DEFF-styregruppen Møde 51

Transkript

1 Referat Referat af DEFF styregruppemøde torsdag den 22. november 2012 kl. 10:30-14:30 i Kulturstyrelsen, mødelokale 5 Deltagere: Mai Buch (MB), Niels-Henrik Gylstorff (NHG), Annette Winkel Schwartz (AWS), Peter Rubeck (PR), Lis Randa (LR), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Svend Larsen (SL), René Olesen (ROL), Jakob Heide Petersen (JHP), Bo Öhrström (BOE) Afbud: Mikkelsen (LMI) Trine Nielsen (TNI), Anne-Birgitte Rasmussen (ABR), Carsten Riis (CR), Lise Referent: Bo Öhrström (BOE) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Status fra Sekretariatet Styregruppens mulighed for at være afsender på en artikel i Revy behandles sidst på mødet under punkt 8. Med afsæt i DEFF 12/206 Sekretariatets afrapportering blev der orienteret om: programformændenes ønske om afholdelse af en DEFF-dag opstarten af projektet vedrørende fornyelse af Elsevier kontrakten fra 2014 de interessante interview af styregruppens medlemmer DeICs overtagelse af ansvaret for WAYF en vellykket DEFF-online med bl.a. et godt oplæg af Carol Tenopir den mulige grundfinansiering af DEFF IV via eksisterende kunder udenfor DEFFs tre opdragsministerier et succesfuldt Knowledge Exchange Strategy Forum i Edinburgh med stor topledelsesopbakning og med optagelse af det finske CSC som ny partner. Den nye organisation i Knowledge Exchanges indsatsområder kan muligvis inspirere DEFFs organisering, idet målet er højt ekspertiseniveau i ekspertgrupper kombineret med projektgrupper til hurtig færdiggørelse af delprojekter. Det er fremover vigtigt at involvere danske eksperter samt formidle Knowledge Exchanges resultater yderligere i Danmark. 1

2 AWS ønskede oplysninger om virksomheders aftaler med DEFF IV, hvilket senere er afklaret gennem BOE. LR ønskede liste over virksomheder med kontakt til DEFF IV. 3. Formidling og implementering af DEFF-strategien MB foreslog en matrixmodel for implementeringen af strategien, hvor den ene akse rummede interessenterne (f.eks. styregruppe, programgrupper, biblioteker, ministerier, virksomheder), og den anden akse rummede aktiviteter (f.eks. initiativer, finansiering, lyst til medvirken, effekt). Vedr. det nye område blev det fremhævet, at fordelingen af projektmidler mellem det nye område og de basale biblioteksområder var 15% i forhold til 85%, hvorfor ekstern kritik af store ændringer for DEFF ikke var særligt velbegrundet. Et delmål for det nye område var tilførsel af nye midler, hvilket endnu ikke var opnået, men en undersøgelse af Return Of Investment om et år ville muligvis kunne underbygge via en case tilførsel af nye midler. Uddannelsesministeriet øger fokus på området, hvilket kan være en hjælp. Det er dog nødvendigt over tid at skaffe den nye finansiering for at styrke indsatsen på de basale DEFFområder. Det bemærkes, at programgruppe D har planer for 2013, hvorefter gruppen kan melde, om deres mål for området blev nået. Der blev endelig udtrykt bekymring for, at verdenen ændrede sig hurtigere, end strategien kunne følge med. MB udtrykte, at der var for få nye aktiviteter på tegnebrættet frem til udgangen af 2013, hvor følgende var særligt vigtige: Udarbejdelse af bidrag til regeringens erhvervsstrategi Udarbejdelse af ansøgninger til midler fra erhvervsudviklingspuljerne Til næste styregruppemøde skal sekretariatet anbefale modeller for evaluering, og det skal være mulig at evaluere selv med de noget løsere generelle målsætninger. Vedr. DEFFs basale områder var indsatsen på disse påvirket af en bred strategi og rummelige handlingsplaner. På en kommende DEFF-dag vil det være vigtigt at sikre sig interessenternes opbakning. Det blev foreslået at evaluere på blivende services og forprojekter, der går videre. Gruppe B kan være anderledes, idet der muligvis bedre kan evalueres på hvor mange brugere, der er nået. Det kan være svært at evaluere grundet de meget forskellige projekter, muligvis er den vigtigste måling projekter til tiden med aftalt økonomi. Evalueringstidspunktet er væsentligt, idet projekter først år senere viser, om de reelt var en god ide, og det kan være værdifuldt at spørge om programgruppernes mening her. Det er svært at kopiere evalueringsmodeller fra andre steder grundet de meget forskellige projekter. Det blev diskuteret, om der overhovedet var efterspørgsel efter evalueringer, men for talte kommunikation og læring, samt at det var naturligt at evaluere ved en afsluttet en periode. Programgrupperne kunne se tilbage og vurdere, hvad der gav effekt og kunne bruges senere se eksempelvis WAYF. WAYF er klart en succes som en ny infrastruktur. 2

