DEFF Styregruppen Møde 58

Transkript

1 Referat Bo Öhrström, 26. marts 2014 Revideret BOE, 25. april 2014 Revideret MS, 28. april 2014 Referat af DEFF styregruppemøde tirsdag d. 18. marts 2014 kl. 11:00-12:00 på Sørup Herregaard, Sørupvej 26, 4100 Ringsted Deltagere: Sekretariat: Afbud: Børge Obel (BO), Trine Nielsen (TNI), Marianne Lykke (ML), Mogens Sandfær (MS), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Svend Larsen (SL), Peter Flodin (PF), Anne-Birgitte Rasmussen (ABR) Kresten Bay (KBA), Bo Öhrström (BOE), Line Hunsbal (LIH), Helle Bernskov (HEB), Anne-Grethe Demant (AGD) Ingen 1. Godkendelse af dagsorden Dagordenen blev godkendt. 2. Check af referatet fra møde 57 og godkendelse af referaterne 54, 55 og 56 Referatet af møde 57 er godkendt tidligere, og aktiviteter er gennemført eller behandlet på denne workshop, se punkt 5. Referatet af styregruppens første møde 53 er godkendt tidligere, og der har siden været afholdt flere styregruppemøder med forskellige deltagelse af styregruppemedlemmer. Referaterne af møde 54, 55 og 56 blev formelt godkendt. 3. Meddelelser a. Formand i. Møde mandag d. 10. marts 2014 med Kulturstyrelsens direktion BO mødtes med Anne Mette Rahbæk og Trine Nielsen, og de diskuterede bl.a. DEFF s mandat som oplæg til koordinationsudvalgsmødet d. 12. marts ii. Koordinationsudvalgsmøde onsdag d. 12. marts 2014 På koordinationsudvalgsmødet gennemgik BO DEFF s status og planer. Koordinationsudvalget bad om et oplæg til vedtægter og forretningsorden for DEFF samt vil tage stilling til WAYF s fremtid i forlængelse af arbejdet i WAYF CAB en. FI ønsker, at DEFF i højere grad arbejder med Open Access licenser. Det blev besluttet, at der skal afholdes et nyt koordinationsudvalgsmøde ultimo maj med emnerne vedtægter og forretningsorden for DEFF samt WAYF s fremtid. 1

2 iii. Anmodning om møde fra Foreningen af Danske Videnskabsredaktører ved formanden Jørgen Burchardt Bilag: Brev, Rapporten Danske tidsskrifters vilkår og En vurdering af publiceringsplatformen Open Journal Systems og dens anvendelse i Danmark Det samlede materiale udsendes til styregruppen, og sekretariatet giver Jørgen Burchardt besked om, at han kan deltage kort på et af de kommende styregruppemøder. b. Medlemmer A.P. Møller fonden har givet 4,5 mio. kr. til Online lektiehjælp til gymnasielever. Aktiviteten blev oprindeligt startet med støtte fra DEFF. c. Sekretariat i. WAYF CAB status (møder og plan) WAYF CAB en har holdt sit første møde og arbejder under tidspres med scenarier og indstilling for WAYF s fremtid til DeIC s bestyrelse. ii. Knowledge Exchange response to the EC consultation on Copyright Bilag nr. 262: Knowledge Exchange response to the EC consultation on Copyright Knowledge Exchange har indsendt dette svar til kommissionen på partnernes vegne, ligesom en række biblioteker individuelt har besvaret konsultationen. iii. Status for de tre projekter med betingede tilsagn Bilag: De tre fuldstændige ansøgninger De tre habile styregruppemedlemmer har godkendt de tre fuldstændige ansøgninger, og tilsagn skal nu udarbejdes. iv. Henvendelse fra Danskernes Digitale Bibliotek bl.a. vedr. nyhed fra Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 2. oktober DEFF har ingen aktuelle planer om et fælles udbud af biblioteks- og discoverysystemer for FFU-bibliotekerne, men de seks universitetsbiblioteker afsøger i fællesskab mulighederne. 4. Regnskab 2013 og budget 2014 Regnskab for 2013 foreligger endnu ikke fra Kulturstyrelsen. Når dette foreligger, rundsendes regnskab 2013 og budget 2014 til skriftlig godkendelse. 5. Beslutninger i forlængelse af drøftelserne mandag d. 17. marts 2014 DEFF s virke kan illustreres således: 2

