Referat af bestyrelsesmøde Kære bestyrelseskolleger

Transkript

1 Til Erik Fage Pedersen Finn Rasmussen Daniel Klestrup Bjærge Søren Cruys-Bagger Kjeld Bøjlesen Birte Johansen Martin Helbo Nielsen Lars Hven Troelsen Gunnar Bak Cedermann Protektor: Hans Kongelige Højhed Prins Joachim (EFP) (FR) (DKB) (SCB) (KB) (BJ) (MBN) (LHT) (GBC) Referat af bestyrelsesmøde Kære bestyrelseskolleger Rønne, den x. april 2015 Hermed referat af bestyrelsesmøde i Danmarks-Samfundet tirsdag, den 28. april 2015 kl på Landskontoret i Idrættens Hus. Deltagere: Erik Fage Pedersen, Finn Rasmussen, Daniels Klestrup Bjærge, Søren Cruys-Bagger, Kjeld Bøjlesen, Birte Johansen, Martin Helbo Nielsen, Lars Hven Troelsen og Gunnar Bak Cedermann. Ib Ketler deltog i møde under pkt. 1 3 d. 1. Velkomst og godkendelse af tilføjelse til dagsordenen. (EFP + øvrige) Formanden bød velkommen til mødet og en særlig velkomst til Ib Ketler. Og til Lars Hven Troelsen, der deltog i landsledelsesmøde for første gang. Action: Ingen 2. Godkendelse af referat fra mødet, den 6. marts Godkendt med følgende bemærkninger Birte savnede referat af konstitueringen, der var foretaget efter at hun forlod repræsentantskabsmødet Action: Ingen 3. Siden sidst (EFP + øvrige) a. Mylinsagen Formanden holder møde med Helge Moosman og medlemmer fra lokalforeningen i Kolding. Mylin deltager ikke. Det er så op til Helge Moosmann at formidle resultatet af mødet. Formanden gjorde opmærksom på, at det er sidste runde i denne sag. b. Møde med justitsministeriet Mødet med justitsministeriet var gennemført i en positiv ånd. Kontorchefen kendte godt til vores organisation, idet hun havde været var spejder. 1

2 Der blev skabt en god kontakt til fuldmægtig Steffen Mattsson, som er sagsbehandler i ministeriet. Indsamlingsloven var blevet drøftet, man kunne ikke lovet at man kunne ændre på det, men erkendte at der var nogle områder som man ikke havde været opmærksom på Man havde drøftet forskellige emner og forelagt nogle eksempler på, uheldig, anvendelse af Dannebrog. Vedrørende 800 års jubilæet i 2019 skal man henvende sig til Statsministeriet., SCB c. Medlemskab af KlubLiv i Danmark Det var Thomas Dahl fra DGI, der havde henledt opmærksomheden på foreningen. Vedrørende medlemskab havde vi fået et positiv svar, men vi kan ikke komme med i første omgang, idet der først skal skabes en god kontakt og formidling til de nuværende medlemmer. Vi kan måske komme i betragtning ved næste omgang. KlubLiv er en ny foreningsmodel og bliver fra sommeren 2015 en økonomisk håndsrækning til spejdergrupper og foreninger over hele landet. d. Årsskrift 2015 Et meget flot årsblad. Nok det fineste, der er lavet endnu. Der var mange rosende ord til Ib og Charlotte for det fremstillingen af Årsskriftet. Fremadrettet skal udkast sendes til kontoret med henblik på korrekturlæsning inden det går til trykkeriet. Der skal udarbejdes en procedure for arbejdet med fremstillingen af Årsskriftet. Der skal være VM for musikkorps garder, spejder m.fl. i København. Der lægge info materiale om DS ved stævnet. Action: GBC, Ib Ketler e. Genoptryk af For Nordens Frihed Der er intet at referere. Hans Chr. Bjerg arbejder med sagen 4. Administrative meddelelser siden sidst (GCB) a. Medlemsstatus Der er ca medlemmer. Der kommer nye til næste hver dag, men her i forbindelse med kontingentindbetalingerne er en del som melder fra. Men der er større tilgang end afgang. Action: GBC b. Hjemmeside Fungerer nogenlunde. Der er lidt forvirring omkring vores adresse danmarks-samfundet. Dk og danmarkssamfundet.dk. begge skulle fungere, men enkelte har problemer med at komme ind på siden. Skemaerne på hjemmesiden til ansøgning om flag og faner findes i to udgaver en gammel og en ny som er elektronisk og sendes til Danmarks-Samfundet, der så videresender til em til de forskellige formænd. Hjemmesiden er på Google Chrome, der kan give enkelte problemer. Vedrørende lokal hjemmesider måtte man aflyse på Sjælland, idet der kun var en foreningen, som havde henvendt sig. 2

