EKSTERNT REFERAT. Godkendt af styregruppen d.: 25. november Sagsfremstilling nr. Dagsorden

Transkript

1 25. november 2017 DEFF styregruppe Møde nr. 4 Mødedato: Torsdag d. 16. november 2017 Tidspunkt: Kl. 10:30 13:00 Sted: Lokale 4, 5. sal, Slots- og Kulturstyrelsen EKSTERNT REFERAT Til stede fra styregruppen: Børge Obel (BO) under punkt 1, 10, 11 og 12 (mødeleder), Mogens Sandfær (MS), Marianne Lykke (ML), Bertil F. Dorch (BFD), Per Steen Hansen (PSH), Anne-Birgitte Rasmussen (ABR), Svend Larsen (SL) (mødeleder fra punkt 2), Jesper Hermansen (JEHE) Til stede fra sekretariatet, herunder referent: Annette Bach (ABA), Helle Bernskov (HEB), Christian Hagen Thomasen (CHT) under punkt 1, 10, 11 og 12, Hani Naboulse (HNA) under punkt 1, 10 og 11, Marie Husted Dam (MHD) under punkt 7 og 8, Bo Öhrström (BOE) (referent) Godkendt af styregruppen d.: 25. november 2017 Dagsorden 10:30 1. Godkendelse af dagsorden 10: DEFF projektansøgning til puljen Mindre projekttilskud Styregruppen behandler projektansøgningen Retningslinjer til identifikation af predatory tidsskrifter og beslutter midler fra puljen Mindre projekttilskud til danske fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker. 10: DEFF projektansøgninger til puljen Større projekttilskud Styregruppen behandler projektansøgninger og beslutter fordeling af midler fra puljen Større projekttilskud til danske fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker. 11: Skitse til scenarier for DEFF Styregruppen behandler skitse til scenarier for DEFF, der efterfølgende behandles på koordinationsudvalgsmødet d. 27. november : Check af referat fra møde 3 d. 20. juni 2017 Referatet er godkendt, og det checkes for besluttede aktioner. Sagsfremstilling nr. [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22] [23] [24] [1]

2 Side 2 11: Meddelelser fra formand og øvrige styregruppemedlemmer Formand Koordinationsudvalgsmøde d. 27. november 2017 Data Management herunder ny formand for Data Management Forum samt evaluering 2017 Undersøgelse af omfanget af bevaringsværdige forskningsdata Status for konsulentopgave om Open Data infrastruktur Status for DeIC. Medlemmer 15. Meddelelser fra sekretariatet Kortlægning af biblioteksbetjening på det gymnasiale område (skriftlig status) Knowledge Exchange herunder evaluering (skriftlig status) DEFF konferencen 2018 (skriftlig status) Aktiviteter 2017 (skriftlig status) 11: DEFF aktivitetsplaner 2018 Styregruppen behandler og beslutter DEFF aktivitetsplaner : American Physical Society (APS) deltagelse i SCOAP Styregruppen behandler og beslutter APS deltagelse i SCOAP3 i : DEFF budget 2018 Styregruppen indstiller DEFF budget 2018 til koordinationsudvalget under forudsætning for finansloven og Kulturstyrelsens budgetproces. 12: DEFF budget 2017 Styregruppen behandler budget for 2017, revideret prognose for året og økonomital. 12: Status for projektansøgninger til puljen Mindre projekttilskud Styregruppen orienteres om tilsagn og afslag for projektansøgninger til puljen Mindre projekttilskud til danske fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker. 12: Orientering fra licensområdet Status Styregruppen orienteres om status. LIBER s Five principles for libraries to use when conducting Open Access negotiations with publishers. Styregruppen beslutter eventuel opbakning til LIBER s Five principles for libraries to use when conducting Open Access negotiations with publishers. 12: Status på aktive DEFF-projekter Styregruppen behandler status for DEFF s projektportefølje pr. 13. oktober : Mødeplan for 2018 Møder i 2018 doodles snarest efter afholdelse af møde 4, se årshjul. 12: Eventuelt 12: Mødets gang [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [25] [26] [27] [28] 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.

