Udkast. Udkast. Dagsorden. Første møde i Institutrådet for Klinisk Institut. Hvornår: Mandag den 28. oktober 2013, kl. 9:00 11:00

Transkript

1 SDR. SKOVVEJ 11, AALBORG Første møde i Institutrådet for Klinisk Institut Hvornår: Mandag den 28. oktober 2013, kl. 9:00 11:00 Hvor: Forskningens Hus, Sdr. Skovvej 15, 9000 Aalborg, mødelokale 028 Deltagere: Lars Hvilsted Rasmussen, Institutleder Klinisk Institut (lhr@dcm.aau.dk) Formand, Henrik Vorum, Klinisk Professor Klinisk Institut og Øjenafdelingen, Aalborg Universitetshospital (henrik_vorum@dcm.aau.dk) VIP repræsentant, Lia Mendes Pedersen, Klinisk Lektor Klinisk Institut og Pædiatrisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital (lcvmp@dcm.aau.dk) VIP repræsentant, Line Tegtmeier Frandsen, medicinstuderende (lfrand10@stud.aau.dk) Studenterrepræsentant, Lotte Hvidberg, Sekretær Klinisk Institut (l_hvidberg@dcm.aau.dk) suppleant for TAP repræsentant Louise Espersen, samt Jakob Adelhard Kristensen, HR medarbejder Klinisk Institut (jak@dcm.aau.dk) Institutsrådssekretær og referent. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering om Institutrådet og dets arbejde, jf. AAUs vedtægter, side 9 (Bilag: AAUs gældende vedtægter) 3. Drøftelse og fastlæggelse af forretningsordenen for rådets arbejde, herunder: a. Frekvens og omfang af fremtidige møder b. Mødernes form og indhold c. Evt. drøftelse og fastlæggelse af standard dagsorden for rådets fremtidige møder (Bilag: AAUs standard forretningsorden) 4. Drøftelse af suppleanter til institutrådet og deres status og deltagelse på møderne 5. Orientering om status på bemandingen af Klinisk Institut 6. Orientering om budgettet for Evt.

2 Referat fra mødet: Deltagere: Henrik Vorum (HV), Line T. Frandsen (LTF), Lotte Hvidberg (LH), Jakob A. Kristensen (JAK) & Lars Hvilsted Rasmussen (LHR). Mangler: Lia Mendes Pedersen (uden afbud) Mødet starter med ca. 15 minutters forsinkelse, da LHR desværre har siddet fast i kø på motorvejen. LHR byder velkommen og undskylder forsinkelsen. Herefter følger en præstationsrunde af deltagerne og deres tilknytning til Klinisk Institut og rolle i institutrådet (IR). Ad.1: Dagsordenen blev gennemgået af LHR og der kom ingen kommentarer hertil fra de øvrige hvormed dagsordenen blev godkendt og mødets første punkt gik i gang. Ad.2: LHR lægger ud med overordnet at præsentere IR, hvorefter JAK tager over og, med udgangspunkt i AAUs vedtægter, gennemgår hvilken rolle og hvilke opgaver et IR har. Det fremgår af vedtægterne, at IR har til opgave at drøfte og indstille til institutlederen budgetter, prioritering af stilling ift. dette, strategiplan for instituttet, lokalefordeling, samt sammensætningen af sagkyndige bedømmelsesudvalg. Det understreges i denne forbindelse, at et IR ikke er et besluttende organ, men snarere et rådgivende organ overfor institutlederen. LHR supplerer i denne forbindelse med, at han ønsker input fra rådets medlemmer, som gør at han er bedre orienteret om hvad der rører sig og dermed kan træffe beslutninger på et mere informeret grundlag. Samt at han dermed ønsker at tilgodese så mange hensyn som muligt i det daglige. LHR understreger desuden at han ønsker mest mulig medindflydelse og deltagelse fra medarbejdere og studerende, som muligt. Der forekom ingen uddybende spørgsmål til IRs opgaver ift. vedtægterne, mødet gik derefter videre til næste punkt. Ad.3: JAK gennemgår kort hvad AAUs standardforretningsorden siger om fastlæggelse af ordinær mødeplan og foreslår sammen med LHR 5 årlige ordinære møder i IR. HV indskyder, at der vel også kan indkaldes ekstraordinært hvis behovet opstår. Ingen af medlemmerne har kommentarer til