SAMARBEJDSUDVALGET I HVISSINGE

Transkript

1 GLOSTRUP BOLIGSELSKAB Bryggergårdsvej 2B, 2600 Glostrup Telefon: , CVR nr.: SAMARBEJDSUDVALGET I HVISSINGE Referat fra SU torsdag den 28. februar 2017 kl på driftskontoret. Til stede var Hvissinge den 15. marts fra afdelingerne: Afd. 20 Rødkælkevej Jesper, afd. 29 Stenager Bitten, afd. 30 Granskoven Stine, afd. 31 Gadager Bjarne, afd. 32 Lindeskoven Louise, afd. 33 Birke-/Bøgeskoven Rikke, afd. 37 Egeskoven Jette, afd. 49 Stenager 6 Kurt. Gæst Allan Larsen. - fra administrationen: Robert Roll, Jimmi Eibye og Johnny Petersen. Inden mødets opstart var der en præsentationsrunde. 1. Godkendelse af dagsorden Punkt b. Regnskab blev rykket op som punkt a. Punkt a. Konstituering af nyt formandskab ændres til c. Punkt c. Forslag til uddelegering af ansvarsområder ændres til b. Herefter blev dagsorden godkendt 2. Godkendelse af referat fra sidste møde. Referatet blev godkendt. 3. Sager til behandling a. Regnskab 2016 Afdeling 923: Regnskabet for afd. 923 blev gennemgået af Robert. Balancen viser et forbrug på kr. som overføres til afd Fra 2017 betales der ikke administrationsbidrag for afd Under ekstraordinære indtægter er tilskud fra Glostrup Kommune og tilskud for selskabet blevet forbyttet. Det er kr. i tilskud fra selskabet og kr. i tilskud fra Glostrup Kommune. Afd. 929: Renholdelsen er steget og den primære årsag er, at der er godkendt en stigning til rengøringen. Lejeindtægterne ligger tæt på budgettallet. Der er en sammentællingsfejl konto 116 mangler. På konto er der henlagt Hvad skal de bruges til? Robert undersøger dette og svar kommer med i referatet. Rengøring og udlejning skal skilles ad og dette vil sker fra De henlagte midler kan anvendes til 116 arbejder der vedrører selve bygningen. Glostrup Boligselskab Glostrup Boligselskab Glostrup Boligselskab Hovedkontoret Driftskontor Glostrup Driftskontor Hvissinge Bryggergårdsvej 2B Stubben 5 Bøgeskoven Glostrup 2600 Glostrup 2600 Glostrup Tlf.: Tlf.: Tlf.: gb@gb.dk drift.glostrup@gb.dk drift.hvissinge@gb.dk man.-tors. 10:00-14:00 man.-fre. 09:00-09:30 (kun telefonisk henv.) man.-fre. 09:00-09:30 (kun telefonisk henv.) tors. tillige 15:30-17:30 man.-fre. 09:30-11:30 man.-fre. 09:30-11:30 fredag 10:00-13:00 tors. tillige 16:00-17:30 tors. tillige 16:00-17:30