3 Side DEFF projektansøgning til puljen Mindre projekttilskud BFD meddelte sin inhabilitet og forlod lokalet under dette punkt. Ansøgningen var på kr. ud af et samlet budget på kr. Puljen har pr. 28. september kr. til rest af årets rammebudget på kr. Styregruppen besluttede at disponere de resterende kr. af puljen til et seminar med deltagelse af biblioteksrepræsentanter og internationale eksperter med henblik på yderlige belysning af problemstillingen for danske biblioteker og en eventuel senere puljeansøgning. Sekretariatet anmoder ansøger om en ny projektbeskrivelse og udfærdiger tilsagn derefter. 11. DEFF projektansøgninger til puljen Større projekttilskud Der var ved fristens udløb d. 12. oktober 2016 modtaget 8 ansøgninger på i alt ,00 kr. til puljen for større projekttilskud til danske fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker. Styregruppens medlemmer meddelte deres inhabilitet i forhold til de enkelte ansøgninger. Sekretariatet havde gennemgået ansøgningerne i forhold til vurderingskriterierne og angivet en numerisk score ved de enkelte kriterier. Styregruppen besluttede at forholde sig til sekretariatets scoring af de enkelte projekter og eventuelt revidere den. Ansøgningerne blev herefter førstebehandlet i den rækkefølge, som de var modtaget i, og ansøgninger med inhabilitet blev behandlet først. De inhabile styregruppemedlemmer forlod lokalet ved behandlingen af de ansøgninger, hvor medlemmerne var inhabile: Projekt titel TAS-nummer CRIS samarbejdet i universitetsbibliotekssektoren -nu og fremadrettet DEFF DTU Projektleder Samarbejdsinstitutioner Inhabilitet DTUb, CBSb, Aaub, AUL, KUB, Rub, SDUb MS, SL, BFD Konsolidering af bibliotekssamarbejder på en fælles bibliotekssystemplatform DEFF KB Biblioteksforsøg med Open Science metoder og Open Data kompetenceudvikling, nye services og KPI er DEFF DTU Udvikling af retningslinjer for bibliometriske analyser på individniveau: konsensus blandt danske FFU-biblioteker. DEFF SDU Kompetenceudvikling relateret til Open Science og Digital Literacy DEFF KB KB, AUL, Rub, Aaub DTUb, SDU, KB, AUL, CBSb SDU, AAU, AU, Metropol, KU KB, CBSb, DTUb, KADKb, KUB, SDUb, VIA b SL MS, BFD, SL BFD, SL SL, MS, BFD, PSH

4 Side 4 Udvikling af servicemodeller og kompetencer i forhold til bibliotekernes rolle DEFF KB KB, DTUb, SDUb, CBSb, VIAb, Aaub SL, MS, BFD, PSH OPERA - Open Research Analytics DEFF DTU DTU, AAU, AAUb, KB, KUB MS, ML, SL Jura som hindring for digital informationsadgang DEFF KU KU Ved gennemgangen af ansøgningerne ændrede styregruppen sekretariatets scoring for tre projekter. Efter førstebehandlingen af ansøgningerne forlod alle styregruppemedlemmer med inhabilitet i én eller flere ansøgninger lokalet, og de resterende habile tre styregruppemedlemmer (BO, ABR og JEHE) bevilgede midler til fire projekter på basis af scoringen. Herved fik to projekter tilsagn med de ansøgte beløb, et tredje projekt fik tilsagn med reduktion på kr. i henhold til de økonomiske regler for puljen, mens det fjerde projekt fik tilsagn med et reduceret beløb. Baggrunden for tilsagnet med et reducerede beløb var, at styregruppen ønskede projektet begrænset i omfang og gerne finansieret i højere grad af institutionerne, samt at midlerne til det ansøgte beløb heller ikke var til stede. 12. Skitse til scenarier for DEFF Styregruppen diskuterede skitsen til scenarier for DEFF og ønskede sammenhængen mellem tilskudsområdet og licensområdet yderligere beskrevet. Tilsvarende ønskedes sammenhængen med Open Science og den reviderede Open Access strategi uddybet, ligesom samarbejdet om biblioteksudvikling og forskning skal præciseres. Sekretariatet udbygger skitse til scenarier for DEFF til behandling på koordinationsudvalgsmødet d. 27. november Check af referat fra møde 3 d. 20. juni 2017 Referaterne var godkendt, og alle aktioner derfra er enten gennemført eller del af nærværende mødes dagsorden. 3. Meddelelser fra formand og øvrige styregruppemedlemmer Formand Koordinationsudvalgsmøde d. 27. november Dette er det eneste møde i udvalget i 2017, og udover en række standardpunkter som drifts- og tilskudsregnskab 2017 aktivitetsplaner og budget 2018 skal skitse til scenarier for DEFF behandles. Data Management herunder ny formand for Data Management Forum samt evaluering Formanden besøger snarest alle interesserede Forum medlemmers institutioner. Den årlige rapport fra DMledelsesCAB om arbejdet med implementeringen af den nationale Data Management strategi rundsendes snarest til godkendelse i DeIC s bestyrelse og DEFF s styregruppe. På første styregruppemøde i 2018 behandles et forslag om evaluering af den treårige Data Management indsats med et samlet budget på 40 mio. kr.

