REFERAT EKSTERNT. Afbud fra styregruppen: Anne-Birgitte Rasmussen (ABR)

Transkript

1 27. juni 2017 DEFF styregruppe Møde nr. 3 Mødedato: Tirsdag d. 20. juni 2017 Tidspunkt: Kl. 10:00 13:00 Sted: Lokale 7, 5. sal, Slots- og Kulturstyrelsen REFERAT EKSTERNT Til stede fra styregruppen: Børge Obel (BO), Mogens Sandfær (MS), Marianne Lykke (ML), Bertil F. Dorch (BFD), Per Steen Hansen (PSH), Svend Larsen (SL), Morten Lautrup-Larsen (MLL) Afbud fra styregruppen: Anne-Birgitte Rasmussen (ABR) Til stede fra sekretariatet, herunder referent: Annette Bach (ABA), Christian Hagen Thomasen (CHT), Dyveke Sijm (DYS), Bo Öhrström (BOE) (referent) Godkendt af styregruppen den: 5. juli 2017 Dagsorden 10:00 1. Godkendelse af dagsorden 10:05 2. Check af referater fra møde 1 d. 22. marts 2016 og møde 2 d. 28. marts :10 3. Meddelelser fra formand og øvrige styregruppemedlemmer Formand Knowledge Exchange Strategy Forum maj 2017 Status for konsulentopgave om Open Data infrastruktur Status for DeIC. Medlemmer 4. Meddelelser fra sekretariatet Nyt fra sekretariatet Knowledge Exchange skriftlig status. [3] 10:25 5. DEFF Indtægtsdækket virksomheds ændrede forretning Styregruppen behandler DEFF Indtægtsdækket virksomheds ændrede [4] [5] forretning efter Regionslicensgruppens mulige udtræden af indkøbssamarbejdet. 10:35 6. DEFF budget 2017 og restbeholdning på ATA 5217 Styregruppen behandler budget for 2017 Styregruppen beslutter anvendelse af restbeholdning på ATA 5217 Sagsfremstillings nr. [1] [2] [6] [7]

2 Side 2 DEFF kontrakter. 10:45 7. Indsatsområder Styregruppen førstebehandler udkast til indsatområder :15 8. Orientering fra licensområdet Status Styregruppen orienteres om status for licensområdet. Kortlægning af licensområdet Styregruppen behandler kortlægningen til koordinationsudvalget. Opgørelse af indkøbsfællesskabets værdi og effekt herunder et estimat af opnåede besparelser Styregruppen behandler værdi, effekt og estimat af opnåede besparelser for DEFF til koordinationsudvalget. 11:35 9. Vision og scenarier samt DEFF s formål Styregruppen diskuterer vision og scenarier for DEFF samt DEFF s formål med henblik på næste møde i koordinationsudvalget. 12: DEFF konferencen 2017 og 2018 [11] Styregruppen evaluerer DEFF konferencen 2017 samt beslutter budget for DEFF konferencen : Status for mindre projekter [12] Styregruppen orienteres om tilsagn og afslag vedr. mindre projekter. 12: Status på aktive DEFF-projekter 1. maj 2016 [13] Styregruppen behandler den skriftlige status for DEFF s projektportefølje. 12: Næste møde 12: Eventuelt 13: Mødets gang [8] [9) [10] 1. Godkendelse af dagsorden. Rækkefølgen af punkterne blev ændret som følger: 1, 2, 5, 6, 3 Status for DeIC, 9, 3 resterende punkter, 4, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, Check af referater fra møde 1 d. 22. marts 2016 og møde 2 d. 28. marts Referaterne var godkendt, og alle aktioner derfra er enten gennemført eller del af nærværende mødes dagsorden. 3. Meddelelser fra formand og øvrige styregruppemedlemmer Formand Knowledge Exchange Strategy Forum maj Der var stor tilfredshed med leverancerne fra Knowledge Exchange organisationen, og udvidelsen med CNRS har været en succes. Det blev slået fast, at partnerorganisationerne har meget forskellige muligheder for at deltage i lobbyarbejde. Knowledge Echange skal evalueres tidligt i 2018 af hensyn til en ny treårig aftale for Jisc har påtaget sig at være vært for Strategy Forum i Status for konsulentopgave om Open Data infrastruktur.

3 Side 3 Der blev ikke modtaget nogen bud, hvorfor opgaven sættes i nyt udbud med reducerede krav og den samme økonomiske ramme. Status for DeIC DeIC har udarbejdet en række anbefalinger for en sammenhængende e-infrastruktur til fremme af dansk forskning. DeIC s bestyrelse er blevet forlænget til udgangen af 2018, og SFU og Rektorkollegiet har besluttet at lave en strategi for e-infrastuktur. DeIC skal udarbejde en rapport som grundlag for strategiprocesen. Rapporten skal bestå af følgende: Behovsanalyse for forskeres behov for infrastruktur mm. i et fem-ti-årigt danske perspektiv. Benchmark af nationale løsninger i forhold Knowledge Exchange partnerlandene og Norden. Den europæiske udvikling indenfor eksempelvis Open Science/Open Access/Open Data, FAIR og European Open Science Cloud. Medlemmer BFD sender referat af sidste FC-møde, hvor DEFF blev diskuteret. 4. Meddelelser fra sekretariatet Nyt fra sekretariatet Ny licensforhandler startet, og sekretariatet er dermed fuldtalligt. Knowledge Exchange skriftlig status Der henvises til denne. 5. DEFF Indtægtsdækket virksomheds ændrede forretning Styregruppen behandlede DEFF Indtægtsdækket virksomheds ændrede forretning efter Regionslicens gruppens mulige udtræden af indkøbssamarbejdet. Sekretariatets indsats er justeret ned, hvorfor overskud i 2017 samt tidligere overskud vil dække til og med 2018 ved en udtræden af Regionslicens gruppen. I dette tilfælde skal beslutning træffes om DEFF Indtægtsdækket virksomheds fremtid fra udgangen af 2019 i løbet af Styregruppen godkendte DEFF Indtægtsdækket virksomheds ændrede forretning. 6. DEFF budget 2017 og restbeholdning på ATA 5217 Styregruppen behandlede budget for DEFF følger periodiseringen, og forsinkelser fra centralt hold grundet indførelse af nye systemer i pilotinstallation til fakturaer og rejseafregninger vil blive indhentet. Styregruppen godkendte den opdaterede prognose og det opdaterede forbrug for Styregruppen behandlede derefter anvendelse af restbeholdning på ATA 5217 DEFF kontrakter på i alt på ,60 kr. Styregruppen besluttede at overføre de uforbrugte ATA midler til DEFF tilskudsmidler 2017, samt at midlerne bruges til tilskud i Indsatsområder

