Bygherreaudit ved rådgiveraftaler / hovedentrepriser og totalentrepriser

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Bygherreaudit ved rådgiveraftaler / hovedentrepriser og totalentrepriser"

Caspar Bjerre
5 år siden
Visninger:

1 Dato 20. december 2018 Sagsbehandler Simon Midtgaard Fogt Mail Telefon Dokument 13/19467 Side 1/6 Instruktion Ekstern audit Bygherreaudit ved rådgiveraftaler / hovedentrepriser og totalentrepriser 1. Formål Formålet med instruktionen er at sikre, at Vejdirektoratets bygherreaudit hos rådgivere i hoved- og storentrepriser samt i totalentrepriser sker på et ensartet grundlag. Gyldighedsområde: Den efterfølgende beskrivelse er rettet mod bygherreauditeringer af entreprenører og disses samarbejdspartnere. Instruktionen kan også anvendes ved bygherreaudit hos rådgivere, idet det er samme proces, men ansvarsforholdene og deltagerkredsen skal tilpasses den aktuelle organisation. Ved bygherreaudit hos rådgiver vil det typisk være fagprojektleder for design (-DESIGN) i samarbejde med fagprojektleder for entreprisestyring (-TILSYN) eller projektleder (PL), der udfører aktiviteter, som i efterfølgende beskrivelse er benævnt lig. Målgruppe: Alle medarbejdere involveret i bygherreaudit. Vejdirektoratet Thomas Helsteds Vej Skanderborg Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk SE EAN

2 2. Aktivitetsdiagram 1. Identifikation af behov for audit og vurdering af ressourcer 2. Planlægning af audit 3. Planlægning af auditspørgsmål og udarbejdelse af tjekliste 4. Gennemførelse af audit 5. Auditrapport 6. Opfølgning og lukning 7. Ertaringer fra audit 3. Beskrivelse Aktivitet 1. Identifikation af behov for audit og vurdering af ressourcer Planlægning af auditbehov lig vurderer, hvilke bygherreaudit der skal gennemføres på projektet. Resultatet dokumenteres i en auditplan for projektet. Vurderingsgrundlag lig kan konsultere Vejdirektoratets lead-auditor med oplysning om erfaringer fra andre audit hos samme entreprenør eller andre tilsvarende entrepriser. Særlig relevans ift. den respektive entreprise og dennes forløb kan bedømmes ud fra kontraktens bestemmelser, som typisk vil være anført i SB 11 og 17. Deltagere i audit Deltagere fra Vejdirektoratet er følgende: Skal deltage: PL, -TILSYN/DESIGN, entrepriseleder (EL), Lead-auditor Mulige deltagere: Centrale medarbejdere fra projektet, 2

3 Aktivitet Valg af auditor lig skal konsultere Vejdirektoratets Lead-auditor for oplysninger om, hvilke personer (firmaer) som kan assistere til gennemførelse af audit. skal være uafhængig af entreprenøren og dennes rådgiver i den pågældende entreprise. Lead-auditor udarbejder aftale med eventuel rådgiver. Lead-auditor 2. Planlægning af audit Formøde lig indkalder til formøde for at fastlægge fokusområder for audit, dvs. hvilke emner det giver mest værdi at auditere ud fra. (Forslag til emner kan ses af auditprogram, der er indeholdt i Indkaldelse til Bygherreaudit. ) Paradigme: Formøde Indkaldelse. Lead udarbejder referat fra formødet. Paradigme: Formøde Referat. lig varsler dato overfor entreprenør. Typisk mindst 4 uger før auditdato. Grundlag lig oplyser Lead-auditor om gældende grundlag for audit, dvs. kontrakten samt den gældende version af Kvalitetsplan (EFK i entrepriser). lig sikrer, at auditor og den som bedømte Kvalitetsledelsesplan (EFK i entrepriser) udveksler erfaringer, som kan have betydning for planlægningen af audit. Auditindkaldelse udarbejder oplæg til indkaldelsesbrev med auditprogram som bilag. Oplæg til auditprogram er med kommentarer til oplysning for de involverede deltagere fra formødet. Paradigme: Indkaldelse. lig og de øvrige deltagere fra formødet kommenterer. tilretter indkaldelsesbrev og fjerner de interne kommentarer i auditprogram. lig udsender det tilrettede indkaldelsesbrev til entreprenøren - typisk 2 uger før audit. 3. Planlægning af auditspørgsmål og udarbejdelse af tjekliste lig sikrer, at auditorer får læserettigheder til ProjectWise, eller andet sted, hvor gældende grundlag skal hentes. samler det gældende grundlag. Typisk vil det ske således: - henter SBB på Vejdirektoratets hjemmeside. 3