3 Lidt problemer med enkelt lokalsider i midtjylland, men de løses. Der afholdes kursus på Sjæland, så snart det er muligt. Holdes på kontoret i idrættens hus. Action: GBC, MBN c. Modtagne ansøgninger om flag og faner Der er kommet en del ansøgninger, Ike alle var registreret endnu. Der var en spejdertrop på medlemmer som ønskede en fane men ønskede ikke at sælge Valdemarsflag. Men ville gerne vide hvad de skulle betale i stedet for. Der sendes nogle ark flag som de kan betale for. Action: 5. Økonomi (DKB) a. Budgetopfølgning Økonomien er god. Der er overført kr. fra fødselsdagsfonden kr. til drift og kr. til jubilæumskonto 800 år for Dannebrog. Der er lavet et nyt skema til budget og regnskab. Der er nogle konti, der ikke er det store træk på. Der om budgetteres for disse konti og flyttes til de, hvor der er større træk på. Action: DKB, GBC b. Bestyrelsesmøde i fødselsdagsfonden Der udvikles et regneark, som udviser status i fonden. Fonden er for tiden på mio. Der er hævet kr. i fonden og overføret til Danmarks-Samfundet. Der er stadig en del disponibelt beløb på kontoen. Action: DKB, GBC 6. Forretningsførerens arbejde (EFP & GBC) a. Nedsættelse af arbejdsgruppe vedrørende flagsalg. Der nedsattes en arbejdsgruppe, der skal se på mulighederne for indtjening i takt med flagsalget er faldende. Arbejdsgruppen består af: Finn Rasmussen, formand Gunnar Bak Cedermann Daniel Klestrup Bjærge Thomas Dahl/Martin Helbo Nielsen Lars Hven Troelsen Finn tager kontakt til Thomas Dahl, DGI for at spørge om han vil indtræde i arbejdsgruppen, hvis ikke så indtræder Martin Helbo Nielsen. Der planlægges at holde 3 møder uge 24, 35 og 43 i Action: FR b. Opgaver for arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen skal fremkomme med forslag til at øge indtægterne; gennem salg, medlemskontingent, elektroniske midler eller andre metoder. Arbejdsgruppens arbejde skal være afsluttet 1. november 2015, så der på Landsledelsesmødet i november 2015 kan fremlægges et forslag til drøftelse. 3

