DEFF Styregruppen Møde 64

Transkript

1 Bo Öhrström, 14. juni 2015 Referat Referat af DEFF styregruppemøde torsdag d. 28. maj 2015 kl. 12:30-16:00 i mødelokale 5 i Kulturstyrelsen, H. C. Andersens Boulevard 2, 1553 København V Deltagere: Sekretariat: Afbud: Børge Obel (BO), Marianne Lykke (ML), Mogens Sandfær (MS), Peter Flodin (PF), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Svend Larsen (SL), Jesper Hermansen (JHE) Kresten Bay (KBA), Bo Öhrström (BOE), Line Hunsbal (LIH), Dyveke Sijm (DYS) Anne-Birgitte Rasmussen (ABR) Da Jesper Hermansen og Dyveke Sijm var nye deltagere i styregruppemøderne, blev der gennemført en kort præsentationsrunde. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med MS punkt om COAR and SPARC statement against Elsevier s sharing policy indarbejdet under meddelelser. 2. Check af referat fra møde d. 5. februar 2015 Referatet er godkendt tidligere, og aktiviteter derfra er enten udført eller på dagsordenen for nærværende møde. 3. Meddelelser a. Formand i. Status for implementering af data management strategien. Professor Henrik Pedersen fra Syddansk Universitet er udnævnt til formand for Nationalt Forum for Forskningsdata Management. Ledelses Change Advisory Board for Forskningsdata Management er nedsat, og formand er Klaus Kvorning Hansen, der er vicedirektør ved Københavns Universitet. Henrik Pedersen inviteres til at deltage i et senere styregruppemøde. Evalueringen af data management arbejdet i 2015 forventes at blive en konstatering af universiteternes og bevaringsinstitutionernes villighed til at medfinansiere aktiviteterne. b. Medlemmer i. Elsevier har strammet betingelserne for deling af artikler. COAR and SPARC har analyseret stramningerne og har på den baggrund udarbejdet 1

2 Statement against Elsevier s sharing policy. Pt. har knap 100 institutioner og mere end 600 enkeltpersoner underskrevet denne. DEFF har møder med Elsevier om Open Access betingelser, og DEFF s flerårsaftale med Elsevier, indgået i 2013, rummer intet om Open Access. Sekretariatet vurderer, at en underskrift fra DEFF vil styrke DEFF s position, og det blev besluttet, at efter dannelsen af en ny regering skriver DEFF under. ii. Statsbiblioteket etablerer et DeIC Nationalt Kulturarvs-cluster med åbning d. 30. september c. Sekretariat i. Status for National Styregruppe for Open Access. DEFF har finansieret to projekter i forbindelse med implementeringen af den nationale Open Access strategi: National Platform for Open Access tidsskrifter og Open Access Barometer. På det kommende møde i den Nationale Styregruppe for Open Access tages der hul på den gyldne Open Access publicering gennem oplæg fra to forlag og DEFF. ii. Status i følge årshjul De relevante aktiviteter fra årshjulet findes som mødepunkter på nærværende møde Koordinationsudvalgsmøde afholdes d med mindst denne dagsorden: a. godkendelse af drifts- og tilskudsregnskab b. evaluering af sidste års resultater c. årsberetning d. budgetopfølgning indeværende år iii. Tilpasning af budgetproces i årshjul. Processen er, at sekretariatet udarbejder af indstilling om budget under forudsætning for finansloven og Kulturstyrelsens budgetproces. Styregruppen behandler indstillingen, der herefter godkendes af koordinationsudvalget under forudsætning for finansloven og Kulturstyrelses budgetproces. iv. Nyt website. Den nye hjemmeside er forsinket af arbejdet med licensadministrationssystemet LISA, hvorfor der er sat en ny person på opgaven. Den nye ansatte i sekretariatet vil også kunne hjælpe til. v. Kulturstyrelsens Årsmøde. Der overvejes målrettede arrangementer eller aktiviteter for forskningsbibliotekerne i forbindelse med årsmødet i vi. Hague deklarationen: The Hague Declaration aims to foster agreement about how to best enable access to facts, data and ideas for knowledge discovery in the Digital Age. Sekretariatet behandler denne, og rundsender eventuelt en indstilling om underskrift af deklarationen. 4. Licensområdet A. Godkendelse af LISA kravspecifikation Dette punkt trækkes fra dagsordenen. Dette skyldes, at en enig projektstyregruppe har vurderet: at det, for at sikre et konkurrencedygtigt og varieret felt af tilbudsgivere, er nødvendigt at lade præ-kvalifikationsrunden gå om 2

