DEFF Styregruppen Møde 63

Transkript

1 Bo Öhrström, 10. marts 2015 Referat Referat af DEFF styregruppemøde torsdag d. 5. februar 2015 kl. 09:00-12:00 i mødelokale i SURF, Kantoren Hoog Overborch (Hoog Catharijne), Moreelsepark 48, 3511 EP Utrecht Deltagere: Sekretariat: Afbud: Børge Obel (BO), Marianne Lykke (ML), Mogens Sandfær (MS), Peter Flodin (PF), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Svend Larsen (SL), Carsten Topholt Larsen (CTL) Kresten Bay (KBA), Bo Öhrström (BOE), Line Hunsbal (LIH), Helle Bernskov (HEB), Hani Naboulse (HAN) Anne-Birgitte Rasmussen (ABR) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med Budget og aktivitetsplaner 2015 indarbejdet i punkt Check af referat fra møde d. 3. december 2014 Referatet er godkendt tidligere, og aktiviteter derfra er enten udført eller på dagsordenen for nærværende møde. 3. Meddelelser a. Formand i. Status for implementering af data management strategien. Den nationale strategi er færdigskrevet med tilføjelserne i forlængelse af DEFF s styregruppemøde og DeICs bestyrelsesmøde d. 3. december Strategien er udsendt til alle involverede og kan hentes her: b. Medlemmer c. Sekretariat i. Status for National Styregruppe for Open Access. På sidste møde d. 28. januar 2015 hørte styregruppen om Open Access-strategi og interessante forhandlingsresultater fra Holland. Endvidere blev projektoplæg for Open Access-Barometer og National Platform for Open Access præsenteret. ii. Status i følge årshjul. Årshjulet følges, men budgetstatus 2014 samt budget og handlingsplaner burde tidsmæssigt være behandlet i december iii. Budgetopfølgning Der afventes et årsregnskab for 2014 fra Kulturstyrelsen, og dette fremsendes efter d. 12. februar

2 iv. Status for DEFF s årsberetning for Beretningen er til korrektur nu og slås derefter op på deff.dk. Den oversættes til engelsk, i forbindelse med at årsberetningen for 2014 også oversættes til engelsk. v. Forretningsorden for DEFF s styregruppe opdateret med habilitet. Den er dermed færdig nu, og dokumentmæssigt mangler der kun aftale om varetagelse af sekretariatsfunktionen for DEFF i Kulturstyrelsen, se punkt 6 på dagsordenen. vi. Afsluttede væsentlige projekter på næste møde. Projekterne ønskes udstyret med et kort abstract og med markering af, hvilket der vurderes at være væsentlige. De bør sorteres efter relevans for fremtiden, afsluttet emne o. lign. vii. Status for succeskriterier for licensområdet. Disse leveres efter den pågående evaluering af licensområdet, og der foreslås strategiske mål som permanent adgang, Open Access o. lign. Samtidig leveres model for ledelsesinformation for licensområdet og evt. forslag til porteføljereview. Der er desuden behov for en tilpasning af fokus for DEFF s arbejde med virksomheder, herunder DEFF IV, idet forlagene ikke vil acceptere, at DEFF inkorporerer virksomheder i konsortieaftalerne på linje med øvrige nonprofit-institutioner. viii. Resultat af licensforhandlinger år Der blev i 2014 forhandlet 96 aftaler med 52 forskellige forlag på vegne af i alt 152 forskellige kunder. Resultaterne var tilfredsstillende med prisstigninger på gennemsnitligt 2,5-3,5 % og begyndende indarbejdning af Open Access-vilkår i mange aftaler. Samarbejdet med sektoren fungerede godt, særligt i regi af den nye forberedelsesgruppe for universiteterne. Alle forhandlinger med forlagene og alle drøftelser om fordelingsnøgler blev afsluttet inden jul ligesom at resultaterne for alle de store forlagsforhandlinger faldt inden for de givne mandater. DEFF har nu en samlet aftalevolumen på 191 mio. kr. årligt, hvoraf DEFF IV udgør ca. 31 mio. kr. ix. DEFF Online marts Den sjette DEFF Online afholdes med temaet Open Access torsdag den 26. og fredag den 27. marts, se nærmere: 4. Beslutninger fra strategimødet Konklusioner og beslutninger fra strategimødet d. 4. februar 2015 blev sammenfattet i vedlagte Bilag 335 Strategiseminar - konklusioner fra i går. Budget 2015: Styregruppen ønskede, at budgetprocessen fremover præciseres, så kommende års budgetter udarbejdes af sekretariatet til godkendelse af styregruppen, under forbehold af finanslov mv., og derefter godkendes af Kulturstyrelsen og slutteligt koordinationsudvalget. Rækkefølgen skal reflekteres i vedtægter og årshjul. 2