4 Action: FR 7. Opfølgning på repræsentantskabsmødet og ajourføring af arbejdsopgaver (Alle) Et godt og velgennemført repræsentantskabsmøde. Der var nogle gode rammer at afholde det i. Søren havde fået en del positive tilbagemeldinger på hans indlæg under Gunnars blå time. Omkostningerne var omkring 20% lavere end forventet. Der laves en liste over de arbejdsopgaver, der i forbindelse med repræsentantskabsmøde. Under punktet kom der en del andre emner på banen. Afløser for nuværende forretningsfører. Gunnar har et emner, Vedkommende indbydes til at være med til Flagfest i Køge for at se hvordan det afvikles. Samarbejde Årsskrift Nyhedsbrev. Nogle af de artikler, der ikke er med i Årsskriftet kan måske komme med i Nyhedsbrevet i redigeret form. Drøftelse af mindre aktive lokalforeninger/kontaktpersoner: Formanden skriver et hyrdebrev til foreninger, der er mindre aktive enkelte, hvor der siges tak for samarbejdet, idet der skal finde nogen til at tage over. Faner udleveret til Amterne i 1969: Der skal undersøges hvor de faner, der blev overdraget amterne i anledning af 750 året for Dannebrog. Pressemedarbejder: der blev efterlyst en pressemedarbejder, som kunne lave udkast til pressemeddelelser, der kunne bruges af lokalforeningerne og som kan gå på nettet og rette til de steder hvor Danmarks-Samfundet er nævnt så det er ens på alle medier. Umiddelbart var der ingen som ville påtage sig opgaven. Der nævntes et par navne som man evt. kunne gøre brug af. Men der var enighed om, at det børe være en fra Landsledelsen som har opgaven., FR, GBC 8. Årsmøde i Sydslesvig juni (EFP) Søren laver et set up og sender til de, som skal involveres i årsmødet. Der vil i år være repræsentanter på følgende lokaliteter: Flensburg, Slesvig, Tönning og Eckernførde. Der bestilles magnetskilte til at sætte på bilerne. Viser, at man kommer fra Danmarks- Samfundet. Der forsøges med mulighed for lidt indtjening ved salg af lodsedler og konkurrencer eks. tipskupon om Danmarks-Samfundet. Der vil være tre præmier. I år kun et sted. Det evaluers efter årsmødet om det skal være alle steder fra 2016., SCB 9. Nyhedsbrev nr. 2/2015. (EFP) Udsendes ultimo juni Følgende kommer med indlæg: Formanden - Valdemarsdag Søren Cruys-Bagger Nyt fra Videncenteret, artikel om Svenska Flagdagen Fanebærerkursus Lars Hven Troelsen Materialet sendes til Daniel Klestrup Bjærge, SCB, DKB, LHT 10. Valdemarsfest (Alle) Kort drøftelse af forestående Valdemarsfest. Program indsendes til Landskontoret, hvor forretningsføreren så lægger dem på hjemmesiden Action: Alle 4

5 11. Nyt fra Nationalt Videncenter om Dannebrog (SCB) Der blev udleveret en oversigt over stillede spørgsmål siden sidste Landsledelsesmøde. En kort gennemgang af svarene enkelte lægges på hjemmesiden. Desuden blev der udleveret: Oversigt over versionshistorie for Damarks-Samfundet på Wikipeda Politiforbundet gav Skånske Flagdagen reklamer Artikel på Bolius hjemmeside Konkurrence om orange flag til Roskilde Festival Artikler/omtale af Dannebrog Eksempel på annonce for medlemskab af DS i 1908 i Bornholms Tidende Eksempel på svensk frimærke med flag. Action: SCB 12. Rulning af aktivitetsplan. (FR + øvrige) Gennemgang af aktivitetsplan og ajourføring. Action: FR 13. Lokalforeninger. (KB) Der er god kontakt til nye, men man mangler gennembrud. Der er for tiden kontakt til følgende områder. Skanderborg Vejen-Billund Silkeborg Andre områder har man føler ude. Der er god gang i det i Vordingborg. Der var en kort drøftelse af hvem man evt. kunne trække på i forbindelse med etableringen af lokalforeninger. Action: KB, HVT, GBC års jubilæum. (EFP) Der er ikke noget nyt for tiden. Se under pkt. 3.b.. Kort drøftelse af frimærke og mulighed for at inddrag Lego i markeringen. 15. Fastsættelse af næste møde. (Alle) Tirsdag, den 8. september kæl på Landskontoret i Idrætten Hus, FR 16. Eventuelt. (Alle) Lars spurgte til om der gøres noget i anledning af 100 året for salg af de Vestindiske øer. Hvis man ønske flag kan man blot henvende sig, men der er ikke noget fra DS side. Lars er medlem af Dansk Vestindisk forening. Han vil fortælle det til formanden. Kjeld melder afbud til den 8. september Logbog til materiel er klar og tages i anvendelse. Det var en forespørgsel på jubilæumsskrift i anledning af 800 året for Dannebrog. Man vil spørge Hans Chr. Bjerg om han vil bidrage til opgaven. 5

6 Der blev spurgt om der var behov for ydereliger assistance på kontoret. Det er der ikke. Endnu en gang blev der efterspurgt om en pressemedarbejder. Der vil blive set på sagen. Action: Ingen Mødet sluttede kl Referent Finn Rasmussen 6