3 Et alternativ til evaluering kunne være fremvisning af succeshistorier gerne suppleret med projekters gennemslagskraft. Eksempler her er WAYF, PURE, videnskab.dk og EZproxy til fjernadgang. Endelig er den samlede vidensopbygning og netværksdannelse en stor succes, ligesom overførsel af systemer til andre sektorer så som museerne vil kunne være en succes. DEFF kan komme endnu længere med øget fokus og større ambitioner. 4. Behandling af indstillinger Det blev nævnt, at for meget administration gjorde det svært for nye aktører med mindre projekter at lykkes. Disse skal måske have deres egen rugekasse med øget støtte fra sekretariatet. Dette kan underbygges med særskilte midler til afprøvning af ideer. De enkelte indstillinger blev herefter behandlet. 5. Dansk return of investment projekt Styregruppen vurderede, at de udenlandske undersøgelser var tilstrækkelige til dansk brug, samt at det var bagvendt at søge om en økonomisk ramme for derefter at designe projektet. Forslaget blev således forkastet. 6. Økonomi 2012 Styregruppen besluttede at fjerne reduktionen af tilsagn til gruppe Cs projekter, der dermed fik 100% i støtte i forhold til det ansøgte beløb. Når WAYFs behov er kendt, udsender sekretariatet besked og forslag til brug af restmidler. 7. Evaluering- og perspektivering Bilag DEFF 12/219 Opsamling på interview blev kommenteret afsnit for afsnit: DEFF strategi og strategiproces Følgende ideer og anbefalinger fremkom til den nye styregruppe: Undersøg det politiske og økonomiske landskab omkring DEFF Udarbejd code of conduct for styregruppe (aht. alles opbakning) Sikr omverdenens opbakning Vælg mellem at give få midler til mange indsatser eller mange midler til få indsatser Grundet DEFFs meget forskelligartede bagland er opgaver og indsatser forskellige, hvorfor grundig dialog er nødvendig Fokuserer og prioritér Inddrag koordinationsudvalget bl.a. for at sikre DEFFs placering i samfundsudviklingen. Koordinationsudvalget bør imidlertid hjælpes, da de ikke umiddelbart har detailviden. Deres holdninger er vigtige, skaf evt. mandat til reorganisation af programgrupperne. Inddrag eksempelvis koordinationsudvalget på det andet styregruppemøde for den nye styregruppe. 3

4 Lav procedurer for godkendelse af strategiudvikling DEFFs organisation Følgende synspunkter fremkom: Der er brug en professionel ledelse, tiderne har skiftet, og de store, egne IT-projekter gennemføres ikke meget mere DEFF er især kompetenceudvikling, check af egne institutionsstrategier samt sikring mod dobbeltarbejde Tiden er til at konsolidere services, og det er DEFFs rolle. Videndeling og kompetenceudvikling er også væsentlige, måske kunne DEFF organiseres i services og kompetenceudvikling Det er vigtigt med en bredt sammensat styregruppe. Tiden kræver samtænkning, helhedsorientering og strategisk tænkning, ikke specialister. Programgrupperne bør struktureres om, eventuelt kan de faste programgrupper ændres til en ad hoc organisering Det er vigtigt, at mange personer stadig er involverede, og dette kan ske bredt gennem seminarer og gode projekter DEFF er god til fællesskab og har skabt samling om flere fælles løsninger Fusionen, der resulterede i Kulturstyrelsen, kan eksempelvis muliggøre samarbejde med DDB (Danskernes Digitale Bibliotek), der dog ikke allerede har involveret DEFF. Den nye styregruppe bør afsøge dette. En meget bred strategi har resulteret i meget brede handlingsplaner Koordinationsudvalget skal tænke over de nye styregruppemedlemmers kompetencer Styregruppens funktion Følgende kommentarer fremkom: Code of conduct har været savnet, ligesom en afdækning af styregruppemedlemmernes kompetencer En smallere styregruppe kan accepteres, hvis den agerer fornuftigt og er godt forankret Styregruppen skal fokusere på økonomi og strategi Det er givtigt med en stor og bred styregruppe, der stadig repræsenterer sektorer Baglandet skal også involveres via andre fora end styregruppen Styregruppen fejlede ved ikke at flytte sig fra strategiudvikling til konkret indhold, ligesom den involverede sig for lidt og ikke reagerede på det meget lange tidsforløb for strategiudviklingen. Det er dog endt med en vedtagen strategi. DEFF håndterer et relativt lille beløb, hvorfor den eksisterende organisation er i orden Sekretariatet Følgende bemærkninger fremkom: Det kan muligvis være mere effektivt at lade andre end sekretariatet udarbejde de store, svære, faglige oplæg 4

5 Oplæg er afgørende for gode diskussioner DEFF projekterne Projekterne har været diskuteret under punkt 3. Indsatsområder fremover Disse er berørt under punkt 3. Det er vigtigt, at DEFF ikke fylder huller i institutionernes budgetter men udvikler nye løsninger til alle. Sekretariatet vil søge at udtrække anbefalinger til den nye styregruppe ud fra ovenstående og DEFF 12/219 Opsamling på interview. 8. Eventuelt Sekretariatet udarbejder oplæg til artikel til Revy baseret på det lave forbrug af midler til det nye område, resultater og gode eksempler med fremadrettet betydning for bibliotekerne mv. 5