GODKENDT REFERAT. Sagsfremstillingnr. 1. Godkendelse af dagsorden [1]

Transkript

1 4. juli 2018 DEFF styregruppe Møde nr. 6 Mødedato: 13. juni 2018 Tidspunkt: kl. 10:30-14:00 Sted: Slots- og Kulturstyrelsen GODKENDT REFERAT Til stede fra styregruppen: Børge Obel (BO), Anne-Birgitte Rasmussen (ABR), Bertil F. Dorch (BFD), Jesper Hermansen(JEHE), Marianne Lykke (ML), Mogens Sandfær (MS), Per Steen Hansen (PSH), Svend Larsen (SL), Til stede fra sekretariatet, herunder referent: Annette Bach (ABA), Dyveke Sijm (DYS), Hani Naboulse (HNA), Helle Bernskov (HEB) (referent) Mødet indledtes med et kort oplæg ved Anders Sparre Conrad, formand for Datamanagement Forum, om den 3-årige datamanagement indsats, som er en del af den Nationale Strategi for Forsknings Datamanagement. Denne blev vedtaget i december 2014 af DEFF styregruppe og DeiC s bestyrelse. DAGSORDEN Sagsfremstillingnr. 1. Godkendelse af dagsorden [1] 2. Meddelelser 2.1 Meddelelser fra formand Arbejdsgruppe nedsat ultimo maj for at se på fremtidens forskningsbiblioteker Koordinationsudvalgsmøde den 20. juni Henvendelse fra DM LedelsesCAB til e-infrastruktur-strategigruppen 2.2 Meddelelser fra øvrige styregruppemedlemmer 2.3 Meddelelser fra sekretariatet Status for sekretariatets kortlægning af biblioteksbetjening på det gymnasiale område Status for aktive DEFF-projekter vil blive forelagt styregruppen på møde 27.9

2 Side 2 3. DEFF 2017 årsberetning [2] 4. Status DEFF budget 2018 [3] 5. Evaluering af DEFF konference 2018 samt beslutning om konference i DEFF s fortsatte deltagelse i KE Knowledge Exchange samarbejdet [4-2 bilag] [5-1 bilag] 7. Orientering fra licensområdet 7.1 Orientering om henvendelse til DEFF / mandate til Elsevier-forhandlingerne fra Danske Universiteters Direktørudvalg 8. Informationsforsyning til ungdomsuddannelser 9. Status for puljeansøgninger til puljen Mindre projekttilskud til DFFU biblioteker puljeopslag (frist for ansøgning ] 11. Projektbeskrivelse for dataanalyse af danske forskeres publicering og brug af artikler [6-4 bilag] [7-1 bilag] [8-2 bilag] [9] 12. Proces for beslutning omkring finansiering af DM Forums videreførelse i Opfølgning på styregruppens strategidiskussion på sidste møde den 22. marts 14. Eventuelt REFERAT 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden godkendt med tilføjelsen af to ekstra punkter om henholdsvis beslutning om en proces for finansiering af DM Forum for 2019 samt en diskussion for opfølgning på styregruppens strategi diskussion på møde den 22. marts Meddelelser fra formand, øvrige styregruppemedlemmer og sekretariat 2.1 Meddelelser fra formand Formanden suppleret af SL fortalte, at Kulturministeriet samt Uddannelsesog Forskningsministeren den 25. maj d.å. har nedsat en arbejdsgruppe, som skal komme med anbefalinger til bedst mulig betjening og effektive biblioteksløsninger for forskere og studerende ved landets universiteter. Arbejdsgruppen forventes at være færdig november Det blev bemærket, at DEFF er nævnt i kommissoriet, men at DEFF også betjener andre institutioner end universitetsbibliotekerne.