3 at kravspecifikationen kræver yderligere gennemarbejdning, inden den kan forelægges for styregruppen. Kravspecifikationen vil derfor blive sendt i en skriftlig godkendelsesproces hos styregruppen medio juni, forventeligt onsdag d. 17. juni med frist for bemærkninger fredag d. 19. juni ved dagens udgang. Parallelt med færdiggørelse af kravspecifikationen gennemføres en ny prækvalifikationsrunde. Udskydelsen får ikke betydning for projektets samlede tidsplan. B. Status for licensområdet Sammenligninger mellem de nordiske licensorganisationer har påvist, at DEFF s licensportefølje rummer et betydeligt højere antal kontrakter, forlag og institutioner end hos de øvrige organisationer. Der er imidlertid stort set samme antal ansatte. Det er derfor nødvendigt med nogle strategiske pejlemærker for dimensionering og prioritering af licensporteføljen, og emnet tages op på strategimødet d. 10. september Den gennemførte evaluering 2014 er den første og dermed ikke sammenlignelig med tidligere. Overordnet var der moderat tilfredshed. I sammenhæng hermed er kommunikationen styrket, systemunderstøttelsen under forbedring, og faktureringsprocesserne tilpasset ønskerne fra institutionerne. Data fra evalueringen behandles yderligere og indgår sammen med anvendelsen af ressourcer i et oplæg til strategimødet d. 10. september C. Evaluering af samarbejdet i LUB gruppen og godkendelse af de endelige kommissorier for LUE og LUC Der har været et udmærket samarbejde om kommissorierne, der hermed er godkendt. D. Evaluering af forberedelsesgruppe og forhandlingsteam Konstruktionen har fungeret godt, og sekretariatet har fået god hjælp af Per Lindblad Johansen fra AUL. E. Evaluering af DEFF Online 2015 Forlagene var mindre tilfredse med konferencestedet, og deltagerne ønskede flere faglige oplæg og bedre mulighed for at kunne netværke. DEFF Online tages op på strategimødet d. 10. september F. Principper for DEFF IV Styregruppen kommenterede principperne og konstaterede, at DEFF skal finde veje til at hjælpe SME erne, og at der skal andre tiltag til end licenser, eksempelvis med inspiration fra tidligere års projektforslag og resultaterne af arbejdet i programgruppe D Kompetencer og tjenester til støtte for innovation og erhvervsfremme. Der ønskes et oplæg på strategimødet d. 10. september

4 Pilotprojektet med Berlingske gennemføres uden DEFF s navn og følges tæt. DEFF IV skal i princippet evalueres i inden udgangen 2015, men den endelige timing vil afhænge af ressourcerne i Kulturministeriets koncernøkonomi-enhed. 5. Aftale om varetagelse af sekretariatsfunktionen for DEFF i Kulturstyrelsen Styregruppen kommenterede oplægget til aftale om varetagelse af sekretariatsfunktionen for DEFF i Kulturstyrelsen. Det blev nævnt, at de 6 måneders opsigelsesvarsel kun er interessant ved flytning af sekretariatsfunktionen til andet ministerium, at formanden skal kunne disponere f.eks kr. af tilskudsbudgettet uden at det først forelægges styregruppen, og at driftsbudgettet håndteres af Kulturstyrelsen. Formanden blev bemyndiget til at forhandle aftalen færdig med Kulturstyrelsens direktør før sommeren Indstilling om drifts- og tilskudsregnskab 2014 Mindreforbruget i driftsbudgettet blev forklaret. Indstillingen om drifts- og tilskudsregnskab blev godkendt. 7. Årsberetning Styregruppen kommenterede den udsendte version af DEFF s årsberetning for Sekretariatet færdiggør årsberetningen herunder foretages der en gennemlæsning af flere personer, korrekturlæsning og opsætning hos en grafiker. 8. Budgetopfølgning indeværende år Styregruppen gennemgik udisponerede midler i tilskudsbudgettet for 2015 og diskuterede midlernes mulige anvendelse. Det blev fastholdt, at der ikke gennemføres projektkald i 2015 for at sikre flest mulige midler i 2016 til implementering af den nye DEFF-strategi. Sekretariatet udarbejder oversigter over udisponerede tilskudsmidler som fast punkt på de kommende styregruppemøder. Sekretariatet udarbejder desuden et oplæg med forslag til disponering af underforbrug på driftsmidlerne i indeværende år. 9. Forskningsbaseret viden ud til danske virksomheder ML gennemgik arbejdet med modeller for at bringe forskningsbaseret viden i spil i danske virksomheder. Der var taget udgangspunkt i PURE og anvendelse af cross channel. Kommunikationsprodukter skal udarbejdes eksempelvis med video og lyd, og mange af produkterne foreligger måske allerede. Styregruppen bad ML om at udarbejde et oplæg til et demonstrationsprojekt indenfor en ramme på ca kr. Oplægget er vedlagt referatet og udsendes tillige sammen med materialet til strategimødet d. 10. september DEFF strategi Styregruppen behandlede proces, tidsplan og disposition for DEFF strategi Dispositionen blev godkendt, og listen over baggrundspapirer blev udvidet og godkendt. Den rullende proces for udskiftning af styregruppemedlemmer håndteres i koordinationsudvalget. 4