2 Afd. 930: Renholdelse / rengøring på skal modregnes indtægten på kr. og det giver et resultat på kr. Afskrivninger konto (konto 303.1) mangler en note på side 4. Der var en drøftelse af om afskrivninger som ligger forud for overdragelsen af fælleshuset til SU skal medtages og hvis det skal medtages, så bør der være en note som viser, at udgiften ligger i afd. 30, Granskoven. Det fjernes fra dette budget. Udgiften til renovering af beboerhuset før overdragelse til SU. Hvissinge er i regnskabet overført til afd. 30. Granskovens regnskab for Rengøring og udlejning skal skilles ad. Der er tidligere givet et tilskud på kr. og der er en difference på kr. Dette skal korrigeres. Det manglende tilskud er indtægtsført i regnskabet for Afd. 932: Konto 119 diverse udgifter på er indvielse af Paraplyen. Konto afskrivning på forbedringsarbejder kr. omhandler afskrivning på køkkenforbedringen med kr. Ombygningen af Paraplyen er medtaget med kr. Der blev spurgt til hvorfor der afskrives på ombygningen når administrationen ikke betragter sagen som afsluttet? Robert svarede, at det er helt normalt, fordi beløbet er budgetteret i Der er en bankbeholdning på kr. som stammer fra beboerrådgiverordningen. Disse penge skal overflyttes og det sker hurtigst muligt. Konto 401 henlæggelser mangler i regnskabet. Der henlægges ikke pt, men det bliver indarbejdet i fremtidige budgetter(regnskaber). Afd. 970: Der er en overskridelse i regnskabet på kr. og de primære årsager er fratrædelser af medarbejdere, hvor der skal betales fratrædelsesgodtgørelse, ferie penge og så er der sket en opnormering af tømrer. Tilskuddet fra Glostrup Boligselskab til kontordrift er nu medtaget i afd Regnskabet er rettet, så det viser en sammentælling af udgiften til fordeling. I regnskabet er indtægtsført andel i maskiner på kr. fra grundejerforeningen Egeskoven. Den samlede udgift til fordeling i afdelingerne er efter rettelserne på kr. Afd. 975: Regnskabet er tilrettet med ændringerne i regnskabet for afd I regnskabet er også vist tilskuddet til Hvissinge kulturcenter på kr. Opsummering af punkter under regnskab: Under ekstraordinære indtægter er tilskud fra Glostrup Kommune og tilskud for selskabet blevet forbyttet. Det er kr. i tilskud fra selskabet og kr. i tilskud fra Glostrup Kommune. Afskrivninger konto (konto 303.1) mangler en note på side 4. Der var en drøftelse af om afskrivninger som ligger forud for overdragelsen af fælleshuset til SU skal medtages og hvis det skal medtages, så bør der være en note som viser, at udgiften ligger i afd. 30, Granskoven. Det fjernes fra dette budget. Udgiften til renovering af beboerhuset før overdragelse til SU. Hvissinge er i regnskabet overført til afd. 30. Granskovens regnskab for Rengøring og udlejning skal skilles ad. 2

3 Der er tidligere givet et tilskud på kr. og der er en difference på kr. Dette skal korrigeres. Det manglende tilskud er indtægtsført i regnskabet for Der var en drøftelse af om afskrivninger som ligger forud for overdragelsen af fælleshuset til SU skal medtages og hvis det skal medtages, så bør der være en note som viser, at udgiften ligger i afd. 30, Granskoven. Det fjernes fra dette budget. Rengøring og udlejning skal skilles ad fra Rengøring og udlejning skal skilles ad. Der er tidligere givet et tilskud på kr. og der er en difference på kr. Dette skal korrigeres. Det manglende tilskud er indtægtsført i regnskabet for Det undersøges nærmere hvad konto 421 skyldige omkostninger kr. indeholder og der gives svar sammen med referatet. Skyldige omkostninger vedr. rengøring, udskiftning af låse, flytning af slange og skyldig el. Tilskuddet fra Glostrup Boligselskab til kontordrift er nu medtaget i afd Regnskabet er rettet, så det viser en sammentælling af udgiften til fordeling. I regnskabet er indtægtsført andel i maskiner på kr. fra grundejerforeningen Egeskoven. Den samlede udgift til fordeling i afdelingerne er efter rettelserne på kr. b. Forslag til uddelegering af ansvarsområder Peter foreslog, at der uddelegeres ansvarsområder til de enkelte SU medlemmer, så det ikke altid er formanden der står med opgaverne. Det var der enighed om. Paraplyen Der var en drøftelse af økonomien vedr. ombygningen af Paraplyen. Johnny udleverede en liste over de mangler der skulle udbedres inden dette møde og manglerne er udbedret. Endvidere blev der også udleveret en økonomioversigt over udgifterne på ombygningen af Paraplyen. Der var nogle få rettelser til oversigten og den udsendes sammen med referatet. Kurt nævnte, om det kunne blive aktuelt, at Paraplyen og fælleshusene skulle gå tilbage til de respektive afdelinger. Det var der en dialog om og det blev nævnt, at muligheden også kunne være, at Paraplyen benyttes til aktiviteter i hverdagen og udlejning i weekenderne. Det blev også nævnt, at SU ikke har været positiv over for nye aktiviteter, men det kan SU ikke genkende. Louise nævnte, at der mangler informationer om mulighederne i Paraplyen og generel information om huset til beboerne. Der var forslag om, at der laves en temadag for alle beboere i Paraplyen omkring anvendelse af huset. Det blev aftalt, at punktet sættes på dagsorden på næste møde. Idékatalog fra 2013 udsendes sammen med referatet. Samarbejdsaftaler og forretningsorden for SU er omdelt og skal behandles på næste møde. Peter deltager på mødet i Kommunen sammen med Eva og Johnny. Materialegårde 3