3 Side På dagsordenen for næste koordinationsudvalgsmøde den 20. juni 2018 vil et dagsordenspunkt omhandle, hvordan DEFF kan inddrages i arbejdsgruppens arbejde, sådan som det er nævnt i udvalgets kommissorie. Det kan evt. betyde ændringer i styregruppens møderække i efteråret Formanden suppleret af MS orienterede om, at DM Ledelses CAB arbejder på at sende et kort serviceorienteret oplæg til e-infrastruktur strategigruppen med fokus på forskernes behov til e-infrastruktur strategigruppen med DeiC og DEFF som medafsendere Formanden orienterede om, at FC ønsker at blive mere orienteret om styregruppens arbejde. Dagsorden for møderne lægges som fast praksis på deff.dk, samtidig med at mødemateriale sendes ud til styregruppen. Fremover orienteres FC formanden om publiceringen på deff.dk, Det blev på forslag fra formanden besluttet, at formanden for FC inviteres til at give et kort oplæg på næste møde den 27. september om FC s nye kommissorie og organisering. På kommende møder vil der også blive inviteret til oplæg om henholdsvis professionshøjskolerne og ungdomsuddannelsesområdet. 2.2 Meddelelser fra medlemmer BFD orienterede om, at det på forskningsbiblioteksforeningen DFFU s årsmøde i 2017 blev besluttet, at igangsætte et strategiarbejde. På en netop overstået strategiworkshop blev det besluttet, at det er DFFU s strategi i , at arbejde for kompetence- og serviceudvikling (Skills & Services) på fag-, forsknings- og uddannelsebiblioteker og deres moderinstitutioner indenfor følgende tre områder: Forskning & Viden, Uddannelse & Læring, Samfund & Praksis. DFFU s bestyrelse ønsker at analysere landskab og behov inden for de tre områder inden årsmødet i efteråret, så det forekommer oplagt, at bidrage til at kvalificere andet analysearbejde på området. MS orienterede om Open Science arbejdet i European University Association. Man har haft besøg af Robert-Jan Smits, tidligere EU generaldirektør for forskning og nu kommissionsformandens Special Envoy on Open Access. Det er stærkt voksende utålmodighed i EU, hvad angår Open Access realiseringen i medlemsstaterne. Projekter, der ikke lever op til kravene, får udbetalingerne beskåret, og man fører en særlig tæt dialog med lande, der viser fasthed på OAområdet f.eks. ift. Elsevier-forhandlinger DK er ikke inkluderet. EUA lancerer snart et Roadmap on Research Assessment in the Transition to Open Science, der vil danne ramme for det kommende arbejde med indikatorer og incitamenter. I Danmark har Danske Universiteter behandlet Open Access, Elsevierlicensforhandlinger mv. på møder i såvel Forsknings- og Innovationspolitisk Udvalg som Universitetsdirektørudvalget. UFM forventes at lancere den nye danske OA strategi før sommerferien. Meddelelser fra sekretariatet Kortlægningen af biblioteksbetjening på det gymnasiale område er blevet væsentligt forsinket, og sekretariatet undersøger om opgaven kan gives til en anden ekstern konsulent.

4 Side 4 ABR udtrykte bekymring over kortlægningens forsinkelse, især set i lyset af sektorens behov for snarlige afklaringer omkring en løsning for informationsforsyning. 3. DEFF 2017 årsberetning Årsberetning 2017 var vedlagt som bilag i en foreløbig Word version. Styregruppen godkendte årsberetningen, som efter mødet er blevet lagt på deff.dk i en pdf version. 4. Status DEFF 2018 budget Styregruppen tog status om budgettet til efterretning. 5. Evaluering af DEFF konference 2018 samt beslutning om konference i Styregruppen tog evalueringen til efterretning, med en bemærkning fra PSH om, det var ærgerligt, at flere fra bibliotekerne ikke deltog, da fremmødet var domineret af licensansvarlige, da licenser historisk har domineret programmet, men i år var programmet meget bredere og relevant for mange på alle FFU institutionerne. Styregruppen er positiv overfor konferencens fortsættelse med et relevant tema, men den konkrete afholdelse i 2019 drøftes igen på næste styregruppemøde i september, efter at konferencens afholdelse har været drøftet i koordinationsudvalget. Det blev bemærket, at de estimerede udgifter for 2019 vil kunne formindskes såfremt konferencen afholdes udenfor København, ligesom prisen for udstillere skal afspejle den faktiske udgift for deres deltagelse. 6. DEFF s fortsatte deltagelse i KE Knowledge Exchange samarbejdet Styregruppen er positiv overfor, at der fortsat arbejdes for at DEFF deltager i en ny 3-årig KE samarbejdsaftale. Der var enighed om, at i en ny aftaleperiode skal der være fokus på en bred udbredelse af viden fra KE arbejdet til sektoren. En ny samarbejdsaftale drøftes på det kommende koordinationsudvalgsmøde og vil blive fremlagt til styregruppens endelige godkendelse på mødet i november. 7. Orientering fra licensområdet DYS orienterede om sekretariatets pågående licensforhandlinger. 7.1 ABA påpegede, med baggrund i henvendelsen fra Danske Universiteters Direktørudvalg, at der er et presserende behov for at se på en fremtidig organisering af Forberedelsesgruppen og mandatet for sekretariatets licensforhandlinger. Formanden understregede, at det overordnede ansvar for licensforhandlingerne ligger i styregruppen, herunder det nuværende organisering, hvor Forberedelsesgruppen, jf. kommissorium, beslutter mandatet, men selvfølgelig med behørigt øje for kundernes ønsker. Næste møde mellem Forhandlingsgruppen og Elsevier er planlagt til den MS bemærkede, at DEFF med fordel kunne udnytte det nuværende momentum ifm. Danske Universiteters interesse for forhandlingerne til at lægge pres på Elsevier. Desuden synes tiden moden til at diskutere mandat og organisering omkring licensforhandlingerne generelt. Styregruppen besluttede at diskutere organiseringen på næste styregruppemøde.