mødefrekvensen, hvorfor det aftales at IR holder 5 årlige ordinære møder, startende i 2014, og kan kalde ekstraordinært ind hvis behovet herfor opstår. Det aftales, at Klinisk Institut står for indkaldelsen af møderne, JAK har denne opgave. JAK fortsætter gennemgangen af standardforretningsordenen og fremhæver, at møderne som udgangspunkt er åbne for alle, på samme måde som mundtlige eksamener, bortset naturligvis fra når sager med personfølsomme oplysninger eller som er belagt med tavshedspligt indgår. JAK uddyber, at LHR som formand kan bestemme at han ønsker visse sager behandlet for lukkede døre

3 hvis behovet opstår. HV ønsker i denne forbindelse præciseret, at de åbne møder ikke betyder at gæster har tale- eller stemmeret, men blot kan overværes af udefrakommende. LHR understreger i denne sammenhæng, at han forventer at IRs medlemmer indhenter evt. input til den konkrete dagsorden i deres respektive bagland således at medlemmerne i IR fuldt ud kan repræsentere alle nødvendige interesser. Ligeledes forventer LHR også, at medlemmerne informerer deres bagland omkring mødernes resultater efterfølgende. Det drøftes herefter hvorledes mødernes indhold bedst muligt kan informeres til alle. LHR nævner muligheden for et nyhedsbrev for instituttet. LTF byder ind med hvordan de studerende aktuelt oplever informationerne og supplerer med, at de godt kunne savne lidt mere information, da denne opleves som værende meget sparsom på nuværende tidspunkt. LHR foreslår at kommunikationsenhederne på hhv. AAU og ved Forskningschefens stab inddrages med henblik på at fastlægge en strategi for at ramme alle grupper (VIP, TAP & studerende) og ligeledes med henblik at kommunikationsenhederne bidrager til at få noget i stand. Dette forslag vedtages enstemmigt. Klinisk Institut tager ansvaret for at undersøge mulighederne nærmere, JAK tager denne opgave. Medlemmerne opfordres til at søge input om det konkrete behov i deres respektive bagland. LHR tager desuden sagen på op ledermødet ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og sætter yderligere fokus på behovet. Gennemgangen af standardforretningsordenen afsluttes, og JAK fortæller afslutningsvist, at det kunne være en fordel hvis man kunne fastlægge en standarddagsorden for møderne for at skabe kontinuitet. Følgende standarddagsorden aftales derfor: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Orientering fra formanden 4. (relevante punkter fra gang til gang) 5. Bordet rundt 6. Evt. Der var ingen yderligere kommentarer til standardforretningsordenen, og ej heller til mødernes form og indhold. Mødet gik derfor videre til næste punkt. Ad.4: LHR orienterer om baggrunden for at punktet er med på dagens møde. Han har modtaget en konkret henvendelse fra suppleant for de studerende, Viggo Holten, som ønsker at deltage i møderne, evt. som observatør. Umiddelbart mener LHR det kunne være gavnligt for de studerende, da de kun er udnævnt for 1 år ad gangen, mens de øvrige sidder i 4 år. Deltagelse fra flere studerende, mener LHR, kan skabe mere interesse om deltagelsen generelt set. Omvendt mener LR også, at man naturligvis skal være forsigtig med at IR ikke bliver for stort et råd. HV udtrykker bekymring for pariteten mellem de enkelte grupper hvis én gruppe får en suppleant med til mødet, mens de andre må nøjes med deres almindelige repræsentant. JAK indskyder, at vedtægterne specificerer en konkret fordeling af repræsentanter til IR mellem grupperne, men at man evt. kan overveje at justere på suppleanternes tale-/stemmeret og fx kun lade dem observere. LTF mener ikke at suppleanter bør deltage hvis de alligevel ikke kan deltage reelt set.