5 11. Besøg fra DBC DBC mødte ikke op. 12. Ansøgning om Master Class Styregruppen behandlede ansøgning om tilskud til Master Class og bevilgede tilskuddet. 13. Indsats for gymnasiale uddannelser Sekretariatet orienterede om, at vicedirektøren for Danske Gymnasier har meddelt, at der var samlet en række skoler, som er interesserede i eller er i gang med at skitsere projekter. Sekretariatet går videre med Danske Gymnasier. Styregruppen skal formelt godkende projekterne, men med en opbakning til projekterne fra AMR vil dette være ren teknik. 14. Opfølgning på DEFF-projekter Styregruppen tog status for DEFF s projektportefølje til efterretning. MS orienterede om, at Kommissorium for Advisory Board for Den Danske Forskningsdatabase nu var tilrettet med DEFF reference. 15. Væsentligste afsluttede projekter 2013 april 2015 Styregruppen tog orienteringen om de væsentligste afsluttede DEFF projekter i perioden 2013 april 2015 til efterretning. 16. DEFF s kontrakter Styregruppen tog evalueringen af DEFF s tjenester på Statsbiblioteket til efterretning og godkendte den fremtidige driftsafvikling. Den nationale linkresolver (NAL) er værdifuld men kører langsomt. Øget brug fra DBC kan gøre den endnu langsommere. Sekretariatet finder en løsning sammen med Statsbiblioteket for en tilfredsstillede driftsafvikling. 17. Knowledge Exchange status og planer Styregruppen tog orienteringen om Knowledge Exchanges status og planer herunder aftalen om en ny treårig periode for Knowledge Exchange i til efterretning. Der blev mindet om tilmelding til konferencen i Helsinki til december DEFF pris for bedste speciale på IVA Styregruppen behandlede følgende ide: Det foreslås at give en pris for det bedste speciale fra en studerende på Det Informationsvidenskabelige Akademi (IVA). Formålet er at styrke bevidstheden om DEFF blandt de studerende på IVA og initiere et mere aktivt samarbejde mellem DEFF og IVA. IVA kan udvælge 3 specialer, og DEFF vælger det bedste heraf. Prisen bør uddeles til et speciale, der fokuserer på et eller flere aspekter af det licensfaglige område og/eller andre af DEFF s strategiske fokusområder. På det licensfaglige område 5

6 kunne det være: Analyser af publiceringsøkonomi og forretningsmodeller (herunder Open Access) Analyser af publiceringsfødekæden og dens aktører Ophavsretslige problemstillinger og aspekter af den akademiske publiceringsøkologi Økonomiske og statistiske forbrugsanalyser Styregruppen bemærkede, at aktiviteten kunne være del af kommunikationsstrategien, og at den kunne bredes ud til andre studerende uden for IVA. I givet fald skal der nedsættes en bedømmelseskomite. Alternativt kan DEFF udbyde en opgave. Prisen kunne overrækkes ved Kulturstyrelsens Årsmøde. Sekretariatet udarbejder forslag. 19. Eventuelt Der var intet til eventuelt. 6