5 Side 5 8. Informationsforsyning til ungdomsuddannelser ABR anerkendte sekretariatets arbejde med at forhandle de licenser, som ungdomsuddannelserne har behov for adgang til, men påpegede samtidig at gymnasierektorerne påpeger, at der efter SkoDa s lukning den 31. december d.å. mangler en digital infrastruktur platform, der giver nem adgang til licensmateriale for eleverne på gymnasierne og erhvervsskolerne. Sekretariatet vil undersøge muligheder for en kortsigtet løsning efter SkoDa s lukning indtil en mere permanent tværsøgningsplatform kan etableres. Sekretariatet arbejder videre med at indgå aftaler for hovedparten af de licenser, som der nu er adgang til via SkoDa. Lukningen af SkoDa bringes op på det kommende koordinationsudvalgsmøde, og på næste møde diskuteres ungdomsuddannelsesområdet igen, herunder den forventede afrapportering fra de to igangværende projekter på området. 9. Status for projektansøgninger til puljen Mindre projekttilskud til DFFU biblioteker Styregruppen godkendte de foreliggende tilsagn til ansøgninger modtaget siden sidste møde puljeopslag (frist for ansøgning 19. oktober 2018) Styregruppen godkendte 2018 puljeopslag samt en planlagt workshop til fremme af ansøgninger til samarbejdsprojekter. Desuden var der principiel tilslutning til sekretariatets igangsætning af facilitering af tre eller eventuelt flere netværksgrupper, såfremt disse vil være temporære (2 år). Et konkret oplæg og budget for netværksgrupper diskuteres på næste møde. 11. Projektbeskrivelse for dataanalyse af danske forskeres publicering og brug af artikler Styregruppen afslog at støtte projektforslaget pga. økonomien. 12. Proces for beslutning omkring finansiering af DM Forums videreførelse i 2019 DEFF og DeiC har økonomisk støttet den igangværende 3-årige Datamanagement indsats, herunder DM Forum. Initiativet udløber med udgangen af 2018, men den danske datamanagement strategi ønskes videreført for Styregruppen er principielt positive overfor at bevilge penge for 2019 og beder formanden for DM Ledelses CAP sende en ansøgning til DEFF indeholdende økonomital og aktiviteter, som skal videreføres for Styregruppens endelige afgørelse vil blive truffet på et ekstraordinært telefonisk styregruppemøde inden udgangen af august måned. 13. Opfølgning på styregruppens strategidiskussion på sidste møde den 22. marts I forlængelse af styregruppens strategi diskussion på det sidste møde, vil diskussionen blive taget op på det kommende møde til september. Sekretariatet genfremsender, til kommentarer, noter fra diskussionen den 22. marts. 14. Eventuelt Der var intet at bemærke under eventuelt. Næste ordinære møde er planlagt torsdag den 27. september.