Tilslutning til det fælleskommunale udbud af samarbejdsplatform

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Tilslutning til det fælleskommunale udbud af samarbejdsplatform"

Olivia Bak
5 år siden
Visninger:

1 Punkt 8. Tilslutning til det fælleskommunale udbud af samarbejdsplatform Skoleforvaltningen indstiller, at Skoleudvalget godkender, at Aalborg Kommune tilslutter sig det fælleskommunale udbud af samarbejdsplatform for folkeskoleområdet at der i forbindelse med budgettet for 2017 arbejdes hen imod, at der afsættes ressourcer til samarbejdsplatformen i budget Beslutning: Godkendt. Skoleudvalget ønsker punktet inddraget i budgetprocessen vedr. budget Jan Nymark Thaysen var fraværende. kl Side 1 af 5

2 Sagsbeskrivelse Nærværende sagsbeskrivelse fremsendes, fordi Skoleudvalget skal tage stilling til, om Aalborg Kommune skal tilslutte sig det fælleskommunale udbud af samarbejdsplatform igennem KOMBIT (KOMBIT er kommunernes it-fællesskab). I forbindelse med Folkeskolereformen blev der i 2014 aftalt et brugerportalsinitiativ mellem KL og regeringen. Aftalen indebærer, at kommunerne forpligtiges til at anskaffe to overordnede digitale løsninger til skolerne: En samarbejdsplatform og en læringsplatform. Aalborg Kommune har selv stået for anskaffelse en læringsplatform. Det indstilles, at samarbejdsplatformen bliver et fælles udbud gennem KOMBIT. I udarbejdelse af Skoleforvaltningens it- og digitaliseringsstrategi blev brugerportalsinitiativet medtaget som en del af grundlaget. Strategien indeholder blandt andet beskrivelser af, hvordan forvaltningen med digital understøttelse af undervisningen ønsker at gøre det lettere af være en del af fællesskaber, indgå i samarbejde og skabe netværk på tværs og at det giver muligheder for nye fleksible organisationsformer og differentierede arbejdsmetoder, herunder samarbejde, produktion, deling og refleksion. KOMBIT har på vegne af kommunerne udarbejdet et beslutningsgrundlag for kommunernes, herunder også Aalborg Kommune, tilslutning til det fælles udbud i form af en beskrivelse af samarbejdsplatformen og de vilkår, som vil gælde for Aalborg Kommunes deltagelse. KOMBIT vurderer, at en fælles løsning vil have en række fordele: Kommuner og folkeskoler vil opleve en ensartet platform Det vil omkostningsmæssigt være mere effektivt både med hensyn til udvikling og drift Der stilles ambitiøse krav, som det vil være forholdsvis dyrere at sikre gennem flere mindre udbud Det vil reducere risici i folkeskolernes systemlandskab, da der skal etableres færre integrationer til andre digitale løsninger. Samarbejdsplatformen forventes klar til implementering ved årsskiftet 2017/18, hvorefter implementering i de enkelte kommuner forløber over foråret 2018 frem til skolestart 2018, hvor løsningen vil være i drift for alle kommuner. Dagtilbudsområdet implementeres umiddelbart herefter. Indtil den nye samarbejdsplatform er på plads, har KOMBIT, som en del af aftalen, indgået en udfasningsaftale med itslearning A/S, for at sikre driften af Skoleintra, og for at sikre at Skoleintra er til rådighed på rimelige vilkår og priser, indtil den nye løsning er på plads og fuldt implementeret. Tilslutning til fællesudbuddet på samarbejdsplatformen indebærer, at Aalborg Kommune tillige omfattes af KOMBITS aftale med itslearning. Den kommende samarbejdsplatform skal sikre, at lærere, elever, forældre og eventuelle andre relevante brugere kan kommunikere og har adgang til relevant information om elevernes skolegang. Aalborg Kommune anvender i dag Skoleintra med tilhørende løsninger til dette. Med baggrund i aftalen om brugerportalsinitiativet og det forudgående analysearbejde, har KOMBIT og KL konkretiseret målene med samarbejdsplatformen for at sikre, at løsningen bliver udviklet med disse mål for øje. De vigtigste mål er: Løsningen skal understøtte arbejdet i læringsplatformen bl.a. ved at give øget mulighed for kommunikation omkring læringsforløb Løsningen skal lette kommunikationen mellem skole og hjem og indbyrdes mellem brugere gennem forbedrede dialogmuligheder f.eks. anvendelse af billeder, lyd og tekst Løsningen skal samle og målrette informationer til alle brugerne. Informationerne kommer bl.a. fra administrative systemer, læringsplatformen samt nationale data. kl Side 2 af 5