4 Aktivitet - henter kvalitetsledelsesplan (i entrepriser EFK) og øvrige entreprisespecifikke dokumenter på ProjectWise. Alternativt fremsendes materialet til auditorer pr. . lig sikrer, at auditorer får oplysninger om kritiske problemstillinger med relevans til tjeklistens spørgsmål. Eksempelvis oplysninger om konstaterede fejl / afvigelser. udarbejder oplæg til auditspørgsmål Paradigme: Tjekliste - Totalentrepriser. og de øvrige deltagere fra formødet gives mulighed for at kommentere tjeklisten. 4. Gennemførelse af audit Audit spørgerunden PL eller ansvarlig byder velkommen og opridser baggrunden for audit inkl. forventninger til en positiv/konstruktiv dialog. Præsentationsrunde gennemføres. forestår gennemførelse af audit-spørgerunden. møde leder auditormøde, hvor eventuelle afvigelser udformes. Hvor der er bodsbestemmelser udskrives afvigelser for væsentlige afvigelser. Definition på væsentlig afvigelse Der kan vurderes ud fra definitionen i udbudsdokumenterne. I Totalentreprise i bilagsdokumentet: EFK (entreprisens fælles kvalitetsplan) Paradigme: Afvigelse. Afsluttende møde leder det afsluttende møde, hvor der først offentliggøres antallet af afvigelser. Herefter forelægges positive forhold mundtligt, og eventuelle afvigelser beskrives kort og fremlægges til underskrift. Svar på afvigelser Entreprenøren gives højst 14 dage til at svare på, hvad der skal gøres ved en afvigelse. lig og auditor skriver under for Vejdirektoratet. Bemyndiget hos entreprenøren skriver under for entreprenøren. Vejdirektoratet beholder "original med underskrifter". Entreprenør får udleveret kopi. Konfliktsituationer i forbindelse med godkendelse af afvigelser: Efterfølgende er vist eksempler på typiske konfliktsituationer Afvigelsen er erkendt, men der er uenighed om formuleringen. Der kan aftales en anden formulering, således at begge parter er enige om indhold. Entreprenør vil ikke skrive under, men Vejdirektoratet fastholder afvigelsen. Entreprenør skal som minimum skrive under på modtagelsen. De "juridiske konsekvenser" må så afklares senere. 4

5 Aktivitet sikrer, at få oplyst hvem der er ansvarlig fra entreprenør for modtagelse af auditrapport. 5. Auditrapport udarbejder efter audit oplæg til auditrapport. Paradigme: Rapport. lig sikrer, at oplæg kvalitetssikres af person, som har deltaget i audit. lig oplyser auditor om, hvem der stå som ansvarlig fra Vejdirektoratet på den endelige rapport. lig sender auditrapport til entreprenøren. 6. Opfølgning og lukning lig sikrer, at svarfrister og opfølgning på afvigelser føres i referat ifm. byggemøde. lig sikrer, at entreprenøren fremsender svar på afvigelserne. vurderer svarene. lig videresender Vejdirektoratets svar på de af entreprenøren foreslåede aktioner på afvigelserne til entreprenøren. lig sikrer, at entreprenøren kommer med svar på, at de planlagte korrigerende og forbedrende handlinger er gennemført. vurderer materialet og underskriver afvigelserne. lig underskriver afvigelserne, når aktiviteterne er dokumenteret gennemført. lig sender underskrevne afvigelser til entreprenøren. 7. Erfaringer fra audit lig sikrer, at Lead Audtor får auditrapport inkl. bilag. Erfaringer fra audit samles op i et evalueringsskema og formidles til netværk for kvalitetsledelse eller den ansvarlige enhed og ledelsen samt som minimum til projektejer. Lead-auditor 4. Definitioner Audit ISO 9000 definition (3.9.1): Systematisk, uafhængig og dokumenteret proces for at skaffe auditvidnesbyrd og evaluere disse objektivt for at bestemme, i hvilket omfang auditkriterier er opfyldt. 5

6 Bygherreaudit Bygherreaudit svarer til ISO 9000 (3.0.1) definitionen for andenpartsaudit. Andenpartsaudit udføres af parter, som har interesse i virksomheden, som f.eks. bygherre, kunder eller af personer på deres vegne. Afvigelse ISO 9000 definition (3.6.2): Ikke-opfyldelse af krav Krav i ISO 9000 definition (3.1.2): Krav er behov eller forventning, der er udtrykt, alment underforstået eller obligatorisk. Væsentlig afvigelse Der henvises til definitioner i udbudsdokumenterne. 5. Dokumentstyring Denne tabel slettes ved brug af dette paradigme Godkendt Enhed/netværk Fagtema Planlagt revision Dokument nr. Adgang ESL 7.december 2018 Netværk for kvalitet i AD Organisation og styring December /19467 [ x ] Intern [ ] Ekstern D. 20.december 2018 Rettelse af fejl: SMF, KHJ, AJOR 6

Relaterede dokumenter

TOTALENTREPRISER: BEDØMMELSE AF ENTREPRISENS FÆLLES KVALITETSPLAN OG PARTSPECIFIK KVALITETSPLAN FOR PROJEKTERING.

DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 29. juli 2013 13/15323-1 Anne Marie Flensted/DHH amf@vd.dk 72442332 INSTRUKTION TOTALENTREPRISER: BEDØMMELSE AF ENTREPRISENS FÆLLES KVALITETSPLAN OG PARTSPECIFIK