4 Side 4 Styregruppen diskuterede udkast til indsatsområder , og mindre rettelser indsendes snarest til sekretariatet. Ordet uredelighed bør ikke anvendes, mens brug af ordet redelighed er bedre. Europarådet skal være Ministerrådet. Styregruppen godkendte med mindre rettelser ordlyden af de fem indsatsområder og tilhørende mål til godkendelse på det førstkommende koordinationsudvalgsmøde efter sommer. 8. Orientering fra licensområdet Status Styregruppen blev orienteret om status for licensområdet. Der er nu fuld bemanding med ansættelsen af en licensforhandler. I forhandlingerne fokuseres der bl.a. på forlagenes serviceleverancer herunder Open Access relaterede emner. Regionslicensers beslutninger om fremtiden forsinker indhentelse af tilbud og betingelser i forhold til årshjulet for licensarbejdet. Generelt er der fint styr på licensarbejdet. Kortlægning af licensområdet Styregruppen behandlede kortlægningen til koordinationsudvalget. Det overrasker, at ungdomsuddannelserne (og til en vis grad erhvervsakademierne) ikke bruger DEFF mere, idet der ses relativt store indkøb uden om DEFF. Der er her andre end bibliotekarerne, der køber ind, hvorfor diskussion om netværksgruppernes sammensætning bør indledes. Lavthængende frugter som ordbogen.com bør høstes, ligesom kontakten til danske lærebogsforlag bør styrkes. Sekretariatet vil gerne igangsætte en konsulentundersøgelse efter sommerferien på basis af en skriftlig høring af oplæg i styregruppen. I undersøgelsen skal bl.a. overlap til folkebibliotekers indsats overfor gymnasierne afdækkes. Styregruppen tog de foreløbige resultater af licensområdets kortlægning til efterretning. Opgørelse af indkøbsfællesskabets værdi og effekt herunder et estimat af opnåede besparelser Styregruppen behandlede værdi, effekt og estimat af opnåede besparelser for DEFF til koordinationsudvalget. Der ses meget forskelligt udbytte af DEFF s services for de enkelte institutionstyper. Sammenlignet med andre konsortier i International Coalition of Library Consortia (ICOLC) leverer DEFF gode forhandlingsresultater i form af priser og betingelser. På næste styregruppemøde skal prioriteringen og balancen mellem få store aftaler og mange, små aftaler diskuteres. Styregruppen tog opgørelsen af indkøbsfællesskabets værdi og effekt til efterretning. 9. Vision og scenarier samt DEFF s formål Styregruppen diskuterede vision og scenarier for DEFF samt DEFF s formål som basis for notat til næste møde i koordinationsudvalget efter sommerferien. 10. DEFF konferencen 2017 og 2018 Styregruppen evaluerede DEFF konferencen 2017 positivt og diskuterede, om konferencen bør gøres mere akademisk eller stadig være forlagsagtig. Styregruppen konkluderede, at der skal lægges mere vægt på tilskuds- og koordinationsdelen, men at ændringerne i 2018 skulle være af

5 Side 5 begrænset omfang. Konferencen kan afholdes i sammenhæng med GAEB s årsmøde, ligesom et mindre deltagergebyr kan overvejes. Styregruppen besluttede, at DEFF konferencen 2018 afholdes på Crowne Plaza Copenhagen Towers torsdag d. 19. fredag d. 20. april 2018, og at der afsættes et driftsbudget fra DEFF på kr. 11. Status for mindre projekter Styregruppen blev orienteret om tilsagn og afslag vedr. mindre projekter. Styregruppen tog orienteringen om tilsagn og afslag vedr. mindre projekter til efterretning. 12. Status på aktive DEFF-projekter 1. maj 2016 Styregruppen behandlede den skriftlige status for DEFF s projektportefølje. Der forventes nu et yderligere tilbageløb på ca kr., som forøger tilskudsmidlerne for Styregruppen tog orienteringen om status for aktive DEFF-projekter 1. juni 2017 til efterretning. 13. Næste møde Det næste styregruppemøde aflyses, og efter koordinationsudvalgsmødet efter sommer besluttes et eventuelt nyt styregruppemøde. Der er allerede indkaldt til styregruppemøde torsdag d. 16. november 2017 kl. 10:00-13: Eventuelt Der var intet til eventuelt. 15. Mødets gang Mødet gik effektivt med baggrund i de gode sagsfremstillinger. Sekretariatet vil konvertere alt mødemateriale til pdf og samle det på en FTP server. Individuelle logins er produceret og vil blive udsendt.