3 Løsningen skal understøtte skolenære behov for visning af relevante informationer for brugeren som f.eks. plan for dagen, nyheder og aktivitetsplaner Den overordnede tidsplan for projektet (forudsat at kommunerne tilslutter sig løsningen): Q1 2016: Udbudsmateriale inkl. Kravspecifikation Q3 2016: Leverandør på plads og afklaring/udvikling kan begynde Q1 2017: De første pilotskoler kommer på efterfulgt af teknisk implementering, uddannelse m.m. Q3 2018: Alle skoler har løsningen stillet til rådighed Skoleforvaltningen vil gennem tilslutningsaftalen kunne få uddannet 1 administrator til den tekniske implementering, 2 superbrugere til det administrative personale samt 2 superbrugere pr. skole. Øvrig uddannelse samt organisatorisk implementering skal Skoleforvaltningen selv afholde udgifterne til. KOMBIT stiller undervisningsmateriale til rådighed. Samarbejdsplatform i dagtilbudsdelen Tilslutningen til KOMBIT gives enten for folkeskolerne alene eller for folkeskoler og dagtilbud samlet. Der vil være en række positive perspektiver i forhold til at have en fælles samarbejdsplatform på tværs af dagtilbuds- og skoleområdet; herunder bl.a. forældrenes oplevelse af sammenhæng i de kommunikationskanaler, som kommunen stiller til rådighed på tværs af aldersgrupper og tilbud. Dertil kommer muligheden for at understøtte udviklingen af et fælles sprog- og begrebsapparat hos personalet på tværs af dagtilbuds- og skoleområdet. Skoleforvaltningen har derfor været i dialog med Forvaltningsledelsen i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen i forhold til at undersøge muligheder og begrænsninger i dagtilbuddenes tilslutning til den fælles samarbejdsplatform. Familie- og Beskæftigelsesforvaltningens Forvaltningsledelse har besluttet, at der først tages stilling til tilslutning til dagtilbudsdelen, når samarbejdsplatformen er færdigudviklet forventeligt i Økonomi Økonomisk træder betaling for løsningen i kraft fra august Aalborg Kommune betaler et årligt vederlag til KOMBIT, som beregnes ud fra en 90% tilslutning, og som omfatter udgifter til udvikling, drift, vedligeholdelse, videreudvikling af løsningen samt oprettelse og uddannelse af superbrugere i løsningen. Betaling forfalder halvårligt (februar og september). Eventuelle individuelle udgifter (fx til undervisning ud over det, der er omfattet af vederlaget eller andre ydelser, der ikke er omfattet af vederlaget) opkræves løbende af KOMBIT. Under forudsætning af at det samlede antal elever i folkeskolen på landsplan ikke falder, vil den maksimale årlige betaling fra Aalborg Kommune udgøre kr. baseret på en pris pr. skoleelev på 76 kr. årligt og elever. Ophøret af anvendelsen af SkoleIntra vil kunne finansiere en del af denne udgift. Udgiften til SkoleIntra betales i dag decentralt på skolerne. Udgiften på de 56 skoler beløber sig til i alt kr. ex. moms i Der vil således skulle afsættes ca kr. i forbindelse med budgettet for I økonomien er der indregnet en videreudviklingspulje på 15% af udviklingssummen i kontraktens løbetid. Aalborg Kommune skal således ikke afsætte særskilte midler til udvikling af løsningen. Fremkommer der krav om videreudvikling, som ikke kan løses inden for denne ramme, vil KOMBIT bede om ekstra finansiering hos kommunerne. Der er vedhæftet beskrivelse af økonomien i projektet som bilag 1. kl Side 3 af 5

4 Ikrafttræden Tilslutningsaftalen gælder fra underskrivelse af aftalen og frem til 8 år efter løsningen er gået i drift forventeligt frem til og med Tilslutningsaftalen er vedhæftet som bilag 2. Tilslutningsaftalen træder i kraft ved dens underskrift, og bortfalder automatisk, når driftskontrakten med leverandøren bortfalder eller i øvrigt ophører i tilfælde af opsigelse eller ophævelse. Driftskontrakten med leverandøren bortfalder som udgangspunkt 8 år efter overtagelsesdagen. Med underskriften på aftalen forpligter Aalborg Kommune sig samtidigt til at fortsætte med SkoleIntra og hæfter dermed for de eksisterende aftaler med itslearning A/S indtil løsningen er idriftsat, dog som minimum til 31. juli 2018, og dog således, at denne uopsigelighed kan forlænges, hvis løsningen forsinkes. kl Side 4 af 5

5 Bilag: Skoleudvalget Bilag 1 Økonomien i projektet.pdf Bilag 2 Tilslutningsaftalen.pdf kl Side 5 af 5

Relaterede dokumenter

Notat vedr. tilslutning af Samarbejdsaftalen

BALLERUP KOMMUNE Dato: 14. oktober 2015 Tlf. dir.: 40944491 E-mail: jpb@balk.dk Kontakt: Jesper Bak Notat vedr. tilslutning af Samarbejdsaftalen Dette notat skal give en beskrivelse og et overblik over