4 LHR tager HVs bekymring omkring paritet til efterretning og foreslår derfor, at man ikke tillader suppleanters deltagelse undtagen ved forfald. LHR spørger LTF direkte om hendes holdning og LTF ser ingen problemer heri og tilslutter sig beslutningen fuldt ud. Det vedtages dermed, at suppleanter ikke deltager til IR møder, undtagen ved almindeligt forfald hos de ordinære repræsentanter. Men dog, at den generelle regel omkring åbenhed og overværelse af møderne naturligvis gælder. Ad.5: JAK orienterer om den aktuelle status på antallet af ansatte, hhv. VIP og TAP. Per d.d. er der således 125 ansatte på Klinisk Institut, hvoraf alle på nær 4 er VIP er. Af de 125 er hhv. 31 professorer (kliniske/mso/regulære), 64 lektorer (undervisning/forskning/etc.) og 30 øvrige (kliniske assistenter, PhD-studerende, TAP, osv.). LHR spørger ind til om listen af ansatte er frit tilgængeligt (især for de studerende). JAK orienterer om at man via Klinisk Instituts hjemmeside kan tilgå en liste med alle ansatte, og viser hvorledes (via Information til ansatte > Medarbejdere > hvorefter man sendes til en aktuel liste på LHR udtrykker ønsker om, at man, hvor listen kan hentes frem, også kan se billeder af alle ansatte. Ligeledes ønsker LHR, at alle har et rigtigt tlf-nummer på hver person (deres DECT-telefon-nummer på hospitalet fx). LTF mener ikke de studerende har behov for andet end en mail-adresse, hvilket allerede nu fremgår, men kan dog godt se ideen i billederne. LHR insisterer på telefonnumrene og foreslår at der udsendes en mail til alle ansatte hvor der spørges ind til hvilket nummer man ønsker, skal være tilgængeligt online. LHR supplerer med planerne for den videre udvikling af især antallet af professorater. LHR forklarer om overgangen fra Aarhus til Aalborg, og overflytninger af hhv. professorer og lektorer fra Aarhus Universitet. LHR orienterer om lærerstolsprofessorater og baggrunden for at anvende dette begreb, ligeledes om de forskellige behov for professorater på de enkelte afdelinger. LHR orienterer om den overordnede plan om ca professorater i fremtiden, og ligeledes om kliniske assistenter og halve TAP ansatte til hvert professorat. Desuden også måden hvorpå de kliniske professorater finansieres på nuværende tidspunkt, med en bevilling fra Region Nordjylland på 5 årlige. LHR taler ligeledes om hvordan professoraterne tildeles de enkelte specialer, herunder hvad der prioriteres ved tildeling. Fx et stort speciale med svag forskningsaktivitet (onkologi fx), et lille speciale, som er truet, men vigtigt for hospitalet (fx hjertekirurgi), eller specialer, som er vigtige undervisningsområder (fx patologi). LHR fortæller om baggrunden for hvorfor der er så mange lektorer, og herunder hvorfor man har valgt at overføre alle lektorer fra Aarhus, selvom ikek alle skal undervise endnu. Dette er sket, da man rent teknisk kunne udnytte et forsimplet regelsæt og derved slippe for en masse bureaukrati og ekstra arbejde for lektorerne, i det de ellers alle ville skulle søge deres egne stillinger og gennemgå en fuld og grundig ansættelses- og vurderingsproces. I stedet kunne man, ved at ansætte dem nu, overtage det materiale, som lå til grund for deres ansættelse ved Aarhus Universitet og dermed spare mange ressourcer ved ikke at lave helt nyt selv. rammes af nævneværdige besparelser eller nedskæringer og ej heller får skåret i sine bevillinger.

5 LTF spørger ind til hvad antallet af medarbejdere dækker over, herunder om bachelor delen også er ansat på Klinisk Institut. LHR svarer at de kliniske undervisere alle er ansatte på Klinisk Institut, således også de kliniske undervisere fra Sygehus Vendsyssel. LTF fortæller om sine erfaringer fra bacheloren delen hvor man har oplevet, at visse undervisere ikke har været kvalificeret til at varetage den konkrete undervisning. Fx, at biokemikere har skullet undervise i (klinisk prægede) fag, som de ikke har haft viden om. Dog mener LTF ikke at det er så stort et problem nu, som det har været, da forholdene er blevet forbedret. LHR mener dette er et vigtigt forhold at få belyst. Klinisk Institut undersøger derfor forholdet nærmere. LTF mener at problemerne især var på 3-4. semester, da undervisninger og det faglige niveau på 1-2. semester var på et så basalt niveau, at det godt kunne forsvares at undervisningen blev varetaget af fx biologer/biokemikere. LHR orienterer ligeledes om ønsket om en fordobling af antallet af PhD-studerende fra ca. 25 i dag til ca. 50. LHR nævner dog vanskellighederne ved at finansiere disse, udover de som vil være dækket af bevillingen fra