girokonto 140,75 Stævnekonto 72,50 Checkkonto ,33 Indlånskonto ,70 Nordea Indsk. 181,78 Nordea Plus ,12 Ved overgangen til medielicens har klubben nu betalt dette. Mht. klubbladet så får vi tilskud til klubbladet (da portotilskud udgik), - her kræves at vores blad skal være på gennemsnitlig 37 sider, hvilket betyder at de næste par blade skal være større. Der er 35 medlemmer som endnu ikke har betalt. Flere er passive medlemmer, hvilke vi ikke sender rykkere til. Der er 12 personer som har nøgle og ikke betalt. De skal have rykker nr. 2. Instruktørudvalg: Instruktion er startet op og det går godt. Der er særlig opmærksomhed på, at der skal være en instruktør i nærheden hele tiden. Det understreges at indmeldelsesblanket skal være udfyldt og afleveres til Ejlev. Der skal laves et overblik over hvilke instruktører, der har været på kurser og procedure omkring tilmelding af kurser. Jakob er bestyrelsens kontakt til udvalget og tilmelder til kurser efter aftale med bestyrelsen. I år har bestyrelsen opfordret til mest mulig relevant kursusaktivitet. Jakob ajourfører fremtidigt hvilke ressourcer vi har på de forskellige instuktørniveauer. John Erik kontaktes for at følge op på det. Førstehjælpskursus skal opdateres hvert 3. år. Ungdomsudvalg: Ungdomsudvalg udfyldte indmeldingsblanketter i mandags. Der kom 2 (ikke ungdomsroere) til boblerhold sammen med ungdomsroerne i mandags. Multiidræt og Lyseng kommer 6 mandage før sommer, i tidsrummet kl og prøver kajakroning. Vi har fået et par tilmeldinger på hjælp

2 fra hhv. Grete, Torben og Marianne. Primært er det Sten og Ellen som står for det. Der er også 2 pædagoger med, som har kendskab til kajakroning. Vedr. start som 10 årig, så har der været et par enkelte kommentarer, men bestyrelsens beslutning om start fra 10 år er ellers ikke nævnt yderligere. Turudvalget: Vedr. administration af de 15,- pr. båd i trailerpenge, så indbragte det sidste år 550,- til vedligeholdelse. Bestyrelsen beslutter at der ikke længere opkræves trailerpenge, men at klubben selv afholder udgifter forbundet med trailervedligehold. Vedr. up - loading af turkalender på hjemmesiden, så har det taget noget tid, men nu skulle oversigten være på under turudvalget. Det er endnu ikke kommet på aktivitetskalenderen, så det arbejdes der stadig på. Turudvalget havde lovet at sende det til Ejlev, men han har ikke modtaget noget. Webudvalget: Der er skiftet host for hjemmesiden og det forventes at den snart er helt klar. Telefonen i klubben virker ikke. Det er forsøgt at slukke/tænde routeren og modem, men det virker stadig ikke. Jakob kigger på det. Husudvalg: Vedr. skabene, så hører vi Sten omkring nøglerne og få dem hentet. Mariann har været på Falck og fået en ny falckkasse og forbindinger. Der tjekkes op på det generelle sikkerhedsudstyr der er øjenskyller. Det er blevet utrygt på parkeringspladsen, hvor der holder nogle mistænkelige biler. Vi vil henstille til at man ringer til politiet, når det opleves. Tag evt. registreringsnumrene og meld disse. Festudvalg: Der efterlyses information omkring Ny gammel festen. Mariann kontakter Olav eller Krista, og spørger hvad der sker. Vedligehold/ materiale: Vedr. vedligehold, så er der ringet rundt til de på listen som indtil uge 15 ikke havde vedligeholdt deres både. Mange gode undskyldninger, men medlemmerne tog det fint. Marianne samler op på de sidste. Måske skal man fremtidigt se lidt på hvem/hvad der skal vedligeholde. 4 eren træbåden gik i stykker under vedligehold. Christoff har lovet at lave den. Det er et problem at den altid går i stykker og der kommer skade på den. Den har ikke været ude at ro i 2 år, men det lyder til at ungdomsholdet gerne vil bruge den. Den er nu rødmærket, men det ændrer vi til gulmærkning, og så kommer det an på en prøve om den holder. Bådpladsen går helt ind under værkstedet, så den tager kun én plads trods længden. Muligvis skal der skeles særligt til de rødmærkede både på vedligeholdelseslisten, da der typisk ikke er roet, så meget i disse, men nogle samtidig kræver særligt kendskab. Prioriteringen har været, at der kommer et gammelt medlem på hver kajak og herefter kommer der nye på, så de får hjælp til at lære hvordan der vedligeholdes. Vi har ikke tidligere skelet til hvem der gerne vil lave kajakker sammen. Ungdomsroerne har fået særligt tilbud omkring nogle kajakker til vedligehold.