3 Grundlaget for DEFFs nuværende virke er Finanslovens tekster om DEFF samt DEFF s strategi med titlen Biblioteker som katalysator for udviklingen af Danmarks som innovativt samfund. DEFF er tillige indskrevet i Regeringens Innovationsstrategi Danmark Løsningernes land under punkt 17 Styrke kommerciel adgang til viden med handlingen Målgruppen for Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbiblioteker (DEFF) udvides. DEFF s strategi rummer følgende hovedindsatsområder: a. Adgang til viden for alle via en optimal digital infrastruktur b. Kompetencer og tjenester til støtte for undervisning, læring og udvikling c. Kompetencer og tjenester til støtte for forskning og udvikling d. Kompetencer og tjenester til støtte for innovation og erhvervsfremme DEFF s styregruppe anser DEFF s strategi og Regeringens Innovationsstrategi som et godt udgangspunkt for DEFF s videre arbejde og vil ikke gennemføre en ny strategiproces. Med disse som ramme har DEFF s styregruppe besluttet at fokusere DEFF s arbejde. Fokuseringen er sket gennem fastlæggelse af en række direkte fokusområder og antal strategiske indsatsområder for årene

4 Styregruppens direkte fokusområder er: National Strategi for Data Management Licensområdet, herunder DEFF Online Indtægtsdækket Virksomhed (IV), herunder outsourcing af administration Knowledge Exchange partnerskabet Initiativ 17 i Innovationsstrategien Open Access, herunder OA-udvalget Drift og udv. af tjenester (kontrakter med SB) Drift og udv. af Den Danske Forskningsdatabase De direkte fokusområder tages løbende op på styregruppemøder. Styregruppens strategiske indsatsområder er: I. Digital dannelse og læring (også fokus på folkeskole og gymnasium, opkvalificering af danske studerende fra folkeskole til universitet) II. Datamanagement af forskningsdata (også brugeranalyse fra Data Management) III. Digital kommunikation og interaktion i forbindelse med forskningsresultater IV. Digitalisering af kildemateriale V. Konsolidering af infrastrukturen i FFU-bibliotekerne (også Linked Open Data) VI. Forskningsbaseret viden ud til danske virksomheder VII. Open Access (også fokus på det dansksprogede område) VIII. Informations- og videnspredning via sociale medier og mobile platforme (deling af akademisk viden til ikke-forskere) De otte strategiske indsatsområder defineres yderligere af sekretariatet med to-tre linjers forklarende tekst. De otte områder mappes mod strategiens fire hovedvindsatsområder. De tidligere modtagne projektforslag placeres så vidt muligt i de otte strategiske indsatsområder, ligesom de efterfølgende nye skitser til projektideer placeres ind under: Konsolidering af infrastruktur, herunder publicering og anvendelse af Linked Open Data (V) Understøttelse af data management baseret på behovsanalyser fra den nationale styregruppe (II) Videreførelse af Gruppe D s fokus og indsatser på erhvervs- og innovationsområdet (VI) Gennemførelse af behovs- og praksisanalyser hos forskere og studerende, viden kan hentes fra eksempelvis Knowledge Exchange, forstudier er en mulighed Udvikling af infrastruktur komponenter afledt af Mendeley og nye devices samt behov for test af data mod snyd/plagiering (VIII) Undersøgelse af studerendes brug af universitetets tjenester og indhold i sammenligning med deres anvendelse af Facebook og You Tube til videnskabelig information (VIII) Gennemførelse af aktiviteter inden for Open Access området såsom demonstratorer, indhentning og generering af ny viden, stimulering og workshops eksempelvis om post Open Access (VII) Specifikation og udbedring af mangler på det dansksprogede Open Access område (VII) Opkvalificering af alle danske studerende fra folkeskole til universitet (I) 4

5 Fastlæggelse af modeller for videnskabelig videnspredning og videndeling på nye mobile medier til ikke-forskere på skoler, gymnasier, små virksomheder og lignende ved involvering af gode formidlere. Formidlerne kunne være PhD er, der ikke bliver adjunkter (VIII) Undersøgelse af bibliotekernes mulige roller inden for produktion af viden, ikke kun formidling af viden (II-III) Etablering af nødvendige decentrale systemer som ERM på licensområdet (V) Undersøgelse af bibliotekernes mulige roller inden for High Performance Computing Videnspredning via nye medier (VIII) Anbefalinger for institutioner uden biblioteker i form af best practices, forstudie er en mulighed Listen tilføjes senere modtagne ideer fra ML. Til implementering af strategien ses følgende virkemidler: Netværk Konferencer Masterclasses Forundersøgelser Forprojekter Projekter Med en anslået ramme på 13 mio. kr. i tilskud i 2014 vil sekretariatet til næste møde foreslå et grovbudget for anvendelsen af de forskellige virkemidler. Antal projekter herunder data management indsats skal overvejes, ligesom forslag til de øvrige virkemidler ønskes. Til fremme af implementering af strategien blev følgende ideer til mulige partnerskaber nævnt: DeIC Knowledge Exchange partnere DFFU inkl. faglige fora Dansk netværk for forskningsindikatorer Erhvervsfremmesystemet (foreningen af forskerparker) DR Google og lignende Forlag Til det forestående arbejde med udarbejdelse af vedtægter samt revision af forretningsorden skal følgende punkter indarbejdes: Vedr. Koordinationsudvalget Koordinationsudvalget består af tre medlemmer (KUM, FIVU, UVM) Formanden for DEFF s styregruppe deltager i møderne med taleret Udvalget mødes mindst to gang om året (forår og efterår) eller på anmodning fra et medlem eller formanden for DEFF s styregruppe Udvalget konstituerer sig selv med en formand Medlemmerne kan med bringe bisiddere til møderne Udvalget sekretariatsbetjenes af sekretariatet for DEFF 5