5 Side 5 Undersøgelse af omfanget af bevaringsværdige forskningsdata. Som et led i arbejdet med at udarbejde en digitaliseringsstrategi for perioden har Rigsarkivet bedt KMPG om at gennemføre en overordnet undersøgelse af omfanget og arten af de bevaringsværdige forskningsdata, der bliver produceret ved danske forskningsinstitutioner. Status for konsulentopgave om Open Data infrastruktur. Rapporten forventes at udkomme i december Status for DeIC. Punktet blev ikke behandlet grundet formandens fravær. Medlemmer MS orienterede om, at det undersøges, om der kan findes en model for videreførelsen af det danske ORCID konsortium. Måske kan en placering hos DeIC som for DataCite være mulighed? BFD fortalte, at han indtræder i LIBER s Executive Board og derfor af tidshensyn forlader poster i Den Nationale Styregruppe for Open Access og SPARC Europe. BFD omtalte et kommende Citizens Science White Paper, der udarbejdes i DFFU regi. SL berettede, at Aalborg Universitet og Det Kongelige Bibliotek er enige om at indgå en aftale om biblioteksbetjening af Aalborg Universitet. 4. Meddelelser fra sekretariatet Kortlægning af biblioteksbetjening på det gymnasiale område (skriftlig status). Kortlægningen forventes færdig sommer Et delelement er, at SkoDa lukker. Knowledge Exchange herunder evaluering (skriftlig status). DEFF konferencen 2018 (skriftlig status). Aktiviteter 2017 (skriftlig status). Licensforhandlerne er på besøgsrunde hos bibliotekerne og tættere samarbejde søges. DEFF s kontraktarkiv fra tidligere er ikke komplet, og dette søges udbedret bl.a. gennem et tidsbegrænset frikøb af en medarbejder fra Aalborg Universitetsbibliotek. Licensforhandlerne er under pres grundet jobskift og sygemelding. Licensteamet arbejder på forbedret strategisk fokus i forhandlingerne ved statiskmodul, indkøb af rapporter og ønsker at styrke samarbejdet med institutionerne ved yderligere indstationering. 5. DEFF aktivitetsplaner 2018 Styregruppen tog virkemidler og budget samt aktiviteter til efterretning. 6. American Physical Society (APS) deltagelse i SCOAP Styregruppen besluttede at støtte dansk deltagelse i udvidelsen med American Physical Society (APS) i SCOAP3 i , samt at DEFF til deltagelsen afsætter midler i perioden gennem en finansieringsramme på kr. som ét samlet tilsagn. 7. DEFF budget 2018 Styregruppen godkendte budgettet for 2018 samt indstillede DEFF budget 2018 til koordinationsudvalgets godkendelse under forudsætning af finanslovens vedtagelse samt Slots- og Kulturstyrelsens budgetproces. 8. DEFF budget 2017 Styregruppen godkendte den reviderede prognose for året.

6 Side 6 9. Status for projektansøgninger til puljen Mindre projekttilskud Styregruppen tog orienteringen om tilsagn og afslag vedrørende mindre projekter til efterretning. 13. Orientering fra licensområdet Status Styregruppen får oplæg til publiceringsanalyse på førstkommende styregruppemøde i Status i øvrigt var gennemgået under punkt 4. LIBER s Five principles for libraries to use when conducting Open Access negotiations with publishers. Styregruppen tog LIBER s Five principles for libraries to use when conducting Open Access negotiations with publishers til efterretning og godkendte dem som principiel ramme for sekretariats arbejde med gylden Open Access modeller dér, hvor den nationale strategi for Open Access giver mulighed for det. 14. Status på aktive DEFF-projekter Styregruppen tog orienteringen om status for aktive DEFF-projekter pr. 13. oktober 2017 til efterretning. 15. Mødeplan for 2018 Møder i 2018 doodles snarest ifølge årshjul. 16. Eventuelt Der var intet til eventuelt. 17. Mødets gang Mødet forløb hurtigt og effektivt.