3 Problematikken fra GF om at det ville være fint at man selv kan vælge båd m.m., havde vi oppe at vende. Man gik væk fra at folk selv skulle skrive sig på vedligeholdelseslisten, da nogle var hurtige til at tage de som ikke havde og da det samtidig er vigtigt at få nye lært op. Hvis man udelukkende ror i sin egen kajak, kan det diskuteres om man skal vedligeholde klubbens kajakker. Det opfattes p.t. som en del af det at være medlem i klubben - en fælles forpligtelse overfor at vedligeholde klubbens materiel. Vi aftalte hver i sær at tænke videre over muligheder omkring fremtidig vedligehold og om evt. ny procedure. Et forslag var at manglende både kunne bruges til instruktion af vedligeholdelse på teoriaftenerne for nybegyndere. 7. Bådrum og kajakker Vi mangler en klubplads til den røde Surfer. Marianne har snakket med Synnøve og Ole vedr. deres bådplads, hvor der ligger en anden privat båd til opbevaring. Vi vil bede om at den bliver fjernet, så vi midlertidigt kan låne denne til opbevaring af klubbens båd. Der blev nævnt at vi mangler lidt materiel i typen mellem en Spike og Tracer. På opfordring af medlemmer, snakkede vi om brug af private/ klubkajakker. Bl.a. havde vi oppe om, de, som har egen kajak(plads), bør ro ca. 80% i sin egen kajak. Man skal dog ikke være afskåret i at bruge klubbens kajakker. Man kan diskutere om kontingentet ikke er dækkende for at have en bådplads, som alternativ til at bruge klubbens kajakker. Bestyrelsen var enige om at henstille til at medlemmer som har egen kajak fortrinsvis ror i denne, men ønsker ikke at lave regler på området. Mariann og Marianne ser på formuleringer til en artikel til det næste blad, og skriver det ind i retningslinjer omkring egne bådpladser, som en henstilling. Svend og Marianne vil finde en aften til at se på statistik over antal roede km i hver båd, således at det kan vurderes hvilke både vi evt. midlertidigt kan få opbevaret et andet sted. 10. Trailer-parkering Der er en mulighed for at aflaste med bådpladser, da traileren kan køres ind et sted under halvtag, og derfor have kajakker liggende på traileren. Vi snakkede kort om hvorledes de så ville være forsikrede, men umiddelbart vurderes risikoen som meget lille, da de bliver låst bag en port. Mariann melder tilbage hvordan vi praktisk gør i forhold til nøgle og aftaler vedr. afhentning. Den lille trailer kan vi få op på cykelbanen, hvor den kan stå (uden kajakker) Mariann får nøgle hertil 4. Opfølgning vedr. strategiseminar Der har ikke været meget tid Grete og Marianne mødes og laver oplæg til Sidst snakkede vi en del om målsætning og det var delt op i grupper, som vi kan sidestille med fokusemner. Flere er svarende til vores nuværende udvalg. Næste gang skal vi have lavet nogle klare målsætninger -. Hvordan laver man en strategi - vision, mission (snakkede vi lidt om sidste gang), målsætninger (skal vi have lavet specifik og målbar) Vores udvalg kan selv være med til at præge, således at de selv er med til at implementere målsætninger. Vi blev enige om at vi skulle holde et møde igen på et tidspunkt bl.a. skal vi ind omkring metoder/ fremgangsmåder. Vi skal muligvis tage fokus i udvalgene og evt. lave rammer for bestyrelsens målsætninger og forventninger til udvalgene. Herefter kan udvalgene selv være med til at udfylde rammerne og realisere det igennem konkrete handlinger.

4 En idé kunne være at oprette et aktivitetsudvalg, som skal være igangsættere for eks. familieroning, børneroning, pensionistroning... Svend arbejder videre med overblikket og prøver at lave et skema vi kan arbejde på hver i sær via mail, så vi holder liv i gløderne. 5. Drøftelse EPP + div. kurser og møder Det er fra medlemmer diskuteret om EPP er en pengemaskine for DKF? Beviserne koster en anelse, men ellers er det svært for bestyrelsen at forstå hvordan det skulle kunne være/ blive en pengemaskine at indføre EPP. Vi bestemmer selv hvilket niveau vi vil have instruktører på og hvad der er målsætning for klubben. Vi kan godt afvente og se hvilket behov der bliver. Langtursretten kan formuleres anderledes, som det blev forslået på generalforsamlingen i år, således at man kan ro henholdsvis én eller to sammen på turer Svend har lavet et oplæg, omkring indplacering af instruktører. Denne sendes til instruktørudvalget. Der skal ikke mange kurser til før vi har instruktører, som kan instruere på EPP2 og 3. Før første juni skal vi indmelde alle medlemmerne til DKF med info om de har entringsprøven eller ej. Mariann sørger for dette. 6. Klubblad og evt. artikler fra bestyrelsen Vedr. klubbåde/privatbåde.(mariann/ Marianne) Strategioplæg vision gennemgang af regler (Svend) Nybegyndere/ instruktionsudvalg Jakob hører om der er nogle i udvalget eller nye medlemmer, som vil skrive et indlæg. EPP Turene Materialeudvalg/ vedligehold Marianne vil prøve at skrive en kort artikel. 8. Katamaran status og det videre Katamaranen er færdig Sten har repareret og malet den, så det eneste der mangler er at den bliver samlet og der bliver lavet en vogn. Jakob og Sten snakker sammen om hvad der skal laves til vognen. 9. Sct. Hans opsalg og evt. auktion Se meddelelser fra formanden Mariann hænger et opslag op. 11. Besøg af div. fritidsklubber status Se ungdomsudvalg 12.Bordet rundt (har I noget på hjerte) Dette punkt nåede vi ikke. 13. Eventuelt Vi snakkede omkring håndbog til de nye Ejlev mailer den gamle rundt til bestyrelsen, så det bliver en del af strategien at den skal tilpasses/ opdateres. Næste bestyrelsesmøde:

5 26. juni hos Mariann kl. 19:15 Næste strategiseminar: 19. august kl. 17:00, evt. hos Mariann. Vi bestiller mad udefra.