4 Behandles under punkt e. Fælleshuse Behandlet under Paraplyen c. Konstituering af nyt formandskab. Peter blev valgt som ny formand og Stine blev valgt som næstformand. Peter medbringer æblekage på næste SU møde. d. Aktivitetskoordinator Behandlet under Paraplyen. e. Materialegårde Tegning, økonomioversigt og indstilling vedr. ombygning af materialegården i Birke-/Bøgeskoven er udsendt sammen med indkaldelsen sammen med en beskrivelse af hvordan de øvrige materialegårdene kan anvendes. SU medlemmerne behandler indstillingen i afdelingsbestyrelserne. Punktet tages op på næste møde til drøftelse. f. Gadager foreslår, at der indkøb en stor grill til fællesbrug i alle afdelinger. Prisen er ca ,- og Bjarne vil gerne tilbyde at stå for udlån af grillen. Tanken er, at brugerne rengør grillen efter udlån. Der var ikke stemning for indkøb af grillen, så forslaget faldt. g. Ændring af udlejningsreglerne for Granskovens fælleshus. Der er en debat på Facebook omkring parkeringspladserne ved fælleshuset i Granskoven. Stine foreslår, at der indskrives i reglerne, at lejere til fælleshuset benytter den store parkeringsplads som ligge til højre når der køres ind fra Fraligsvej. Tekst tilføjes i udlejningsreglerne for Granskovens fælleshus: anbefaler gæster holder på den store Kommunale parkeringsplads over for Granskoven De gule skilte tages ned. 4. Meddelelser: a. fra driften. Driftsassistent Brian Himmelstrøg har sagt sit job op pr. den 28.februar 2017 og i stedet er Ivan Gustavsson ansat, som driftsassistent pr. den 1. marts b. fra hovedkontoret. Processen for ny direktør kører på fuldt tryk og pt. er kandidaterne ved at blive testet. Organisationsbestyrelsen skal møde kandidaterne torsdag den 9. marts og som har ansættelsesudvalget møde med kandidaterne igen den 14. marts. c. fra afdelingerne. Granskoven: Stine nævnte, at der er manglende rengøring I Granskovens fælleshus og det er ikke ok. Det skal der strammes op på. Punktet sættes på dagsorden på næste møde. Stine fortalte, at der er en person der luer over hækkene og Louise nævnte, at det også er sket i Lindeskoven. Personen er mørk i huden, hætteklædt og ca år. Gadager: Bjarne nævnte, at Gadager har afholdt fastelavn og der deltog 150 mennesker. Super flot deltagelse. I Gadager har de haft salg af stoffer, men det er stoppet. Rødkælkevej: 4

5 Rødkælkevej har stadig varmesagen kørende og Johnny nævnte, at Allan tidligere har nævnt, at ventilen på radiatorerne skal indstilles til 4,5 i henhold til Danfoss standarder. Mariendahl er af samme opfattelse og derfor laves der et forsøg i nr Hvis dette viser sig, at være den rette løsning, så indstilles alle ventiler til dette. Informationsskrivelse udsendes snarest sammen med varslinger. Rødkælkevej har også gang i legepladsprojekter. Lindeskoven: Der er holdt fastelavn gik godt. Lindeskoven har fået 3 nye legepladser. Beboerne har indsamlet krudt efter nytår og det syntes afdelingsbestyrelsen var et super initiativ og derfor har afdelingsbestyrelse besluttet, at beboerne modtager handsker og poser næste nytår og beboerne får samtidig et tak for hjælpen. Generelt: Tilskud til kulturcenter skal fremover på budgettet som et rammebeløb og ikke et tilskud. Det blev nævnt, at punktet omkring byggemand skulle sættes på dagsorden til OB mødet. Johnny tager det med. På alle materialegårde, fælleshuse, aktivitetshus og kontor registreres der forbrug af varme, el og vand og disse tal skal indgå i regnskabet for Referent Johnny Petersen 5