Region Nordjylland som betaler for en klinisk assistent (dvs. en PhDstuderende) til hver klinisk professor. Ad.5: Punktet blev delvist slået sammen med det foregående, hvorfor samtalen omkring vækst i PhDstuderende, gled over til at en mere generel orientering omkring midler til instituttet. I direkte forlængelse af orienteringen omkring hvordan PhD-studerende primært finansieres på nuværende tidspunkt, forklarer LHR hvordan midler fra færdige PhD er kommer tilbage til instituttet. Ligeledes supplerer LHR med at man på sigt fra Klinisk Instituts side ønsker at kunne bidrage med medfinansiering til nye PhD-forløb på et senere tidspunkt. Man ønsker ligeledes gerne at have flere postdocs tilknyttet da færdige PhD er lidt for ofte glider ud af forsker-systemet uden at gå videre. LTF fortæller at man allerede nu i studiet oplever, at forskningen fylder mere og mere og at der er mange tiltag i gang for at inddrage de studerende i forskning. LHR understreger at han ønsker at involvere de studerende så meget og så tidligt som muligt i forskningen. LTF supplerer med, at årsagen til det store frafald efter færdiggjort PhD bl.a. kan skyldes, at den studerende ikke altid reelt ønsker at blive forsker, men blot ønsker et supplement til sin hoveduddannelse, i form af en PhD grad. HV indskyder, at han mener at medfinansieringen af nye PhD-forløb er meget vigtigt for VIP erne, da dette fylder rigtigt meget for dem. Ligeledes er medfinansiering fra Aalborg Universitet også vigtigt ifm. søgning af fonde, da medfinansiering fra AAU øger chancen for overhovedet at få midler hjem. LHR orienterer derefter kort om hvordan midler generelt kommer til Klinisk Institut. Dette sker fx via STÅ midler (for færdige studerende), BFI point (for publicerede publikationer), færdige PhD er, præmie for indhentning af fondsmidler osv. LHR fortæller ligeledes om intens konkurrence om midler og point med hhv. Aarhus Universitet og Københavns Universitet. LHR orienterer om de økonomiske vanskeligheder ved at starte Klinisk Institut helt op fra bunden, herunder vanskelighederne ved at skaffe medfinansiering til fx PhD er, da Klinisk Institut i denne opstartsfase lever for lånte penge da de trækker på AAU / Det Sundhedsvidenskabelige Fakultets egenkapital. LHR fortæller, at indtægterne for Klinisk Institut forventes at ligge på ca. 34 mio. kroner

6 om året, mens udgifterne pt. ligger på ca. 33,6 mio. kroner om året. Pga. den økonomiske situation er der dog behov for at udvise mådeholdenhed med nye omkostninger for ikke at virke usolidariske/urimelige overfor især den øvrige del af AAU, der er blevet pålagt besparelser og endda nedskæringer flere steder. LHR orienterer om status på budget pt. Der forhandles med fakultetet, som mener, at der skal være plads til dét som er behov for, men at alt fedt skal skæres væk. LHR orienterer videre om placering af forskningsansvaret, herunder også om placeringen af fondsmidler, som fremadrettet skal kanaliseres via Klinisk Institut pga. ønsket om universitær gearing af disse midler. Der pågår dog pt. juridiske udredninger omkring det konkrete setup herfor. Klinisk Institut arbejder målrettet for at skabe gode vilkår for undervisningen og forskningen, samt for de ansatte. Der er pt. meget goodwill til uddannelsen og instituttet, så det forventes ikke at man HV spørger ind til hvilken finansiering hospitalet bidrager med til forskning/undervisning. LHR orienterer generelt omkring forventningerne til hvordan man som afdeling og læge forventes at skulle agere ift. bl.a. studerende når man er ansat på et universitetshospital. Konkret bidrager hospitalet med, at de betaler 100% af overlægelønnen for de kliniske professorer, selvom dette kun udløser ca. 50% kliniktid. Derudover lægger hospitalet også lokaler og faciliteter (apparatur, osv.) til det meste af undervisningen. Den overtid, der skal til for at dække lektorernes kliniktid ind (som følge af leveret undervisning) betaler hospitalet også. Desuden betales der til setup et omkring Forskningens Hus, dvs. forskningschefens stab (AFUHA), det medicinske bibliotek osv. Samlet set bliver dette til ca. 40 mio. kr. årligt fra hospitalet. Dertil skal der også lægges den bevilling fra Region Nordjylland, som betaler professortillægget for de kliniske professorer, lønnen til deres kliniske assistenter, samt lønnen til deres halve TAP er. Generelt set ønsker LHR ikke, at de studerende skal bekymre sig om budgetterne, da det ikke er noget der berører dem i det daglige, da de altid vil kunne forvente uændrede forhold. Ligeledes bør VIP/TAP ikke frygte for