6 Koordinationsudvalget har det overordnede ansvar for DEFF Udvalget godkender DEFF s strategi, herunder aktivitetsplaner samt overordnede budgetter og regnskaber Vedr. Styregruppen Styregruppen, herunder formanden, udpeges af koordinationsudvalget og nedsættes for en periode af fire år. Formanden refererer til koordinationsudvalget Styregruppen sekretariatsbetjenes af DEFF Sekretariatet, Kulturstyrelsen Styregruppens ansvarsområder fremgår af finanslovens paragraffer om DEFF. Styregruppen er ansvarlig for formulering og eksekvering af DEFF s strategi Styregruppen er ansvarlig for udmøntning af DEFF s tilskudsmidler Styregruppen kan konstituere sig med stående eller ad hoc faglige grupper Styregruppen kan uddelegere beslutningskompetence om udmøntning af tilskudsmidler til ovenstående grupper I tilfælde af inhabilitet træffer Kulturstyrelsens direktør afgørelser Styregruppen og Kulturstyrelsen udarbejder, på oplæg fra sekretariatet, i fællesskab budget og regnskaber, til godkendelse hos Koordinationsudvalget Vedr. DEFF Sekretariatet Sekretariatet har ansvar for den daglige drift af DEFF, herunder licensforretningen, projektporteføljestyring og forvaltning af øvrige indsatsområder Chefen for DEFF Sekretariatet refererer til den områdedirektør i Kulturstyrelsen, der har ansvar for DEFF opgaverne Kulturstyrelsen er juridisk person for DEFF og efterser, at DEFF s virke er i overensstemmelse med forvaltningsloven og anden lovgivning. Sekretariatet udarbejder endeligt forslag til vedtægter samt revision af forretningsordenen forud for næste møde. Endelig blev følgende beslutninger truffet: Organisering af licensområdets eksterne organisation herunder bl.a. LUF og LUB foretages i samarbejde med bibliotekerne. Interne arbejdsgange er styrelsens ansvar, mens styregruppen overser relationer med kunderne og deres behov samt leverancerne fra licenssekretariatet. Sekretariatet kontakter snarest bibliotekslederne med henblik på at organisere de forstående forhandlinger af større licenser. Årshjulet skal opdateres og afspejle de trufne beslutninger. DEFF skal udarbejde en årsberetning, og der skrives dermed en kort beretning for Status for programgrupperne (bilag 253) suppleres med beskrivelser fra formændenes til næste ordinære styregruppemøde om de vigtigste resultater som input til den fremtidige indsats. Rapporten Permanent adgang til licensbelagt information i Danmark (bilag 268) skal opdateres, og sekretariatet indhenter tilbud fra engelske konsulenter. Dette arbejdsområde tilføjes listen over styregruppens direkte fokusområder. 6. Fastlæggelse af møde(r) i 2. halvår 2014 Der blev reserveret tid til to nye styregruppemøder i efteråret 2014: 6

7 Mandag den 8. september kl i Kulturstyrelsen Onsdag den 29. oktober klokken i Århus Der udsendes en doodle for et kort styregruppemøde om morgenen eller sent om eftermiddagen i maj af hensyn til forberedelse af det forventede koordinationsudvalgsmøde ultimo maj eller andre hastesager såsom det kommende projektkald. 7. Eventuelt MS foreslog ændringer i DEFF s projektregler på et senere tidspunkt. Kravet om, at DEFF s midler ikke må dække overhead generer universiteternes administration. Dette kunne erstattes af 20% overhead på lønmidler mod til gengæld mindst 40% delfinansiering af lønmidler og en begrænsning af projektledelse til maksimalt 20% af lønmidler. En anden ide er at lukke projekter, hvis tidsplan ikke følges passende. Sekretariatet vil se på disse forslag. Ved næste projektkald skal der tilknyttes et mere gennemsigtigt scorecard system. 7