3 Der er skabt en AC-stilling til sekretariatsopgaver samt en student til licensarbejdet ved at flytte driftskontrakter til tilskudsbudgettet. Styrelsen for Forskning og Innovation kan enten få 2 eller 3 mio. i 2015 til de to Open Accessprojekter, og der er flere rammebeløb afsat, hvilket muliggør fleksibel økonomistyring. Der er tilsvarende rammer i 2016, hvor kun dele af driftskontakter og data management er faste poster. Budgettet for 2015 blev med disse bemærkninger godkendt. Aktivitetsplaner 2015: Der foretages ikke et åbent projektkald i 2015 grundet få midler og formodet mæthed for projekter hos bibliotekerne. Der forventes dog bibliotekskonsolideringsprojekter samt brug af andre virkemidler bl.a. til innovationsstrategiens punkt 17 og til gymnasier. Sidstnævnte kunne være en indsats over for gymnasielærerne. Der er interesse hos bibliotekerne for at byde ind på punkt 17 ved et senere åbent projektkald, mens der nu kunne gennemføres et forprojekt, hvor en relevant Ph.D. studerende fra Aalborg universitet er en del af det. Der er tillige ideer om et projekt med et større dansk dagblad om at koble relevante forlag med avisens kunder. Styregruppen ønskede yderligere beskrivelse projektet, før sekretariatet allokerer væsentlige ressourcer hertil. KB og SB har lavet omverdensanalyser, der formentlig kan anvendes i forbindelse med udarbejdelsen af en ny strategi for DEFF. Det organisatoriske landskab for DEFF er kompliceret, og når strategien tegner sig, skal den rette organisering til strategiens implementering overvejes. Den efterfølgende figur er et forsøg på at visualisere kompleksiteten: 3

4 Lancering af en ny strategi, eksempelvis i januar 2016, kunne være en del af kommunikationsplanen. DEFF kan fremvise successer sammen med den nye strategi på et netværksseminar på Statens Museum for Kunst. Deltagere kan være af bibliotekschefer og eventuelle vicechefer med talere fra koordinationsudvalget suppleret med udsyn fra Knowledge Exchange partnere på video. Efter seminaret kan der afholdes en middag. Årsberetningen skal rumme projekter og udtalelser fra projektejere mv. og ikke habilitetsregler eller lignende. Aktivitetsplanerne for 2015 blev med disse bemærkninger godkendt. Henvendelse fra DBC: DBC inviteres til næste styregruppemøde. Samarbejdsmuligheder skal undersøges, og der skal være tilstrækkelig ledelsesfremmøde fra DBC til beslutningstagen. Præsentation af den nye hjemmeside Der rundsendes link til denne for tilbagemeldinger. 4

5 5. Anskaffelse af nyt ERM-system (licenssystem) Sekretariatet havde udarbejdet oplæg og indstilling om anskaffelse af nyt ERM-system. Det eksisterende system hos DEFF er et ældre, egenudviklet system, der ikke understøtter de nuværende arbejdsprocesser i sekretariatet, integrerer dårligt til øvrige delsystemer, ligesom at snitfladerne til institutioner og kunder er langsomme og svære at bruge. Der er nu et tidsmæssigt vindue for DEFF til at anskaffe et nyt system gennem udbud, før efterårets forhandlinger for alvor tager fart fra omkring fra 1. september Styregruppen konstaterede, at Danskernes Digitale Bibliotek anvender et system, der grundlæggende kan det nødvendige. Styregruppen fastslog, at det vigtigt, at specifikationen af et nyt ERM-system sker i samarbejde med bibliotekerne. Alle parter er således interesserede i det bedste system for helheden, hvor systemet tillige kan udveksle data og services med andre systemer, eksempelvis til DTU, der er ved at anskaffe et lignende system eller udvides til at fungere som et fælles system, hvor i øvrige interesserede bibliotekers egne licenser også kan forvaltes. Der ønskes ikke egenudvikling af systemet. Anskaffelse af nyt ERM-system (licenssystem) til DEFF Sekretariatet udgør en første fase, hvor anden fase er de ERM-systemer, som bibliotekerne har brug for. Der skal udarbejdes en kravspecifikation for første fase af systemet, og styregruppen skal godkende kravspecifikationen og det efterfølgende leverandørvalg. Kravspecifikationen skal udarbejdes i samarbejde med en gruppe af repræsentanter fra bibliotekerne med henblik på at sikre korrekt krav til dataudveksling, samt at systemet kan udvides i en efterfølgende fase, jf. ovenstående. DEFF varetager projektledelsen for en projektgruppe, hvori repræsentanter for bibliotekerne indgår. Styregruppen godkendte med disse bemærkninger sekretariatets oplæg og den ansøgte økonomiske ramme til projektet afsættes. 6. Udkast til aftale om varetagelse af sekretariatsfunktionen for DEFF i Kulturstyrelsen Styregruppen diskuterede udkastet og havde mindre forslag til præciseringer. Sekretariatet udarbejder ny version af aftalen, der godkendes endeligt af formanden og Kulturstyrelsen. 7. Kommunikationsstrategi Kommunikationsstrategien blev godkendt, og sekretariatet udarbejder en overordnet kommunikationsplan, der vil blive indarbejdet i styregruppens årshjul. Der vil også efter behov blive udarbejdet kommunikationsplaner for specifikke større DEFF initiativer eller projekter. Dette gælder eksempelvis for DEFF s nye strategi, der tænkes lanceret ved et arrangement på Statens Museum for Kunst 8. Knowledge Exchange status og planer for ny aftale Der er aftalt en ny treårig periode for Knowledge Exchange på topledermødet d. 11. december 2015 i Frankfurt. Der skal udfærdiges aktstykke for de sidste to måneder af 2015 samt

6 9. Næste møder Mødeplanlægningen er i gang, og der doodles efter hjemkomsten fra Utrecht. 10. Eventuelt Intet. 6