grundlaget for Klinisk Institut, da man fra mange sider ønsker at prioritere projektet og opgaverne. Der kom ingen øvrige spørgsmål til budgettet, hvorefter LHR lagde op til en bordet rundt omgang under punktet evt. Ad.7: LTF: Første indtryk fra kandidatuddannelsener, at det går overraskende godt, især sammenlignet med bachelor delen, som hun mener godt kunne halte lidt til tider. Det virker virkelig som om der er styr på det på kandidaten. Især kvaliteten af undervisningen og underviserne er helt i top. Dog er der ikke så meget studiemiljø omkring de studerende. LTF mener, at det især er pga. den spredte fordeling og afstanden til AAU og universitetets sociale rum og fredagsbarer. LHR spørger om der er behov for en form for miljø omkring de studerende. LTF mener ikke, at der i opstarten har været udtrykt nogle ønsker herom, pga. stor travlhed med opstart i klinikkerne. Men LTF mener, at der ville være tilslutning hvis noget blev stablet på benene. LHR mener det kunne være en ide, da erfaringen fra tidligere tider er, at ens studiekammerater på lægestudiet forbliver venner for livet. LTF fortæller at man som regel afslutter undervisning kl. 15 om fredagen og kl. 16 om torsdagen, hvilket umiddelbart taler for at det kunne være om fredagen. HV fortæller, at der også i andre sammenhænge kunne være fordele ved at skabe et forum og nogle arrangementer hvor de

7 studerende fx også kan mødes med underviserne. HV foreslår selv konceptet pizza with the experts som en ide til et koncept. LHR fortæller om planer andetsteds på AAU, om at stable noget undervisning i forskning på benene som man naturligvis ikke skal konkurrere mod med dette sociale initiativ, men at der kunne være mange fordele ved at forsøge at stable noget på benene. LHR vil gå i dialog med ledelsen på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, og evt. øvrige relevante med henblik på at afdække mulighederne for at stable noget på benene. LH spørger ind til det reelle behov for grupperum for de studerende. LTF svarer, at de studerende ikke bruger lokalerne på Klinisk Institut, men i stedet finder plads på hospitalet, da man føler der er for langt til Klinisk Institut ift. at skulle bruge den ekstra tid på at komme frem og tilbage. LH mener desuden også, at en fredagscafe kunne være en god ide. LTF og LH er dog meget enige om, at det skal arrangeres for de studerende, således de ikke selv skal stå for noget, da tilslutningen ellers vil blive ringe til arrangementerne og det dermed vil falde til jorden. HV understreger vigtigheden af, at rådet repræsenterer et bredere bagland. Han ser fordele i at skabe forskellige fora til at fremme mulighederne for at mødes med sine peers, bl.a. professorklubber, på lige fod med sociale fora for de studerende. Alle er enige om, at et forum hvor også underviserne deltager vil skabe mange positive synergier. HV spørger ind til en konkret formulering i forskningsstrategien omkring en obligatorisk procentsat på 2,5% af budgettet, som skal afsættes til forskning. LHR fortæller, at formålet med formuleringen er, at have noget konkret at holde klinikchefer og lignende op på, at der skal afsættes penge til forskning i det daglige. Dog tolkes det forskelligt fra afdeling til afdeling. LHR spørger ind til forholdet til, og samspillet med, de kandidatstuderende fra Aarhus, som også befinder sig på afdelingerne. LTF fortæller, at der er visse problemer. Blandt har man oplevet, at studerende fra Aarhus er blevet taget med til case undervisning med studerende fra Aalborg, selvom de ikke bør deltage i. LTF mente det var undervisning varetaget af A-kirurgisk afdeling og medicinsk gastroenterologi. Hun mener, at der er skrevet en formel klage på sagen, som er sendt til den kliniske koordinator Stig Andersen. LHR sætter stor pris på dette input, og understreger, at han meget gerne vil høre hvis der fremover opstår lignende situationer. LHR mener klart at man ikke skal slå tingene sammen, da dette vil forringe vilkårene for især de studerende fra Aalborg. Problemet bør håndteres mellem de to kliniske koordinatorer for hhv. Aalborg og Aarhus, Stig Andersen og Sten Rasmussen specifikt. HV oplever ikke de store problemer generelt set, men understreger dog, at hans egen afdeling ikke har Aarhus studerende gående på nuværende tidspunkt. LHR spørger ind til de konkrete rammer for alle. Ingen har kommentarer hertil. Klinisk Institut indkalder til ordinære møder i 2014 snarligt. LHR tilbyder traktement (på forskningschefens regning) til morgenbrød/formiddagsbrød/ sandwich/etc. alt efter behov til de fremtidige møder.